ل توثيقتتطلب جميع عمليات الموارد البشرية في المنظمة معرفة ومهارات معينة.
يتم تنظيم العمل المكتبي في المؤسسة من خلال تعليمات يتم تطويرها بشكل مستقل واعتمادها من قبل المدير. إنه إجراء تنظيمي داخلي وهو إلزامي للامتثال من قبل جميع موظفي كيان الأعمال. وتقوم إدارة الموارد البشرية بتطويرها ومراقبة تنفيذها.
يتطلب التشريع إعداد العديد من الوثائق التي تؤمن جميع الأطراف علاقات العملالموظف وصاحب العمل.
يجب على ضباط شؤون الموظفين ذوي الخبرة والمبتدئين تحسين مهاراتهم. ولمساعدتهم، تم إنشاء مواقع الإنترنت التي حاضرة الدورات النظرية إدارة سجلات الموظفين.
تعكس سجلات الموظفين أنشطة الموظفين وتؤكد مدة خدمة الموظفين، مما يلعب دورًا أساسيًا في حساب المعاشات التقاعدية. الإدارة هي المسؤولة عن الصندوق الوثائقي للمؤسسة.
التفاصيل الرئيسية في السيطرة على الورق
يتطلب التنظيم الكفء لسجلات الموظفين معرفة الإطار التنظيمي وتتبع تغييراته والتوجيه في أشكال المستندات المستخدمة.
لأي غرض يتم تنفيذها؟
ينظم القانون إجراءات الاحتفاظ بسجلات الموظفين. في المؤسسات الكبيرة التي لديها عدد كبير من الموظفين، كقاعدة عامة، يتم تشكيل خدمة الموظفين. يقوم موظفوها بإعداد الوثائق ذات الصلة وفقًا لمتطلبات الإطار التنظيمي للاتحاد الروسي.
يمكن أن يكون للأوراق نموذج موحد أو يمكن تطويرها في المؤسسة واعتمادها في القوانين المحلية.
إدارة سجلات الموظفين هي نشاط يهدف إلى تطوير والحفاظ على المستندات المتعلقة بمحاسبة الموظفين وساعات العمل وحسابات الرواتب.
تشمل قضايا الموظفين المناصب التالية:
- تسجيل العمل؛
- الحركة الداخلية للعمال؛
- الفصل؛
- تنظيم العلاقات بين المدير والموظفين؛
- تنظيم عملية العمل؛
- آحرون.
يساعد التنظيم السليم لسجلات الموظفين في حل عدد من المشكلات.
وترد أهدافها الرئيسية في الجدول:
| اتجاه عمل الموظفين | المهام المنجزة |
| المحاسبة والرقابة | الاستقبال والمحاسبة وفصل الموظفين. |
| التخطيط والتنظيم | اختيار ونقل وتكييف العمال. |
| التقارير والتحليلية |
|
| التنسيق والمعلومات |
|
| التنظيمية والمنهجية |
|
| وثائقي |
|
في موسكو وغيرها مناطق كبيرةيمكن لمنظمات الاتحاد الروسي التي لديها أقسام منفصلة الاحتفاظ بسجلات الموظفين عبر الإنترنت. ولهذا الغرض، تم تطوير البرامج المناسبة التي تسمح بتبادل الوثائق في شكل إلكتروني.
الإطار التشريعي
الأساس التشريعي لإدارة سجلات الموظفين موجود في قانون العمل في الاتحاد الروسي.
وينظم هذا النشاط عدد من اللوائح:
- تعليمات التعبئة والاستخدام الوثائق الأوليةبشأن المحاسبة والأجور (مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية رقم 1 بتاريخ 05/01/2004) ؛
- الوثائق والمتطلبات الموحدة لإعدادها (المرسوم الحكومي رقم 65 بتاريخ 03.03.03) ؛
- تعليمات إدارة المكاتب القياسية الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذية(أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي رقم 536 بتاريخ 08.11.05)؛
- قواعد تشغيل المحفوظات (قرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/02)؛
- قواعد العمل المكتبي للسلطات التنفيذية الفيدرالية (قرار حكومة الاتحاد الروسي رقم 477 بتاريخ 15 يونيو 2009)؛
- قانون المعلومات وحمايتها تكنولوجيا المعلوماترقم 149-FZ بتاريخ 27 يوليو 2006؛
- قانون النظر في الطعون المواطنين الروسرقم 59-FZ بتاريخ 02.05.06؛
- قانون بشأن لغة الدولةالتردد الراديوي رقم 53-FZ بتاريخ 01.06.05؛
- قانون شؤون المحفوظات رقم 125-FZ بتاريخ 22 أكتوبر 2004؛
- قانون الأسرار التجارية رقم 98-FZ المؤرخ 29 يوليو 2004؛
- أمر بشأن كتب العمل رقم 117 ن بتاريخ 22/12/2003؛
- قرار بشأن اعتماد تعليمات ملء وثائق العمل رقم 69 بتاريخ 10.10.03؛
- قرار بشأن كتب العمل رقم 225 بتاريخ 16 أبريل 2003؛
- تعليمات هيئة الأركان العامة للقوات المسلحة للاتحاد الروسي.
الوثائق الإلزامية
يُلزم قانون العمل في الاتحاد الروسي المنظمات بامتلاك مؤسسات خاصة بها الإطار التشريعي، والذي يتضمن عددًا من الوثائق التنظيمية المحلية الإلزامية.
وتشمل هذه:
| الميثاق | الوثيقة التأسيسية الرئيسية فإنه ينص استمارة قانونيةالشركات والمؤسسون ومجال النشاط وإجراءات تعيين وفصل المدير وصلاحياته. يتم وضع العديد من اللوائح الداخلية للشركة على أساس أحكام الميثاق. |
| لوائح العمل (يشار إليها فيما بعد بالقواعد) |
|
| تعليمات بشأن حماية البيانات الشخصية |
|
| اللوائح المتعلقة بحماية العمل | وهو موجود في قسم الموارد البشرية. كل موظف على دراية بالوثيقة. يجب أن يكون لدى الشركات التي لديها أكثر من 50 موظفًا منصب أخصائي السلامة المهنية. |
| جدول المناوبة | تستخدم في الشركات التي لديها جدول عمل بنظام الورديات. الوثيقة عاجلة وصالحة لفترة معينة حسب تقدير صاحب العمل. |
| مقالات عن معايير العمل | وهي تعكس تكاليف الوقت اللازمة لتصنيع المنتجات (أداء العمل) من قبل موظف واحد أو مجموعة واحدة ووضع معايير العمل على أساسها. |
الأفعال التنظيمية
بعد تعيين المدير، يتم تحديد عدد الوظائف المطلوبة عملية عاديةالمنظمات. مع الأخذ في الاعتبار الأرقام التي تم الحصول عليها، ودورة الإنتاج والميزات الأخرى لأنشطة المؤسسة، يتم إعدادها.
لصياغة وثيقة، عادة ما يتم استخدام نموذج موحد. يمكنك تنزيل العينة مجانًا من الإنترنت. يحق لصاحب العمل تعديل الجدول الزمني حسب تقديره.
تسرد الوثيقة المناصب بترتيب هرمي، بدءًا من المدير وانتهاءً بموظفي الدعم. ويشار إلى عدد الوحدات لكل ولاية والرواتب والبدلات لكل منها.
في المرحلة التالية، يتم تشكيل جدول العمل. ويمثل جداول العمل لجميع الموظفين. في حالة وجود مناوبات، يتم إنشاء جداول مناوبات مفصلة. تصف الوثيقة بإيجاز متطلبات مظهرالموظفين، السلوك، الروتين اليومي، الخ.
بعد ذلك، يتم تطوير النموذج عقد التوظيف. في هذه الحالة، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار المعايير الأساسية لقانون العمل في الاتحاد الروسي والوثائق التنظيمية الداخلية للشركة. عادة ما يتم صياغة اتفاقية التوظيف بواسطة محامي المنظمة أو شخص خارجي.
يجب أن تتضمن الوثيقة العناصر التالية:
- معلومات حول الكيان القانوني: الاسم والعنوان ورقم الهاتف والاسم الكامل ومنصب المدير؛
- تفاصيل جواز سفر الموظف؛
- منصب الموظف وأنواع العقد (دائم أو محدد المدة) ومكان العمل (رئيسي أو إضافي)؛
- قائمة المسؤوليات الرئيسية مع الإشارة إلى التعليمات الخاصة بهذا المنصب؛
- معلومات عن الأجور والمدفوعات الإضافية والمزايا والإجازات؛
- جدول العمل، ودفع العمل الإضافي؛
- أسباب إنهاء العقد والشروط الأخرى؛
- توقيعات وتفاصيل الأطراف، ختم الشركة.
للتحقق من عمل موظفي الموارد البشرية وتحسينه، يمكن للإدارة إجراء تدقيق داخلي أو مستقل. وهذا يساعد على تقليل مخاطر العقوبات الإدارية والنزاعات والشكاوى من الموظفين.
مراحل تنظيم سجلات الموارد البشرية من الصفر
لإنشاء سجلات الموظفين، من المناسب استخدام الإرشادات التالية خطوة بخطوة:
| تحضير اللازم | للتنظيم خدمة الموظفينتحتاج أولا إلى شراء الأثاث والمعدات المكتبية والقرطاسية وما إلى ذلك. ستحتاج بالتأكيد إلى برنامج شؤون الموظفين، على سبيل المثال، "1C: ZUP" ونظام مرجعي قانوني. بفضل هذا، سيقوم موظفو القسم بمراقبة أحدث التغييرات في التشريعات وسيكون لديهم إمكانية الوصول إلى الوثائق اللازمة. هناك حاجة إلى خزنة لتخزين العمل والأوراق المهمة. |
| تسجيل المدير | المدير هو المسؤول التنفيذي في أي شركة. يوقع على الوثائق. ولمنحه الصلاحيات الكاملة، يتم تعيينه بموجب اتفاقية توظيف. ويصدر أمر مماثل يعين بموجبه نفسه. |
| تعيين الشخص المسؤول عن عمل الموظفين | في شركة صغيرةيمكن تنفيذ هذه الوظائف من قبل المدير. إذا كان منخرطاً في العمل المكتبي موظف فردي، يتم إبرام عقد عمل معه. وعلى أساسه يتم إعداد الأمر. إذا تم تعيين الواجبات إلى أحد الموظفين المعينين سابقًا، يتم إعداد اتفاقية وطلب إضافيين. |
| صياغة الأفعال الداخلية | يتم توقيعها من قبل المدير وتخزينها في مجلد خاص مع الطلبات. تتضمن المستندات المحلية الأوراق المذكورة أعلاه (قسم "القوانين التنظيمية"). |
| توثيق استقبال الموظفين | يجب على كل موظف إنشاء مجلد لحفظ كافة الأوراق المتعلقة ببياناته ونشاطات عمله ( عقد العمل، أمر القبول، البطاقة الشخصية). |
| ملء كتب العمل | يتم إجراء سجلات القبول والتحويلات والحوافز وما إلى ذلك في وثائق الموظفين هذه. صاحب العمل ملزم بإنشاء كتاب جديدللموظف الذي لم يعمل من قبل. سجلات العمل ومجلة تسجيلها متوفرة في أقسام القرطاسية. يجب أن يتم تخزين هذه الأوراق في مكان آمن. |
هذه التعليمات مناسبة أيضًا لأباريق الشاي الذين ليس لديهم خبرة في هذا الشأن.
كيف يتم الاحتفاظ بالسجلات؟
للاحتفاظ بالسجلات، تحتاج إلى تنظيم تدفق المستندات بشكل صحيح.
للقيام بذلك عليك القيام بما يلي:
- تطوير إطار تنظيمي داخلي؛
- إعداد جدول التوظيف لكل وحدة موظفين؛
- اتخاذ ترتيبات التوظيف؛
- إعداد اتفاقيات العمل؛
- تطوير نماذج للموظفين؛
- إصدار بطاقات T-2؛
- الموافقة على نماذج الطلبات للموظفين؛
- تحضير الطلبات الداخلية.
يجب تأكيد جميع إجراءات الموظفين. تم إصلاح قائمتهم في اللوائح.
نقاط إضافية
تبدأ محاسبة الموظفين من الصفر بتعيين الموظفين. من المهم تسجيل المتقدمين للعمل بشكل صحيح وإعداد الوثائق اللازمة.
التوظيف والإجازات
إحدى المستندات القياسية الإلزامية التي يجب أن تكون موجودة في المؤسسة هي جدول التوظيف (نموذج T-3).
- قائمة الوحدات والمواقف الهيكلية.
- عدد وحدات الموظفين لكل منصب؛
- الرواتب والبدلات حسب المنصب؛
- صندوق رواتب المنظمة.
يتم الإشارة إلى الأقسام في الوثيقة حسب درجة أهميتها لعمل المنظمة. بداخلها، يجب أيضًا إدراج مناصب الموظفين حسب الأهمية. المسميات الوظيفية في اتفاقيات العمل و جدول التوظيفيجب أن تتطابق.
ترتيب التوظيف هو شكل من أشكال الجدول الزمني مع إدخال الأسماء الكاملة للموظفين وفقًا لوظائفهم.
يعكس جدول الإجازة (النموذج T-7) معلومات حول وقت التقديم الإجازة السنويةلجميع الموظفين. جمعت لمدة عام. ويتم اعتمادها من قبل المدير بالاتفاق مع الهيئة النقابية. يجب إكمال الوثيقة قبل أسبوعين على الأقل من العام الجديد. البيانات المدخلة فيها إلزامية لكل من الموظفين وأصحاب العمل. الاستثناء هو للمستفيدين.
ويتضمن الجدول التفاصيل التالية:
- اسم القسم؛
- مسمى وظيفي؛
- الاسم الكامل والرقم الوظيفي للعامل؛
- عدد أيام الإجازة
- مواعيد الذهاب في إجازة وفقا للخطة والفعلية؛
- سبب إعادة جدولة الإجازة، التاريخ المقدر.
يتم إبلاغ الموظف بهذا قبل أسبوعين من الإجازة. يتم إصدار أمر يتعرف عليه الموظف بالتوقيع. في شهر نوفمبر، يمكنك إعداد أمر لجميع رؤساء الأقسام بإلزامهم بتقديم جداول الإجازات إلى قسم المحاسبة بحلول الأول من ديسمبر. وهذا سيجعل من السهل إعداد الجدول الزمني العام.
تسجيل الموظف
يبدأ العمل الكامل للمنظمة بتوظيف الموظفين. ملء الوظائف الشاغرة يكون مصحوبًا بالأوراق.
مسؤوليات موظف الموارد البشرية عند تعيين الموظفين هي كما يلي:
- تسجيل الطلب من مقدم الطلب في مجلة خاصة؛
- إدخال مبتدئ ل التعليمات الحاليةوالأفعال المحلية؛
- صياغة اتفاقية العمل ومراقبة توقيع الأطراف عليها؛
- إصدار نسخة من العقد للموظف ووضع ملاحظة عنه على ورق المؤسسة؛
- تنفيذ وتسجيل الأمر في دفتر المحاسبة؛
- تعبئة البطاقة الشخصية، وحفظ المستندات في الملف (الطلبات، نسخ الأوراق الشخصية، الأوامر، العقود)؛
- نقل المستندات إلى المحاسب لحساب راتب الموظف.
عند بناء نظام إدارة سجلات الموظفين، يجب عليك في البداية تحديد المستندات التي يجب إعدادها والمستندات المطلوبة منطقة محددةأنشطة.
الأوراق المطلوبة تشمل:
- أوامر للموظفين (الاستقبال، النقل، وما إلى ذلك)؛
- أوامر الموظفين (للإجازات، والمكافآت، ورحلات العمل، وما إلى ذلك)؛
- بطاقات T-2؛
- تَعَب؛
- الاتفاقيات؛
وتشمل الأوراق المطلوبة الأخرى ما يلي:
- جدول التوظيف
- موقف أو تي؛
- سجل السفر؛
- قواعد النظام الداخلي؛
- آحرون.
ليس من الضروري الحفاظ على التوصيف الوظيفي والاتفاقية الجماعية، ولكن كل صاحب عمل تقريبًا لديه هذه المستندات.
بعد إنشاء قائمة الوثائق الإلزامية، يجب عليك دراسة الوثائق القانونية. وعلى أساسها، يجب تطوير وثائق أخرى. تعتمد قائمتهم على طبيعة أنشطة الكيان القانوني وخصائص ظروف العمل. على سبيل المثال، إذا كان من الضروري تزويد الموظفين بالزي الرسمي ومعدات الوقاية الشخصية، فمن الضروري إعداد أمر بشأن إجراءات وتوقيت إصدارها، ومن هم الموظفين الذين يحتاجون إليها.
التعويضات والمزايا للعمل في شروط خاصة: في الصناعات الخطرة، وساعات العمل غير المنتظمة، والعمل الليلي، وما إلى ذلك. وبعد ذلك، يقومون بوضع اللوائح المتعلقة بإدارة سجلات الموظفين. وهو يعكس قائمة الأوراق اللازمة لعمل المنظمة وإجراءات تنفيذها وتخزينها.
لا يلزم التشريع بتطوير مثل هذه اللائحة، لكنه سيسهل بشكل كبير عمل ضباط الأركان. للعمل في منظمة جديدةأولا يتم تعيين المدير، ثم يقوم بتعيين بقية الموظفين.
وينعكس تكوين وعدد الوظائف المطلوبة في جدول التوظيف. تعكس قواعد التشغيل جميع جداول العمل ومتطلبات الموظفين وما إلى ذلك. ويتم تطوير اتفاقية عمل قياسية بناءً على قواعد قانون العمل في الاتحاد الروسي.
قبل استخدام دفاتر المحاسبة، يجب إعدادها: يجب ترقيم الأوراق وخياطتها وإغلاقها. يتم لصق قطعة من الورق على الورقة الأخيرة من البرنامج الثابت. ويدون عليها عدد الصفحات، ويوقعها المدير أو المسؤول التنفيذي، ويضع ختماً عليها. يكتبون في الصفحة الأولى من المجلة اسم المنظمة وتاريخ بدء صيانتها.
واحد من أهم الوثائقسجلات الموظفين هي كتاب عمل. لإجرائها، يعين الأمر شخص مسؤولالتي تملأهم وتكون مسؤولة عن سلامتهم.
التعليمات
يحتوي تنظيم سجلات الموظفين على بعض التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة:
| إجراء الاسترداد | لا ينعكس هذا الإجراء في التشريع. وعادة ما يتكون من الخطوات التالية:
|
| ميزات رواد الأعمال الفرديين مع الموظفين المعينين | يقوم رجل الأعمال بتعيين الموظفين وفقًا لسيناريو قياسي. يتم إبرام الاتفاقية على عدة مراحل:
|
| إدارة الأعمال التجارية الصغيرة |
|
| تبسيط المحاسبة للمؤسسات الصغيرة | يتم تحديد جميع شروط العمل بالاتفاق مع الموظف. في عام 2019، يحق لمديري هذه الشركات وأصحاب المشاريع الفردية رفض وضع اللوائح المحلية. في غضون 4 أشهر من تاريخ فقدان حالة المؤسسة الصغيرة، تكون الإدارة ملزمة بإعداد وثائق الموظفين "التقليدية". |
لذلك، يعد تنظيم إدارة سجلات الموظفين في المؤسسة إجراءً معقدًا. ويتطلب الأمر دراسة تفصيلية للإطار التنظيمي وتتبع كافة التغييرات. يساهم البناء المختص لسجلات الموظفين في بناء علاقات العمل في إطار القانون. لتدريب ضابط شؤون الموظفين، يمكن لصاحب العمل استخدام خدمات الشركات المتخصصة.
في هذه المقالة، لن نقدم أمثلة لملء النماذج أو إعداد مستندات أخرى أو نصوص المستندات التنظيمية التي يجب أن تكون لدى المنظمة. دعونا نتحدث فقط عن تسلسل العمل على تنظيم إدارة سجلات الموظفين في الشركة من الصفر.
القاعدة المعيارية
عند تنظيم سجلات الموارد البشرية من الصفر، ستحتاج إلى المستندات التنظيمية التالية:
GOST R 6.30-2003 "نظام التوثيق الموحد. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق."
قانون العمل الاتحاد الروسي(من أجل عدم الخلط بين التغييرات والإضافات، من المنطقي شراء نص جديد لقانون العمل مع التعديلات كل ستة أشهر تقريبًا - ما لم تقم مؤسستك، بالطبع، بتثبيت نظام مرجعي قانوني يتم تحديثه بانتظام).
تعليمات ملء دفاتر العمل المعتمدة بقرار وزارة العمل الروسية بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69.
قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها وإنتاج نماذج كتاب العمل وتقديمها لأصحاب العمل، تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 (بصيغته المعدلة في 19 مايو 2008).
قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 05 يناير 2004 رقم 1 "بشأن الموافقة على الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لتسجيل العمالة ودفعها".
قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات مع تحديد فترات التخزين، تمت الموافقة عليها من قبل روسارخيف بتاريخ 06/10/2000 (بصيغتها المعدلة بتاريخ 27/10/2003).
بالإضافة إلى ذلك، سيكون كتاب Ya.E. فارلاموفا وإي. Kosheleva "إدارة سجلات الموارد البشرية من الصفر" (م: دار نشر احترافية، 2008).
ملحوظة
تم توحيد العديد من أشكال المستندات في إدارة سجلات الموظفين بموجب مرسوم صادر عن لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 "عند الموافقة على النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لتسجيل العمالة ودفعها". يمكنك العثور عليه في أي نظام مرجعي قانوني (Consultant Plus، Guarantor، Codex) أو على الإنترنت، وهناك أيضًا نماذج جاهزة من هذا القرار تحتاج فقط إلى نسخها إلى الأقراص الصلبة. يجب إعداد المستندات التي لا توجد نماذج موحدة لها وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 "نظام التوثيق الموحد. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق."
الخطوة 1: نقوم بتطوير المستندات التي إلزامييجب أن يكون في الشركة
في أغلب الأحيان، يبدأ تنظيم إنتاج الموظفين بتطوير جميع أنواع اللوائح والتعليمات، وهذا صحيح. ل الوثائق التنظيميةوالتي يجب أن تكون في الشركة، وتشمل:
لوائح العمل الداخلية؛
اللائحة التنظيمية لحماية البيانات الشخصية للموظفين؛
اللوائح المتعلقة بحماية العمال والسلامة من الحرائق.
كل شيء آخر يمكن أن ينتظر: لا يمكنك البدء في تطوير المستندات الاختيارية بطبيعتها إلا بعد إعداد المستندات الإلزامية.
الخطوة الثانية: تعديل جدول التوظيف
على الأرجح، قامت الشركة بالفعل بتطوير جدول التوظيف، وهناك طاقم من الموظفين الذين يقومون بالمهام المعينة بنجاح، والذين تم إبرام عقود العمل معهم، وتم إصدار أوامر التوظيف وإدخال الإدخالات في دفاتر العمل. ولكن، كما تظهر الممارسة، لا يتم إعداد هذه المستندات دائمًا بشكل صحيح.
اطلب معلومات من قسم المحاسبة حول رواتب الموظفين وأسماء وظائفهم - وبناءً على هذه البيانات تحتاج إلى التحقق من جدول التوظيف.
تجدر الإشارة إلى أن المسميات الوظيفية في جدول التوظيف لا تتطابق دائمًا مع المناصب الفعلية للموظفين. لا تحتاج المحاسبة حقًا إلى هذه المعلومات لتحويل المدفوعات والضرائب، ولكن برامج مثل 1C تتطلب ملء قسم بهذه المعلومات، وأحيانًا يتم إدخال موضع لا يتوافق مع الموضع الفعلي. لذلك، قبل الموافقة على جدول التوظيف، لا بد من توضيح أسماء وظائف الموظفين مع رؤساء الأقسام أو إدارة الشركة أو الموظفين أنفسهم.
يمكنك أيضًا طلب أرقام موظفي الموظفين من المحاسبين. إذا تمت المحاسبة تلقائيًا، فسيتم تعيين أرقام الموظفين بواسطة البرنامج، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فسيتعين عليك تعيينها بنفسك، بدءًا من الموظف الذي عمل لفترة أطول وانتهاءً بالموظف الذي جاء إلى المنظمة متأخرًا عن أي شخص آخر. بعد إقالة الموظف، من الأفضل عدم مشاركة رقم موظفيه مع أي شخص: دع جميع الأرقام فريدة ومخصصة لشخص واحد فقط سبق له العمل في الشركة.
أثناء قيام المحاسبين بإعداد ملخص للموظفين، تحتاج إلى التحقق من حالة الملفات الشخصية للموظفين وملفاتهم الشخصية، إذا تم الاحتفاظ بها، وكذلك معرفة المستندات المفقودة في الملف الشخصي لكل موظف. يحتاج كل موظف إلى كتابة مذكرة حول نسخ المستندات التي يجب تسليمها.
الخطوة 3: نتحقق من امتثال المعلومات الواردة في جدول التوظيف وعقود العمل
بعد إعداد جدول التوظيف، من الضروري التحقق من المعلومات الموجودة فيه مع البيانات الموجودة في عقود العمل. إذا كانت المعلومات غير متسقة (عادةً ما تتم الإشارة إلى الراتب بشكل غير صحيح أو تتم الإشارة ببساطة إلى "الراتب وفقًا لجدول التوظيف"، وهو ما يعد انتهاكًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي وقد يترتب عليه عقوبات؛ تقع تواريخ توقيع العقد في يوم واحد إيقاف؛ توقيع ممثل صاحب العمل لا يتوافق مع الشخص المعلن كممثل - على سبيل المثال، بدلاً من المدير العامموقعة من نائبه)، فيجب إعادة صياغة العقود. في هذه الحالة، ينبغي للمرء أن ينطلق من حقيقة أن الاتفاقية الموقعة من قبل شخص غير مرخص له ليست في الواقع اتفاقية؛ وبعبارة أخرى، لا يوجد عقد عمل مكتوب. ولذلك يجب أن يصدر بالطبع بالتاريخ الحالي (الحقيقي). وفي جميع الحالات الأخرى يفعلون ذلك اتفاقيات إضافيةإلى عقد العمل، الذي يُستكمل به عقد العمل بشروط جديدة أو يتم توضيح (تغيير) تلك الشروط التي تم تحديدها بشكل غير صحيح.
إذا تم صياغة العقد بشكل صحيح، ولكن تم إجراء تغييرات لاحقة (زيادة الراتب، نقل الموظف إلى وظيفة أخرى)، فيجب إبرام اتفاقيات إضافية لكل حالة لكل موظف. يتم إعداد عقود العمل والاتفاقيات الإضافية من نسختين، تبقى إحداهما في الشركة، وتسلم الثانية للموظف.
الخطوة 4: التحقق من صحة أوامر الموظفين
بعد ذلك، تحتاج إلى التحقق من وجود أوامر التوظيف ونقل الموظفين (إن وجدت) وتنفيذها بشكل صحيح (إن وجدت)، وما إلى ذلك (التواريخ والتوقيعات والمعلومات الواردة فيها). يجب أن تتوافق الطلبات مع محتوى عقد العمل المبرم مع الموظفين وجدول التوظيف. يجب أن يتم التوقيع عليها ليس فقط من قبل رئيس الشركة، ولكن أيضًا من قبل الموظف نفسه. إذا لم تكن هناك أوامر لتوظيف أو نقل الموظفين العاملين أو تم وضعها مع المخالفات، فيجب استعادتها أو إعادة بنائها أو "إعادة التوقيع عليها". وبموجب القانون، أنت لست مسؤولاً عما حدث أمامك، ولكن من حق الموظف أن يطلب نسخة من هذا الأمر، ويجب تزويده بها.
الخطوة 5: التحقق من صحة سجلات العمل
المرحلة التالية من العمل هي التحقق من توفر كتب العمل. يجب الاحتفاظ بسجلات جميع الموظفين المسجلين في الشركة. إذا عثرت على دفاتر موظفين متقاعدين، فأنت بحاجة إلى إرسال خطاب مسجل مع إيصال الإرجاع إلى أصحاب الدفاتر مع طلب الحضور للحصول على دفتر العمل أو إعطاء عنوان يمكن إرساله إليه. بعد تلقي الجواب دفتر العمليجب أن ترسل الطرود البريدية المسجلةمع إشعار التسليم. إذا لم تكن هناك إجابة، فما عليك سوى تضمين إشعار تسليم الرسالة في كتاب العمل الخاص بك. يجب الاحتفاظ بدفاتر عمل الموظفين غير العاملين بشكل منفصل عن الآخرين لحين الحاجة إليها، ولكن لمدة 50 عامًا على الأقل.
إذا لم يكن هناك إدخال في كتاب العمل حول التعيين أو النقل، فلا تتعجل في القيام بذلك. أولاً، اقرأ بعناية كلا الوثيقتين اللتين تنظمان ملء كتب العمل: تعليمات ملء كتب العمل وقواعد الحفاظ على كتب العمل وتخزينها، وإنتاج نماذج كتاب العمل وتقديمها لأصحاب العمل. وفقط عندما تكون واثقًا من معرفتك، يمكنك البدء في إدخال الإدخالات في كتاب العمل. تذكر: قد يؤدي الإدخال غير الصحيح إلى عدم احتساب مدة الخدمة للموظف في الشركة التي تم فيها الإدخال غير الصحيح.
الخطوة 6: قم بإعداد الملفات الشخصية أو المجلدات الشخصية للموظفين (إذا لم تكن قد احتفظت بها من قبل)
ضرورة إصدار البطاقات الشخصية للموظفين في النموذج رقم T-2. اليوم، تتيح لك العديد من البرامج ملء النموذج رقم T-2 على جهاز كمبيوتر وطباعته على ورق عادي، وهو ما يستخدمه بعض ضباط شؤون الموظفين. ومع ذلك، لا تقبل أرشيفات الدولة حتى الآن سوى البطاقات الشخصية المكتوبة على ورق سميك "نصف كرتون". لذلك، إذا كانت مؤسستك هي مصدر الحصول على أرشيف الدولة، فقم بشراء النماذج رقم T-2 من متجر مستلزمات المكاتب بالكمية المطلوبة أو قم بشراء الورق المناسب لطباعتها.
يتم ملء البطاقات الشخصية بواسطة ضابط شؤون الموظفين - وترد هذه التعليمات في تعليمات استخدام النماذج الموحدة (قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1).
يجب وضع نسخ المستندات الواردة من الموظفين (جوازات السفر، شهادات التأمين، وغيرها) في مجلدات "ملف"، وبعد ذلك يتم جرد كل حالة، وإنشاء مجلداتك الشخصية. يمكنك أيضًا تضمين نسخ من الأوامر والعقود بحيث تكون جميع المعلومات الخاصة بالموظف في مكان واحد، لكن هذا ليس ضروريًا. يمكنك إرفاق صور الموظفين بالبطاقات الشخصية.
في كثير من الأحيان يتم وضع الملفات الشخصية داخل النموذج رقم T-2، وهذا غير صحيح: يجب تخزين البطاقات الشخصية بشكل منفصل عن جميع المستندات الأخرى.
تتم إضافة المستندات والنسخ الجديدة إلى مجلدك الشخصي عندما تصبح متاحة.
الخطوة السابعة: إعداد الدفاتر أو المجلات المحاسبية اللازمة
لا يجوز الاحتفاظ بدفتر المحاسبة لحركة دفاتر العمل والمدخلات فيها ودفتر القبض والمصروف للمحاسبة لنماذج دفاتر العمل والمدخلات فيها إلا بشكل ورقي. لأن هذه هي سجلات النموذج تقارير صارمةكل صفحة من الكتاب مرقمة، وهي نفسها مخيطة ومختومة بختم المنظمة.
الخطوة 8: إنشاء جدول الإجازة
قبل أسبوعين من بداية العام الجديد، يجب على المنظمة الموافقة على جدول الإجازة. يجب أن يبدأ العمل عليه في نوفمبر. إذا كانت الشركة صغيرة، يمكنك إجراء استطلاع للموظفين حول متى يرغبون في الذهاب في إجازة؛ وإذا كانت كبيرة، أرسل خطابًا إلى رؤساء الأقسام تطلب منهم تقديم هذه المعلومات حول قسمهم.
عند إعداد جدول الإجازة، تأكد من أنه عندما يذهب موظفو قسم صغير في إجازة، فإن الاتجاه لا يظل مفتوحا. على سبيل المثال، إذا كان لدى الشركة مديري مبيعات اثنين فقط، فلا ينبغي أن تتزامن إجازاتهم في الوقت المناسب ولو جزئيًا؛ علاوة على ذلك، يجب أن تكون هناك فترة بين هذه الإجازات تعاون- نقل الحالات من مدير إلى آخر.
إذا كنت تسأل الموظفين عن وقت الإجازة ونشأ صراع حول من سيذهب ومتى، فلا تحاول حل المشكلة بنفسك - قم بلفت انتباه الإدارة إلى المعلومات وقم بترتيب الجدول وفقًا لقرار الإدارة. إذا طلبت معلومات من خلال رؤساء الأقسام، فثق بالقرار موضوع مثير للجدلهم. عادةً ما يستغرق جمع المعلومات لإنشاء جدول الإجازة من أسبوع إلى ثلاثة أسابيع.
بعد التسجيل يجب تقديم جدول الإجازة إلى المدير للموافقة عليه.
قبل أسبوعين من بدء الإجازة يجب إخطار الموظف بحدوثها وإصدار أمر بمنح الإجازة. يمكن تغيير وقت بدء الإجازة بالاتفاق بين الموظف والمدير. إذا مرض الموظف في بداية الإجازة وقدم أجازة مرضيةفيجب بناء على طلبه تأجيل الإجازة إلى وقت آخر يناسبه. يتم إجراء كل هذه التغييرات في الأعمدة المقابلة لجدول الإجازة. ولا تنس أن الموظف لا يمكن أن يفشل في الذهاب في إجازة لمدة عامين متتاليين ولا يمكن استبدال الإجازة الإلزامية مدفوعة الأجر بتعويض نقدي إلا في حالة طرد الموظف.
الخطوة التاسعة: تشكيل ملفات الموظفين
يمكن استكمال الحالات في المواضيع التالية:
"الأوامر على الموظفين (التعيين، الفصل، النقل، المكافآت، الترقيات، الإجازات بدون أجر أجور، توجيهات بشأن رحلات العمل طويلة المدى ورحلات العمل إلى الخارج)" (مدة الصلاحية - 75 عامًا)؛
"الأوامر على الموظفين (العادية و عطلات الدراسة، الرسوم، العقوبات، رحلات العمل المحلية قصيرة المدى)" (فترة التخزين - 5 سنوات)؛
"عقود توظيف"؛
"أشياء شخصية"؛
"البطاقات الشخصية"؛
"الوثائق التنظيمية للشركة (اللوائح والتعليمات)" ؛
"المراسلات المتعلقة بقضايا الموظفين مع وكالات الحكومةو المنظمات التجارية" وإلخ.
يعد فصل جداول الإجازات وجداول الواجبات وجداول التوظيف في حالات منفصلة وتخزينها في مجلدات رفيعة أكثر ملاءمة.
يعد تخزين الملفات الشخصية والبطاقات الشخصية فيه أكثر ملاءمة ترتيب ابجديوفقا لأسماء الموظفين، وجميع الوثائق الأخرى موجودة الترتيب الزمنيعند وصول الوثيقة.
الطلبات حسب شخصيلها فترتي تخزين: 5 و 75 سنة، وبالتالي يتم تقسيمها إلى حالتين على الأقل (جميع الطلبات غير المدرجة في القائمة ذات فترة تخزين 5 سنوات لها فترة تخزين 75 سنة).
إذا كانت الشركة كبيرة بما يكفي ويحتوي الملف على أكثر من 250 ورقة خلال عام واحد، فيجب تقسيمها إلى عدة ملفات أو إلى مجلدات (على سبيل المثال: "عقود العمل (A-K)"، "عقود العمل (L-Z)"؛ ""أوامر للموظفين (الإجازات العادية والتعليمية)"، "أوامر للموظفين (الواجبات الوظيفية، الجزاءات، رحلات العمل الداخلية قصيرة المدى)").
عند تشكيل الحالات، من الضروري استخدام الأقسام 7 و 8 من قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة، مع الإشارة إلى فترات التخزين.
الخطوة 10: قم بإعداد قائمة بالحالات
يمكن إعداد تسميات الشؤون بشكل منفصل وفقًا لوثائق الموظفين أو تضمينها في التسمية العامة لشؤون المنظمة.
بشكل عام، لا تختلف عملية تشكيل الحالات وتجميع التسميات في إدارة سجلات الموظفين عن تشكيل الحالات وتجميع التسميات في العمل المكتبي العام.
وفقط بعد كل المراحل يمكنك البدء في التطوير وصف الوظيفةولوائح شؤون الموظفين وغيرها من اللوائح المحلية الاختيارية (غير الإلزامية من وجهة نظر قانون العمل في الاتحاد الروسي).
يو.في. إريميفا،
رئيس المكتب، عضو نادي السكرتارية المهنية
إدارة سجلات الموظفين من الصفر، وهي تعليمات خطوة بخطوة الطابع العاميتضمن إعداد الإطار التنظيمي ومجموعة موحدة من الوثائق، فضلا عن تعيين المدير.
سيكون كل رجل أعمال مبتدئًا مهتمًا بإدارة الموارد البشرية من الصفر، والتعليمات خطوة بخطوة التي سننظر فيها أدناه.
عندما يتم إنشاء العمل بالفعل، يتم التعامل مع مثل هذه القضايا من قبل قسم شؤون الموظفين المتخصص.
على المراحل الأوليةيتم التعامل مع تغييرات الموظفين بدوام جزئي بواسطة أحد الموظفين - السكرتير أو كبير المحاسبين.
دعونا نتعرف على كيفية تنظيم العمل في هذا المجال ومن أين نبدأ بالنسبة لضابط شؤون الموظفين الجديد.
من هو المكلف بالعمل مع الموظفين؟
تعتبر مسألة إدارة سجلات الموظفين في عام 2017 ذات صلة بجميع المؤسسات التي لديها موظفين.
يتم تعيين الصلاحيات للموظف عن طريق إصدار أمر.
اعتمادًا على عدد الموظفين، هناك خياران ممكنان:
- تتم إدارة سجلات الموظفين من قبل المدير. وللقيام بذلك يصدر الأمر المناسب الذي يؤمن هذه الالتزامات.
- نظرًا لأن الشركة تقوم بتعيين الموظفين، فيمكن تكليف أحدهم بالعمل مع الموظفين. كما يتم إصدار أمر يؤكد السلطة. يتم تحديد المسؤوليات أيضًا في الوصف الوظيفي.
لا يحدد القانون التعليمات خطوة بخطوة لسجلات الموظفين.
ومع ذلك، عند تطويره، ينبغي للمرء أن يسترشد باللوائح، بما في ذلك GOST R 7.0.8-2013.
وعلى الرغم من أنه لم يتم وضع إجراء موحد، إلا أنه تم توفيره خطة شاملةمما يسمح لك بتنظيم سجلات الموظفين وتنظيم صيانتها.
عند تسجيل الموظفين، يجب عليك أيضًا التركيز على المعايير تشريعات العمل.
يتم نشر العديد من التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي. هناك أيضًا وثائق مقبولة من قبل السلطات المحلية.
لنبدأ - خطة العمل
للحفاظ على سجلات الموظفين بشكل صحيح، عليك أن تبدأ بتسجيل الشخص الأول - المدير.
تعتمد كيفية تنفيذ هذا العمل لاحقًا على عدد الموظفين وخصائص أنشطة المؤسسة.
لذا، فلنبدأ - دعنا ندرج المراحل الرئيسية لإدارة سجلات الموظفين من البداية:
- تحضير قاعدة المعلومات– الكتب المرجعية المتخصصة والبرمجيات واللوائح.
- التعرف على الوثائق التأسيسيةالشركات.
- إعداد قائمة بالأوراق التي ستكون تحت تصرف موظف شؤون الموظفين.
- تصميم المدير .
- إعداد المعايير المحلية، بما في ذلك جداول التوظيف ولوائح العمل.
- إعداد نموذج عقد العمل للشركات.
- تطوير المستندات المحاسبية الأخرى، بما في ذلك نماذج الطلبات ودفاتر المحاسبة وما إلى ذلك.
- تسجيل الموظف الذي سيكون مسؤولاً عن الحفاظ على سجلات العمل.
- توزيع العمال على أماكنهم.
لتلخيص: لا يضع التشريع قائمة صارمة من التعليمات لإدارة سجلات الموظفين من الصفر.
أعلاه هو خطة الخاموالتي تبدأ بإعداد قاعدة المعلومات والوثائق وتسجيل المدير والموظفين الآخرين.
دعونا ننظر إلى كل نقطة من هذه النقاط بمزيد من التفصيل.
تشكيل الإطار التنظيمي
لكي تعمل المؤسسة وفقًا لقوانين العمل، عليك أن تتعرف على جميع المتطلبات.
- وعلى قرار لجنة الدولة للإحصاء رقم 1 بتاريخ 4 يناير 2001؛
لجمع المعلومات، يمكنك استخدام الكتب المرجعية المتخصصة.
من المتوقع من موظف الموارد البشرية ليس فقط إتقان جميع اللوائح الحالية، ولكن أيضًا أن يكون على دراية بجميع التغييرات التي تم إجراؤها على تشريعات العمل.
وهذا يتطلب الرجوع بانتظام إلى اللوائح.
مهم: لكي تكون على دراية بالتغيرات في تشريعات العمل، من المفيد الوصول إلى إحدى قواعد بيانات المعلومات.
نقطة أخرى هي البحث عن البرامج المناسبة وتنفيذها.
اعتبارًا من عام 2017، أصبح 1C يحظى بشعبية كبيرة. ومع ذلك، هناك العديد من البرامج التي تجاوزت هذا النظام بالفعل من حيث الوظيفة.
ميزة 1C هي أنه يوجد في أي مدينة ما يكفي من المتخصصين الذين يعملون مع هذا البرنامج.
المرحلة الثانية - دراسة الميثاق
من خلال مواصلة التعليمات خطوة بخطوة، ننتقل إلى التعرف على الوثائق التأسيسية.
ويحتوي الميثاق، وهو إلزامي، على المعلومات التالية:
- إجراءات تعيين المدير (بما في ذلك مدة الخدمة معه، مقدار الراتب)؛
- إجراءات تعيين الموظفين في المناصب الإدارية؛
- تشكيل التوظيف.
يجب ألا تتعارض أنشطة موظف شؤون الموظفين مع المتطلبات الواردة في الوثائق التأسيسية.
إنه يحتاج إلى مراقبة التغييرات التي يتم إجراؤها على الميثاق.
ما هي المستندات التي يجب أن يكون لدى ضابط شؤون الموظفين؟
في المرحلة التالية، تحتاج إلى إعداد النماذج التي ستكون موجودة قسم الموارد البشريةوتستخدم لتسجيل الموظفين.
دعونا نلقي نظرة على بعض الأسماء.
- نماذج الطلبات. يجب تطوير النماذج في حالة التعيين والنقل إلى وظيفة أخرى والفصل. وسيتم تخزينها لمدة 75 عامًا حيث يتم استخدام هذه البيانات لتحديد الأقدمية. المجموعة الثانية من الأوامر هي أوامر الموظفين. يتضمن ذلك الطلبات المتعلقة بالإجازات ورحلات العمل والمكافآت والغرامات. ويجري أيضًا إعداد دفتر تسجيل، حيث سيتم إدخال الملاحظات على جميع الأوامر الصادرة، وسجل رحلات العمل.
- . ويجب تدوين الملاحظات عليها خلال ثلاثة أيام من قبول الموظف الجديد. تجدر الإشارة إلى أنه في عام 2017، أصبح تسجيلهم إلزاميا حتى بالنسبة لهم أصحاب المشاريع الفردية، اجتاز . وإلى جانب هذه النماذج، يتم فتح كتاب لتسجيل حركة كتب العمل وإدراجها.
- بطاقات على شكل T-2. أنها تحتوي على بيانات الموظف الرئيسية. يتم الاحتفاظ بها بشكل منفصل أو يتم حفظها في ملف شخصي.
- نموذج عقد العمل. وسيتم الانتهاء منه مع كل موظف جديد، بغض النظر عن مدة عمله. في بعض الحالات ينطبق.
- التقييم الخاص لظروف العمل (SOUT). يتم إنشاء هذه المستندات لكل مكان عمل. يتم استبدالها في معظم الحالات كل 5 سنوات.
- جدول التوظيف.
- لوائح العمل المحلية.
- المستندات التي يتم على أساسها تحديد الأجور.
هذه النماذج إلزامية للتسجيل في قسم شؤون الموظفين.
إذا لزم الأمر، يمكن إصدار لوائح ونماذج إضافية، على سبيل المثال.
مهم: غير مطلوب بموجب القانون، ولكن التوصيف الوظيفي والاتفاقيات الجماعية قد تكون مفيدة.
بمجرد تحديد قائمة النماذج التي ستكون في قسم شؤون الموظفين، توصي التعليمات خطوة بخطوة بإنشاء لائحة بشأن سلوك سجلات الموظفين.
تطوير عقد عمل موحد
من الخطأ الكبير الاعتقاد بأنه ليس من الضروري إبرام عقد عمل مع موظفين لفترات قصيرة.
في الواقع، تم توقيع الوثيقة من قبل جميع الموظفين.
تتضمن إدارة سجلات الموارد البشرية من الصفر إعداد قالب الشركة.
يتضمن النموذج العناصر التالية:
- التنظيم الكامل لصاحب العمل والعناوين القانونية والفعلية؛
- تفاصيل ممثل صاحب العمل - الاسم الكامل؛
- تفاصيل الموظف – الاسم الكامل؛
- المنصب الذي سيشغله؛
- وقت العقد
- نوع النشاط - العمل الرئيسي أو العمل بدوام جزئي؛
- مسؤوليات العمل(إما قائمة أو رابط لتعليمات الوظيفة خطوة بخطوة)؛
- الحجم (يُنصح بتحديد جميع التفاصيل بالتفصيل مباشرةً في العقد)؛
- ساعات العمل؛
- نتائج نظام التقييم البيئي لموقع معين؛
- بيانات صاحب العمل والموظفين؛
- التوقيعات.
يجوز لصاحب العمل إضافة بنود إضافية إلى الوثيقة.
تسجيل المركز الأول
من يجب أن يتم تعيينه أولاً؟ ليس من الصعب تخمين أن إدارة سجلات الموظفين من الصفر تتضمن أولاً تعيين مدير.
كيفية إكمال هذه المهمة؟
يعتمد الكثير على الشكل التنظيمي والقانوني للمؤسسة. دعونا نفكر في ثلاث حالات نموذجية.
- المنظمة مع المؤسسين. وفي هذه الحالة، هم الذين سيوقعون أمر تعيين المدير.
- مؤسسة فردية (أو منظمة ذات المؤسس الوحيد). ثم سيقوم رجل الأعمال الفردي نفسه (أو المؤسس) بتوقيع الاتفاقية لنفسه وللموظف.
- ويتم تعيين المدير بناء على نتائج الانتخابات. ثم يكون الطرف الثاني في عقد العمل هو رئيس الهيئة المنتخبة.
مهم: بغض النظر عمن يعين المدير، تبقى عمليتان إلزاميتان - توقيع عقد العمل وإصدار أمر بتعيين المدير.
يجب على موظف شؤون الموظفين اتباع الترتيب الزمني لإصدار الأوامر.
ويكون تعيين المدير هو الأول ويجب أن يتضمن التاريخ الذي سيبدأ فيه أداء مهامه.
في المستقبل، عليك التأكد من ترقيم جميع الطلبات بالترتيب الزمني. يتم فحص هذه النقطة من قبل السلطات الإشرافية.
تسجيل الموظفين لوظائف أخرى
وفقا للتعليمات خطوة بخطوة، بعد المدير، تحتاج إلى تعيين موظف مسؤول عن الحفاظ على سجلات العمل.
إنها تنتمي إلى نماذج إبلاغ صارمة وبالتالي تتطلب معالجة دقيقة.
إذا لم يقم المدير بتعيين أي شخص بعد وكان عليه إدارة سجلات الموظفين بشكل مستقل من الصفر، فيمكنه تحمل هذه المسؤوليات.
ولهذا الغرض، يتم إصدار الأمر المقابل. وبعد ذلك، يمكن أن يعهد بصيانة سجلات العمل إلى الموظف المعين. ويتم ذلك أيضًا بالأمر.
مهم: يتم تحديد شرط إضفاء الطابع الرسمي على أمر الحفاظ على دفاتر العمل عن طريق إصدار أمر بموجب قرار حكومي.
تتضمن إدارة سجلات الموظفين من الصفر مرحلة أخرى - تعيين الموظفين.
يتم إعداد حزمة من النماذج لكل موظف جديد، تشمل:
- عقد التوظيف؛
- المسمى الوظيفي؛
- ترتيب التعيين في المنصب؛
- البطاقة الفردية T-2؛
- وغيرها من الوثائق.
ستحتاج أيضًا إلى ملء كتاب العمل ووضع العلامات اللازمة فيه.
يتم تضمين النماذج مع طلب الوظيفة ويتم إرفاقها بملفك الشخصي.
يتم تحويل جميع الأوراق اللازمة إلى قسم المحاسبة لمزيد من معالجة الرواتب.
دعونا تلخيص ما ورد أعلاه. تعليمات خطوه بخطوهلبدء إدارة سجلات الموظفين لديهم وجهة نظر عامة فقط.
وهي تشمل اختيار اللوائح، وتجميع القائمة وثائق الموظفينوتسجيل المدير والموظفين الآخرين.
في عام 2017، كما كان من قبل، يجب على جميع الموظفين التوقيع على عقد عمل.
المحاضرة الأولى إدارة الموارد البشرية للمبتدئين عقد العمل
إذا رفض صاحب العمل تسجيل العامل الأجنبي غير المسجل محلياً الإقامة الفعليةتنتهك الشركة القانون رقم 109-FZ "بشأن تسجيل هجرة المواطنين الأجانب والأشخاص عديمي الجنسية في الاتحاد الروسي".
مبلغ الغرامة: ل رسمي- ما يصل إلى 50000 روبل. للشركة - ما يصل إلى 500000 روبل. لأصحاب المشاريع الفردية - ما يصل إلى 500000 روبل. (الجزء 4 من المادة 18.9 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي).
مثال 2
إذا لم يتم صياغة عقد العمل مع الموظف بشكل صحيح (على سبيل المثال، العقد مع عامل أجنبي لا يحتوي على تفاصيل سياسة VHI أو تفاصيل الوثيقة التي على أساسها يحق له التصرف نشاط العملعلى أراضي الاتحاد الروسي - براءة الاختراع/تصريح العمل)، تنتهك الشركة قانون العمل في الاتحاد الروسي (المادة 327.2 الجزء 2).
مبلغ الغرامة: للمسؤول - ما يصل إلى 20000 روبل. للشركة - ما يصل إلى 100000 روبل. لأصحاب المشاريع الفردية - ما يصل إلى 10000 روبل. (المادة 5.27 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي).
مثال 3
إذا طلبت من الموظف، عند التوظيف، نسخًا من المستندات (التعليمية، الشخصية، وما إلى ذلك)، ثم قمت بتخزينها، ولكن لم توقع معه اتفاقية لمعالجة البيانات الشخصية، فإن مثل هذه الإجراءات تعتبر انتهاكًا لـ 152 -FZ " بشأن حماية البيانات الشخصية".
مبلغ الغرامة: لرئيس الشركة - ما يصل إلى 20000 روبل؛ للشركة - ما يصل إلى 75000 روبل. لأصحاب المشاريع الفردية - ما يصل إلى 75000 روبل. (المادة 13.11، الجزء 2 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي).
مثال 4
إذا لم يتم تحديد نوع الاستحقاق للموظفين في لوائح المكافآت، ولكن يتم دفعه بانتظام للموظفين، فلا يمكن قبول المدفوعات كمصروفات للشركة. وبناءً على ذلك، تقوم الشركة بشكل منهجي بدفع ضريبة الدخل بشكل زائد أو أقل من اللازم.
مثال 1
تم التعاقد مع أجنبي وفقا ل عقد محدد المدةلمدة صلاحية تصريح العمل. لا يوجد مثل هذا الأساس لإبرام عقد محدد المدة بدلاً من عقد مفتوح المدة. لو مواطن أجنبيسيتم فصله عند انتهاء العقد، وسيتم إعادة الموظف إلى عمله من خلال المحكمة، وسيتعين على الشركة تعويض التكاليف القانونية، متوسط الدخللكل يوم التغيب القسري، سيتم تضمين أيام العمل في مدة الخدمة لحساب الإجازة السنوية مدفوعة الأجر، وربما سيطالب الموظف أيضًا بالتعويض عن الضرر المعنوي.
مثال 2
يعد فصل الموظفين بسبب تخفيض عدد الموظفين عملية يلعب فيها التنفيذ الصحيح لوثائق الموظفين دورًا مهمًا. على وجه الخصوص، إذا لم يتم الحفاظ على جدول التوظيف بشكل صحيح، يمكن للموظف المسرح أن يطعن في تسريح العمال في المحكمة ويعاد إلى منصبه من خلال إثبات أنه لم يُعرض عليه جميع الوظائف الشاغرة الممكنة. ستقوم الشركة بتعويض متوسط الدخل لجميع أيام الغياب القسري، وأجر الإجازة، والتكاليف القانونية.
مثال 3
يحاول صاحب العمل توفير كل شيء المخاطر المحتملةويقبل كعقد عمل قياسي تم تنزيله من الاستشاري/الضامن ومكملاً بشروط فردية. تبدو الوثيقة متعددة الصفحات مثيرة للإعجاب وخطيرة! ولكن إذا نشأ نزاع عمالي، فإن عقد العمل المفصل بشكل مفرط يمكن أن يضر الشركة في حالة رفع دعوى قضائية. فقط المحامي الممارس ذو الخبرة هو القادر على تحديد النقاط غير الضرورية، وأيها يمكن أن تعمل لصالح الموظف، وأيها ضرورية وستحمي جانب صاحب العمل.
مثال 1
إذا فهم موظفو الشركة عمليا أن سجلات الموظفين يتم إجراؤها في الشركة "من حين لآخر"، فإن سمعة صاحب العمل تتأثر وينخفض ولاء الموظف. كونك على يقين من أن معظم وثائق الموظفين يتم توقيعها متأخرًا، وبعضها غير موقع على الإطلاق، فقد يدخل الموظف في صراع عند المغادرة ويحاول الابتزاز.
مثال 2
حتى عام 2002، سمح قانون العمل في الاتحاد الروسي لجدول التوظيف بالإشارة إلى نطاقات الرواتب للمناصب. على سبيل المثال، يمكن أن تتراوح رواتب مديري المبيعات من X إلى XX. الآن هذه الممارسة غير قانونية؛ في جدول التوظيف، من الضروري الإشارة فقط إلى مبلغ الراتب الدقيق، وهو ما يعادل جميع الموظفين العاملين في نفس المواقف. إذا ظلت الشركة محلية الفعل المعياريالنموذج القديم، حيث تتم الإشارة إلى نطاقات الرواتب، ويعرف الموظفون حجم رواتب زملائهم، سيؤدي ذلك إلى إجراء محادثات غير ضرورية خلف الكواليس.
مثال 3
لا ينبغي أن تقع إجازة الموظفين الذين يعملون على أساس التناوب على الراحة بين الورديات. إذا لم يكن لدى الشركة تقويم إجازة يأخذ في الاعتبار هذا الجانب من الجدولة، أو لم يتم احترام التقويم، فإن ذلك سيؤدي حتماً إلى عدم الرضا بين الموظفين الذين يدركون حقوقهم جيداً.
يوم جيد أيها الزوار الأعزاء! ما هو عمل الموارد البشرية، ولماذا هو مطلوب وهل هو مطلوب على الإطلاق؟ سوف تتعلم عن هذا من مقالتي: إدارة سجلات الموارد البشرية للدمى.
قسم الموارد البشرية في المؤسسة
تمامًا كما يبدأ المسرح بالنسبة للزوار بشماعة المعاطف، كذلك بالنسبة لأي موظف تم تعيينه حديثًا، تبدأ المؤسسة بقسم شؤون الموظفين. وينتهي معهم عند الفصل.
يتولى قسم الموارد البشرية مسؤولية كافة الأمور المتعلقة بموظفي الشركة:
- التعيين والنقل والفصل؛
- امتثال الانضباط العمالي;
- الامتثال للوصف الوظيفي؛
- الحفاظ على الملفات الشخصية للموظفين؛
- المحافظة وثائق الموظفين;
- البحث عن موظفين للوظائف الشاغرة؛
- إجراء المقابلات الأولية؛
- تعريف الموظفين بجميع التغييرات في المنظمة ؛
- تطوير الوثائق المختلفة؛
- المشاركة في تطوير الوثائق التنظيمية المحلية الأساسية للمؤسسة.
وكما ترون، فإن القائمة كبيرة جدًا، وليست شاملة. الإدارة المسؤولة عن شؤون الموظفين هي وحدة خاصة في المنظمة تتفاعل مع جميع الوحدات الهيكلية الأخرى للشركة.
ولا يهم أن الموظفين في أغلب الأحيان هم أصغر قسم في المؤسسة، وفي بعض الأحيان لا يتم تخصيصهم على الإطلاق.
ماذا يفعل قسم الموارد البشرية؟
الآن دعونا نلقي نظرة فاحصة على ما يفعله ضابط شؤون الموظفين فعليًا في مكان عمله - سيكون هذا إدارة سجلات الموظفين.
تسجيل الموظفين
توظيف وطرد الموظفين هو الأكثر الوظيفة الأساسيةقسم الموارد البشرية جميع تحركات الموظفين تحت سيطرته. عندما الشخص الباحث عن عمليرى شاغرًا ويتصل الرقم المحدد، ثم في 90 حالة من أصل 100، سينتهي به الأمر ضمن طاقم العمل، حيث سيتم إرشاده بشأن القضايا التي تهمه، كما سيتم منحه وقتًا للحضور لإجراء مقابلة أو ملء نموذج.
بعد أن قرر المدير أن الموظف مناسب له، يقع الأخير مرة أخرى في أيدي أخصائي الموارد البشرية. وأيضًا، يرجى ملاحظة أنه عند ملء الوظيفة الشاغرة من خلال الاختيار التنافسي، سيتم بالتأكيد تضمين ضابط شؤون الموظفين في اللجنة.
لذلك، بعد تعيين الموظف، فإنه يتوجه إلى ضابط شؤون الموظفين، حيث يقوم بالإجراءات التالية:
- يمثل كل شيء المستندات المطلوبة;
- التعرف على جميع الوثائق التنظيمية المحلية المتعلقة بعمله وروتينه في الشركة؛
- يوقع عقد العمل؛
- يتعرف على ترتيب وظيفته؛
- وفي بعض الحالات، يتلقى هنا المعرفة الأولية بشأن حماية العمل، أي أنه يخضع للتعليم الأولي.
إدارة السجلات
بعد التوقيع على جميع المستندات وتقديمها، يقوم أخصائي الموارد البشرية بإنشاء الملف الشخصي للموظف. وتتكون من جميع نسخ المستندات والبطاقة الشخصية في نموذج موحد. بالإضافة إلى ذلك، في المستقبل، سيتم معالجة جميع القضايا المتعلقة مباشرة بالموظف من خلال الموارد البشرية:
- تسجيل الإجازة
- دفع المكافآت والمبالغ النقدية الأخرى؛
- الحرمان من المكافآت والعقوبات الأخرى؛
- تراكب العقوبات التأديبيةوالعقوبات.
- التغييرات في الأجور والشروط الأخرى لعقد العمل؛
- التغييرات في المنظمة عامة، أو تتعلق مباشرة بالموظف.
والعديد من الأسئلة الأخرى، يمكن أن تستمر القائمة إلى ما لا نهاية تقريبا، اعتمادا على تفاصيل الشركة والوظيفة المخصصة للموظفين.
قد يجادل الكثيرون بأن معظم القضايا المذكورة تقع ضمن نطاق المحاسبة، ولكن لا، الأمر ليس كذلك. نعم، قسم المحاسبة هو الذي يقوم بحساب أجر الإجازة و التسديد نقذا. إنها تحتفظ بها، ولكن فقط بعد أن تتلقى الأمر المناسب الذي أنشأه موظف شؤون الموظفين.
لصياغة هذه الأوامر، يستخدم ضابط شؤون الموظفين أسبابًا مختلفة:
- إفادات من الموظف؛
- ملاحظات المكتبمن رؤساء الأقسام؛
- التحقيقات الداخلية واستنتاجات اللجان؛
- تعليمات كتابية وشفوية من رئيس المؤسسة.
بالمناسبة، ضابط شؤون الموظفين تابع مباشرة لرئيس المؤسسة. وفي حالات نادرة نائبه.
بعد إصدار الأوامر، يتم حفظ أصولها وأساسها وتخزينها للمدة المطلوبة. ويجب أن يتم ذلك أيضًا بواسطة متخصص في الموارد البشرية.
القيام بأعمال الموظفين الأخرى
بالإضافة إلى قيام العاملين في مجال الموارد البشرية بإعداد المستندات للموظفين، فإنهم يشاركون في أعمال أخرى يمكن تصنيفها على أنها إدارة سجلات الموظفين.
- إعداد الأوصاف الوظيفية.ولكن هذا لا يعني أن جميع التعليمات كتبها شخص واحد. كقاعدة عامة، يتم كتابة قسم مسؤوليات الوظيفة من قبل شخص على دراية بهذا النوع من العمل. من غير المحتمل أن يصف موظف الموارد البشرية بالتفصيل وظيفة عامل اللحام أو الكهربائي أو مشغل الرافعة. لكنه يشكل التعليمات في وثيقة واحدة.
- منظمةتنفيذ شهادة مكان العملوإعداد الوثائق اللازمة لذلك. بالمناسبة، هذا المفهوم - الشهادة - يبقى فقط في الحياة اليومية. من الناحية التشريعية، تم تسمية هذا الإجراء منذ عامين بالتقييم الخاص لظروف العمل (SOUT).
- المشاركة في إعداد الوثائق الأساسيةالمنظمة: اللوائح المتعلقة بالأجور، الاتفاقات الجماعيةوالاتفاقيات ولوائح العمل الداخلية. في بعض الحالات، يتم إجراء التعديلات فقط، وفي حالات أخرى، يتم إعداد المستند بالكامل.
- الحفاظ على الموظفين.يتقاسم ضابط شؤون الموظفين المسؤولية عن هذه الوثيقة مع كبير المحاسبين في المؤسسة. وهو المسؤول عن أسماء الوظائف وعددها، ويقوم قسم المحاسبة بمراقبة المعدلات والرواتب.
- منظمة فحوصات طبيهوالتدريبعمال. إذا كانت الشركة صغيرة فهو يقوم بهذا العمل بنفسه، وإلا فإنه يراقب التنفيذ فقط. على أية حال، يتم تحديد ذلك من خلال سياسة الشركة.
- المشاركة في اللجان المختلفة: بالتنفيذ التحقيقات الرسميةوالحوادث الصناعية واختبار المعرفة بحماية العمال وما إلى ذلك.
كما ترون، لدى ضابط شؤون الموظفين الكثير للقيام به وهم متنوعون للغاية.
مكانة الموظفين في عمل المنظمة
سننظر في هذا القسم إلى تفاعل قسم الموارد البشرية مع الإدارات الأخرى. فيما يلي أهمها:
- محاسبة. يعمل موظف الموارد البشرية بشكل وثيق ومستمر مع هذا القسم. هذا هو المكان الذي تذهب إليه جميع الأوامر الصادرة. وهذا ينطبق أولاً على أوامر القبول والنقل والفصل. ومنهم يعرف موظفو المحاسبة الذين يقومون بحساب الرواتب من يجب إدراجه في كشوف المرتبات ومن يجب استبعاده منه وما هو راتبه. قبل إرسالها إلى مكتب المحاسب، يتم أيضًا فحص جداول الوقت بواسطة الموارد البشرية، وغالبًا ما يحتفظ بها موظف الموارد البشرية. إذا كانت المؤسسة تقوم بعمل مكتبي باستخدام برامج متخصصة، فسيتم تبسيط التفاعل بين الموظفين والمحاسبة إلى حد كبير.
- السكرتارية أو الإستقبال. ومن هنا يتلقى الكادر معظم أسباب إصدار الأوامر بقرار من المدير. هذا إذا تم تنفيذ العمل المكتبي في المؤسسة وفقًا لجميع القواعد. إذا لم يكن هناك مثل هذا القسم، فإن الطلبات تذهب مباشرة إلى ضابط شؤون الموظفين، ويأخذها إلى المدير.
- يتكون التفاعل مع جميع الإدارات الأخرى في المنظمة من لفت انتباه المديرين وتوجيه الموظفين إلى جميع التغييرات في الموظفين في المنظمة.
لماذا تحتاج كل شركة إلى قسم للموارد البشرية؟
التشريع لا يلزم بتخصيص مثل هذا الوحدة الهيكليةكقسم الموارد البشرية. ولكن في الممارسة الحالية للعمل المكتبي، فإن هذه الوحدة هي التي تحتفظ بمعظم الوثائق المقدمة قانون العملالترددات اللاسلكية.
هل من الممكن إهمال إدارة سجلات الموارد البشرية؟ الجواب: لا، لا ينبغي عليك أن تفعل هذا. وهناك عدة أسباب لذلك:
- إن الاتفاقية المبرمة بشكل صحيح بين صاحب العمل والموظف، وكذلك جميع المستندات الأخرى المتعلقة بعمل الموظف، ستساعد على تجنب العديد من المواقف غير السارة عندما تنشأ خلافات بين الطرفين.
- إن الصيانة الدقيقة للوثائق، بما في ذلك وثائق الموظفين، هي ما يميز المنظمة فقط جانب إيجابي.
- بالإضافة إلى معالجة التوظيف والفصل، يقوم ضابط شؤون الموظفين بالكثير من الأعمال الأخرى، وهو بمثابة نوع من الرابط بين الإدارة العليا والإدارات الأخرى.
- لن يقوم ضابط شؤون الموظفين المختص بملء جميع المستندات بشكل صحيح فحسب، بل سيكون قادرًا أيضًا على الإشارة إلى المدير في أي جزء ينتهك قانون العملمما سيساعد على تجنب عمليات التفتيش والعقوبات.
بأخذ كل ما سبق معًا، يمكننا أن نقول بثقة أن العمل المكتبي وسجلات الموظفين مفيدة جدًا وضرورية في كل مؤسسة. وعلى الأقل المعرفة السطحية في هذا المجال، والتي تم تقديمها "للدمى"، أنا متأكد من أنها ستساعد في التوظيف والأداء اللاحق لواجبات الوظيفة الخالية من المتاعب.
وأخيرا قليل من الفكاهة..
مع أطيب التحيات، الخبراء التقنيين.