Kasutades äriline kirjavahetus toimub mitte ainult äritegevuse koordineerimine, vaid ka kogumine vajalikku teavet konkreetse organisatsiooni jaoks, mille järele on nõudlus erinevate aruandlusauditite käigus. Seetõttu kuulub haldustöötajate ülesannete hulka ennekõike äridokumentatsiooni korrektne hooldus, mille jaoks töötatakse välja erinevad sisejuhised ja vormid. Eelis standardvorm on see, et inimene täidab selle automaatselt, säästes sellega nii enda kui ka ettevõtte aega.
Ärikirjavahetus peaks sisaldama:
Usaldusväärne ja täielik teave;
- kokkuvõte jutustamise puudumise tõttu;
- neutraalne pöördumise toon, kuid sõbralikult;
- loogiline ahel, mitte emotsionaalne hinnang väidetavatele faktidele.
Kuidas kirjutada ärikiri?
Kõige tähtsam on otsustada, mis tüüpi ärikiri antud olukorras sobib. Seda on mitut tüüpi:
Meeldetuletus;
- kinnitamine;
- keeldumine;
- kaaskiri;
- kutse;
- garantii;
- informatiivne;
- märgukiri ja tellimus.
Reeglina nõuavad vastamist ärikirjad, mis sisaldavad soovi, ettepanekut, pöördumist, taotlust või nõudmist.
Ärikirja kirjutamise reeglid.
Ärikirja toonil on väga oluline emotsionaalne koormus, kuna varjatud lugupidamatus ilmneb hoolimata laitmatutest suhtlusvõtetest. Eriti ettevaatlik peaksite olema keeldumist sisaldava ärikirja kirjutamisel. Sel juhul ei tohiks te keeldumist kirja alguses märkida. Sõnumi esimeses osas peaksite esitama veenvad argumendid oma seisukoha kasuks, selleks võite kasutada valemeid nagu
- "Kahjuks ei saa me teie taotlust rahuldada";
- "Meil on väga kahju, kuid teie taotlust ei ole võimalik rahuldada" jne.
Keeldumisel on oluline meeles pidada, et meie ülesanne on keelduda, kuid mitte kaotada klienti, partnerit vms.
Niisiis, ärikirja kirjutamise põhireeglid:
Kirja olemuse õigesti mõistmiseks on vaja adressaadile suunatud taotlust tekstis mitu korda korrata;
- keeldumiskirjas on oluline märkida põhjused, miks seda taotlust ei saa rahuldada;
- pakkumise tagasilükkamine on keeldumise valem.
Ärikirjavahetuse keel.
On oluline, et ärikirjade lugeja saaks aru ainult selle olemusest, mitte keelest, milles see on kirjutatud. Just selles seisundis peitub ärikirja kirjutamise reeglite valdamine, mis on välja töötatud paljude aastate jooksul.
Tuleb meeles pidada, et ärikirjas:
Tuleb ära tarbida lihtsad sõnad samal ajal sisu vaesustamata;
- kasutage omadussõnade asemel sagedamini tegusõnu - see muudab tähe teksti dünaamilisemaks;
- jääda pöördumise tähenduse lähedale, laskumata detailidesse ja arutlemata;
- ärge kasutage pikki lauseid, kuna need tõmbavad lugeja tähelepanu kõrvale;
- üleminek fraaside vahel peaks olema loogiline ja nähtamatu;
- kasutage võimalikult vähe asesõnu.
Ärikirja eristab kirjaoskus ja stiil.
Ärikirjade koostamine.
Ärikirja kirjutades pidage seda meeles ülemine osa(1/4 lehte A4-st) tuleks jätta kirjaplangi jaoks vabaks. Samuti on kirja ülemises nurgas märgitud väljamineva kirja number ja kuupäev, mis registreeritakse spetsiaalses väljamineva posti päevikus.
Alumises vasakus nurgas on märgitud juhi ametikoht, perekonnanimi ja allkiri ning lehe päris lõpus ärikirja täitja perekonnanimi koos tema telefoninumbriga. Lisainformatsioon.
Seega koosneb ärikiri kolmest osast: päringu olemus, selle põhjendus ja lisateave.
Kirjale vastates tuleks sisu esimeses osas viidata antud adressaadi viimasele kirjale. Kui on välismaist kirjavahetust, siis parema selguse huvides on vaja kirjale lisada brošüür, mille link on selles kirjas märgitud. On väga oluline lõpetada selline kiri tänuga koostöö eest ja fraasiga "Lugupidamisega (nimi) ..."
Igas organisatsioonis koostatakse kirju enamus sissetulevad ja väljaminevad dokumendid. Neid dokumente on mitut tüüpi ja igaühe jaoks on mitmeid täitmise eeskirju. Kuna tähti on kõige rohkem massilises vormis juhtimisdokumentatsiooni, on äärmiselt oluline teada, kuidas neid õigesti koostada.
Sellest artiklist saate teada:
Tähtede õige vormindamine on kogu ettevõtte edu
Ärikirjad (või ametlikud) on need, mida kasutatakse ettevõttega suhtlemiseks välised struktuurid. Veelgi enam, isegi pärast seda, kui organisatsiooni juhi ja äripartneri või kliendi vahel on saavutatud mingi suuline kokkulepe, näevad etiketireeglid ette selle kokkuleppe kinnitamise. Seda võib omakorda pidada juba garantiiks.
Ärikirjade tüübid
1. Informatiivne – loodud mingi info edastamiseks.
Teostatud funktsioonide järgi
1. Algatusvõime – jagunevad reageerimist nõudvateks ja reageerimist mittevajavateks. Näited: taotlus, kaebus, teade, meeldetuletus, .
2. Vastuskirjad.
Adressaadi alusel
1. Tavaline – tavaliselt saadetakse ainult ühele saajale.
2. Ringkiri – need, mille üks saatja saadab mitmele adressaadile.
Vastavalt lahkumise vormile
Teenuskirja struktuur
Hästi kirjutatud ärikirja tekst koosneb: pöördumine, sissejuhatav ja põhiosa ning järeldus.
Apellatsioonkaebus.
See on suhtluse jaoks kõige olulisem osa. Seega saate tänu õigesti valitud pöördumisvormile mitte ainult äratada adressaadi tähelepanu, vaid määrata ka üldise tooni edasiseks suhtluseks. Kui kiri ei ole adresseeritud konkreetsele isikule, võib aadressi ära jätta, muul juhul on kombeks kasutada standardseid keelevormeleid - näiteks "Kallis Sergei Ivanovitš!", "Härra valitsuse esimees!" Pöördumine kirjutatakse rea keskele.
Sissejuhatav osa.
Kirja alguses on vaja ära märkida selle koostamise põhjused ja alused, sageli on vaja teavet kinnitada viidetega kolmandate isikute dokumentidele ja faktidele. Kui on vaja viiteid märkida, tuleb seda teha järgmises järjekorras: akti pealkiri, autor, kuupäev, registreerimisnumber, pealkiri.
Põhiosa.
Põhiosas näitavad nad peamine eesmärk kirju. Selles osas kirjeldatakse üksikasjalikult vajalikke sündmusi, esitatakse tõendeid või analüüsitakse olukorda.
Järeldus.
Kokkuvõtteks on tavaks teha järeldusi taotluste, ettepanekute, keeldumiste või arvamuste vormis. Arvatakse, et teenistuskiri võib sisaldada ainult ühte viimast osa. Reeglina lõpevad need standardväljenditega - näiteks “Loodan edasisele koostööle”, “Kiga Parimate soovidega" Viisakusvalem asetatakse atribuudi "signature" ette ja eraldatakse positsioonist komaga.
Autorile esitamisel oluline on arvesse võtta selliseid aspekte nagu:
- adressaadiga tutvumise aste ja suhte iseloom;
- adressaadi avalik positsioon ja selle seos autori positsiooniga;
- olukord, milles suhtlemine toimub – selle formaalsus või mitteametlikkus;
- konkreetses ettevõttes vastu võetud etikett ja standardid.
Kirja formaat, näidis:
Tähtede vormindamine vastavalt GOST-ile
Teenuskirjad tuleb väljastada spetsiaalsetel blankettidel A4 või A5 formaadis olenevalt teksti suurusest. Ankeete on lubatud mitte kasutada ainult juhtudel, kui autoriteks on korraga mitu ettevõtet.
Nõuded kirjavormidele, samuti detailide koostisele ja kujundusreeglitele sisalduvad GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele."
Üldiselt on ettevõtetel õigus kirjavorme iseseisvalt välja töötada, kuna määratud GOST on oma olemuselt nõuandev, kuid selle sätete rakendamine viitab organisatsioonis dokumentidega töötamise kõrgele kultuurile. Mõne organisatsiooni jaoks on GOST R 6.30-2003 kohustuslik: näiteks föderaalvõimud täitevvõim peab alati järgima seda standardit.
01 - Riigi embleem Venemaa Föderatsioon;
02 - Vene Föderatsiooni moodustava üksuse vapp;
03 - organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk);
04 - organisatsiooni kood;
05 - juriidilise isiku peamine riiklik registreerimisnumber (OGRN);
06 - maksumaksja identifitseerimisnumber/registreerimise põhjuse kood (TIN/KPP);
07 - vormi kood;
08 - ettevõtte nimi;
09 - Viiteinfo organisatsiooni kohta;
10 - Dokumendiliigi nimetus;
11 - kuupäev;
12 - Registreerimisnumber;
14 - koostamise või avaldamise koht;
15 - adressaat;
16 - Heakskiidu tempel;
17 - Resolutsioon;
18 - teksti pealkiri;
19 - kontrollmärk;
20 - Dokumendi tekst;
21 - märkige rakenduse olemasolu kohta;
22 - allkiri;
23 - Heakskiidu tempel;
24 - viisa kinnitamine;
25 - pitseri jäljend;
26 - märk koopia tõendil;
27 - Märkige esineja kohta;
28 - Märkus dokumendi täitmise ja toimikusse saatmise kohta;
29 - märge dokumendi kättesaamise kohta organisatsiooni poolt;
30 - elektrooniline koopia identifikaator.
Kirja vormindamine vastavalt GOST-ile, näidis:
Manusega kirja vormindamine, näidis:
Ärikirjavahetuse kirjutamise reeglid
Ärikirjavahetus hõlmab ametliku ärilise suhtlusstiili kasutamist. Selle eripära seisneb selles, et osalejad on tavaliselt juriidilised isikud see peaks ilusti jääma ranged reeglid organisatsioonis (või mitmes organisatsioonis) omaks võetud suhtlus.
Kohaldatakse mitmeid nõudeid seda liiki suhtlemine.
Esitluse standardimine. Tänapäeval on palju ärikirjavahetusele omaseid termineid, erifraase ja valemeid. Nende kasutamine võimaldab oluliselt lühendada ettevalmistusaega ning valmiskujundused aitavad vältida ajaraiskamist konkreetse olukorra jaoks sobivate terminite otsimisele. Standardimine hõlbustab oluliselt mis tahes tekstide tajumist ja optimeerib kogu dokumendivoo protsessi.
Neutraalne toon. Piiritus ja rangus kirjade kirjutamisel on ametlikus suhtluses norm. Neutraalne toon viitab peaaegu täielik puudumine väljendusrikkad või emotsionaalselt laetud sõnad. Teave on puhtalt ametlikku laadi, seetõttu on vaja tekstist välja jätta näiteks deminutiivsete järelliidete või interjektsioonidega sõnad. Emotsionaalne alltekst võib esineda, kuid see peaks olema peidetud neutraalse esitlustooni taha.
Sõnastuse täpsus ja ühemõttelisus. Vastuvõtja peab selgelt mõistma ja tõlgendama talle adresseeritud materjali tähendust. Teksti täpsus sõltub reeglina otseselt õigesti üles ehitatud kompositsioonistruktuurist, puudumisest loogikavead. Teenuskiri peab olema selgelt läbi mõeldud.
Kokkuvõtlikkus. Tänu sellele nõudele saab autor kogu dokumendi pikkust oluliselt vähendada. Esitluse lakoonilisus on ennekõike verbaalse liiasuse kõrvaldamine, säästlik kasutamine keelelised vahendid, tarbetute korduste ja lisateabe puudumine.
Keelevalemite rakendamine. Mallid, mida kasutatakse laialdaselt äriline kirjavahetus, on selle lahutamatu osa. Seega kasutatakse tegutsemise julgustamiseks sageli järgmisi valemeid: “Palume küsimust kaaluda...”, “Meie kokkuleppe kinnituseks...”. Sageli on keelelised vormelid teksti juriidiliselt olulised elemendid, ilma milleta see puudub vajalik jõud. Näiteks: “Garanteerime tagastuse Raha summas...", "Kontroll ülesande täitmise üle on usaldatud...".
Terminite, leksikaalsete ja graafiliste lühendite kasutamine. Tänu terminite kasutamisele kirjavahetuses on autoril võimalik saavutada tekstist selge arusaam, mis on äärmiselt oluline omadus ärisuhtlus. Terminoloogia, mida saab ja tuleks valdkonnas kasutada dokumentatsiooni tugi juhtimine, reguleerib GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused"
Lihtsate tavalausete ülekaal. Ametlik suhtlus põhineb reeglina lihtsate tavaliste ühe- või kaheosaliste lausete kasutamisel, mis lihtsustab oluliselt teksti tajumise protsessi.
Juhend ärikirja kirjutamiseks
|
Paber |
Tuleb trükkida paberile valge või muud heledad värvid. Lehe formaat - A4 (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm). |
|
Väljad |
Lehel peavad olema vähemalt järgmised väljad: 20 mm - vasak; 10 mm - parem; 20 mm - ülemine; 20 mm - madalam. |
|
kuupäeva |
Kirja kuupäevaks loetakse selle allkirjastamise kuupäev. See on kirjutatud araabia numbritega, järgides järjestust: päev, kuu, aasta. Näiteks "02/10/2017". Lubatud on ka sõnaline-numbriline meetod kuupäeva vormindamiseks. Näiteks "10. veebruar 2017" |
|
Väljuv number |
Väljuv number koosneb seerianumber, mida saab täiendada indeksiga. Kahe või enama osakonna ühiselt koostatud dokumendi number koosneb iga osakonna registreerimisnumbritest, mis on eraldatud kaldkriipsuga. |
|
Sihtkoht |
Adressaadiks võib olla ettevõte, selle struktuuriüksused või üksikud töötajad. Oluline on meeles pidada, et viimasel juhul märgitakse perekonnanime ees alati initsiaalid. Adressaatettevõtte nimi on alati märgitud nimetav kääne. Reeglite järgi ei tohiks seda adresseerida rohkem kui neljale adressaadile. See rekvisiit võib sisaldada ka postiaadress ja märkige esmalt organisatsiooni nimi ja seejärel postiaadress. |
|
Kirja tekst |
Teksti ise saab vormindada tabelina, tekstina või mitme struktuuri kombinatsioonina. Tabelite kujundamisel on oluline nimetada veerge ja ridu nimisõnadeks nimetavas käändes. Kui tabel jätkub järgmisel lehel, nummerdatakse ka sellel olevad veerud ja read. Tekst peaks koosnema kahest osast: kirja kirjutamise põhjus/eesmärk/põhjus ja järeldused/ettepanekud/soovitused. Samuti võib tekst sisaldada ainult ühte lõpuosa – näiteks taotlust ilma selgitusteta. Kui kiri viitab teiste organisatsioonide toimingutele, märkige nende üksikasjad: dokumendi pealkiri, organisatsiooni nimi, kuupäev, registreerimisnumber ja ametinimetus. |
|
Rakendus |
Manusega ärikiri tuleks vormindada järgmiselt: Kasutamine: 2 l kohta. 2 eksemplaris. Kui taotlust ei ole tekstis märgitud, tuleb märkida selle nimi, lehtede ja koopiate arv. Näiteks: Lisa: Ostu-müügileping 3 l. 2 eksemplaris. Kui on lisatud manusega dokument, vormistatakse märk järgmiselt: Manus: FSS-i kiri 12.10.2017 N 03-2/923 ja selle lisa, kokku 7 lehekülge. |
|
Allkiri |
Allkirja saamiseks on vaja märkida kirjale alla kirjutanud töötaja ametikoht ja selle allkirja ärakiri. Kui allkirja annab mitu töötajat, järjestatakse allkirjad ametikohale vastavas järjestuses. Kui positsioonid on võrdsed, peaksid allkirjad asuma samal tasemel. |
|
Tihend |
Pitsat tõendab ametnike allkirjade õigsust finantsvaraga seotud dokumentidel või muudel dokumentidel, mis näevad ette originaalallkirja tõendamise. |
|
Täitja |
Vajadusel märkida esineja initsiaalid ja perekonnanimi ning tema telefoninumber. Tavaliselt asetatakse märk ette või tagakülg viimane leht alumises vasakus nurgas. |
Täna koostatakse igas ettevõttes ametlikke kirju täiesti erinevatel teemadel, mis on seotud nii üksikisikute kui ka tervete osakondade tegevusega. Kirjade teemaks võib olla taotlus, teade, kokkulepe, nõue, tühistamine, muutmine vms. Samas viitavad hea vormi reeglid, et kõik dokumendid koostatakse kõigi ülaltoodud nõuete kohaselt. Tänu sellele saab kirjast (ükskõik, mis kujul see saadetakse) tõhus tööriist iga töötaja ja ettevõtte juhtkonna töös tervikuna.
Testige ennast
1. Millist kirja nimetatakse ringkirjaks?
- Ühe adressaadi poolt mitmele adressaadile saadetud kiri
- Ühe adressaadi poolt ühele adressaadile saadetud kiri
- Kiri, mida mitmel põhjusel ei saadetud
2. Kuidas peaks ärikirja manus olema õigesti vormistatud?
- Kasutamine: 2 l kohta. 2 eksemplaris.
- Taotlus 2 eksemplaris 2 lehel
- Kaks taotluslehte kahes eksemplaris
3. Mitu etappi on ärikirja koostamisel ja kirjutamisel?
4. Mida tähendab ärikirjavahetuses neutraalse tooni nõudmine?
- Terminite, leksikaalsete ja graafiliste lühendite kasutamine
- Peaaegu täielik väljendusrikaste või emotsionaalselt laetud sõnade puudumine kirjas
- Laialdane mallide kasutamine
5. Millistest osadest koosneb ärikiri?
- Apellatsioon, sissejuhatus ja põhiosad, järeldus
- Põhiosa, järeldus
- Apellatsioonkaebus, järeldus
Sellest artiklist leiate teavet keeruliste kirjadega töötamise kohta, mida sageli ärisuhtluses kohtab, ning näete ka ärikirjade näidiseid. Need on kirjad, mille kirjutamise vajadus tekib ärihuvide rikkumise olukorras: palvekiri ja hagikiri.
Kuna olukord iseenesest on üsna raske, siis sellises olukorras kirja kirjutamine on väga oluline küsimus, mille puhul on oluline, et autor oleks pädev, viisakas, korrektne ja samas oskaks kindlalt oma ärihuve kaitsta.
Aidake edukalt lahendada "keeruliste" kirjade keerukus:
- Pädev suhtumine suhtluses: kindel, kuid korrektne suhtumine partnerlusse
- Sobiva kirjutamisstiili valimine (ametlik äri või konfidentsiaalne äri
- Faktide pädev ja loogiline käsitlemine
Ärikirjade näidised.
(suhtumine – partnerlus, stiil – ametlik äri, faktide veenev käsitlemine)
Kallid kolleegid!
Selleks et rakendada meetmeid Optika Instituudi poolt alates 1992. aastast toodetud seadme KIP-12 kvaliteedi ja töökindluse tagamiseks töötingimustes, pöördume Teie poole järgmise palvega: kaaluge võimalust anda Optika Instituudile teavet töötingimuste kohta. seadme parameetrid reaalsetes töötingimustes (üksikasjad lisas). Teie saadetud andmed võimaldavad instituudil koguda analüütikaks vajalikku infot, teostada monitooringut ning aidata kaasa kiire otsus KIP-12 seadme kvaliteedi ja töökindluse parandamise küsimused.
Palun teavitage meid oma vastuskirjas oma otsusest meid aidata. Kui vajate otsuse tegemiseks lisateavet, märkige see ka oma vastuskirjas.
Lugupidamisega
Tehnilise büroo meeskond
Optika Instituut
Ärikiri. Taotluse kirja näidis(suhtumine – partnerlus, stiil – konfidentsiaalne ja asjalik, veenev faktide käsitlemine)
Kallid kolleegid!
Oleme väga huvitatud KIP-12 seadme kvaliteedi ja töökindluse parandamisest, mida oleme tootnud alates 1992. aastast ja mida on teie ettevõtte töös kindlalt kasutatud alates 1995. aastast. Seetõttu pöördume selle palvega teie poole.
KIP-12 seadme kvaliteedi ja töökindluse parandamiseks vajame üksikasjalikke andmeid selle seadme töö kohta töötingimustes. Selle ülesande elluviimisel loodame tõesti teie abile ja otsesele osalemisele. Arvestades meie ettevõtete pikaajalist ja positiivset koostööd, pöördume Teie poole palvega - pakkumisega: aidata meil koguda ja edastada statistilist informatsiooni seadme töö kohta. Oleme tänulikud, kui leiate võimaluse koguda meie jaoks statistikat määratud parameetrite kohta (üksikasjad rakenduses). See võimaldab meil jälgida seadme efektiivsust ja võtta kiiresti meetmeid selle töö kvaliteedi ja töökindluse parandamiseks.
Palun andke meile teada, kui olete valmis meid põhimõtteliselt aitama. Kui vajate täiendavaid kommentaare või teil on otsuse tegemiseks küsimusi, oleme valmis neile vastama.
Oleme teie vastuse eest tänulikud.
Lugupidamisega
Ivan Ivanov
Tehnilise büroo juhataja
Optika Instituut
Ärikiri. Nõudekirja näidis ja nõudekirja näidis.
|
Kiri - palve (suhtumine – partnerlus; stiil – konfidentsiaalne ja asjalik; veenev faktide käsitlemine) |
Kiri - kaebus (suhtumine – partnerlus; stiil – ametlik äri; veenev faktide käsitlemine) |
| Kallis Andrei Ivanovitš! Pöördume Teie poole palvega lahendada ABS projekti elluviimisel tekkinud olukord. Seni pole meil teie ettevõttega suhtlemisel probleeme olnud, järgitud on kõiki Lepingus sätestatud kokkuleppeid. Oleme kindlad, et praegust olukorda saab veel parandada. ABS projekti edu on meie ettevõtte jaoks äärmiselt oluline. Seetõttu palume teil kuni 08.06.2010. anda teavet kontrollnäidiste saatmise kohta. Loodame, et teie vastus selgitab olukorda ja leevendab meie muret projekti õnnestumise pärast. Lugupidamisega |
Kallis Andrei Ivanovitš! Rosstans OJSC juhtkonna nimel kirjutan teile seoses vajadusega lahendada ABS projekti elluviimisel tekkinud olukord. Olen sunnitud teatama, et see olukord tekitab meile äärmist muret. Vastavalt 02.07.2010 lepingutingimustele nr A-122. punkt 4.3. 60 päeva enne kavandatud toodete tarnimise algust peab Star LLC saatma Rosstance OJSC-le toodete kontrollnäidised, teavitades Rosstance OJSC-d saatmise faktist. Vastavalt graafikule (Lisakokkulepe nr 1 03.11.2010 lepingule nr A-122 02.07.2010) on planeeritud toodete tarnimise alguskuupäev 10.01.2010. Kontrollproovide saatmise tähtaeg on hiljemalt 08.02.2010. Täna – 08.04.2010. Peal praegu Kontrollproovide saatmise kohta infot pole saanud. Sellises olukorras tekitab Star LLC suutlikkus oma kohustusi täita Rosstance OJSC jaoks tõsist muret ja sunnib teda mõtlema punktis 7.2 sätestatud karistuste rakendamisele. Leping nr A-122 08.07.2010. Selle vältimiseks pakume teile kuni 08.06.2010. teavitage meid olukorrast toodete kontrollnäidiste saatmisega. Lugupidamisega |
Võtke meie teave teadmiseks ja oleme kindlad, et "keeruliste kirjade" kirjutamine on teie jaoks palju vähem töömahukas.
Tamara Vorotyntseva
Pöörake tähelepanu meie ärikirjavahetuse koolitusprogrammidele:
Kiri direktorile peaks olema lühike ja asjalik. Te ei tohiks kirjutada mitmeleheküljelisi ümberjutustusi. Näidissõnumi saab sellelt lingilt tasuta alla laadida.
Kiri direktorile asutustel võib olla erinev sisu. Vastaspoolte äritaotlused, organisatsiooni töötajate kohalikud kirjalikud sõnumid direktoritele on tõhusamad kui telefonivestlused ja suulised vestlused. Paberkandjal teabeallikas hoitakse direktorite töölaudadel, ettevõtte arhiivides ja muutub kunagi nõutuks.Hagimalli saab otselingi kaudu tasuta alla laadida.
Kiri direktorile peaks olema lühike, selge ja sisukas. Ei tohiks kirjutada mahukaid tekste ega mitmeleheküljelisi ümberjutustusi. Erandiks on nõuded. Tavapakkumised ja tavavihikud ei huvita kedagi. Pöördumisele lavastaja poole tuleb anda omapära, paari reaga rõhutada põhiolemust. Pärast sisu kirjutamist peaksite valmistuma edasine areng sündmused. Tekstist huvitatud inimene esitab palju küsimusi. Eelnevalt koostatud läbimõeldud vastused on esitlusele heaks täienduseks ja rõhutavad autori asjatundlikkust.
Kohustuslikud punktid kirjas direktorile
:- Parempoolsesse ülaossa kirjutatakse adressaadi nimi, märkides juhi ametikoha ja täisnime;
- Allpool on teie andmed ja kontakttelefonid;
- Lehe keskel kasutades viisakuslaused apellatsioonkaebus esitatakse direktori nime ja isanimega;
- Sissejuhatav osa koosneb ühest või kahest reast;
- Pärast sissejuhatust peate kohe edasi liikuma narratiivi juurde;
- Iga sisusõna tuleb mitu korda läbi mõelda ja kontrollida;
- Allosas on kirjutamise kuupäev, allkiri ja ärakiri;
1. Kiri trükitakse valgele paberile või heledale paberile formaadis A4 (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm).
2. Lehel peavad olema vähemalt järgmised väljad:
20 mm - vasak;
10 mm - parem;
20 mm - ülemine;
20 mm - madalam.
Kirja kuupäev on selle allkirjastamise kuupäev. Kuupäev kirjutatakse araabia numbritega järjestuses: kuu päev, kuu, aasta. Kuu päev ja kuu on koostatud kahes paaris Araabia numbrid, eraldatud punktiga; aasta - neli araabia numbrit.
4. Väljuv number.
Kirja registreerimis- (väljamineva) number koosneb selle järjekorranumbrist, mida saab omal äranägemisel täiendada indeksiga (näiteks suunapea initsiaalid). Kahe või enama osakonna ühiselt koostatud kirja registreerimisnumber koosneb iga osakonna kirja registreerimisnumbritest, mis on eraldatud kaldkriipsuga.
6. Adressaat
Toetuse saajaks võivad olla organisatsioonid, nende struktuuriüksused, ametnikud või üksikisikud. Kirja adresseerimisel ametnikule märgitakse eeskirjad ENNE perekonnanime. Organisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nimi märgitakse nimetavas käändes.
Näiteks:
LLC "Ettevõtte nimi"
Planeerimisosakond
Daatiivi käändes näidatakse selle isiku asukoht, kellele kiri on adresseeritud, Näiteks:
tegevjuhile
LLC "Ettevõtte nimi"
A.A. Ivanov
LLC "Ettevõtte nimi"
Planeerimisosakond
B.B. Petrov
Kirjas ei tohi olla rohkem kui neli adressaati. Sõna “Koopia” ei märgita teise, kolmanda, neljanda adressaadi ette. Kell rohkem adressaadid moodustavad kirja meililisti.
Atribuut „Adressaat” võib sisaldada postiaadressi. Postiaadressi elemendid märgitakse postiteenuste osutamise eeskirjadega kehtestatud järjekorras.
Organisatsioonile kirja saatmisel märkige selle nimi ja seejärel postiaadress, Näiteks:
LLC "Ettevõtte nimi"
Yaroslavsky Ave., 12, Jaroslavl, 150001
Kirja adresseerimisel üksikisikule märkida saaja perekonnanimi ja initsiaalid, seejärel postiaadress, Näiteks:
Sidorov V.V.
St. Svobody, 5, apt. 12,
Jaroslavl, 150 000
7. Kirja tekst
Kirja tekst on koostatud tabelina, sidusa tekstina või nende struktuuride kombinatsioonina.
Tabeli veergudel ja ridadel peavad olema pealkirjad, mis on väljendatud nimisõnaga nimetavas käändes. Veergude ja ridade alampealkirjad peavad olema pealkirjadega kooskõlas. Kui tabel on trükitud rohkem kui ühele lehele, tuleb tabeli veerud nummerdada ja järgmistele lehtedele tuleb trükkida ainult nende veergude numbrid.
Seotud tekst koosneb tavaliselt kahest osast. Esimene osa näitab kirja kirjutamise põhjused, põhjused, eesmärgid, teine (lõplik) - otsused, järeldused, taotlused, ettepanekud, soovitused. Tekst võib sisaldada ühte viimast osa (näiteks taotlus ilma selgitusteta).
Teiste organisatsioonide dokumentide alusel koostatud kirja tekstis märgitakse nende andmed: dokumendi nimi, organisatsiooni nimi - dokumendi autor, dokumendi kuupäev, dokumendi registreerimisnumber, nimetus teksti.
Kasutatud kirjalikult järgmised vormid avaldused:
Esimene isik mitmuses ("palun saatke", "saatke kaalumiseks");
ainsuse esimene isik ( "Pean seda vajalikuks", "palun tõstke esile");
ainsuse kolmas isik ( "ühiskond ei vaidle vastu", "Nimi" LLC peab seda võimalikuks").
8. Taotlus
Väljastatakse märge kirja tekstis nimetatud manuse olemasolu kohta järgmisel viisil:
Kasutamine: 5 l kohta. 2 eksemplaris.
Kui kirjal on manus, mida tekstis ei nimetata, siis märkida selle nimi, lehtede arv ja eksemplaride arv; kui taotlusi on mitu, on need nummerdatud, Näiteks:
Lisa: 1. Üürileping 5 l. 2 eksemplaris.
2. Üleandmise ja vastuvõtmise akt 1 liitri kohta. 2 eksemplaris.
Kui taotlused on köidetud, siis lehtede arvu ei märgita.
Kui kirjale on lisatud muu dokument, millel on ka manus, väljastatakse märge manuse olemasolu kohta järgmisel viisil:
Lisa: Vene Föderatsiooni Siseministeeriumi kiri 05.05.2007 N 02-6/172 ja selle lisa, ainult 3 lehekülge.
Kui taotlust ei saadeta kõigile dokumendis märgitud aadressidele, väljastatakse märge selle kättesaadavuse kohta järgmisel viisil:
Kasutamine: 3 l kohta. 5 eksemplaris. ainult esimesele aadressile.
9. Allkiri
Detail “Allkiri” sisaldab: kirjale alla kirjutanud isiku ametikoha nimetust (täis, kui kiri ei ole koostatud kirjaplangile, ja lühendatult kirjaplangil koostatud kirja puhul) ja allkirja ärakirja ( initsiaalid, perekonnanimi), Näiteks:
Kui kirjale on alla kirjutanud mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteise alla ametikohale vastavas järjestuses, Näiteks:
Kui dokumendile kirjutavad alla mitu võrdsel positsioonil olevat isikut, asetatakse nende allkirjad samale tasemele, Näiteks:
10. Trüki
Pitseri jäljend tõendab allkirja õigsust ametnik isikute õigusi tõendavatel, FINANTSvahenditega seotud faktide fikseerimise dokumentidel, samuti muudel originaalallkirja tõendavatel dokumentidel.
11. Esineja
Täitja kohta käiv märk sisaldab dokumendi täitja initsiaale ja perekonnanime ning tema telefoninumbrit. Märk esitaja kohta asetatakse dokumendi viimase lehe esi- või tagaküljele vasakusse alumisse nurka, Näiteks: