نموذج تقرير عن تغيب الموظف. كيفية كتابة مذكرة صحيحة للتغيب - عينة

غالبًا ما يتم إعداد تقرير إذا كان رئيس القسم بحاجة إلى إبلاغ الإدارة العليا عن تغيب الموظف. سنخبرك في هذه المقالة بكيفية إعداد تقرير عن تغيب الموظف. انظر العينة أدناه.

لماذا هو مطلوب؟

يعتبر التغيب عن العمل انتهاكا خطيرا لانضباط العمل، وهو سبب للفصل. ووفقا، فإن غياب الموظف عن مكان العمل دون سبب وجيه طوال يوم العمل، وكذلك الغياب عن مكان العمل لأكثر من أربع ساعات متتالية خلال يوم العمل، هو السبب الذي يحق لصاحب العمل كل الحق في ذلك .

لا يمكن تجاهل تصرفات هذا الموظف. الموظف عديم الضمير الذي يفشل في الحضور إلى العمل دون سبب وجيه يجب أن يتحمل المسؤولية عن هذا السلوك. يمكن للمشرف المباشر إبلاغ صاحب العمل عن غياب الموظف باستخدام وثيقة رسمية.

يمكن إعداد تقرير عن تغيب الموظف (انظر النموذج أدناه) إما بناءً على توجيهات صاحب العمل أو بناءً على طلب الموظفين أنفسهم. بمساعدتها، يمكنك الإبلاغ عن انتهاك انضباط العمل من قبل الموظف، والتعبير عن عدم الرضا عن كيفية تعامله مع أداء واجبات عمله، وكذلك ذكر وجهة نظره بشأن الوضع. لذلك، من المهم لواضع الوثيقة أن يصوغ موقفه بشكل صحيح ويقدم الحجج لصالحه.

يتم تسليم الوثيقة المكتملة إلى صاحب العمل.

قواعد كتابة تقرير عن التغيب عن المدرسة

في حالة الغياب عن العمل يتم تحرير مذكرة وكذلك تقرير الغياب عن العمل. يتم إرسال هذه المستندات إلى المدير للمراجعة. وبعد النظر فيها، سيقرر اتخاذ المزيد من الإجراءات. إذا تم اتخاذ قرار بالفصل، فسيتم إضفاء الطابع الرسمي عليه وفقًا لذلك.

بعد عودة الموظف إلى العمل، عليه أن يذكر سبب غيابه في مذكرة توضيحية ويقدمها إلى المدير.

يتكون تقرير التغيب (أنظر النموذج هنا) من النقاط التالية:

يشير الرأس إلى اسم المنظمة التي يعمل فيها الموظف؛

اسم صاحب العمل؛

يشار إلى اسم الوثيقة - تقرير.

بعد ذلك، يتم كتابة بيان يحتوي على وصف للحالة. من الضروري الإشارة إلى الوظيفة والاسم الكامل للموظف الذي لم يحضر للعمل وكذلك فترة غيابه عن العمل. يجب أن تطلب الوثيقة من المدير مراجعة الحادث واتخاذ الإجراءات اللازمة؛

وفيما يلي اسم الشخص الذي كتب التقرير ومنصبه وتاريخه.

- وثيقة معلومات تنقل معلومات حول انتهاك الموظف لانضباط العمل.

المذكرة هي وثيقة لأغراض إعلامية فقط. يتم إعداده وتقديمه إما من قبل الموظف إلى الإدارة العليا، أو من قبل رئيس فرع أعلى مستوى في المنظمة. إذا انتهك الموظف قواعد انضباط العمل أو فشل في أداء واجباته المباشرة، فيمكن لمشرفه المباشر إبلاغ رؤسائه بذلك في مذكرة.

وفي حالة إهانة شخص آخر في مكان العمل، يمكن أيضًا إعداد ذلك. في حالات التغيب أو غياب الموظف عن مكان العمل لفترة طويلة، يتم إعداد تقرير عن الغياب عن العمل.

تقرير عن الغياب مثال

قد تكون الإهانة في مكان العمل سببًا محتملاً لإعداد تقرير. إذا لم يكن الموظف في العمل لفترة طويلة، فقد يؤدي ذلك إلى تقديم تقرير، لأن التغيب هو انتهاك مسجل رسميًا لانضباط العمل.

يتم إرسال هذه المستندات إلى الإدارة للمراجعة. وتتخذ الإدارة قرارًا بشأن الإجراءات الإضافية إذا قرر رئيس المنظمة إصدار بيان تأديبي محتمل، فسيتم تسجيل ذلك بالأمر. تمت مناقشة مثال على تنفيذ الأمر بمزيد من التفصيل في المقالة: "."

بعد عودة الموظف إلى عمله يجب عليه تقديم مذكرة توضيحية توضح أسباب غيابه. وهي مرفقة بالمستندات المكتوبة مسبقًا (توضيحية).

أمثلة على تنسيق الملاحظات التوضيحية من الموظف

ماذا يجب أن يكون في المذكرة؟

دعونا ننظر في النقاط الرئيسية في التقرير:

• اسم الإدارة التي ينتمي إليها الموظف (المتغيب عن العمل).
• الاسم الكامل للمدير ومنصبه.
• العنوان (عن الغياب عن العمل).

يجب أن يحتوي المستند على التسلسل التالي:

• وصف حالة من لم يحضر للعمل وقت حدوثه (الاسم الكامل وتاريخ وفترة الغياب)
• يرجى مراجعة الحادث واتخاذ بعض الإجراءات (إجراء تأديبي، وتوبيخ، وما إلى ذلك)
• الاسم الكامل للشخص الذي كتب التقرير ومنصبه.

يوضح الشكل أدناه مثالاً لملء مستند.

تحميل تقرير تغيب الموظف

لتنظيم سجلات الموظفين في الشركة، يعد موظفو الموارد البشرية والمحاسبون المبتدئون مناسبين تمامًا لدورة المؤلف التي تقدمها أولغا ليكينا (محاسبة إدارة الفيديو) ⇓

المعلومات والمرجع.أي أنه بمساعدة مذكرة حول غياب الموظف عن مكان العمل، يقوم الزملاء بإبلاغ الإدارة عن حدث ما يتطلب اهتمامًا وثيقًا وتدخلًا مباشرًا "من أعلى".

إذا كانت الرسالة الشفهية، حتى لو كانت تحتوي على معلومات مهمة، لا يمكن ضمان ملاحظتها على الإطلاق، إذن إن النداء "الورقي" الموجه إلى الإدارة سيحظى دائمًا بالاهتمام، فمن المستحيل عدم الرد عليه.

في هذه الحالة يكون الهدف هو إبلاغ رئيس الشركة بأن أحد الموظفين ليس في مكان عمله، على الرغم من أنه يجب أن يكون هناك، فإن الشخص غائب طوال اليوم أو جزء منه.

قد تكون المذكرة لأغراض إعلامية فقط. وفي هذه الحالة تحتوي الملاحظات على معلومات حول التقدم المحرز في أي عمل أو نشاط. يقدم التقرير تقارير عن تنفيذ المهام والخطط والتعليمات والعمل.

مهم!بالإضافة إلى الملاحظة أعلاه، يجب إعداد تقرير الغياب عن العمل. يتم تسليم هذه الوثيقة مع المذكرة إلى المدير العام للشركة.

يتم إصدار مذكرة التغيب عن العمل إلى رئيس الشركة من قبل رئيس القسم الذي وقعت فيه الواقعة.

القواعد العامة للصياغة

ملحوظة!ومن الممكن أيضًا أن الشخص لا يريد التوقيع على الفعل ولا قبول نسخته. وله الحق في القيام بذلك. في هذه الحالة، يتم تقديم الملاحظة المقابلة في الفعل بحضور نفس الشهود (يجب أن تكون توقيعاتهم حاضرة).

يتم وضع القانون من قبل ممثل إدارة شؤون الموظفين أو المشرف المباشرغياب بحضور اثنين من موظفي الشركة.

كيف تكتب بشكل صحيح؟

مثال على ملاحظة حول غياب الموظف عن العمل

فيما يلي مثال محدد لمثل هذا المستند:

إدارة خدمة العملاء شركة ذات مسؤولية محدودة "Digma-Stroy"

المدير العام بيتروف إيفان بتروفيتش

مذكرة

05.05.2017 № 4

عن الغياب عن العمل .

أود أن ألفت انتباهكم إلى أن الساعية Sidorova Maria Petrovna اليوم، 05 مايو 2017، كانت غائبة عن مكان عملها طوال الوقت، من الساعة 08.30 إلى الساعة 17.30. ولم يتم تقديم أي دليل على أنها كانت غائبة لسبب وجيه.

رئيس قسم علاقات العملاء

ملحق (تقرير الغياب عن العمل).

بوريسوف أ.ب.

إجراءات الإدارة بعد استلامها

وبالتالي، حتى المذكرة المكتوبة بشكل صحيح بشأن الغياب غير المبرر عن العمل ليست كافية. سوف تحتاج إلى إعداد قانون وتقديم هذه المستندات إلى الإدارة. ما سيحدث بعد ذلك سيعتمد على ما إذا كان الغائب كذلك أم لا، أي مدى معقولية تفسيره لسبب غيابه عن العمل.

يعتبر غياب الموظف عن مكان العمل وفقا لجدول عمله دون سبب وجيه تغيبا. بالنظر إلى أن التغيب عن العمل يعد انتهاكًا صارخًا لانضباط العمل، فإن قرار المدير بشأن كيفية التعامل مع الموظف الذي ارتكب مثل هذا الانتهاك أثناء النظر في المذكرة التوضيحية هو أمر شخصي بحت. بسبب غياب الموظف تفقد المنشأة كميات معينة من السلع أو العمل أو الخدمات المنتجة، ولذلك يضطر رئيس القسم الذي يغيب فيه الموظف إلى الإبلاغ عن غياب الموظف عن مكان العمل من خلال وثيقة محلية مثل مذكرة.

التنظيم القانوني لغياب الموظف عن مكان العمل

إجراءات إعداد مذكرة في حالة غياب الموظف في مكان العمل

يعد إعداد مذكرة في المؤسسة في غياب الموظف أمرًا ذاتيًا بطبيعته، في حين أن رئيس الوحدة الهيكلية، من أجل حماية نفسه في المستقبل، يحتاج إلى نقل المعلومات شفهيًا إلى الإدارة العليا، التي تقرر الإجراءات التي ينبغي اتخاذها يتم أخذه.

يتم إعداد المذكرة (إذا تم اتخاذ قرار بتقديم هذه المعلومات إلى الإدارة كتابيًا) بشكل حر على أساس فعل يوثق غياب الموظف عن مكان العمل.

ويجب أن يتضمن التقرير المعلومات التالية:

• في بداية التقرير (في الزاوية اليمنى العليا) من الضروري الإشارة إلى من كتب المستند باسمه (عنوان الوظيفة، الاسم المختصر للمنظمة والاسم الكامل في حالة الأصل) ومعلومات حول الموظف الذي يقدم هذه المعلومات (المنصب والاسم الكامل في الحالة التناسلية)
• يتم كتابة اسم الوثيقة (المذكرة) في المركز، ويمكن الإشارة إلى التاريخ والرقم، على أن يكون هناك كتاب لتسجيل هذه الوثائق. ويوجد أيضًا في المركز معلومات مختصرة حول ما سيتم مناقشته في المذكرة.
• والخطوة التالية هي وصف الحالة، والذي يتم كتابته في شكل سرد، وعادةً ما تبدأ المذكرة بعبارة: "ألفت انتباهك..."، والتي تصف الموقف بالتفصيل: التاريخ، والموقع الموظف واسمه الكامل ومدة غيابه.
• يعكس الجزء الرئيسي أيضًا معلومات حول ما إذا كانت هناك محاولات للاتصال بالموظف ونتيجة الاتصال. هل هناك تفسير لمخالفة انضباط العمل؟
• كما يعكس أيضًا مقترحًا للتدابير التي يمكن اتخاذها فيما يتعلق بهذا الموظف.
• ملاحظة بشأن توفر الوثائق المصاحبة (القانون والمذكرة التوضيحية)
• في نهاية الوثيقة يتم وضع التوقيع مع النص

مثال على مذكرة عندما يكون الموظف غائبا عن مكان العمل

يتم تقديم الوثائق التي تم جمعها (تقرير الغياب عن العمل، مذكرة توضيحية للغياب عن العمل والمذكرة) للنظر فيها إلى الإدارة العليا، التي تتخذ القرار النهائي.

الأخطاء الشائعة

الخطأ رقم 1:نتيجة لتغيب الموظف، تقرر إصدار توبيخ وفقا لقانون العمل في الاتحاد الروسي وتوبيخ وفقا للاتفاقية الجماعية. يعتقد الموظف أنه قدم مذكرة توضيحية تشير إلى سبب وجيه للغياب ويرفض التوقيع على الأمر.

في حالة حدوث انتهاك جسيم لانضباط العمل، بما في ذلك التغيب عن العمل، يحق لصاحب العمل إنهاء العقد مع الموظف. علاوة على ذلك، يمكن القيام بذلك حتى لو تغيب الموظف عن العمل مرة واحدة (إذا تغيب الموظف عن مكان العمل لمدة 4 ساعات متتالية). وبطبيعة الحال، دون سبب وجيه.

مذكرة حول الغياب عن العمل

هناك إجراء قياسي لتسجيل هذا الانتهاك. وكقاعدة عامة، يتم إعداد المذكرة أولاً. ثم يتم إعداد قانون غياب الموظف عن مكان العمل.
في هذه المقالة، لن أصف الإجراء بأكمله للفصل على هذا الأساس (المزيد حول ذلك مرة أخرى)، سأقتصر فقط على تقرير عن غياب الموظف وإعطاء مثال على ذلك.
يتم إعداد تقرير من قبل المشرف المباشر للمتغيب موجه إلى رئيس الوحدة الهيكلية (المدير ونوابه، وما إلى ذلك، اعتمادًا على الهيكل التنظيمي الخاص بكم). لا يوجد شكل موحد لهذه الوثيقة، لذلك يتم إعداد المذكرة بأي شكل من الأشكال.

نموذج مذكرة عن غياب الموظف عن مكان العمل

إلى المدير
اوه " "
في. بيتروف
من رئيس قسم التدقيق
في.أ. سميرنوفا

مذكرة
عن الغياب عن العمل

أبلغكم أنه اليوم 7 مارس 2017 مدقق الحسابات ب.ن.سيدوروف تغيب عن مكان عمله طوال يوم العمل من الساعة 8 صباحًا حتى 5 مساءً.
لا توجد مستندات تؤكد وجود سبب وجيه لغياب الموظف.

رئيس قسم التدقيق
في.أ. سميرنوف

يرجى ملاحظة أنه ليست هناك حاجة لكتابة عبارات مثل: "يرجى التوبيخ"، "تطبيق إجراء تأديبي على الموظف"، وما إلى ذلك. فمن المحتمل جدًا أن يكون لدى الموظف سبب وجيه. بالإضافة إلى ذلك، قبل فرض إجراء تأديبي، من الضروري الحصول على تفسير كتابي من الموظف. لكننا سنتحدث عن هذا مرة أخرى.