Tööinspektsiooni personalidokumentide koostamine. Kuidas personaliauditit läbi viia

29.09.2019

Personalidokumentide haldamise auditi läbiviimiseks ja dokumentide õigesse seisukorda viimiseks enne Maksuinspektsiooni saabumist on vaja koostada teave organisatsiooni tegevuse liigi kohta, personali tase töötajad, ajavahemik, mille jooksul on vaja dokumente taastada või viia läbi kontroll koos soovituste andmisega.
Alljärgnevates artiklites käsitleme üksikasjalikult tööinspektsiooni nõudeid.

JUHEND personalidokumentide haldamiseks

Personalidokumentide haldamist teostab Organisatsiooni personaliosakond vastavalt käesolevale juhendile. Vastutus personaliarvestuse pidamise, kehtestatud tööreeglite järgimise, registreerimise tähtaegade ja personalidokumentide ohutuse eest lasub personaliosakonna juhatajal.

Enne tööinspektsiooni personaliarvestuse kontrollimist peate kontrollima:

Uute töötajate palkamine;
Ülekanne organisatsiooni sees;
Töötajate vallandamine;
Puhkuse pakkumine;
Töö organiseerimine tööraamatutega;
Preemiad ja distsiplinaarkaristused;
Tõendite ja dokumentide koopiate väljastamine töötajatele;
Töötajate isikuandmete kasutamine ja säilitamine;
Dokumentide arhiivihoiule üleandmise kord;
Töökohtade töötingimuste erihinnangu olemasolu.

1. Uute töötajate palkamine

Personaliaudit kontrollib töötajate registreerimise reeglite täitmist.

Tööle kandideerimisel peab esinema kodanik ja personaliosakonna töötaja nõuda temalt järgmisi dokumente:

Esmakordselt tööleasuvate inimeste jaoks on personaliosakond küsimusi tööraamat, A raamatupidamine – riikliku pensionikindlustuse tõend.

Kui kandidaadil pole tööraamatut (kadu, kahju või muu põhjus), väljastab personaliosakonna töötaja selle isiku kirjaliku avalduse alusel talle uue tööraamatu.

Tööle kandideerimisel dokumentide töötlemise eest vastutav personaliosakonna töötaja on kohustatud:

kontrollige kõigi järelduste tegemiseks vajalike dokumentide olemasolu tööleping;
tutvustama kandidaati allkirja vastu organisatsioonis kehtivate kohalike eeskirjadega määrused enne töölepingu, sealhulgas ametijuhendi allkirjastamist;
koostab töölepingu projekti kahes eksemplaris vastavalt Organisatsiooni poolt kinnitatud mallile;
koostama töökorralduse eelnõu ühtse vormi nr T-1 (T-1a) järgi;
esitama töölepingu ja töökorralduse allkirjastamiseks peadirektorile või tema volitatud isikule.

Pärast dokumentide vormistamist organisatsiooni poolt on personaliosakonna töötaja kohustatud:

sõlmida töölevõetavaga tööleping;
Andke töötajale üks töölepingu eksemplar. Töötaja kinnitab töölepingu koopia kättesaamist, allkirjastades organisatsiooni lepingu koopia;
tutvustama töötajat töölevõtmise korraldusega allkirja vastu (kolme päeva jooksul alates tegelikust tööle asumisest);
täitke ühtse vormi nr T-2 järgi isiklik kaart ja tutvuge allkirja vastu kõigi kannetega;
täitma organisatsioonis üle viie päeva töötanud töötaja tööraamatu;
registreerige töötaja tööraamat tööraamatute ja neis olevate lisade säilitamiseks raamatupidamisraamatus.

Isiklikud kaardid on järjestatud tähestikulises järjekorras.

2. Töötajate üleviimine organisatsiooni sees

Organisatsiooni töötajate üleviimine on lubatud ainult nende kirjalikul nõusolekul, välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel. Venemaa Föderatsioon.

Töötaja üleviimisel peab personaliosakonna töötaja:

saada töötajalt üleviimiseks nõusolek üleviimisteate väljastamise teel (kui üleviimise on algatanud tööandja);
võtab vastu üleviimise avalduse, millele on alla kirjutanud selle struktuuriüksuse juht, kust töötaja üle viiakse, ja selle struktuuriüksuse juht, kuhu töötaja üle viiakse, ning peadirektor või tema volitatud isik (töötaja algatusel üleviimisel);
koostama töölepingu lisakokkuleppe projekti kahes eksemplaris;
vormistada ülekandekorralduse kavand, kasutades ühtset vormi nr T-5 (T-5a);
esitab peadirektorile või tema volitatud isikule allakirjutamiseks täiendavate lepingute ja korralduste projektid;
allkirjastada töötajaga lisaleping ja anda talle üks lepingu eksemplar. Kontrollige, kas töötaja annab täiendava lepingu koopia saamisel organisatsiooni lepingu eksemplarile oma allkirja;
tutvustama töötajat allkirja vastu üleandmiskorraldusega.

Kui üleviimine on alaline, peab personaliosakonna töötaja:

teha üleviimise kohta kanne töötaja tööraamatusse ja isikukaardile (vorm nr T-2) (hiljemalt nädala jooksul);
tutvustama töötajat selle kirjega tema allkirja vastu isiklikul kaardil.

3. Töötajate vallandamine

Personalidokumentide haldamise auditiga kontrollitakse tööseadusandluse nõuete täitmist vallandamisel tööseadusandluses sätestatud alustel. Eelseisvast vallandamisest kirjaliku teatamise tähtaegadest kinnipidamine. Vallandamise etteteatamise tähtaeg algab ülesütlemisele järgnevast päevast.

Ülesütlemisavaldus on kirjalik hoiatus tööandjale töölepingu ülesütlemise kohta töötaja algatusel. Avaldus on kirjutatud käsitsi, adresseeritud peadirektorile, tekstis on ära toodud vallandamise taotlus, vallandamise põhjus ja kuupäev. Dokument peab sisaldama taotluse esitamise kuupäeva.

Personaliosakonna töötaja on kohustatud lahkumisavalduse saamisel kontrollima täidetud lahkumisavalduse õigsust (andmed, ülesütlemise kuupäev ja avalduse kirjutamine), vajalike allkirjade olemasolu avaldusel.

Töötaja vallandamine (töölepingu ülesütlemine) dokumenteeritakse ühtse vormi nr T-8 „Töötajaga töölepingu ülesütlemise korraldus (juhis)“ abil.

Vallandamise korralduse tekstis on märgitud vallandamise kuupäev, perekonnanimi, eesnimi, töötaja isanimi, personali number, ametikoht (kutse) ja struktuuriüksus, töölepingu number ja kuupäev. Vallandamise kuupäev on korralduse vajalik detail, kuna töötaja vallandamise päev on kõigil juhtudel tema viimane tööpäev.

Töötaja vallandamisel mis tahes vallandamise põhjustel on personaliosakonna töötaja kohustatud:

koostab vallandamismääruse eelnõu vormil nr T-8;
esitab korralduse eelnõu allkirjastamiseks peadirektorile või tema volitatud isikule;
tutvustada töötajat korraldusega allkirja vastu;
töötaja nõudmisel väljastama tema tööga seotud dokumentide kinnitatud ärakirjad.

Töötaja viimasel tööpäeval:

teha vallandamise kanne töötaja tööraamatusse ja isikukaardile vormil nr T-2 ning tutvustada töötajat nendega allkirja vastu;
anda töötajale tema tööraamat. Töötaja kinnitab tööraamatu kättesaamist, allkirjastades tööraamatu ja lisades sellesse.

Kui vallandamise päeval ei ole võimalik töötajale tööraamatut väljastada tema puudumise või tööraamatu kättesaamisest keeldumise tõttu, saadab personaliosakonna töötaja teatise koondatud töötaja aadressile (või aadressidele). vajadusest ilmuda tööraamatu järele või anda kirjalik nõusolek selle posti teel saatmiseks. Alates teate saatmise päevast vabaneb tööandja (tööandja) esindaja vastutusest tööraamatu väljastamisega viivitamise eest.

4. Töötajatele puhkuste võimaldamine

Iga-aastast tasustatud puhkust antakse organisatsiooni poolt kinnitatud puhkusegraafiku alusel. Järgmise aasta puhkuste ajakava koostab personaliosakond jooksva aasta detsembri esimesel nädalal, võttes arvesse töötajate arvamusi ühtse standardi järgi ning kinnitatakse hiljemalt 14 kalendripäeva enne puhkuse algust. uuest aastast. Personaliosakonna töötaja on kohustatud töötajaid allkirja vastu tutvustama kinnitatud puhkuste ajakavaga.

Personaliosakonna töötaja teavitab töötajat saabuvast puhkusest allkirja vastu hiljemalt kaks nädalat enne puhkust.

Kokkuleppel tööandjaga võib töötaja puhkuste kuupäevi muuta. Selleks kirjutab ta vastava avalduse, millele kirjutavad alla töötaja vahetu juht ja peadirektor või tema volitatud isik. Personaliosakonna töötaja on sellise avalduse esitamisel personaliosakonnale kohustatud kontrollima taotluse vormistamiseks vajaliku teabe olemasolu.

Tasustamata puhkuse võtmisel kirjutab töötaja avalduse, millele kirjutavad alla vahetu juhendaja ja peadirektor või tema volitatud isik.

Personaliosakonna töötaja on töötajale puhkuse andmisel kohustatud:

annab korralduse puhkuse andmiseks ühtse standardi (T-6a) järgi;
tutvuda puhkusekorraldusega allkirja vastu;
sisestage töötaja isiklikule kaardile teave puhkuse kohta.

5. Töö korraldamine tööraamatutega

Töövihiku koostamisel ja edaspidisel säilitamisel järgitakse rangelt “Tööraamatute pidamise ja säilitamise, tööraamatu vormide valmistamise ja tööandjatele edastamise eeskirja”. Reeglid kiideti heaks Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta määrusega nr 225 ja Venemaa Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta dekreediga nr 69 kinnitatud "Tööraamatute täitmise juhised". .

Tööraamatute pidamise, säilitamise, salvestamise ja väljastamise eest vastutab tööandja korraldusega (juhisega) määratud erivolitatud isik.

Tema kohustuste hulka kuuluvad:

teha kandeid tööraamatutesse seadusega kehtestatud tähtaegadel;
pidada tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestuse raamatut;
register (märkides seeria ja numbri) tööraamatute liikumise arvestusraamatusse ja lisab neile kõik organisatsiooni tööle palgatud töötajate tööraamatud, samuti esmakordseks palgatud töötajatele väljastatud tööraamatud ja nende kohta lisad. aeg;
kontroll tööraamatute allkirjastamise üle töötaja vallandamisel ja tööraamatu kättesaamisel.

Täitmise käigus rikutud tööraamatu vormid kuuluvad hävitamisele «Tööraamatute pidamise ja säilitamise, tööraamatute vormide valmistamise ja tööandjatele üleandmise eeskirja punktis 42 sätestatud viisil».

Tööraamatute täitmise kontrollimine

6. Preemiad ja distsiplinaarkaristused

Preemiad tööl edu eest ja vastutus distsiplinaarrikkumiste eest
määratakse tööeeskirjadega.

Töötasu maksab Tööandja vähemalt iga poole kuu tagant töösisekorraeeskirjas, kollektiivlepingus või töölepingus sätestatud päeval.

Korraldus (juhend) Organisatsiooni töötaja premeerimiseks vormistatakse ühtsel kujul nr T-11. Tööandja julgustab töötajaid, kes täidavad kohusetundlikult oma töökohustusi (väljastab tänu, annab preemiat, autasustab väärtuslikku kingitust, aukirja vms). Seltsile ja riigile osutatavate eritööteenuste eest võib organisatsiooni töötajaid esitada riiklikele autasudele.

Selliste korralduste andmise aluseks on märgukiri. Personaliosakonna töötaja koostab peadirektori märkuse ja otsuse alusel ametikõrgenduse korralduse. Tellimusel peab olema märge stiimuli liigi kohta (tänu, väärtuslik kingitus, autunnistus, auhind jne).

Esialgne edutamistellimus jääb personaliosakonna hoiule. Selle alusel kantakse teave soodustuse kohta töötaja tööraamatusse, isikukaarti vormis nr T-2.

Pühendumise eest distsiplinaarsüütegu st töötaja süül talle pandud tööülesannete täitmata jätmise või mittenõuetekohase täitmise korral on tööandjal õigus kohaldada järgmist tüüpi distsiplinaarkaristusi:
- Märkus;
- noomitus;
– vallandamine asjakohastel põhjustel.

Enne karistuse rakendamist tuleb nõuda töötajalt kirjalikku selgitust. Juhtudel, kui töötaja keeldub sellist selgitust andmast, koostatakse vastav akt. Seletuskirjas selgitatakse juhtunu põhjuseid – rikkumist töödistsipliin, mis tahes ülesande täitmata jätmine jne. Selgitav
Märkus on kirjutatud omakäeliselt, ühes eksemplaris.

Protokolli töödistsipliini rikkumise kohta koostab organisatsiooni struktuuriüksuse juht töötaja seletuskirja alusel. Struktuuriüksuse juht esitab peadirektorile või tema volitatud isikule arutamiseks ja lahendamiseks seletus- ja aruandekirjad. Resolutsioon kirjutatakse memole ja see peab sisaldama otsust distsiplinaarkaristuse liigi kohta.

Distsiplinaarkaristust rakendatakse hiljemalt ühe kuu jooksul alates üleastumise avastamise kuupäevast, arvestamata töötaja haigestumise aega, puhkusel viibimist, samuti aega, mis kulub töötaja esinduskogu arvamuse arvessevõtmiseks. töötajad. Karistust ei saa kohaldada hiljem kui kuus kuud alates süüteo toimepanemise kuupäevast ning tuginedes finants- ja finantsauditi auditi või kontrollimise tulemustele. majanduslik tegevus- hiljemalt kahe aasta jooksul alates selle tellimise kuupäevast.

Iga süüteo eest saab kohaldada ainult ühte distsiplinaarkaristust.

Distsiplinaarkaristuse määramise määrus koostatakse:

personali korralduse vormil, kui karistuseks on noomitus või noomitus;
tellimuslehele vormil nr T-8, kui karistuseks on vallandamine asjakohastel põhjustel.

Korraldus koostatakse märgukirja, töötaja seletuskirja ja peadirektori või tema volitatud isiku otsuse alusel.

Distsiplinaarkaristuse määramise korraldus, milles on ära näidatud selle määramise põhjused, tehakse karistatavale töötajale allkirja vastu teatavaks kolme tööpäeva jooksul selle väljastamise päevast arvates. Kui töötaja keeldub korraldust allkirjastamast, koostatakse vastav akt.

Algne tellimus jääb hoiule personaliosakonda.

7. Töötajatele tõendite ja dokumentide koopiate väljastamine

Personaliarvestuse eest vastutav personaliosakonna töötaja peab kolme päeva jooksul pärast töötaja avalduse esitamist oma töötegevusega seotud dokumentide väljastamiseks esitama töötajale:

tõend töökohalt (töötaja soovil sisaldab tõend teavet töötasu kohta tahvel ja muu vajalik teave);
tööraamatu kinnitatud ärakiri või väljavõte sellest;
seotud tellimuste kinnitatud koopiad töötegevus töötaja (tööle võtmine, üleviimine, vallandamine, puhkus);
väljavõte tellimusest jne.

Sertifikaat ja väljavõte väljastatakse organisatsiooni kirjaplangil. Allkirjastatud peadirektori või muu volitatud isiku poolt.

Dokumentide koopiad kinnitatakse, kinnitades igale lehele sildi "Tõene" ja järgmised andmed:

koopia kinnitanud isiku ametikoht;
isiklik allkiri;
allkirja dekrüpteerimine (initsiaalid, perekonnanimi);
sertifitseerimise kuupäev;
Personaliosakonna pitsat.

Tööraamatu koopia kinnitab personaliosakonna töötaja. Kinnitamaks asjaolu, et töötaja töötab organisatsioonis, märgib personaliosakonna töötaja tööraamatu eksemplarile pärast viimast sissekannet: "Ta töötab praegu." Pärast seda sissekannet kinnitatakse tööraamatu koopia üldises korras vastavalt juhendi punktile 7.3.

8. Töötajate isikuandmete kasutamine ja säilitamine

Töötaja isikuandmed on teave, mida tööandja nõuab seoses töösuhetega ja konkreetse töötaja kohta.

Personaliosakonna töötajad on organisatsiooni töötaja isikuandmete töötlemisel, st isikuandmete vastuvõtmisel, säilitamisel, edastamisel või muul viisil kasutamisel kohustatud järgima tööseadusandluses ja töötajate isikuandmetega töötamise määruses kehtestatud nõudeid.

Lisateave andmete säilitamise kinnitamise kohta

Töötajate isikukaardid, personalikorraldused, töötaja ja tema varasema töö sotsiaaldemograafilist teavet kajastavad tõendid, muud töötajate isikuandmeid ja töötajaga otseselt seotud teavet sisaldavad dokumendid hoitakse spetsiaalselt selleks ette nähtud lukustatud kappides.

Töödokumente hoitakse tulekindlates seifides.

9. Dokumentide arhiivihoiule üleandmise kord

Personalidokumentide arhiivisäilitamiseks ettevalmistamise, sealhulgas toimikute moodustamise ja registreerimise, dokumentide väärtuse ekspertiisi tegemise, alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise inventuuri koostamise ning toimikute arhiivi üleandmise üldkord on reguleeritud Eesti Vabariigis. Dokumentide haldamise juhised
Organisatsioonid.

Vajadustähtaja möödumisel kantakse personaliarvestuse dokumendid arhiivi või eraldatakse ettenähtud korras hävitamiseks. Dokumentide valik säilitamiseks või hävitamiseks toimub dokumentide väärtuse ekspertiisi läbiviimisega.

Personaliarvestuse dokumentide väärtuse ekspertiisi korraldamise ja läbiviimise tööd teostab organisatsiooni alaline ekspertkomisjon.

10. Töökohtade töötingimuste erihinnangu olemasolu.

Kõik organisatsioonis olemasolevad töökohad kuuluvad töötingimuste alusel töökohtade töötingimuste erihinnangule. Igaühele töökoht tuleks koostada vastavalt töötingimustele töökoha töötingimuste erihinnangu kaart. www.ceut.ru

Tööandja võib hindamistulemuste põhjal viia töökohad vastavusse GOST-i ja teiste seadusandlike aktide nõuetega, et vabastada end tasumisest. täiendavad sissemaksed aastal PF.

Uuringutulemusi saab kasutada töötajatele garantiide ja hüvitiste andmiseks, töötajate õiguste kaitse taseme tõstmiseks, isikukaitsevahendite, kaitsevahendite, meditsiinilise kaitse tagamiseks ning töökoha riskide hindamiseks.
Töötingimuste erihindamine tuleb läbi viia vähemalt kord viie aasta jooksul. Töötingimuste erihindamise dokumente töökohtadel säilitatakse organisatsioonis 45 aastat.

Lisa nr 1. Personalidokumendid, mille säilitamine on kohustuslik:

Töödokumendid;
Tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamat;
Töölepingud;
Töökirjeldus;
Personalilaud;
Tellimused põhitegevuse kohta;
Personali korraldused (vastuvõtt, üleviimine, vallandamine);
Töötajate avaldused omal algatusel töölt lahkumiseks, puhkuseks;
Töötajate avaldused palgata puhkuseks ja korraldused sellise puhkuse andmiseks;
Sisemised tööeeskirjad;
Töötasu käsitlevad määrused;
Lisatasude määrused;
Määrused töötajate isikuandmete kohta;
Puhkuse ajakava;
Vahetuste ajakava;
Puhkusetellimused;
T-2 töötajate isiklikud kaardid;
Ajaleht;
tasustamise määrused (preemiate, hüvitiste, aasta töötasude kohta);
Kokkulepped täieliku rahalise vastutuse kohta (kui vastutus on nimetatud punktis töö kirjeldus);
Tööohutusdokumendid, sh teave tervisekontrolli kohta;
Auditi logi.

Riiklik Tööinspektsioon kontrollib personalidokumentide pidamise õigsust. Selle juhendi “Kuidas valmistuda tööinspektsiooni saabumiseks” töötas välja audiitor Hariduskeskus töökaitse, lähtudes GIT nõuetest.
Palume pöörata tähelepanu töökaitsedokumentide ja koolitusdokumentide olemasolule.

Dokumentatsioon. Kirjeldus

Audit personali dokumentatsioon sisaldab kõigi täielikku diagnoosi personali dokumentatsioon korraldus selle kättesaadavuse, registreerimise õigsuse ja hoolduse tagamiseks vastavalt Vene Föderatsiooni kehtivatele õigusaktidele.

Personalidokumentatsiooni audit näeb ette järgmiste dokumentide kontrollimise:

· Töötajate isikutoimikud; · Isiklikud kaardid T2; · Töölepingud ja täiendavad kokkulepped; · Tellimused personalile; · Põhitegevuste korraldused; · Logiraamatud; · Töödokumendid; · Puhkusegraafikud; · Puhkusetellimused; · Personal; · Ajaleht; · Reisidokumendid; · Kohalikud eeskirjad; · Igat tüüpi töötajate ametijuhendid.

Kuid see on vajalik, isegi pigem vajalik, järgmistel põhjustel:

- HR dokumentatsiooni audit lubab sa saad täispilt ettevõtte personali olukorra kohta, Vene Föderatsiooni tööseadustikule vastavate dokumentide olemasolu või puudumise kohta, hankima iga töötaja kohta tunnistuse, hindama personaliteenistuse tööd;

- HR dokumentatsiooni audit kaitseb teid trahvide ja nõuete eest föderaaltööinspektsioonilt, prokuratuurilt, maksuhaldurilt (kogunenud töötasu suuruse kontrollimisel) ja otse töötajatelt, kes on mingil põhjusel ettevõtte peale solvunud või sellele ebalojaalsed.

- HR dokumentatsiooni audit annab teil on võimalus tuvastada tüüpilised vead oma personalidokumentatsioonis ja rakendage meetmeid nende süstemaatiliseks likvideerimiseks ja mitte kordumiseks tulevikus.

Millistes olukordades on personalidokumentatsiooni audit eriti vajalik?

Personalidokumentatsiooni audit vajalik järgmistes olukordades:

Endised või praegused töötajad kavatsevad esitada teie vastu nõudeid seoses teie ja nende vahelise töösuhtega. Sel juhul on oluline see tagada personali dokumentatsioon vastas täielikult kehtivatele õigusaktidele, samuti oli täielik vastavus numeratsioonis, dokumentide kuupäevades, samade dokumentide numbrid paberkandjal ja 1C-s ei erinenud, kõik puhkuse-, lähetus- ja töötasu dokumendid olid korralikult vormistatud ja täitnud töökaitsenõudeid ning töötajad on nendega tuttavad. Vastasel juhul ei saa ettevõte vältida Rostrudinspektsiya või prokuratuuri nõudeid ja sellest tulenevalt riigi kasuks trahvide määramist kuni 50 000 rubla, arvestamata töötaja enda nõudmiste rahuldamist ja kohalolekut. ettevõtte juhi halduskaristusregistrist;

Organisatsioon pikka aega arendas, suurendas oma personali, kuid hoidis personalidokumentatsiooni "hooletult". Sel juhul, nagu praktika näitab, sisse personali dokumentatsioon kuhjub suur hulk vigu, mis lõppkokkuvõttes toovad kaasa vale töötasu arvestamise, arvestuse puudumise või puhkusepäevade vale arvestuse, täieliku lahknevuse nõuetekohaste juhiste ja töötajate poolt tegelikult täidetud tööülesannete vahel, lahknevusi tellimuste, töölepingute, elektroonilise andmebaasi, puhkuse vahel. graafikud, isiklikud kaardid jne. Kaos sisse personali dokumentatsioon toob kaasa kaose ettevõtte töös, sa ei tea, keda millal puhkusele saata, kui palju kellele maksta, kellelt mida nõuda ja sellises olukorras HR dokumentatsiooni audit absoluutselt vajalik;

Soovite kontrollida personaliteenistuse tööd või personaliteenistus omal algatusel teeb enesekontrolli jooksvate asjade suure töökoormuse ja suutmatuse tõttu end häirida möödunud perioodidest või uus personalitöötaja suur riik ei suuda seda üksinda teostada personali dokumentatsiooni audit.

Milliseid personalidokumentatsiooni auditeid tehakse?

PB "JURISTOCRAT" spetsialistid viivad läbi järgmist tüüpi personalidokumentatsiooni auditit:

1. Personalidokumentatsiooni täielik audit, milles kontrollitakse kogu personali dokumentatsiooni teatud perioodi kohta.

2. Personalidokumentatsiooni valikuline audit, mis omakorda võib olla kahte tüüpi:

2.1. teatud töötajate personalidokumentatsiooni audit teatud aastate kohta.

2.2. ainult teatud personalidokumentatsiooni audit, näiteks ainult töölevõtmise ja vallandamise korraldused ning töölepingud.

3. personalidokumentatsiooni sihipärane audit, mis viiakse läbi konkreetse töötaja või töötajate grupi suhtes, kellega ettevõte on konfliktis või konfliktieelses seisus ja sellega seoses on vajalik, et kõik personalidokumendid oleksid laitmatus korras.

Ülaltoodud klassifikatsioon on peamiselt rakendusliku iseloomuga. KOOS teaduslik punkt Perspektiivist võib personaliauditi jagada järgmisteks osadeks:

1. Personalidokumentide haldamise ennetav audit. Selline personalidokumentide haldamise audit on suunatud personaliarvestuse pidamisel esinevate puuduste proaktiivsele kõrvaldamisele, probleemi tekkimise ennetamisele.

2. Personalidokumentide haldamise operatiivaudit, mis tuleb kiiresti läbi viia Rostrudinspektsi või prokuratuuri eelseisva kontrolli tõttu, mille toimumisest ettevõte on usaldusväärselt teadlik.

Töösuhete juhtimine on mis tahes juriidilise vormiga organisatsiooni majandustegevuse üks alustalasid. Selle tõttu dokumenteerimine töösuhted, õige personali dokumentatsiooni ja arvestuse pidamine vastavalt Vene Föderatsiooni kehtivatele õigusaktidele on väga oluline. Isegi meie ajal, kui enamikule tööandjatele on see ilmselge personalidokumentide haldamine on sama lahutamatu osa organisatsiooni toimimisest kui juhtkond raamatupidamine, mitte kõik ei pööra sellele segmendile tähelepanu.

Mõned tööandjad tunnistavad selle tähtsust personaliarvestus ja personalidokumentatsioon ainult siis, kui kontrolli viivad läbi järelevalveasutused (Rostrudinspektsiya, prokuratuur) või kui töövaidlused, sealhulgas kohtulikud, ja ainult sellistel juhtudel palutakse neil osutada hädaabiteenuseid audit Ja personalidokumentide haldamise taastamine organisatsioonis, mis ei pruugi enam soovitud tulemust anda, kuna konfliktsed töötajad keelduvad lihtsalt dokumentidele alla kirjutamast ja personaliarvestust pole võimalik täielikult taastada.

Sellises olukorras on kaitstud need, kes ennetavalt vajadusele mõtlesid. personalidokumentide haldamine ja sõlmis teenuste osutamise lepingu personaliarvestuse pidamine vara. Nendes ettevõtetes on personalidokumentatsiooniga kõik korras ja kontrolliasutustel pole alust trahve määrata.

Niipea, kui vajadus tekkis personalidokumentide auditeerimine või taastamine Vajalik on korraldada sõltumatute personalispetsialistide kaasamine, kes suudavad objektiivselt hinnata asjade hetkeseisu, tutvuda kohalike normatiivaktidega ja vaadata, kas need vastavad kehtivate õigusaktide nõuetele. Vastavalt tulemustele Personali audit Tuvastatud puudused ja probleemkohad on juba likvideerimisel (palgaarvestuse puudumine, palgaarvestus kord kuus, erinevad palgasummad tellimustes, lepingutes ja personalitabelites jne), personaliarvestuse sisseseadmine.

Kui tekivad töövaidlused ja neid arutatakse kohtus, on korrektne personalidokumentatsioon heaks kirjalikuks tõendiks selle kohta, et teil on õigus ja selle puudumine on põhjuseks vaidluse lahendamiseks töötaja kasuks. Personali audit sisaldab:

1. Juhtimise õigsuse hindamine personali dokumentatsioon, kohalike normatiivsete õigusaktide vastavuse kontrollimine kehtivate õigusaktide nõuetele.

2. Registreerimisel, süstematiseerimisel ja säilitamisel rikkumiste, vigade või seadusenõuetele mittevastavuse tuvastamine personali dokumentatsioon.

3. Personalidokumentide registreerimiseks vajalike päevikuvormide pidamise õigsuse hindamine.

4. Puuduvate kohalike regulatiivsete õigusaktide tuvastamine, mille olemasolu on igas organisatsioonis kohustuslik.

Spetsialistid Õigusbüroo "YURISTOKRAT" teostab pidevat, valikulist ja sihipärast HR dokumentatsiooni audit, teie valikul tuvastab ja kõrvaldab kõik puudused personalidokumentatsioon, isegi kõige keerulisem ja raskemini lahendatav.

2. Personaliarvestuse ja dokumentatsiooni audit. Tähtajad

1 tööpäeva jooksul kontrollib 1 spetsialist keskmiselt 10 inimaastat.

Kohalike eeskirjade analüüs toimub keskmiselt 30 lehekülge dokumenditeksti päevas.

Tähtaegade arvutamine personali dokumentatsiooni audit on tehtud näidatud jooniste põhjal.

Praktikas võtab personalidokumentatsiooni audit keskmisel ettevõttel keskmiselt aega 3-10 tööpäeva.

3. Personaliarvestuse ja dokumentatsiooni audit. Menetlus

1 . Täidate järgi e-mail, või isiklikult teie või meie kontoris, tellige HR dokumentatsiooni audit.

2 . Meie spetsialist tuleb teie juurde teie seisundit hindama. personalidokumentatsioon, auditi nõutav maht ja sügavus. Saadame teile kommertspakkumise.

3. Pärast ettepaneku kokkuleppimist alustame tööd HR dokumentatsiooni audit mis võib olenevalt kokkulepitud töömahust hõlmata järgmist:

Dokumentide oleku analüüs:

· Isiklikud failid: saadavuse kontrollimine, isiklikes toimikutes sisalduvate dokumentide nimekirja kontrollimine, tiitellehe koostamine.

· Isiklikud kaardid: saadavuse kontrollimine, valmimise kontroll, õigusaktidele vastavuse kontrollimine.

· Personali korraldused (värbamine, üleviimine, vallandamine): saadavuse kontrollimine, õigusaktidele vastavuse kontrollimine, töölepingute, personaligraafikute, tööraamatute ja muude dokumentide täitmise kontrollimine.

· Põhitegevuste korraldused: õigusaktidele vastavuse kontrollimine.

· Puhkusekorraldused: saadavuse kontrollimine, õigusaktidele vastavuse kontrollimine.

· Teavitused puhkuse algusaja kohta: saadavuse kontrollimine, õigusaktidele vastavuse kontrollimine.

· Puhkusegraafikud: saadavuse kontrollimine, valmimise kontrollimine, õigusaktidele vastavuse kontrollimine.

· Töölepingud: saadavuse kontrollimine, seadusandlusele vastavuse kontrollimine, tellimuste ja muude dokumentidega lahknevuste võrdlemine. Muudatuste ja täienduste kontrollimine.

· Personaligraafikud: saadavuse kontrollimine, õigusaktidele vastavuse kontrollimine, tellimuste ja muude dokumentide täitmise kontrollimine.

· Tunniplaanid: saadavuse kontrollimine, õigusaktidele vastavuse kontrollimine.

· Reisidokumendid: korralduste, reisitunnistuste, tööülesannete kontrollimine, õigusaktidele vastavuse kontrollimine.

· Tööraamatud: tööraamatute täitmise õigsuse kontrollimine, võrdlemine personali tellimustega lahknevuste osas, tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamatus registreerimine.

· 1C andmebaasi kontrollimine. Palk ja personal" või midagi sarnast: dokumentide täitmise kontrollimine - korraldused, töölepingud, personaligraafikud jne.

· Vajalike kohalike eeskirjade olemasolu kontrollimine: LNA uurimine, soovitused muudatuste tegemiseks.

· Vajalike ametijuhendite olemasolu kontrollimine: ametijuhenditega tutvumine, muudatuste soovitused.

4. Personaliarvestuse ja dokumentatsiooni audit. Tulemus

Vastavalt tulemustele personali dokumentatsiooni audit Sa saad:

Tulemuste põhjal tehtud järeldusi sisaldav õigusarvamus audit personali dokumentatsioon ettevõttes, kajastades täielikult ja selgelt asjade seisu;

5. Personaliarvestuse ja dokumentatsiooni audit. Garantiid

Garanteerime:

Täielik rahaline vastutus valitsusasutuste poolt määratud trahvide ulatuses meie soovitustes eksimise korral, mis on tagatud personalidokumentatsiooni auditeerimise teenuste osutamise lepinguga.

6. Personaliarvestuse ja dokumentatsiooni audit. Hind

Inimaastate arv	Personaliauditi maksumus 1 töötaja kohta 1 aasta (rubla)	Aga mitte kõike
ühine osa
Enne 20 kaasa arvatud
enne 50 kaasa arvatud
enne 200 kaasa arvatud
	alates 400 ja alla selle
Eriosa
Kohalike eeskirjade audit	500 hõõruda. / leht
Personalidokumentide haldamise auditi tulemuste kohta kirjaliku akti koostamine (personalidokumentide vigade analüüs iga töötaja kohta, tuvastamine tüüpilised vead, soovitused kõrvaldamiseks, lahendused taastamiseks, põhjendus)	1000 hõõruda. / leht

Selleks, et kontroll teid ei üllataks, peate selgelt teadma, milliseid dokumente saab riiklik tööinspektsioon kontrollida ja Pensionifond RF ja need on ka laos. Kuna maksuhalduri kontrolli määramise alused on erinevad (sätete täitmise plaaniline kontroll tööseadusandlus, tööõnnetuste faktide kontrollimine, ametiühinguorganite, töötajate pöördumised seaduserikkumiste kohta, õiguskaitseorganitelt saadud teave), siis võib kontrollitavate dokumentide loetelu oluliselt erineda. Probleemide vältimiseks peaksid ettevõtted läbi viima ka oma personaliauditi.

Tööinspektsioon on peamine organ, mis vastutab tööõiguste ja -vabaduste kaitse, sealhulgas õiguse ohututele töötingimustele järgimise ning tööandjate õigusaktide ja muude regulatsioonide täitmise tagamise eest.

Tööinspektsioon on peamine organ, mille ülesandeks on tagada töötajate õiguste ja vabaduste kaitse, sealhulgas õigus ohututele töötingimustele ning tagada, et tööandjad järgiksid õigusakte ja muid regulatsioone.

Seoses antud ülesannetega on kindlaks määratud põhivolitused. Föderaalne Tööinspektsioon viib läbi kontrolle, küsitlusi, annab kohustuslikke korraldusi rikkumiste kõrvaldamiseks, koostab oma volituste piires haldusõiguserikkumiste protokolle, koostab muid materjale (dokumente) süüdlaste vastutusele võtmiseks vastavalt föderaalseadustele ja muudele normatiivaktidele. Vene Föderatsiooni õigusaktid jne.

Kui inspektorid avastavad organisatsioonis rikkumisi, on juht, Pearaamatupidaja ja personaliosakonna juhataja. Kui ametnikku on samalaadse haldusõiguserikkumise eest juba karistatud, võib ta vastavalt Art. 5.27 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. Lisaks võidakse sanktsioone määrata ka juriidilisele isikule. Kontrollimisest keeldumise ja sellele vastuseisu eest karistatakse vastavalt artiklis sätestatud sanktsioonidele. 19.4 Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik. Tööseadusandluse rikkumine võib kaasa tuua ka organisatsiooni tegevuse peatamise kuni 90 päevaks.

Karistused: tööandja haldusvastutus

Tööandja võib võtta haldusvastutuse järgmistel juhtudel:

riiklike tööinspektorite tegevuse takistamine, eelkõige nende antud korralduste täitmata jätmine, vägivallaga ähvardamine või vägivaldsed tegevused inspektorite endi vastu (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 363). Põhineb Art. Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku punkti 19.4 kohaselt eiramine riigikontrolli teostava organi ametniku seaduslikule korraldusele või nõudele, samuti selle ametniku takistamine ametiülesannete täitmisel toob kaasa hoiatuse või karistuse määramise. haldustrahv peale ametnikud;
rikkumine seadusega kehtestatud kodanike kohta teabe (isikuandmete) kogumise, säilitamise, kasutamise või levitamise kord. Nende rikkumiste eest nähakse ette sanktsioon ametnikule hoiatuse või haldustrahviga;
haldusõiguserikkumise juhtumit uurinud organi otsusega meetmete rakendamata jätmine haldusõiguserikkumise toimepanemisele kaasa aidanud põhjuste ja tingimuste kõrvaldamiseks. Siin kohaldub ametnikele selline meede nagu haldustrahv;
riigiorganile seaduses sätestatud ja selle seaduslikuks tegevuseks vajaliku teabe esitamata jätmine või mitteõigeaegne esitamine, samuti teabe edastamine ametnikele ja inspektoritele puudulikul või moonutatud kujul. Sel juhul ei kehti haldustrahv mitte ainult ametnikele, vaid ka juriidilised isikud.

Ettevõtte kontrollimine: vajalikud põhjused

Inspektsiooni kontrolli määramise põhjused võivad olla:

tööplaanid tööseadusandluse täitmise jälgimiseks;
tööõnnetuste faktid;
ametiühinguorganite, töötajate või muude isikute pöördumised tööseadusandluse rikkumiste, muude pädevusse kuuluvate küsimuste kohta föderaalne kontroll töö;
õiguskaitseorganitelt saadud teave.

Plaanitud audit viiakse läbi mitte sagedamini kui üks kord kahe aasta jooksul. Kui ettevõte on väikeettevõte, ei ole audiitoritel õigust tema tegevust auditeerida 3 aasta jooksul alates kuupäevast. Tavaliselt teatatakse kontrollist üks või kaks päeva enne selle algust, välja arvatud juhul, kui see teave võib inspektsiooni hinnangul kahjustada auditi tulemusi ja võimaldada ettevõttel seda kiiresti varjata. Ka planeeritud kontroll võib olla kõikehõlmav, kui Venemaa Föderatsiooni töökoodeksi järgimisega seotud organisatsiooni tegevuse teatud valdkonda uuritakse põhjalikult.

Peaksite pöörama tähelepanu kontrollimisprobleemidele. Inspektorid ei saa neist kaugemale minna. Näiteks kui auditi teemaks on töötasu arvestamine ja väljastamine, siis inspektorid kontrollivad töötajate vallandamisega seotud dokumente.

Sellega seoses on kõigepealt vaja kindlaks määrata kogu kontrollitavate dokumentide loend. Puudub ühtne üldine dokumentide loetelu, mis igal organisatsioonil peab olema. Erinevad õigusaktid sisaldavad viiteid teatud ajakirjade, tellimuste ja muude dokumentide pidamise vajadusele. Sellega seoses ja sõltuvalt tööstusest, kuhu ettevõte kuulub, on vaja koostada dokumentide loend, mis vastavalt õigusaktidele peavad organisatsioonis olema.

Organisatsiooni audit: milliseid dokumente saab kontrollida

Dokumendid võib jagada järgmisteks tüüpideks:

individuaalsed kohalikud eeskirjad (vt tabel 1);
Organisatsiooni kohustuslikud kohalikud aktid (vt tabel 2);
Kohalikud eeskirjad kinnitatud võttes arvesse ametiühingukomitee arvamust (vt tabel 3).

Tabel 1

Kohalikud individuaalsed eeskirjad

Ahenda saadet

tabel 2

Organisatsiooni kohustuslikud kohalikud aktid

Ahenda saadet

Tabel 3

Kohalikud eeskirjad kinnitatud võttes arvesse ametiühingukomisjoni arvamust

Ahenda saadet

Teabe süstematiseerimine: kuidas korraldada dokumendivoogu

Vastavalt töötajate ütlustele nende õiguste rikkumise kohta (distsiplinaarkaristuste määramine, ebaseaduslik vallandamine) võidakse nõuda ka järgmisi dokumente:

kollektiivse rahalise vastutuse leping (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 245);
täieliku individuaalse rahalise vastutuse lepingud (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 244);
ärisaladuse kaitse eeskirjad;
töötajate kohanemise eeskirjad;
läbimise korra eeskirjad katseaeg;
töötajate sertifitseerimise eeskirjad.

Eriline tähelepanu tuleks pöörata personalidokumentide teabe süstematiseerimisele . Selleks on asutustel ja organisatsioonidel soovitatav pidada järgmisi logisid:

Meie puhul:

tööraamatute väljaandmise päevik. Selle säilitamise vajaduse tingib töötaja õigus nõuda tööga seotud dokumente, samuti kohustus väljastada tööraamat töötaja vallandamise päeval. Vastuolulise olukorra korral saab tööandja kinnitada töötajale tööraamatu väljastamise;
töölepingute päevik. Eriti kasulik on see suure hulga töötajate töölevõtmise korral, samuti tähtajaliste töölepingute sõlmimisel, et saaksite jälgida nende aegumistähtaega. See on vajalik seoses artikliga kehtestatud nõudega. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 79, mille kohaselt tuleb tähtajalise töölepingu lõppemisest selle kehtivusaja lõppemise tõttu töötajale ette teatada vähemalt kolm korda. kalendripäevad enne vallandamist. Vastasel juhul kaotab töölepingu tähtajalise olemuse tingimus kehtivuse ja tööleping loetakse sõlmituks määramata ajaks (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 58);
personali tellimuste logi. Nõutav täpseks raamatupidamiseks seerianumbrid personali korraldused. Olenevalt ettevõtte töötajate arvust saab kõikide tellimuste (vastuvõtt, üleandmine, vallandamine jne) kohta pidada ühte ajakirja või registreerida iga tellimuse liigi eraldi päevikusse;
kohalike eeskirjadega tutvumise päevik. Vajadus seda säilitada tuleneb Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 68, mille kohaselt peab tööandja tema töölevõtmisel töötajat enne töölepingu allkirjastamist allkirja vastu tutvustama kohalike eeskirjadega;
Vene Föderatsiooni töökoodeksi jaotise 10 kohase ohutusalase instruktsiooni päevik;
artikli kohaselt kohustusliku tervisekontrolli läbivate töötajate logi. 69 Vene Föderatsiooni töökoodeks.

Pärast dokumentide kontrollimist kontrollitakse olemasolevate dokumentide kvaliteeti seadusest tulenevalt.

Seega kontrollivad audiitorid organisatsiooni esmase personaliarvestuse, tööaja kasutamise arvestuse ja töötajatega töötasu arveldamise dokumentatsiooni pidamist. Kus vajalikud paberid peavad vastama ühtsetele vormidele, mis on kinnitatud Venemaa Riikliku Statistikakomitee 6. aprilli 2001. aasta määrusega nr 26 (töötajate isiklikud kaardid, personali korraldused(töölevõtmisel, üleviimisel, puhkusel, vallandamisel, töölähetusel, stiimulitel jne), personalitabel, töögraafik, tasumine ja palgalehed ja jne).

Tuleb märkida, et ettevõttel ei pruugi olla mõnda ülaltoodud dokumenti, näiteks ametijuhendeid ja töökohustused võib sisalduda töölepingu sätetes.

Samuti saate esile tõsta üksikute dokumentide säilitamise spetsiifikat. Seega, kui organisatsioonis on ebaregulaarse tööajaga töötajaid, tuleks koostada selliste töötajate ametikohtade loetelu. Kui tööleping sisaldab sätet töötajatele ärisaladuse jälgimiseks, siis peab olema ka säte selliste saladuste kaitseks. Seejuures peab olema selgelt piiritletud ärisaladuseks oleva teabe loetelu, mille töötajatele tuleb allkirja andmisel tutvuda. Töösisekorraeeskirjad on kohustuslik dokument, kuid need võivad olla kollektiivlepingu lisana

Puhkuste ajakava koostatakse kaks nädalat enne uue kalendriaasta algust. Kõik organisatsiooni töötajad peavad sellega kursis olema. Tihti juhtub, et töötajad ei puhka erinevatel asjaoludel reaalselt graafiku järgi, kuid paberil graafik jääb muutumatuks ning töötajatele kantakse tööpäevad oma tunnitabelitele. Neid rikkumisi saavad tuvastada ka inspektorid. Sellega seoses, kui ajakava ei lange kokku töötajate tegeliku puhkusega, on soovitatav võtta töötajatelt avaldused ajakava ja puhkuse edasilükkamise asjaolude muutmiseks ja ajakavas muudatuste tegemiseks. Samuti tuleb töötajale allkirja vastu teatada puhkuse algusaeg hiljemalt kaks nädalat enne puhkuse algust. Puhkust tuleb anda vastavalt korraldusele. Hea oleks saada oma osalise tööajaga töötajalt kinnitus, et ta läks põhitöökohalt puhkusele.

On üsna tavaline, et inspektorid nõuavad, et töölepingu igal lehel oleks töötaja ja tööandja allkiri. Praktikas seda sageli ei tehta. Tööandjale on mugav, et tööleping suletakse lihtsalt kirjaklambriga. Sellise lepingu lehti saab hõlpsasti asendada. Leping, mis pole igal lehel allkirjastatud, tunnistatakse loomulikult korralikult sõlmituks, sest seadusandlus ei sisalda nõuet, et lepingu igale lehele peavad alla kirjutama mõlemad pooled. Samal ajal viitab tsiviillepingute sõlmimise väljakujunenud tava sellise dokumendi vormistamise otstarbekusele. See praktika kandub sageli üle ka töösuhetesse.

Tuleb märkida, et seaduserikkumised on seotud konkreetselt väljamaksetega (lisatasude tasumata jätmine seoses tööga nädalavahetusel ja pühad, preemiate maksmata jätmine, hüvitiste maksmine).

Mõnes ettevõttes antakse töötajatele ületundide eest vaba aega, mitte rahalist tasu, mis on art. nõuete rikkumine. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 54, 55, 88, 89 ja 90 ning inspektorid saavad seda kontrollida.

Tööinspektsioonile palga hilinemise või väljamaksete ebaõige arvutamise kohta avalduste korral paluvad inspektorid kindlasti esitada korraldused, väljavõtted isiklikust kontost, maksedokumendid, mis võimaldavad määrata arvelduste aja vallandamise või puhkuse korral. . Pidage meeles, et organisatsioon on kohustatud maksma töötajale vallandamise päeval ja puhkuse ajal -. Kui seadusega ettenähtud tähtaegu mingil põhjusel rikutakse, tuleb töötajatele maksta iga viivitatud päeva eest intressi vähemalt 1/300 Vene Föderatsiooni Keskpanga refinantseerimismäärast. . 236 Vene Föderatsiooni töökoodeks. Maksetähtaegade rikkumise eest - retsidiivi ennetava meetmena - võivad audiitorid trahvida ettevõtte juhti või pearaamatupidajat 1000-5000 rubla ulatuses. (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 5.27).

Töökoha sertifitseerimise küsimus võib inspektorite tähelepanu äratada, kui ettevõttes avastatakse õnnetus. Kõik organisatsioonis saadaolevad töökohad kuuluvad töötingimuste sertifitseerimisele. See hõlmab töökohtade hindamist hügieeninäitajate, vigastuste ohutuse ja töötajate isikukaitsevahenditega varustatuse alusel. See sertifikaat tuleb läbi viia vähemalt kord viie aasta jooksul. Töökoha atesteerimisdokumente säilitatakse organisatsioonis 45 aastat. Iga töökoha kohta tuleb vormistada töökoha atesteerimiskaart.

Kohalike tööõigusi ja -kohustusi käsitlevate määruste sisu peaks olema igale töötajale teada. Kohalike eeskirjade dokumentatsiooni kaalumisel tuleks ennekõike tähelepanu pöörata sellele, et kuna tegemist on kirjaliku dokumendiga, siis on uuritaval aktil teatud nõuded vormile, keelele, esitluslaadile, struktuurile ja sisule, asjakohaste dokumentide olemasolule. üksikasjad (vastuvõtmise kuupäev, number, nimi, registreering jne), on reguleeritud bürootöö nõuete ja ettevõtte (organisatsiooni) korraldusel tsentraalselt vastuvõetud kohalike määrustega. Dokumendid peavad olema üksteisega kooskõlas.

Keerulised kontrolliküsimused: kohtupraktika

Oluline on säilitada isikuandmete konfidentsiaalsus. Organisatsiooni isikuandmete konfidentsiaalsuse määrus on dokument, mis kehtestab töötajate isikuandmeteks oleva teabe kaitse põhireeglid. Reeglid kehtestavad normid ja nõuded, mida tuleb järgida. Selle dokumendi jõustamise vajadus tuleneb peatüki sisust. 14 Vene Föderatsiooni töökoodeks. See dokument peab ennekõike tagama organisatsiooni töötajate isikuandmete kaitse konkreetse organisatsiooni põhikirjajärgse tegevuse protsessi kõikides etappides, sealhulgas mitteautomatiseeritud. Üheksanda vahekohtu apellatsioonikohtu resolutsioonis 06/07/2006, 06/14/2006 nr 09AP-4259/2006-AK asjas nr A40-8448/06-119-84 märkisid kohtunikud, et Tööandja peab looma tehnilised tingimused töötajate isikuandmete kaitseks nende ebaseadusliku kasutamise eest, eelkõige tagama juurdepääsu erirežiimi ruumidesse, kus asjakohast teavet hoitakse, varustama hoiuruumid, mis välistavad volitamata juurdepääsu teabele jne.

Tähelepanu tuleks pöörata ka kohalike eeskirjadega kehtestatud erinevate maksete, sh ergutus- ja kompensatsioonimaksete küsimuse reguleerimisele. Näide on Kõrgema otsuse Vahekohus RF 26. jaanuaril 2005 nr 16141/04. Vene Föderatsiooni kõrgeima arbitraažikohtu hinnangul ei ole maksude ja lõivudega seotud õigusaktid määratlenud ei päevaraha määra ega nende kehtestamise korda seoses üksikisiku tulumaksuga: üldine kord selliste standardite kehtestamine ja nende suuruse piiramine on ette nähtud ainult tööseadusandlusega . Vastavalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 168 kohaselt on tööandja kohustatud töölähetusse saatmise korral töötajale hüvitist maksma. lisakulutused väljaspool alalist elukohta elamisega seotud (päevaraha). Praegu on tööandjate ulatusliku ülemineku tõttu pangakontode (kaartide) kaudu töötasu maksmise süsteemile vaja selline maksmine ette näha töölepingus. Vastasel juhul peate saama kirjaliku nõusoleku kõigilt äsja tööle võetud töötajatelt, et kanda palk nende kaardikontole. IN Töökoodeks määras selle palk makstakse töötajale välja vähemalt iga kuue kuu tagant töösisekorraeeskirjaga, kollektiivlepinguga kehtestatud päeval.

Statistika näitab selgelt, et tööandjate eksimised töökaitse küsimustes on väga levinud ja domineerivad teiste õigusrikkumiste hulgas. Eraldi tuleb tähele panna, et kõik ülaltoodud dokumendid peavad olema korras sõltumata sellest, kuidas tööandja ja töötaja suhe tegelikult kujunes.

Joonealused märkused

Ahenda saadet

Personaliosakonna töö auditi algatamise põhjused võivad olla erinevad, näiteks personaliametniku või juhtkonna vahetus, Maksuinspektsiooni kontrolli ettevalmistamine. Sel juhul võivad protseduuri ise läbi viia kas kolmanda osapoole ettevõtted või spetsialistid või iseseisvalt. Kui otsustatakse teise variandi kasuks, tuleb õppida olulised küsimused: milliseid materjale koguda, mida kontrollida ja üldiselt kuidas personaliauditit läbi viia. Pealegi tuleb audit läbi viia kvaliteetselt, sest firma vastutab personaliametniku või ametniku vigade eest rahaga ja seega osa kasumist.

Peamised küsimused

Personaliauditi läbiviimine on hinnang kogu personaliosakonna või konkreetse valdkonna tegevusele. Enne menetluse alustamist peate otsustama, millist kontrolli on vaja: terviklikku või valikulist.

Kui personaliosakonna konkreetse sektsiooni töö kohta on kaebusi, võite piirduda pistelise kontrolliga, see tähendab, et peate kontrollima ainult selle sektsiooni tööd. Kui auditi põhjuseks on juhtkonna vahetus või eelseisev riikliku tööinspektsiooni plaaniline kontroll, peate kontrollima kogu personaliosakonna tööd.

Samuti peate välja mõtlema, mida kontrollida:

arvestuse pidamise korrektsus;
personali paigutamine.

Personali paigutuse vastavuse kontrollimine ettevõtte vajadustele on üsna tõsine protseduur, mis nõuab suurt tähelepanu. Sellise kontrolli läbiviimise kord on avaldatud eraldi väljaandes, siin kaalume üksikasjalikult, kuidas kontrollida personalidokumentide vastavust seadustele.

Kust alustada

Personaliauditi lähtekohaks on korralduse väljastamine( ). Järjekorras
Kindlasti tuleb märkida auditi eesmärgid (valikuline või terviklik), komisjoni kestus ja koosseis. Komisjon peab sisaldama:

personaliametnik (ja OK juht, kui selline staabiüksus on olemas);
advokaat;
raamatupidaja;
administratsiooni esindaja.

Pärast tellimuse täitmist koosneb auditeerimisalgoritm kolmest etapist:

metoodiliste ja juriidiliste dokumentide valik;
nõutavate dokumentide ja toimikute kättesaadavuse kontrollimine;
aruande koostamine.

Valime õppematerjalid

Auditi alustamiseks tuleb koostada regulatiivne raamistik: personalidokumentide haldamist reguleerivad seadused ja aktid ( õige disain personali dokumendid). Loend peab sisaldama uusimaid versioone:

Töökoodeks;
Kultuuriministeeriumi resolutsioon nr 558 (hoiutähtaegade kohta);
valitsuse määrus nr 225 (tööraamatute kohta);
resolutsioon nr 69 (tööraamatute koostamise juhend).

Selle töö saab usaldada ettevõtte advokaadile ning kehtivad õigusaktide versioonid on leitavad ATP “Consultant+” kodulehelt.

Kontrollime kontoridokumente

Dokumentide olemasolu ja seisukorra fikseerimiseks on vaja vormistada avaldus, sisse
millesse peate seejärel metoodiliselt andmeid sisestama. Avalduse tiitelleht peab sisaldama:

nimetus (“Personali dokumentide kontrollimise akt”);
alus (tellimuse üksikasjad);
komisjoni koosseis;
auditi periood.

Avalduse põhiosa tuleb vormindada tabelina veergude nimedega:

"seerianumber";
"Dokument puudub";
"Dokument on olemas, kuid see nõuab muudatusi";
"Dokument vastab seadusele."

Tähtis

Teave isikudokumentide kohta kantakse iga töötaja kohta väljavõttele, näiteks 1. Ivanovi tööleping I.I., 2. Petrovi tööleping P.P. jne.

Avaldus peab sisaldama kõiki dokumente, mis peaksid olema OK-failides:

Dokumentide loetelu

töölepingud, kokkulepped, lepingud ja nende lisakokkulepped;
tööraamatud;
personali ajakava;
raamat või ajakiri töödokumentide liikumise fikseerimiseks;
puhkuse ajakava;
ajaleht;
isiklikud kaardid;
töökorraldused;
korraldused üleviimiseks, vallandamiseks;
korraldused distsipliini, komandeeringu, puhkuse kohta;
põhitegevuste tellimused (seoses OK-ga);
Isiklikud asjad;
töötajate avaldused (saab esitada koos korraldustega);
sisemise korra reeglid;
sätted: maksmine, ärisaladused, isikuandmete kaitse;
töökaitsejuhendid;
LNA-ga tutvumise logid;
kollektiivleping (kui on);
ametijuhendid (kui lepingutes ei ole otseselt kohustusi ette nähtud);
osalise tööajaga töötajate ametikohtade loetelu;
vahetuste graafikud;
kokkulepped finantsvastutuse kohta (meeskond, üksikisik).

Lisaks dokumentidele peavad OC-failid sisaldama registreerimispäevikuid:

töövihikute ja lisade vormid;
kontrollide arvestus;
töölepingud;
korraldused personali ja põhitegevuse kohta;
avaldused.

Iga dokumendi vastavust seadusele tuleb kontrollida, näiteks:

kas lepingutes on kohustuslikud tingimused, kas palk ei ole madalam töötasu alammäärast, kas on saadud koopia;
kas kõik isiklikud dokumendid ja korraldused on allkirjastatud;
kas tööraamatud on õigesti täidetud?
Kas registreerimispäevikud on õmmeldud ja pitseeritud?
Kas dokumentide jms säilitustähtaegadest peetakse kinni?

Täidetud ankeedile peavad alla kirjutama kõik komisjoni liikmed., ning selle täitmise tulemuste põhjal koostatakse aruanne.

Koostame aruande

Personaliauditi viimane etapp on aruande koostamine.. See on koostatud aastal vabas vormis ja võib sisaldada struktuurielemente:

dokumendi pealkiri ja kuupäev;
teave personalidokumentide seisu kohta (kas need on korras või on puudusi);
andmed avastatud puuduste kohta (lühidalt);
soovitused, mis näitavad sanktsioone meetmete võtmata jätmise korral (vt näidist siit).

Akti koopia on lisatud aruandele.

oluline

Kui auditi põhjuseks oli personaliametniku vahetus, saab avaldust kasutada juhtumite vastuvõtmise ja üleandmise akti lisana, mis lihtsustab oluliselt uue töötaja tööleasumist.

Lõpuks nõuanne : kui otsustatakse selliseid kontrolle regulaarselt läbi viia, saate välja töötada ja kinnitada eeskirjad või juhised, mis sätestab personaliauditi läbiviimise põhireeglid, auditi sageduse ja algoritmi.

Audit on protseduur organisatsiooni, süsteemi, protsessi, projekti või toote tegevuse sõltumatuks hindamiseks riskide ja sündmuste tuvastamiseks. konfliktsituatsioonid. Audit võib olla sisemine, kui selle viib läbi organisatsioon ise, ja väline audit, kui lepingu alusel palgatakse kolmanda osapoole spetsialiste, kes hindavad tegevust konkreetses ettevõtte valdkonnas. Kõige sagedamini kasutatakse kontrollimise kohta terminit „audit”. finantsaruanded ettevõtteid, kuid on ka teisi liike, näiteks personaliaudit. Paljud on seda fraasi kuulnud, kuid neil pole aimugi, mis selle protseduuri olemus on. Täna räägime konkreetselt personalidokumentatsiooni auditist, räägime teile, miks see on vajalik, millal ja kes seda teostab.

Miks on vaja personaliauditit?

Ütleme kohe, et personaliaudit on vabatahtlik ja seda ei tehta väga sageli. Usume siiski, et selline protseduur tuleks läbi viia järgmistel juhtudel:

— töö-, arhiivi-, pensioni-, migratsiooni- jm nõuete täitmise kontrollkontrolli ettevalmistamine;

— konkreetse olukorraga kaasnevate riskide hindamine (riskid, mis võivad tekkida reguleerivate asutuste kontrollimisel, töövaidluse arutamisel kohtus, ametiühingukontrolli käigus jne);

— personalispetsialistide professionaalsuse tõstmine (rikkumiste põhjal väljaõpe);

— personaliosakonna töötajate professionaalsuse hindamine;

— tegevuskava väljatöötamine rikkumiste parandamiseks;

— personaliteenistuse töö optimeerimine (kulude minimeerimine, inimeste vastutusele võtmise süsteemi loomine, premeerimine jne).

Lisaks aitab audit hinnata ja analüüsida personalidokumentide seisukorda dokumentide üleandmisel ümberkorraldamisel, juhtkonna vahetumisel (sh personaliteenistuse juhtimine), personaliosakonna töötajate (HR) vallandamisel (vastuvõtul).

Üksinda või palgata kolmanda osapoole ettevõte?

Kordame üle, et personaliauditit saate läbi viia omal käel või kasutada ka kolmandate osapoolte teenuseid, õnneks on neid piisavalt palju ja mille vahel valida on küllaga. Samas on personaliaudit väga vastutusrikas asi, kuna on otseselt seotud ettevõtte konfidentsiaalsete dokumentidega.

Kui plaanite valida välisaudiitori, on oluline, et teenust osutaksid kvalifitseeritud spetsialistid, kes on selles valdkonnas töötanud juba mitu aastat. Küsige, kui sageli pakub audiitorfirma personalidokumentide kontrollimise teenust ja kas tema klientide hulgas on tegevusalalt teiega sarnaseid organisatsioone. Pidage meeles, et maineka konsultatsioonifirma teenused, mis pakuvad personalidokumentide auditit ja kelle töötajatel on professionaalid, ei saa olla odavad.

Personaliauditi edu spetsialistide poolt kolmanda osapoole organisatsioon sõltub sellest, kuidas ettevõte on valmis audiitoritega suhtlema. Seetõttu on kõige sagedamini enne auditi alustamist a töögrupp, mis koosneb auditit läbi viima kutsutud ettevõtte esindajatest ja kliendifirma esindajatest. Kutsutavate audiitorite koosseisu ja arvu määrab paljuski tehtavate tööde ajastus ja maht, kuid kindlasti on vajalik juristide ja dokumentatsiooni toetamise valdkonna spetsialistide osalus.

Kui puudub soov kaasata kolmandate osapoolte spetsialiste ja selle rahastust ei arvestata, on võimalik personaliaudit ise läbi viia. Olles aga seadnud asutuse personaliteenindajatele sobiva ülesande, tuleb meeles pidada, et nad ei ole alati valmis andma objektiivne hinnang praegust olukorda, sest nad kontrollivad oma tööd. Veelgi enam, täiskohaga töötajad võivad mõne vea ees "silm kinni pigistada", kuna nemad peavad need parandama.

Leiame, et kui siiski tehakse valik siseauditi kasuks, on kõige parem luua selleks väike struktuuriüksus või komisjon, kuhu peab kuuluma spetsialist, kes tunneb tööseadusandlust ja personalidokumentide haldamist, kuid kes on ei sõltu nendest isikutest, kelle tööd teda näiteks advokaat kontrollib.

Personalidokumentatsiooni kontrollimise regulatiivne raamistik

Alustuseks nimetagem peamised eeskirjad, mida tuleb personalidokumentatsiooni kontrollimisel järgida. Peamised neist on:

— Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta dekreet N 225 “Tööraamatute kohta” (koos tööraamatute pidamise ja säilitamise eeskirjadega);

— Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta resolutsioon N 69 "Tööraamatute täitmise juhendi kinnitamise kohta" (edaspidi "tööraamatute täitmise juhend");

— Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta resolutsioon N 1 "Tööjõu ja selle tasumise kirjendamise esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta" (edaspidi resolutsioon N 1);

— Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldus N 558 „Tegevuse käigus loodud standardsete haldusarhiividokumentide loetelu kinnitamise kohta valitsusagentuurid, kohalikud omavalitsused ja organisatsioonid, näidates ära säilitusajad”;

— 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus N 152-FZ “Isikuandmete kohta”;

— GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele“;

- Töökoodeks.

Lisaks on olemas piisav hulk osakondade määrusi, mis reguleerivad kontoritööd, isiklike asjade ajamise korda või reguleerivad muid töösuhete aspekte. Neid toiminguid tuleb uurida ja rakendada ka personalidokumentatsiooni kontrollimisel.

Mida me kontrollime?

Me ei käsitle seda, kuidas konsulteeriv organisatsioon tsiviillepingu alusel auditit läbi viib, vaid keskendume siseauditile. Selle läbiviimise järjekord sõltub eesmärkidest. Kontrollida saab kõiki personalidokumentide pidamise ja menetlemise valdkondi või ainult ühte valdkonda, näiteks töölepinguid. Igal juhul on auditi alustamise esimene samm auditi läbiviimiseks korralduse andmine, millega määratakse inspektor või moodustatakse auditikomisjon. Tellimuses saate määrata ülevaatuse teema.

Siin on näide tellimusest.

Valla eelarveline õppeasutus

"Keskmine üldhariduslik kool N 72"

korraldus nr 42

personaliauditi läbiviimise kohta

Parandada personaliosakonna tööd ja minimeerida personalidokumentatsiooni ebaõige hooldusega seotud riske,

Ma tellin:

1. Viia läbi personali siseaudit teemal „Töökohale võtmise registreerimine ja iga-aastase tasulise puhkuse võimaldamine“ 28. maist kuni 5. juunini 2012.a.

2. Määrata revisjonikomisjoni esimeheks direktori asetäitja kasvatustöö alal A.G.Volkova.

3. Kaasake vahendustasu:

— direktori asetäitja haldus- ja majandustöö alal O. L. Zolotov;

— vene keele ja kirjanduse õpetaja V.S. Paramonov;

— õigusnõustaja Lopukhov I.R.

4. Esitada tehtud ülevaatuse akt hiljemalt 06.08.2012.

5. Usaldada kontroll käesoleva korralduse täitmise üle direktori asetäitjale kasvatustöö alal Volkova A.G.

Režissöör Komova /L. V. Komova/

Tellimusega on tutvutud:

Volkova A. G. 16.05.2012, Volkova

Zolotova O. L. 16.05.2012, Zolotova

Paramonova V. S. 16.05.2012, Paramonova

Lopukhov I. R. 16.05.2012, Lopuhhov

Kui auditi teema on määratud, siis personaliosakonna juhataja saab ainult ette valmistada Vajalikud dokumendid. Kui audit viiakse läbi personaliteenistuse juhtkonna muutumisel või juhtumite üleviimisel ühelt spetsialistilt teisele, on vaja kindlaks määrata kontrollitavate dokumentide loetelu.

Pidage meeles, et on olemas nimekiri kohustuslikest dokumentidest, mis igal organisatsioonil peavad olema, olenemata selle õiguslikust vormist ja omandivormist. Selliste dokumentide hulka kuuluvad:

1. Personalilaud. Ütleme kohe, et seda dokumenti on tööseadustikus vaid mainitud, kuid miski ei viita selle koostamisele. Resolutsioon nr 1 ühtlustas selle dokumendi vormi - T-3. Pangem tähele, et reguleerivad asutused, olgu selleks siis riiklik tööinspektsioon, prokuratuur või maksuamet, nõuavad seda peaaegu alati: asutuse struktuur, palgafond, toetused ja töötajatele tehtavad lisatasud on ajakavast selged.

2. Puhkuse ajakava. Selle dokumendi siduvus ei sea kahtluse alla, kuna art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 123 sätestab otseselt, et töötajatele antakse iga-aastast tasustatud puhkust vastavalt tööandja kinnitatud puhkusegraafikule, võttes arvesse töötajate esinduskogu arvamust vähemalt kaks nädalat enne uut aastat. Ajakava T-7 vormi on ühtlustatud ka resolutsiooniga nr 1.

3. Isiklikud kaardid - vormid T-2 ja T-2GS (MS). Neid tuleb säilitada iga töötaja kohta, kuna tööandja on kohustatud töötajat tööraamatu pidamise ja säilitamise eeskirja punkti 23 alusel allkirja vastu tutvustama tema isiklikule kaardile - sellel, korratakse tööraamatusse tehtud sissekannet.

4. Isiklikud asjad. Nende hooldamise kohustus on kehtestatud üksikud kategooriad töötajad, mille hulka kuuluvad riigiametnikud, munitsipaaltöötajad, töötajad tolliasutused jne.

Riigiteenistujate isikutoimikute haldamise kord on kehtestatud Vene Föderatsiooni presidendi 30. mai 2005. aasta määrusega N 609 „Vene Föderatsiooni riigiteenistujate isikuandmete ja riigiteenistujate isikuandmete haldamise eeskirjade kinnitamise kohta. tema isiklik toimik." Vene Föderatsiooni moodustava üksuse riigiteenistujate jaoks on isikutoimiku pidamise kord kehtestatud selle moodustava üksuse määrustega. Näiteks Moskva linna töötajate jaoks on see määratud Moskva linnapea 15. juuni 2011 määrusega N 44-UM ja Peterburi riigiteenistujate jaoks Peterburi valitsuse juunikuu määrusega. 30, 2008 N 773.

5. Igas asutuses peab olema ka tunnileht (vormid T-12, T-13), kuna Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 91 kohustab tööandjat pidama arvestust iga töötaja tegelikult töötatud tööaja kohta.

Märge! Varem valitsusasutused, valitsusasutused eelarvevälised fondid, territoriaalsete riigieelarveväliste vahendite haldamine, kohalik omavalitsus, eelarvelised asutused, eelarve täitmiseks sularahateenuseid pakkuvad asutused eelarvesüsteem Venemaal kasutasid nad töötundide registreerimiseks ajatabelit vormil 0504421, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni rahandusministeeriumi 30. detsembri 2008. aasta korraldusega N 148n. Kuid kuna see on kaotanud oma jõu alates 1. jaanuarist 2011 (Vene Föderatsiooni rahandusministeeriumi korraldus 1. detsembrist 2010 N 157n), on Vene Föderatsiooni rahandusministeeriumi korralduse vorm 15. detsember 2010 on kasutatud N 173n - 0301008 ja see on vormi T-13 täpne koopia.

6. Kehtestatud vormiga tööraamatud on põhidokument töötaja töötegevuse ja tööstaaži kohta. Iga tööandja (välja arvatud tööandjad, kes ei ole üksikettevõtjad) on kohustatud neid ülal pidama iga töötaja kohta, kes on tema juures töötanud kauem kui viis päeva, juhul kui selle tööandja juures tehtav töö on põhiline. töötaja (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 66).

Tööraamat sisaldab teavet töötaja, tema tehtud töö, teisele üleviimise kohta püsiv töökoht ja vallandamise kohta, samuti töölepingu ülesütlemise alused ja andmed tööedukuse autasude kohta. Teavet karistuste kohta raamatusse ei kanta, välja arvatud juhtudel, kui distsiplinaarkaristus on vallandamine.

Märge! Kontrollige, kas tööraamatute pidamise eest vastutav isik on määratud ja kas nad on kõik registreeritud töövihikute ja nende lisade liikumise registreerimise raamatusse. Lisaks vaadake tööraamatute sissekandeid - need tuleb teha tellimuste alusel.

7. Töölepingud või teenuslepingud. Tööleping on tööandja ja töötaja vaheline kokkulepe, mille kohaselt tööandja kohustub andma töötajale tööd kindlaksmääratud tööülesannete täitmiseks, tagama töötingimused, maksma õigeaegselt ja täies ulatuses töötasu ning töötaja kohustub täitma isiklikult tööd. käesoleva lepinguga määratud tööfunktsioon, järgima selle tööandja juures kehtivaid töösise-eeskirju.

8. Tellimused personalile:

— tööhõive kohta (vormid T-1, T-1a);

— teisele tööle üleviimise kohta (vormid T-5, T-5a);

— puhkuse andmisel (vormid T-6, T-6a);

— lähetusse saatmise kohta (vormid T-9, T-9a);

— stiimulitel (vormid T-11, T-11a);

— töölepingu lõpetamise (lõpetamise) kohta (vormid T-8, T-8a).

Andmed ühtsed vormid peavad kohaldama kõik Venemaa Föderatsiooni territooriumil tegutsevad organisatsioonid, olenemata nende omandivormist (resolutsiooni nr 1 punkt 2).

Nende korralduste kontrollimisel peate veenduma, et on olemas dokumendid, mis annavad aluse nende väljastamiseks. Üsna sageli on need puudu - korralduses on viide lepingule, avaldusele või muule dokumendile, kuid dokumenti ennast pole. See on rikkumine.

9. Põhitegevuse korraldused. Vajalik on kontrollida juhi allkirjade ja kinnitusviisade olemasolu. Tuletame meelde, et selliseid korraldusi tuleb hoida personalitellimustest eraldi.

Pange tähele, et peate mitte ainult kontrollima nende dokumentide saadavust, vaid pöörama tähelepanu ka nende koostamisele. Näiteks Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 67 kohaselt sõlmitakse tööleping kirjalikult, kahes eksemplaris, millest mõlemad pooled on allkirjastatud. Üks eksemplar antakse töötajale, teine jääb tööandjale. Töölepingu koopia kättesaamist töötaja peab kinnitama oma allkirjaga tööandja juures hoitaval eksemplaril. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklis 57 on määratletud tingimused, mis peavad olema töölepingu tekstis.

Kuid teenuslepinguga on kõik teisiti. Lisaks sellele, et föderaalseadus määrab selle sisu, kiideti heaks Vene Föderatsiooni presidendi 16. veebruari 2005. aasta dekreet N 159. ligikaudne vorm leping riigi avaliku teenistuse täitmiseks ja riigi avaliku teenistuse ametikoha täitmiseks. Seetõttu kontrollige lepingute vastavust seadusest tulenevatele nõuetele mitte ainult sisult, vaid ka vormilt. Ja sisu osas märgime, et näiteks vallandamise korralduste kontrollimise kõige olulisem objekt on neis koondamise põhjuse ja aluse märkimine. Põhineb Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi punkti 84.1 kohaselt tuleb need märkida rangelt kooskõlas Vene Föderatsiooni tööseadustiku või muu föderaalseaduse sõnastusega ja viidates asjaomasele artiklile, artikli osale, artikli lõikele. Töölepingute sisu kontrollimisel pöörake tähelepanu tingimuste olemasolule, mis tulenevad Art. Nende teksti tuleb lisada Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 57.

Kohalikud määrused, raamatud, logiraamatud

Alustame sellest, et Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 8 kohaselt võtavad tööandjad, välja arvatud tööandjad - üksikisikud, kes ei ole üksikettevõtjad, vastu standardeid sisaldavad kohalikud eeskirjad. tööõigus, oma pädevuse piires vastavalt tööseadusandlusele ja muudele tööõiguse norme sisaldavatele normatiivaktidele, kollektiivlepingutele ja lepingutele. Selliste aktide sätted ei tohiks halvendada töötaja olukorda võrreldes tööseadusandlusega sätestatuga.

Samuti tuleb kontrollida järgmisi dokumente.

1. Sisemised tööeeskirjad. Vastavalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 189 kohaselt reguleerib käesolev dokument töötajate töölevõtmise ja vallandamise korda, töölepingu poolte põhiõigusi, kohustusi ja vastutust, tööaega, puhkeaega, töötajatele kohaldatavaid ergutusi ja karistusi, nagu samuti muud konkreetse tööandjaga töösuhete reguleerimise küsimused.

2. Töökaitsejuhendid. Need koosnevad tavaliselt töökaitsenõuetest enne tööle asumist, selle ajal ja lõpus ning sisaldavad ka protseduure hädaolukorrad. Need juhised koostatakse töötaja ametikohast, elukutsest või tema tehtava töö liigist lähtuvalt tööstusharude või tööstusharude lõikes. standardsed juhised töökaitse kohta, tööstusharudevahelistest või valdkondlikest töökaitsereeglitest, seadmeid tootvate organisatsioonide tegevus- ja remondidokumentatsioonis sätestatud ohutusnõuetest, organisatsiooni tehnoloogilisest dokumentatsioonist, võttes arvesse metoodilistel soovitustel põhinevaid spetsiifilisi tootmistingimusi.

3. Töötajate isikuandmete säilitamise ja kaitse eeskirjad (või muu nende säilitamise ja kasutamise korda kehtestav dokument). Selle kohaliku akti koostamine on kohustuslik Art. 87 Vene Föderatsiooni töökoodeks.

4. Töötasustamise määrused või muud asutuse töötasustamise ja töötajate preemiate süsteemi reguleerivad kohalikud määrused. See säte on art. 135 Vene Föderatsiooni töökoodeks - palgasüsteemid, sealhulgas suurused tariifimäärad, palgad ( ametlikud palgad), lisatasud ja kompenseeriva iseloomuga toetused, sh tavapärasest kõrvalekalduvates tingimustes töötamise eest, lisatasude ja ergutustoetuste süsteemid ning preemiasüsteemid kehtestatakse kollektiivlepingute, lepingute, kohalike määrustega vastavalt tööseadusandlusele ja muudele normatiivaktidele. , mis sisaldab tööõiguse norme.

Lisaks nimetatutele on olemas ka muud vajalikud dokumendid - mõnele organisatsioonile nende tegevuse eripärast tulenevalt kohustuslikud, näiteks vahetuste graafik, ebaregulaarse tööajaga ametikohtade loetelu, täieliku individuaalse vastutuse kokkulepped, äri- või äritegevuse sätted. muud seadusega kaitstud saladused.

Kui asutuses on välja töötatud muud kohalikud eeskirjad, mis reguleerivad mõnda töösuhete valdkonda, soovitame neid kontrollida tingimuste olemasolu suhtes, mis halvendavad töötaja positsiooni kehtestatud tööseadusandlusega võrreldes, ja juriidilist jõudu (kas seda võetakse arvesse sisse vajalikke juhtumeid töötajate esinduskogu arvamus, kas dokument on kooskõlastatud asutuse juhiga, kas töötajad on aktiga tuttavad jne). See võib olla:

— kollektiivleping;

— kokkulepe kollektiivse finantsvastutuse kohta;

— sätted töötajate kohanemise kohta;

— katseaja läbimise korra eeskirjad;

— töötajate sertifitseerimise eeskirjad.

Soovitame pöörata erilist tähelepanu ametijuhendite kontrollimisele. Ühelt poolt ei ole need kohustuslikud, teisest küljest tulenevalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 57 kohaselt on töölepingu kohustuslik tingimus tööfunktsioon ja see on ette nähtud kas töölepingus või, et seda mitte üle koormata, ametijuhendis. Seetõttu on mõnikord juhised lihtsalt vajalikud.

Liigume edasi ajakirjade juurde, mille hulgas, nagu kohalike eeskirjade hulgas, on ka kohustuslikud.

Ajakirja nimi	Normatiivakt
Tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamat	Tööraamatute pidamise ja säilitamise eeskirja punktid 40, 41, vorm on kehtestatud tööraamatute täitmise juhendi lisaga 3
Tööraamatu blankettide ja selles sisalduvate lisade arvestuse kviitung ja kuluraamat	Sama
Ülevaatuse logi	Artikkel 16 Föderaalseadus 26. detsembril 2008 N 294-FZ “Juriidiliste isikute ja juriidiliste isikute õiguste kaitse kohta üksikettevõtjad riikliku kontrolli (järelevalve) ja munitsipaalkontrolli teostamisel. Ajakirja vorm on kinnitatud Vene Föderatsiooni Majandusarengu Ministeeriumi 30. aprilli 2009. aasta korraldusega N 141

Lisaks ülalnimetatud kohustuslikele ajakirjadele võib asutus pidada ka teisi päevikuid personalidokumentide teabe süstematiseerimiseks, näiteks:

— töölepingute päevikud, personali korraldused, isikutoimikud, töövõimetuslehed;

— kohalike eeskirjadega tutvumise ajakiri;

— reisitunnistuste ja tõendite väljaandmise päevik.

Ajakirjade ja raamatupidamisraamatute kontrollimisel pöörake tähelepanu nende kujundusele. Kõik ajakirjade lehed peavad olema nummerdatud, ajakirjad ise pitseeritud, pitseeritud vahapitsatiga või pitseeritud ja organisatsiooni juhi poolt kinnitatud. Logiraamatutes pole parandusi lubatud. Samuti tuleb veenduda, et töövihikute ja nende lisade liikumise fikseerimise raamatus on kõik veerud täidetud, selles pole parandusi, see raamat on köidetud ja pitseeritud.

Märge. Väga oluline on dokumentide registreerimis- ja süstematiseerimissüsteemi analüüs, mis annab teavet selle kohta, kuidas asutuses on dokumentide säilitamise süsteem korraldatud.

Tarkvara audit

Praegu haldavad enamik asutusi personalidokumentatsiooni spetsiaalsete tarkvaratoodete abil, mis tähendab, et neid tuleb ka kontrollida.

Kontrollimisel tuleb kindlasti kontrollida, kas programm võimaldab säilitada personalidokumentatsiooni vastavalt kehtivate õigusaktide nõuetele (võimalik, et tarkvaratoote arendajad "kaotasid" teatud vajalikud üksikasjad), kas kõik ühtsed vormid on olemas programmis, kui sageli seda uuendatakse, kas kõik dokumendid on asjakohased.

Järgmine oluline aspekt, mida tuleb kontrollida, on tarkvarale juurdepääsu järjekord ja (või) loodud personalidokumentatsioon. Sel juhul tuleb välja selgitada, kes ettevõtte töötajatest on seotud personaliandmete töötlemisega ning veenduda, et süsteem välistaks juurdepääsu elektroonilistele dokumentide vormidele nendel töötajatel, kelle tööülesannete hulka ei kuulu töötamine. selliste andmetega.

Personaliosakonna tarkvara audit võimaldab tuvastada võimalikud volitamata juurdepääsu või personaliandmete kadumise kanalid, samuti hinnata konkreetse tarkvaratoote kasutamise otstarbekust.

Seega kontrollitakse personalidokumentatsiooni auditi käigus kohustuslike dokumentide olemasolu, täitmise õigsust, aga ka dokumentide sisu vastavust seadusenõuetele.

Parem on auditiprotsess ise dokumenteerida, et hiljem lõpparuannet koostades midagi olulist meelest ei läheks.

Personalidokumentide auditi tulemused

Dokumentide kontrollimise viimane etapp on aruande koostamine, mis kirjeldab hetkeseisu, näitab probleemsed valdkonnad ja võimalikud riskid. Aruandes antakse tavaliselt ka soovitused tuvastatud tööseaduste rikkumiste ja puuduste kõrvaldamiseks ning teavitatakse ka võimalikust karistusest, kui rikkumisi ei kõrvaldata (vt lk 45).

Personalidokumentatsiooni auditi puhul, kui toimub muutus personaliteenistuse juhtkonnas või spetsialist personalidokumentide haldamine Lisaks järeldusele peate koostama juhtumite vastuvõtmise ja üleandmise akti, mille lisaks on tööraamatute loend (milles on märgitud omaniku täisnimi, tööraamatu seeria ja number ning lisad (kui mõni)).

Kokkuvõtteks märgime, et personalidokumentatsiooni perioodiliste auditite läbiviimisel on tööandjal võimalus vältida reguleerivate asutuste sanktsioone - trahve, organisatsiooni tegevuse peatamist, kriminaalvastutust. Lisaks on personalitöötajatel võimalus ettevõttesisese auditi läbiviimisel oma professionaalset taset tõsta, tuvastades ja parandades oma vigu.

Ja pidage meeles, et personalidokumentatsiooni nõuetekohane hooldus on võti konfliktide edukaks lahendamiseks töötajate ja reguleerivate asutustega.

Tuvastatud rikkumised	Rikkus normatiivakt	Võimalik karistus	Soovitused korrigeerimiseks
1. Personali- ja palgadokumendid
Personalitabelis on kehtestatud palgavahemik	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 3, 20, 22, 132. Rikutud on võrdse töö eest võrdse tasu põhimõtet		Töötada välja diferentseeritud palgasüsteem, näiteks kehtestada lisatasusid töötajatele, kellel on lisaomadusi
2. Töödokumendid
Jaotises „Edendamise teave” on registreeritud töölevõtmine.	Punkt 3.1 Tööraamatute täitmise juhend	Haldustrahv 1000 kuni 50 000 rubla. või organisatsiooni tegevuse peatamine kuni 90 päevaks (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 5.27)	Valmistage tööraamatusse ette vaheleht ja kandke sinna jaotisesse „Teave edutamise kohta” valesti sisestatud kirjed
3. Töötaja vallandamise korraldus
Ülesütlemise alused ei viita osale tööseadustiku artiklist	Vormid T-8, T-8a, art. 84.1 Vene Föderatsiooni töökoodeks	Haldustrahv 1000 kuni 50 000 rubla. või organisatsiooni tegevuse peatamine kuni 90 päevaks (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 5.27)	Tulevikus täpsustatakse
4. Personalidokumentide registreerimise ja arvestuse logid
Kontrollitegevuste logi puudub	Föderaalseaduse N 294-FZ artikkel 16	—	Disain
5. Muud rikkumised
Juhtivatele kohtadele töötajate palkamisel ei kontrollita diskvalifitseerimist	Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 32.11	Haldustrahv kuni 100 000 rubla. (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 14.23)	Enne töölepingu sõlmimist taotlevate töötajatega juhtpositsioonil, esitage võimaliku diskvalifitseerimise taotlus individuaalne föderaalsele maksuteenistusele, kes peab diskvalifitseeritud isikute registrit