Teil on vaja ärikirja. Kuidas kirjutada ärikirja: reeglid ja soovitused

13.10.2019

Ärikiri (edaspidi DP) on ärivaldkonna kontorikirjavahetuse liik, mis viitab ametlikule kirjavahetusele majandusüksuste (äripartnerite) ja ettevõtte töötajate vahel.

DP abiga vahetatakse äriettepanekuid, ametlikke pöördumisi ja pretensioone, selgitatakse ja lahendatakse konfliktsituatsioone.

Äristiilis ametlik kiri erineb muud tüüpi kirjadest järgmiste omaduste poolest:

Kirja kirjutaja mõtete esitamise stiil ja viis.
Kirja leksikaalne sisu ja sisu, mida iseloomustab emotsionaalsus ning hääldatud emotsionaalsete fraaside ja lausete puudumine.
Ettevõtte ametlikul kirjaplangil koos vastavate andmetega vormistamine ja registreerimine.
Standardfont, sama kogu kirja teksti jaoks.
Väike maht, mis ei ületa ühte lehekülge trükitud teksti.
Kirjade kirjutamisel ja edastamisel range ametlik kooskõlastamine ja kehtestatud reeglite kohustuslik järgimine.

Kuidas kirjutada ärikirja ja saada vastus - vaadake seda videot:

DP peamised tüübid

Sõltuvalt kasutatavatest jagatakse kõik DP-d järgmisteks põhitüüpideks, mida käsitletakse allpool koos lühikirjeldusega.

DP-d, mis ei nõua adressaadilt vastust:

Garantiid, mis tagavad teatud kohustuste täitmise (näiteks).
Saatedokumendid, mis on lisatud dokumentide pakile ja muudele ametlikele kirjadele.
Informatiivne, mis sisaldab viitamiseks teatud teavet.
Teatised, mis edastavad adressaatidele olulist teavet ja fakte. Õpid, kuidas õigesti vormistada lepingu lõpetamise teadet.
Hoiatus, mis sisaldab meeldetuletust mis tahes negatiivsed tagajärjed adressaadile, kui ta ei täida oma kohustusi kirja saatja ees.
Meeldetuletused, mis teavitavad kirjade saajaid nende kohustustest ja ettevõttega varem sõlmitud lepingutest.

Samuti on mitmeid DP-sid, mis kohustuslik nõuavad adressaatidelt vastust.

Sellised kirjad sisaldavad tavaliselt oma tekstis mingit pöördumist adressaadi poole (näiteks taotlus ametlike toimingute tegemiseks), pakkumisega dokumente (näiteks koostöö, lepingute sõlmimise, ametlike ürituste läbiviimise kohta), kirja taotlus (teabe esitamine, ametlikud paberid), kohustuste ja kokkulepete täitmist nõudev kiri, palve- või avaldus.

Mitteärilise iseloomuga DP-d jagunevad järgmisteks põhitüüpideks:

Inimeste kutsumine ametlikule üritusele, esitlusele, ettevõtte üritusele.
Kaastundeavaldused firma töötajatele, partnerfirmade juhtidele seoses lähedaste inimeste ja lähedaste surmaga.
Aitäh DP-dele.
DP teavitab tähtis sündmus.
Soovituspaberid. Täpsemalt käsitletakse soovituskirja koostamise reegleid ja põhimõtteid.
Garantii DP.
Kinnituskirjad veose vastuvõtmise ja teenuste osutamise kohta.
Õnnitluskirjad seoses mis tahes tähistamise või erilise sündmusega.
Pöördumiskirjad, milles saatja palub saajal osutada talle mõnda teenust või sooritada saatja jaoks olulisi toiminguid.
Tähed juhiste loendiga.
Saatepaberid.

Kommertsliku iseloomuga DP-sid kasutatakse tavaliselt lepingu sõlmimise eelfaasis ja varem allkirjastatud lepingu kehtivuse ajal, selliste kirjade hulka kuuluvad:

Taotlege andmeid või tooteid.
Vastus partnerettevõtte päringule.
Paku kirju, mis nende tekstis sisalduvad äritegevuse ettepanek sõlmima lepingut või tehingut.
Nõude- ja meeldetuletuskirjad.
Hoiatuskirjad, mis viitavad poolepoolsele kohustuste rikkumisele, varem sõlmitud lepingute lõpetamisele või vastuvõtva poole vajadusele oma kohustusi täita.

Struktuuriliselt saab igat tüüpi ärikirjad jagada dokumentideks, mis:

Sisaldab autori teksti, esitatuna vabas vormis.
Kirjutatud vastavalt kehtestatud mallile või vormile ilma autoriõigustest kõrvalekaldumisteta.

Sõltuvalt adressaatidest on arengupartnerlused järgmised:

Ringkiri (saadetakse mitmele adressaadile korraga).
Standardne (saadetakse ühelt algatajalt ainult ühele adressaadile).
Oma olemuselt kollektiivne (sellisel kirjal on ainult üks adressaat, aga saatjaid on korraga mitu).

Näidisettevõtte tänukiri. Foto: www.nevagazservis.ru

Ärikirjavahetuse vorm võib olla:

Faks.
Elektrooniline (sellised kirjad saadetakse adressaadi ettevõtte ametlikule veebisaidile või ametlikule e-posti aadressile).
Postiga (tavapäraselt saadetakse postiga ümbrikus).
Käsitsi kirjutatud (tavaliselt on need kirjad, mis sisaldavad õnnitlusi või kaastunnet).

Kuidas kirja õigesti kirjutada ja vormistada

DP on standardselt jagatud sissejuhatuseks, põhi- ja lõpuosaks, mis peaksid olema omavahel loogiliselt seotud.

Sissejuhatus sisaldab andmeid ja fakte, mis said DP kirjutamise aluseks ning põhiosa sisaldab sisu ennast ja kirja põhiteksti. Viimane osa sisaldab kirja kirjutamise tulemust ja seda, milleks see on kirjutatud – taotlus, nõue, keeldumine, tänuavaldus jne.

Iga ärikirja kirjutamisel peate pöörama tähelepanu järgmistele põhipunktidele ja reeglitele, mida käsitletakse üksikasjalikult allpool tekstis.

Stiililine disain

DP tuleks kirjutada ainult ärilises stiilis, ilma vestlusstiili elementide, slängifraaside, deminutiivide ja muude ärikirjades sobimatute elementideta.

Teabe ja andmete esitamise kord

Ärikirjavahetuses antavad andmed ja teave tuleb esitada vastavalt järgmistele nõuetele, mille täitmine on kohustuslik, kui Teie eesmärgiks on korrektse ja pädeva ärikirja koostamine:

Esitatud faktide ja andmete asjakohasus ja usaldusväärsus, mida tuleb kontrollida kirja kirjutamise kuupäeva seisuga ja mis vastavad ettevõtte hetkeseisule.
Adresseeritavus (kiri tuleb adresseerida ja saata konkreetsele isikule või isikute rühmale).
Esitatud nõuete ja pretensioonide põhjendatus.
Objektiivsus ja erapooletus.
Esitatud teabe täielikkus, mille alusel saab vastuvõttev üksus teha objektiivse otsuse ning ei pea hankima ega nõudma teie ettevõttelt täiendavaid andmeid.

Nõuded ettevõtte vormi sisule ja kujundusele

DP tuleb koostada ettevõtte kirjaplangile koos kõigi nõutavate andmetega. Sellele vormile esitatavad nõuded on järgmised:

Standardformaat – A4.
DP koos dokumentidega esitamiseks ja arhiivi edastamiseks peate jätma vasaku veerise vähemalt 3 sentimeetrit.
Organisatsiooni nime märkimine, tegelik ja juriidilised aadressid, kontaktandmed, aadressid Meil ja veebisait.
Meili koostamisel on soovitatav kasutada standardset fonti – Times New Roman, suurus 12.
DP-d saab koostada mitte ainult ettevõtte kirjaplangile, vaid ka tavalisele paberilehele, kuid sel juhul tuleb märkida kõik ettevõtte kirjaplangi andmed.
DP saatmine faksi või e-posti teel ei ole lubatud, kui sellise dokumendi tekst sisaldab konfidentsiaalseid andmeid olulisemate lepingute kohta, olulisi saladokumente, töötajate isikuandmeid, mille avaldamine on lubamatu ja võib kahjustada ettevõtte mainet.

DP nummerdamise reeglid ja lõikude jaotus

Korraga mitmest prinditud leheküljest koosneva dokumendi nummerdamine algab standardselt teisest leheküljest ning numbrid tuleb kirjutada lehe ülemisse nurka araabia numbritega ilma punktideta leheküljenumbri kõrvale.

Selleks, et kirja tekst oleks adressaadile võimalikult hõlpsasti loetav ja arusaadav, tuleks see jagada lõikudeks. See jaotus aitab lugejal mõista, kus lõpeb üks väitekiri ja kus algab teine.

Parandused kirja tekstis

Kustutuste, kirjavigade, grammatiliste, kirjavahemärkide ja stiilivigade esinemine DP tekstis on ebasoovitav ja vastuvõetamatu. Kirja tekst peab olema kirjaoskaja ja korrektne intervalliga 1,5-2 ridade vahel.

Näide ärikirja kirjutamisest.

DP tekstis kohustuslikud andmed

Peamised üksikasjad, mis kirjas peavad olema, on järgmised:

Venemaa vapp, mis asub tühja paberi keskel ja mille märkimine on kohustuslik valitsusagentuurid ja organisatsioonid.
Ettevõtte täielik nimi ilma lühenditeta.
Kontaktandmed (laua- ja mobiilinumbrid, faks).
Pangakontode numbrid.
Andmed DP adressaadi kohta (nimetavas käändes tuleb märkida kirja vastuvõtva ettevõtte nimi, daatiivis aga saaja täisnimi ja ametikoht).
Enne adressaadi täisnime, kellel on ametinimetus või akadeemiline kraad (doktor, teaduste kandidaat), tuleb need ära märkida.
Kõik üksikasjad DP tekstis tuleb kirjutada uuest reast suure algustähega.

Kuidas koostada ja saata kiri pärast ärikohtumist

Kohtumise pidamine konkureeriva ettevõtte esindajate ja äripartneritega hõlmab edasist äriline kirjavahetus. Pärast ärikohtumist kirja kirjutamise tunnused on järgmised:

Dokumendi alguses on märgitud ärikohtumise või konverentsi toimumise aeg ja kuupäev, isegi kui nende korraldamisest on möödunud vaid üks või kaks päeva.
Kiri tuleks kirjutada võimalikult lühidalt ja selgelt ära näidata, mida täpselt soovid oma äripartneritele edastada, ilma võsa peksmata.
Kirja põhiosas tasub lühidalt mainida, milliseid punkte koosolekul arutati, millised küsimused tõstatati ning millisele otsusele teie ja kirja saaja jõudsite.
Vastuse DP-s kirja saaja peaks soovima avaldada oma arvamust või otsust eelmise koosoleku ja vastuolulisi küsimusi kes selle peale ronis.
Kirjutage konkreetne kuupäev ja kellaaeg, millal on võimalik pidada ärikohtumist, konverentsi või äritelefonivestlust.
Teavitage DP saajat oma kavatsustest seoses edasise ärilise koostöö ja lepingute sõlmimisega.
Lõpetage DP viisakalt ja sundimatult, näiteks "Parimate soovidega...".

Elektrooniliste DP-de disaini omadused

Elektroonilises vormingus kirju väljastatakse nüüd palju sagedamini kui kirjavahetust faksi või posti teel, kuna selline kiri toimetatakse kohale palju kiiremini ja vastavalt sellele saab saatev ettevõte oma DP-le kiiremini vastuse.

Elektroonilise DP koostamine ja täitmine on väga lihtne, selle koostamise põhinõuded on samad, mis paberkandjal ärikirjade puhul. Väikesed omadused vormingud on järgmised:

DP teema või pealkirja täpsustamine, et saaja ei kaotaks seda oma partneritelt ja konkurentidelt saabuva kirjavahetuse voos.
Te ei tohiks oma DP-le vastuse saamisel teemat ega pealkirja muuta, mis hõlbustab oluliselt kirjavahetust tulevikus ja võimaldab kiiresti vaadata varasemaid selleteemalisi kirju.
Kasutage tavatarkvara, ärge kasutage kirja koostamiseks programmide uusimaid versioone, kuna e-kirja ei pruugita saaja arvutis, mis pole uute programmidega varustatud, hiljem lihtsalt avada.
DP tekstis ei tohiks kasutada emotikone ja muid mitteametliku e-kirjavahetuse elemente.

Saabunud kirjale vastamise tähtajad

DP, mis sisaldab koostööettepaneku teksti, pretensioone, nõudmisi ja muid vastamist nõudvaid elemente, tuleb läbi vaadata ja sellele vastata järgmiste ajavahemike jooksul:

Adressaat peab pöördumise kirja kättesaamist kinnitama kolme päeva jooksul ning sellisele päringule saab vastata kuu aja jooksul.
Saatke surma puhul kaastundeavaldus armastatud inimene või ettevõtte töötaja lähedast vajatakse kümne päeva jooksul alates kurva sündmuse toimumisest.
Õnnitluspaberid saadetakse kaheksa päeva jooksul alates erisündmuse kuupäevast.
Üldreeglite kohaselt vaadatakse kõik ametlikud äripaberid läbi ja neile saadetakse vastus seitsme päeva jooksul alates kirja kättesaamisest.

Kirja lõpetamise reeglid

DP lõpposa peab sisaldama kogu eelnimetatud põhiosa tulemust, see peab võtma tulemused kokku ja tegema konkreetseid ettepanekuid või järeldusi. Sel juhul peaks viimane osa olema võimalikult lühike, selge ja sisutihe.

Siin on näited edukatest võimalustest DP teksti lõpetamiseks ametliku kirjavahetuse valdkonnas:

Viisakas tänu osutatud tähelepanu või abi eest.
Edasise koostöö soovi avaldamine, lootus partnerettevõttega lepingute sõlmimiseks.
Kirja adressaadile kinnitamine millegi kohta (edasi kirjavahetus, lepingu sõlmimine ja koostöö).
Taotluse väljendamine millegi tegemiseks (tulemuste kirjutamine, väidetest teatamine).
Vabandage tekkinud mure ja ebamugavuste pärast.

Kirja lõpus saab soovida edu, edastada parimaid soove või lugupidamist kirja saajale.

DP inglise või muus võõrkeeles

Paljud ärimehed peavad kirjavahetust ja koostööd mitte ainult Vene Föderatsioonis asuvate kohalike ettevõtetega, vaid ka välismaiste ettevõtetega, samuti Venemaal asuvate välisettevõtete filiaalide või esindustega.

Sel juhul ei ole rangelt kehtestatud DP vormi, vaid DP registreerimise kord võõrkeel oleneb kirjutamise eesmärgist ja ametliku dokumendi vormist. DP koostamisel peate keskenduma järgmistele üldreeglitele ja soovitustele ametliku kirjavahetuse valdkonnas:

DP koostamise kuupäev. Ameerikasse dokumenti saates tuleb esmalt sisestada kuu digitaalsel kujul, alles seejärel märkida kuu ja aasta jooksev päev. Kui saadate kirja Inglismaale, sisestatakse kuupäev standardina, nagu Venemaal, kuid arusaamatuste vältimiseks on parem märkida kuu kirja kujul.
Välismaa adressaadi andmed. Kirjas adresseerimisel peaksite kasutama standardvormid(Härra, Proua, Preili), millele järgneb kirja saaja perekonnanimi.
Meili saaja aadress. Selle märkimise kord erineb Venemaal tavapärasest. Esmalt tuleb USA-sse kirja saatmisel märkida välisfirma kontori number, seejärel maja number, kus kontor asub või büroohoone number, tänava nimi, sihtnumbrid, osariigi nimi Osariigid, maakonna nimi, riik, kui kirja adressaat on Inglismaal või teistes Lääne-Euroopa riikides.
Kirja teema (või selle pealkiri) tuleb märkida, mis võimaldab saajal teie kirjale tähelepanu pöörata, vastasel juhul võib see välismaise ettevõtte sissetuleva kirjavahetuse massiivi kaduda.
DP põhiosa tuleks jagada lõikudeks või iga uue lause võib lugemise hõlbustamiseks kirjutada uuele reale.
Viimane osa. Ingliskeelse DP päris lõpus peate tänama adressaati tähelepanu eest ja avaldama lootust edasiseks koostööks ja ärisuhete loomiseks teie ettevõtete vahel.
Allkiri dokumendis pannakse kohe hüvastijätuga lause (lõike) alla, allkirja juurde tuleb märkida oma täisnimi, ametikoht ettevõttes ja kirja saatva ettevõtte nimi.
Dokumendi manused ja muud lisad tuleb loetleda ja need tuleb ära näidata DP päris lõpus, mis hoiab ära nende kadumise saatmisel ning suunab saaja tähelepanu nende olemasolule ja asjaolule, et ka manuseid tuleb uurida. kirjale vastuse kirjutamisel.
Võõrkeelses DP tekstis tuleb suurtähtedega kirjutada: initsiaalid, töötajate täisnimed. välismaa firma, maakondade, linnade, osariikide, riikide nimed, ametikohad ettevõtetes, algusaadress kirjas ja esimesed sõnad, mis kirja lõpus hüvastijätufraasis esinevad.

Korrektselt ja asjatundlikult koostatud ärikiri ettevõtlusvaldkonnas on tõhus tööriist, mis võimaldab luua ärisektoris tulusaid ja paljutõotavaid suhteid, samas kui valesti koostatud vigade või kirjavigadega ärikiri võib tühistada kõik edasised suhted partnerite või konkurentidega.

Seetõttu peate lähenema DP teksti koostamisele võimalikult vastutustundlikult, tutvuma ülaltoodud reeglite ja soovitustega, samuti dokumentide näidistega.

Pädeva ärikirja koostamise reegleid käsitleme siin:

IN Hiljuti E-post muutub ärikirjavahetuses järjest olulisemaks. Selle eelised on ilmsed: tõhusus, juurdepääsetavus ja kasutusmugavus. Tuleb meeles pidada, et elektroonilisel kirjavahetusel on oma nüansid.

Kirjade vastuvõtmine

Kontrollige oma e-posti vähemalt 2 korda päevas – hommikul ja pärastlõunal. Vastasel juhul võite teiste inimeste töö seiskuda ja probleemide lahendamist edasi lükata;
Kui saite kirja, tähendab see, et keegi saatis selle ja tegi seda mingil põhjusel. Seetõttu tuleb saadud kirjad läbi lugeda. Loomulikult ei võeta siin arvesse rämpsposti;
Kui olete juht, peaks teie tööpäev algama meilikliendi käivitamisega, mis ei laadi kogu päeva maha ja kontrollib kirju automaatselt. Seadistage kirjade automaatne kohaletoimetamine/vastuvõtmine vähemalt iga 10 (või parem 2–3) minuti järel;
kui olete väga hõivatud ja olete saanud kirja, hinnake, kellelt see on, teema ja sirvige see läbi - see aitab teil kiiresti aru saada, kas kiri nõuab kiiret vastust või võib veidi oodata;
kõige lihtsam ja tõhus meetod liigutage asju ja ärge koguge postihunnikuid - vastake kirjadele kohe. Seega, kui te ei tegele vestluse või muu tegevusega, mis ei talu katkestamist, vastake kirjale kohe.

Väljad "Saaja", "Koopia", "Pimekoopia"

Peaksite mõistma, meeles pidama ja õigesti kasutama välju "Adressaat", "Koopia" ja "Bcc". Sellest sõltuvad teie või saaja tegevused kirja saamisel.

"Kellele". Kui saadate küsimuse, ootate vastust väljale "Saaja" märgitud adressaadilt. Kui olete adressaat, peate vastama. See tähendab, et kiri ja selles sisalduv teave või küsimused on adresseeritud otse sellel väljal määratud adressaadile.
"Kopeeri". Selle välja adressaadid saavad teabe saamiseks kirja või "kutsutakse tunnistajateks". Koopiate saaja ei tohiks üldjuhul kirjale vastata. Veelgi enam, kui selline vajadus on olemas, peetakse viisakaks alustada fraasiga "Vabandage sekkuda".
"Varjatud koopia". Asjaolu, et kiri saadeti väljal “Pimekoopia” märgitud isikule, ei saa teada peamine adressaat ega koopiates olevad isikud. Seda välja kasutatakse ka masspostitus nii et teie aadressiraamat poleks kõigile adressaatidele teada.

Vastamisel ärge unustage nuppu "Vasta kõigile" - see salvestab kirja esialgsete saajate koopiad ja teie vastus ei lähe neist mööda. Saate alati soovimatud adressaadid eemaldada või teisi lisada.

Kui saabunud kirja väljal "Saaja" on rohkem kui kaks adressaati, tähendab see, et vastama peavad mõlemad või mõni neist. Otsustage, kes peaks vastama. Kuid olge ettevaatlik, kui saadate rohkem kui kahte adressaati sisaldavaid kirju väljale “Adressaat”: kui saadate kirja kõigile, on oht, et te ei saa kelleltki vastust.

Teema väli

Te ei tohiks seda välja tühjaks jätta. Inimesed, kellega suhtlete, võivad saada päevas sadu e-kirju ja kasutada seda välja meili sisu olulisuse kiireks hindamiseks.

Teemarida peaks lühidalt kajastama kirja teemat. Pealkirjad nagu "Küsimus", "Tere!" või tühjad pealkirjad näitavad, et olete kas algaja või teil puuduvad põhioskused ärikirjavahetuses.

"Kirjutamise tähtsus"

Kui kiri sisaldab teavet kiireloomuliste muudatuste kohta, lepingu teksti või muud teavet, millele peate esmalt tähelepanu pöörama, kasutage "kõrge" tähtsust, see tõstab kirja postkastis esile.

Ärge kasutage "kõrget" tähtsust asjata!
Isiklik kiri ärikorrespondendile või kiri naljaka ja mitteärilise pildi või lingiga tuleks märkida “madala” tähtsusega.

Vastuse kirjutamine

Alusta tervitusega, see on viisakas.
Rääkige inimesega sama keelt. See ei puuduta ainult vene/inglise keelt, vaid ka teksti vormi. Mitteametlik vastus ametlikule kirjale on lugupidamatus vastaja vastu ja oma madala kultuuri demonstreerimine.
Ärge kasutage transliteratsiooni, välja arvatud mobiilseadmetest meilide saatmisel. Kui teie meiliklient ei toeta vene keelt või rikub kodeeringuid, lisage vastuse tekst manusele.
Ärikiri peaks olema täpne, konkreetne ja sisutihe.
- Täpsus– märkige täpsed andmed, millele viitate (näiteks koosoleku kuupäev, koosoleku päevakorrapunkt, teise meili kuupäev ja teema või failinimi).
- Spetsiifilisus– kirjast peaks selguma, MIDA TÄPSELT adressaadilt nõutakse.
- Kokkuvõtlikkus. See, kes mõtleb selgelt, räägib selgelt ja teie saaja näeb seda. Seetõttu ei tohiks te panna kolmele lehele seda, mida saab kirjutada kolme lausega. Lakooniline äritekst pole kuivus, vaid aja kokkuhoid ja mõttetäpsus.
Kui kiri sisaldab mitut küsimust, teemat või ülesannet, struktureerige need ja eraldage need. Pidevat “seebivoolu” on raske lugeda ja tegelikult võib kirja põhiküsimusest mööda vaadata.
Vastake kirjas esitatud päringutele võimalikult täpselt. Vastus palvele või ülesandele on "Teeme ära!" mittetäielik "Teeme seda selliseks ja selliseks kuupäevaks", "nii mitme päeva pärast", "pärast sellist ja sellist sündmust" on kindlam ja täpsem vastus.
Tekst ei tohi sisaldada vigu! Kirjavead pole kohutavad, aga kui kirjutad igas tähes sõnu valesti, muutub see väga kiiresti märgatavaks ja jätab negatiivse jälje sinu kui äripartneri kuvandisse.
Ärge kunagi saatke kirja ilma, mida te kirjutasite! Lugege oma vastust läbi ja veenduge, et see oleks lühike, täpne, selge, konkreetne ja grammatikavigadeta. Kontrollige, kas kõik vajalikud adressaadid on märgitud ja kas need on õigesti väljale "Saaja" ja "Koopia" paigutatud. Kontrollige grammatilisi vigu.
Tsiteeri originaalkirja teksti.
Täielikult tsiteerides (kui teie vastus on tervele kirjale), kirjuta vastuse tekst kirja ALGUSSE, mitte lõppu!
Kui teie vastused on punkthaaval, eraldage tsitaat tühjade ridadega ülal ja all.

Manused

Ärge manustage faile EXE-, PIF-, BAT-, COM-, CMD-, SCR-vormingus – palju meilikliendid või serverid blokeerivad sellised manused tihedalt ja adressaat ei loe neid kunagi. Pakkige need arhiivi (zip, rar) otsekui kesta ja sisestage selles vormis.
Normaalseks peetakse kuni 2-3 megabaidiste manuste saatmist ilma hoiatuseta. Kui soovite manust saata suurem suurus, uuri korrespondendilt, kas selline fail läheb tema serverist läbi või mahub ta postkasti.
Hoidu kahtlase sisuga investeeringutest: esiteks ei pruugi korrespondent sinu maitset jagada ja teiseks võid tekitada probleeme inimesele, kes töötab organisatsioonis, kus kasutatakse postitsensuuri.

Elektrooniline allkiri

Selle olemasolu on kasulik (seal on teie Kontaktinfo) ja see on hea vorm, mis näitab teie professionaalsust.
Allkiri ei tohi ületada 5-6 rida. See peab sisaldama vähemalt teie ees- ja perekonnanime. Lisaks on soovitatav märkida oma telefoninumber, e-posti aadress, ettevõtte nimi ja füüsiline aadress, samuti selle veebisaidi aadress.
On kaks võimalust elektrooniline allkiri: omaalgatuslike (oma)kirjade eest täie toetusega

Ärikirjal peab olema selge struktuur, mille eelised on:

säästes teie ja saaja aega;
garanteerida, et adressaat loeb kirja ja mõistab õigesti selle olemust;
arusaadava ja selge vastuse saamine.

Ärikirja struktuur

Apellatsioonkaebus

See asub kirja päises ja sisaldab adressaadi ametikohta ja täisnime. Ametliku ärikirjavahetuse jaoks on standardaadress “Kallis”, mis on kirjutatud suured tähed ja lehe keskel. Ja siis on palju võimalusi, sõltuvalt sellest, mida nad kirjutavad ja kellele. Seega on Venemaal kombeks inimeste poole pöörduda nime ja isanime järgi, lääneliku korporatiivse kultuuriga ettevõtetes - lihtsalt nimepidi. Kui tunnete oma partnerit isiklikult, võite tema poole pöörduda järgmiselt: "Kallis Andrei Petrovitš", kui te ei tea, "Kallis härra Smirnov." Muide, inimese poole pöördudes ei saa sõna "härra" lühendada sõnaga "härra". Ja mitte mingil juhul ei tohiks te kirjutada "Kallis härra A. P. Smirnov." Kas “Andrei Petrovitš” või “Härra Smirnov”.

Kui te ei kirjuta autoritasudele, religioossete konfessioonide esindajatele, presidentidele ja erinevate riikide parlamentide liikmetele, pidage end õnnelikuks. Nende jaoks on olemas ametlikud teisendusvalemid ja iga auastme jaoks spetsiaalsed. Enne sellise kirja saatmist kontrolli hoolikalt, kas valitud sõnum vastab adressaadi staatusele. Palju lihtsam on meeles pidada, kuidas sõjaväelastele kirjutada: "Kallis seltsimees kolonel," isegi kui see kolonel on naine. Kuid pöördumine “Daamid ja härrad” on ilmalik ja seda on parem kasutada näiteks moesalongi avamise kutseks. Kui kutsute kedagi äriesitlusele – näiteks uutele puurimisplatvormidele –, siis väljakujunenud tava kohaselt kasutatakse kõigi jaoks ühist pöördumist “Austatud härrad”. IN sel juhul vahet pole, et selles organisatsioonis töötavad ka naised.

Näide:

tegevjuhile
OÜ "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Kallis Pavel Iljitš!
või
Lugupeetud härra Dobrovolski!

Preambula

Moodustab kirja esimese lõigu, mis määrab selle eesmärgi, põhjuse, mis ajendas teid seda kirjutama. Pärast preambuli lugemist peab adressaat mõistma kirja olemust Näide: Kirjutan teile, et väljendada oma rahulolematust mööbli tootmise tooraine kvaliteediga, mida teie ettevõte meile tarnib, ja ma loodan teie tegevusele mille eesmärgiks on olukorra kiire muutmine paremaks ja meile tekitatud kahjude hüvitamine.

Näide: Viimase kuu jooksul, alates selle aasta teisest juunist, on 10-15% igast teie toorainepartiist defektne. Meie ettevõtte spetsialistid on need faktid korralikult dokumenteerinud. Käesolevale kirjale on lisatud dokumentide koopiad. Meie ettevõtte kahjud defektsete toorainete kättesaamisest ulatuvad umbes 1 miljoni rublani. Oleme Concord LLC-ga koostööd teinud juba viis aastat ja seni pole meil olnud põhjust kurta. Sellises olukorras nõuame oma kahjude täielikku hüvitamist. Vajadusel oleme valmis tegema tagasilükatud tooraine ühist ekspertiisi.

Järeldus

Vajalik kõige kirjutatu lühikokkuvõtteks ja kirja loogiliseks järelduseks.

Näide: Olen kindel, et saate sellest olukorrast aru ja lähitulevikus normaliseerub meie koostöö.

Allkiri

Kiri lõpeb adressaadi allkirjaga (amet + täisnimi), millele eelneb viisakusvorm “Austusega”. Võimalikud on ka valikud: “Lugupidamisega”, “Tootlikkusega koostööle”, “Tänuga koostöö eest” jne. Kirja allkirjastamisel on oluline arvestada adressaadi ja adressaadi auastmega. Peadirektorile adresseeritud kirjale peab samuti alla kirjutama tegevdirektor või vähemalt tema asetäitja. Sel juhul peab allkiri vastama selle dekodeerimisele: olukord, kus direktori asetäitja paneb direktori perekonnanime kõrvale kaldkriipsu ja kirjutab alla oma nimega, on lubamatu.

Näide: Lugupidamisega Zarya mööblivabriku peadirektor A.D. Kiselev

P.S

Postscript (P.S.) – järelsõna kirja lõpus pärast allkirja – kasutatakse ärikirjavahetuses üsna harva. Selle eesmärk on teavitada adressaati olulisest sündmusest, mis toimus pärast kirja kirjutamist, või edastada talle teavet, mis on kirja teemaga kaudselt seotud.

Näide 1: P.S. Teatan, et 3 tundi tagasi saadud toorainepartii defektide protsent on tõusnud 17%-ni!

Näide 2: P.S. Meie tooraine vastuvõtu osakonna juhataja kohtub teie ettevõttes teie spetsialistidega homme kell 14:00.

Rakendused

Manused on valikuline lisa kirja põhitekstile ja seetõttu koostatakse need eraldi lehtedel – iga manus oma lehel. Nende kirjutamiseks pole reegleid.

Ärikirjavahetuse standardfraasid

Märkused

Teatame, et saadetise hilinemine... tekkis...
Anname teada, et tehase juhtkond on teinud otsuse...
Teatame, et teie pakkumine on vastu võetud.
Anname teada, et meie...
Anname teile teada, et...
Anname teada, et kahjuks ei saa me...

Motiive selgitavate väljendite mudelid (Kõige tavalisemad fraasid tavalise ärikirja alguses)

Varakaitse tugevdamiseks...
Vastuseks teie palvele...
Meie telefonivestluse kinnitamiseks...
Meie kokkuleppe kinnitamiseks...
Tehnilise abi osutamiseks...
Seoses keerulise olukorraga...
Seoses ühistööga...
Kliendi kirja järgi...

Kui autor on juriidiline isik, kantakse toimingud üle:

Ainsuse kolmas isik, näiteks:
- Zarya taim ei pahanda ...
- Vene-Inglise ühisettevõte Sojuz K pakub...
- Ühistu Naiv garanteerib...
Mitmuse kolmandast isikust, näiteks: Zarya tehase juht- ja ametiühingukomitee küsib tõsiselt...
Mitmuse esimene isik:
- Palun...
- Kinnitame...
- Anname teada...

Kui autor on üksikisik, kantakse toimingud üle:

Ainsuse esimene isik, näiteks:
- Sulle teadmiseks…
- Küsi…
- Annan teile teada...
Mitmuse esimene isik, näiteks:
- Kiidame heaks...
- Saime teie telegrammi kätte...
- Õnnitleme...
- Toetame...

Taotlus

Palun kontrollige töö edenemist...
Palun tegutsege…
Esitage toimivusandmed...

Dokumentide või materiaalsete varade saatmine

Saadame masina koostejoonised...
Teid huvitavad dokumendid saadame tähitud postiga...
Saadame Teile meie poolt allkirjastatud lepingu...

Kinnitamine

Täname teie tellimuse kättesaamist ja jätkame selle elluviimist...
Kinnitame spetsifikatsioonide kättesaamist ...
Zarya tehas kinnitab seadmete tarnetingimusi...

Pakkumine

Saame Sulle pakkuda…
Kutsume teid ostma…
Võime teile soovitada...

Kutse

Kutsume teid osalema projekti arutelul...
Palun osalege probleemi arutelus...
Kutsume Teie ettevõtte esindaja külla…

Ettepanekust (projektist) keeldumine ja tagasilükkamine

Teie saadetud tiitelnimekirja mustandit ehitusprojektide jaoks väärtusega... ei saa me heaks kiita järgmistel põhjustel.
Teie ettepanek (projekt) lükati tagasi järgmistel põhjustel...

Meeldetuletus

Tuletame meelde, et ühistöö plaani järgi tuleb...
Tuletame meelde, et kooskõlas... Peate...
Tuletame teile meelde, et teie tasumata makse on ...
Tuletame meelde, et käsikirja esitamise tähtaeg lõpeb...

Garantiid

Garanteerime makse.
Garanteerime tähtajad.
Garanteerime toodete kvaliteedi.

Enda seisukoha tõlgendamine

Meie üleskutsed selles küsimuses ei toonud positiivseid tulemusi.
Meil ei ole disainile vastuväiteid.
Me ei saa teile kaupa kohale toimetada järgmistel põhjustel:...

Teise poole tegevuse tõlgendamine

Selline viivitus võib kaasa tuua...
Täiesti seletamatu, miks teie tehas vormide väljasaatmisega viivitab...
Teie antud lubadusi ei peeta.

Lõpusõnad

Loodame, et meie soov täidetakse.
Ootame edasist koostööd.
Edu soovidega.
Palume teil oma vastamisega mitte viivitada.
Palun andke andeks vastuse viivitus (vea eest).

Ärikirjavahetuse eetilised standardid

Ärikirjavahetus, nagu iga teinegi inimestevahelise suhtluse vorm, põhineb eetiliste reeglite ja normide kogumil, millest peamine on “ÕIKSUS JA AUSTUS OMA PARTNERI VASTU”. Isegi kui kirja eesmärk on kaebust väljendada, ei tohiks selle tekst sisaldada ebaviisakad sõnad ja valed väljendid, mis võivad teie vastaspoolt solvata. Hoolitsedes oma adressaadi väärikuse säilitamise eest, säilitate seeläbi ka enda väärikuse.

alustage sõnumit keeldumisavaldusega. Kõigepealt peaksite välja ütlema oma motivatsiooni. tehtud otsus ja teha selgeks, et teatud asjaoludel võib selle küsimuse uuesti arutada;
suruma adressaadile peale küsimuse eeldatav tulemus, näiteks: "Palun uurige ja lahendage probleem positiivselt" või "Palun kinnitage see kandidatuur"
julgustada adressaati otsuse tegemisel kiirustama sõnadega “kiiresti”, “kohe”, “lühema aja jooksul”. Parem on kasutada etiketivormeleid “Palun vastata selliseks ja selliseks kuupäevaks”, “Palun tungivalt, et teataksite mulle oma otsusest kohe”
vihje adressaadile tema kujuteldavast tähelepanematusest, ebakompetentsusest, lisades kirja teksti sellise sõnastuse nagu "teen ettepaneku hoolikalt uurida...".

Ärikirjade saajale on eetikanormide seisukohast kohustuslikud nõuded:

vastusankeedist keeldumine, milles autorile tagastatakse taotlus- või pakkumiskiri koos neile kantud vastuseandmetega;
kiire ja selge vastus saatvale organisatsioonile. Viivitust või vastamata jätmist võib pidada koostööst keeldumiseks.

Järgides ülaltoodut eetikastandardidärikirjavahetus ei nõua teilt vägitegu ja muutub aja jooksul lihtsaks ja tuttavaks. Lisaks annab see teile taktitundelise inimese maine ja isegi õpetab, kuidas muuta vastased liitlasteks.

Ärikirjade kirjutamise üldreeglid

Lisaks struktuurile on pädeva ärikirja teine oluline komponent selle korralik disain.

Infopost

Infopost- See on ametlik kiri, mis teavitab adressaati ametlikust teabest.

Uudiskirja pikkus ulatub ühest lõigust mitme leheküljeni.

Teabekirjad allkirjastab reeglina organisatsiooni juht ning masspostituse korral (näiteks ettevõtte kõikidele klientidele) ei pruugi need üldse käsitsi allkirja sisaldada.Teabekirjad on sageli standardsed loodus.

Päring- ametlik kiri, mis saadetakse mis tahes vastuvõtmiseks ametlik teave või dokumente.

Üldjuhul koostatakse päringukirjad samamoodi nagu päringud. Nõudekirjadele kirjutab tavaliselt alla organisatsiooni juht või ametlikult volitatud ametnik.

Taotluskirja tekst peab sisaldama materjalide või teabe esitamise vajaduse põhjendust ja taotluse tegelikku avaldust.

Taotluskiri nõuab vastuskirja.

Vastuskiri

Vastuskiri on teenuskiri, mis on kirjutatud vastusena päringu- või päringukirjale.

Vastus võib olla eitav (keeldumiskiri) või positiivne.

Vastuskirja tekstis tuleks kasutada sama keelt ja sõnavara, mida autor kasutas algatuskirjas, eeldusel, et palvekiri on kirjutatud keeleliselt õigesti.

Vastuskirja teksti ei tohiks lisada linki saadud kirjale (“Teie kirjale kuupäevaga _______#__…”).

Info algatuskirja kohta on lisatud koosseisu registreerimisnumber Vastuskiri Keeldumiskirja on soovitav alustada keeldumise põhjendusega: "Seoses...", kuna eitav vastus peab olema põhjendatud, siis ei saa taotlusest lihtsalt ilma selgitusteta keelduda.

Kinnituskiri

Kinnituskiri on ametlik kiri, milles adressaat kinnitab varem saavutatud kokkuleppeid, kavatsusi, teabe, dokumentide või muude materjalide saamist jne.

Seda tüüpi kirjade põhikeelevalem on: "Kinnitame (dokumentide kättesaamine, eelleping, nõusolek ...)."

Eelkokkuleppe kinnitamisel tuleb kirja tekstis lühidalt välja tuua selle olemus.

Kui dokumentide kättesaamine on kinnitatud, nimetage need jne. Kinnituskiri võib lõppeda palve, soovi või ettepanekuga.

Kaebekiri

Kaebuskiri on omaalgatuslik ärikiri, mille eesmärk on väljendada adressaadile kaebust või rahulolematust.

Kokkuvõtteks tuleks välja öelda konkreetsed soovid või ettepanekud olukorra parandamiseks.

Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus

Garantiikirjad on mõeldud adressaadile kirjalike garantiide andmiseks, et kinnitada teatud lubadusi või tingimusi, autori (saatva organisatsiooni) kavatsusi või tegusid, mis ühel või teisel viisil mõjutavad adressaadi huve.

Garantiikirjad on adresseeritud organisatsioonile või üksikisikule. Sõna “garantii” ei pruugi kirja tekstis üldse mainida, kuid kiri jääb garantiid sisaldavaks dokumendiks.

Garanteerida saab tehtud tööde eest tasumist, selle valmimise ajastust, töö kvaliteeti, toote kvaliteeti, tarnimise aega, saadud toodete eest tasumist jne. Need aspektid võivad moodustada töö sisu. terve täht või sisalduda kirja tekstis selle komponendina.

Garantiikirjad on oma olemuselt rõhutatult juriidilised, oma staatuselt vastavad lepingulise iseloomuga dokumentidele. Kõige sagedamini väljastatakse garantiikirjad makse kinnitamiseks.

Sel juhul on kohustuslik märkida lepingu number ja arve, mille järgi tuleb tasuda.

Garantiikirjad eristuvad selguse, täpsuse ja üheselt mõistetava sõnastuse poolest - kuna me räägime adressaadile garantiide andmisest organisatsiooni või ametniku nimel ja nimel. See peab näitama tehtava toimingu tüüp.

Sellised kirjad võivad alata adressaadile antud garantiide sisulise avaldusega, näiteks: “Selle kirjaga garanteerin...”.

Muudel juhtudel võib garantiikiri sisaldada põhjuseid, miks autor kavatseb deklareerida oma valmisolekut anda adressaadile teatud garantiisid. Sel juhul sõnastatakse vastav väide viimases lauses, näiteks: "Garanteerime makse" või "Garanteerin õigeaegse ja täieliku tasumise."

Seda tüüpi kirjade eripäraks on see, et koos autori (näiteks organisatsiooni direktori) allkirjaga on ka ametniku allkiri, kes vastutab otseselt rahaliste või muude küsimuste eest. Kui garantiikiri saadetakse ostu, osutatava teenuse vms eest tasumise kohustusena, tuleb sellel näidata maksva organisatsiooni pangarekvisiidid.

Võtmefraasis kirjalik lubadus, kirjalik tõotus võib sisaldada sõnu ja väljendeid:

Garanteerime...
Garanteerime, et...
Partnerfirma garanteerib...
Palun saatke meie aadressile sularahas kättesaamisel (garantii liik)…
Garanteerime makse...
Käesolevaga garanteerime...

Kokkuvõte

CV on teatud tüüpi ärikiri, mille eesmärk on pakkuda tööandjale kõige täielikumat ja soodsamat spetsialisti esitlust.

CV kirjutamisel peaksite rangelt järgima mitmeid reegleid:

Tutvusta end
Haridus
kogemusi
Kas ma pean märkima soovitud palgataseme?
Kas ma pean enda kohta lisateavet esitama?
Kas vajate isikuandmeid?
Kohandage oma CV vastavalt tööandja nõuetele
Suhtumine töölähetustesse
Soovituste kättesaadavus
Kaaskiri

Pole ega saagi olla kõikideks puhkudeks ühte CV-d, mida saaks muudatusteta kõikidele ettevõtetele saata.

Iga kord peaksite esmalt mõtlema sellele, milliste omaduste järgi hinnatakse uus töökoht, ja muuta CV vastavalt CV-s esitatav teave peab olema usaldusväärne. Ärge jätke oma CV-sse tühje kohti.

Ja mis kõige tähtsam, CV peaks olema lühike: mitte rohkem kui üks kuni poolteist lehekülge. Sinu oskus selgelt ja lühidalt sõnastada on näitaja kõrge taseüldine kultuur.

Foto lisamine CV-sse on teretulnud.

Kinnitus organisatsioonis töötamise fakti ja tingimuste kohta, lühiteave töötavate ametikohtade ja täidetavate kohustuste kohta (eraisiku soovituskirja puhul on selles lõigus märgitud, mis aja jooksul ja mis ametikohal kirja autor teab soovitatav isik). Kohustuste loetelus tuleks ära näidata soovitatud isiku kvalifikatsioon. Kui soovitatud isik töötas erinevatel ametikohtadel, siis näidatakse iga ajavahemiku kohta andmed ametikohtade ja täidetud töökohustuste kohta. Näide: Sidorov Vladimir Aleksandrovitš töötas ettevõttes Vector 12. märtsist 1998 kuni 16. märtsini 2002, sealhulgas 12. märtsist 1998 kuni 16. märtsini 2002 - kaubandus- ja ostuosakonna juhatajana, 17. märtsist 25. novembrini 2002. sama osakonna vanemjuht. Tema kohustused juhina seisnesid komponentide tarnimise korraldamises ning tippjuhina komponente tarnivate ettevõtete ja tootmise vahelise suhtluse korraldamises.
Lühikirjeldus kutse-, äri- ja isikuomadused soovitatud ja organisatsioonis töötamise käigus saavutatud õnnestumised. Nendest tuleks loobuda levinud sõnad, usaldusväärseks, pädevaks, kohusetundlikuks jne, kuid keskendub konkreetsetele faktidele, mis iseloomustavad soovitavat isikut tema seisukohast professionaalsed omadused, teatud ülesannetega toimetulekuvõime Siin saab keskenduda sellistele kategooriatele nagu teadmiste tase ja hoolsus põhiülesannete täitmisel, võime tulla toime mittestandardsete ülesannetega, leidlikkus, algatusvõime, õppimisvõime, kohanemisvõime erinevaid olukordi, emotsionaalne stabiilsus, juhiomadused. Siin saate anda ligikaudse võrdluse soovitatud inimese tööst tema kolleegide tööga, märkida tema isiklikult välja töötatud ja ellu viidud olulisemad saavutused, projektid. Näide: Ta valdas iseseisvalt tarkvara, pidas iseseisvalt ja edukalt äriläbirääkimisi, juhendas tõhusalt oma alluvaid jne.
Töökoha vahetamise põhjused (organisatsioonist lahkumine, teise kohta kolimine). See võib olla organisatsiooni profiili muudatus, osakonna sulgemine, personalimuudatused organisatsioonis, elukohavahetus vms.
Järeldused. Lühike ja konkreetne pädevuse hindamine, ärilised omadused soovitatav, see loominguline potentsiaal ja karjäärivõimalusi. Soovitused konkreetse ametikoha või ametikohtade hõivamiseks (mõnel juhul on soovitatav siia märkida, mil määral soovitate inimest soovitud ametikohale: tingimusteta, tugevalt, teatud reservatsioonidega, ei soovita). Näide: Vladimir Aleksandrovitš Sidorov valdab vabalt tehnikat... (omab laialdast serveritarkvaraga töötamise kogemust... või...oskab iseseisvalt töötada äriklientidega...jne). Usun, et härra Sidorov suudab tõhusalt täita osakonnajuhataja ülesandeid, töötades keskastme ettevõttes osakonnajuhatajana, arvutusosakonna juhataja asetäitjana.
Kirjale allakirjutanud isiku kontaktandmed. See punkt on eriti oluline eraisikute kirjutatud soovituskirjade puhul, kuna on täiesti võimalik, et uus tööandja, olles lugenud soovituskiri, tahan täpsustada mõningaid üksikasju.

Pressiteade

Pressiteade on teabesõnum meediale, mille eesmärk on juhtida tähelepanu teatud sündmusele (toimunud või eelseisvale), et seda sündmust meedias võimalikult palju kajastada.

Pressiteateid koostavad ja saadavad ettevõtete ja organisatsioonide pressiteenistused ning on teatud reeglid kirjutamine:

dokumendi päises peab olema märgitud sõna «Pressiteade» ja selle levitamise kuupäev;
pressiteate pealkiri peaks võimalikult selgelt kajastama selle teemat ja infosõnumi sõnumit;
pressiteate pealkirja olemuse saab täpsemalt avaldada alapealkirjas (samas ei ole selle olemasolu vajalik);
pressiteate esimene lõik peab tingimata sisaldama järgmist teavet: mis, kus ja millal juhtus (toimub);
Pressiteate maht ei tohiks ületada poolteist lehekülge masinakirjas teksti. Sel juhul on soovitatav piirduda ühe leheküljega, sealhulgas organisatsiooni kirjaplangi allkirja ja jalustega;
Pressiteade võib sisaldada tsitaate uudiste tegijatelt – organisatsiooni vastutavatelt esinejatelt;
pressiteade vormistatakse organisatsiooni kirjaplangil;
pressiteate allkirjas peab olema märgitud kontaktisiku nimi, kes saab esitada Lisainformatsioon pressiteate teemal ja tema kontaktandmed: telefon (soovitavalt mobiil), e-post, ICQ number.

Õnnitluskiri

Vorming “Palju õnne” kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse.

See on koostatud tervitusankeedile või postkaardile ning selle koostamisel võib ja peaks valitsema loominguline lähenemine. See kehtib nii kirja teksti kui ka selle kujunduse kohta.

Õnnitlused võivad olla isiklikud (palju õnne sünnipäevaks) või massilised (näiteks head uut aastat).

Esimesel juhul peab aadress adressaadile olema isiklik – nime ja isanime järgi; teisel juhul võib see olla üldine, näiteks "Kallid sõbrad!"

Pealegi peab saatja mõlemal juhul õnnitlusele isiklikult alla kirjutama (saatmisel massilised õnnitlused kasutatakse faksiimi).

Isiklikud õnnitlused

Massi õnnitlused

Kutse

Kutsevorming kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse.

See väljastatakse ametlikul kirjaplangil või postkaardil ja selle eesmärk on teavitada adressaati teatud erisündmusest, millele ta on kutsutud.

Kutsel peab olema teave ürituse toimumise koha ja aja kohta, samuti selle nimi.

Kutsel peab olema märgitud aktsepteeritav riietumisstiil (näiteks must ja lips), samuti isikute arv, kellele kutse kehtib.

Kutse on reeglina isikliku iseloomuga, kuid avalike ürituste ajal võib see olla isikupäratu.

Isiklik kutse

Missakutse

Tänukiri

Formaat “Aitäh” kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse ja on suunatud tänu avaldamisele adressaadile.

Reeglina väljastatakse tänud organisatsiooni ametlikul kirjaplangil, kuid seda saab väljastada ka postkaardina.

Tekst tänukiri kirjutatud lühidalt, sõbralikus ja ametlikus stiilis, viidates sündmusele, mis ajendas saatjat adressaadile tänu avaldama. Soovi korral saab loetleda ka muid adressaadi teeneid.Tänu tõendatakse saatja isikliku allkirjaga ja mõnel juhul ka organisatsiooni pitseriga.

Näide: Suurbritannia peaministri sõnum NSV Liidu Rahvakomissaride Nõukogu esimehele (25. aprill 1942) “Olen teile väga tänulik 23. aprilli sõnumi eest. Loomulikult tervitame hr Molotovi külaskäiku, kellega koos saame kindlasti palju ära teha kasulikku tööd. Mul on väga hea meel, et leidsite võimaluse lubada seda visiiti, mis on kindlasti väga väärtuslik.

Kaastundeavaldus

Formaat “Kaastundeavaldus” kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse ning on mõeldud adressaadile empaatia ja toetuse väljendamiseks mõne muu kurva sündmuse või kaotuse puhul.

Kaastundeavalduse kirjutamisel on väga oluline valida õiged siirad sõnad, mis võivad adressaati tema leinas tõeliselt toetada.

Samal ajal on oluline väljendada oma tundeid ja kogemusi seoses juhtunuga.

Kaastundeavaldused väljastatakse diskreetses, korrektses stiilis ametlikul kirjaplangil või spetsiaalsel postkaardil ning kinnitatakse saatja isikliku allkirjaga.

Ärikiri- dokument, mida kasutatakse suhtluseks, teabe edastamiseks vahemaa tagant kahe korrespondendi vahel, kelleks võivad olla nii juriidilised kui ka füüsilised isikud.

Oma tegevuse iseloomust tulenevalt on juhil või juhtimisspetsialistil vaja kirjutada palju ärikirju.

Ärikirjad sisaldavad iseloomustusi, CV-sid, soovituskirju, meeldetuletus- ja tänukirju, intervjuule või esitlusele kutsuvaid kirju, keeldumiskirju, hagiavaldusi, kaebusi jne.

Kuidas õigesti ärikirja kirjutada

ärikirja paber peaks olema hea kvaliteet, täiesti puhas, korralikult kärbitud;
Soovitav on, et ärikirja vorm kannaks organisatsiooni logo, selle täisnimi, posti- ja telegraafiaadressid, telefoni-, faksi-, e-posti- ja pangaandmed;
ametlikud ärikirjad trükitakse lehe esiküljele ilma märkideta; kõik lehed peale esimese on nummerdatud Araabia numbrid;
veerise laius lehe vasakus servas peab olema vähemalt 2 cm, lõik algab punase joonega viie intervalliga taandumisega rea vasakust servast; tekst trükitakse pooleteise kuni kahe intervalliga; Soovitatav on vältida sõnade murdmist;
ärikirja paremas ülanurgas saatva organisatsiooni aadressi alla on märgitud kuupäev, eelistatavalt täismahus (näiteks 2. jaanuar 2007);
lehe vasakule küljele kirjutatakse organisatsiooni nimi või isiku perekonnanimi ja aadress, kellele ärikiri saadetakse;
alla, rea servast või lehe keskele, kirjutatakse viisakas pöördumine; näiteks “Kallis Ivan Ivanovitš”; Aadressi järel on vaja koma, kuid järgmise fraasi alustamiseks punase joone ja suure tähega kasutatakse sageli hüüumärki;
ärikiri lõpeb tänusõnadega koostöö eest ja lootuse avaldamisega selle jätkumisele;
allkiri pannakse parem pool leht, pärast viimast viisakuslauset, näiteks "Austusega...", trükitakse allkirjastaja perekonnanimi tema käsitsi kirjutatud allkirja alla;
igat tüüpi sissetuleva kirjavahetuse resolutsioon tuleb teha pliiatsiga või eraldi paberilehtedel; volditakse ärikiri, mille sees on tekst, ja ei voldita kokku olulisemad ärikirjad, mille jaoks saadetakse need suurtes paksudes ümbrikutes;
telegraafipäringule tuleb vastata 3 päeva jooksul, ärikirjale - 10; kui taotlus nõuab põhjalikku läbivaatamist, siis 3 päeva jooksul teavitada ärikirja arvestamisest ja anda lõplik vastus 30 päeva jooksul.

mõtete esitamise täpsus ja selgus - lühikesed sõnad, lühikesed fraasid, lühikesed lõigud
teksti maksimaalne juurdepääsetavus mõistmiseks, lihtsate fraaside kasutamine, mis väljendavad olemust täpselt ja ühemõtteliselt
kirjaoskus
korrektsus

proovite, kirjutate, valite vajalikud sõnad - ja kõik on kasutu! Potentsiaalne partner või investor ei ava teie ärikirja ega libiseb selle läbi, vaevumata isegi vastama. Levinud olukord? Meie uues artiklis räägime teile, kuidas ärikirjavahetust õigesti pidada ja mida kirjutada kirja, et see oleks lõpuni loetud.

Kellele see artikkel mõeldud on?

Märkame kohe: me räägime meilidest. Kui keegi teine kasutab tiguposti, siis kinnitame, et reeglid on samad. Põhimõtteliselt kehtivad kõik need reeglid tavapostitustele, millest oleme juba kirjutanud. Nüüd räägime konkreetselt ärikirjavahetusest. Kui sa:

ettevõtja, kes suhtleb ettevõtte jaoks oluliste inimestega;
töötaja, kes kirjutab ülemusele või tulevasele juhtkonnale;
inimene, kes on huvitatud Interneti-etiketi ja inimpsühholoogia põhitõdedest - siis lugege seda julgelt, see on huvitav.

Ärikirjavahetuse tunnused

sujuv, rahulik esitlus – mitte segi ajada kuiva bürokraatliku keelepruugiga;
suhtlemine on rangelt asjakohane - teatud teabe edastamine adressaadile;
väike maht - A4-leht on enam kui piisav;
austus alluvuse vastu, ei mingit tuttavlikkust. IN erijuhtudel kui ärikirja adressaadiga tekib mitteametlik, mittetöötav suhe, võib selle reegli muidugi tähelepanuta jätta. Kuid see ei ole enam täiesti äriline, vaid sõbralik kiri, kas olete nõus?
Erilise usaldusväärsuse annab ettevõtte kirjaplangile kirjutatud kiri. See peab sisaldama logo ja nime, üksikasju ja kontaktteavet ning veebisaidi aadressi.

Ärikirjade tüübid

1. Teave. Sellised kirjad ei vaja vastust – kirjutad need, et adressaadile mingist infost rääkida. Näiteks omate veebipoodi ja teatate, et homme on viimane allahindluste päev. Või et hinnad muutuvad. Teabekirju on mitut tüüpi: nendega saab öelda kavatsusi, meelde tuletada olulist sündmust, kinnitada kauba kohaletoimetamist ja vastuvõtmist jne.

2. Taotluskirjad. Kui sageli peavad ettevõtjad, eriti algajad, neid kirjutama! Need on pöördumised investorite poole palvega sponsoreerida teie lahedat projekti, lugematu arv koostööpakkumisi, mitmesuguseid palveid näiteks teatud teabe väljaselgitamiseks.

3. Postikirjad - midagi, mis tuleb mõnikord pärast adressaadiga kohtumist kirjutada. Selles kirjas meenutage oma kohtumise peateemat, väljendage oma suhtumist sellesse, rõhutage, et soovite koostööd jätkata ning pakkuge välja oma variant järgmise kohtumise ajaks ja kohaks.

4. Garantii. Kui olete juba koostöös kokku leppinud, võib peagi tekkida vajadus seda tüüpi kirjade järele. Nendes garanteerite, et täidate oma kohustused: teete töö õigeaegselt, maksate teenuse eest, tarnite kauba õigeaegselt jne.

5. Töökirjad on samad, mida iga firma saadab ja saab iga päev. See on kirjavahetus partnerite ja klientidega: lepingute sõlmimine, arutelud ja läbirääkimised, tutvumine hinnakirja ja tootekataloogiga, meeldetuletused kohtumiste kohta - rutiinsed tööprotsessid.

6. Kaebekirjad – jah, nii juhtub. Tavaliselt kirjutatakse need siis, kui üks osapool pole teise tegevusega rahul. Ja mitte ainult tegusid, vaid lepingus kirjas olevaid kohustusi. Näiteks sõlmis Vasya lepingu kaubatarnijatega ja nemad, sellised redised, viivitavad pidevalt tähtaegu. Või ostis auto, aga see läks katki.

7. Töövälised kirjad on sõnumid, mis ei ole otseselt sinu tegevusega seotud. Need on õnnitlused, tänud töö eest ja isegi kaastunne – elus juhtub kõike.

1. Pealkiri. Meilipäiste koostamine on teadus. Artiklis rääkisime salatehnikatest lähemalt. Ühesõnaga, ärikirjade päised peaksid olema adressaadile võimalikult kasulikud.

Tõenäoliselt provokatsioonid ja huumor siia ei sobi: me kirjutame tõsised inimesed, mäletad? Kui õpite inimest paremini tundma, võite proovida, kuid praegu on parem mitte riskida.

Sissejuhatus. Nagu tavaline kiri, algab ärikiri sissejuhatuse ehk preambuliga. Selles ütlete tere ja räägite põhiolemuse, liha. Säästke adressaadi aega: öelge talle kohe, mida te neilt vajate. “Mina, Vasja Pupkin, olen välja mõelnud laheda startupi internetiturunduse vallas (ehitus, ilu, tööstus, auto – olenevalt tegevusalast) ja palun sellega tutvuda ja rahaliselt toetada. Peamine viga selles etapis on lasta oma mõtetel rännata, pomiseda ja mitte jõuda asja tuumani.
Peamine osa Siin on kõik lihtne: räägite üksikasjalikult, mis on teie idee, esitate fakte ja argumente, mis võivad adressaati huvitada. Kui pöördume tagasi Vasya ja tema idufirma juurde, selgitab ta, mis on selle olemus, kasu ja kasu inimkonnale üldiselt ja kirja adressaadile eriti. Ta esitab arvud ja faktid, sihtrühma arvamuse ja ekspertide arvamuse. Me usume Vasyasse, ta saab sellega hakkama!
Kõige tähtsam. Kui küsid, küsi uuesti. Kui küsite, esitage küsimus selgelt ja konkreetselt. Kui loodate koostööle, sõnastage oma ettepanek uuesti selgelt. Ja seda kõike mõne reaga.
Järeldus. Täname tähelepanu eest ja avaldage lootust, et saaja vastab teile või teeb mõne muu vajaliku toimingu. Kasutage kutset tegevusele nagu tekstide müümine või .
Sisestage oma andmed: täisnimi, kontaktid, organisatsiooni nimi ja andmed.
Lisatud failid. See unustatakse sageli, kuid asjata. Paljudel inimestel on visuaalset teavet lihtsam hinnata kui tähti ja jooni. Lisage kirjale fotod, et saada kõige täielikum pilt kirja teemast, lisage Vajalikud dokumendid et kinnitada adressaadile oma maksevõimet ja kavatsuste tõsidust.

Levinumad vead ärikirjades

Ära ütle tere. Jah, tuhanded viisakad ja haritud inimesed Mingil põhjusel unustavad nad tere öelda, alustades kirja sõnadega "Kallis..." Muidugi on tore, kui neid austatakse, aga lihtsat inimlikku tervitust pole keegi kunagi tühistanud.
Nagu juba öeldud, mõtet ehk mõtet mööda puud levitada. Kui hüppate ühelt asjalt teisele, õppige oma mõtteid sõnastama ja kui teil pole aega, palkage tekstikirjutajad ja ajakirjanikud - nad aitavad kindlasti.
Rääkige elutu kuiva keelega. Jätke kõik need "arvestamine", "võimaluse korral" ametnike hooleks - päriselus te end nii ei väljenda, miks peaks siis teie adressaat? Halasta inimesele, kirjuta võimalikult lihtsalt!
Samal ajal ärge libisege tuttavaks. Ärikirjavahetuses on kaks stiili: isiklik ja ametlik. Isiklikult suhtlete esimeses isikus - see tähendab: "Mina, Vasya Pupkin, pakun teile ..." Formaalsetes isikupäraste asesõnade asemel asendatakse reeglina neutraal-neutraalne "Sarvede ja kabjade ettevõte pakub teile. ..” Milline stiil on teile lähedasem ja mil määral? see korreleerub teie adressaadi tegevusvaldkonnaga - see on teie otsustada. Kui teie partner on noor kaasaegne inimene, kirjutage julgelt esimeses isikus. Kui teil on vaja suhelda riigiasutuste või munitsipaalorganisatsioonidega, on parem mitte saatust kiusata ja suhelda neutraalselt. Nad vastavad sulle – peavad! - aga võite jätta negatiivse mulje. Olge asjakohane.
Ole alusetu. Võite sada korda öelda, kui tulus pakkumine ja lahe idee teil on, aga mis mõtet on ilma tõenditeta? Ärimehed on harjunud faktidega opereerima; nad ei usu ilusad sõnad ja pilte. Numbrid, faktid, üksikasjad – need on teie peamised relvad.
Ärge jakige, vaid sepistage. Kujutage ette, et saate ise Vasya Pupkinilt ärikirja. Avad selle, hakkad lugema ja seal... pole muud kui Vasja ja tema toote kiitus. Võib arvata, et mul on Vasja üle hea meel, aga mis see mulle korda läheb? Aga kui Vasya ütleb teile, kuidas ta saab teid aidata, millist kasu ta toob ja kui kiiresti investeering end ära tasub, siis läheb asi huvitavaks.
Vead, kirjavead, lohakas kujundus (erinevad kirjatüübid, tühikute vähesus) - kommentaare pole.
Slängi liigne kasutamine. Isegi kui teie ja teie saaja töötate samas valdkonnas erilise professionaalse slängi abil, kasutage konkreetseid väljendeid ettevaatlikult. Parem on need teksti minimaalselt sisestada, lühendeid dešifreerida, mõne sõna tähendust selgitada. Mis siis, kui teie vestluskaaslane on 60-aastane?
Ebaolulisus. Loodame ikka Vasya peale. Vasya on tark, ta ei saada ilusalongi omanikele pakkumisi oma autoäri alustamise kohta. Mitu korda Pet ja Kohl sellise vea teevad? Kuidas luua postiaadresside andmebaasi kaubanduslikud pakkumised, artiklis hästi kirjutatud.

Kuidas mitte ja kuidas. Tõeline näide

Ja siin see on – kõige olulisem küsimus, millele kollektiivne mõistus nüüd vastuse annab. Toimetaja Pavel Moljanov korraldas hiljuti VKontakte'is oma grupi tellijate seas konkursi.

Kommerts- ja tsiviiltegevuses on sageli vaja pöörduda ametnike poole.

Iga taotlus peab olema kirjalik. Ametlikke kirju saadetakse väga erinevatel juhtudel. See võib olla: makse sooritamise nõue, toodete tasumata pakkumise nõue, võla tagasimaksmise nõue jne.

Ametlike taotluste puhul erivorme ei rakendata. Seadusandlus Venemaa Föderatsioon eeldab vaba kirjutamist. Kuid peale selle on veel üldtunnustatud normid. Nende kasutamine võimaldab kohaldada kirjadele õiguslikku staatust. Puudumine vajalikud tingimused ja atribuudid ei võimalda neid pidada ametlikuks kirjavahetuseks.

Seetõttu peate enne adressaadiga ametlikku ühendust võtmist tutvuma tasuta näidiste ja näidetega. Neid saab hankida selle väljaande all olevate linkide kaudu. See selgitav artikkel võib olla kirjutamisel heaks abiks.

Ametlike kirjade struktuur ja atribuudid

Ametlik kirjavahetus toimub A4 lehtedel. Lisaks ettevõtetele ( juriidilised isikud) kasutatakse kirjaplanki. See eeldab juba registreerimist tuvastava teabe olemasolu.

See nõue ei välista "korki" vajadust. See on kirjutatud lehe paremasse ülaossa. See näitab vastuvõtva organisatsiooni nime ja tegevjuht. Sellesse on võimalik kirjutada ka ettevõtte, osakonna, juhi, saatja nimi.

Vasakul vastas on koht väljuvate/sissetulevate märkide tegemiseks. Need sisaldavad numbrit, kuupäeva ja linna. Vastavalt sellele määrab väljamineva saatja ja sissetuleva saaja. Saaja jaoks vajalik nõue on viide ametikoha ja dokumendi registreeriva isiku kohta.

Järgmine (all) on tekst ise. Mõnele tähele on võimalik kirjutada pealkiri (valikuline). Teksti alla tuleb märkida volitatud isiku ametikoha täisnimi, perekonnanimi, eesnimi, isanimi, kontakttelefon, esitaja andmed (kui seda on oodata). Nende andmete juurde asetatakse volitatud isiku allkiri. See allkiri on kinnitatud saatva organisatsiooni pitseriga.

Kõne ja kirjade kirjutamise viis

Kuna kaalumisel on tegemist ametliku kirjavahetusega, siis eeldatakse, et kõne on asjalik. See tähendab, et tekst ei tohiks sisaldada kirjanduslikke väljendeid (võrdlusi, metafoore, allegooriaid). Tuleb mõista, et sõnumi saanud inimesel pole tõenäoliselt piisavalt aega tarbetute kirjanduslike fraaside lugemiseks.

Teksti struktuur ametlik kiriÜldiselt aktsepteeritakse järgmist: teabe osa antakse alguses. See kirjeldab saatja ja saaja vahelist suhet. Edasi tekstis on vaja kirjeldada probleemi olemust.

Kirjeldus peab olema lühike ja seda peab toetama lõppkuupäevad, arvud ja tõendid.

Pärast seda on vaja välja pakkuda probleemi lahendamisele suunatud sündmuste soovitud areng.

Allpool on standardvorm ja ametliku kirja näidis, mille versiooni saab tasuta alla laadida.

16apr

Tere! Selles artiklis räägime ärikirjadest.

Täna õpid:

Miks ärikirjavahetus pole oma aktuaalsust kaotanud;
Mis tüüpi ärikirjad on olemas ja kuidas need vormistatakse;
Kuidas õigesti ärikirja kirjutada.

Nüüd on meie akende taga kõrgtehnoloogia ja Interneti aeg. Kuid ärikirjavahetus ei ole kaotanud oma tähtsust ja aktuaalsust, see on lihtsalt liikunud teistesse meediakanalitesse. Räägime täna sellest, miks on oluline osata ärikirju koostada ja vormistada.

Miks vajate ärilist kirjavahetust?

Esiteks on see võimalus töötajate või äripartneritega arvamusi, ettepanekuid ja mõtteid vahetada. Kirjavahetuse abil esitavad nad kaebusi, taotlusi, selgitavad ettevõtetevahelisi arusaamatusi.

Ärikirjavahetus on üks ametliku kirjavahetuse liike.

Erinevused ärikirjade ja muude vahel

Peamised erinevused on järgmised:

Esitluse stilistika;
Sõnavara, mis ei võimalda emotsioone selgelt väljendada;
Koostatud ettevõtte ametlikul kirjaplangil;
Kirjatüüp ei ole liiga väike, kuid mitte ka suur ning on kogu teksti ulatuses sama;
Harva hõivavad rohkem kui 1 lehekülg;
Range ametliku käsuliini olemasolu.

Ärikirjade tüübid

Kõik ärikirjad võib jagada mitmeks rühmaks. Peatume igaühel üksikasjalikumalt ja kirjeldame lühidalt.

Kirjad, millele ei ole vaja vastata.

Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus;
Kaasnev;
Informatiivne;
Hoiatuskiri;
Meeldetuletuskiri.

Kirjad, mis nõuavad vastust.

Apellatsioonkaebus;
Pakkumine;
Taotlus;
Nõue;
Petitsioon.

Mitteärilised kirjad.

Kutse;
Kaastundeavaldused;
Tänu väljendavad kirjad;
Millestki teavitavad kirjad;
Soovitusi sisaldavad kirjad;
Garantiikirjad;
kirjad, mis kinnitavad kauba kättesaamist, teenuse osutamist jne;
Õnnitluskirjad erinevatel puhkudel;
Nõudekiri;
juhised;
Saatekirjad.

Kaubanduslikud kirjad.

Tavaliselt kasutatakse neid enne lepingu sõlmimist, samuti lepingu kehtivuse ajal.

Need sisaldavad:

Päringutele vastamise kirjad;
Otsene päring;
– kiri, milles tehakse ettepanek tehingu tegemiseks või lepingu sõlmimiseks;
Nõue;
Meeldetuletus;
Kiri, mis sisaldab hoiatust lepingute lõpetamise või kohustuste täitmise vajaduse vms kohta.

Kui räägime struktuuri järgi klassifitseerimisest, on ärikirju kahte tüüpi:

Sisaldab autori teksti ja on kirjutatud vabas vormis;
Koostatud range mustri järgi.

Adressaadi järgi.

Ringkiri – kiri, mis saadetakse mitmele adressaadile;
Tavaline – saadetakse ühele saajale ühe isiku nimel;
Kollektiiv – saadetakse ühele saajale, kuid mitmelt isikult.

Kirjad jagunevad ka vastavalt saatmisvormile:

Saadetud faksisõnumina;
Saadetud meili teel;
Tavalistes ümbrikutes saadetud.

On teatud tüüpi tähti, mis tuleks eetilistel põhjustel kirjutada käsitsi, mitte kirjutada. See kehtib kaastundeavalduste ja õnnitluste kohta.

Õige disaini saladused

Kirja tekst on jagatud sissejuhatavaks, põhi- ja lõpuosaks. Need on üksteisega loogiliselt seotud. Sissejuhatav osa sisaldab asjaolusid, mis viisid kirja loomiseni, ja põhiosa esindab sisu ennast. Viimases osas võetakse kokku tulemused, mis väljendavad taotlust, keeldumist vms.

Üldiselt võib kogu vastutusega ärilist kirjavahetust nimetada kunstiks, sest on vaja õppida, kuidas seda õigesti ja kõiki nõudeid järgides läbi viia. Enamasti mõtleme ju ainult selgelt esitatavale infole ja unustame ära selle, et kirja võib pidada ettevõtte näoks.

Stilistika.

Iga tähte hoitakse ranges äristiilis, kasutades ametlikele dokumentidele iseloomulikke kõnevahendeid.

Nõuded teabe esitamisele.

Kogu kirjas sisalduv teave on esitatud järgmiselt:

Adresseeritud, mõeldud konkreetsele isikule;
Kogu teave peab olema kirjutamise kuupäeva seisuga ajakohane;
Usaldusväärne;
erapooletult;
Põhjendatud;
Nii täielikult kui võimalik, et selle põhjal otsus langetada.

Vorm.

Esiteks koostatakse kiri kirjaplangile, mis kuulub ettevõttele.

Ärikirja kirjutamiseks kasutatakse A4 formaadis lehti;
Vormi vasak veeris peab olema vähemalt 3 cm, kuna mõne aja pärast saadetakse need faili;
Märgitakse ettevõtte nimi, juriidiline ja tegelik aadress ning e-posti aadress;
Parem on kasutada standardset Times New Roman fonti, suurus 12. See on kõige optimaalsem ja seda on lihtne lugeda;
Ärikirjade koostamine on lubatud ilma kirjaplangi kasutamata, kuid siis tuleb siiski esitada andmed vormilt.

Kui kiri käsitleb suuri finantstehinguid või muud laadi konfidentsiaalset teavet, ei ole soovitav selliseid kirju saata faksi või elektrooniliselt. Parem on vanamoodne, tavalises paberümbrikus.

Nummerdamine.

Kui kiri koosneb mitmest lehest, nummerdatakse need alates teisest. Numbrid on märgitud üleval keskel araabia numbritega. Numbri kõrval pole ühtegi punkti.

Osadeks jagamine.

See tähendab kirja jagamist lõikudeks. Tekst ei tohiks voolata pidevas voolus, muidu seda lihtsalt ei tajuta. Tänu lõikudeks jaotusele on näha, kus üks mõte lõpeb ja teine algab.

Paranduste saadavus.

Ei ole soovitatav lubada parandusi, kirjavigu ega kustutamisi. Täht peab olema õigesti kirjutatud ja tekst tuleb trükkida intervalliga 1,5–2.

Kasutatud üksikasjad.

Toome välja ainult peamised, kuna rääkisime neist juba veidi varem:

Kui ettevõte on riigi omandis, kasutatakse Vene Föderatsiooni vappi. See asub ametliku vormi keskel;
Ettevõtte täielik nimi;
faksi- ja telefoninumbrid;
Pangakonto number;
Adressaat - ja saava ettevõtte nime kasutatakse nimetavas käändes, saaja ametikoha ja perekonnanime märkimiseks kasuta daattiivi;
Kui saajal on akadeemiline kraad või tiitel, märgi see enne isiku perekonnanime;
Kõik üksikasjad kirjutatakse uuele reale ja suure algustähega.

Ärikiri pärast koosolekut

Pidasite ärikohtumise, seal oli mingi väljavaade. Arutame edasi, kuidas seda kirjas kajastada.

Kõigepealt viita kirja alguses oma potentsiaalse partneriga suhtlemise kuupäevale ja kellaajale, isegi kui kohtumisest on möödas paar päeva.
Vältige vigu või liiga keerulisi fraase: hoidke kiri lühike ja selge, kuid nii, et saaja tahaks seda lugeda.
Mainige, millest vestlus rääkis. Nt: " Arutasime, kui palju Veneetsia stiilis vaas maksab.
Jälgi, et kirja saaja avaldaks oma arvamust koosoleku teema kohta.
Märkige aeg, millal saate telefoni teel suhelda või isiklikult kohtuda.
Andke saajale teada, et ootate temaga koostööd: " Loodan edasist ärisuhe sinuga«.
Lõpetage oma kiri järgmise või sarnase fraasiga: " KOOS Parimate soovidega sulle...».

Elektroonilised ärikirjad

Nende kujunduse nõudeid ei saa eirata, kuna praegu väljastatakse üha rohkem kirju pigem elektroonilisel kujul kui paberkandjal. Lõppude lõpuks on käes 21. sajand.

Elektroonilise ärikirja koostamine pole keeruline, vormistamisnõuded on identsed tavakirjadele. Ainus asi on see, et sellisel kirjal peaks alati olema pealkiri (või teemarida), et see lihtsalt ei läheks dokumentatsioonivoogu kaduma.

Lisaks, kui sellisele kirjale vastatakse, on parem mitte muuta kirja teemat, nii saate kiiresti aru, mida öeldakse, kui saate palju kirju.

Samuti ei tohiks te sellistele kirjadele manuste loomisel kasutada tipptasemel tarkvara, see pole kaugeltki tõsiasi, et teie adressaadil on sama. Kui seda pole, siis kiri lihtsalt ei avane.

Ärge kasutage ärikirja elektroonilisel kirjutamisel emotikone. Tehnoloogia on suurepärane, kuid hoidke seda kirjutades asjalikuna.

Mis on kirjale vastamise tähtaeg?

Kui kiri on liigitatud vastamist nõudvaks, siis vastamise aeg sõltub kirjas sisalduvast teabest:

Kui saate taotluse, kinnitage, et see on kätte saadud järgmise kolme päeva jooksul pärast selle kättesaamist. Ja lõpliku vastuse saab anda kuu aja jooksul;
Kui räägime kaastundeavaldusest, võib selle saata kümne päeva jooksul pärast kurva sündmuse toimumist;
Õnnitlusi on lubatud saata 8 päeva jooksul alates erikuupäevast teadasaamisest;
Kui rääkida üldistest heade kommete reeglitest, siis on parem vastata kirjadele seitsme päeva jooksul.

Kuidas kirjutada ärikirja: lihtsas keeles keeruliste asjade kohta

Eristage ärikirja ja isiklikku kirjavahetust. Oleme täna juba rohkem kui korra rääkinud sellest, mis need erinevused on, me ei tohiks neid unustada. Vaatame nüüd kirja kirjutamist samm-sammult.

1. etapp. Märgime adressaadi.

Vormi paremasse ülanurka kirjutame selle isiku perekonnanime, initsiaalid ja ametikoha, kellele kirja adresseerime. Kui adressaat on organisatsioon, märkige selle juriidiline aadress.

2. etapp. Apellatsioonkaebus.

Asetame selle vormi keskele. Seda tehakse lugupidavalt, ilma lühendite ja kustutamisteta.

Näide: Kallis (nimi, isanimi)! Samuti saab adressaadi poole pöörduda, näidates ära tema positsiooni. Aga kui pöördute inimese poole nimepidi, siis see vähendab psühholoogiline stress, näitab, et ärisuhe on stabiilne ja loodud.

3. etapp. Eesmärgi avaldus.

Selgitage kirja eesmärki, olemust ja peamisi ideid. See osa on peamine. Kirjutage sellest, mida soovite öelda, mis on teie pöördumise põhjus. Kuid ärge unustage ametlikku ja neutraalset stiili.

4. etapp. Ettepanekute ja soovituste tegemine.

Peaaegu iga ärikiri eeldab, et adressaat vastab sellele. Seda ei nõua üldjuhul ainult informatiivse iseloomuga kirjad. Seetõttu ärge lihtsalt kirjeldage probleemi, vaid soovitage ka, kuidas seda lahendada.

Kui esitate kaebuse, paluge teatud meetmete võtmist; kui pakute koostööd, öelge meile, millised võimalused on saadaval.

Lihtsamalt öeldes peab see, kes kirja saab, nägema, et ta mitte ainult ei taha temalt midagi, vaid ka mõistma, kuidas seda on võimalik saavutada.

Kuidas ärikirja lõpetada

Ärikiri peab olema täiuslikult kirjutatud. Kui kirjutamisreegleid ei järgita, võib see negatiivselt mõjutada ettevõtte mainet tervikuna. Seetõttu teeme nüüd ettepaneku pikemalt peatuda ärikirja lõpuosa kujundusel.

Kirja lõpus võta kokku kõik, millest varem juttu oli. Kuid te ei tohiks oma järeldusi 10 lausesse venitada, ärikirjades hinnatakse ju lühidust ja ülevaatlikkust. Parem on piirduda lihtsate fraasidega.

Lõpu koostamisel lähtume kahest näitajast: see peaks olema võimalikult viisakas ja korrektne. Selle ehitamiseks on erinevaid võimalusi.

siin on mõned näidised:

Täname tähelepanu või abi eest: Aitäh! (Las ma tänan...);
Väljendage oma tulevikulootusi: Loodame vastastikku kasulikku koostööd (Loodame saada vastuse lähiajal...);
Saate koostada fraasi, et kinnitada adressaadile midagi: Meil oleks hea meel teiega koostööd teha;
Esitage taotlus: Palume tulemustest teada anda;
Vabandame võimalike ebamugavuste pärast: Vabandan materjali eest tasumisega ootamatu viivituse pärast.

Kuidas adressaadiga hüvasti jätta.

Vaatamata sellele, et kirjavahetus on ametlik, saab hüvasti jätta erineval viisil.

Siin on mõned valikud.

Austusega sinu vastu...;
Edu soovidega...;
Parimate soovidega…

Allkirjastame õigesti.

Kirjale alla kirjutades märkige oma ametikoht, ees- ja perekonnanimi. Kui kahtlete sellise fraasi sobivuses nagu: " Lugupidamisega" - lihtsalt ära kasuta seda.

Võite märkida oma kontaktid, täiendava telefoninumbri või e-posti aadress, sel moel demonstreerite saajale, et olete valmis temaga suhtlema ja koostööd tegema.

Meie artikli järgmises osas tahaksin rääkida inglisekeelsetest ärikirjadest.

Ärikirjad inglise keeles

Selliste kirjade koostamiseks ei ole reguleeritud vormi. Kõik sõltub kirja eesmärgist ja sellest, kes on selle adressaat. Siin on mõned lühikesed soovitused koostamiseks.

Kirjutamise kuupäev.

Kui kirjutame USA-s, siis kuupäeva märkimisel paneme esikohale kuu, siis päeva ja alles siis aasta. Ühendkuningriigi puhul sisestatakse kuupäev nagu Vene Föderatsioonis. Sel juhul kirjutage kuu tähtedega, et vältida segadust.

Saaja andmed.

Kui kirjutad mehele, võta temaga ühendust järgmiselt: Mr (sisesta perekonnanimi);
Kui naine on abielus: proua (sisesta perekonnanimi);
Vallalisele daamile: Preili (märkige perekonnanimi);
Kui te ei tea daami staatust: Ms (sisesta perekonnanimi).

Aadressi täpsustamine.

Järjestus on vastupidine Vene Föderatsioonis aktsepteeritule: kontor, majanumber, tänava nimi, sihtnumber, osariigi nimi (kui kirjutate USA-s), maakonna nimi ja riigi nimi (kui kirjutate Ühendkuningriigis).

Kuidas adressaadiga ühendust võtta.

Tavalised kõned:

Kallis proua;
Lugupeetud härra;
Lugupeetud härra või proua;
Lugupeetud proua;
Kallis.

Aadressi järele paneme koma (kui kirjutate UK-sse) või kooloni (kui kirjutate USA-sse). Hüüumärk Paigutamist ei aktsepteerita.

Teema.

Märkige kindlasti kirja teema, nagu Vene Föderatsioonis.

Põhitekst.

Jagage see lõikudeks. Või kirjuta iga lause uuele reale.

Kuidas hüvasti jätta.

Näiteks nii: " Täname teid abi eest, jääme siiralt teie omaks"– Aitäh, mu pühendunu... kuigi võib-olla vähem formaalselt.

Allkirja registreerimine.

Anname oma allkirja hüvastijätu lõigu alla, märgime oma ees- ja perekonnanime, ettevõtte nime ja ametikoha.

Rakenduste disain.

Kui lisate dokumente, märkige kirja lõppu: " Enc.” ja loetlege rakendused.

Mida kirjutada suure algustähega.

Perekonnanimed ja initsiaalid;
ettevõtete nimed;
linnade, osariikide jne nimed;
Kõik sõnad, mis näitavad ametikohta;
Esimesed sõnad hüvastijätuks;
Avaaadressid.

Enne vestluse lõpetamist on siin mõned näited vene- ja inglisekeelsetest ärikirjadest.

Ärikirjade näidised vene ja inglise keeles

Järeldus

Kokkuvõtteks tahan öelda, et ärikiri on suhtlusvahend igal tegevusalal. Kui see on õigesti kirjutatud, näitab see kindlasti teie ettevõtet positiivses valguses.

Seevastu lohakalt ja vigadega kirjutatud kiri võib väga hävitada paljutõotav äri. Kirjutage tähti õigesti ja proovisime teile öelda, kuidas seda teha.