Personaliosakond. Personalitegevused ja personalireformid

29.09.2019

Organisatsiooni personaliteenistus (HS) on struktuurne ühendus, mis täidab personali kontrollimise kohustusi. CS lähteülesanne on tagada tööprotsessi optimeerimine. Vaatame, kuidas see teenus on korraldatud.

CS-i juhtimise kompetentsuse taseme ja volituste piirid ettevõtte juhtimise protsessis võib jagada tüüpideks:

CS täielik allutamine haldusjuhile (kõik koordineerivad skeemid sisalduvad ühes alamsüsteemis).
KS otsene alluvus ettevõtte direktorile.
Personaliosakonnal on organisatsiooni juhi järel teise juhtimistasandi staatus.
KS on kaasatud ettevõtte juhtimisse.

Organisatsiooni skeem personaliteenus sõltub paljudest teguritest, näiteks:

Ettevõtte tegevuse liik.
Ettevõtte tööjõumaht.
CS juhtimispotentsiaali tase jne.

Personaliosakonna organisatsiooniline struktuur

Personaliosakonna organisatsiooniline struktuur peab vastama kehtestatud nõuetele ja võimalustele:

Võimalus kiiresti reageerida personalidokumentidega seotud muudatustele ja täiendustele.
Töötaja funktsioonide optimeerimine koos järgneva otsese kontrolli üleandmisega madalamale juhtkonnale.
Funktsionaalsete ülesannete jaotamine ja määramine organisatsiooni sees.
Teatud juhile alluvate töötajate ratsionaalse arvu reguleerimine ja tagamine.
Ettevõtte töötajate õiguste ja kohustuste täitmine (vastutus mittetäitmise eest).
Organisatsioonivolituste selge jaotus.
Juhtimisstruktuuri loomise ja toimimise kulude minimeerimine.

See ei ole täielik nimekiri sellest, mida HR teeb. Organisatsiooni struktureerimisskeemi väljatöötamist mõjutavad mitmed tegurite rühmad:

Organisatsiooni struktuuri ja tegevuse tunnused.
Töötehnoloogiate kasutamine ja tootmisviis.
Ettevõtteeetika stiil ja isiklikud nüansid.
Efektiivne arendamine või järgimine olemasolevad skeemid struktuurne korraldus.

Organisatsiooni personaliteenistuse organisatsioonilise struktuuri ülesehitust võib korraga mõjutada üks või mitu tegurit. Algandmetena võetakse järgmised näitajad:

Juhtimistasemete arv.
Töötajate arv.
Juhtimisstruktuuri tüüp.

Personaliosakonna struktuur ühendab endas kahte juhtimistasandit – funktsionaalset ja lineaarset. Just funktsionaalne juhtimistüüp võimaldab meil kuvada funktsionaalset jaotust ettevõtte juhtimise ja selle allüksuste vahel. Ehitamiseks funktsionaalne juhtimine, tootmistehnoloogilise järjestuse määramisel igale juhile (või volitatud isikule) kasutatakse maatriksiprintsiipi.

Millega personaliosakond tegeleb?

Personaliosakonna töökohustused on sõnastatud Vene Föderatsiooni töökoodeksis.

Personaliteenuse põhirõhk on ettevõtte personaliressursside tõhusa juhtimise rakendamisel. See sisaldab:

Suhete parandamine tööprotsessis.
Kutsesobivuse hindamine ametikohale kandideerija valikul.
Koolitusprogrammide väljatöötamine ja elluviimine ning sotsiaalsed projektid ettevõtte töötajatele.
jne.

CS tegevused on tööprotsessi korraldamisel valdavalt analüütilise iseloomuga. Sellised tegevused nõuavad regulaarseid sisemisi uuendusi, uute spetsialistide koolitamist järgnevaks tööks organisatsiooni CS-s ja koolitusprogrammi väljatöötamist kutseoskuste omandamiseks vastavalt kaasaegsetele suundumustele.

Sellised toimingud on tingitud vajadusest kvalitatiivselt täita mitmeid personaliteenistuse funktsionaalseid ülesandeid:

Asutamine kvalifikatsioonitase vastavalt kehtivatele majandusnõuetele.
Kulude kasvu ohjamine tööprotsessi tagamiseks.
Moodustamine ettevõtte poliitika võttes arvesse kodumaisel tööturul palgatud ja välisspetsialiste kaasatud töötajate rahvusvahelist kombinatsiooni.
Personalivaliku osakond vastutab töösuhete reguleerimise eest vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksile.
Kasutades töötajate töö tagamise oskuse arendamine ja rakendamine kaugjuurdepääs organisatsiooni ressurssidele.

Tavaliselt saab eristada kahte CS funktsionaalset suunda:

Juhtimiskontroll töösuhted.
Töölepingu tingimuste dokumentaalne fikseerimine.

Töösuhete kontroll tähendab:

Personali planeerimine.
Ettevõtte personal.
positsioonil.
Organisatsiooni töötajate koolitamine ja professionaalse kasvu võimaluste pakkumine.
Tasustamise ja kasvusüsteemi kasutamine sotsiaalsfääris.
Ohutute töötingimuste tagamine ja hoidmine.

Töölepingu tingimused tuleb dokumenteerida. Personaliosakonna dokumendid:

Tellimused, tellimused.
Kehtestatud raamatupidamisinfo vormide täitmine.
Töötajate töödokumentatsiooni registreerimine ja hilisem hooldus.
Moodustamine.
Konsultatsiooniteenused.
Tööaja arvestus.
Töötajale erinevate maksete (hüvitised, toetused jne) saamiseks vajalike dokumentide väljastamine.

CS-i lai funktsionaalne valik nõuab kvaliteetset töötajate valikut personaliosakonna ametikohtadele.

Personaliosakonna korraldus

CS-i spetsialistide arv on põhjendatud iga üksiku ettevõtte tööprotsessi ratsionaalse piiritlemise ja stabiliseerimisega. Selleks kasutage kvalifikatsioonikataloogi, mis tuvastab järgmised ametikohad:

juhtivtöötajad;
spetsialistid;
tehnilised esinejad.

Igal määratud ametikohal on vastav tunnus, sealhulgas kohustuslikud nõuded:

ametikohaga seoses pandud kohustuste ulatus;
eriteadmised;
kvalifikatsiooninõuded.

Tööd korraldatakse vastavalt teenusele antud ülesannete keerukusastmele ja ulatusele. Igal töötajal peavad olema eriteadmised ja -oskused:

Täielik teabe valdamine piirkonna ja ettevõtte tegevuse spetsiifika kohta.
Juhtimis- ja juhiomadused.
Õppimisvõime.
Finantsvormistamise põhitõdede tundmine.
Diplomaatilised oskused jne.

Enamik organisatsioonide personaliteenuseid pakuvad järgmisi vabu töökohti:

Personaliteenistuse juht.
Haldur:
- personalitöö kohta;
- sotsiaaltoetused;
- hüvitis;
Spetsialist:
- taotlejatega töötamise kohta;
- koolituse kohta;
- tööhõive kohta;
- personalidokumentide haldamine.

Ametikohtade olemasolu määrab ettevõtte spetsiifika ja personaliteenistuse funktsionaalsed ülesanded.

Personaliosakond on struktuur organisatsioonis, mis tegeleb personalijuhtimisega.

Personaliosakond pole mitte ainult funktsionaalne üksus, see on ka ettevõtte nägu, sest just personaliosakonnas hakkab iga taotleja organisatsiooniga tutvuma.

Personaliosakonna eesmärk

Personaliosakonna eesmärk on aidata kaasa ettevõtte (organisatsiooni) eesmärkide saavutamisele, tagades ettevõttele vajaliku personali ja tõhus kasutamine töötajate potentsiaali.

Töötajate valimine toimub spetsiaalselt välja töötatud strateegiate abil: vabade töökohtade kohta teabe esitamine meediale ja tööturuasutustele, valikumeetodite kasutamine, testimine, spetsialistide kohandamise protseduurid ja sellele järgnev täiendkoolitus.

Personaliosakonna ülesanded

Personaliosakonna põhiülesanne on töötajate töö korrektne arvessevõtmine, tööpäevade, puhkepäevade ja haiguspäevade arvu määramine töötasu, puhkuste arvutamiseks ja teabe esitamiseks organisatsiooni raamatupidamisosakonnale.

Samuti on personaliosakonna peamised ülesanded:

vajaliku kvalifikatsiooniga ja mahus personali valiku, värbamise ja palkamise korraldamine. Töötajate valimine toimub spetsiaalselt välja töötatud strateegiate abil: alates vabade töökohtade kohta teabe esitamisest meedias ja tööturuasutustes kuni valikumeetodite kasutamise, testimise, spetsialistide kohandamise protseduuride ja järgneva täiendõppeni;

Loomine tõhus süsteem täistööajaga töötajad;

töötajate karjääriplaanide väljatöötamine;

personalitehnoloogiate arendamine.

Lisaks peab personaliosakond esitama teabe töötajate kohta Pensionifond RF, Kindlustusfirmad, Maksu- ja migratsiooniteenused.

HR funktsioonid

Personaliosakonna põhiülesanne ettevõttes on personali valik.

Personaliosakonna põhifunktsioonid ettevõttes hõlmavad järgmist:

organisatsiooni personalivajaduste väljaselgitamine ja personali värbamine koos osakonnajuhatajatega;

personali voolavuse analüüs, võitlusmeetodite otsimine kõrge tase voolavus;

tööjõu motivatsioonisüsteemide juurutamine;

ettevõtte personalitabeli koostamine;

töötajate isikutoimikute registreerimine, töötajate nõudmisel tõendite ja dokumentide koopiate väljastamine;

toimingute tegemine tööraamatutega (dokumentide vastuvõtmine, väljastamine, täitmine ja säilitamine);

puhkuste arvestuse pidamine, ajakavade koostamine ja puhkuste vormistamine vastavalt kehtivale tööseadusandlus;

töötajate sertifitseerimise korraldamine;

töötajate koolitusplaanide koostamine.

Personaliosakonna struktuur

Ettevõtte personaliosakonna struktuuri ja arvu määrab sõltuvalt ettevõttest iga ettevõtte direktor koguarv personal ja tegevus.

Väikestes ettevõtetes (kuni 100 töötajat) piisab ühest või kahest personalitöötajast.

Samas ei pruugi väikeettevõtetes eraldi töötajat olla ja siis teeb sellist tööd pearaamatupidaja või peadirektor.

Keskmise suurusega organisatsioonides (alates 100 töötajast kuni 500 inimeseni) on otstarbekas luua kolmest kuni neljast personalispetsialistist koosnev personaliteenistus.

Suurtes, 500 või enama töötajaga ettevõtetes võib personaliosakonnas olla 7–10 töötajat.

Personaliosakonna ja teiste osakondade vahelised suhted

Oma ülesannete tõhusaks täitmiseks peab personaliosakond pidevalt ja tihedalt suhtlema ettevõtte teiste osakondadega:

Suhtlemine organisatsiooni raamatupidamisosakonnaga

Personaliosakond suhtleb palgaga seotud küsimuste lahendamiseks organisatsiooni raamatupidamisosakonnaga.

Seega esitab personaliosakond organisatsiooni raamatupidamisosakonnale dokumendid ja korralduste koopiad vallandamise, tööle võtmise, töölähetuste, puhkuse, töötajate stiimulite või karistuste kohta.

Suhtlemine juriidilise osakonnaga

Õigusosakond annab personalitöötajatele teavet kehtivate õigusaktide viimaste muudatuste kohta ning pakub igakülgset õigusabi.

Suhtlemine ettevõtte teiste osakondadega

Personaliküsimustes suhtleb personaliosakond pidevalt kõigi ettevõtte struktuuriüksustega.

Kas teil on endiselt küsimusi raamatupidamise ja maksude kohta? Küsige neilt foorumis "Palgad ja personal".

Personaliosakond: andmed raamatupidajale

Vallandamine töölt puudumise tõttu: vastuolulised küsimused
Kolleegid) tulemusi ei andnud. Personaliosakonna juhataja Ivanova S.N. Usaldusväärsus... L. Tellimuse on läbi vaadanud: – Personaliosakonna juhataja Ivanova S.N.; – ravijuht... puudumine. Palume esitada seletuskiri personaliosakonna juhatajale S.N.Ivanovale Kui see on kirjalik... siseauditi läbiviimiseks.“ Koostanud: personaliosakonna juhataja Ivanova S.N. juuresolekul... keeldus ka töötaja. Personaliosakonna juhataja Ivanova S. N. Usaldusväärsus...
Tööleht: praktiline rakendus
Ta ei esita raamatupidamisosakonnale (personaliosakond) allkirjastatud möödaviigulehte. Mis puudutab seda... ta ei esita raamatupidamisosakonnale (personaliosakond) allkirjastatud möödaviigulehte. Kui suurel määral on see... võlg väljastamata raamatute pealt; personaliosakonnas VHI poliisi esitamise kohta; sisse... sisaldab selliseid osakondi nagu raamatupidamine, personaliosakond, ladu jne. Üldjuhul... riigiteenistuja vallandamise avalduse väljastab personaliosakond koondatavale läbivaatuslehe (Lisa...
Kuidas teha osalise tööajaga töötajast põhitöötaja?
Töö Personaliosakonnas olemasoleva teabe kohaselt lahkusite põhitöökohalt... Vene Föderatsiooni kood nr 20. Personaliosakonna spetsialist Koneva Osaühing... Vene Föderatsiooni kood nr 20. Personaliosakonna spetsialist Koneva Osaühing... Vene Föderatsiooni kood nr 20. Personalispetsialist Koneva Osaühing...

09/06/2018 esitage personaliosakonnale tõend raviasutus, kinnitades fakti... korralduse täitmine on usaldatud personaliosakonna juhatajale V. D. Egorovale.Põhjus: isiklik... .) (allkiri) (F. I. O.) Personaliosakonna juhataja V. D. Egorova __________ /____________________________ ... verd loovutama ja pöördus personaliosakonna poole küsimusega...

Personalitabeli indekseerimine jaotises „1C: palgad ja personalijuhtimine 8”
Personaliosakonna töötaja peab tegema muudatusi kehtivas personalitabelis seoses... Personaliosakonna töötaja peab tegema muudatusi praeguses personalitabelis seoses...
Kui ettevõttes ei ole töökaitsespetsialisti
Ühelt poolt personalispetsialist Anna Petrovna Petrova, viidatud kui... 23. oktoobril 2017 täidab personalispetsialist Anna Petrovna Petrova... ülesandeid. Ivanov Tellimuse vaatas läbi: personaliosakonna spetsialist Petrova, 19.10.2017 A...
Mis muutub töövihikute kujunduses
See: “Originaaldokumendi asub (organisatsiooni nimi) personaliosakonnas”, nagu näites..., saad, kirjutades organisatsiooni personaliosakonnale avalduse. Raamatupidaja võib väljastada valguskoopia...

Sissejuhatus

1. Personaliteenistuse kontseptsioon, ülesanded ja funktsioonid

2. Personaliteenuse põhialused

2.1 Personaliosakonna määrused

2.2 Personaliosakonna töötajate ametijuhendid

2.3 Personaliteenistuse struktuur ja vormid

2.4 Personalitöötajate töönormid

3. Küsimusi reguleerivad määrused Personalihaldus Venemaal

4. Personali dokumendid

4.1 Tööleping

4.2 Tellimused personalile

4.3 Töötaja isiklik kaart

4.4 Töörekord

4.5 Raamatupidamise ja kontrolli logid ning sisemine ametlik kirjavahetus

Järeldus

Kasutatud allikate loetelu

Sissejuhatus

Kursusetöö teemaks on “Personaliteenistuse töö korraldamine”.

personaliteenus - visiitkaart ettevõtetele. Inimese esimene samm ettevõttes on personaliteenus. Ja inimesele on omane meeles pidada erinevate sündmuste algust ja lõppu. Selle on kindlaks teinud psühholoogid. Iga inimese jaoks peate lihtsalt leidma oma koha. Ühes kohas on töötaja ebaefektiivne, teises aga geenius. Igaühest võib leida võimeid, mis võimaldavad inimesel töötada teatud valdkonnas maksimaalse efektiivsusega.

Teema aktuaalsust põhjendab asjaolu, et personaliteenistuse tegevuse õigest korraldusest hakkab sõltuma vajalik personali värbamine, valiku ratsionaalsus ja plaan. Personalistrateegia, vajaliku arvu personali, et tulevikus oleks võimalik rakendada personalipoliitikat, võimaldamata personali vähendamist või vallandamist.

Kursusetöö eesmärk on analüüsida personaliteenuse korraldust ettevõttes.

Selle eesmärgi saavutamiseks on vaja lahendada järgmised ülesanded:

teha kindlaks ettevõtte personaliteenistuse ülesanded ja funktsioonid;

tutvuda ja analüüsida personaliosakonna tegevust reguleerivaid normdokumente;

uurige personalidokumentatsiooni funktsioone.

Õppeobjektiks on organisatsiooni personaliteenistus.

Töö teemaks on organisatsiooni personaliteenistuse tööd reguleerivad dokumendid.

Kursuse töö koosneb sissejuhatusest, neljast peatükist, järeldusest, kasutatud allikate loetelust ja lisast.

1. Personaliteenistuse kontseptsioon, ülesanded ja funktsioonid

Personaliteenistus (personalijuhtimisteenus) on struktuuriüksus, mis on volitatud teostama personalijuhtimist ning ettevõttes elluviidavate personalijuhtimistegevuste organisatsioonilist ja metoodilist juhtimist.

Praegu saavad personaliteenused täita järgmisi funktsioone:

· tööjõu planeerimine - personalivajaduste määramine sõltuvalt organisatsiooni strateegiast, spetsialistide otsimine, personalireservi moodustamine;

· isikkoosseisu tagamine - kandidaatide valik ja isikkoosseisu valik reservrühmast;

· bürootöö korraldamine - personalidokumentide (lepingud, korraldused, tööraamatud jne) koostamine ja täitmine, nendega töö korraldamine (registreerimine, kontroll, jooksev säilitamine, asjade nomenklatuur, väärtuse uurimine, koostamine ja hoidlasse üleandmine arhiiv);

· organisatsiooni töötajate sertifitseerimise läbiviimine;

· personali väljaõpe, ümberõpe ja täiendõpe;

· liikumise ja kaadri voolavuse analüüs;

· sotsiaalse pinge väljaselgitamine meeskonnas ja selle leevendamine;

· töö koordineerimine töötingimuste stabiliseerimiseks ja ohutusmeetmete järgimiseks;

· distsipliini juhtimine.

IN viimased aastad Personaliteenistuse ülesanneteks on kavandatud hõlmata töötasu korraldamine, mis eeldab töökohtade tõendamist, töötasu struktuuri ja hüvitiste struktuuri määramist, tööjõunäitajate süsteemi ning tööturu analüüsi.

Personalitöö põhiülesanded ettevõttes võib jagada järgmisteks valdkondadeks:

.Personalitöö arvestus- ja kontrollisuund hõlmab järgmiste põhiülesannete lahendamist:

· ettevõttesse töötajate palkamine;

· töötajate raamatupidamine;

· töötajate vallandamine;

· töötamine ettevõttes ajutiselt äraolevate töötajatega (puhkusel, haiguse tõttu puuduvad, lähetusel jne).

2. Planeerimine ja regulatiivne suund:

· töötajate valimine (otsing ja valimine) ettevõttesse;

· ettevõtte töötajate paigutamine;

· ettevõtte töötajate ümberpaigutamine;

· ametikohale sisenemine ja töötajate kohanemine.

3. Personalitöö aruandlus ja analüütiline suunamine:

· töötaja uuring;

· töötajate töötulemuste hindamine;

· analüütiline töö;

· aruannete koostamine.

4. Koordineerimine ja teabe suunamine:

· töötajate erialane koolitus (koolitus ja ümberõpe);

· ettevõtte töötajate vastuvõtu korraldamine (ameti- ja isiklikes küsimustes);

· töötada ettevõtte töötajate kirjalike taotlustega;

· arhiivi- ja teatmeteos.

5. Organisatsiooniline ja metoodiline suund:

· ettevõtte töötajate tegevuse dokumenteerimine;

· personalitöö ettevõtte osakondades;

· Personali planeerimine;

· personalitöö juhtimine.

Kõik personaliosakonna ülesanded määratakse kindlaks organisatsiooni töö spetsiifikaga, võttes arvesse:

· organisatsiooni suurus;

· ärisuund (tootmine, kaubandus, elanikkonnale teenuste osutamine);

· organisatsiooni strateegilised eesmärgid;

· organisatsiooni arenguetapp;

· töötajate arv;

· personaliga töötamise prioriteetsed ülesanded.

Ehituspõhimõtted kaasaegne süsteem Arvesse võetakse personalijuhtimist:

· töötajate valiku ja paigutamise tõhusus;

· tasustamise ja motivatsiooni õiglus, tasu mitte ainult individuaalsete, vaid ka kollektiivsete saavutuste eest;

· töötajate edutamine vastavalt töötulemustele, kvalifikatsioonile, võimetele, isiklikele huvidele ja organisatsiooni vajadustele;

· kiire ja tõhus lahendus isiklikud probleemid.

Personaliteenistuste tööl on kaks suunda: taktikaline ja strateegiline.

Taktikalise suuna raames tehakse jooksvat personalitööd:

· seisukorra analüüs ja personalivajaduste planeerimine, personaligraafikute väljatöötamine, personali värbamine, hindamine ja valik;

·testimine;

· personali kohese liikumise ja vallandamise planeerimine, jooksev arvestus ja kontroll, väljaõpe, ümber- ja täiendõpe, edutamise reservi moodustamine, organisatsiooni väärtuste edendamine ja personali nende vaimus koolitamine.

Personaliteenuste põhitegevuseks loetakse tööjõuressursside kujundamist: nende vajaduse planeerimist ja praktilise tegevuse korraldamist personali värbamiseks, konfliktide lahendamiseks, läbiviimiseks. sotsiaalpoliitika.

Personalitöö olemus on määrata, mida täpselt, kes, kuidas ja millise abiga peaks praktikas tegema. Sel hetkel personalijuhtimise valdkonnas. Nende igapäevaste ülesannete lahendus põhineb haldusmeetoditel.

Personaliteenistuste töö strateegiline suund on keskendunud organisatsiooni personalipoliitika kujundamisele - teoreetiliste seisukohtade, ideede, nõuete, praktiliste tegevuste süsteemile personaliga töötamise valdkonnas, selle peamistele vormidele ja meetoditele.

Sellest peatükist lähtudes võime märkida, et personaliteenus on ettevõtte korralduses kohustuslik lüli ning personaliteenistuse ülesanded sõltuvad ettevõtte tegevusvaldkondadest. Ja korralik korraldus Personalidokumentide haldamine on ettevõtte õitsengu võti, kuid personaliteenistuse töö ei piirdu ainult raamatupidamise ja statistikaga, vaid on aluseks ettevõtte potentsiaali analüüsile ja planeerimisele.

2. Personaliteenuse põhialused

1 Personaliosakonna määrused

Üks esimesi etappe ettevõtte töö korraldamisel on personaliosakonna eeskirjade koostamine. See sisaldab organisatsiooni personali ülesandeid, funktsioone, õigusi ja kohustusi.

· Personaliosakonna eeskirjad sisaldavad mitut jaotist:

· üldsätted;

·ülesanded;

·struktuur;

funktsioonid;

· suhted ettevõtte teiste osakondadega;

·õigused;

· vastutus.

Jaotises „Üldsätted“ näidatakse personaliosakonna alluvus ettevõtte direktorile.

Jaotises „Ülesanded“ on selgelt sõnastatud osakonna tegevusvaldkonnad, millest olulisemad on töökorraldus töötajate ja spetsialistide valiku, paigutamise ja kasutamise tagamiseks; stabiilse töökollektiivi moodustamine; reservi loomine; personaliarvestuse süsteemi korraldamine.

Jaotises “Struktuur” näidatakse osakonna struktuuri väljatöötamise ja kinnitamise kord, arvuline koosseis, töövaldkonnad ja osakonna määratud allüksused.

Jaotises "Funktsioonid" käsitleme funktsionaalsed kohustused personalitöö valdkonnas:

· personaliplaanide väljatöötamine;

· töötajate vastuvõtmise, üleviimise ja vallandamise registreerimine vastavalt tööseadusandlusele;

· ettevõtte personali arvestus;

· tööraamatute hoidmine ja täitmine, kontoritöö dokumentatsiooni pidamine;

· kontroll osakonnajuhatajate poolt personaliga töötamise korralduste ja juhiste täitmise üle;

· personali liikumise uurimine, kaadri voolavuse analüüsimine, meetmete väljatöötamine selle kõrvaldamiseks;

· ettevõtte spetsialistide koosseisu ja äriomaduste analüüs nende ratsionaalse kasutamise eesmärgil;

· tingimuste loomine spetsialistide haridus- ja kvalifikatsioonitaseme tõstmiseks;

· töötada kandidaadireservi loomise nimel;

· ettepanekute koostamine töötajate paigutamise ja kasutamise parandamiseks;

· atesteerimiskomisjoni materjalide ettevalmistamine ja süstematiseerimine;

· materjalide ettevalmistamine töötajate, spetsialistide ja töötajate ergutus- ja autasustamiseks;

· meetmete võtmine koondatud töötajatele töö leidmiseks;

· personaliosakonna töötajate jälgimine ja juhendamine;

· seisundi jälgimise korraldamine töödistsipliini ja sisemised tööeeskirjad;

· Kogu personaliküsimuste aruandluse säilitamine.

Jaotises “Suhted ettevõtte teiste allüksustega” on loetelu dokumentidest, mis personaliosakonda saabuvad, ja dokumentidest, mis saadetakse personaliosakonnast teistele allüksustele.

Teistest osakondadest saab personaliosakond töötajate ja töötajate palkamise avaldusi, ergutusettepanekuid ja puhkuste ajakavasid.

Personaliosakonnast saadetakse osakondadele teave töödistsipliini rikkujate kohta, korralduste koopiad töölevõtmise, ettevõttesisese üleviimise, personali vallandamise, tööreeglite muudatuste kohta ning teavet töödistsipliini küsimuste kohta.

Jaotises "Õigused" on näidatud personaliosakonna peamised volitused:

· õigus nõuda kõigilt ettevõtte allüksustelt personaliosakonna täielikuks toimimiseks vajalikke materjale;

· õigus võtta vastu ettevõtte töötajaid vastuvõtmise, ümberpaigutamise ja vallandamise küsimustes;

· õigus suhelda teiste organisatsioonidega personalivaliku küsimustes;

· õigus nõuda teistelt osakondadelt nende juhiste kohustuslikku täitmist, mis on ette nähtud personaliosakonna määrustega.

Punktis “Vastutus” kehtestatakse personaliosakonna juhataja vastutus osakonnale pandud ülesannete täitmise eest ja osakonna töötajate vastutus, mis kehtestatakse töökirjeldus.

2.2 Personaliosakonna töötajate ametijuhendid

Personaliosakonna töötaja ametijuhend, nagu iga teinegi ametijuhend, on kooskõlas Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 9. veebruari 2004. aasta resolutsiooni nr 9 „Vene Föderatsiooni tööministeeriumi kohaldamise korra kinnitamise kohta” lõikega 5. Juhtide, spetsialistide ja töötajate ametikohtade ühtne kvalifikatsioonikataloog“ koosneb kolmest osast: „Töökohustused“, „Teadmiste nõuded“ ja „Kvalifikatsiooninõuded“.

Personaliosakonna juhataja tööülesanded on:

· osakonna töö juhtimine;

· tööde teostamise tagamine;

· vajaliku dokumentatsiooni, ettepanekute, soovituste, juhiste väljatöötamine;

· materiaalse, rahalise ja rahalise kasutamise ratsionaalse kasutamise tagamine tehnilisi vahendeid;

· ärisaladuseks oleva teabe kaitsmise töö tegemine;

· töökoormuse ratsionaalse jaotuse tagamine osakonna töötajate vahel;

· tingimuste loomine personali täiendõppeks;

· töötajate sisemiste tööeeskirjade, ohutuseeskirjade ja -eeskirjade, tootmis- ja töödistsipliini järgimise jälgimine;

· ettepanekute tegemine silmapaistvate töötajate premeerimiseks ja karistuste määramiseks tootmis- ja töödistsipliini rikkujatele;

· kohustusliku aruandluse koostamise tagamine.

Personaliosakonna juhataja peab teadma:

· osakonna tegevusega seotud kõrgemate ja muude organite otsused, korraldused, korraldused, muud juht- ja regulatiivdokumendid;

· majanduse, töökorralduse ja juhtimise alused;

· sisemised tööeeskirjad;

· töökaitse, ohutuse, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse eeskirjad ja eeskirjad.

Eelarvelistes organisatsioonides on kehtestatud kvalifikatsiooninõuded palgad. Näiteks erialase kõrghariduse omamine ja vähemalt 5-aastane töökogemus vastavas valdkonnas. Kommertsorganisatsioonide jaoks võivad sellised nõuded olla töötasude määramisel ainult juhisena.

Personaliosakonna personalitabelis on reeglina järgmised ametikohad: personaliosakonna juhataja; personaliinspektor; psühholoog; personalispetsialist ja teised.

2.3 Personaliteenistuse struktuur ja vormid

Personaliteenistuse organisatsioonilised vormid võivad olla järgmised:

· personaliosakond;

· personali juhtimine;

·Personaliosakond;

· personaliosakond;

personalikeskus

Bürootööd personaliteenistuses võib teha üks isik - personaliinspektor (juhataja) või juhataja sekretär.

Personaliteenistuse organisatsioonilise vormi valimisel peab juht mõistma, et tema otsuse määrab organisatsiooni personali tase.

Sõltuvalt töötajate arvust võib organisatsioonid jagada kolme kategooriasse:

)Suur, kui organisatsioonis on mitusada (tuhat) töötajat;

)Keskmine, kui töötajate arv ei ületa kolmesada inimest;

)Väike, koosneb mitmest töötajast.

Suurtes organisatsioonides, eriti nendes, millel on tütarettevõtted Venemaa piirkondades, on soovitatav luua personalijuhtimine, personalijuhtimine ja keskmise suurusega organisatsioonides - personaliosakonnad. Väikestes organisatsioonides võib töö personalidokumentatsiooniga usaldada personaliinspektoritele (juhtidele) või juhi sekretäridele. Sel juhul peab selle funktsiooni täitmine kajastuma inspektori või sekretäri ametijuhendis.

Personaliteenistuse struktuur ja selle personali tase sõltub mitmest tegurist, millest peamised on:

ettevõtte seotus tööstusharuga;

ettevõtte koht majanduses (maailmatasand, osariik, piirkondlik, kohalik);

juhtimise tsentraliseerituse tase;

ettevõtte liik (kohalik ettevõte, osalus);

määratledes majandusnäitajad;

ettevõtte töötajate arv;

personalijuhtimise kontseptsioon;

personalipoliitika (prioriteedid, strateegia, taktika);

olek piirkondlik turg töö;

piirkondliku haridusinfrastruktuuri kättesaadavus;

töötajate sugu ja vanus;

tootmise tehnoloogilised omadused;

personaliteeninduse spetsialistide erialase ettevalmistuse tase.

Sõltuvalt konkreetse organisatsiooni suurusest eristatakse järgmist: organisatsioonilised vormid personalitöö elluviimine:

· iseseisev struktuuriüksus, mis allub otseselt organisatsiooni juhile või tema asetäitjale;

· HR-funktsioonide täitmine organisatsiooni üksiku töötaja poolt;

· HR funktsioonide täitmine kombineeritult muu tööga.

Väikestes ettevõtetes (kuni 100 inimest) piisab kahest personalitöötajast, keskmise suurusega organisatsioonides (kuni 500 inimest) on soovitav luua personaliosakond kolmest kuni neljast personalispetsialistist, suuremates ettevõtetes (üle 1500 inimese) ), seitse kuni kümme teenindustöötajat.

Joonis 1 - Ettevõtte personaliteenuse struktuur

Suhtlemise käigus organisatsiooni teiste osakondadega saab personaliteenistus neilt taotlusi töötajate ja spetsialistide palkamiseks, ettepanekuid stiimulite, puhkusegraafikute jms kohta.

Personaliteenistusest saadetakse osakondadesse:

) andmed töödistsipliini rikkujate kohta;

2)korralduste koopiad uute töötajate vastuvõtmise, organisatsioonisisese liikumise, töötajate vallandamise kohta;

)sisemiste tööeeskirjade kinnitamise (muutmise) korralduste koopiad;

)töödistsipliini järgimise küsimustega seotud teave.

Raamatupidamisosakonnast saab personaliteenistus personaligraafikuid, tööjõuvajaduse arvestusi, palgatõendeid vanadus-, puude-, toitjakaotuspensionide jms registreerimiseks.

Personaliteenistus esitab omakorda raamatupidamisosakonnale andmed töötajate palgaarvestuse, puudumiste, kaadri voolavuse, tööajalehtede, vastuvõtu-, üleviimise- ja vallandamise korralduste, ajutise töövõimetuse lehtede maksmise kohta, teabe järgmised pühad töölised jne.

Personaliteenistusel on reeglina järgmised volitused:

· nõuda kõigilt organisatsiooni osakondadelt oma tööks vajalike materjalide esitamist;

· võtta vastu töötajaid ja organisatsioone ümberpaigutamise ja vallandamise küsimustes;

· suhelda teiste organisatsioonidega personalivaliku küsimustes;

· nõuda teistelt osakondadelt nende juhiste kohustuslikku täitmist, mis on ette nähtud personaliosakonna määrustega.

Personaliosakonna eeskiri kehtestab personaliosakonna juhataja vastutuse osakonnale pandud ülesannete täitmise eest ja osakonna töötajate vastutuse, mis on kehtestatud ametijuhenditega.

2.4 Personalitöötajate töönormid

Personaliteenuste töötajatele, aga ka organisatsiooni muude struktuuriüksuste töötajatele tagab Vene Föderatsiooni töökoodeks:

· riigi abi süsteemne organisatsioon tööjõu normeerimine;

· tööandja poolt valitud ametiühinguorgani arvamust arvesse võttes või kollektiivlepinguga kehtestatud tööstandardisüsteemide kasutamine.

Tööstandardid (tööstandardid) on tootmise, aja ja teeninduse standardid. Need kehtestatakse töötajatele vastavalt saavutatud tehnoloogia, tootmise ja töökorralduse tasemele. Tööandja on kohustatud tagama normaalsetes tingimustes et töötajad vastaksid tootmisstandarditele. Vene Föderatsiooni töökoodeks (artiklid 159, 160, 163) määratleb, mida kohaldatakse järgmistel tingimustel:

· ruumide, konstruktsioonide, masinate, tehnoloogiliste seadmete ja seadmete hea seisukord;

· tööks vajaliku tehnilise ja muu dokumentatsiooni õigeaegne esitamine;

· materjalide, tööriistade, muude töö tegemiseks vajalike vahendite ja esemete nõuetekohane kvaliteet, nende õigeaegne andmine töötajale;

· töökaitse- ja tootmisohutusnõuetele vastavad töötingimused.

Iga personalitöötaja tootmisstandardeid vastavalt tema tööülesannetele ja personalitöötajate arvu saab arvutada “Tööharudevahelised personali- ja personaliarvestuse töö ajastandardid”.

Selles peatükis saime teada, et personaliteenistuse tegevuse aluseks on ettevõtte töötajate, sh personaliteenindajate organiseeritud töö. Selgitasime välja funktsioonid, mille eest personaliteenistus vastutab, ja suhted organisatsiooni teiste osakondadega. Tutvusime ka personaliteenistuses hierarhiaga.

3. Normatiivaktid, mis reguleerivad personalidokumentide haldamist Venemaal

Tabel 1 - Personalidokumentidega töötamise korda reguleerivad seadused:

Nr Dokumendi nimi ja kinnitamise kuupäev Kasulik teave personaliteenindajale 1 Vene Föderatsiooni töökoodeks (Vene Föderatsiooni töökoodeks). Vastu võetud Riigiduuma RF 21. detsember 2001 Vene Föderatsiooni töökoodeks dokumenteerimise valdkonnas: - kehtestab mitmete õigusaktide kohustusliku kohaldamise; sisemised tööeeskirjad, puhkuste ajakava jne (artiklid 123, 190 jne). - Määrab kindlaks dokumendid, mis dokumenteerivad personaliprotseduure: töölevõtmine, üleviimine, töölepingu lõpetamine, puhkused, töötajate stiimulid ja karistused (artiklid 67, 68, 84 jne). - Kehtestab dokumentide menetlemise tähtajad ja töötajate tutvustamise korra 9. art. 14, 67, 68) – kehtestab kohustuslike dokumentide väljatöötamise, mis peaksid reguleerima töötajate isikuandmete edastamise korda (artikkel 88). - Kehtestatakse dokumentide kinnitamise või esindusorgani arvamusega arvestamise kord (artiklid 8, 136, 190 jne).2Föderaalseadus 20. veebruarist 1995 nr 24-FZ “Teabe, informatiseerimise ja teabekaitse kohta” (Vene Föderatsiooni õigusaktide kogu. 1995 nr 8. artikkel 609) Kehtestatakse teabe dokumenteerimise kohustus, kehtestatakse teabe andmise kohustus valitsusagentuurid. Artikkel 5. Teabe dokumenteerimine Automaatselt saadud dokument infosüsteem, omandab juriidilise jõu pärast seda, kui ametnik on sellele alla kirjutanud Vene Föderatsiooni õigusaktidega kehtestatud viisil. Artikkel 15. Teaberessursside omaniku kohustused ja vastutus Teaberessursside omanik vastutab juriidiliselt teabega töötamise reeglite rikkumise eest Vene Föderatsiooni õigusaktidega ettenähtud viisil.3 Föderaalseadus aktsiaseltsid"(artikkel 89) ja föderaalseadus "piiratud vastutusega äriühingute kohta" (artikkel 50) määravad kindlaks äriühingute kohustused dokumentide säilitamisel ja nende koosseis. Seadus ei kehtesta mitte ainult kohustust hoida dokumente oma täitevorgani asukohas, vaid ka kohustuse anda dokumente riiklikule hoiule. "Ettevõte vastutab dokumentide korrastamise eest ja peab tegema töid nende säilitamiseks vastavalt Vene Föderatsiooni arhiiviasutuste juhistele ja soovitustele."4 Vene Föderatsiooni valitsuse määrus nr 225, 16. aprill 2003 "Tööraamatute kohta." Vene Föderatsiooni Töö- ja Sotsiaalarengu Ministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta resolutsioon nr 69 “Tööraamatute täitmise juhiste kinnitamise kohta” Kehtestatakse töövihikute pidamise ja säilitamise, töövihikute vormide valmistamise ja neile andmise eeskirjad. tööandjad. Kehtestab töövihiku vormi ja lisalehe vormi tööraamatus ning nende pidamise üldise korra.5 Kontoritöö tüüpjuhised aastal föderaalorganid täitevvõim, kinnitatud Venemaa Föderaalse Arhiiviteenistuse poolt 27. novembril 2000. Juhend sisaldab põhinõudeid dokumendivormidele, detailide koostisele ja nende kujundusele. Lisaks dokumentide menetlemise reeglitele käsitletakse siin töötlemistehnoloogia ja säilitamiskorra küsimusi. Võib kasutada sisse äriorganisatsioonid bürootöö sisejuhiste väljatöötamiseks.6 Tööarvestuse ja -tasu esmase raamatupidamise dokumentatsiooni ühtsete vormide album. NIPI statinform Goskomstat of Russia, 2004. Raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsed vormid kehtivad kõigi organisatsiooniliste ja juriidiliste vormide ja omandivormidega juriidilistele isikutele ning tööaja kasutamise ja töötajatega töötasu maksmise arvelduste arvestamiseks - kõigi juriidiliste isikute suhtes. organisatsioonilised ja juriidilised vormid ning omandivormid , v.a eelarvelised asutused.7 Organisatsioonide tegevuses tekkivate tüüpdokumentide loetelu, näidates ära säilitusajad. Rosarhiv. 2000. Sisaldab peaaegu kõigi loendit võimalik ümberkorraldamine dokumendid, näidates ära nende säilitusajad 8GOST R 6.30-2003 “Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele.” On nõuandva iseloomuga. Määratleb üldnõuded dokumentide vormistamisele ja nende detailide koosseisule9 Organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglid. Kinnitatud Rosarkhivi juhatuse otsusega 6. veebruaril 2002. Põhidokument, millega luuakse dokumentide säilitamise süsteem kontoritöös ja arhiivides. Need reguleerivad dokumentide säilitamise tehnoloogiat, sisaldavad nõudeid toimikute nomenklatuurile ning kehtestavad nende koostamise, kinnitamise, kinnitamise, kasutamise ja säilitamise korra.10 Ülevenemaaline klassifikaator töötajate elukutsed, töötajate ametikohad ja tariifikategooriad OK 016-94 (OK PDTR).Võimaldab kodeerida töötajate biograafilist teavet, teavet hariduse, ametikoha jms kohta.Seda kasutatakse mitmete personaliteenistuses kasutatavate raamatupidamisvormide (T-2) täitmiseks.11 Ülevenemaaline hariduse erialade klassifikaator OK 009-93 (OKSO). Mõeldud erialade, erialade, teadmiste (teaduste), koolitusvaldkondade teabe kodeerimiseks. 12 Ülevenemaaline elanikkonna teabe klassifikaator (OKIN) Kasutatakse küsimustike, isikulehtede, isiklike T2-kaartide ja muude raamatupidamise vormide koostamisel. Täitke teave Vene Föderatsiooni rahvaste vanuse, kodakondsuse, rahvuse, keelte ja võõrkeeled, keelteoskuse aste, perekonnaseis jne peavad vastama klassifikaatoris sisalduvale sõnastusele.13Ühtne kvalifikatsioonikataloog ametikohad, juhid, spetsialistid ja töötajad Loob aluse ametijuhendite väljatöötamiseks. vajaliku arvu personaliosakonna töötajate arvutamine. See on omamoodi Tööriistakomplekt määrata personaliteenistuse poolt tehtavate tööde tööaja maksumus. See õigustab ka personalitöötajate arvu. Lisaks sisaldab see kõigi loendit vajalikud toimingud dokumentatsiooni kohta, sätestab dokumentidega töötamise järjekorra, kehtestab dokumentide registreerimise tehnoloogia ja nende säilitamise korra. Sisaldab soovituslikke vorme personali värbamiseks ja registreerimiseks, sealhulgas sõjaväeteenistuskohustuslaste registreerimise registreid.15 Föderaalse väärtpaberiturukomisjoni 16. juuli 2003. aasta resolutsioon nr 03-33/PS protseduuri ja korralduse eeskirjade kinnitamise kohta. aktsiaseltside dokumentide säilitamise tähtajad.Määrab dokumentide säilitamise ja hävitamise korra aktsiaseltside seltsides.16Föderaalseadus 27. juuli 2006 nr 152-FZ “Isikuandmete kohta”.Reguleerib töötlemisega seotud suhteid. isikuandmetest juriidilised isikud automaatikatööriistade kasutamisega või ilma. Määrab töötajate isikuandmete (sealhulgas) vastuvõtmise, säilitamise, töötlemise, kasutamise ja edastamise korra.

Mõned neist dokumentidest kehtivad riigi- ja eelarveliste organisatsioonide kohta, kuid regulatiivse raamistiku puudumisel on neid soovitatav kasutada äriorganisatsioonides ja neid saab kasutada metoodilise abina organisatsiooni kohalike aktide koostamisel.

Pärast tutvumisprotsessi määrused reguleerides personalidokumentide haldamise küsimusi Venemaal, võin järeldada, et nende aktide arv on personaliteenistuse korralduse koordineeritud tööks täiesti piisav.

personalidokumentide haldamise raamatupidamise ametnik

4. Personali dokumendid

Organisatsiooni personaliteenistuse tegevus on lahutamatu osa sellisest olulisest ja äärmiselt vastutusrikkast valdkonnast nagu seda on juhtkonna dokumentatsiooni tugi. Kehtib kindel regulatiivne ja metoodiline raamistik, mis reguleerib dokumentide täitmise korrektsust, dokumendivoo korraldust organisatsioonis jne.

Mõisted "personalidokumentatsioon" või "personalidokumentatsioon" tähendavad dokumentide hulka, mis sisaldavad teavet ettevõtte töötajate ja personaliteenistuse tegevuse kohta: isiku- ja raamatupidamisdokumendid, organisatsioonilised ja haldus-, planeerimis- ja aruandlus- ning statistilised dokumendid. Personalidokumentatsioon on esmane teabeallikas kodanike töökogemuse kohta ja on sellega seoses otseselt seotud nende põhiseaduslike õiguste tagamisega.

Personalidokumentatsioon kuulub pikaajalise säilitamise dokumentide kategooriasse.

HR dokumendid jagunevad järgmistesse kategooriatesse:

· Personalidokumentatsioon (loodud protsessis personaliteenistus oma kohustusi täites personaliga töö dokumenteerimisel. Personalidokumentatsioon on alati “seotud” konkreetse töötajaga ja kajastab tema ametikoha (kutse) eripära, töötingimusi, töötulemusi jne. ..).

· Täitevdokumendid (seda tüüpi sisedokumentide hulka kuuluvad juhi korraldused ja käskkirjad. Nende abiga teostab organisatsiooni juht selle organisatsiooni põhikirjaga ette nähtud volitusi organisatsiooni juhtimisel. Ettevõtte esimehe korraldused on jagatud kaheks iseseisvaks rühmaks).

· Töötaja tööajalugu kinnitavad dokumendid (nende dokumentide eesmärk on kajastada võimalikult täpselt töötaja töökogemust).

· Info- ja arveldusdokumendid (personaliteenistuse poolt säilitatavad töötajate isikuandmete salvestamiseks, nende töötegevusega seotud teabe turvamiseks).

Samuti on oluline teada, et praegu kehtivad järgmised personaliarvestuse ühtsed vormid, mille pidamisel vastavalt Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta otsuse nr 1 punktile 2 on kohustuslik kõigile Vene Föderatsiooni territooriumil tegutsevatele organisatsioonidele, olenemata omandivormist:

tööleping;

nr T-1 - korraldus (juhend) töötaja töölevõtmise kohta;

nr T-1a - korraldus (juhend) töötajate palkamise kohta;

nr T-2 - töötaja isiklik kaart;

nr T-2GS (MS) - riigi (omavalitsuse) töötaja isiklik kaart;

Nr T-3 - personalitabel;

nr T-4 - teadus-, teadus- ja pedagoogilise töötaja registreerimiskaart;

nr T-5 - korraldus (juhis) töötaja üleviimiseks teisele tööle;

nr T-5a - korraldus (juhend) töötajate teisele tööle üleviimise kohta;

nr T-6 - korraldus (juhend) töötajale puhkuse andmise kohta;

nr T-6a - korraldus (juhend) töötajatele puhkuse andmise kohta;

nr T-7 - puhkuste ajakava";

nr T-8 „Määrus (juhis) töötajaga töölepingu lõpetamise (lõpetamise) (vallandamise) kohta;

nr T-8a - korraldus (juhis) töötajatega töölepingu lõpetamise (lõpetamise) kohta (vallandamine);

nr T-9 - korraldus (juhis) töötaja lähetusse saatmiseks;

nr T-9a - korraldus (juhend) töötajate lähetusse saatmise kohta;

nr T-10 - reisitunnistus;

nr T-10a - ametiülesanne lähetusse saatmiseks ja selle täitmise aruanne;

nr T-11 - korraldus (juhis) töötaja julgustamiseks;

nr T-11a - töötajate julgustamise korraldus (juhend);

nr T-12 - ajaleht ja töötasu arvestus;

nr T-13 - ajaleht;

nr T-49 - palgaarvestus;

nr T-51 - palgaleht;

nr T-53 - palgaarvestus;

nr T-53a - palgaregister;

nr T-54 - isiklik konto;

Nr T-54a - isiklik konto (svt);

nr T-60 - töötajale puhkuse andmise märkus-arvestus;

nr T-61 - arveldusleht töötajaga töölepingu lõpetamisel (lõpetamisel) (vallandamisel);

nr T-73 - konkreetse töö ajaks sõlmitud tähtajalise töölepingu alusel tehtud tööde vastuvõtmise akt.

4.1 Tööleping

Tööleping sõlmitakse kirjalikult töötaja ja ettevõtte juhi esindatava administratsiooni vahel ning see sisaldab põhilisi üksikasju:

dokumendi nimi;

koostamise koht;

Leping koostatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb ettevõttele ja teine antakse töötajale.

4.2 Tellimused personalile

Tellimused personalile on kõige tähtsam dokument, mis koostatakse personaliteenistuse funktsioonide dokumenteerimise käigus. Korraldustega vormistatakse töötajate töölevõtmine, üleviimine ja vallandamine; puhkuste, töölähetuste võimaldamine; töötingimuste ja töötasu muutused, palgaastmete määramine ja isikuandmete muudatused; stiimulid ja karistused.

Personali korraldused antakse kirjaliku põhjenduse alusel (näiteks: töötaja avaldus, abielutunnistus töötaja perekonnanime muutumise kohta, märgukiri)

Töötaja isiklik avaldus vastuvõtmise, üleviimise või vallandamise kohta kirjutatakse käsitsi või organisatsiooni kirjaplangile. Avalduses märgitakse: struktuuriüksuse nimi, dokumendi liigi nimetus, kuupäev, adressaat (ametikoht, perekonnanimi, juhataja initsiaalid), tekst, isiklik allkiri, allkirja ärakiri. Seejärel lisatakse avaldusele juhi otsus ja märge, mis näitab, et dokument on vormistatud ja asjasse saadetud.

Personalikorralduse tekstil ei ole märkivat osa (tegusõna „käsun“). Personali tellimused alustada haldustoimingutega. Nõustu, ametisse nimetamine, üleandmine, vallandamine, perekonnanime muutmine, puhkuse andmine.

Personalile on individuaalsed ja koondtellimused. Üksikud sisaldavad teavet ühe töötaja kohta, konsolideeritud aga mitme töötaja kohta, olenemata sellest, milliste juhtimistoimingute alla nad kuuluvad. Konsolideeritud tellimused ei tohiks sisaldada teavet alates erinevad terminid ladustamine Soovitav on esile tõsta puhkuse- ja ärireiside tellimused, millel on lühike säilivusaeg. Preemiate ja karistuste korraldused antakse välja individuaalselt.

Personalikorralduse iga lõige tuleb koostada vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustikule.

Töölevõtmisel kehtestatakse töötasu suurus (palk, lisatasu) ja vajadusel töötingimused: ajutiselt, koos katseaeg.

Teisele töökohale üleviimisel märgitakse uus ametikoht ja osakond, üleviimise tüüp, üleviimise põhjus (vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustikule) ja töötasu muutus.

Vallandamisel vallandamise põhjus vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklitele.

Puhkuse andmisel - selle liik, kestus, algus- ja lõppkuupäev.

Töölähetusse reisides - lähetuse kuupäev ja kestus, sihtkoht, ettevõtte nimi.

Preemiate ja karistuste puhul - tasu või karistuse põhjus ja liik.

Korralduse iga lõige peab lõppema viitega haldustoimingu kirjalikule alusele.

Personali puudutavad korraldused juhitakse töötajale allkirja vastu. Töötajate tutvumisviisad võivad asuda kas pärast korralduse iga lõigu teksti või pärast juhi allkirja.

Personalikorralduse eelnõu lepitakse kokku ametnikega, nagu pearaamatupidaja, struktuuriüksuste juhid ja õigusnõunik.

Personalitellimused tuleb registreerida. Registreerimisvormina kasutatakse registreerimisraamatut. Registreerimisraamatusse on märgitud: tellimuse kuupäev ja number, kes tellimusele alla kirjutas. Kuna personali tellimuste säilivusaeg on erinev, on soovitatav need nummerdada järgmise reegli järgi. TO seerianumber tellimus on lisatud tähemärgistus(et eristada seda põhitegevuse tellimusest).

Personalitellimustes sisalduv teave (teave töö ja stiimulite kohta) kantakse tööraamatutesse.

Töökorraldus (juhend) on üks raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsetest vormidest, mille kasutamine on kohustuslik kõikidele organisatsioonidele. (Lisa nr 1)

Töötaja ühest struktuuriüksusest teise üleviimise registreerimisel kasutatakse korraldust (juhendit) teisele tööle üleviimise kohta (vorm nr T-5). Täidab personalitöötaja ühes eksemplaris. (Lisa nr 2)

Korralduse (juhendi) viseerib eelmise ja uue töökoha struktuuriüksuse juht ning allkirjastab organisatsiooni juht. Selle korralduse alusel teeb personaliosakond märkmeid isiklikule kaardile, tööraamatusse ja muudesse dokumentidesse.

Peal tagakülgüleandmata vara ja materiaalsete varade kohta, mis on töötaja juures arvele võetud, tehakse märkmeid samas kohas tööd.

Puhkuse andmise korraldust (juhendit) (vorm nr T-6) kasutatakse töötajatele antavate põhi- ja muude puhkuseliikide vormistamiseks vastavalt Tööseadustikule, kehtivatele õigusaktidele ja määrustele, kollektiivleping ja puhkuste ajakava. (Lisa nr 3)

See täidetakse kahes eksemplaris: üks jääb personaliosakonda, teine kantakse üle raamatupidamisosakonda. Alla kirjutavad struktuuriüksuse juht ja organisatsiooni juht.

Puhkuse andmise korralduse alusel teeb personaliosakond märke töötaja isikukaardile ning raamatupidamine arvutab puhkuse eest makstava töötasu. Tasustamata puhkuse andmisel märgitakse puhkusepäevade arvu märke kõrvale “tasuta”. Veerus 1 jaotises “Tegenenud” tühjad read näitavad kuud, mille eest töötasu koguti.

4.3 Töötaja isiklik kaart

Isiklik kaart (vorm nr T-2) täidetakse ühes eksemplaris dokumentide alusel (lisa nr 4):

passid;

sõjaväe ID;

tööraamat;

töötajate küsitluse põhjal.

Tasuta ridu saab andmetega täita organisatsiooni äranägemisel. Pärast jaotise täitmist " Üldine informatsioon» tööle kandideerija kirjutab alla isiklikule kaardile ja paneb selle täitmise kuupäeva.

Samuti on punktis 1 märgitud teise kõrg- või keskeriõppe õppeasutuse nimed ja lõpetamise kuupäevad.

Jaotise 2 täitmisel märgitakse ajateenistus, märkides ametikoha.

Punktis 3 on administratsioonil kohustus tutvustada töötajat iga korralduse alusel tehtud sissekandega kviitungi vastu.

Isikliku kaardi jaotise 4 “Sertifitseerimine” täitmisel täidetakse kõik veerud ja veerud. Need näitavad:

· sertifitseerimise kuupäev;

· komisjoni otsus, näiteks: “üleviimine ametikohale”, “saada täiendõppele”;

Veerg „Base” võib olla tühi. Teise võimalusena võib see viidata organisatsiooni korraldusele töötaja sertifitseerimisele saatmiseks või korraldusele sertifitseerimise tulemuste kinnitamiseks.

Täienduskoolituse andmed fikseeritakse töötaja poolt esitatud dokumentide alusel.

Jaotis 5 „Kvalifikatsiooni tõstmine” näitab:

· koolituse algus- ja lõppkuupäevad;

· täiendkoolituse tüüp;

· õppeasutuse nimi, kõrgkooli täiendõppeteaduskond, keskeriõppeasutuse täiendusõppeteaduskond, täiendusõppeasutus, täiendusõppe kursused ministeeriumis, täiendkoolituskursused ettevõtetes, teadus- ja disainiorganisatsioonides, kõrgkool ja keskeriõppeasutused, täiendõppeasutused ja nende filiaalid);

· dokumendi liik (tunnistus, isikut tõendav dokument);

· veerg "Alused" võib olla tühi või see võib viidata organisatsiooni korraldusele saata töötaja täiendõppele.

Samamoodi sisaldab jaotis 6 teavet selle kohta erialane ümberõpe märkides ära eriala (suund, elukutse), millel ümberõpe toimub.

7. jaotise "Soodustused ja preemiad" täitmisel peate märkima töötajale rakendatavate soodustuste liigid (nii organisatsiooni tasandil kui ka ministeeriumide ja osakondade tasandil) ning loetlema ka riiklikud autasud.

Jaotis 8 “Puhkus” peab arvestust igat liiki puhkuse kohta, mis töötajale organisatsioonis töötamise ajal antud. Kannete tegemise aluseks on puhkuse andmise korraldused.

Tellimuse alusel puhkuste tabeli täitmisel sisestatakse ainult puhkuse alguskuupäev. Puhkuse lõppkuupäev sisestatakse pärast töötaja puhkuselt naasmist. Selle põhjuseks on asjaolu, et töötaja puhkuselt tagasi kutsumise või katkestamise korral näidatakse veerus "Lõppkuupäev" töötaja tööle naasmise kuupäev, mitte puhkuse planeeritud lõppkuupäev vastavalt tellimusele.

Tasuta lahkumine tuleb märkida samasse tabelisse. Seda võetakse iga-aastasele tasulisele põhipuhkusele õiguse andva staaži arvutamisel arvesse, kuna vastavalt Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 121 kohaselt ei hõlma see töötajale palgata puhkuse andmise aega, kui kogukestusületab 14 kalendripäeva tööaasta jooksul.

jaotises 9" Sotsiaaltoetused» tuleks näidata föderaalseaduse, põhimääruse ja organisatsiooni kohalike eeskirjadega töötajale sätestatud hüvitiste ja nende põhjuste loend.

Jaotis 10 „Lisainfo“ täidetakse vajadusel:

· info koolituse kohta osakoormusega (õhtuses), kirjavahetuses, kõrg- ja keskkoolide välisosakondades kutsekoolitus(peaksite sisestama ka kättesaamise kuupäevad haridusasutus ja selle lõpp);

· andmed töötava puudega isiku kohta, näidates ära tõendi, puuderühma ja selle kehtestamise (muutmise) kuupäeva, puude põhjuse;

· ekspertkomisjoni järeldus töö tingimuste ja iseloomu kohta.

Pärast töötaja organisatsioonist vallandamist tehakse vallandamise aluste XI jaotisesse kanded,“ mis näitab töötaja vallandamise aluste jaotust vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksis toodud täpsele sõnastusele. vallandamise kuupäev ja vallandamismääruse number.

T-2 isikukaardi sulgemisel annab personalitöötaja oma isikliku allkirja koos selle ärakirja ja ametikoha äramärkimisega. Töötaja ise kirjutab alla samamoodi. Sel juhul kinnitab töötaja allkiri tema nõusolekut kõigi tema isiklikule kaardile tehtud kannetega.

4.4 Töörekord

Vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklile 66 on kehtestatud vormiga tööraamat peamine dokument. töötegevus ja töötaja töökogemust. Kogu töötaja organisatsioonis tegutsemise aja jooksul kajastub teave tema kohta selles dokumendis. (Lisa nr 5)

Töövihikutega töötamine ja neisse kannete tegemine on rangelt reguleeritud: vastavalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 66 kohaselt kehtestab tööraamatute vormi, pidamise ja säilitamise korra, samuti tööraamatute vormide koostamise ja tööandjatele nendega varustamise korra kehtestab Vene Föderatsiooni valitsus.

Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta dekreediga nr 225 “Tööraamatute kohta” kinnitati tööraamatu vorm, tööraamatu lisa vorm ning tööraamatute pidamise ja säilitamise ning tööde tegemise eeskirjad raamatute blanketid ja nende andmine tööandjatele. Venemaa Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta resolutsiooniga nr 69 kinnitati tööraamatute täitmise juhised.

Nende reeglite kohaselt on tööandja kohustatud pidama tööraamatut iga töötaja kohta, kes on organisatsioonis töötanud kauem kui viis päeva, kui töö on töötaja jaoks põhitöö. Esmakordselt tööle asuvale töötajale antakse tööraamat, mis täidetakse tema juuresolekul hiljemalt nädala jooksul alates töölevõtmise kuupäevast. Üksiktööandjal ei ole õigust teha kandeid töötajate tööraamatutesse, samuti väljastada esmakordselt tööle võetud töötajatele tööraamatuid.

Võltsitud tööraamatute kasutamise tõkestamiseks kohustas Vene Föderatsiooni valitsus Vene Föderatsiooni Rahandusministeeriumi kinnitama tööandjatele tööraamatu ja selle lisavormi uute vormide andmise ning tööandjate poolt tööraamatute arvestuse tagamise korra. tööraamatud, samuti tööraamatu ja lisalehe vormid.

Tööraamatusse sisestatakse järgmine teave:

· töötaja kohta;

· töö kohta, mida ta teeb;

· ülekannete kohta teisele püsiv töökoht;

· töötaja vallandamise kohta;

· töölepingu ülesütlemise alused;

· auhindade kohta edu töös.

Teavet karistuste kohta tööraamatusse ei kanta, välja arvatud juhtudel, kui distsiplinaarkaristuseks on vallandamine.

Töötaja soovil kantakse andmed osalise tööaja kohta põhitöökohas tööraamatusse tõendava dokumendi alusel.

Kõik sissekanded töölevõtmise, teisele alalisele tööle üleviimise, vallandamise, autasude ja soodustuste kohta kantakse administratsiooni poolt tööraamatusse pärast korralduse väljastamist, kuid hiljemalt nädala jooksul vallandamise korral - vallandamise päeval. Tööraamatu kanded peavad vastama tellimuse tekstile. Kanded töölepingu ülesütlemise põhjuste kohta tuleb teha rangelt kooskõlas Vene Föderatsiooni tööseadustiku või föderaalseaduse sõnastusega ja viidata vastava artikli lõikele.

Tööraamatu registreerimisel täitke esmalt tiitelleht, mis sisaldab teavet töötaja kohta. Passi või sünnitunnistuse alusel märgitakse perekonnanimi, eesnimi ja isanimi ning sünniaeg.

Haridus - kesk-, erialakesk- või kõrgharidus - näidatakse dokumentide (tunnistus, tunnistus, diplom) alusel. Puuduliku kesk- või mittetäieliku kõrghariduse arvestust saab teha ka vastavate dokumentide alusel.

Kutse või eriala kantakse haridust tõendava dokumendi alusel tööraamatusse.

Pärast tööraamatu täitmise kuupäeva märkimist kinnitab töötaja oma allkirjaga sisestatud andmete õigsust.

Tööraamatu esimesele lehele kirjutab alla tööraamatute väljastamise eest vastutav isik ja pärast seda kantakse selle organisatsiooni pitser, millele tööraamat esmakordselt täidetakse.

Tööraamatute perekonnanime, nime, isanime ja sünnikuupäeva kannete muudatused teeb viimase töökoha administratsioon dokumentide (pass, sünnitunnistus, abielu või lahutus, perekonnanime, nime, isanime muutmine) alusel. ) ning viidates dokumentide numbrile ja kuupäevale.

Need muudatused tehakse töövihiku esimesel lehel. Näiteks kriipsutatakse ühe reaga läbi eelmine perekonnanimi ja kirjutatakse üles uued andmed.

Sissekanded tehakse hoolikalt, pastapliiatsiga või musta, sinise või lilla tintiga.

Kui töövihiku vastavate jaotiste kõik leheküljed on täidetud, täidetakse töövihik vahelehega.

Lisa õmmeldakse tööraamatusse, seda täidab ja hooldab ettevõtte administratsioon töökohas tööraamatuga samas järjekorras.

Ilma tööraamatuta sisestus on kehtetu.

Iga väljaantud lisalehe kohta pannakse töövihiku esimese lehe ülaossa tempel, millel on kiri: “Välja antud lisaleht” ning siia märgitakse ka lisalehe seeria ja number.

Iga korralduse alusel tööraamatusse või lisasse tehtud kandega, mis puudutab töölevõtmist, teisele alalisele tööle üleviimist ja vallandamist, on organisatsiooni administratsioon kohustatud tutvustama raamatu (kande) omanikku allkirjaga tööraamatus. isiklik kaart, vorm nr T-2, kuhu peab olema täpne kanne tööraamatust (sisesta).

Töötaja vallandamisel kinnitatakse kõik organisatsioonis töötamise ajal tööraamatusse kantud tööarvestused ettevõtte juhi või tema poolt spetsiaalselt volitatud isiku allkirja ja ettevõtte pitseriga. Administratsioon on kohustatud vallandamise päeval väljastama töötajale või töötajale tema tööraamatu koos selles sisalduva vallandamise märkega.

4.5 Raamatupidamise ja kontrolli logid ning sisemine ametlik kirjavahetus

Personalidokumentatsiooni (personalikorraldused, tööraamatud, isikutoimikud, isikutunnistused) salvestamiseks peetakse organisatsioonis registreerimispäevikuid (raamatuid). Dokumendi korrektne registreerimine (konkreetse numbri ja registreerimise kuupäeval märgistusega) annab sellele juriidilise jõu (tõendusjõu), millega tööandja võib kohtuasja julgelt võita. töövaidlus töötajaga.

Personaliosakond registreerib personali käsitlevad dokumendid ja kasutab järgmist registreerimisvormid või neid viivad läbi muud volitatud isikud:

· sõidupäevik töölepingud;

· töötajate töölevõtmise, üleviimise ja vallandamise korralduste logi;

· puhkuse andmise korralduste logi;

· töötajate töölähetuste tellimuste logi;

· reisitunnistuste registreerimise päevik;

· tööülesannete logi;

· kohalike eeskirjade registreerimise päevik;

· tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamat;

· Kviitungi- ja kuluraamat tööraamatu blankettide ja selles sisalduvate lisade arvestuseks;

· preemiate ja distsiplinaarkaristuste määramise korralduste logi;

· personalitunnistuste väljaandmise päevik;

· haiguslehtede register;

· tööõnnetuste logi.

Mõnede ajakirjade ja raamatute vormid kinnitavad ametlikud organid, teised aga töötab välja organisatsioon ise.

Näiteks töövihikute ja nende lisade liikumise salvestamise raamatu vorm kinnitati Venemaa Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta otsusega. Nr 69. Isiklike asjade päevikul või arstliku läbivaatuse päevikul ei ole soovitatavat vormi, seetõttu töötab selle välja organisatsioon ise oma äranägemise järgi.

Personalidokumentide säilitamise korraldamisel võetakse esmalt arvesse nende sotsiaal-õiguslikku olemust, kuna neid dokumente kasutatakse peamiselt kodanike sotsiaalsete ja õiguslike vajaduste rahuldamiseks (eelkõige töökogemuse kinnitamiseks).

Kõikide personaliotsuste dokumenteerimiseks kasutatakse organisatsioonisisest kirjavahetust. Näiteks töötaja distsiplinaarvastutusele võtmiseks on vaja saada töötajalt selgitus.

Kui räägime töötaja premeerimisest, saadab tema vahetu ülemus organisatsiooni juhile ettepaneku töötaja premeerimiseks.

Sisemise ametliku kirjavahetuse abil toimub ka ametlik arvamuste vahetus organisatsiooni ametnike vahel, ametnike ja organisatsiooni juhtkonna vahel.

Selles peatükis tehti tööd personaliteenistuse dokumentidega tutvumiseks ning viidi läbi ka nende dokumentide analüüs ja kirjeldamine.

Järeldus

Kõigi tööde maht ja õigeaegsus sõltub organisatsioonide tööjõuressurssidega varustatusest ja nende kasutamise efektiivsusest. Seetõttu on personaliosakonna roll organisatsioonis nii oluline.

Personaliteenistuse töö korraldamise üks olulisemaid funktsioone on kõigi personalijuhtide ees seisvate ülesannete täitmist reguleerivate dokumentide salvestamise funktsioon.

Probleem töötamisel elektrooniline teave muutub asjakohaseks. Seetõttu on personaliteenuse täiustamise esimene samm selle juurutamine infotehnoloogiad juhtimisprotsessi, mis võimaldab luua elektrooniliste andmebaaside arhiive ja ühendada vooge elektroonilised dokumendid.

Organisatsiooni edu võti on tõhus personal, mistõttu on spetsialistid nõutud. Sageli saab personalijuhist uute ideede juht, ta tutvustab juhile täiustatud personalijuhtimise meetodeid ja lahendab kõik organisatsioonilised probleemid.

Tänapäeval on personaliosakonna jaoks oluline mitte ainult personalidokumentatsiooni korrektne täitmine, vaid ka vabade töökohtade õigeaegne täitmine, et hoida tootmismahtu õigel tasemel. Personalijuhtimise süsteem tuleb kavandada selliselt, et saavutada ettevõttes pidevalt nende inimeste tööjõu kasv, kellel on head teadmised ja oskused ning et selliseid töötajaid oleks järjest rohkem.

Töö tulemusena valmisid järgmised ülesanded: ettevõtte personaliteenuse olemuse väljaselgitamine; uurimine ja analüüs reguleerivad dokumendid personaliosakonna tegevuse reguleerimine; personalidokumentatsiooni tunnuste uurimine.

Peale ülesannete täitmist saavutati järgmine eesmärk: personaliteenuse korralduse analüüs ettevõttes.

Kasutatud allikate loetelu

personalidokumentide haldamise ametnik

1.Vene Föderatsiooni põhiseadus - M.: Jurist, 2005.- 63 lk.

2. Vene Föderatsiooni töökoodeks. Tekst muudatuste ja täiendustega 1. septembri 2007 seisuga. - M.: Eksmo, 2007. -272 lk.

Ülevenemaaline juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator. OK 011-93. Kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku standardi 30. detsembri 1993 dekreediga nr 229. Redigeeritud 17.12.2007.

Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. a määrus nr 225 “Tööraamatute kohta”

Verhovtsev A.V. Arvepidamine personaliteenistuses - M.: INFRA-M, 2001. - 35 lk.

Vyalova L.M. Dokumentatsiooni tugi personaliteenistuse tegevus. Keskerihariduse õpik. - M.: Kirjastus "Akadeemia", 2007. -189 lk.

Grudtsyna L.Yu. Personaliametnik. 2. väljaanne, laiendatud ja muudetud. - M.: Eksmo, 2007. -304 lk.

Kirsanova M.V. Tööraamat: uued hooldamise ja säilitamise reeglid. 2. väljaanne, toimetatud. - M.: OMEGA-L, 2006. -58 lk.

Krasavin A.S. Töötajate töötegevuse dokumenteerimine. - M.: INFRA-M, 2006. -101s.

Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Personalidokumentide haldamine - M.: Raamatuteenistus, 2006. -144s.

Mitrofanova V.V. Koostame personalidokumendid: praktika käsiraamatu. - toim. 2., muudetud ja laiendatud. - M.: Kirjastus "Alfa-Press". 2008. - 304 lk.

Sankina L.V. Juhend personalidokumentide haldamine. 3. trükk, laiendatud ja muudetud. - M.: M CFR, 2003. -98ndad.

Personaliteenistus //Wikipedia, Vaba entsüklopeedia

Personalidokumentide haldamine //Siriniti. 2014. aasta

15. Töötaja isiklik kaart T-2 // Personaliküsimused.

Metoodilised materjalid //Ärimaailm.2014

Vorm T-5 “Töötaja teisele ametikohale üleviimise korraldus” //HRMaximum

Organisatsioonipersonal kui juhtimisobjekt //ORGTM.ru. 2012. aasta

HR veebisait // 2013.

Tööjõuressursid //Esialgsed materjalid võrgus. 2014. aasta

Õpetamine

Vajad abi teema uurimisel?

Meie spetsialistid nõustavad või pakuvad juhendamisteenust teid huvitavatel teemadel.
Esitage oma taotlus märkides teema kohe ära, et saada teada konsultatsiooni saamise võimalusest.

Personaliarvestuse korraldamine ja pidamine on personaliteenindajate otsene kohustus. Loomise olukordades uus organisatsioon, vanade ümberkujundamine või muud ümberkorraldamise võimalused, juhtkond ja personaliosakond peavad teadma töö põhipunkte: töötajate väljaõpe ja otsimine, personali palkamine, üleviimine ja vallandamine, samuti nii arhiivi- kui operatiivhoiustamise reegleid. dokumentidest.

Personaliarvestuse pädev korraldus kui ettevõtte stabiilsuse alus

Igal organisatsioonil, olenemata omandivormist, on personal. See erineb suuruse ja koostise, täidetavate funktsioonide ja kvalifikatsiooni taseme poolest. Personaliosakonna ülesanne on tagada, et kõik ettevõtte töötajatega seotud küsimused ja probleemid saaksid lahendatud võimalikult kiiresti ja asjatundlikult.

Organisatsiooni stabiilne toimimine sõltub otseselt selle töötajatest. Personaliteenistuse esmaseks ülesandeks on pädev ja õigeaegne töötajate valik, seadusele vastav personaliarvestuse pidamine ning dokumentide õigeaegne esitamine arhiivi. See on iga ettevõtte stabiilse toimimise alus.

Personali koolitamine inimressurssidega töötamiseks

Personalidokumentide haldamise juhend viitab selgelt personalispetsialistide erialase koolituse vajadusele. Praktikas on aga sageli probleem vajaliku profiiliga töötajate koolitamisega.

Kõrg- ja keskeriõppeasutused ei lõpeta nii kitsa kvalifikatsiooniga spetsialiste nagu "personalidokumentide haldamine". Koolitus toimub tavaliselt kohapeal või erikursustel. Mentorluse kaudu on võimalik töötajat ka otse töökohal koolitada.

Personalidokumentide haldamine hõlmab spetsialistide koolitamist järgmistel viisidel:

ümberõpe teise põhjal kõrgharidus;
kõrghariduse omandamine seotud erialal, näiteks “dokumendihaldus”, “õigus”, “personalijuhtimine”, “infoturve”;
koolitus pikaajalistel erialakursustel (vähemalt kolm kuud), millele järgneb eksami sooritamine;
praktiline töö, millele järgneb regulaarne erialane areng.

Personaliteenistuse tööd reguleerivad normdokumendid

Personaliosakonna tegevus ja üldine korraldus Personalidokumentide haldamine sõltub suuresti kehtivatest õigusaktidest ja sisemistest regulatiivsetest dokumentidest. See funktsioon on seotud töötamise nüanssidega suur summa isiklikud dokumendid, mis on sageli konfidentsiaalsed.

Arvepidamist personaliteenistuses reguleerivad järgmised seadused:

põhiseadus, tsiviil- ja tööseadustik, samuti osaliselt kriminaal- ja perekonnaseadustik;
organisatsiooni profiili käsitlevad õigusaktid personaliga töötamise küsimustes;
kohalikud eeskirjad;
mitmesugused klassifikaatorid, reeglid ja juhised föderaalsel tasandil;
sisemised normdokumendid, näiteks personalidokumentide haldamise juhised;
juhtkonna korraldused ja juhised.

Personaliteenindajad on kohustatud rangelt järgima määruste ja eelkõige tööseadustiku nõudeid.

Töötajate otsing ja dokumenteerimine

Personaliarvestuse läbiviimine algab personali otsimisest ja registreerimisest. Kõigepealt peate otsustama uute töötajate leidmise võimaluste üle. Nende hulgas paistavad silma järgmised:

tööbürood ja -bürood;
tööhõive;
töömessid;
haridusasutused;
töölehed ja CV-d erinevate ressursside kohta;
muud organisatsioonid;
tuttavad ja sõbrad.

Kõigil töötajate otsimisvõimalustel on oma plussid ja miinused, personalitöötaja peab vaba töökoha täitmiseks kõiki võimalusi ära kasutama.

Kui taotleja leitakse, vestletakse temaga. Soovitav on selle edenemine dokumenteerida: nii on lihtsam teha teadlikke otsuseid töölevõtmise või keeldumise kohta. Viimasel juhul teavitatakse isikut kirjalikult põhjusest viie tööpäeva jooksul. Kui taotleja sobib vabale ametikohale, tuleks ta registreerida. Siit algab registreerimine konkreetse töötaja jaoks.

töölepingu sõlmimine;
sisseastumiskorralduse väljastamine;
uus töötaja või asutus;
isikliku kaardi registreerimine;
kui see on organisatsioonis aktsepteeritud - isikliku toimiku avamine;
töötaja poolt sisekorraeeskirja ja juhendiga tutvumine ja allkirjastamine.

Personaliarvestus (isiklikud kaardid, personalitabel)

Personaliarvestuse läbiviimine eeldab raamatupidamisdokumentatsiooni, eelkõige personaligraafikute ja isikukaartide kohustuslikku koostamist. Need dokumendid on kohustuslikud kõigi omandivormide organisatsioonidele.

Personal ja arv peab olema ajakohane ja vastama organisatsiooni vajadustele. See sisaldab kõigi ametikohtade nimesid, määrade arvu, mis näitab antud perioodi vabu töökohti.

Isiklikud kaardid on ühtsed dokumendid, mis sisaldavad lühiteavet töötaja töötegevuse ja isikuandmete kohta. Nende kahjustuste ja varguste vältimises on nende suhtes range arvestus ja erilised ladustamistingimused.

Tellimused personalile, erinevustele ja disainifunktsioonidele

Üldine kontoritöö personalitöös väljendub peamiselt juhtkonna korraldustes ja juhistes. Need dokumendid võivad puudutada nii üksikuid töötajaid kui ka kogu personali tervikuna. Need erinevad disaini ja teostusfunktsioonide poolest.

Enamik korraldusi ja juhiseid, mis on seotud konkreetsete toimingutega töötajaga, on olemas ühtne vorm. Need tuleb kõigi huvitatud isikutega kokku leppida ja töötaja poolt allkirja vastu tutvuda. Personalikorralduste koopiad säilitatakse isikutoimikus, originaalid aga eraldi kaustades.

Personal registreerib päevikuid, registreerimise ja säilitamise eeskirju

Liikumise registreerimine personaliteenistuses hõlmab spetsiaalsete päevikute pidamist. Need on mitmeleheküljelised tabelidokumendid, enamasti ühtsed. Tavaliselt hoitakse neid kas suurtes sülearvutites või ostetakse spetsialiseeritud kauplustes valmis kujul.

Personaliajakirjade tüübid:

sissetulevate ja väljaminevate dokumentide, sh kirjade registreerimine;
tellimuste registreerimine;
töötajate lähetusse saabumise ja lahkumise registreerimine;
avalduste, esildiste, teadete, ametlike ja talituslike teadete registreerimine;
töövihiku blankettide ja nende lisade registreerimine;
raamatud erinevate personalidokumentide liikumise fikseerimiseks jne.

Kõik ajakirjad peavad olema köidetud ja pitseeritud ning lehed nummerdatud. Neid tuleks hoida kõigist dokumentidest eraldi. Soovitavalt seifis või spetsiaalses kapis.

Isiklike failide haldamise ja salvestamise funktsioonid

Isiklike failide säilitamine ei ole kohustuslik. Kuid enamik organisatsioone kogub ühel või teisel kujul töötajate dokumente. Muidugi on seda mugavam teha ühes kaustas.

Isiklik toimik on töötaja kohta dokumenteeritud isikuandmete kogum, mis on kogutud ja koostatud kindlas järjekorras. See võib sisaldada mitmesuguseid dokumente ja koopiaid:

töötajate korralduste koopiad;
avalduste koopiad;
kvalifikatsiooni, haridust, hüvitisi ja perekonnaseisu kinnitavate isikut tõendavate dokumentide koopiad;
küsimustik;
omadused ja ülevaated;
tunnistused jne.

Isiklikud failid sisaldavad isiklikku teavet ja neid tuleks hoida eemal muudest dokumentidest. Juurdepääs neile on lubatud ainult rangelt piiratud ringile ametnikud. Personali vallandamisel antakse isiklikud toimikud üle arhiivihoidmiseks.

Tööraamatute, samuti lisade registreerimise, säilitamise ja väljastamise reeglid

Kõik organisatsioonid peavad pidama oma töötajate kohta tööraamatuid, välja arvatud osalise tööajaga töötajad. Esmase töölevõtmise käigus omandab tööandja iseseisvalt tühjad vormid ja teeb neisse esimese sissekande. Tiitellehele kantakse vastavad andmed töötaja kohta. Seejärel on vaja jälgida nende asjakohasust ja teha õigeaegselt muudatusi.

Põhiosa leviku kohta tehakse kanded töötaja töö- ja ühiskondliku tegevuse, alalise töö vastuvõtmise kohta Kõik kanded on nummerdatud üldine protseduur ja tutvustatakse korralduse alusel. Vallandamise teatele on lisatud organisatsiooni pitsati jäljend ja juhi allkiri.

Valmistatud käsitsi, sinise pastapliiatsiga, selge ja arusaadava käekirjaga. Jälgige hoolikalt sisestatud andmete asjakohasust ja täpsust. Kui on vaja infot parandada, siis tuleb see hoolikalt ühe reaga läbi kriipsutada ja sisestada ajakohast teavet. See tegevus peab olema kinnitatud juhataja allkirja ja pitseriga.

Tööarvestust hoitakse muudest dokumentidest eraldi, seifis. Nende üleandmine töötajatele või kolmandatele isikutele ilma vastutavate asutuste eriotsuseta on keelatud.

Personalidokumentide operatiiv- ja arhiivihoidmise tunnused

Personalidokumentide säilitamise määrab nende eriline tähtsus. Need sisaldavad isikuandmeid ja on konfidentsiaalsed. Sellised andmed ei kuulu volitamata avaldamisele. Vastasel juhul määratakse personaliteenistuse töötajatele ja organisatsiooni juhile rahatrahv.

Personalidokumentide nõuetekohase hoidmise korraldamiseks personaliteenistuses on soovitav omada eraldi ruumi. Sinna peab olema üks sissepääs ja see peab olema varustatud signalisatsiooniga metalluksega.

Dokumente ise tuleb hoida metallkappides või seifides. Juurdepääsu tuleks vältida päikesevalgus ja tolm, samuti temperatuurimuutused ja liiga palju niiskust. Need lihtsad sammud aitavad teil oma isikuandmeid salvestada.

Personalitöö põhiülesanded ettevõttes võib jagada valdkondadeks. Personalitöö arvestus- ja kontrollisuund hõlmab järgmiste põhiülesannete lahendamist:
- ettevõttesse töötajate palkamine;
- töötajate raamatupidamine;
- töötajate vallandamine; - töötamine ettevõtte ajutiselt äraolevate töötajatega (puhkusel, haiguse tõttu eemalviibijatega, lähetusel viibijatega jne).
Personalitöö planeerimine ja reguleerimine hõlmab järgmiste põhiülesannete lahendamist: - töötajate valimine (otsing ja valik) ettevõttesse; - ettevõtte töötajate paigutamine; - ettevõtte töötajate liikumine; - ametikohale astumine ja töötajate kohanemine.
Personalitöö aruandlus ja analüütiline suunamine hõlmab järgmiste põhiülesannete lahendamist: - töötajate uurimine; - töötajate töötulemuste hindamine; - analüütiline töö; - aruannete koostamine.
Personalitöö koordineerimine ja teavitamine hõlmab järgmiste põhiülesannete lahendamist:
- töötajate erialane väljaõpe (koolitus ja ümberõpe);
- ettevõtte töötajate vastuvõtu korraldamine (ameti- ja isiklikes küsimustes);
- töötada ettevõtte töötajate kirjalike taotlustega;
- arhiivi- ja teatmeteos.
Personalitöö organisatsiooniline ja metoodiline suund hõlmab järgmiste põhiülesannete lahendamist:
- ettevõtte töötajate tegevuse dokumenteerimine;
- personalitöö ettevõtte osakondades;
- personalitöö planeerimine;
- personalitöö juhtimine.
Kõik personaliosakonna ülesanded määratakse kindlaks organisatsiooni töö spetsiifikaga, võttes arvesse:
- organisatsiooni suurus;
- ettevõtluse suund (tootmine, kaubandus, teenuste osutamine elanikkonnale);
- organisatsiooni strateegilised eesmärgid;
- organisatsiooni arenguetapp;
- töötajate arv;
- personaliga töötamise prioriteetsed ülesanded.
Personaliosakonna vastutusalad ja struktuur võivad olenevalt organisatsiooni tegevuse liigist erineda.
Klassikalist lähenemist personalijuhtimisele nimetatakse personalijuhtimiseks. Kogu personalijuhtimine on koondunud personaliosakonda ja selle eesmärk on tagada õigete inimeste kättesaadavus õige aegõigetesse kohtadesse ja ebavajalikest vabanemiseks. Inimeste juhtimine on iseseisev funktsioon, mida teostavad otse otsesed juhid, sõltumata personaliteenustest.
Personalijuhtimissüsteemi peamised eesmärgid on järgmised:

Organisatsiooni varustamine kvalifitseeritud personaliga;
töötajate teadmiste, oskuste ja kogemuste efektiivseks kasutamiseks vajalike tingimuste loomine;
tasustamis- ja motivatsioonisüsteemi täiustamine;
kõigi töötajate kategooriate tööga rahulolu suurendamine;
töötajatele arengu-, täiendõppe- ja professionaalse kasvu võimaluste pakkumine; loomingulise tegevuse stimuleerimine.
soodsa moraalse ja psühholoogilise kliima kujundamine ja säilitamine;
personali hindamismeetodite täiustamine; kontroll sisemised liigutused ja töötajate karjäär;
osalemine organisatsiooni strateegia väljatöötamises.

Kaasaegse personalijuhtimissüsteemi ülesehitamise põhimõtted on järgmised:

Töötajate valiku ja paigutamise efektiivsus;
tasustamise ja motivatsiooni õiglus, tasu mitte ainult individuaalsete, vaid ka kollektiivsete saavutuste eest;
töötajate edutamine vastavalt töötulemustele, kvalifikatsioonile, võimetele, isiklikele huvidele ja organisatsiooni vajadustele;
kiire ja tõhus lahendus isiklikele probleemidele.

Personaliteenistuste tööl on kaks suunda: taktikaline ja strateegiline. Esimese raames toimub jooksev personalitöö: seisukorra analüüs ja personalivajaduste planeerimine, personaligraafikute väljatöötamine, personali värbamine, hindamine ja valik; testimine; personali kohese liikumise ja vallandamise planeerimine, jooksev arvestus ja kontroll, väljaõpe, ümber- ja täiendõpe, edutamise reservi moodustamine, organisatsiooni väärtuste edendamine ja personali nende vaimus koolitamine.
Personaliteenuste põhitegevuseks peetakse tööjõuressursside kujundamist: nende vajaduse planeerimist ja praktilise tegevuse korraldamist personali värbamiseks, konfliktide lahendamiseks ja sotsiaalpoliitika elluviimiseks.
Personalitöö olemus on määrata, mida täpselt, kes, kuidas ja millise abiga konkreetsel hetkel personalijuhtimise valdkonnas praktikas tegema peaks. Nende igapäevaste ülesannete lahendus põhineb haldusmeetoditel.
Strateegiline suund personaliteenistuste töö on keskendunud organisatsiooni personalipoliitika kujundamisele - teoreetiliste seisukohtade, ideede, nõuete, praktiliste tegevuste süsteemile personaliga töötamise valdkonnas, selle peamistele vormidele ja meetoditele.