Äridokument— juhtimistegevuse, teabe salvestamise ja edastamise peamised vahendid. Dokumendi abil koordineeritakse äritegevust ja kogutakse teavet. Suures organisatsioonis koostatakse tavaliselt juhendid, mis näitavad, kes ametlikult dokumente kirjutab, kes kellele ja millistel juhtudel aru annab, kes kellele infot edastab jne. Üks olulisemaid viise teabe edastamise vormistamiseks on tüüpvormid (blanketid). Vormi eeliseks on see, et selle täitja ei pea mõtlema, millal, kuidas ja millist infot on sel juhul vaja esitada; see säästab palju aega.
Kirjavahetuse osatähtsus ärielus on väga suur.
Kui see on õigesti koostatud, vastab see järgmistele nõuetele:
- esitluse usaldusväärsus ja objektiivsus;
- teabe täielikkus;
- esitluse lühidus (ärikiri ei tohiks võtta rohkem kui lehekülg);
- arutlusvõime ja jutustamise puudumine;
- esitluse neutraalne toon, kuid samas heatahtlikkus, ebaviisakuse ja iroonia puudumine, pretensioonikus, võltsviisakus;
- olukorra ja faktide loogilise, mitte emotsionaalse-ekspressiivse hindamise vahendite kasutamine.
Ärikirju on mitut tüüpi. Seega ei vaja kirjad, mis sisaldavad hoiatust, meeldetuletust, kutset, kinnitust, keeldumist, kaas-, garantii-, info-, märgukirja ja korraldust sisaldavad kirjad, kohustuslikku kirjalikku vastamist. Vastus tuleb kirjutada kirjale palve, pöördumise, ettepaneku, palve, nõudega.
Ärikirjutamise eetika
Ärikirja autori lugupidamatust, isegi kui see on looritatud, tunneb adressaat alati, mis kujundab kirja ja selle autori suhtes püsiva negatiivse hoiaku, hoolimata sõnumi laitmatuna näivatest veenmismeetoditest.
Eriti ettevaatlik tuleb olla keeldumist sisaldava kirja lugemisel. Sellist kirja ei saa alustada keeldumisavaldusega. Esiteks tuleb anda veenvaid selgitusi. Kasutage järgmisi valemeid: "Teie taotlust ei saa rahuldada järgmistel põhjustel..."; “Kahjuks ei ole võimalik teie soovi rahuldada...”; "Meil on väga kahju, kuid me ei saa teie taotlust rahuldada..." jne. Selle valemi koht on kirja viimases lõigus. Sel juhul peate meeles pidama reeglit: "Keeldumise sõnastamisel olge ettevaatlik sõbra või kliendi kaotamise eest."
Siin on näidiskava vastuskirja jaoks, mis sisaldab taotlusest keeldumist või pakkumise tagasilükkamist:
- päringu kordamine - adressaat peab olema kindel, et tema kiri on hoolikalt läbi loetud ja tema taotluse olemusest on täpselt aru saadud;
- põhjused, miks taotlust ei saa rahuldada või pakkumist vastu võtta, on saaja ratsionaalne ja psühholoogiline ettevalmistus hilisemaks keeldumiseks;
- ettepanekust keeldumise või tagasilükkamise avaldus on keeldumise valem.
Ärikirja keel
Akadeemik D.S. Särav vene keele asjatundja Lihhatšov kirjutas oma noortele kolleegidele memos “Teadustöö heast keelest”: “Hea keelt lugeja ei märka. Lugeja peaks märkama ainult mõtet, aga mitte keelt, milles mõte on väljendatud.
Kirjanduskindlus on võimalik paljude aastate kogemusega. Esmalt on soovitatav küsida asjatundjatelt praktilisi nõuandeid:
- tuleks valida lihtsaid sõnu, kuid mitte keelt vaesuda;
- kasuta rohkem tegusõnu kui omadussõnu: nii on tekst dünaamiline ja samal ajal pompoosne;
- ära alusta kaugelt, ära kaldu teemast kõrvale, ära kirjelda palju detaile;
- vältige pikki väiteid: need ei ole veenvad, seega peaksite olema lühike ja kasutama minimaalselt kõrvallauseid;
- üleminek ühelt fraasilt teisele peaks olema loogiline ja loomulik, "märkamatu";
- kontrollige iga kirjutatud fraasi kõrva järgi;
- kasutage minimaalselt asesõnu, mis panevad teid mõtlema, millele need viitavad, millise sõna nad "asendasid" (kirjutage konkreetselt, mitte "selle kohta", "sellest", "ta/see/nemad" jne).
Ärikiri peab olema kirjaoskaja ja stiililiselt korrektne.
Ärikirja vormindamine
Organisatsiooni kirjaplangile kirjutatakse alati ametlik kiri.
Väljamineva kirja (s.t organisatsioonist saadetud) vasakus ülanurgas on märgitud väljamineva kirja number, mis kantakse organisatsiooni dokumendilogi. Märkida tuleb kirja kirjutamise kuupäev. Paremas ülanurgas on organisatsiooni nimi (nimelises käändes), adressaadi ametikoht ja tema perekonnanimi. Alumises vasakus nurgas on juhi ametikoht, perekonnanimi ja allkiri ning 2 cm allpool - kirja täitja perekonnanimi (ilma initsiaalideta) ja tema telefoninumber.
Sisuliselt ja visuaalselt koosneb kirja sisu mitmest plokist: o kirja valem - mis on päringu olemus; o taotluse põhjendus; o toetav teave.
Oma vastuskirjas viidake kindlasti viisakalt tema viimasele kirjale. Kui see kiri avab kirjavahetuse välispartneriga, peate organisatsiooni tutvustama, kirjeldama selle eesmärke ja eesmärke rahvusvahelise tegevuse valdkonnas. Kirja see osa on ülimalt lühike, sest põhiteave organisatsiooni kohta tuleks ära tuua kirjale lisatud brošüüris (mille link on kirjas nõutav). Selline kiri peaks lõppema tänuga koostöö eest ja/või lootuse väljendamisega sellisele tulevikule. Tõestatud valem on "Lugupidamisega teie (teie nimi)."
Hea kirjutamine eeldab suurt sõnavara ja oskust neid siduda, mis eeldab ilu- ja aimekirjanduse süstemaatilist ja hoolikat lugemist. Ilma pideva humanitaarteadmistega toitmiseta ei teki täisväärtuslikku juhti. Sellise järelduse teeb väljapaistev juhtimisteadlane Lee Iacocca: „Aastate jooksul, kui mu lapsed küsisid, mida õppida, oli minu pidev nõuanne, et nad peavad saama hea hariduse humanitaarteadustes... Võti on luua tugev kirjanduse alaste teadmiste põhja, suulise ja kirjaliku kõne hästi valdamiseks.
Sellest artiklist leiate teavet keeruliste kirjadega töötamise kohta, mida sageli ärisuhtluses kohtab, ning näete ka ärikirjade näidiseid. Need on kirjad, mille kirjutamise vajadus tekib ärihuvide rikkumise olukorras: palvekiri ja hagikiri.
Kuna olukord iseenesest on üsna keeruline, on sellises olukorras kirja kirjutamine väga oluline teema, mille puhul on oluline, et autor oleks pädev, viisakas, korrektne ja samas suudaks oma äri kindlalt kaitsta. huvid.
Aidake edukalt lahendada "keeruliste" kirjade keerukus:
- Pädev suhtumine suhtluses: kindel, kuid korrektne suhtumine partnerlusse
- Sobiva kirjutamisstiili valimine (ametlik äri või konfidentsiaalne äri
- Faktide pädev ja loogiline käsitlemine
Ärikirjade näidised.
(suhtumine – partnerlus, stiil – ametlik äri, faktide veenev käsitlemine)
Kallid kolleegid!
Selleks et rakendada meetmeid Optika Instituudi poolt alates 1992. aastast toodetud seadme KIP-12 kvaliteedi ja töökindluse tagamiseks töötingimustes, pöördume Teie poole järgmise palvega: kaaluge võimalust anda Optika Instituudile teavet töötingimuste kohta. seadme parameetrid reaalsetes töötingimustes (üksikasjad lisas). Teie saadetud andmed võimaldavad instituudil koguda analüütikaks vajalikku teavet, teostada monitooringut ning aidata kaasa KIP-12 seadme kvaliteedi ja töökindluse parandamise probleemide kiiremale lahendamisele.
Palun teavitage meid oma vastuskirjas oma otsusest meid aidata. Kui vajate otsuse tegemiseks lisateavet, märkige see ka oma vastuskirjas.
Lugupidamisega
Tehnilise büroo meeskond
Optika Instituut
Ärikiri. Taotluse kirja näidis(suhtumine – partnerlus, stiil – konfidentsiaalne ja asjalik, veenev faktide käsitlemine)
Kallid kolleegid!
Oleme väga huvitatud KIP-12 seadme kvaliteedi ja töökindluse parandamisest, mida oleme tootnud alates 1992. aastast ja mida on teie ettevõtte töös kindlalt kasutatud alates 1995. aastast. Seetõttu pöördume selle palvega teie poole.
KIP-12 seadme kvaliteedi ja töökindluse parandamiseks vajame üksikasjalikke andmeid selle seadme töö kohta töötingimustes. Selle ülesande elluviimisel loodame tõesti teie abile ja otsesele osalemisele. Arvestades meie ettevõtete pikaajalist ja positiivset koostööd, pöördume Teie poole palvega - pakkumisega: aidata meil koguda ja edastada statistilist informatsiooni seadme töö kohta. Oleme tänulikud, kui leiate võimaluse koguda meie jaoks statistikat määratud parameetrite kohta (üksikasjad rakenduses). See võimaldab meil jälgida seadme efektiivsust ja võtta kiiresti meetmeid selle töö kvaliteedi ja töökindluse parandamiseks.
Palun andke meile teada, kui olete valmis meid põhimõtteliselt aitama. Kui vajate täiendavaid kommentaare või teil on otsuse tegemiseks küsimusi, oleme valmis neile vastama.
Oleme teie vastuse eest tänulikud.
Lugupidamisega
Ivan Ivanov
Tehnilise büroo juhataja
Optika Instituut
Ärikiri. Nõudekirja näidis ja nõudekirja näidis.
|
Kiri - palve (suhtumine – partnerlus; stiil – konfidentsiaalne ja asjalik; veenev faktide käsitlemine) |
Kiri - kaebus (suhtumine – partnerlus; stiil – ametlik äri; veenev faktide käsitlemine) |
| Kallis Andrei Ivanovitš! Pöördume Teie poole palvega lahendada ABS projekti elluviimisel tekkinud olukord. Seni pole meil teie ettevõttega suhtlemisel probleeme olnud, järgitud on kõiki Lepingus sätestatud kokkuleppeid. Oleme kindlad, et praegust olukorda saab veel parandada. ABS projekti edu on meie ettevõtte jaoks äärmiselt oluline. Seetõttu palume teil kuni 08.06.2010. anda teavet kontrollnäidiste saatmise kohta. Loodame, et teie vastus selgitab olukorda ja leevendab meie muret projekti õnnestumise pärast. Lugupidamisega |
Kallis Andrei Ivanovitš! Rosstans OJSC juhtkonna nimel kirjutan teile seoses vajadusega lahendada ABS projekti elluviimisel tekkinud olukord. Olen sunnitud teatama, et see olukord tekitab meile äärmist muret. Vastavalt 02.07.2010 lepingutingimustele nr A-122. punkt 4.3. 60 päeva enne kavandatud toodete tarnimise algust peab Star LLC saatma Rosstance OJSC-le toodete kontrollnäidised, teavitades Rosstance OJSC-d saatmise faktist. Vastavalt graafikule (Lisakokkulepe nr 1 03.11.2010 lepingule nr A-122 02.07.2010) on planeeritud toodete tarnimise alguskuupäev 10.01.2010. Kontrollproovide saatmise tähtaeg on hiljemalt 08.02.2010. Täna – 08.04.2010. Kontrollproovide saatmise kohta pole hetkel infot laekunud. Sellises olukorras tekitab Star LLC suutlikkus oma kohustusi täita Rosstance OJSC jaoks tõsist muret ja sunnib teda mõtlema punktis 7.2 sätestatud karistuste rakendamisele. Leping nr A-122 08.07.2010. Selle vältimiseks pakume teile kuni 08.06.2010. teavitage meid olukorrast toodete kontrollnäidiste saatmisega. Lugupidamisega |
Võtke meie teave teadmiseks ja oleme kindlad, et "keeruliste kirjade" kirjutamine on teie jaoks palju vähem töömahukas.
Tamara Vorotyntseva
Pöörake tähelepanu meie ärikirjavahetuse koolitusprogrammidele:
Kuidas kirjutada ärikirja, mis ei läheks “infoprügi” vahele ja loetaks? Reeglid, soovitused, näited
Sõna on juurdepääsetav äritööriist. Ärimaailmas on võimatu leida inimest, kes ei kasutaks oma töös sõnu.
Kaasaegne äri muutub järk-järgult kirjavahetuseks. Kirjade – elektrooniliste või traditsiooniliste – abil toimub suhtlus klientide, äripartnerite ja tööandjatega. Kiri positsioneerib autori kas professionaalina või inimesena, kellega ei tohiks suhet jätkata.
Professionaal peab oskama kirjutada
- See on selge
- tõhusalt
- tõsiselt
- Huvitav
Ja kunagi pole hilja seda õppida. Alustame põhitõdedest: mõista, mis vahe on äri ja tavalise kirjutamise vahel.
Mille poolest erineb teenistuskiri tavalisest kirjast? Ärikirja eripära
Kiri on ühe- või kaheleheküljeline lühike tekst, mille eesmärk on millegi kohta info edastamine adressaadile.
Teabe iseloom ning kirja saatja ja saaja vaheline suhe jagab kirjavahetuse
- äri (ametlik)
- isiklik (mitteametlik)
Ärikirja iseloomustavad:
- lühidus
- täpsust
- arutluskäik ja loogika
- teabe sisu
- hindav ja emotsionaalne neutraalsus
- standardimine:
- kasutatakse ametlikke vorme
- kasutatakse stabiilseid kõnekujundeid, erikirjutisi ja -konstruktsioone
- teemade arv - 1-2
- sihtimine
- selgelt määratletud käsuliin (vajadusel)
Mis tüüpi ärikirjad on olemas?
Ärikirja tüüp määrab
1. Selle kirjutamise eesmärk
Kaubanduslikel eesmärkidel
- Soovite sõlmida tehingut ja pakkuda selle konkreetseid tingimusi - koostage adressaadile pakkumiskiri (pakkumine)
- Kui te pole otsustanud teile vastuvõetavate tehingutingimuste üle, saatke päringukiri
- Kas soovite oma saajat teavitada temapoolsest lepinguliste kohustuste rikkumisest? Kirjutage kaebus (kaebus)
Mittetulunduslikel eesmärkidel
- Tänan tänukirjas
- Kinnitage oma kohustusi garantiikirjaga ja nõusolekut kinnituskirjaga
- Kirjutage uudiskirju, kui arvate, et teie teave pakub adressaadile huvi
- Olulisi kokkuleppeid, kohustusi, karistusi meeldetuletuskirjadega meelde tuletada
- Õnnitlege õnnitluskirjades, küsige palvekirjades, avaldage kaastunnet kaastundeavaldustes
- Kui teil on vaja saata olulisi dokumente või materiaalseid varasid, koostage oma lastile kindlasti kaaskiri
2. Saaja
Kui adresseerite kirja korraga mitmele adressaadile, siis kirjutate ringkirja
Teie kiri võib puudutada korraga mitut teemat, mis muudab selle automaatselt mitmetahuliseks
4. Struktuur
Reguleeritud kirjad hõlmavad kirja tekstiosa koostamist kindla mustri järgi, reguleerimata tähtedel on aga vaba esitusvorm
5. Lahkumise vorm
- ümbrikus
- elektrooniline
- faksi teel
Ärikirja ülesehitus: sissejuhatus, sisu, järeldus
Tavalise ärikirja struktuur nõuab hoolikamat kaalumist.
Õigesti vormindatud täht peaks vastama järgmisele kontuurile:
Vaatame üksikasjalikumalt mõnda skeemi punkti:
1. Pealkiri
Tavaliselt on see kirja teema lühikokkuvõte.
Tähtis. Kirjutage pealkiri õigesti, kui soovite, et adressaat teie kirja loeks.
Pealkirjade puudumine ärikirjavahetuses on tüüpiline algajatele, kellel puuduvad põhioskused ärikirjavahetuseks.
2. Kaebamine
- on traditsioonilisel kujul "Kallis"
- rea keskel suurtähtedega
Tähtis: Lühendite kasutamine on keelatud!
3. Preambul
- tutvustab adressaadile kirja põhiideed
- valmistab adressaadi ette kirjas sisalduva hilisema teabe õigeks tajumiseks
4. Teksti põhiosa põhjendab preambulis välja toodud põhiideed
Kirja selles osas
- viitate selgelt ettepaneku/apellatsiooni sisule
- esita argumendid: faktid, arvnäitajad, muud kirja teema spetsiifikat. ekspertarvamus, oma positiivne/negatiivne kogemus
Põhjenduse hõlbustamiseks võite kasutada järgmist diagrammi:
Tähtis: viimane lõik peaks sisaldama fraasi, mis näitab konkreetset sammu või oodatavat tulemust ja julgustab adressaati tegutsema
5. Kokkuvõtteks:
6. Aknas “Allkiri” tuleb märkida andmed adressaadi kohta:
- töö nimetus
Kuidas mitte eksida kirjutamisstiili valikul?
Ärikirjavahetuses tuleb pidevalt teha valikuid kirjutamisstiili ja adressaadiga suhtlemise tooni osas. Kui kuiv, ametlik või vastupidi, kui elav, soe ja inimlik peaks teie sõnum olema?
- Isiklik stiil ärikirjavahetuses rõhutab kirja kirjutava isiku individuaalseid omadusi
- Formaalse stiili kasutamisel esitatakse faktid ja nende põhjal tehakse asjakohased järeldused.
- Isiklik stiil hõlmab suhtlust kirja autori ja adressaadi vahel võrdsetel tingimustel
- Ametlik stiil demonstreerib selget käsuliini ja jõudu, millega kirja lugeja on sunnitud arvestama.
Ärikirjas õige suhtlusstiili valimiseks kaaluge:
- mis kaalukategooriatesse kuulute teie ja teie saaja?
- Kas soovite pidada sõbralikke läbirääkimisi või avaldada survet jõupositsioonilt?
Kuidas valitud stiili juurde jääda?
Isiklik stiil
- Isikuliste asesõnade esinemine: mina, meie, sina
Näiteks: vabandan teie ees ja loodan siiralt, et sarnaseid vigu enam ei juhtu. - Otsesed pöördumised ja taotlused
Näiteks: ärge jätke isiklikke esemeid järelevalveta - Emotsionaalsete hindavate väljendite kasutamine: staarinoorus, kõrvulukustav ebaõnnestumine
Ametlik stiil
- Isikuliste asesõnade asendamine abstraktsete nimisõnadega
Näiteks: Kino administratsioon vabandab siiralt õhtuse etenduse kava muutmise pärast - Isiklike pöördumiste ja taotluste asendamine avaldustega
Näiteks: ärge jätke isiklikke esemeid järelevalveta - Levinud klerikalismi kasutamine: juhin teie tähelepanu asjaolule, et
Ametlik stiil ei sobi absoluutselt, kui kirjutate tänu- või kaastundeavaldust, see tähendab neid ärikirju, milles peate tundeid väljendama. Olukorras, kus kirjutad palve- või pakkumiskirja, on ka parem jääda isikupärase stiili juurde.
Mis on kaebekiri ja kuidas seda kirjutada? Kuidas see erineb teist tüüpi kirjadest?
Tähtis: kirja koostamisel suunake adressaadi tähelepanu sellele, milliseid tegevusi te temalt täpselt ootate. Märkige ka konkreetsed tähtajad enda seatud ülesannete elluviimiseks.
Kaebuse kirja mall aitab teil seda õigesti koostada:
Mis on vastuskiri ja kuidas seda kirjutada?
Nõuandekirju on kahte tüüpi:
- keeldumiskiri
- positiivse vastusega kiri
Mõlemat tüüpi kirjade koostamisel on kaks üldreeglit (eeldusel, et algatuskiri on õigesti koostatud):
1. Vastuskirjas on säilinud algatuskirja sõnavara ja kõneviisid
2. Vastuskirja tekst ei tohi sisaldada teavet selle kohta
- algatuskirja koostamise kuupäev
- selle registreerimisnumber
Näide sõbralikust ja korrektsest keeldumiskirjast on toodud allpool:
Kuid keeldumine ei pea alati olema pehme. On olukordi, kus on vajalik karm ja range suhtlusstiil. Allpool on tagasilükkamiskirjade mall igaks juhuks, alates kõvast kuni pehmeni:
Teabekiri: selle erinevus vastus- ja kaebuskirjadest
Teabekiri on multifunktsionaalne:
- aruanded (näiteks hinnakirjade hinnamuutuste kohta)
- teatab (juhatuse liikmete tagasivalimisest)
- teatab (kauba saatmise kohta)
- teatab (kavatsustest)
- kinnitab (kauba kättesaamine)
- tuletab meelde (lepinguga võetud kohustuste täitmist)
- reklaamib ja teavitab (ettevõttest üldiselt, kaupade/teenuste kohta eriti)
Võib-olla on tänapäeval kõige pakilisem küsimus, kuidas reklaam- ja teabekirja õigesti koostada.
1. Struktuuri puudumine
2. Slängi või mitteametliku keele esinemine kirja tekstis
3. Lohakas disain
4. Õigekirja-, süntaktiliste, stiilivigade rohkus
5. Usaldusväärsete faktide ja objektiivse teabe puudumine kirjas
6. Elementaarsete viisakusreeglite rikkumine (eriti kaebekirjades)
7. Tülikate ja ebaselgete lausete kasutamine tekstis
8. Loogika puudumine materjali esitamisel
9. Lühendite selgituste puudumine
10. Teksti üldine hägusus, kui see on sihitult koostatud
Mida peate veel ärikirjade kohta teadma?
1. Kaasaegse ärikirjavahetuse jaoks kasutatakse teksti koostamise plokkstruktuuri meetodit.
See meetod säästab aega ja säilitab kogu äridokumentatsiooni üldise stiili. Meetodi iseloomulik tunnus on avatud kirjavahemärgid või punktide/komade puudumine (näiteks loendite loomisel)
2. Kirja pealkirjaks võib kasutada sans-serif fonti (näiteks Arial). Sellist fonti tajutakse alateadvuse tasandil stabiilse ja kindlana.
3. Põhitekstis tuleks kasutada serif-fonte (Times News Roman). Serifid hõlbustavad teie silmade liikumist tähelt tähele, muutes lugemise kiiremaks.
Tähtis: on tähti, mis on alati kirjutatud ainult käsitsi!
Need on õnnitluskirjad, kaastundeavaldused, tänukirjad
Sasha Karepina videost leiate suure hulga kasulikku teavet ärikirjade koostamise kohta.
Video: kuidas kirjutada kaaskirju ja CV
Video: "Jutuvestjatelt õppimine." Tekstide müügi saladused
Vastavalt GOST R 7.0.82013 “Teabe-, raamatukogu- ja kirjastamisstandardite süsteem. Arvepidamine ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused “Adressaat” on dokumendi detail, mis sisaldab teavet dokumendi saaja kohta (punkt 67).
Rekvisiiti “Adressaat” kasutatakse ärikirjades ning ettevõttesiseses teabes ja viitedokumentides (aruanded ja memod, avaldused jne).
„Adressaadi” üksikasjad hõlmavad järgmist:
- adressaadi (kirja saaja) nimi;
- postiaadress või telefoninumber, faksinumber, e-posti aadress.
Kirja adressaat võib olla:
- ametnik/mitu ametnikku;
- organisatsioon;
- organisatsiooni struktuuriüksus;
- organisatsioonide rühm;
- individuaalne.
Adressaat – AMETLIK
Vastavalt standardile GOST R 6.30-2003 kirjutatakse initsiaalid iga ametniku perekonnanime ette. Kui kiri saadetakse riigiasutuse juhile, siis kantakse ametikohale organisatsiooni nimi täisnimi. on märgitud daatiivis, initsiaalid kirjutatakse perekonnanime ette:
Kui kiri on adresseeritud äriorganisatsiooni juht, siis sisaldab ametikoht organisatsiooni nime, mis näitab organisatsioonilist ja juriidilist vormi (täielikult või lühendatult), perekonnanime ette kirjutatakse initsiaalid:
Kui kiri on adresseeritud juhataja asetäitja, organisatsiooni nimi sisaldub ametinimetuses. Perekonnanimi näidatakse daattiivis:
Kui dokumendi adressaat on struktuuriüksuse juht, siis esmalt märgitakse nimetavas käändes organisatsiooni nimi, seejärel daatiivses käändes isiku ametikoha nimi, mis näitab struktuuriüksust, näiteks:
Vastavalt uue GOST-i punktile 5.15:
- kirja adresseerimisel ametnikule pannakse initsiaalid perekonnanime järele;
- perekonnanime ees on lubatud kasutada lühendit "Mr." (Härra), kui adressaat on mees, või "Ms." (Proua), kui adressaat on naine:
Adressaat – ORGANISATSIOON
Kui kiri on adresseeritud organisatsioonile, märgitakse selle nimi (täielik või lühendatult) nimetavas käändes:
Organisatsioonile kirja saatmisel märkige selle täielik või lühendatud nimi, näiteks:
Organisatsiooni poole pöördumist kasutatakse juhtudel, kui saatja ei tea, kes on organisatsiooni juht, tema perekonnanimi, initsiaalid.
Adressaat – STRUKTUURIAALNE
Dokumendi saab adresseerida organisatsiooni struktuuriüksusele. Reeglina on selline pöördumisviis võimalik, kui kirjaga seotud küsimuse käsitlemine on struktuuriüksuse pädevuses.
Dokumendi adresseerimisel organisatsiooni struktuuriüksusele märgitakse organisatsiooni nimi rekvisiidis "Adressaat" nimetavas käändes, allpool - struktuuriüksuse nimi nimetavas käändes, näiteks:
Mida muudab GOST R 7.0.97-2016? Mitte midagi.
ARESSAAT – PERSONAL
Adressaadi andmete registreerimisel üksikisikutega kirjavahetusel on oma eripärad. Esmalt märkige daatiivis perekonnanimi, seejärel initsiaalid ja seejärel postiaadress:
Mida muudab GOST R 7.0.97-2016? Mitte midagi.
Adressaat – MITU ORGANISATSIOONI
VÕI STRUKTUURID
Ärikirjal võib olla mitu adressaati. GOST R 6.30-2003 kehtestab meetodi adressaatide üldiseks vormindamiseks kirjade saatmisel mitmele homogeensele organisatsioonile või ühe organisatsiooni mitmele struktuuriüksusele. Siin on rekvisiitide kujundamiseks kaks võimalust.
1. võimalus: märkige mitu adressaati atribuudis „Addressee” endas. Seda kujundusvõimalust kasutatakse juhul, kui kiri on adresseeritud organisatsioonile või ametnikule (see on peamine adressaat) ja teadmiseks mitmele muule organisatsioonile või ametnikule.
Pöördumine vormistatakse tavapäraselt üleval paremas nurgas iga asutuse/organisatsiooni või organisatsiooni struktuuriüksuse „Adressaadi“ andmete loeteluna.
Sel juhul ei tohiks adressaatide koguarv olla suurem kui neli.
Kõik adressaadid on kantud dokumendile endale, enne 2., 3. ja 4. adressaati ei märgita sõna “Koopia”.
Sel juhul allkirjastatakse kõik kirja prinditud koopiad originaalidena. Iga eksemplar suletakse eraldi ümbrikusse, millele on kirjutatud konkreetse organisatsiooni või struktuuriüksuse postiaadress.
2. võimalus: märkige adressaat üldiselt, kui saadame dokumendi sama tüüpi organisatsioonide rühmale (organisatsioonide juhid) või ühe organisatsiooni struktuuriüksustele (filiaalid, esindused jne):
Kui saajate arv on üle nelja, koostatakse kirja postitamiseks täiendav nimekiri (postiloend), kuhu on märgitud konkreetsed saajad ja nende aadressid. Selle kohta tehakse märge atribuudis "Adressaat":
Kirjade postiloendi jaoks pole kinnitatud vormi. Lehe vormi saab fikseerida organisatsiooni kontorijuhtimise juhistes. Tegelikult on postileht eraldi lehele üle kantud atribuut "Adressaat", mis tähendab, et selle sisu peab vastama sellele atribuudile. Detail “Adressaat” sisaldab kolme teabeplokki: organisatsiooni nimi, ametikoht, initsiaalid ja perekonnanimi. Kirja meililistis reprodutseerime samu teabeplokke, kuid paigutame need pigem reale kui lehe paremale küljele. Samuti saate andmeid korraldada tabeli kujul. Saajate järjekord võib olla meelevaldne, kuid parem on need järjestada tähestikulises järjekorras.
Teave väljamineva kirja numbri ja kuupäeva kohta sisestatakse pärast selle registreerimist (näide 1).
Kõigil adressaatide rühmale saadetavatel kirjadel on üks väljaminevate kirjade registreerimisnumber, kõikide kirjade sissetulev number on erinev.
Mida muudab GOST R 7.0.97-2016? Mitte midagi.
„ADRESSAADI” ANDMED VORMILE
Detail “Adressaat” asub dokumendi ülemises paremas osas (nurksete detailidega vormil) või paremal vormi detailide all (pikidetailidega vormil). "Adressaadi" rekvisiidi asukoht on näidatud GOST R 6.30-2003 lisas B:
- nurgadetailidega vormil - Näide 2;
- vormil, mille detailid on paigutatud pikisuunas – näide 3.
Mida muudab GOST R 7.0.97-2016? Mitte midagi. Atribuut "Adressaat" jääb samaks.
TEHNILISED PROBLEEMID
- Kas "Adressaadi" rekvisiitide elemendid tuleks eraldada intervallidega?
Üksikasja "Adressaat" võtab tavaliselt mitu rida.
GOST R 6.30-2003 rakendamise metoodiliste soovituste (Rosarkhivi poolt heaks kiidetud) punktis 6.1 on öeldud, et mitmest reast koosneva dokumendi üksikasjad trükitakse ühe reavahega. Detailide “Adressaat”, “Dokumendi kinnitustempel”, “Avalduse olemasolu märk”, “Dokumendi kinnitustempel” komponendid on üksteisest eraldatud 1,5-2 reavahega.
Sarnane norm sisaldub uues GOST R 7.0.97-2016 punktis 3, mis kehtestab üldnõuded dokumentide valmistamisele: „Mitmerealised detailid trükitakse ühe reavahega, detailide koostisosad eraldatakse lisavahega. ”:
- Kuidas joondada atribuuti "Adressaat"?
Mitmerealine atribuut "Adressaat" on kujundatud joondatud piki atribuudi poolt hõivatud tsooni vasakut piiri või tsentreeritud pikima joone suhtes, näiteks:
