Personalibüroo juhtimine. Personaliarvestuse läbiviimine ettevõttes

29.09.2019

Sest dokumentatsioon Kõik personalitegevused organisatsioonis nõuavad teatud teadmisi ja oskusi.

Bürootööd ettevõttes reguleerivad iseseisvalt välja töötatud ja direktori poolt kinnitatud juhised. See on sisemine normatiivakt ja seda peavad järgima kõik majandusüksuse töötajad. Personaliosakond töötab välja ja jälgib selle elluviimist.

Seadusandlus eeldab paljude kõiki osapooli kindlustavate dokumentide koostamist töösuhted töötaja ja tööandja.

Kogenud ja algajad personaliohvitserid peavad oma oskusi täiendama. Nende abistamiseks on loodud Interneti-saidid, mis esitavad teoreetilised kursused personalidokumentide haldamine.

Personaliarvestus kajastab personali tegevust ja kinnitab töötajate staaži, millel on pensionide arvestamisel esmatähtis roll. Ettevõtte dokumentaalfondi eest vastutab juhtkond.

Peamised detailid kontrolli all paberil

Personaliarvestuse pädev korraldamine eeldab regulatiivse raamistiku tundmist, selle muutuste jälgimist ja orienteerumist kasutatavates dokumentides.

Mis eesmärgil seda tehakse?

Personaliarvestuse pidamise kord on reguleeritud seadusega. Suurtes ettevõtetes, kus on palju töötajaid, moodustatakse reeglina personaliteenistus. Selle töötajad koostavad asjakohased dokumendid vastavalt Vene Föderatsiooni õigusraamistiku nõuetele.

Paberid võivad olla ühtse vormiga või ettevõttes välja töötatud ja kohalike seadustega kinnitatud.

Personalidokumentide haldamine on tegevus, mis on suunatud personaliarvestuse, tööaja ja palgaarvestusega seotud dokumentide väljatöötamisele ja säilitamisele.

Personaliküsimused hõlmavad järgmisi ametikohti:

töötamise registreerimine;
töötajate sisemine liikumine;
vallandamine;
juhi ja töötajate vaheliste suhete reguleerimine;
tööprotsessi korraldamine;
teised.

Personaliarvestuse nõuetekohane korraldamine aitab lahendada mitmeid probleeme.

Selle peamised eesmärgid on esitatud tabelis:

Personalitöö suunamine	Täidetud ülesanded
Raamatupidamine ja kontroll	personali vastuvõtt, raamatupidamine, vallandamine.
Planeerimine ja reguleerimine	töötajate valik, ümberpaigutamine, kohandamine.
Aruandlus ja analüütiline	töötajate uurimine, nende töö hindamine; analüütiline töö; aruande tegemine.
Koordineerimine ja teave	personali ettevalmistamine, väljaõpe, ümberõpe; töötajate vastuvõtt ameti- ja isiklikes küsimustes; töötajate kirjalike taotluste töötlemine; arhiivi- ja teatmeteosed.
Organisatsiooniline ja metoodiline	töötajate töö dokumenteerimine; töötada osakonna töötajatega; personali planeerimine ja juhtimine.
Dokumentaalfilm	isiklike toimikute ja töödokumentide pidamine; tellimuste ja paberite koostamine personaliseeritud raamatupidamiseks; haiguslehe registreerimine, pensionitunnistused jne.

Moskvas ja teistes suured piirkonnad Vene Föderatsiooni organisatsioonid, millel on eraldi üksused, saavad personaliarvestust veebis pidada. Selleks on välja töötatud vastavad programmid, mis võimaldavad vahetada dokumente elektroonilisel kujul.

Õiguslik raamistik

Personalidokumentide haldamise seadusandlik alus sisaldub Vene Föderatsiooni töökoodeksis.

Seda tegevust reguleerivad mitmed määrused:

Täitmise ja kasutamise juhend esmased dokumendid raamatupidamise ja töötasustamise kohta (Riigi Statistikakomitee määrus nr 1, 01.05.2004);
ühtsed dokumendid ja nende koostamise nõuded (Gosstandarti dekreet nr 65-03.03.03);
Tavalised kontorihaldusjuhised föderaalorganid täitevvõim(Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi korraldus nr 536 08.11.05);
Arhiivide toimimise eeskirjad (Rosarkhivi juhatuse 02.06.2002 otsus);
Föderaalsete täitevvõimuorganite kontoritöö eeskirjad (Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta resolutsioon nr 477);
Seadus teabe, selle kaitse ja infotehnoloogia nr 149-FZ, 27. juuli 2006;
Kaebuste läbivaatamise seadus Venemaa kodanikud nr 59-FZ 02.05.06;
Seadus edasi riigikeel RF nr 53-FZ 01.06.05;
arhiivindusseadus nr 125-FZ, 22. oktoober 2004;
ärisaladuste seadus nr 98-FZ, 29. juuli 2004;
22. detsembri 2003. a korraldus tööraamatute nr 117n kohta;
10.10.03 töödokumentide täitmise juhendi nr 69 vastuvõtmise otsus;
16. aprilli 2003. a resolutsioon tööraamatute nr 225 kohta;
Vene Föderatsiooni relvajõudude peastaabi juhised.

Kohustuslikud dokumendid

Vene Föderatsiooni töökoodeks kohustab organisatsioone omama oma õiguslik raamistik, mis sisaldab mitmeid kohustuslikke kohalikke reguleerivaid dokumente.

Need sisaldavad:

Harta	Peamine asutamisdokument. Selles öeldakse õiguslik vorm ettevõtted, asutajad, tegevusala, juhi töölevõtmise ja vabastamise kord, tema volitused. Paljud ettevõttesisesed eeskirjad koostatakse põhikirjas sätestatu alusel.
Tööeeskirjad (edaspidi reeglid)	Dokumendi olemasolu on sätestatud art. 189, 190 Vene Föderatsiooni töökoodeks. See kehtestab töötajate töölevõtmise ja vallandamise korra, lepingupoolte õigused ja kohustused, töö- ja puhkerežiimid, ergutus- ja karistussüsteemi ning muud töösuhetega seotud küsimused ettevõttes. Reeglid kinnitab direktor. Kui organisatsioonis on ametiühing, võetakse arvesse tema arvamusi dokumendi vastuvõtmise kohta. Organisatsioonides, kus töötajad töötavad ebaregulaarse tööajaga, peab olema asjakohaste ametikohtade ja elukutsete nimekiri. See on koostatud eeskirja lisana.
Isikuandmete kaitse juhised	Vastavalt Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklis 87 on sätestatud nõuded, mida töötlemisel tuleb järgida isiklik informatsioon töötajatest, nende kaitse tagamisest, kasutamisest, hoidmisest. Isikuandmeteks loetakse teavet konkreetse töötaja kohta, mida tööandja vajab töösuhetes. Töötajad peavad olema kursis nende andmete töötlemise korda määratlevate dokumentidega.
Töökaitse määrused	See asub personaliosakonnas. Iga töötaja on dokumendiga tutvunud. Üle 50 töötajaga ettevõtetel peab olema tööohutusspetsialisti ametikoht.
Vahetuste ajakava	Kasutatakse vahetustega töögraafikuga ettevõtetes. Dokument on kiireloomuline ja kehtib tööandja äranägemisel teatud aja.
Töönormide paberid	Need kajastavad ühe töötaja või grupi toodete valmistamise (töö tegemise) ja nende alusel töönormide kehtestamise vajalikke ajakulusid.

Regulatiivsed aktid

Peale juhi palkamist vajalike ametikohtade arv normaalne töö organisatsioonid. Võttes arvesse saadud arve, tootmistsüklit ja muid ettevõtte tegevuse iseärasusi, on see koostamisel.

Dokumendi koostamiseks kasutatakse tavaliselt ühtset vormi. Näidise saate Internetist tasuta alla laadida. Tööandjal on õigus ajakava oma äranägemise järgi kohandada.

Dokumendis on ametikohad loetletud hierarhilises järjekorras, alustades direktorist ja lõpetades abipersonaliga. Igaüks neist on märgitud ühikute arv riigi kohta, palk ja toetused.

Järgmises etapis koostatakse töögraafik. See esindab kõigi töötajate töögraafikuid. Kui on vahetusi, koostatakse üksikasjalikud vahetuste graafikud. Dokumendis kirjeldatakse lühidalt nõudeid välimus töötajad, käitumine, igapäevane rutiin jne.

Järgmisena töötatakse välja vorm tööleping. Sel juhul tuleb arvesse võtta Vene Föderatsiooni töökoodeksi põhinorme ja ettevõtte sisemisi normatiivdokumente. Töölepingu koostab tavaliselt organisatsiooni jurist või kõrvaline isik.

Dokument peab sisaldama järgmisi elemente:

andmed juriidilise isiku kohta: nimi, aadress, telefoninumber, juhataja täisnimi ja ametikoht;
töötaja passi andmed;
töötaja ametikoht, lepingu liigid (tähtajaline või tähtajaline) ja töökoht (põhi- või täiendav);
peamiste kohustuste loetelu koos viitega selle ametikoha juhistele;
teave töötasude, lisatasude, hüvitiste, puhkuste kohta;
töögraafik, tasu ületundide eest;
lepingu lõpetamise põhjused ja muud tingimused;
poolte allkirjad ja andmed, ettevõtte pitser.

Personaliametnike töö kontrollimiseks ja optimeerimiseks võib juhtkond läbi viia sise- või sõltumatu auditi. See aitab vähendada halduskaristuste, vaidluste ja töötajate kaebuste riski.

HR-kirjete nullist korrastamise etapid

Personalidokumentide loomiseks on mugav kasutada järgmisi samm-sammult juhiseid:

Vajaliku ettevalmistamine	Organisatsiooni jaoks personaliteenus Esmalt tuleb soetada mööbel, kontoritehnika, kirjatarbed jne. Kindlasti läheb vaja personaliprogrammi, näiteks “1C: ZUP” ja juriidilist viitesüsteemi. Tänu sellele jälgivad osakonna töötajad viimaste õigusaktide muudatusi ning pääsevad ligi vajalikele dokumentidele. Töö ja oluliste paberite hoidmiseks on vaja seifi.
Juhataja registreerimine	Direktor on mis tahes ettevõtte tegevjuht. Ta kirjutab dokumentidele alla. Täielike volituste andmiseks võetakse ta tööle töölepingu alusel. Antakse vastav korraldus, millega ta ise määrab.
Personalitöö eest vastutava isiku määramine	IN väike ettevõte Neid funktsioone saab täita juht. Kui ta tegeleb kontoritööga üksik töötaja, temaga koostatakse tööleping. Selle põhjal on koostamisel tellimus. Kui tööülesanded määratakse mõnele varem palgatud töötajale, koostatakse täiendav kokkulepe ja korraldus.
Siseaktide koostamine	Need allkirjastatakse direktori poolt ja salvestatakse koos korraldustega spetsiaalsesse kausta. Kohalikud dokumendid hõlmavad ülaltoodud pabereid (jaotis "Reguleerivad aktid").
Personali vastuvõtu dokumenteerimine	Iga töötaja jaoks peaksite looma kausta kõigi tema andmete ja töötegevusega seotud paberite esitamiseks ( tööleping, sissepääsukorraldus, isiklik kaart).
Tööraamatute täitmine	Nendesse töötajate dokumentidesse tehakse kirjed vastuvõtmise, üleviimiste, soodustuste jms kohta. Tööandja on kohustatud kehtestama uus raamat töötajale, kes pole kunagi varem töötanud. Tööraamatud ja nende registreerimispäevik on kättesaadavad kontoritarvete osakondades. Neid pabereid tuleb hoida seifis.

See juhend sobib ka teekannidele, kellel pole selles küsimuses kogemusi.

Kuidas arvestust peetakse?

Kirjete säilitamiseks peate dokumendivoo õigesti korraldama.

Selleks peate tegema järgmist.

töötada välja sisemine reguleeriv raamistik;
koostada iga staabiüksuse personalitabel;
teha personalikokkulepped;
koostada töölepingud;
töötada välja personali blanketid;
väljastada T-2 kaarte;
kinnitada töötajate taotlusvormid;
koostada sisemised tellimused.

Kõik personalitoimingud tuleb kinnitada. Nende nimekiri on fikseeritud määrustes.

Lisapunktid

Personaliarvestus nullist algab personali palkamisega. Oluline on tööle kandideerijad korrektselt registreerida ja koostada vajalik dokumentatsioon.

Personal ja puhkused

Üks kohustuslikest standarddokumentidest, mis ettevõttes olemas peab olema, on personalitabel (vorm T-3).

struktuuriüksuste ja ametikohtade loetelu;
personaliüksuste arv igal ametikohal;
palgad, lisatasud ametikohtade kaupa;
organisatsiooni palgafond.

Osakonnad märgitakse dokumendis vastavalt nende tähtsuse astmele organisatsiooni toimimisele. Nende sees tuleks ka töötajate ametikohad tähtsuse järjekorras ära tuua. Ametinimetused töölepingutes ja personali tabel peab sobima.

Personalikorraldus on ajakava vorm, kuhu on kantud töötajate täisnimed vastavalt nende ametikohtadele.

Puhkuste ajakava (vorm T-7) kajastab teavet andmise aja kohta iga-aastane puhkus kõigile töötajatele. Koostatud aastaks. Selle kinnitab direktor kokkuleppel ametiühinguorganiga. Dokument peab olema täidetud vähemalt 2 nädalat enne uut aastat. Sinna sisestatud andmed on kohustuslikud nii töötajatele kui ka tööandjatele. Erandiks on abisaajad.

Ajakava sisaldab järgmisi üksikasju:

Osakonna nimi;
Töö nimetus;
töötaja täisnimi ja personalinumber;
puhkusepäevade arv;
puhkusele mineku kuupäevad vastavalt plaanile ja tegelikud;
puhkuse ajastamise põhjus, eeldatav kuupäev.

Töötajat teavitatakse sellest 2 nädalat enne puhkust. Väljastatakse korraldus, millega töötajat tutvustatakse allkirjaga. Novembris saate koostada kõikidele osakonnajuhatajatele korralduse, millega kohustatakse esitama 1. detsembriks raamatupidamisele puhkusegraafikud. See muudab üldise ajakava koostamise lihtsamaks.

Töötaja registreerimine

Organisatsiooni täisväärtuslik töö algab töötajate värbamisest. Vabade kohtade täitmisega kaasneb paberimajandus.

Personaliametniku kohustused töötajate palkamisel on järgmised:

taotleja avalduse registreerimine spetsiaalses ajakirjas;
uustulnuka tutvustamine kehtivad juhised ja kohalikud aktid;
töölepingu koostamine ja selle allkirjastamise jälgimine poolte poolt;
lepingu koopia väljastamine töötajale ja selle kohta märke kandmine organisatsiooni kirjaplangile;
korralduse täitmine ja registreerimine raamatupidamisraamatus;
isikukaardi täitmine, dokumentide toimikusse viimine (avaldused, isiklike paberite koopiad, korraldused, lepingud);
dokumentide üleandmine raamatupidajale töötaja töötasu arvutamiseks.

Personalihaldussüsteemi ülesehitamisel tuleks esmalt otsustada, millised dokumendid tuleb vormistada ja milliseid on vaja konkreetne piirkond tegevused.

Nõutavad paberid hõlmavad järgmist:

personali tellimused (vastuvõtt, üleandmine jne);
personali korraldused (puhkuste, preemiate, töölähetuste jms jaoks);
T-2 kaardid;
töö;
kokkulepped;

Muud nõutavad paberid hõlmavad järgmist:

personali ajakava;
OT asend;
reisipäevik;
sisemise korra reeglid;
teised.

Ametijuhendeid ja kollektiivlepingut pole vaja pidada, kuid need dokumendid on peaaegu igal tööandjal olemas.

Pärast kohustuslike dokumentide loendi koostamist peaksite tutvuma kohustuslike dokumentidega. Nende põhjal on vaja välja töötada muud dokumendid. Nende loetelu sõltub juriidilise isiku tegevuse iseloomust ja töötingimuste omadustest. Näiteks kui on vaja töötajaid varustada vormiriietuse ja isikukaitsevahenditega, tuleb koostada korraldus nende väljaandmise korra ja aja kohta ning millised töötajad neid vajavad.

Tasu ja hüvitised töötamise eest eritingimused: ohtlikes tööstusharudes, ebaregulaarsed töötunnid, öötöö jne. Järgmiseks koostavad nad personalidokumentide haldamise eeskirja. See kajastab organisatsiooni tööks vajalike paberite loetelu, nende täitmise ja säilitamise korda.

Seadusandlus ei kohusta sellist määrust välja töötama, kuid see hõlbustab oluliselt personaliametnike tööd. Sisse tööle uus organisatsioon Kõigepealt võetakse tööle direktor, seejärel värbab ta ülejäänud töötajad.

Nõutavate ametikohtade koosseis ja arv kajastub personalitabelis. Tööreeglid kajastavad kõiki töögraafikuid, töötajatele esitatavaid nõudeid jne. Vene Föderatsiooni töökoodeksi normide alusel töötatakse välja tüüptööleping.

Enne raamatupidamispäevikute kasutamist tuleks need ette valmistada: lehed nummerdada, õmmelda ja pitseerida. Viimasele püsivara lehele liimitakse paberitükk. Sellele märgitakse lehekülgede arv, direktor või tegevametnik annab allkirja ja pitsat. Ajakirja esimesele lehele kirjutavad nad organisatsiooni nime ja selle hoolduse alguskuupäeva.

Üks neist olulised dokumendid personaliarvestus on tööraamat. Nende läbiviimiseks määrab korraldus vastutav isik, mis täidab need ja vastutab nende ohutuse eest.

KKK

Personaliarvestuse korraldamisel on teatud nüansid ja nüansid:

Taastamisprotseduur	Menetlus ei kajastu õigusaktides. Tavaliselt koosneb see järgmistest sammudest: Praeguste standardite uurimine. Nõutavate dokumentide loendi määramine. Organisatsiooni edasise töö plaani koostamine. Dokumentide eest vastutavate isikute määramine. Personali moodustamine. Töötajate palkamise õigsuse kontrollimine, kolimised, personalivahetused, vallandamised. Töörežiimi seaduslikkuse kindlaksmääramine ettevõttes.
Palgatud töötajatega üksikettevõtjate omadused	Ettevõtja palkab töötajaid standardse stsenaariumi järgi. Leping sõlmitakse mitmes etapis: Vajalike paberite hankimine. Avalduse täitmine. Lepingu koostamine ja allkirjastamine. Sisseastumiskorralduse vormistamine. T-2 kaardi loomine. Kande tegemine tööraamatusse. Inglise keelt kõnelevate kodanike töölevõtmisel on oma eripärad.
Väikeettevõtte juhtimine	Nendes organisatsioonides saab personaliküsimustega tegeleda juht ise või eriosakond. Tööandja võib personaliarvestust sisse osta. Kõik probleemid lahendab kolmanda osapoole spetsialiseerunud organisatsioon. Probleemid dokumendivooga tekivad siis, kui organisatsioon on suur, omab struktuuriüksusi ja palju dokumentatsiooni. Sel juhul võib paberite üleandmise eest vastutada kuller. Samal ajal ei külasta teostava organisatsiooni esindajad sageli kliendi kontorit, st tööd tehakse täielikult eemalt.
Mikroettevõtete raamatupidamisarvestuse lihtsustamine	Kõik töötingimused fikseeritakse kokkuleppel töötajaga. 2019. aastal on nende ettevõtete juhtidel ja üksikettevõtjatel õigus keelduda kohalike määruste koostamisest. 4 kuu jooksul alates mikroettevõtte staatuse kaotamise kuupäevast on juhtkond kohustatud koostama “traditsioonilise” personalidokumentatsiooni.

Seega on personalidokumentide haldamise korraldamine ettevõttes keeruline protseduur. See nõuab regulatiivse raamistiku üksikasjalikku uurimist ja kõigi muudatuste jälgimist. Personaliarvestuse pädev koostamine aitab kaasa töösuhete kujundamisele seaduse raames. Tööandja saab personaliametniku koolitamiseks kasutada spetsialiseerunud ettevõtete teenuseid.

Käesolevas artiklis me ei anna näiteid vormide täitmise, muude dokumentide koostamise ega organisatsioonil kohustuslike regulatiivdokumentide tekstide kohta. Peatugem ainult ettevõtte personalidokumentide haldamise nullist korraldamise tööde järjestusel.

Normatiivne alus

Personalikirjete nullist korraldamisel vajate järgmisi regulatiivseid dokumente:

GOST R 6.30-2003 “Ühtne dokumentatsioonisüsteem. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele."

Töökoodeks Venemaa Föderatsioon(et mitte muudatustes ja täiendustes segadusse sattuda, on mõttekas soetada uus tööseadustiku tekst koos muudatustega ligikaudu iga poole aasta tagant – välja arvatud juhul, kui teie organisatsioon on loomulikult paigaldanud seadusandluse viitesüsteemi, mida regulaarselt uuendatakse).

Tööraamatute täitmise juhend, kinnitatud Venemaa Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta resolutsiooniga nr 69.

Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta dekreediga nr 225 (muudetud 19. mail 2008) kinnitatud tööraamatute pidamise ja säilitamise, tööraamatute vormide valmistamise ja tööandjatele edastamise eeskirjad.

Venemaa Riikliku Statistikakomitee 05. jaanuari 2004. aasta resolutsioon nr 1 “Tööjõu ja selle maksmise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta”.

Organisatsioonide tegevuses loodud standardsete juhtimisdokumentide loetelu, mis näitab säilitusperioode, kinnitatud Rosarkhivi poolt 10.06.2000 (muudetud 27.10.2003).

Lisaks on kasulik Ya.E. raamat. Varlamova ja E.A. Kosheleva “Personali dokumentide haldamine nullist” (M.: Professionaalne kirjastus, 2008).

Märge

Paljud personalidokumentide haldamise dokumendivormid on ühtlustatud Venemaa Riikliku Statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta määrusega nr 1 “Tööjõu ja selle maksmise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta”. Selle leiate igast juriidilisest viitesüsteemist (Consultant Plus, Guarantor, Codex) või Internetist, sellest resolutsioonist on ka valmis vormid, mis tuleb lihtsalt kopeerida HDD. Dokumendid, mille jaoks puuduvad ühtsed vormid, tuleb koostada vastavalt standardile GOST R 6.30-2003 “Ühtne dokumentatsioonisüsteem. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele."

1. samm: töötame välja dokumendid, mis kohustuslik peab olema seltskonnas

Enamasti algab personalitootmise korraldamine kõikvõimalike määruste ja juhiste väljatöötamisest ja seda õigustatult. TO reguleerivad dokumendid, mis peavad ettevõttes olema, sisaldama:

sisemised tööeeskirjad;

töötajate isikuandmete kaitse määrus;

töökaitse ja tuleohutuse eeskirjad.

Kõik muu võib oodata: oma olemuselt vabatahtlike dokumentide väljatöötamise saate enda peale võtta alles siis, kui kohustuslikud dokumendid on vormistatud.

2. samm: personalitabeli kohandamine

Tõenäoliselt on ettevõttel juba välja töötatud kaadritabel, seal on tööülesannete edukalt täitvad töötajad, kellega on sõlmitud töölepingud, väljastatud töökorraldused ja tehtud sissekanded tööraamatutesse. Kuid nagu praktika näitab, ei ole need dokumendid alati õigesti koostatud.

Küsige raamatupidamisosakonnast teavet töötajate palkade ja nende ametikohtade nimede kohta - nende andmete põhjal peate kontrollima personalitabelit.

Tuleb märkida, et personalitabelis olevad ametinimetused ei lange alati kokku töötajate tegelike ametikohtadega. Raamatupidamine ei vaja seda teavet maksete ja maksude ülekandmiseks, kuid sellised programmid nagu 1C nõuavad sellise teabega jaotise täitmist ja mõnikord sisestatakse positsioon, mis ei vasta tegelikule. Seetõttu on enne personalitabeli kinnitamist vaja osakonnajuhatajate, ettevõtte juhtkonna või töötajate endiga töötajate ametikohtade nimetused selgeks teha.

Samuti saate raamatupidajatelt küsida töötajate personali numbreid. Kui raamatupidamine on automatiseeritud, määrab personalinumbrid programm, kui ei, siis peate need ise määrama, alustades kõige kauem töötanud töötajaga ja lõpetades sellega, kes tuli organisatsiooni hiljem kui kõik teised. Pärast töötaja vallandamist on parem mitte kellegagi tema personalinumbrit jagada: olgu kõik numbrid kordumatud ja määratud ainult ühele ettevõttes kunagi töötanud inimesele.

Sel ajal, kui raamatupidajad koostavad töötajate kokkuvõtet, tuleb kontrollida töötajate isikutoimikute ja isiklike toimikute olekut, kui need on säilinud, ning samuti välja selgitada, millised dokumendid iga töötaja isikutoimikus puuduvad. Iga töötaja peab kirjutama memo selle kohta, milliste dokumentide koopiad tuleb kohale toimetada.

3. samm: kontrollime personalitabelis ja töölepingutes olevate andmete vastavust

Peale personalitabeli koostamist on vaja kontrollida selles olevat infot töölepingutes olevate andmetega. Kui teave on ebajärjekindel (tavaliselt on palk valesti märgitud või lihtsalt "Palk vastavalt personalitabelile", mis on Vene Föderatsiooni tööseadustiku rikkumine ja võib kaasa tuua karistusi; lepingu allkirjastamise kuupäevad langevad ühele päevale väljas; Tööandja esindaja allkiri ei vasta esindajaks deklareeritud isikule - näiteks peadirektor alla kirjutanud tema asetäitja), siis tuleb lepingud uuesti teha. Sel juhul tuleks lähtuda sellest, et volitamata isiku poolt allkirjastatud leping ei ole tegelikult leping; ehk siis kirjalik tööleping puudub. Seetõttu tuleb see väljastada loomulikult kehtiva (ehtsa) kuupäevaga. Kõigil muudel juhtudel nad seda teevad täiendavad kokkulepped töölepingule, millega töölepingut täiendatakse uute tingimustega või selgitatakse (muutatakse) neid tingimusi, mis olid valesti määratud.

Kui leping on vormistatud korrektselt, kuid hiljem tehti muudatusi (palgatõus, töötaja üleviimine teisele tööle), siis tuleb iga töötaja kohta iga juhtumi kohta koostada täiendavad kokkulepped. Töölepingud ja lisakokkulepped koostatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb ettevõttesse, teine aga antakse üle töötajale.

4. samm: kontrollige personali korralduste õigsust

Järgmisena peate kontrollima töötajate palkamise, üleviimise (kui neid oli) jne (kuupäevad, allkirjad, neis sisalduv teave) olemasolu ja korrektset täitmist. Tellimused peavad vastama töötajatega sõlmitud töölepingu sisule ja personalitabelisse. Neile peab alla kirjutama mitte ainult ettevõtte juht, vaid ka töötaja ise. Kui korraldusi töötavate töötajate töölevõtmiseks või üleviimiseks ei ole või neile antakse rikkumisi, tuleb need taastada, ümber teha või “uuesti allkirjastada”. Seaduse järgi ei vastuta te enne teid toimunu eest, kuid töötajal on õigus nõuda sellise korralduse koopiat ja see tuleb talle esitada.

5. samm: kontrollige töödokumentide õigsust

Järgmine tööetapp on tööraamatute saadavuse kontrollimine. Ettevõttes tuleb pidada kõigi registreeritud töötajate arvestust. Kui leiate pensionile läinud töötajate raamatud, siis peate saatma raamatute omanikele nõutud tagastuskviitungiga tähtkirja palvega tulla tööraamatu järgi või anda aadress, kuhu selle saata. Pärast vastuse saamist tööraamat tuleb saata tähitud pakipost kohaletoimetamise teatega. Kui vastust pole, lisage oma tööraamatusse lihtsalt teade kirja kättetoimetamise kohta. Mittetöötavate töötajate tööraamatuid tuleb hoida teistest eraldi kuni nõudmiseni, kuid vähemalt 50 aastat.

Kui tööraamatus pole sissekannet töölevõtmise või üleviimise kohta, ärge kiirustage seda tegema. Esmalt lugege hoolikalt läbi mõlemad tööraamatute täitmist reguleerivad dokumendid: Töövihikute täitmise juhend ja Tööraamatute pidamise ja säilitamise, töövihikute vormide valmistamise ja tööandjatele edastamise eeskiri. Ja alles siis, kui oled oma teadmistes kindel, saad asuda tööraamatusse sissekandeid tegema. Pidage meeles: vale kanne võib põhjustada selle, et töötajale ei arvestata tööstaaži ettevõttes, kus vale kanne tehti.

6. samm: koostage töötajate isiklikud failid või isiklikud kaustad (kui te pole neid varem säilitanud)

Töötajatele on kohustuslik väljastada isiklikud kaardid vormil nr T-2. Tänapäeval võimaldavad paljud programmid täita arvutis vormi nr T-2 ja printida see tavalisele paberile, mida mõned personaliametnikud kasutavad. Riigiarhiivid aktsepteerivad seni aga ainult paksul “poolpapist” paberil isiklikke kaarte. Seega, kui teie organisatsioon on riigiarhiivi hankimise allikas, ostke kontoritarvete kauplusest vormid nr T-2 vajalikus koguses või ostke nende printimiseks sobiv paber.

Isiklikud kaardid täidab personaliametnik – selline juhend sisaldub ühtsete vormide kasutamise juhendis (Venemaa riikliku statistikakomitee resolutsioon 5. jaanuarist 2004 nr 1).

Töötajatelt saadud dokumentide koopiad (passid, kindlustustunnistused jne) tuleb panna “toimiku” kaustadesse, misjärel tehakse iga juhtumi kohta inventuur ja luuakse oma isiklikud kaustad. Saate lisada ka tellimuste ja lepingute koopiad, et kogu teave töötaja kohta oleks ühes kohas, kuid see pole vajalik. Isiklikele kaartidele saate lisada töötajate fotosid.

Sageli paigutatakse isiklikud toimikud vormile nr T-2, mis on vale: isiklikke kaarte tuleks hoida kõigist muudest dokumentidest eraldi.

Uued dokumendid ja koopiad lisatakse teie isiklikku kausta, kui need muutuvad kättesaadavaks.

7. samm: valmistage ette vajalikud raamatupidamisraamatud või ajakirjad

Tööraamatute ja neis olevate lisade liikumise arvestusraamatut ning tööraamatute ja nendes olevate lisade vormide arvestuse laekumise ja väljamineku raamatut saab pidada ainult paberkandjal. Kuna need on vormilogid range aruandlus, raamatu iga lehekülg on nummerdatud ning see ise on õmmeldud ja pitseeritud organisatsiooni pitseriga.

8. samm: koostage puhkuse ajakava

Kaks nädalat enne uue aasta algust peab organisatsioon kinnitama puhkuse ajakava. Töö sellega peaks algama novembris. Kui ettevõte on väike, saate töötajatelt küsitleda, millal nad puhkusele tahaksid minna, kui see on suur, siis saata kiri osakonnajuhatajatelt, et nad annaksid oma osakonna kohta sellist teavet.

Puhkuste ajakava koostamisel tuleb jälgida, et väikese osakonna töötajate puhkusele minnes ei jääks suund lahtiseks. Näiteks kui ettevõttes on ainult kaks müügijuhti, siis ei tohiks nende puhkused isegi osaliselt ajaliselt kokku langeda, pealegi peaks nende puhkuste vahele jääma ajavahemik. koostöö- juhtumite üleandmiseks ühelt juhilt teisele.

Kui küsite ise töötajatelt puhkuste aja kohta ja tekib konflikt, kes ja millal läheb, siis ärge püüdke seda ise lahendada – viige info juhtkonna ette ja korraldage ajakava vastavalt juhtkonna otsusele. Kui küsite teavet osakonnajuhatajate kaudu, usaldage otsust vastuolulisi küsimusi neid. Teabe kogumine puhkuse ajakava koostamiseks võtab tavaliselt aega üks kuni kolm nädalat.

Pärast registreerimist tuleb puhkuse ajakava esitada juhatajale kinnitamiseks.

Kaks nädalat enne puhkuse algust on vaja töötajat selle toimumisest teavitada ja teha korraldus puhkuse andmiseks. Puhkuse algusaega saab muuta töötaja ja juhi kokkuleppel. Kui puhkuse alguses töötaja haigestus ja andis haigusleht, on vaja tema soovil puhkus edasi lükata muule talle sobivale ajale. Kõik need muudatused tehakse puhkuse ajakava vastavates veergudes. Ja ärge unustage, et töötaja ei saa jätta kaks aastat järjest puhkusele minemata ja kohustusliku tasustatud puhkuse saab rahalise hüvitisega asendada ainult töötaja vallandamisel.

9. samm: personalifailide moodustamine

Juhtumeid saab lõpetada järgmistel teemadel:

“Töötajate korraldused (värbamine, vallandamine, üleviimine, preemiad, edutamised, palgata lahkumised palgad, juhised pikaajalisteks töölähetusteks ja välislähetusteks)” (säilivusaeg – 75 aastat);

"Personali korraldused (tavalised ja õppepuhkus, tollimaks, trahvid, lühiajalised riigisisesed lähetused)" (säilitamisaeg - 5 aastat);

"Töölepingud";

"Isiklikud asjad";

"Isiklikud kaardid";

“Ettevõtte normatiivdokumendid (määrused, juhendid)”;

“Kirjavahetus personaliküsimustes valitsusagentuurid Ja äriorganisatsioonid" ja jne.

Puhkusegraafikud, töögraafikud, personalitabelid on mugavam eraldada eraldi kastidesse ja hoiustada õhukestes kaustades.

Isiklikke faile ja isiklikke kaarte on mugavam salvestada tähestikuline järjekord vastavalt töötajate nimedele on kõik muud dokumendid sees kronoloogilises järjekorras kui dokument saabub.

Tellimused isiklik on kaks hoiutähtaega: 5 ja 75 aastat, seetõttu jagunevad need vähemalt kaheks juhuks (kõik tellimused, mis ei ole nimekirjas 5-aastase säilitusajaga, on 75-aastased).

Kui ettevõte on piisavalt suur ja failis on ühe aasta jooksul üle 250 lehe, siis tuleb see jagada mitmeks failiks või köideteks (näiteks: “Töölepingud (A-K)”, “Töölepingud (L-Z)”; “ Personali korraldused (regulaarsed ja õppepuhkused)”, “Personali korraldused (töökohustused, karistused, lühiajalised riigisisesed lähetused)”).

Juhtumite moodustamisel on vaja kasutada organisatsiooni tegevuses tekkinud tüüpjuhtimisdokumentide loetelu jaotisi 7 ja 8, märkides ära säilitusperioodid.

10. samm: koostage juhtumite loend

Asjade nomenklatuuri saab koostada eraldi vastavalt personalidokumentidele või lisada organisatsiooni asjade üldnomenklatuuri.

Üldiselt ei erine juhtumite moodustamise ja nomenklatuuri koostamise protsess personalidokumentide haldamisel juhtumite moodustamisest ja nomenklatuuri koostamisest üldises kontoritöös.

Ja alles pärast kõiki etappe saate alustada arengut töökirjeldus, personalieeskirjad ja muud vabatahtlikud (Vene Föderatsiooni töökoodeksi seisukohast ei ole kohustuslikud) kohalikud eeskirjad.

Yu.V. Eremeeva,
büroo juhataja, Kutsesekretäride Klubi liige

Personalidokumentide haldamine nullist, samm-sammult juhised, mille jaoks on üldine iseloom, sisaldab regulatiivse raamistiku ja tüüpdokumentide komplekti koostamist, samuti direktori ametisse nimetamist.

Iga pürgiv ettevõtja on huvitatud personali haldamisest nullist, samm-sammult juhised, mida me allpool kaalume.

Kui töö on juba loodud, tegeleb selliste küsimustega spetsialiseerunud personaliosakond.

Peal esialgsed etapid Personalimuudatustega tegeleb osalise tööajaga üks töötajatest – sekretär või pearaamatupidaja.

Mõelgem välja, kuidas on selles valdkonnas töö korraldatud ja kust alustada uue personaliametniku jaoks.

Kellele on usaldatud töö personaliga?

Personalidokumentide haldamise teema 2017. aastal on aktuaalne kõigi töötajatega ettevõtete jaoks.

Volitused antakse töötajale korralduse andmisega.

Sõltuvalt töötajate arvust on kaks võimalust:

Personalidokumentide haldamisega tegeleb juhataja. Selleks annab ta vastava korralduse, millega need kohustused tagatakse.
Kuna töötajad palkab ettevõte, võib töö personaliga usaldada ühele neist. Samuti antakse välja volitusi kinnitav korraldus. Ametijuhendis on ära toodud ka kohustused.

Personalidokumentide samm-sammult juhised ei ole juriidiliselt määratletud.

Sellegipoolest tuleks selle väljatöötamisel juhinduda eeskirjadest, sealhulgas GOST R 7.0.8-2013.

Kuigi ühtset korda ei ole kehtestatud, on see ette nähtud üldine plaan, mis võimaldab süstematiseerida personaliarvestust ja korraldada selle hooldust.

Personali registreerimisel tuleks keskenduda ka standarditele tööseadusandlus.

Avaldatakse palju kontoritöö juhiseid. Samuti on olemas kohaliku omavalitsuse poolt aktsepteeritud dokumendid.

Alustame – tegevuskava

Personaliarvestuse korrektseks pidamiseks peate alustama esimese isiku - juhi - registreerimisest.

Kuidas seda tööd edaspidi tehakse, sõltub töötajate arvust ja ettevõtte tegevuse spetsiifikast.

Niisiis, lähme - loetleme nullist personalidokumentide haldamise põhietapid:

Ettevalmistus teabebaas– spetsiaalsed teatmeteosed, tarkvara, määrused.
Tutvumine asutamisdokumendid ettevõtetele.
Personalitöötaja käsutusse jäävate paberite nimekirja koostamine.
Juhataja kujundus.
Kohalike standardite, sealhulgas personaliplaanide ja tööeeskirjade koostamine.
Ettevõtte töölepingu näidise koostamine.
Muude raamatupidamisdokumentide, sh tellimislehtede, raamatupidamisraamatute jms väljatöötamine.
Töötaja registreerimine, kes vastutab töödokumentide pidamise eest.
Töötajate määramine oma kohtadele.

Kokkuvõtteks: seadus ei kehtesta ranget juhiste loetelu personalidokumentide haldamiseks nullist.

Üleval on umbkaudne plaan, mis algab info- ja dokumentaalbaasi koostamisega, direktori ja teiste töötajate registreerimisega.

Vaatame kõiki neid punkte üksikasjalikumalt.

Regulatiivse raamistiku kujundamine

Selleks, et ettevõte saaks toimida vastavalt tööseadustele, peate end kurssi viima kõigi nõuetega.

Riigi Statistikakomitee 4. jaanuari 2001. a otsus nr 1;

Teabe kogumiseks võite kasutada spetsiaalseid teatmeteoseid.

Personalitöötajalt oodatakse mitte ainult kõigi kehtivate regulatsioonide valdamist, vaid ka kõigi tööseadusandluses tehtud muudatuste tundmist.

See nõuab regulaarset viitamist määrustele.

Tähtis: Tööseadusandluse muudatustega kursis olemiseks tasub hankida ligipääs mõnele infoandmebaasile.

Teine punkt on sobiva tarkvara otsimine ja juurutamine.

2017. aasta seisuga on 1C väga populaarne. Siiski on palju programme, mis on selle süsteemi funktsionaalsuse poolest juba ületanud.

1C eeliseks on see, et igas linnas on piisavalt spetsialiste, kes selle tarkvaraga töötavad.

Teine etapp – tutvuge hartaga

Jätkates samm-sammult juhiseid, jätkame asutamisdokumentidega tutvumist.

Harta, mis on kohustuslik, sisaldab järgmist teavet:

direktori ametisse nimetamise kord (sealhulgas tema juures töötamise aeg, töötasu suurus);
töötajate juhtivatele ametikohtadele määramise kord;
personali moodustamine.

Personalitöötaja tegevus ei tohiks olla vastuolus asutamisdokumentides sätestatud nõuetega.

Ta peab jälgima hartas tehtud muudatusi.

Millised dokumendid peaksid personaliametnikul käepärast olema?

Järgmises etapis peate ette valmistama vormid, mis sisestatakse personaliosakond ja kasutatakse töötajate registreerimiseks.

Vaatame mõnda nime.

Tellimisvormid. Vormid tuleks välja töötada töölevõtmise, teisele ametikohale üleviimise ja vallandamise korral. Neid andmeid säilitatakse 75 aastat, kuna neid andmeid kasutatakse staaži määramiseks. Teine tellimuste rühm on personalitellimused. See hõlmab puhkuse, ärireisi, preemiate ja trahvide korraldusi. Samuti on koostamisel registreerimisraamat, kuhu kantakse märkmed kõikide väljastatud korralduste kohta, ja lähetuspäevik.
. Nende kohta tuleks teha märkmed kolme päeva jooksul pärast uue töötaja vastuvõtmist. Väärib märkimist, et 2017. aastal on nende registreerimine kohustuslik isegi üksikettevõtjad, möödas . Koos nende vormidega avatakse raamat, mis salvestab töövihikute ja vahelehtede liikumise.
Kaardid vormis T-2. Need sisaldavad töötajate võtmeandmeid. Neid hoitakse kas eraldi või säilitatakse isiklikus toimikus.
Töölepingu vorm. See sõlmitakse iga uue töötajaga, olenemata sellest, kui kaua ta tööl on. Mõnes olukorras on see rakendatav.
Töötingimuste erihindamine (SOUT). Need dokumendid koostatakse iga töökoha jaoks. Neid vahetatakse enamikul juhtudel iga 5 aasta tagant.
Personali graafik.
Kohalikud tööeeskirjad.
Dokumendid, mille alusel määratakse töötasu.

Need vormid on personaliosakonnas registreerimiseks kohustuslikud.

Vajadusel võidakse väljastada näiteks täiendavaid eeskirju ja mudeleid.

Tähtis: seadus ei nõua, kuid abiks võivad olla ametijuhendid ja kollektiivlepingud.

Kui personaliosakonnas olevate vormide loetelu on kindlaks määratud, soovitatakse samm-sammult juhistes koostada personaliarvestuse läbiviimise määrus.

Tüüptöölepingu väljatöötamine

On suur viga arvata, et lühiajaliste töötajatega pole vaja töölepingut sõlmida.

Tegelikult on dokumendile alla kirjutanud kõik töötajad.

HR-dokumentide haldamine nullist hõlmab ettevõtte malli koostamist.

Vorm sisaldab järgmisi üksusi:

täielik tööandja organisatsioon, juriidilised ja tegelikud aadressid;
tööandja esindaja andmed - täisnimi;
töötaja andmed - täisnimi;
positsioon, mida ta võtab;
lepingu aeg;
tegevuse liik - põhitöö või osalise tööajaga töö;
töökohustused(kas nimekiri või link samm-sammult tööjuhistele);
suurus (soovitav on kõik üksikasjad üksikasjalikult välja tuua otse lepingus);
lahtiolekuajad;
keskkonnamõju hindamise süsteemi tulemused antud asukoha kohta;
tööandja ja töötaja andmed;
allkirjad.

Tööandja võib dokumendile lisada lisapunkte.

Esimese positsiooni registreerimine

Keda tuleks kõigepealt palgata? Pole raske arvata, et personalidokumentide haldamine nullist hõlmab esmalt direktori määramist.

Kuidas seda ülesannet täita?

Palju oleneb ettevõtte organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist. Vaatleme kolme tüüpilist olukorda.

Organisatsioon asutajatega. Sel juhul kirjutavad nemad alla direktori ametisse nimetamise korraldusele.
Üksikettevõte (või organisatsioon, millega ainus asutaja). Seejärel allkirjastab üksikettevõtja ise (või asutaja) lepingu nii enda kui ka töötaja jaoks.
Direktor valitakse ametisse valimistulemuste alusel. Siis on töölepingu teiseks pooleks valitud organi esimees.

Tähtis: Sõltumata sellest, kes direktori ametisse nimetab, jäävad kohustuslikuks kaks toimingut - töölepingu allkirjastamine ja korralduse andmine direktori töölevõtmiseks.

Personalitöötaja on kohustatud järgima korralduste andmise kronoloogilist järjekorda.

Direktori ametisse nimetamine on esimene ja see peaks sisaldama kuupäeva, mil ta hakkab oma kohustusi täitma.

Tulevikus peate tagama, et kõik tellimused oleksid nummerdatud kronoloogilises järjekorras. Seda punkti kontrollivad järelevalveasutused.

Töötajate registreerimine muudele töökohtadele

Samm-sammult juhiste kohaselt peate pärast direktorit määrama töötaja, kes vastutab töödokumentide pidamise eest.

Need kuuluvad rangetesse aruandlusvormidesse ja nõuavad seetõttu hoolikat käsitlemist.

Kui juht pole veel kedagi tööle võtnud ja ta peab iseseisvalt nullist personaliarvestust haldama, võib ta need kohustused enda kanda võtta.

Selleks väljastatakse vastav korraldus. Edaspidi võib tööarvestuse pidamise usaldada palgatud töötajale. Seda tehakse ka tellimuse alusel.

Tähtis: tööraamatute pidamise korralduse vormistamise nõue korralduse andmisega kehtestatakse valitsuse otsusega.

Personalidokumentide haldamine nullist sisaldab veel ühte etappi - töötajate palkamist.

Iga uue töötaja jaoks koostatakse blankettide pakett, mis sisaldab:

tööleping;
töö kirjeldus;
ametikohale määramise järjekord;
individuaalne kaart T-2;
ja muud dokumendid.

Samuti peate täitma tööraamatu ja panema sinna vajalikud märgid.

Vormid on tööavaldusega kaasas ja lisatud teie isiklikule toimikule.

Kõik vajalikud paberid kantakse edasiseks palgaarvestuse menetlemiseks raamatupidamisosakonda.

Teeme ülaltoodu kokkuvõtte. Samm-sammult juhised personalidokumentide haldamise alustamiseks on neil vaid üldine vaade.

Need hõlmavad määruste valikut, nimekirja koostamist personali dokumendid, direktori ja teiste töötajate registreerimine.

2017. aastal, nagu seni, peavad kõik töötajad sõlmima töölepingu.

Loeng 1 Personalihaldus algajatele, tööleping

Kui tööandja keeldub registreerimast välismaalasest töötajat, kes ei ole registreeritud kohapeal tegelik elukoht, ettevõte rikub 109-FZ "Vene Föderatsiooni välisriikide kodanike ja kodakondsuseta isikute rände registreerimise kohta".
Trahvi summa: Sest ametnik- kuni 50 000 rubla; ettevõtte jaoks - kuni 500 000 rubla; üksikettevõtjatele - kuni 500 000 rubla. (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikli 18.9 4. osa).

Näide 2

Kui tööleping töötajaga ei ole nõuetekohaselt vormistatud (näiteks välistöötajaga sõlmitud lepingus ei ole märgitud VHI poliisi andmeid ega dokumendi andmeid, mille alusel tal on õigus läbi viia töötegevus Vene Föderatsiooni territooriumil – patent/tööluba), rikub ettevõte Vene Föderatsiooni töökoodeksit (artikli 327.2 lõige 2).
Trahvi summa: ametnikule – kuni 20 000 rubla; ettevõttele - kuni 100 000 rubla; üksikettevõtjatele - kuni 10 000 rubla. (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 5.27).

Näide 3

Kui küsite töölevõtmisel töötajalt koopiaid dokumentidest (haridus-, isiku- jne) ja seejärel säilitate need, kuid ei sõlmi temaga isikuandmete töötlemise lepingut, käsitletakse sellist tegevust 152. -FZ “Isikuandmete kaitse kohta”.
Trahvi summa: ettevõtte juhi jaoks - kuni 20 000 rubla; ettevõttele - kuni 75 000 rubla; üksikettevõtjatele - kuni 75 000 rubla. (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 13.11, 2. osa).

Näide 4

Kui töötajate kogunemise liik ei ole preemiareeglites määratletud, kuid seda makstakse töötajatele regulaarselt, ei saa makseid ettevõtte kuludena aktsepteerida. Sellest tulenevalt maksab ettevõte süstemaatiliselt tulumaksu rohkem või vähem.

Näide 1

Vastavalt palgati välismaalane tähtajaline leping tööloa kehtivusajaks. Pigem tähtajalise kui tähtajatu lepingu sõlmimiseks selline alus puudub. Kui välisriigi kodanik vallandatakse lepingu lõppemisel, töötaja ennistatakse kohtu kaudu tööle ja ettevõte peab hüvitama kohtukulud, keskmine sissetulek igaks päevaks sunnitud töölt puudumine, arvestatakse põhipuhkuse arvestamisel tööpäevad staaži hulka ja võib-olla nõuab töötaja ka moraalse kahju hüvitamist.

Näide 2

Töötajate vallandamine personali vähendamise tõttu on protsess, milles on oluline roll personalidokumentide korrektsel vormistamisel. Eelkõige, kui personalitabelit korralikult ei hooldata, saab koondatud töötaja koondamise kohtus vaidlustada ja ennistada, tõestades, et talle ei pakutud kõiki võimalikke vabu töökohti. Ettevõte hüvitab kõigi sunniviisilise puudumise päevade keskmise töötasu, puhkusetasu ja kohtukulud.

Näide 3

Tööandja püüab kõike tagada võimalikud riskid ning võtab tüüptöölepinguna vastu Konsultandilt/Käendajalt alla laaditud ja üksikpunktidega täiendatud. Mitmeleheküljeline dokument näeb muljetavaldav ja tõsine välja! Aga kui tekib töövaidlus, võib liiga detailne tööleping kohtuvaidluse korral firmat kahjustada. Vaid kogenud praktiseeriv jurist suudab kindlaks teha, millised punktid on mittevajalikud, millised võivad töötaja kasuks töötada ning millised on vajalikud ja kaitsevad tööandja poolt.

Näide 1

Kui ettevõtte töötajad saavad praktikas aru, et personaliarvestust tehakse ettevõttes “iga-korda”, kannatab tööandja maine ja töötajate lojaalsus väheneb. Olles kindel, et enamjaolt allkirjastatakse personalidokumente hilja, osadele aga üldse alla ei kirjutata, võib töötaja lahkumisel konflikti sattuda ja väljapressimist proovida.

Näide 2

Kuni 2002. aastani lubas Vene Föderatsiooni töökoodeks personalitabelis märkida ametikohtade palgavahemikud. Näiteks müügijuhtide palgad võiksid olla vahemikus X kuni XX. Nüüd on see praktika ebaseaduslik, personalitabelisse tuleb märkida ainult täpne palgasumma, mis on võrdne kõigile samadel ametikohtadel töötavatele töötajatele. Kui ettevõte jääb kohalikuks normatiivakt vana mudel, kus on märgitud palgavahemikud ja töötajad teavad oma kolleegide palga suurust, tekitab see asjatuid telgitaguseid vestlusi.

Näide 3

Rotatsiooni korras töötavate töötajate puhkus ei tohiks langeda vahetustevahelise puhkuse ajale. Kui ettevõttel puudub puhkusekalender, mis arvestaks seda ajaplaneerimise aspekti või kalendrist ei peeta kinni, tekitab see paratamatult rahulolematust oma õigustest hästi teadlikes töötajates.

Tere päevast, kallid külastajad! Mis on personalitöö, milleks seda vaja on ja kas seda üldse vaja on? Selle kohta saate teada minu artiklist: Mannekeenide personalidokumentide haldamine.

ettevõtte personaliosakond

Nii nagu külastajate jaoks algab teater riidenagist, nii algab iga värskelt palgatud töötaja jaoks ettevõtmine personaliosakonnast. See lõpeb nendega vallandamisel.

Personaliosakond vastutab kõigi ettevõtte töötajatega seotud küsimuste eest:

Töölevõtmine, üleviimine ja vallandamine;
Vastavus töödistsipliin;
Vastavus ametijuhenditele;
Töötajate isikutoimikute pidamine;
Säilitamine personali dokumentatsioon;
Töötajate otsimine vabadele töökohtadele;
Esialgsete intervjuude läbiviimine;
Töötajate tutvustamine kõikide muutustega organisatsioonis;
Erineva dokumentatsiooni väljatöötamine;
Osalemine ettevõtte kohalike põhidokumentide väljatöötamises.

Nagu näete, on nimekiri väga suur ja see pole ammendav. Personaliasjade eest vastutav osakond on organisatsioonis spetsiaalne üksus, mis suhtleb kõigi teiste ettevõtte struktuuriüksustega.

Ja pole oluline, et enamasti on töötajad ettevõtte väikseim osakond ja mõnikord ei eraldata seda üldse.

Millega personaliosakond tegeleb?

Vaatame nüüd lähemalt, millega personaliametnik oma töökohal tegelikult tegeleb – selleks saab personalidokumentide haldamine.

Töötajate registreerimine

Töötajate palkamine ja vallandamine on kõige rohkem põhifunktsioon personaliosakond Kõik töötajate liikumised on tema kontrolli all. Kui inimene tööotsija näeb vaba kohta ja helistab määratud number, siis 90 juhul 100-st satub ta personali, kus teda suunatakse teda huvitavates küsimustes ning antakse aega ka vestlusele tulla või ankeet täita.

Pärast seda, kui juht on otsustanud, et töötaja talle sobib, satub viimane taas personalispetsialisti kätesse. Ja pange tähele, et kui vaba töökoht täidetakse konkursi korras, kaasatakse komisjoni kindlasti personaliametnik.

Niisiis, pärast töötaja töölevõtmist läheb ta personaliametniku juurde, kus ta läbib järgmised protseduurid:

Esindab kõike Vajalikud dokumendid;
Tutvub kõigi kohalike normatiivdokumentidega, mis on seotud oma töö ja rutiiniga ettevõttes;
sõlmib töölepingu;
Tutvub oma töölevõtmise korraldusega;
Mõnel juhul saab ta siin esmased teadmised töökaitsest, st läbib esmase juhendamise.

Dokumentide haldamine

Pärast kõigi dokumentide allkirjastamist ja esitamist loob personalispetsialist töötaja isikliku toimiku. See koosneb kõigist dokumentide koopiatest ja ühtsel blanketil isiklikust kaardist. Lisaks hakatakse edaspidi kõiki töötajaga otseselt seotud küsimusi menetlema läbi HR:

puhkuse registreerimine;
Boonuste ja muude rahaliste summade maksmine;
Boonuste ja muude karistuste konfiskeerimine;
Ülekate distsiplinaarkaristused ja karistused;
Töötasu ja muude töölepingu tingimuste muudatused;
Muudatused organisatsioonis on üldised või otseselt töötajaga seotud.

Ja palju muid küsimusi, nimekirja võib jätkata peaaegu lõputult, olenevalt ettevõtte spetsiifikast ja personalile määratud funktsionaalsusest.

Paljud väidavad, et enamik loetletud probleemidest kuulub raamatupidamise valdkonda, kuid ei, see pole nii. Jah, just raamatupidamine arvestab puhkusetasu ja sularahamaksed. Ta hoiab neid alles, kuid alles pärast seda, kui on saanud personalitöötaja koostatud vastava tellimuse.

Nende korralduste koostamiseks kasutab personaliametnik erinevaid põhjuseid:

töötaja avaldused;
Kontori märkmed osakonnajuhatajatelt;
Sisejuurdlused ja komisjonide järeldused;
Ettevõtte juhi kirjalikud ja suulised juhised.

Muide, personaliametnik allub otseselt ettevõtte juhile. Harvadel juhtudel tema asetäitja.

Pärast tellimuste väljastamist arhiveeritakse nende originaalid ja nende alus ning säilitatakse nõutud aja. Seda peaks tegema ka personalispetsialist.

Muu personalitöö läbiviimine

Lisaks sellele, et personalitöötajad koostavad töötajatele dokumente, teevad nad muid töid, mida võib liigitada personalidokumentide haldamiseks.

Ametikirjelduste koostamine. Kuid see ei tähenda, et kõik juhised on ühe inimese kirjutatud. Reeglina kirjutab töökohustuste rubriiki keegi, kes seda tüüpi töödega kursis on. Vaevalt, et personalitöötaja kirjeldab üksikasjalikult keevitaja, elektriku või kraanaoperaatori funktsionaalsust. Kuid ta vormistab juhised üheks dokumendiks.
Organisatsioon läbiviimine töökoha sertifitseerimine ja selleks vajaliku dokumentatsiooni koostamine. Muide, see mõiste - sertifitseerimine - jääb ainult igapäevaellu. Seadusandlikult on seda protseduuri juba paar aastat kutsutud töötingimuste erihinnanguks (SOUT).
Osalemine alusdokumentide koostamisel organisatsioon: töötasustamise eeskirjad, kollektiivlepingud ja lepingud, sisemised tööeeskirjad. Mõnel juhul tehakse ainult kohandusi ja mõnel juhul vormistatakse dokument täielikult.
Personali säilitamine. Personaliametnik jagab selle dokumendi eest vastutust ettevõtte pearaamatupidajaga. Tema hooleks on ametikohtade nimetused ja nende arv ning raamatupidamine kontrollib määrasid ja palkasid.
Organisatsioon arstlikud läbivaatused ja koolitus töölised. Kui firma on väike, siis teeb ta selle töö ise ära, muidu jälgib vaid täitmist. Igal juhul määrab selle ettevõtte poliitika.
Osalemine erinevates komisjonides: teostades ametlikud uurimised, tööõnnetused, töökaitsealaste teadmiste kontrollimine jne.

Nagu näha, on personaliametnikul tegemist päris palju ja neid on väga erinevaid.

Personali koht organisatsiooni toimimises

Selles jaotises vaatleme personaliosakonna suhtlemist teiste osakondadega. Siin on peamised:

Raamatupidamine. Personaliametnik teeb selle osakonnaga tihedat ja pidevat koostööd. Siia lähevad kõik välja antud korraldused. Esiteks puudutab see riiki lubamise, üleviimise ja vallandamise korraldusi. Just nende käest saavadki palka arvutavad raamatupidajad teada, keda palgale võtta, keda sealt välja arvata ja milline on nende palk. Tööajatabelid kontrollivad enne raamatupidaja lauale jõudmist ka personali poolt ning sageli hoiab neid personaliametnik. Kui ettevõte teeb kontoritööd spetsiaalsete programmide abil, on personali ja raamatupidamise suhtlus oluliselt lihtsustatud.
Sekretariaat või vastuvõtuala. Just siit saab kaader suurema osa korralduste andmise alustest juhataja resolutsiooniga. Seda juhul, kui kontoritööd ettevõttes tehakse kõigi reeglite järgi. Kui sellist osakonda pole, lähevad taotlused otse personaliametnikule ja ta viib need juhatajale.
Suhtlemine organisatsiooni kõigi teiste osakondadega seisneb juhtide ja otseste töötajate tähelepanu juhtimises organisatsioonis kõikidele personalimuudatustele.

Miks iga ettevõte vajab personaliosakonda

Seadusandlus ei kohusta selliseid eraldama struktuuriüksus personaliosakonnana. Kuid praeguses kontoritöö praktikas säilitab see üksus suurema osa pakutavast dokumentatsioonist Töökoodeks RF.

Kas personalidokumentide haldamist on võimalik hooletusse jätta? Vastus: ei, te ei tohiks seda teha. Ja sellel on mitu põhjust:

Korralikult täidetud leping tööandja ja töötaja vahel ning kõik muud töötaja tööga seotud dokumendid aitavad vältida paljusid ebameeldivaid olukordi, kui poolte vahel tekivad erimeelsused.
Dokumentatsiooni, sh personalidokumentatsiooni täpne korrashoid iseloomustab organisatsiooni ainult positiivne pool.
Personaliametnik teeb lisaks töölevõtmise ja vallandamise menetlemisele ka palju muud tööd, on omamoodi ühendavaks lüliks kõrgema juhtkonna ja teiste osakondade vahel.
Pädev personaliametnik ei täida mitte ainult kõiki dokumente õigesti, vaid suudab ka juhile näidata, millist osa ta rikub. tööõigus, mis aitab vältida kontrolle ja sanktsioone.

Kõike eelnevat kokku võttes võib julgelt väita, et kontoritöö ja personaliarvestus on igas organisatsioonis väga kasulikud ja vajalikud. Ja vähemalt pealiskaudsed teadmised selles valdkonnas, mis anti "mannekeenideks", aitavad kindlasti töölevõtmisel ja hilisemal tööülesannete probleemideta täitmisel.

Ja lõpuks natuke huumorit...

Parimate soovidega, tehnilised eksperdid.