Millal ja kuidas personaliauditit läbi viia. Kontrollime personaliosakonna dokumentatsiooni

Personalidokumentide auditeerimine omal käel
Personalidokumendid on see osa personalijuhtimise tegevusest, kus peaks alati olema kord.

Personalidokumentide säilitamine vastavalt kehtestatud reeglitele kaitseb ettevõtet kontrolliasutuste ja muude trahvide eest töövaidlused töötajatega. Personaliaudit sisaldab eksperthinnangut personalidokumentide liikumise õigsuse kohta, sealhulgas konkreetse dokumendi teksti analüüsi selle nõuetele vastavuse osas. tööseadusandlus ning sanktsioonide rakendamise riskide hindamine kontrollide käigus ja töökonflikti korral. Personaliaudit selgitab välja, milliseid dokumente personaliosakonnas veel ei ole, kuid need peaksid ilmuma, millised tuleks lõplikult vormistada ja millised võib jätta muutmata.

Millal on kontrollimine vajalik?

Tavaliselt kontrollivad ettevõtted personalidokumentide olekut järgmistel juhtudel:

personaliarvestuse pidamise eest vastutava personalitöötaja vahetamisel (vallandamisel või teisele ametikohale üleviimisel, teisele allüksusele, filiaalile);

kui pärast solvunud töötaja vallandamist ähvardab audit (õigeaegselt tasumata jätmine palgad, lisatasud, vallandamine tööandja algatusel);

kui toimub muutus organisatsiooni juhtkonnas;

personalidokumentatsiooni vastavusse viimisel kehtivate õigusaktidega pärast selles toimunud muudatusi;

eelseisva plaanilise kontrolli kohta teabe või juhiste saamisel tööinspektsioon

Samuti Personali audit saab pakkuda ettevõtetele, kes plaanivad optimeerida tööd ettevõtte personalidokumentidega ja mille jaoks praegu Aeg nõuab hetkeseisu hindamist ja soovitusi edasiseks tööks.

Üks probleeme, mida personaliaudit lahendab, on kehtivate tööseaduste rikkumisega seotud riskide vähendamine. Seetõttu on personaliaudit tavaliselt suunatud eelkõige „suurenenud riskipiirkondade“ mõju vähendamisele.

Kes ja kuidas?

Personaliauditi võib usaldada sarnaseid teenuseid pakkuvale ettevõttele. Viivad läbi kogenud spetsialistid hoolsuskohustus vastavalt kehtestatud metoodikale ja esitab aruande töö tulemuste kohta. Aruandes tuuakse välja tuvastatud rikkumised, nende võimalikud tagajärjed ja antakse soovitused vigade kõrvaldamiseks ning edaspidi on abiks personalidokumentatsiooni taastamisel. Tuleb märkida, et kolmandast osapoolest teenusepakkuja auditi läbiviimise oluliseks eeliseks on ettevõtte personalidokumentide seisu kohta tehtud järelduse erapooletus.

Samuti saab rakendada personaliauditit omapäi. Sel juhul peate andma korralduse personaliauditi läbiviimiseks ettevõttes, määratlema selle ürituse eesmärgid ja eesmärgid, moodustama vastava komisjoni (näiteks advokaadist, pearaamatupidaja asetäitjast, personaliosakonna juhatajast ), määrake kindlaks kontrollimise aeg ja meetod.

Auditit saab läbi viia valikuliselt (teatud arv ametikohti, osakondi ja nende jaoks kõiki personalidokumente) või täieliku (kogu)auditi kaudu. Kontrolli liik sõltub paljuski organisatsiooni töötajate arvust, eesmärkidest, eesmärkidest ja tähtaegadest.

Eraldi loetellu on vaja lisada töötajate erikategooria, kelle töölepingu tingimused ja töötingimused erinevad teistest ning kellele vastavalt seadusele ja kohalikele määrustele võimaldatakse hüvitisi, hüvitisi, hüvitisi. , jne. Nende töötajate dokumentatsiooni tuleb hoolikamalt kontrollida.

Koostame ülevaatusplaani.

Auditis osalev töötaja peab mõistma protsessi kogu tähendust ja tagajärgi. Esiteks peate välja töötama plaani, koostama nimekirja dokumentidest, mis peavad personaliteenistuses olema. Mõne dokumendi kohustuslikkus on sõnaselgelt määratletud Töökoodeks. Järgmisena tehke lepitus - mis on ja kuidas see peaks olema, et hiljem taastada kõik vajalikud personalidokumendid.

Praktikas peate personaliauditi iseseisvaks läbiviimiseks:

1. koostama kontrolliplaani;

2. koostada kõigi töötajate nimekiri, jaotada need ametikohtade ja struktuurijaotiste kaupa;

3. määrake loend reguleerivad dokumendid, selle ettevõtte jaoks kohustuslik ja täiendav;

4. määrata kontrollitavate personalidokumentide loetelu (näiteks Orioni ettevõte on enda jaoks määranud järgmise kontrollitavate nimekirja: (näide 1))

Näide 1

Tööjõugraafikud; Tööjõugraafikute kinnitamise korraldused; Töötajate arvu muutmise korraldused;

Töölepingud; Lisakokkulepped töölepingutele;

Töölepingute ja nende muudatuste registreerimise ajakiri;

Personali puudutavad korraldused (vastuvõtt, üleviimised, vallandamine, edutamine, preemiad jne);

Logid tellimuste registreerimiseks (personali, puhkuse, töölähetuse kohta);

Töödokumendid; Tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamat Korraldus tööraamatute pidamise ja hoidmise eest vastutava isiku määramise kohta;

Töökirjeldus;

Puhkuse andmise korraldused (aasta-, lisa-, õppe-, palgata puhkus, lapsepuhkus);

Puhkusegraafikud;

Töötaja avaldused (puhkuse saamiseks, puhkuse ajakavast kõrvalekaldumise korral (aastane, lisa-, õppe-, palgata puhkus, lapsehooldus, muud avaldused, vallandamise avaldused));

Töötajate isiklikud kaardid ühtse vormi T-2 järgi;

Käskkirjad töötajate lähetusse saatmise kohta. Teenindusülesanded;

Ajalehed;

Sisemised tööeeskirjad;

tasustamise ja lisatasude määrused;

isikuandmete kaitse määrused;

5. koostada kontrollnimekirja vorm (näide 2), kuhu kantakse andmed rikkumiste, dokumentide puudumise ja olemasolevate dokumentide parandamise või puuduvate dokumentide loomise tähtajad.

Organisatsioonis rakendatavate kohustuslike eeskirjade loetelu ja ettevõtte kohalike eeskirjade loetelu koostamine on oluline etapp auditi käigus, kuna personaliarvestuse vastavus seadusele on personalispetsialisti põhiliseks kriteeriumiks personaliarvestuse pidamisel ettevõttes.

Nõutavate loendissemäärused peaks sisaldama:

Vene Föderatsiooni töökoodeks koos kõigi muudatuste ja täiendustega;

Raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsed vormid (resolutsioon

Venemaa Goskomstat 01.05.2004 nr 1 “Kinnitamisest ühtsed vormid esmane raamatupidamisdokumentatsioon tööarvestuse ja maksmise kohta")

Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta määrus nr 225 "Tööraamatute kohta" muudetud kujul. alates 19.05.2008;

Tööraamatute täitmise juhend (Venemaa Tööministeeriumi resolutsioon 10.10.2003 nr 69);

Töölähetustele saatmise eeskirjad (Vene Föderatsiooni valitsuse 13. oktoobri 2008. a resolutsioon nr 749);

29. detsembri 2006. aasta föderaalseadus nr 255-FZ “Kohustusliku kasutamise kohta sotsiaalkindlustus ajutise puude korral ja seoses sünnitusega” (muudetud 25.02.2011);

19. mai 1995. aasta föderaalseadus nr 81-FZ "Riiklike toetuste kohta lastega kodanikele" (muudetud 7. märtsil 2011);

27. juuli 2006. aasta föderaalseadus nr 152-FZ “Isikuandmete kohta” (muudetud 23. detsembril 2010);

24. novembri 1995. aasta föderaalseadus nr 181-FZ “On sotsiaalkaitse puuetega inimesed sisse Venemaa Föderatsioon"(muudetud 9. detsembril 2010);

27. mai 1998. aasta föderaalseadus nr 76-FZ "Sõjaväelaste staatuse kohta" (muudetud 21. aprillil 2011);

17. detsembri 2001. aasta föderaalseadus nr 173-FZ “On tööpensionid Vene Föderatsioonis” (muudetud 27. juulil 2010);

15. detsembri 2001. aasta föderaalseadus nr 167-FZ "Kohustusliku pensionikindlustuse kohta Vene Föderatsioonis" (muudetud 28. detsembril 2010);

Venemaa Tööministeeriumi resolutsioon ("Ametikohtade ja tööde nimekirjade kinnitamise kohta, mida asendavad või täidavad töötajad, kellega tööandja saab sõlmida kirjalikud lepingud täieliku individuaalse või kollektiivse (meeskonna) kohta) rahaline vastutus, ja standardvormid täieliku vastutuse kokkulepped“);

Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud standardsete haldusarhiividokumentide loetelu, märkides säilitusperioodid (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augustil 2010 nr 558);

Kohalike siseregulatsioonide analüüsimisel tuleb tähelepanu pöörata nende kujundamisele, vastuvõtmisele, kinnitamisele, sisule ja töötajatele nendega tutvumisele.

Lisa nimekirja ettevõtte kohustuslikud kohalikud eeskirjad

sisemised tööeeskirjad (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 189 osad 3 ja 4 ning artikkel 190);

töötajate isikuandmete kaitse määrus (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 88);

töötasusid ja lisatasusid käsitlevad eeskirjad (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 135);

Lisa nimekirja ettevõtte valikulised (soovitatavad) kohalikud eeskirjad (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 5 alusel) peaks sisaldama:

ärisaladusi käsitlev säte (29. juuli 2004. aasta föderaalseadus nr 98-FZ “Ärisaladuste kohta” (muudetud 24. juulil 2007));

töölähetuste eeskirjad;

töötajate sertifitseerimise eeskirjad.

Tööraamatute saadavuse ja nende hooldamise õigsuse kontrollimine, tööraamatute ja lisade liikumise registreerimise raamatu olemasolu, tööraamatute ja lisade vormide olemasolu, samuti korralduse hooldamiseks vastutava töötaja määramine, Tööraamatute säilitamine, salvestamine ja väljastamine peab tingimata olema personalidokumentatsiooni kontrollimise valdkond. Oluline punkt Personalikontroll on registreerimispäevikute audit. Töötajate tellimuste registreerimise raamatuid kontrollitakse koos tellimustega, et tagada andmete korrektne sisestamine ja registreerimisel lünkade puudumine.

Võtame selle kokku

Kokkuvõttes koostatakse aruanne personaliarvestuse hetkeseisu kohta, analüüsitakse, kas auditi eesmärgid on saavutatud, fikseeritakse tuvastatud puudused, määratakse meetmed, mida tuleks rakendada, ning tehakse järeldused (näide 4).

Puuduvate või valesti koostatud dokumentide olemasolul tuleb kontrolli lõpus määrata tähtaeg, mille jooksul need dokumendid koostatakse või parandatakse, p.Töötage välja leitud rikkumiste parandamise plaan (näide 5).

Materjal on postitatud veebisaidile HRM.RU

Personalidokumentide auditeerimine omal käel
Personalidokumendid on see osa personalijuhtimise tegevusest, kus peaks alati olema kord.

Personalidokumentide säilitamine vastavalt kehtestatud reeglitele kaitseb ettevõtet kontrolliasutuste trahvide ja töötajatega töövaidluste eest. Personaliaudit sisaldab eksperthinnangut personalidokumentide liikumise õigsuse kohta, sealhulgas konkreetse dokumendi teksti analüüsimist tööseadusandluse nõuetele vastavuse kohta ning hinnangut sanktsioonide rakendamise riskidele kontrolli käigus ja tööjõu korral. konflikt. Personaliaudit selgitab välja, milliseid dokumente personaliosakonnas veel ei ole, kuid need peaksid ilmuma, millised tuleks lõplikult vormistada ja millised võib jätta muutmata.

Millal on kontrollimine vajalik?

Tavaliselt kontrollivad ettevõtted personalidokumentide olekut järgmistel juhtudel:

personaliarvestuse pidamise eest vastutava personalitöötaja vahetamisel (vallandamisel või teisele ametikohale üleviimisel, teisele allüksusele, filiaalile);

kui pärast solvunud töötaja vallandamist ähvardab audit (palga mittemaksmine, preemiad õigeaegselt, vallandamine tööandja algatusel);

kui toimub muutus organisatsiooni juhtkonnas;

personalidokumentatsiooni vastavusse viimisel kehtivate õigusaktidega pärast selles toimunud muudatusi;

tööinspektsiooni eelseisva plaanilise kontrolli kohta teabe või juhiste saamisel

Personaliauditit saab pakkuda ka ettevõtetele, kes plaanivad optimeerida tööd ettevõtte personalidokumentidega ning vajavad hetkel hinnangut hetkeseisule ja soovitusi edasiseks tööks.

Üks probleeme, mida personaliaudit lahendab, on kehtivate tööseaduste rikkumisega seotud riskide vähendamine. Seetõttu on personaliaudit tavaliselt suunatud eelkõige „suurenenud riskipiirkondade“ mõju vähendamisele.

Kes ja kuidas?

Personaliauditi võib usaldada sarnaseid teenuseid pakkuvale ettevõttele. Kogenud spetsialistid viivad kehtestatud meetodite abil läbi põhjaliku kontrolli ja esitavad töö tulemuste aruande. Aruandes tuuakse välja tuvastatud rikkumised, nende võimalikud tagajärjed ja antakse soovitused vigade kõrvaldamiseks ning edaspidi on abiks personalidokumentatsiooni taastamisel. Tuleb märkida, et kolmandast osapoolest teenusepakkuja auditi läbiviimise oluliseks eeliseks on ettevõtte personalidokumentide seisu kohta tehtud järelduse erapooletus.

Samuti saab personaliauditit läbi viia ettevõttesiseselt. Sel juhul peate andma korralduse personaliauditi läbiviimiseks ettevõttes, määratlema selle ürituse eesmärgid ja eesmärgid, moodustama vastava komisjoni (näiteks advokaadist, pearaamatupidaja asetäitjast, personaliosakonna juhatajast ), määrake kindlaks kontrollimise aeg ja meetod.

Auditit saab läbi viia valikuliselt (teatud arv ametikohti, osakondi ja nende jaoks kõiki personalidokumente) või täieliku (kogu)auditi kaudu. Kontrolli liik sõltub paljuski organisatsiooni töötajate arvust, eesmärkidest, eesmärkidest ja tähtaegadest.

Eraldi loetellu on vaja lisada töötajate erikategooria, kelle töölepingu tingimused ja töötingimused erinevad teistest ning kellele vastavalt seadusele ja kohalikele määrustele võimaldatakse hüvitisi, hüvitisi, hüvitisi. , jne. Nende töötajate dokumentatsiooni tuleb hoolikamalt kontrollida.

Koostame ülevaatusplaani.

Auditis osalev töötaja peab mõistma protsessi kogu tähendust ja tagajärgi. Esiteks peate välja töötama plaani, koostama nimekirja dokumentidest, mis peavad personaliteenistuses olema. Mõne dokumendi kohustuslikkus on otseselt määratletud tööseadustikus. Järgmisena tehke lepitus - mis on ja kuidas see peaks olema, et hiljem taastada kõik vajalikud personalidokumendid.

Praktikas peate personaliauditi iseseisvaks läbiviimiseks:

1. koostama kontrolliplaani;

2. koostada kõigi töötajate nimekiri, jaotada need ametikohtade ja struktuurijaotiste kaupa;

3. määrake kindlaks selle ettevõtte jaoks kohustuslike ja täiendavate regulatiivdokumentide loetelu;

4. määrata kontrollitavate personalidokumentide loetelu (näiteks Orioni ettevõte on enda jaoks määranud järgmise kontrollitavate nimekirja: (näide 1))

Näide 1

Tööjõugraafikud; Tööjõugraafikute kinnitamise korraldused; Töötajate arvu muutmise korraldused;

Töölepingud; Töölepingute lisakokkulepped;

Töölepingute ja nende muudatuste registreerimise ajakiri;

Personali puudutavad korraldused (vastuvõtt, üleviimised, vallandamine, edutamine, preemiad jne);

Logid tellimuste registreerimiseks (personali, puhkuse, töölähetuse kohta);

Töödokumendid; Tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamat Korraldus tööraamatute pidamise ja hoidmise eest vastutava isiku määramise kohta;

Töökirjeldus;

Puhkuse andmise korraldused (aasta-, lisa-, õppe-, palgata puhkus, lapsepuhkus);

Puhkusegraafikud;

Töötaja avaldused (puhkuse saamiseks, puhkuse ajakavast kõrvalekaldumise korral (aastane, lisa-, õppe-, palgata puhkus, lapsehooldus, muud avaldused, vallandamise avaldused));

Töötajate isiklikud kaardid ühtse vormi T-2 järgi;

Käskkirjad töötajate lähetusse saatmise kohta. Teenindusülesanded;

Ajalehed;

Sisemised tööeeskirjad;

tasustamise ja lisatasude määrused;

isikuandmete kaitse määrused;

5. koostada kontrollnimekirja vorm (näide 2), kuhu kantakse andmed rikkumiste, dokumentide puudumise ja olemasolevate dokumentide parandamise või puuduvate dokumentide loomise tähtajad.

Organisatsioonis rakendatavate kohustuslike eeskirjade loetelu ja ettevõtte kohalike eeskirjade loetelu koostamine on auditi oluline etapp, kuna personaliarvestuse vastavus seadusele on personalitöötajate jaoks ettevõtte personaliarvestuse pidamise peamine kriteerium. spetsialist.

Nõutavate loendissemäärused peaks sisaldama:

Vene Föderatsiooni töökoodeks koos kõigi muudatuste ja täiendustega;

Raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsed vormid (resolutsioon

Venemaa Goskomstat, 01.05.2004 nr 1 “Töö ja selle tasumise registreerimise esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta”

Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta määrus nr 225 "Tööraamatute kohta" muudetud kujul. alates 19.05.2008;

Tööraamatute täitmise juhend (Venemaa Tööministeeriumi resolutsioon 10.10.2003 nr 69);

Töölähetustele saatmise eeskirjad (Vene Föderatsiooni valitsuse 13. oktoobri 2008. a resolutsioon nr 749);

29. detsembri 2006. aasta föderaalseadus nr 255-FZ "Kohustusliku sotsiaalkindlustuse kohta ajutise puude korral ja seoses rasedus- ja sünnitusega" (muudetud 25. veebruaril 2011);

19. mai 1995. aasta föderaalseadus nr 81-FZ "Riiklike toetuste kohta lastega kodanikele" (muudetud 7. märtsil 2011);

27. juuli 2006. aasta föderaalseadus nr 152-FZ “Isikuandmete kohta” (muudetud 23. detsembril 2010);

24. novembri 1995. aasta föderaalseadus nr 181-FZ "Puuetega inimeste sotsiaalkaitse kohta Vene Föderatsioonis" (muudetud 9. detsembril 2010);

27. mai 1998. aasta föderaalseadus nr 76-FZ "Sõjaväelaste staatuse kohta" (muudetud 21. aprillil 2011);

17. detsembri 2001. aasta föderaalseadus nr 173-FZ "Tööpensionide kohta Vene Föderatsioonis" (muudetud 27. juulil 2010);

15. detsembri 2001. aasta föderaalseadus nr 167-FZ "Kohustusliku pensionikindlustuse kohta Vene Föderatsioonis" (muudetud 28. detsembril 2010);

Venemaa Tööministeeriumi resolutsioon ("Ametikohtade ja tööde loetelude kinnitamise kohta, mida asendavad või teostavad töötajad, kellega tööandja saab sõlmida kirjalikud lepingud täieliku individuaalse või kollektiivse (meeskonna) finantsvastutuse kohta, samuti lepingute tüüpvormid täieliku rahalise vastutuse eest“);

Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud standardsete haldusarhiividokumentide loetelu, märkides säilitusperioodid (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augustil 2010 nr 558);

Kohalike siseregulatsioonide analüüsimisel tuleb tähelepanu pöörata nende kujundamisele, vastuvõtmisele, kinnitamisele, sisule ja töötajatele nendega tutvumisele.

Lisa nimekirja ettevõtte kohustuslikud kohalikud eeskirjad

sisemised tööeeskirjad (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 189 osad 3 ja 4 ning artikkel 190);

töötajate isikuandmete kaitse määrus (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 88);

töötasusid ja lisatasusid käsitlevad eeskirjad (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 135);

Lisa nimekirja ettevõtte valikulised (soovitatavad) kohalikud eeskirjad (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 5 alusel) peaks sisaldama:

ärisaladusi käsitlev säte (29. juuli 2004. aasta föderaalseadus nr 98-FZ “Ärisaladuste kohta” (muudetud 24. juulil 2007));

töölähetuste eeskirjad;

töötajate sertifitseerimise eeskirjad.

Tööraamatute saadavuse ja nende hooldamise õigsuse kontrollimine, tööraamatute ja lisade liikumise registreerimise raamatu olemasolu, tööraamatute ja lisade vormide olemasolu, samuti korralduse hooldamiseks vastutava töötaja määramine, Tööraamatute säilitamine, salvestamine ja väljastamine peab tingimata olema personalidokumentatsiooni kontrollimise valdkond. Personalikontrolli oluline punkt on registreerimispäevikute audit. Töötajate tellimuste registreerimise raamatuid kontrollitakse koos tellimustega, et tagada andmete korrektne sisestamine ja registreerimisel lünkade puudumine.

Võtame selle kokku

Kokkuvõttes koostatakse aruanne personaliarvestuse hetkeseisu kohta, analüüsitakse, kas auditi eesmärgid on saavutatud, fikseeritakse tuvastatud puudused, määratakse meetmed, mida tuleks rakendada, ning tehakse järeldused (näide 4).

Puuduvate või valesti koostatud dokumentide olemasolul tuleb kontrolli lõpus määrata tähtaeg, mille jooksul need dokumendid koostatakse või parandatakse, p.Töötage välja leitud rikkumiste parandamise plaan (näide 5).

Audit on protseduur organisatsiooni, süsteemi, protsessi, projekti või toote tegevuse sõltumatuks hindamiseks, tuvastamaks riske ja konfliktsituatsioonide tekkimist. Audit võib olla sisemine, kui selle viib läbi organisatsioon ise, ja väline audit, kui lepingu alusel palgatakse kolmanda osapoole spetsialiste, kes hindavad tegevust konkreetses ettevõtte valdkonnas. Kõige sagedamini kasutatakse kontrollimise kohta terminit „audit”. finantsaruanded ettevõtteid, kuid on ka teisi liike, näiteks personaliaudit. Paljud on seda fraasi kuulnud, kuid neil pole aimugi, mis selle protseduuri olemus on. Täna räägime konkreetselt personalidokumentatsiooni auditist, räägime teile, miks see on vajalik, millal ja kes seda teostab.

Miks on vaja personaliauditit?

Ütleme kohe, et personaliaudit on vabatahtlik ja seda ei tehta väga sageli. Usume siiski, et selline protseduur tuleks läbi viia järgmistel juhtudel:

— töö-, arhiivi-, pensioni-, migratsiooni- jm nõuete täitmise kontrollkontrolli ettevalmistamine;

— konkreetse olukorraga kaasnevate riskide hindamine (riskid, mis võivad tekkida reguleerivate asutuste kontrollimisel, töövaidluse arutamisel kohtus, ametiühingukontrolli käigus jne);

— spetsialistide professionaalsuse tõstmine personaliteenus(rikkumistest õppimine);

— personaliosakonna töötajate professionaalsuse hindamine;

— tegevuskava väljatöötamine rikkumiste kõrvaldamiseks;

— personaliteenistuse töö optimeerimine (kulude minimeerimine, inimeste vastutusele võtmise süsteemi loomine, premeerimine jne).

Lisaks aitab audit hinnata ja analüüsida personalidokumentide seisukorda dokumentide üleandmisel ümberkorraldamisel, juhtkonna vahetumisel (sh personaliteenistuse juhtimine), personaliosakonna töötajate (HR) vallandamisel (vastuvõtul).

Üksinda või palgata kolmanda osapoole ettevõte?

Kordame üle, et personaliauditit saate läbi viia omal käel või kasutada ka kolmandate osapoolte teenuseid, õnneks on neid piisavalt palju ja mille vahel valida on küllaga. Samas on personaliaudit väga vastutusrikas asi, kuna on otseselt seotud ettevõtte konfidentsiaalsete dokumentidega.

Kui plaanite valida välisaudiitori, on oluline teenust osutada kvalifitseeritud spetsialistid kes on sellel alal juba mitu aastat töötanud. Küsige, kui sageli pakub audiitorfirma personalidokumentide kontrollimise teenust ja kas tema klientide hulgas on tegevusalalt teiega sarnaseid organisatsioone. Pidage meeles, et maineka konsultatsioonifirma teenused, mis pakuvad personalidokumentide auditit ja kelle töötajatel on professionaalid, ei saa olla odavad.

Kolmanda osapoole organisatsiooni spetsialistide personaliauditi läbiviimise edukus sõltub ka sellest, kuidas ettevõte on valmis audiitoritega suhtlema. Seetõttu on kõige sagedamini enne auditi alustamist a töögrupp, mis koosneb auditit läbi viima kutsutud ettevõtte esindajatest ja kliendifirma esindajatest. Kutsutavate audiitorite koosseisu ja arvu määrab paljuski tehtavate tööde ajastus ja maht, kuid kindlasti on vajalik juristide ja dokumentatsiooni toetamise valdkonna spetsialistide osalus.

Kui puudub soov kaasata kolmandate osapoolte spetsialiste ja selle rahastust ei arvestata, on võimalik personaliaudit ise läbi viia. Olles aga seadnud asutuse personaliteenindajatele sobiva ülesande, tuleb meeles pidada, et nad ei ole alati valmis andma objektiivne hinnang praegust olukorda, sest nad kontrollivad oma tööd. Veelgi enam, täiskohaga töötajad võivad mõne vea ees "silm kinni pigistada", kuna nemad peavad need parandama.

Leiame, et kui siiski tehakse valik siseauditi kasuks, on kõige parem luua selleks väike struktuuriüksus või komisjon, kuhu peab kuuluma spetsialist, kes tunneb tööseadusandlust ja personalidokumentide haldamist, kuid kes on ei sõltu nendest isikutest, kelle tööd teda näiteks advokaat kontrollib.

Personalidokumentatsiooni kontrollimise regulatiivne raamistik

Alustuseks nimetagem peamised eeskirjad, mida tuleb personalidokumentatsiooni kontrollimisel järgida. Peamised neist on:

— Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta dekreet N 225 “Tööraamatute kohta” (koos tööraamatute pidamise ja säilitamise eeskirjadega);

— Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta resolutsioon N 69 "Tööraamatute täitmise juhendi kinnitamise kohta" (edaspidi "tööraamatute täitmise juhend");

— Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta resolutsioon N 1 "Tööjõu ja selle tasumise kirjendamise esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta" (edaspidi resolutsioon N 1);

— Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldus N 558 „Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus loodud standardsete haldusarhiividokumentide loetelu kinnitamise kohta, näidates ära säilitusajad”;

— 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus N 152-FZ “Isikuandmete kohta”;

— GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele“;

- Töökoodeks.

Lisaks on olemas piisav hulk osakondade määrusi, mis reguleerivad kontoritööd, isiklike asjade ajamise korda või reguleerivad muid aspekte. töösuhted. Neid toiminguid tuleb uurida ja rakendada ka personalidokumentatsiooni kontrollimisel.

Mida me kontrollime?

Me ei käsitle seda, kuidas konsulteeriv organisatsioon tsiviillepingu alusel auditit läbi viib, vaid keskendume siseauditile. Selle läbiviimise järjekord sõltub eesmärkidest. Kontrollida saab kõiki personalidokumentide pidamise ja menetlemise valdkondi või ainult ühte valdkonda, näiteks töölepinguid. Igal juhul on auditi alustamise esimene samm auditi läbiviimiseks korralduse andmine, millega määratakse inspektor või moodustatakse auditikomisjon. Tellimuses saate määrata ülevaatuse teema.

Siin on näide tellimusest.

Valla eelarveline õppeasutus

"Keskmine üldhariduslik kool N 72"

korraldus nr 42

personaliauditi läbiviimise kohta

Parandada personaliosakonna tööd ja minimeerida personalidokumentatsiooni ebaõige hooldusega seotud riske,

Ma tellin:

1. Viia läbi personali siseaudit teemal „Töökohale võtmise registreerimine ja iga-aastase tasulise puhkuse võimaldamine“ 28. maist kuni 5. juunini 2012.a.

2. Määrata revisjonikomisjoni esimeheks direktori asetäitja kasvatustöö alal A.G.Volkova.

3. Kaasake vahendustasu:

— direktori asetäitja haldus- ja majandustöö alal O. L. Zolotov;

— vene keele ja kirjanduse õpetaja V.S. Paramonov;

— õigusnõustaja Lopukhov I.R.

4. Esitada tehtud ülevaatuse akt hiljemalt 06.08.2012.

5. Usaldada kontroll käesoleva korralduse täitmise üle direktori asetäitjale kasvatustöö alal Volkova A.G.

Režissöör Komova /L. V. Komova/

Tellimusega on tutvutud:

Volkova A. G. 16.05.2012, Volkova

Zolotova O. L. 16.05.2012, Zolotova

Paramonova V. S. 16.05.2012, Paramonova

Lopukhov I. R. 16.05.2012, Lopuhhov

Kui auditi teema on määratud, siis personaliosakonna juhataja saab ainult ette valmistada Vajalikud dokumendid. Kui audit viiakse läbi personaliteenistuse juhtkonna muutumisel või juhtumite üleviimisel ühelt spetsialistilt teisele, on vaja kindlaks määrata kontrollitavate dokumentide loetelu.

Pidage meeles, et on olemas nimekiri kohustuslikest dokumentidest, mis igal organisatsioonil peavad olema, olenemata selle õiguslikust vormist ja omandivormist. Selliste dokumentide hulka kuuluvad:

1. Personalilaud. Ütleme kohe, et seda dokumenti on tööseadustikus vaid mainitud, kuid miski ei viita selle koostamisele. Resolutsioon nr 1 ühtlustas selle dokumendi vormi - T-3. Pangem tähele, et reguleerivad asutused, olgu selleks siis riiklik tööinspektsioon, prokuratuur või maksuamet, nõuavad seda peaaegu alati: asutuse struktuur, palgafond, toetused ja töötajatele tehtavad lisatasud on ajakavast selged.

2. Puhkuse ajakava. Selle dokumendi siduvus ei sea kahtluse alla, kuna art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 123 sätestab otseselt, et töötajatele antakse iga-aastast tasustatud puhkust vastavalt tööandja kinnitatud puhkusegraafikule, võttes arvesse töötajate esinduskogu arvamust vähemalt kaks nädalat enne uut aastat. Ajakava T-7 vormi on ühtlustatud ka resolutsiooniga nr 1.

3. Isiklikud kaardid - vormid T-2 ja T-2GS (MS). Neid tuleb säilitada iga töötaja jaoks, kuna iga sissekande korral tööraamat Tööandja on kohustatud tutvustama töötajat allkirja vastu tehtud kandega tema isikukaardile - selles korratakse tööraamatu pidamise ja säilitamise eeskirja punkti 23 alusel tööraamatusse tehtud kanne.

4. Isiklikud asjad. Nende hooldamise kohustus on kehtestatud üksikud kategooriad töötajad, mille hulka kuuluvad riigiametnikud, munitsipaaltöötajad, töötajad tolliasutused jne.

Riigiteenistujate isikutoimikute haldamise kord on kehtestatud Vene Föderatsiooni presidendi 30. mai 2005. aasta määrusega N 609 „Vene Föderatsiooni riigiteenistujate isikuandmete ja riigiteenistujate isikuandmete haldamise eeskirjade kinnitamise kohta. tema isiklik toimik." Vene Föderatsiooni moodustava üksuse riigiteenistujate jaoks on isikutoimiku pidamise kord kehtestatud selle moodustava üksuse määrustega. Näiteks Moskva linna töötajate jaoks on see määratud Moskva linnapea 15. juuni 2011 määrusega N 44-UM ja Peterburi riigiteenistujate jaoks Peterburi valitsuse juunikuu määrusega. 30, 2008 N 773.

5. Igas asutuses peab olema ka tunnileht (vormid T-12, T-13), kuna Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 91 kohustab tööandjat pidama arvestust iga töötaja tegelikult töötatud tööaja kohta.

Märge! Varem organid riigivõim, valitsusasutused eelarvevälised fondid, territoriaalsete riigieelarveväliste vahendite haldamine, kohalik omavalitsus, eelarvelised asutused, eelarve täitmiseks sularahateenuseid pakkuvad asutused eelarvesüsteem Venemaal kasutasid nad töötundide registreerimiseks ajatabelit vormil 0504421, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni rahandusministeeriumi 30. detsembri 2008. aasta korraldusega N 148n. Kuid kuna see on kaotanud oma jõu alates 1. jaanuarist 2011 (Vene Föderatsiooni rahandusministeeriumi korraldus 1. detsembrist 2010 N 157n), on Vene Föderatsiooni rahandusministeeriumi korralduse vorm 15. detsember 2010 on kasutatud N 173n - 0301008 ja see on vormi T-13 täpne koopia.

6. Põhidokumendiks on kehtestatud vormi tööraamatud töötegevus ja töötaja töökogemust. Iga tööandja (välja arvatud tööandjad, kes ei ole üksikettevõtjad) on kohustatud neid ülal pidama iga töötaja kohta, kes on tema juures töötanud kauem kui viis päeva, juhul kui selle tööandja juures tehtav töö on põhiline. töötaja (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 66).

Tööraamat sisaldab teavet töötaja, tema tehtud töö, teisele üleviimise kohta püsiv töökoht ja vallandamise kohta, samuti töölepingu ülesütlemise alused ja andmed tööedukuse autasude kohta. Teavet karistuste kohta raamatusse ei kanta, välja arvatud juhtudel, kui distsiplinaarkaristuseks on vallandamine.

Märge! Kontrollige, kas tööraamatute pidamise eest vastutav isik on määratud ja kas nad on kõik registreeritud töövihikute ja nende lisade liikumise registreerimise raamatusse. Lisaks vaadake tööraamatute sissekandeid - need tuleb teha tellimuste alusel.

7. Töölepingud või teenuslepingud. Tööleping on tööandja ja töötaja vaheline kokkulepe, mille kohaselt tööandja kohustub andma töötajale tööd kindlaksmääratud tööülesannete täitmiseks, tagama töötingimused, maksma õigeaegselt ja täies ulatuses töötasu ning töötaja kohustub täitma isiklikult tööd. käesoleva lepinguga määratud tööfunktsioon, järgima selle tööandja juures kehtivaid töösise-eeskirju.

8. Tellimused personalile:

— töölevõtmise kohta (vormid T-1, T-1a);

— teisele tööle üleviimise kohta (vormid T-5, T-5a);

— puhkuse andmisel (vormid T-6, T-6a);

— lähetusse saatmise kohta (vormid T-9, T-9a);

— stiimulitel (vormid T-11, T-11a);

— töölepingu lõpetamise (lõpetamise) kohta (vormid T-8, T-8a).

Neid ühtseid vorme peavad kasutama kõik Vene Föderatsiooni territooriumil tegutsevad organisatsioonid, olenemata nende omandivormist (resolutsiooni nr 1 punkt 2).

Nende korralduste kontrollimisel peate veenduma, et on olemas dokumendid, mis annavad aluse nende väljastamiseks. Üsna sageli on need puudu - korralduses on viide lepingule, avaldusele või muule dokumendile, kuid dokumenti ennast pole. See on rikkumine.

9. Põhitegevuse korraldused. Vajalik on kontrollida juhi allkirjade ja kinnitusviisade olemasolu. Tuletame meelde, et selliseid korraldusi tuleb hoida personalitellimustest eraldi.

Pange tähele, et peate mitte ainult kontrollima nende dokumentide saadavust, vaid pöörama tähelepanu ka nende koostamisele. Näiteks Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 67 kohaselt sõlmitakse tööleping kirjalikult, kahes eksemplaris, millest mõlemad pooled on allkirjastatud. Üks eksemplar antakse töötajale, teine ​​jääb tööandjale. Töölepingu koopia kättesaamist töötaja peab kinnitama oma allkirjaga tööandja juures hoitaval eksemplaril. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklis 57 on määratletud tingimused, mis peavad olema töölepingu tekstis.

Kuid teenuslepinguga on kõik teisiti. Lisaks sellele, et föderaalseadus määrab selle sisu, kiideti heaks Vene Föderatsiooni presidendi 16. veebruari 2005. aasta dekreet N 159. ligikaudne vorm leping riigi avaliku teenistuse täitmiseks ja riigi avaliku teenistuse ametikoha täitmiseks. Seetõttu kontrollige lepingute vastavust seadusest tulenevatele nõuetele mitte ainult sisult, vaid ka vormilt. Ja sisu osas märgime, et näiteks vallandamise korralduste kontrollimise kõige olulisem objekt on neis koondamise põhjuse ja aluse märkimine. Põhineb Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi punkti 84.1 kohaselt tuleb need märkida rangelt kooskõlas Vene Föderatsiooni tööseadustiku või muu föderaalseaduse sõnastusega ja viidates asjaomasele artiklile, artikli osale, artikli lõikele. Töölepingute sisu kontrollimisel pöörake tähelepanu tingimuste olemasolule, mis tulenevad Art. Nende teksti tuleb lisada Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 57.

Kohalikud määrused, raamatud, logiraamatud

Alustame sellest, et Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 8 kohaselt võtavad tööandjad, välja arvatud tööandjad - üksikisikud, kes ei ole üksikettevõtjad, vastu standardeid sisaldavad kohalikud eeskirjad. tööõigus, oma pädevuse piires vastavalt tööseadusandlusele ja muudele määrustele õigusaktid, mis sisaldab tööõiguse norme, kollektiivlepinguid ja lepinguid. Selliste aktide sätted ei tohiks halvendada töötaja olukorda võrreldes tööseadusandlusega sätestatuga.

Samuti tuleb kontrollida järgmisi dokumente.

1. Sisemised tööeeskirjad. Vastavalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 189 kohaselt reguleerib käesolev dokument töötajate töölevõtmise ja vallandamise korda, töölepingu poolte põhiõigusi, kohustusi ja vastutust, tööaega, puhkeaega, töötajatele kohaldatavaid ergutusi ja karistusi, nagu samuti muud konkreetse tööandjaga töösuhete reguleerimise küsimused.

2. Töökaitsejuhendid. Need koosnevad tavaliselt töökaitsenõuetest enne tööle asumist, selle ajal ja lõpus ning sisaldavad ka protseduure hädaolukorrad. Need juhised koostatakse töötaja ametikohast, elukutsest või tema tehtava töö liigist lähtuvalt tööstusharude või tööstusharude lõikes. standardsed juhised töökaitse kohta, tööstusharudevahelistest või valdkondlikest töökaitsereeglitest, seadmeid tootvate organisatsioonide tegevus- ja remondidokumentatsioonis sätestatud ohutusnõuetest, organisatsiooni tehnoloogilisest dokumentatsioonist, võttes arvesse metoodilistel soovitustel põhinevaid spetsiifilisi tootmistingimusi.

3. Töötajate isikuandmete säilitamise ja kaitse eeskirjad (või muu nende säilitamise ja kasutamise korda kehtestav dokument). Selle kohaliku akti koostamine on kohustuslik Art. 87 Vene Föderatsiooni töökoodeks.

4. Töötasustamise määrused või muud asutuse töötasustamise ja töötajate preemiate süsteemi reguleerivad kohalikud määrused. See säte on art. 135 Vene Föderatsiooni töökoodeks - palgasüsteemid, sealhulgas suurused tariifimäärad, palgad ( ametlikud palgad), lisatasud ja kompenseeriva iseloomuga toetused, sh tavapärasest kõrvalekalduvates tingimustes töötamise eest, lisatasude ja ergutustoetuste süsteemid ning preemiasüsteemid kehtestatakse kollektiivlepingute, lepingute, kohalike määrustega vastavalt tööseadusandlusele ja muudele normatiivaktidele. , mis sisaldab tööõiguse norme.

Lisaks nimetatutele on olemas ka muud vajalikud dokumendid - mõnele organisatsioonile nende tegevuse eripärast tulenevalt kohustuslikud, näiteks vahetuste graafik, ebaregulaarse tööajaga ametikohtade loetelu, täieliku individuaalse vastutuse kokkulepped, äri- või äritegevuse sätted. muud seadusega kaitstud saladused.

Kui asutuses on välja töötatud muud kohalikud eeskirjad, mis reguleerivad mõnda töösuhete valdkonda, soovitame neid kontrollida tingimuste olemasolu suhtes, mis halvendavad töötaja positsiooni kehtestatud tööseadusandlusega võrreldes, ja juriidilist jõudu (kas seda võetakse arvesse sisse vajalikke juhtumeid töötajate esinduskogu arvamus, kas dokument on kooskõlastatud asutuse juhiga, kas töötajad on aktiga tuttavad jne). See võib olla:

— kollektiivleping;

— kokkulepe kollektiivse finantsvastutuse kohta;

— sätted töötajate kohanemise kohta;

- läbisõidukorra eeskirjad katseaeg;

— töötajate sertifitseerimise eeskirjad.

Soovitame pöörata erilist tähelepanu ametijuhendite kontrollimisele. Ühelt poolt ei ole need kohustuslikud, teisest küljest tulenevalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 57 kohaselt on töölepingu kohustuslik tingimus tööfunktsioon ja see on ette nähtud kas töölepingus või, et seda mitte üle koormata, töö kirjeldus. Seetõttu on mõnikord juhised lihtsalt vajalikud.

Liigume edasi ajakirjade juurde, mille hulgas, nagu kohalike eeskirjade hulgas, on ka kohustuslikud.

Ajakirja nimi	Normatiivakt
Tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamat	Tööraamatute pidamise ja säilitamise eeskirja punktid 40, 41, vorm on kehtestatud tööraamatute täitmise juhendi lisaga 3
Tööraamatu blankettide ja selles sisalduvate lisade arvestuse kviitung ja kuluraamat	Sama
Ülevaatuse logi	26. detsembri 2008. aasta föderaalseaduse N 294-FZ “Õiguste kaitse kohta” artikkel 16 juriidilised isikud Ja üksikettevõtjad riikliku kontrolli (järelevalve) ja munitsipaalkontrolli teostamisel. Ajakirja vorm on kinnitatud Vene Föderatsiooni Majandusarengu Ministeeriumi 30. aprilli 2009. aasta korraldusega N 141

Lisaks ülalnimetatud kohustuslikele ajakirjadele võib asutus pidada ka teisi päevikuid personalidokumentide teabe süstematiseerimiseks, näiteks:

— töölepingute päevikud, personali korraldused, isikutoimikud, töövõimetuslehed;

— kohalike eeskirjadega tutvumise ajakiri;

— reisitunnistuste ja tõendite väljaandmise päevik.

Ajakirjade ja raamatupidamisraamatute kontrollimisel pöörake tähelepanu nende kujundusele. Kõik ajakirjade lehed peavad olema nummerdatud, ajakirjad ise pitseeritud, pitseeritud vahapitsatiga või pitseeritud ja organisatsiooni juhi poolt kinnitatud. Logiraamatutes pole parandusi lubatud. Samuti on vaja veenduda, et töövihikute ja nende lisade liikumise salvestamise raamatus on kõik veerud täidetud, selles pole parandusi, see raamat pitseeritud ja pitseeritud.

Märge. Väga oluline on dokumentide registreerimis- ja süstematiseerimissüsteemi analüüs, mis annab teavet selle kohta, kuidas asutuses on dokumentide säilitamise süsteem korraldatud.

Tarkvara audit

Praegu haldavad enamik asutusi personalidokumentatsiooni spetsiaalsete tarkvaratoodete abil, mis tähendab, et neid tuleb ka kontrollida.

Kontrollimisel tuleb kindlasti kontrollida, kas programm võimaldab säilitada personalidokumentatsiooni vastavalt kehtivate õigusaktide nõuetele (võimalik, et tarkvaratoote arendajad "kaotasid" teatud vajalikud üksikasjad), kas kõik ühtsed vormid on olemas programmis, kui sageli seda uuendatakse, kas kõik dokumendid on asjakohased.

Järgmine oluline aspekt, mida tuleb kontrollida, on tarkvarale juurdepääsu järjekord ja (või) loodud personalidokumentatsioon. Sel juhul tuleb välja selgitada, kes ettevõtte töötajatest on seotud personaliandmete töötlemisega ning veenduda, et süsteem välistaks juurdepääsu elektroonilistele dokumentide vormidele nendel töötajatel, kelle tööülesannete hulka ei kuulu töötamine. selliste andmetega.

Personaliosakonna tarkvara audit võimaldab tuvastada võimalikud volitamata juurdepääsu või personaliandmete kadumise kanalid, samuti hinnata konkreetse tarkvaratoote kasutamise otstarbekust.

Seega kontrollitakse personalidokumentatsiooni auditi käigus kohustuslike dokumentide olemasolu, täitmise õigsust, aga ka dokumentide sisu vastavust seadusenõuetele.

Parem on auditiprotsess ise dokumenteerida, et hiljem lõpparuannet koostades midagi olulist meelest ei läheks.

Personalidokumentide auditi tulemused

Dokumentide kontrollimise viimane etapp on aruande koostamine, mis kirjeldab hetkeseisu, näitab probleemsed valdkonnad ja võimalikud riskid. Aruandes antakse tavaliselt ka soovitused tuvastatud tööseaduste rikkumiste ja puuduste kõrvaldamiseks ning teavitatakse ka võimalikest karistustest, kui rikkumisi ei kõrvaldata (vt lk 45).

Personalidokumentatsiooni auditi korral personaliteenistuse juhtkonnas või personalidokumentide haldamise spetsialisti vahetusel on lisaks järeldusele vaja vormistada juhtumite vastuvõtmise ja üleandmise akt, mille lisaks on töövihikute nimekiri (milles on märgitud omaniku täisnimi, töövihiku ja lisade (kui on) seeria ja number).

Kokkuvõtteks märgime, et personalidokumentatsiooni perioodiliste auditite läbiviimisel on tööandjal võimalus vältida reguleerivate asutuste sanktsioone - trahve, organisatsiooni tegevuse peatamist, kriminaalvastutust. Lisaks on personalitöötajatel võimalus ettevõttesisese auditi läbiviimisel oma professionaalset taset tõsta, tuvastades ja parandades oma vigu.

Ja pidage meeles, et personalidokumentatsiooni nõuetekohane hooldus on võti konfliktide edukaks lahendamiseks töötajate ja reguleerivate asutustega.

Tuvastatud rikkumised	Rikkus normatiivakt	Võimalik karistus	Soovitused korrigeerimiseks
1. Personali- ja palgadokumendid
Sisse on paigaldatud palgakahvel personali tabel	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 3, 20, 22, 132. Rikutud on võrdse töö eest võrdse tasu põhimõtet		Töötada välja diferentseeritud palgasüsteem, näiteks kehtestada lisatasusid töötajatele, kellel on lisaomadusi
2. Töödokumendid
Jaotises „Edendamise teave” on registreeritud töölevõtmine.	Punkt 3.1 Tööraamatute täitmise juhend	Haldustrahv 1000 kuni 50 000 rubla. või organisatsiooni tegevuse peatamine kuni 90 päevaks (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 5.27)	Valmistage tööraamatusse ette vaheleht ja kandke sinna jaotisesse „Teave edutamise kohta” valesti sisestatud kirjed
3. Töötaja vallandamise korraldus
Ülesütlemise alused ei viita osale tööseadustiku artiklist	Vormid T-8, T-8a, art. 84.1 Vene Föderatsiooni töökoodeks	Haldustrahv 1000 kuni 50 000 rubla. või organisatsiooni tegevuse peatamine kuni 90 päevaks (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 5.27)	Tulevikus täpsustatakse
4. Personalidokumentide registreerimise ja arvestuse logid
Kontrollitegevuste logi puudub	Föderaalseaduse N 294-FZ artikkel 16	—	Disain
5. Muud rikkumised
Juhtivatele kohtadele töötajate palkamisel ei kontrollita diskvalifitseerimist	Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 32.11	Haldustrahv kuni 100 000 rubla. (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 14.23)	Enne töölepingu sõlmimist taotlevate töötajatega juhtpositsioonil, esitage võimaliku diskvalifitseerimise taotlus individuaalne föderaalsele maksuteenistusele, kes peab diskvalifitseeritud isikute registrit

Personali audit viiakse läbi kontrollimaks, kas personalidokumentide haldamine ettevõttes vastab kehtestatud standarditele ja Venemaa seadusandlus. Kontrolli saab läbi viia iseseisvalt või kaasates sõltumatuid spetsialiste.

Mis tüüpi personaliauditeid on olemas ja mis on nende läbiviimise alus?

Personali audit See võib olla sisemine (mida teostavad ettevõtte omavahendid) ja väline (sõltumatute spetsialistide kaasamisel). Samal ajal väline Personali audit võib olla mitte ainult ühekordne, vaid ka korrapärane allhanke korras. Lisaks võidakse palgatud personaliametnikele usaldada teatud töömaht antud ettevõttes personali tootmise tagamisel.

Sisemise läbiviimiseks Personali audit moodustatakse komisjonitasu, mis tavaliselt sisaldab:

• personaliosakonna juhataja;
• advokaat;
• pearaamatupidaja ja/või palgaarvestuse pidamise eest vastutav raamatupidaja;
• personalitöötaja.

Komisjoni koosseisu kinnitamisel tuleb kindlasti tagada vähemalt ühe personaliseadusandlust ja dokumendivoogu põhjalikult tundva spetsialisti olemasolu.

Sest Personali audit põhjuseid võib olla mitu:

1. Kui personaliametnik vallandatakse ja tööle võetakse uus töötaja.
2. Millal iganes konfliktne olukord ettevõtte töötajatega, mille tulemusena võivad reguleerivad asutused kontrollida personalidokumente.
3. Töö- või muude õigusaktide muutumisel antakse välja uued määrused, mille tulemusena muutuks personaliarvestuse läbiviimise kord.
4. Töötajate maksesüsteemis muudatuste tegemisel.
5. Töötajate ulatusliku vähendamisega.

Personaliauditi meetodid

meetodid Personali audit tinglikult jagatud järgmistesse kategooriatesse:

1. Organisatsiooniline ja analüütiline - personalidokumentide uurimise ja aruandluse põhjal. Kasutades seda meetodit audiitorid kontrollivad analüüsitava perioodi põhidokumentatsiooni paketti ja uurivad ka muid finantsnäitajaid, mis näitaksid personalitegevuse tulemuslikkust ettevõttes.
   Peamine dokumentatsioonipakett sisaldab:
   • töökirjeldus;
   • töötajate poolt täidetud küsimustikud ja testid;
   • teave palkamise/vallandamise, samuti personali väljaõppe/koolituse kulude kohta;
   • palgaandmed;
   • teave tööjõuressursside tasakaalu kohta, samuti töö spetsiifika kirjeldus;
   • vigastuste taset ja kutsehaiguste esinemissagedust kinnitavad dokumendid;
   • andmed tööaja ja tööjõu kasutamise finantstulemuste kohta.
2. Sotsiaalpsühholoogiline - auditeeritava ettevõtte vestluspartnerite-töötajate küsitluse/intervjuu põhjal. See meetod on kõige tõhusam personali töömotivatsiooni, juhtimise tulemuslikkuse ja olemasoleva tasustamissüsteemi põhjendatuse hindamisel.
3. Majanduslik- põhineb ettevõtte sotsiaalsete/majanduslike näitajate võrdlusel regulatiivsete standarditega. Sel juhul võrreldakse tööstuses olemasolevaid standardeid, seaduslikult kehtestatud standardeid ettevõttes olemasolevate väärtustega. Selle meetodi kasutamise tulemusena on võimalik hinnata, kas töötingimused ettevõttes on konkurentsivõimelised ja kui tõhusalt personaliteenus toimib.

Etappide kaupa personaliaudit

Majasisene Personali audit on mitu etappi. Etappide järjestus Personali audit on kronoloogiline ja etapid ise sulanduvad sujuvalt üksteisesse. Sõltuvalt valitud meetodist Personali audit esialgsed etapid võivad veidi erineda.

Etapid Personali audit:

1. Organisatsiooniliste probleemide lahendamine, sealhulgas:
   • ülesannete ja eesmärkide kujundamine Personali audit;
   • komisjoni moodustamine ja selle koosseisu kinnitamine juhataja korraldusega;
   • ülevaatuse tähtaegade määramine.
2. Koostage iga ülesande täitmise tähtaegadega ülevaatuse plaan. Samal etapil meetod, mida kasutatakse Personali audit.
3. Kontrollimist vajavate dokumentide loetelu koostamine.
4. Ülaltoodud loendis sisalduvate dokumentide asjakohasuse ja kättesaadavuse kontrollimine. Selle etapi teostamiseks luuakse tavaliselt silt, kuhu iga uuritud dokumendi kohta tehakse kanne: kas dokument on kättesaadav ning kas selle sisu vastab tegelikkusele ja õigusnormidele.
5. Kinnitustulemuse aktiveerimine. Tulemuste põhjal Personali audit koostatakse akt (protokoll), milles kirjeldatakse kõik leitud puudused ja ebatäpsused ning tehakse ettepanekud nende kõrvaldamiseks.

Personalidokumentide audit: nimekiri

Personali audit hõlmab tööd dokumentidega. Sotsiaalpsühholoogilise meetodi kasutamisel analüüsitakse töötajate poolt täidetud küsimustikke. Kui kasutatakse analüütiline meetod, siis kontrollitakse kõiki ettevõttes olemasolevaid personalidokumente.

Kontrollimiseks vajalike dokumentide hulgas on järgmised:

• töölepingud;
• tööraamatud ja nende liikumise logi;
• personali ajakava;
• puhkuse ajakava;

• töötajate isiklikud kaardid ja isiklikud toimikud;
• standardimise ja tööaja arvestuse lehed;
• korraldused personaliküsimustes koos nende andmise põhjustega;
• sise-eeskirjad, isikuandmete kaitse lepingud, töökaitsejuhendid ja muud kohalikud aktid, samuti ajakirjad nendega tutvumisega.

Personalidokumentatsiooni audit: omadused

Ettevõtte suure dokumendivoo tõttu saab läbi viia lühendatud (ekspress)protseduuri Personali audit. Seega ei saa läbi viia mitte täielikku dokumentatsiooni, vaid valikulist kontrolli. Kui ülevaatuse tähtajad suruvad, siis see parim variant. Lühikese aja jooksul saab ju hinnata personalijuhtimise seisu ettevõttes.

Samuti Personali audit võib hõlmata dokumentatsiooni kontrollimist üldiste personalidokumentide kontekstis. Või võidakse kontrollida teatud personalikategooriaid. Iga kontrollimeetodi valik sõltub selle eesmärkidest ja eesmärkidest.

"Personaliohvitser. HR dokumentide haldamine", 2012, N 5

KUIDAS ISE PERSONALI DOKUMENTATSIOONI AUDITI LÄBI TEHA

Käesolevas artiklis käsitletakse üksikasjalikult personalidokumentatsiooni iseseisva auditi läbiviimise korda, mis võimaldab tuvastada lünki personalidokumentide haldamisel, kehtivatele õigusaktidele vastavuse määra ja leida maksimaalse täpsusega uusi personalilahendusi.

Personaliarvestuse koostamine ja pidamine on kohustuslik suund mis tahes ettevõtte töö, kuid sageli ei pööra tööandja sellele tähelepanu erilist tähelepanu. Paljud juhid on sellise suhtumise tagajärgedega juba silmitsi seisnud: tööinspektsiooni kontrollid, organisatsioonide tegevuse peatamine, diskvalifitseerimine, kohtuvaidlused, trahvid. Kuid probleemi saab lahendada üsna lihtsalt: on vaja ainult professionaalset, asjatundlikku ja asjatundlikku dokumentatsiooni hooldada, järgides Vene Föderatsiooni õigusaktide põhinõudeid.

Meil võib tekkida vajadus viia läbi personalidokumentatsiooni audit aadressil erinevad etapid töö ettevõttes, enamasti on see tingitud personaliametniku vahetusest ja see viiakse läbi osana personaliteenuste vastuvõtmise ja üleandmise protseduurist.

Lisaks võivad auditi eesmärgid olla:

Võimalus vähendada personalidokumentide haldamist käsitlevate dokumentide arvu miinimumini;

Tööjõu- ja materjalikulude vähendamine personaliarvestuse koostamiseks ja pidamiseks;

Tööseadusandluse nõuete range täitmise tagamine;

Suurenenud tõenäosus edukas lõpetamine Riikliku Tööinspektsiooni kontrollid;

Materiaalsete ja muud liiki kahjude likvideerimine töövaidluste korral jne.

Kuna personalidokumentatsiooni perioodilise auditeerimise eelised on ilmsed, kasutavad mõned organisatsioonid üsna kalleid teenuseid konsultatsioonifirmad Lisaks pole kõik juhid valmis sellist konfidentsiaalset teavet usaldama kolmandatele isikutele. Seetõttu on minu arvates paljude personaliametnike jaoks aktuaalne personalidokumentatsiooni iseseisva auditi läbiviimise küsimus.

Millest siis alustada? Kõigepealt on vaja anda asjakohane korraldus, määratleda eesmärgid (näiteks personalidokumentatsiooni hetkeseisu kindlaksmääramine ja personalidokumentide haldamise optimeerimine), ajastus (tavaliselt 2 nädalast mitme kuuni) ja töö koosseis. komisjon (3–5 inimest, tavaliselt kuuluvad siia raamatupidamisosakonna, juriidilise osakonna, töökaitseteenistuse jne esindajad – olenevalt organisatsiooniline struktuur ettevõtted).

Järgmiseks tuleb analüüsida, millised dokumendid on kohustuslikud, sest just nende puudumine toob tööandjale kaasa vastutuse. Selle analüüsi tulemused on toodud tabelis. 1. Dokumentide koostamisel on vaja tugineda määrustele. Kõige sagedamini kasutatakse töös tööjõu ja selle tasumise registreerimiseks esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide albumit, mis on heaks kiidetud. Venemaa riikliku statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta resolutsioon N 1 (edaspidi Album N 1). Säilitamistähtaegade määramisel kasutavad personaliametnikud riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud tüüpjuhtimisarhiividokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusajad, kinnitatud. Vene Föderatsiooni Kultuuriministeerium 25.08.2010 N 558 (edaspidi loetelu). Kontrollimisel on parem teada oma õigusi, mis on toodud punktis Föderaalne seadus 26. detsember 2008 N 294-FZ „Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse kohta riikliku kontrolli (järelevalve) ja munitsipaalkontrolli teostamisel” (muudetud 18. juulil 2011, edaspidi seadus N 294-FZ). Olulised personaliteenistuse töös sageli kasutatavad dokumendid on ka valitsuse 16. aprilli 2003. a määrus nr 225 „Tööraamatute kohta“ (muudetud 19. mail 2008, edaspidi resolutsioon nr 225) ja 2003. a. Tööministeerium ja sotsiaalne areng 10.10.2003 N 69 “Tööraamatute täitmise juhendi kinnitamise kohta” (edaspidi resolutsioon N 69).

Personalidokumentide siseauditi läbiviimise algoritm

│ ┌──────────────────────┐

│ │ Plaani koostamine │

───┘ │parandus tuvastatud│

│ rikkumised │

┌─── └──────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌──────────────────────┐

│ │ Aruande koostamine │ kohta

───┘ │ hetkeolek │

│ personalidokumentatsioon│

┌─── └──────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌──────────────────────────┐

│ │ Koostise määramine │

───┘ │jooksev dokumentatsioon ja selle│

│ õigusalane kirjaoskus │

┌─── └──────────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌────────────────────────┐

───┘ │ Tähtaegade määramine │

└────────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

┌────────────────────────┐

│ Eesmärgi määratlemine │

└────────────────────────┘

Tabel 1

Personali dokumendid, mille säilitamine on kohustuslik

Nimi dokument
Töödokumendid	Kõigile töötajatele (v.a osalise tööajaga töötajad). Säilitatud kuni vallandamiseni töötaja. Nõudmata - mitte vähem 75 aastat nimekirja järgi, art. 664	Vene Föderatsiooni töökoodeks, art. 66
Töö lepingud	Kõigi organisatsiooni töötajatega (sh osalise tööajaga töötajad, ajutised töötajad jne). Säilivusajaga 75 aastat nimekirja järgi, art. 657	Vene Föderatsiooni töökoodeks, art. 67
Regulaarne ajakava	Kinnitatud peamise korraldusega tegevused. Tehakse ka muudatusi selliste korralduste abil. Pidevaga säilivusaeg vastavalt loetelule, Art. 71	Vene Föderatsiooni töökoodeks, art. 57. Album nr 1, vorm T-3
Tellimused põhilised tegevused	KOOS alaline tähtaeg ladustamine vastavalt Loetelu artikli lõik “a”. 19	Album nr 1, Juhised jaoks täitmine T-3 vormid
Tellimused personal (vastuvõtt, tõlge, vallandamine)	Nimekiri, punkt "b" art. 19	Album nr 1, T-1 vormid, T-1a, T-5, T-5a, T-8, T-8a. Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. Art. 68, 62
avaldused töötajad umbes tõttu vallandamine oma algatus, puhkust	Säilivusajaga 75 aastat vastavalt Nimekiri, punkt "b" art. 656	Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. Art. 80, 128, 127, 122
Reeglid sisemine töö rutiin	Saab väljastada manusena kollektiivleping, art. 190 Vene Föderatsiooni töökoodeks. Co säilivusaeg 1 aasta pärast uutega asendamist Nimekirja järgi art. 773	Vene Föderatsiooni töökoodeks, art. 189
positsioon (juhised) või muu vormid registreerimine töötama koos isiklik andmeid töötajad	Vene Föderatsiooni töökoodeks ei kehtesta selget vormi nende dokumentide registreerimine. Tähtajaga Ladustamine 3 aastat peale uute vastu vahetamist Nimekirja järgi art. 655	Vene Föderatsiooni töökoodeksi punkt 8 Art. 86
Puhkuse ajakava	Tööandja poolt heaks kiidetud hiljemalt vähem kui kaks nädalat varem kalendriaasta. Kõlblikkusaeg - 1 aasta Nimekirja järgi art. 693	Album nr 1, vorm T-7. Vene Föderatsiooni töökoodeks, art. 123
Tellimused puhkused	Nimekiri, punkt "b" art. 19	Album nr 1, vorm T-6, T-6a
Isiklikud kaardid T-2 töölised	Kõigile organisatsiooni töötajatele, ei ole täidetud hiljem kui esimene päeval tööd. Säilivusajaga 75 aastat Nimekirja järgi art. 658	Album nr 1, vorm T-2
Ajaleht tööline aega	Säilivusajaga 5 aastat vastavalt Nimekiri, kunst. 586	Album nr 1, vorm T-13. Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. Art. 91, 99
Määrused kohta palk (umbes boonused, umbes toetused, oh tasu aasta pärast)	Dokumendi täpne nimi seadusandlikud ja reguleerivad aktid ei ole paigaldatud. Säilivusajaga 5 aastat pärast asendamist uutega vastavalt loendile, Art. 411	Vene Föderatsiooni töökoodeks, art. 135

Sisemisi personalidokumente peetakse peamiselt päevikute abil. Tabelis 2 näitab logisid, mida personaliteenistus peab pidama. Kõik ajakirjad peavad olema köidetud, nummerdatud ja kinnitatud juriidilise isiku pitseriga vastavalt föderaalarhiivi nõuetele.

tabel 2

Personalipäevikud, mille pidamine on kohustuslik

Nimi ajakiri
Pearaamat liikumine tööraamatud ja lisad jaoks tema	Peab olema nummerdatud, nööritud ja pea allkirjaga ettevõtted ja vahapitsat. Co säilivusaeg 75 aastat vastavalt nimekirjale, kirje "c" art. 695	Resolutsioon N 225, lk 40-41. Resolutsioon N 69
Prihodno - kuluraamat raamatupidamise kohta vormid tööraamatud ja lisad jaoks tema	Kui töötajale väljastatakse tööraamat esimest korda või väljastatakse lisaleht. Co punkt "d" art. 695	Resolutsioon N 225, lk 40-41. Resolutsioon N 69
Sõidupäevik kontrollid	Peab olema õmmeldud, nummerdatud ja kinnitatud juriidilise isiku pitseriga. Co säilivusaeg on vastavalt nimekirjale 5 aastat, Art. 176	Seadus N 294-FZ, punkt 8 art. 16

Kohalikud eeskirjad

Seega peab igal organisatsioonil olema vähemalt viis kohustuslikku kohalikku eeskirja:

1. Töötajate tabel (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklid 15, 57).

2. Töötasu käsitlevad eeskirjad (või muu tasustamissüsteemi kehtestav dokument) (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 135).

3. Sisemised tööeeskirjad (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 189, 190).

4. Puhkuse ajakava (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 123).

5. Isikuandmete kaitse eeskirjad (või muu dokument, millega kehtestatakse isikuandmete töötlemise kord) (Vene Föderatsiooni tööseadustiku 14. peatükk).

Kogemused kohtupraktika näitab, et kõige levinum süütegu tööseadusandluse valdkonnas on kohalike eeskirjade puudumine organisatsioonides ja üksikettevõtjates või need sisaldavad sätteid, mis halvendavad töötajate olukorda, mis on vastuolus kehtiva seadusandlusega. Selliste punktide sisu võib olla väga erinev - näiteks, et töötaja peab rasedusest tööandjale teatama 24 tunni jooksul alates selle asjaolu avastamisest, keelates töötajal sõlmida töölepingut vabal ajal teise tööandjaga. põhitöökohalt või lisada tööle kandideerimisel maksumaksja identifitseerimisnumber (TIN) kohustuslike dokumentide nimekirja.

Lisaks ülaltoodud loetelule on ka teisi dokumente, mis on mõnele organisatsioonile nende tegevuse spetsiifikast tulenevalt kohustuslikud. Näiteks vahetuste graafik, ebaregulaarse tööajaga ametikohtade loetelu, kollektiivleping, täieliku rahalise vastutuse leping, ärisaladuse säte jne.

Erilist tähelepanu tuleb pöörata ametijuhenditele. Ühelt poolt ei kehti need kohustuslike dokumentide kohta, kuid teisest küljest vastavalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 57 kohaselt on töölepingu kohustuslik tingimus tööfunktsioon. Seetõttu on vaja kas kirjutada töökohustused töötaja otse töölepingu tekstis või kaaluge hoolikalt ametijuhendit. Mõned tööandjad leiavad, et parem on koostada töölepingu lisana ametijuhend, mis on selle lahutamatu osa. See ei ole keelatud, kuigi tuleb ette kujutada, et töölepingu muutmine on keerulisem kui ametijuhendi muutmine ja kui see on lisa, siis on ametijuhendi muutmine samaaegselt ka töölepingu muutmine.

Personalidokumentide auditi käigus on vaja kontrollida nende saadavust, täitmise õigsust, aga ka sisu vastavust seaduse nõuetele.

Allpool on toodud personalidokumentatsiooni auditi aruande ülesehitus koos näidetega enamlevinud rikkumistest ja soovitustest nende kõrvaldamiseks.

personalidokumentatsiooni audit ettevõttes

Rikkumiste parandamise prioriteetsed ülesanded, mis võimalikud tagajärjed ja sanktsioonid on kõige karmimad (tabel 3).

Tabel 3

Rikkumiste korrelatsioon ja vastutuse tase nende eest

┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐

│ N │ Rikkumine │ Mida rikuti │ Riskianalüüs jätkamiseks │

│p/p│ │ │ sellest rikkumisest │

│ 1 │Makse │Vene Föderatsiooni töökoodeks, │Valitsusasutuste poolt │

│ │palk │st. Art. 136, │või töökonflikti protsessis│

│ │kord kuus │236 │ tööandjalt võetakse tasu │

│ │makseta │ │kohustuslik tasumine │

│ │hüvitis │ │hüvitis hilinenud töötasu eest │

│ │vastavalt artiklile 236 │ │tasud kõigile töötajatele alates 2002. aastast (alates │

│ │Vene Föderatsiooni töökoodeks │ │tööseadustiku jõustumise hetk │

│ │ │ │RF). Samal ajal maksete viivitamise eest │

│ │ │ │rohkem kui 2 kuud tingimusel │

│ │ │ │vastutus kuni kriminaalmenetluseni│

├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤

│ 2 │Sisemine │Vene Föderatsiooni töökoodeks, │Vastavalt art. 8 Vene Föderatsiooni töökoodeks kohalik │

│ │kohalik │st. Art. 136, │ilma │ vastu võetud normatiivaktid

│ │regulatiivaktid │135, 190 │vastavus kehtestatud art. 372 │

│ │kinnitatud │ │käesoleva raamatupidamise juhendiga │

│ │esinduskogu arvamuse rikkumine │

│ │paigaldatud │ │töötajad ei kuulu kasutamiseks.│

│ │tööjõud │ │See tähendab rakendatud kohalik │

│ │õigusaktid │ │regulatiivsed aktid on │

│ │protseduurid, st │ │kehtetu, mis jätab ilma │

│ │arvestamata arvamust │ │ tööandja kandideerimisvõime kohta │

│ │esindaja│ │nemad │

│ │organ │ │ │

└───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘

Personalidokumentatsiooni auditi tulemused. Tabelis 4 analüüsib, millised sanktsioonid võivad kaasneda tuvastatud rikkumiste eest dokumentide ja protseduuride täitmisel, ning annab koheselt soovitusi nende rikkumiste parandamiseks.

Tabel 4

Eeskirjade rikkumine paberimajanduses

	Dokument ja kirjeldus tuvastatud rikkumisi		Võimalikud sanktsioonid läbiviimisel ülevaatus kontrollid ja hindamine riske tööandja
	Tööraamatud: töö korraldamise ja registreerimise kord
	Teabe saamiseks selle kohta edutamine tehtud tööregister tegevused	Resolutsioon N 69, punkt 3.1 ja vorm töö raamatuid	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud V suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat hõõruda., administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Sissekanded tehtud sektsioonile, mitte mõeldud selline teave võib mitte olla krediteeritakse töötajale töökogemuses. Kell kohtulik menetlust eest vastutust see kannab organisatsioon, kes seda lubas rikkumine	Parandage esitades sünnitusel sisse panema broneerida ja üle kanda sissekanded selles, ekslikult sisestatud sellele jaotisele
	Tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamat
	Ajakiri on kujundatud koos rikkumine asutatud nõuded (mitte nummerdatud ja mitte pitseeritud vaha pitser Või ei pitseeritud)	Resolutsioon N 225, punkt 41	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg. 3. Ajakiri, nr kaunistatud asjakohane nii et ei saa teenida tõend protseduuri järgimine vastuvõtt ja kättetoimetamine tööraamat töötaja käed. 4. Võimalikud probleemid palgi teisaldamisel arhiivi	Rakendama Vastavalt nõuded seadusandlus
	Tööraamatu blankettide ja lisade arvestuse kviitung ja kuluraamat temasse
	T-2 töötajate isiklikud kaardid
	T-2 kaardid koos salvestatud isiklikud koopiad dokumente töötajad (need dokumendid on erinevad terminid ladustamine)	Kerige	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 2500 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud - alates 200 tuhat kuni 300 tuhat rubla. - Art. 13.25 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg. 3. Võib-olla tekkimine probleeme kohaletoimetamisega dokumendid arhiivis	Jaga dokumendid peal säilitusaeg
	Tellimused personalile
	Tellimused töölevõtmiseks
	Töötajaga töölepingu lõpetamise korraldused
	Baasis - lõpetamist pole osa on märgitud Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklid	Album nr 1. Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. 84.1	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg. 3. Sissekanne tehtud tellimuse alusel tööraamatus, ei klapi formaalselt tekstile telli see konflikti korral töötaja võib tõlgendada mitte sisse tööandja kasuks	Märkige sisse edasi
	Tellimused väljastamiseks distsiplinaarkaristus
	Pole kasutatud asutatud TC RF-vaade distsiplinaar karistused vormis hästi	Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. 192	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat hõõruda., administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg. 3. Selle eemaldamine distsiplinaar karistused seoses selle ebaseaduslikkus	Mõelge uuesti küsimus selle kohta distsiplinaar kogumine
	Tellimuste ülekandmine
	Tellimused põhitegevuste kohta
	Puhkuse korraldused
	Probleem töötajale rahaline hüvitise eest kasutamata puhkust	Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. 126	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Nõuded alates maksu pool kehad umbes kehtivus kulude andmed	Ärge korrake sisse edasi
	Puhkuse ajakava
	Puhkuse registreerimise rikkumised
	Töötaja seda ei tee auhinnatud teatis puhkuse algus kaks nädalat	Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. 125	Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik	Ärge korrake sisse edasi
	Personali- ja palgadokumendid
	Normaalses korras ajakava paigaldatud palkade "kahvel".	Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. Art. 3, 20, 22, 132, põhimõte võrdne palk töö jaoks võrdne väärtused	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhandest kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg. 3. Juhul konflikt või ülevaatus kontrollid asutamine nõuab lisatasu töölised, kes olid diskrimineeritud vastavalt nõuetele töö õigusaktid kogu antud aeg rikkumisi arvesse võttes Art. 236 Vene Föderatsiooni töökoodeks	Likvideerige see rikkumine, olles arenenud diferentseeritud maksesüsteem tööjõud näiteks olles välja töötanud süsteemi toetused eest lisaks makse töötajad, kes on lisaks omadused ja eelised enne tööandja
	Ületunnitöö korraldused
	Atraktsioon töötajatele tööd ületunnid ilma piisav selleks põhjused ja registreerimata tellida ja kirjutatud kokkuleppele töötaja	Vene Föderatsiooni töökoodeks, art. 99	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Juhul õnnetus see on isegi võimalik kriminaalne eest vastutust režiimi rikkumine töö ja puhkus töötaja	Ärge korrake sisse edasi
	Ajaleht
	Vahetuste graafik (töögraafik)
	Vahetuste graafikud on heaks kiidetud vähem kui 1 kuu enne jõustumist	Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. 103	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg. 3. Töötaja ei tohi nõus ajakava järgimine tähtaja rikkumise korral teateid	Et parandada rikkumine
	Saatelehed
	Sisetööeeskirjad (registreerimine)
	Töösisekorraeeskirjad ja nende muudatused (sisu)
	Sisseastumisel vaja tööd dokumentide komplekt ei ole installeeritud seadusandlus (nõue omades diplomit on paigaldatud mitte kõigi jaoks kategooriad töötajad)	Vene Föderatsiooni töökoodeks, art. 65	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg
	Registreerimata kerige positsioonid, kes saab paigaldada ebaregulaarne tööpäev	Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. 101	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg	Vajalik lisa nimekiri positsioonid, mis on paigaldatud ebaregulaarne tööpäev
	Määrused töötajate töötasude ja lisatasude kohta
	Sätet pole, aga kus toodetud boonuse maksmine	Vene Föderatsiooni töökoodeks, Art. 135	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg. 3. Võib-olla eest vastutav diskrimineerimine, sest kriteeriumid boonuseid pole sisse pole salvestatud kohalikud aktid, ega tellimustes	Likvideerige see rikkumine
	Isikuandmete kaitse määrused (või muu dokument tähenduselt sarnane)
	Tööleping (registreerimine)
	Tööleping (sisu)
	Puudumine sisse töö lepingud kohustuslik tingimustele vastavalt Art. 57 Vene Föderatsiooni töökoodeks	Vene Föderatsiooni töökoodeks, art. 57	1. Ülekate administratiivne trahvi eest ametnikud sisse suurus 1000 kuni 5000 hõõruda; peal juriidilised isikud alates 35 tuhat kuni 50 tuhat rubla, administratiivne peatamine tegevused teatud perioodiks kuni 90 päeva - Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. 2. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg
	Muude personalidokumentide registreerimise logid
	Logiraamat puudub tegevused kontroll, mis see peaks olema õmmeldud, nummerdatud ja pitseeritud juriidilise isiku	Seadus N 294-FZ, Art. 16, lõige 8	1. Kohustuslik nõuda parandamist see rikkumine sisse fikseeritud aeg. 2. Tööandjale see ajakiri jaoks vajalik fakti kinnitus pidev kontroll	Disain
Muud rikkumised
	Sisseastumisel töötama selle jaoks juhtiv positsioonid ei ole käeshoitav kontrollige diskvalifitseerimine	Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku punkt 2 Art. 32.11	1. Administratiivne hästi - 100 tuhat rubla. 2. Tunnustamine kehtetu dokumenteerib seda allkirjastatud diskvalifitseeritud nägu	Käitumine Tingimata

Kuna personalidokumentatsiooni auditeerimiseks puuduvad ühtsed aruandlusvormid, sõltub nende valik täielikult selle läbiviimise eest vastutavast isikust. See võib olla kas memorandum või kohtuasjade vastuvõtmise ja üleandmise akt.

Pärast selle koostamist on vaja välja töötada kava tuvastatud rikkumiste parandamiseks, määrata vastutajad (tavaliselt personaliosakonna töötaja) ja määrata tähtajad.

Auditi sagedus sõltub paljudest teguritest, reeglina viiakse täielik audit läbi kord 1–3 aasta jooksul, sagedamini väliste asjaolude olemasolul, nimelt:

Personaliosakonna juhataja vahetamisel;

GIT kontrolli ootuses;

Kui toimub muutus organisatsiooni juhtkonnas jne.

Ligikaudne näidis

Synchron LLC juhile

A. A. Karpeev

ARUANNE

personalidokumentatsiooni seisu kohta

Alates 28.05.2012 kuni 06.11.2012 kontrollisin mina, personaliosakonna juhataja Ivanova O.N. personalidokumentatsiooni hetkeseisu, et teha kindlaks selle koosseis vastavuses Venemaa kehtivate õigusaktidega. Födereerimine, süsteemi loomine (taastamine, kohandamine) ja personali dokumentatsiooni optimeerimine. Auditi käigus tuvastati järgmised puudused (vastuolud)...

Dokumentide vastavustabel

Seoses eelnevaga teen järgmised ettepanekud...

Juhuslik audit viiakse tavaliselt läbi siis, kui kehtivates õigusaktides tehakse muudatusi. Kuna see muutub helikiirusega, võib ajastus olla vahemikus 1 kord kuus kuni 1 kord aastas. Erinevalt terviklikust auditist, mis on oma olemuselt globaalsem, algatab valikulise auditi reeglina personaliteenistus ise ja see võib toimuda ilma komisjonitasuta. Näiteks ettevõtte kontrolliks valmistumisel kontrollib migratsiooniteenistus ainult dokumente välistöölised või ainult Vene Föderatsiooni Föderaalse Sotsiaalkindlustusfondi kontrollimiseks töövõimetuslehed jne.

Seega aitab perioodiline personalidokumentatsiooni auditeerimine vältida reguleerivate asutuste määratud trahve, organisatsiooni tegevuse peatamist või isegi kriminaalvastutust (olenevalt tuvastatud rikkumiste raskusastmest). Seetõttu saavad auditi kliendid tegutseda lisaks personaliosakonna juhile tegevdirektor, ja ettevõtte omanik.

Üldiselt võime kindlalt väita, et audit aitab personalitöötajal tõsta oma professionaalset taset, tuvastades oma vead, hinnates võimalikke riske personalidokumentatsiooni vastuvõtmisel ja edastamisel ning palju-palju muud. Lõppude lõpuks, kui te ei pööra personalidokumentide haldamisele piisavalt tähelepanu, ei võta tagajärjed kohtuvaidluste, trahvide ja diskvalifitseerimise näol kaua aega.

Bibliograafia

1. HR ABC: kõik personaliga töötamise dokumendid: laup. Art. 2. väljaanne, muudetud. ja täiendav M.: Vershina, 2008. 288 lk.

2. Orlovsky Yu. P., Kuznetsov D. L., Belitskaya I. Ya., Koryakina Yu. S. Personalidokumentide haldamine ( õiguslik alus). Harjuta. toetus / Vastus. toim. Yu. P. Orlovski. M.: Advokaadibüroo "Leping", 2008. 239 lk.

3. Mitrofanova V.V. Personalidokumentide koostamine: praktika teatmik. 3. väljaanne, muudetud. ja täiendav M.: Alfa-Press, 2011. 320 lk.

A. Rogožina

personalijuhtimise valdkonnas,

juhendaja

disaini- ja tugimeeskonnad

organisatsioonilised muudatused

OJSC "BINBANK",

rahvuse liige

Personaliohvitseride liit

Allkirjastatud pitsatile