يُطلق على السكرتير اسم المساعد المخلص و اليد اليمنىرئيسه ولسبب وجيه، لأن واجبات سكرتير المدير تشمل ضمان الإدارة الفعالة والأنشطة الإدارية. يشارك سكرتير المدير في إعداد وتنفيذ أوراق ومستندات العمل، ويساعد الرئيس في العمل، ويحل العديد من المشكلات التنظيمية.
يمكن أيضًا اعتبار منصب مساعد السكرتير منصبًا تمثيليًا، لأنه وجه الشركة - فهو يلتقي بالضيوف ويجيب على المكالمات والرسائل. يتطلب هذا النوع من العمل رباطة جأش ومهارات تواصل وتنظيمًا كبيرًا. لهذا السبب، يمكن أن تعد مهنة السكرتير بآفاق كبيرة - في المستقبل، يمكن أن يصبح المتخصص مدير مكتب، ثم أحد المديرين أو كبار المديرين.
مطلوب منصب السكرتير التنفيذي في كل شركة تقريبًا لديها مكتب للعملاء والزوار. يمكن أن تكون هذه مؤسسات كبيرة ومنظمات أعمال صغيرة.
تاريخ المهنة
مع مرور الوقت، توسعت صلاحيات السكرتير بشكل كبير، واليوم يمكنهم أداء مجموعة واسعة من الوظائف. وهكذا نشأت الحاجة إلى متخصصين ذوي تخصص ضيق، ونتيجة لذلك ظهرت مهنة السكرتير المساعد والكاتب والسكرتير المترجم ومدير المكتب.
مسؤوليات السكرتير
في مسؤوليات العملالسكرتير المرجعي يشمل:
- استقبال الزوار
- تلقي المكالمات الهاتفية؛
- حفظ السجلات؛
- التخطيط ليوم عمل المدير؛
- تنظيم الاجتماعات؛
- طلب التذاكر وحجوزات الفنادق للمدير والموظفين الآخرين أثناء رحلة العمل؛
- طلب القرطاسية للمكتب؛
- تلبية طلبات المدير.
في بعض الأحيان تشمل وظائف سكرتير المدير المراسلات باللغة الإنجليزية.
متطلبات السكرتير
تشمل متطلبات مساعد السكرتير ما يلي:
- متوسط أو تعليم عالى;
- ملكية الكمبيوتر الشخصي؛
- معرفة أساسيات العمل المكتبي؛
- معرفة باللغة الإنجليزية(أحيانا).
كما تتطلب وظيفة السكرتير المهارات التالية:
- الالتزام بالمواعيد.
- القدرة على المظهر الجيد (حسن المظهر) ؛
- منظمة.
نموذج السيرة الذاتية للسكرتير
استئناف العينة
كيف تصبح سكرتيرة
كيف تصبح سكرتيرة؟ يمكن أن يكون هذا صاحب أي تعليم عالٍ أكمل دورات مساعد السكرتارية أو تلقى تدريبًا مباشرًا في الوظيفة. كقاعدة عامة، لا يفرض أصحاب العمل متطلبات خاصة على التخصص المكتسب لمقدم الطلب، ولكن يركزون على ضمان حصول المتقدم على المهارات اللازمة الجودة الشخصيةوكان قادرًا على أداء الواجبات على المستوى المناسب.
راتب سكرتير
يمكن أن يختلف راتب السكرتير - من 15 إلى 45 ألف روبل. يعتمد الدخل على واجبات الموظف والمنطقة التي يعمل فيها. متوسط راتب مساعد السكرتير هو 30 ألف روبل.
العودة إلى مسؤوليات المدير
يقوم السكرتير بالمهام التالية:
- القيام بأعمال الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية للمدير.
- يتلقى المراسلات الواردة للنظر فيها من قبل المدير، ويحيلها وفقا لذلك بالقرارللوحدات الهيكلية أو لمقاول محدد لاستخدامه في سير العمل أو إعداد الإجابات.
- قبول المستندات والبيانات الشخصية لتوقيع المدير.
- الرد على المكالمات الهاتفية والسجلات والإرسال معلومات رسميةللمدير، وينظم محادثات هاتفية مع المدير.
- نيابة عن المدير، يقوم بإعداد الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى.
– يقوم بأعمال إعداد الاجتماعات والمؤتمرات التي يعقدها المدير (تحصيل المواد الضرورية، إخطار المشاركين بموعد ومكان الاجتماع، وجدول الأعمال، وتسجيلهم)، ويحتفظ ويحرر محاضر الاجتماعات والاجتماعات.
- مراقبة تنفيذ موظفي المؤسسة للأوامر والتعليمات الصادرة وكذلك الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ تعليمات وتعليمات المدير المتخذة تحت المراقبة.
- يوفر مكان العملرأس الوسائل الضروريةالمعدات التنظيمية واللوازم المكتبية تخلق الظروف الملائمة للعمل الفعال للمدير.
- تنظيم استقبال الزوار، وتسهيل النظر الفوري لطلبات واقتراحات الموظفين.
- يقوم بتكوين الملفات طبقاً للمسميات المعتمدة والتأكد من سلامتها ورفعها إلى الأرشيف ضمن الإطار الزمني المحدد.
— تنظيم رحلات عمل للمدير: طلب تذاكر الطيران والقطارات، وحجز الفنادق.
- يقوم بالمهام الرسمية الفردية من رئيسه المباشر.
يحق للسكرتير:
— تلقي المعلومات، بما في ذلك المعلومات السرية، بالقدر اللازم لحل المهام المعينة.
- تقديم المقترحات للإدارة لتحسين عملهم وعمل الشركة.
— الطلب شخصيا أو بالنيابة عن المدير من أقسام المؤسسة وغيرهم من المتخصصين المعلومات والوثائق اللازمة للقيام بواجباته الرسمية.
- تتطلب الإدارة لإنشاء الظروف العاديةلأداء الواجبات الرسمية والحفاظ على جميع الوثائق التي تم إنشاؤها نتيجة لأنشطة الشركة.
- اتخاذ القرارات ضمن اختصاصك.
السكرتير هو المسؤول:
- في حالة عدم الوفاء و/أو الأداء غير المناسب للواجبات الرسمية.
- لعدم الالتزام التعليمات الحاليةوالأوامر والتعليمات الخاصة بالحفاظ على الأسرار التجارية والمعلومات السرية.
- في حالة انتهاك لوائح العمل الداخلية، الانضباط العمالي، لوائح السلامة والسلامة من الحرائق.
مسؤوليات المدير
المدير السابق
تحكم خارجي
الإدارة التشغيلية
نظام التحكم
العودة | | أعلى
©2009-2018 مركز الإدارة المالية. كل الحقوق محفوظة. نشر المواد
مسموح به مع الإشارة الإلزامية إلى رابط الموقع.
ما يجب أن يعرفه السكرتير ويكون قادرًا على فعله موضح في وصف المؤهلات.
خصائص التأهيل- هذه وثيقة معيارية تحدد ما يجب أن يفعله موظف معين في وظيفته، وما يجب أن يعرفه ويكون قادرًا على فعله من أجل ذلك، وما ينبغي أن يكون مستوى تدريبه.
مسؤوليات الوظيفة (يجب أن يكون السكرتير قادرًا على ذلك)أداء الوظائف الفنية لدعم وصيانة عمل رئيس المؤسسة (أو القسم)، والمساعدة في تخطيط يوم عمل المدير. تلقي المعلومات اللازمة للمدير من الإدارات أو فناني الأداء، واستدعاء الموظفين بناءً على تعليماته. تنظيم المحادثات الهاتفية للمدير واستقبال وإرسال الرسائل الهاتفية وتسجيل الرسائل الواردة في حالة غيابه وعرض محتوياتها على المدير. تنظيم الرحلات ورحلات العمل للمدير. القيام بأعمال إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد ومكان وجدول أعمال الاجتماع أو الاجتماع، وتسجيلها)، وحفظ المحاضر وتحريرها. تزويد مكان عمل المدير باللوازم المكتبية، والمعدات التنظيمية، وتهيئة الظروف الملائمة لعمله الفعال. إرسال واستقبال المعلومات عبر أجهزة الاتصال الداخلي، والكتابة بسرعة حسب توجيهات المدير مواد متعددة. القيام بأعمال التوثيق وقبول المراسلات الموجهة إلى المدير وتنظيمها وفقًا للإجراء المعتمد في المؤسسة ونقلها بعد النظر فيها إلى رؤساء الأقسام أو فناني الأداء المحددين لاستخدامها في عملية عملهم أو لإعداد الرد . تقديم خدمات المعلومات للمدير والموظفين (شفهية، وثائقية، تجميع المراجعات الصحفية، توفير نسخ من المقالات المثيرة للاهتمام). مراقبة مواعيد استكمال تعليمات المدير بشأن الطلبات الشخصية المقدمة من المواطنين. تنظيم استقبال الزوار مع إظهار اللباقة والاهتمام بهم، وتسهيل النظر السريع في طلبات ومقترحات الموظفين، وصياغة الملفات وفقا للتسمية المعتمدة للملفات، والتأكد من سلامتها وتقديمها إلى الأرشيف ضمن الإطار الزمني المحدد . إنشاء واستخدام قواعد البيانات (بما في ذلك معلومات الإنترنت).
يجب أن يعرف السكرتير:أنشطة الشركة والمسؤوليات الوظيفية والكفاءات للموظفين؛ الأنظمة والتعليمات الخاصة بدعم التوثيق؛ الآلة الكاتبة. العمل على جهاز كمبيوتر شخصي، ومحررات الكمبيوتر الحديثة (Word، Excel، إلخ)؛ قواعد الإملاء وعلامات الترقيم. ترتيب ترتيب المواد عند طباعة المستندات المختلفة؛ قواعد تشغيل المعدات المكتبية (أجهزة الفاكس، ومقسمات الهاتف الأوتوماتيكية الصغيرة، وآلات التصوير، ومسجلات الصوت، ومسجلات الأشرطة)؛ قواعد لاستخدام الاتصال الداخلي. معايير النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري؛ لوائح العمل الداخلية؛ أساسيات التنظيم العلمي لعمل السكرتارية. علم النفس البشري وقوانين التواصل الفعال. آداب المكتب؛ قواعد وأنظمة حماية العمال والسلامة والصرف الصحي الصناعي والحماية من الحرائق؛ اللغة الأجنبية للعملاء والشركاء؛ قانون العمل في الاتحاد الروسي.
لتطوير وتحديد خصائص التأهيل في المؤسسات (الشركات)، يتم تطوير الأوصاف الوظيفية.
الوصف الوظيفي هو الوثيقة التنظيمية والقانونية الرئيسية التي تنظم أنشطة السكرتير وتحدد حقوقه ومنصبه في المنظمة وطبيعة عمله. يعتمد السكرتير على هذه الوثيقة في علاقاته مع الموظفين. ما هو مكتوب في الوصف الوظيفي، ثم يطرح السؤال، ما هي الحقوق الممنوحة فيه، تلك هي تلك التي يتمتع بها السكرتير.
الوصف الوظيفي للسكرتير هو وثيقة فردية، حيث أن منصب السكرتير لديه العديد من التدرجات. في منظمة صغيرة (أو شركة) سيكون هناك سكرتير واحد فقط (سكرتير مرجعي). في المنظمات الأكبر، قد يكون للمدير ونوابه أمناء في كل وحدة هيكلية. ويوجد أمناء للمجلس، وأمناء علميون نصيحة علميةإلخ. يتمتع كل سكرتير دائمًا بمجموعة من المسؤوليات والحقوق الخاصة به بناءً على نطاق وتفاصيل أنشطة المنظمة، ومتطلبات المدير وثقته بالسكرتير، مجموعات مختلفةالإبداعية والمنطقية و الأنواع التقنيةيعمل في الوقت نفسه، هناك مجموعة قياسية من عمليات الإدارة لخدمات المستندات وغير المستندات التي يتم تنفيذها من قبل جميع الأمناء. بالإضافة إلى ذلك، فإن خصوصية وتعقيد الوصف الوظيفي للسكرتير يرجع إلى تنوع أنشطته. لذلك لا يمكن الحديث عن أي معيار واحد للوصف الوظيفي للسكرتير (السكرتير المرجعي).
ومع ذلك، مثل أي وصف وظيفي، هناك متطلبات عامة لذلك. بادئ ذي بدء، يحتوي على بنية موحدة للنص مثبتة بالفعل، وهي الأقسام:
1) الأحكام العامة;
2) الوظائف؛
3) مسؤوليات الوظيفة؛
5) المسؤولية؛
6) العلاقات.
7) الاتصالات حسب الموقف.
يمكن إضافة قسم "تقييم الوظيفة"، و السنوات الاخيرةيظهر قسم "تنظيم العمل (الروتين اليومي)" بشكل متزايد.
يحتوي قسم "الأحكام العامة" على الاسم الدقيق للوظيفة وفقًا لـ جدول التوظيف، المكان في نظام الإدارة، أي اسم الوحدة الهيكلية والتبعية وإجراءات التعيين والفصل وإجراءات الاستبدال. في المنظمات الكبيرة التي لديها خدمة التعليم ما قبل المدرسة، يتمتع السكرتير بتبعية مزدوجة - مباشرة لمديره ورئيسه خدمات داو. يتم تعيين الأمناء وفصلهم بأمر من الرئيس (في منظمة كبيرة - بناءً على اقتراح رئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة).
ويحدد هذا القسم أيضًا متطلبات التدريب المهني والخبرة العملية. اليوم تغير الموقف تجاه السكرتير ومتطلباته بشكل كبير. تبحث الشركات عن سكرتيرة بمعدل أعلى أو متوسط التعليم الخاصالذي يعرف لغة أجنبية ويجيد استخدام الكمبيوتر. على نحو متزايد، يُطلب من السكرتير، وكذلك في الخارج، معرفة لغة أجنبية واحدة، بل لغتين أو أكثر، حيث أن الشركات لديها اتصالات عديدة مع شركاء أجانب، ويتواصل السكرتير معهم. كما يحتوي أيضًا على تعليمات حول الوثائق التشريعية والتنظيمية والمعيارية والمنهجية والتنظيمية والإدارية الرئيسية التي توجه السكرتير في عمله.
يسرد قسم "الوظائف" مجالات النشاط الرئيسية للسكرتير (مساعد السكرتير)، على سبيل المثال: دعم المعلومات والتوثيق للمدير، الدعم التنظيمي لعمل المدير، المشاركة في إعداد المعارض والعروض التقديمية، إلخ.
يسرد قسم "مسؤوليات الوظيفة" جميع أنواع العمل والعمليات والتقنيات المستخدمة في تنفيذها. فيه في تسلسل منطقييتم سرد العمل الذي قام به السكرتير. تنقسم جميع أنواع العمل إلى عمليات تشير إلى تقنية التنفيذ. على سبيل المثال، تنقسم وظيفة "دعم المعلومات والتوثيق" إلى قسمين: التوثيق والعمل مع المستندات. ويتضمن التوثيق بدوره إعداد الرسائل (رسائل الدعوة، رسائل التذكير، وما إلى ذلك)، والبرقيات، وما إلى ذلك، بناءً على تعليمات مدير المشروع؛ كتابة مستندات المدير على جهاز الكمبيوتر؛ التحقق من صحة المستندات عند تقديمها إلى المدير للتوقيع (التأشيرات، وتوافر وصحة التفاصيل وفقا لمتطلبات المعيار، وما إلى ذلك)؛ عمل نسخ من المستندات والتصديق عليها، وما إلى ذلك. يشمل العمل مع المستندات استلام المستندات الواردة (يتم الإشارة إلى الساعات، على سبيل المثال: الساعة 09 و16 صباحًا)، واستلام الفاكسات و بريد إلكتروني(خلال اليوم)؛ المعالجة الأوليةالمستندات المستلمة وفقًا لمتطلبات تعليمات إدارة المكتب؛ المراجعة الأولية للوثائق (إذا عُهد بها إلى السكرتير)؛ تسجيل الوثائق وفقا للقواعد المقررة في المنظمة؛ تقرير المستندات إلى المدير ، إلخ.
ربما يكون قسم "الحقوق" هو الأكثر أهمية. ويؤكد على مكانة السكرتير في نظام الإدارة وأهميته ومكانته في المنظمة. ومن خلال الحقوق تظهر الصلاحيات التي يفوضها المدير للأمين ودرجة استقلاليته. يسمح هذا القسم للسكرتير بتحرير وقت المدير لحل المهام الإستراتيجية والتكتيكية الأساسية.
وهذا القسم من الوصف الوظيفي هو الذي يمنح السكرتير (السكرتير المرجعي) صلاحيات أكبر أو أقل ويحدد درجة قدراته.
يتم تجميع قسم "المسؤولية" في الامتثال الصارممع التشريع.
يعد قسم "العلاقات (الاتصالات حسب المنصب)" مهمًا جدًا أيضًا لتنظيم عمل أي موظف في جهاز الإدارة، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى التنفيذ النشط الأنظمة الآليةوالتي تتطلب إشارة تفصيلية إلى المعلومات وبأي شكل وإلى من يتم نقلها ومن تأتي.
في السنوات الأخيرة، ظهر قسم "تقييم الوظائف" في كثير من الأحيان في التوصيف الوظيفي. وعادة ما تحدد معايير توقيت العمل وجودته، على سبيل المثال: غياب الشكاوى والمطالبات والانتقادات؛ عدم وجود أخطاء في المستندات؛ الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ التعليمات من الإدارة، وما إلى ذلك.
عادة، المسمى الوظيفيوينتهي بإشارة إلى إجراءات مراجعته. قد تكون شروط مراجعة الوصف الوظيفي هي التغييرات في هيكل المنظمة، مما يؤدي إلى إعادة توزيع مسؤوليات الموظفين، أو تغيير في أنواع العمل الذي يؤديه السكرتير، أو إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر. ولكن في كثير من الأحيان يشيرون إلى فترة المراجعة الإلزامية أو إعادة الموافقة على التعليمات (3 سنوات أو 5 سنوات).
قسم اختياري هو "تنظيم العمل"، ولكن في مؤخراأنها تحظى بشعبية كبيرة وشائعة بشكل متزايد. أنه يوفر الجدول الزمني عينةيوم عمل السكرتير. قد يبدو مثل هذا.
النصف الأول من يوم العمل:
1) تعال إلى العمل قبل 10 دقائق من المدير من أجل التحقق من حالة مكان العمل (لك وللمدير)، أو ترتيب نفسك، أو وضع أو توضيح خطة لليوم التالي؛
2) اختر وفقا للخطة وثائق ضروريةوالشؤون؛
3) تلقي المراسلات، والتعرف على المحتويات، وتخصيص المستندات التي تتطلب قرار الأولوية من المدير؛
4) نقل البرقيات والفاكسات والرسائل الهاتفية العاجلة إلى المدير على الفور؛
5) بالنسبة للمستندات المتبقية، قم بإعداد خيارات للإجابات أو الحلول المحتملة، وتوزيعها على المنفذين؛
6) عرض المراجعات والتقارير والدعوات المستلمة وما إلى ذلك.
د.؛ تسجيل تواريخ وأوقات جميع الأحداث في مذكرات التقويم الخاص بك؛
7) الاحتفاظ بالوثائق اللازمة للمعلومات الحالية والعمل المرجعي؛
8) إبلاغ المدير بالمراسلات المستلمة؛
9) توضيح محتوى الأحداث المخطط لها في اليوم الحالي مع المدير؛
10) نقل تعليمات المدير إلى المنفذين المعنيين هاتفياً وشخصياً وتذكيرهم بانتهاء المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات.
النصف الثاني من اليوم:
1) جمع وإعداد الوثائق المنفذة للتوقيع؛
2) إبلاغ المدير بالمستندات المنفذة، وأخذ المستندات التي عالجها من المدير؛
3) معالجة وإرسال المستندات الصادرة؛
4) جدولة الأنشطة لليوم التالي.
ويتم طوال يوم العمل ما يلي:
أ) العمل مع الزوار والمحادثات الهاتفية؛
ب) حفظ المستندات المنفذة في الملفات؛
ج) أداء العمل على جهاز كمبيوتر؛
د) تنظيم نسخ المستندات طبقاً لتعليمات المدير.
نهاية يوم العمل:
1) مراجعة يومياتك وإبلاغ الإدارات ذات الصلة بضرورة الاستعداد لأحداث معينة؛
2) إذا بقي المدير في العمل بعد نهاية يوم العمل، فمن الضروري تزويده بجميع المعلومات والمواد اللازمة؛
3) قم بترتيب مكان عملك، وإزالة المستندات، وقفل الخزنة وجميع خزائن الملفات، وإيقاف تشغيل المعدات الإلكترونية والتقنية من الشبكة.
الوصف الوظيفي هو جزء لا يتجزأمجموعة كاملة من الوثائق اللازمة لتنظيم عمل الجهاز الإداري.
نصيحة.نظم يوم عملك حتى تتمكن من إنجاز كل شيء وتكون مفيدًا للجميع. كرّس نفسك لعملك، لكن لا تنس أن هناك قضايا خارج نطاق اختصاصك. لذا افعل فقط ما عليك فعله.
ليتم تلخيصه:وتجدر الإشارة مرة أخرى إلى أن الوصف الوظيفي للسكرتير هو وثيقة فردية، حيث أن منصب السكرتير له العديد من التدرجات. يقوم كل سكرتير، بناءً على حجم وتفاصيل أنشطة المنظمة، ومتطلبات المدير وثقته بالسكرتير، بتطوير نطاق مسؤولياته وحقوقه، ومجموعات مختلفة من أنواع العمل الإبداعية والمنطقية والتقنية.
عادة ما يعتبر كبير المهندسين في المؤسسة اليد اليمنى للمدير، ونائب التجارة هو اليد اليسرى، ولكن عندما يغيب السكرتير، لا يكون للمدير أي يد على الإطلاق.
مفهوم السكرتارية وأصنافها
مفهوم "السكرتير"واسع جدًا. ترجمت كلمة "سكرتاريوس" من اللاتينية وتعني "المقرب".
عادة ما تكون العلاقة بين السكرتير والمدير ثقة تماما، وهذا ما ينبغي أن يكون، لأنه ملزمة من قبل السلطات الرسمية.
إن مفهوم السكرتير اليوم معقد للغاية وله تدرجات عديدة، سأضرب مثالاً على بعضها:
السكرتير الفني- العمل بالمعدات المكتبية (الفاكس، الجهاز متعدد الوظائف، الكمبيوتر الشخصي)، استخدام الإنترنت، تنفيذ التعليمات من المديرين والموظفين، الاتصال بالشركات والمؤسسات نيابة عن المدير، استقبال وإرسال الرسائل عبر الاتصالات.
سكرتير استقبال- يستقبل الرسائل والفاكسات الواردة، ورسائل البريد الإلكتروني، ويجيب على المكالمات الهاتفية، ويحولها إلى الإدارات أو موظفين محددين، ويرحب بالزوار.
سكرتيرة المكتب– تلقي وتحليل المراسلات وتنفيذ تعليمات المدير ونوابه وطباعة المستندات والاحتفاظ بالوثائق.
مساعد سكرتير- ليس سكرتيرًا فحسب، بل أيضًا متخصصًا على دراية جيدة بأنشطة الشركة، ويمكنه في بعض الحالات اتخاذ بعض القرارات المستقلة. يقوم السكرتير المساعد بإعداد تقارير المدير، والبحث عن الوثائق اللازمة للمدير، وتخطيط يوم عمل المدير، وحل المشكلات الإدارية التي تدخل في نطاق اختصاصه.
مدير مكتب– يضمن عمل المكتب بأكمله: يقوم بإعداد المواد للعروض التقديمية، ويضمن خدمات النقل دون انقطاع، والاتصالات الواضحة، ويضمن تشغيل المعدات المكتبية وتوافر القرطاسية. مدير المكتب هو المسؤول عن مظهرمكتب، في مؤسسة صغيرة يمكن أن يؤدي في وقت واحد وظائف ضابط شؤون الموظفين.
في الصغير المنظمات التجاريةيتميز الأمناء، بغض النظر عن تسميتهم، بحقيقة أنهم يتعين عليهم القيام بعمل عالمي.
ربما تكون مهنة السكرتير هي الأقرب إلى مهنة الممثل. خصوصية وتعقيد عمل السكرتير يرجع إلى حقيقة أنه موجود دائمًا في مركز التواصل مع الإدارة والزملاء والعملاء. الابتسامة والصوت اللطيف والمظهر الأنيق والإيماءات الواثقة وحسن النية، بغض النظر عن الحالة المزاجية، تخلق جوًا خاصًا في المكتب.
الوصف الوظيفي للسكرتير
انا اعتمدت
المدير التنفيذي
الاسم الأخير I.O. ________________
"________"______________ ____ ج.
1. أحكام عامة
1.1. ينتمي السكرتير إلى فئة فناني الأداء الفني.
1.2. ويتم تعيين السكرتير في الوظيفة ويعفى منه بأمر من مدير عام الشركة.
1.3. السكرتير يقدم تقاريره مباشرة إلى الرئيس التنفيذي/ رئيس الوحدة الهيكلية للشركة.
1.4. وفي حالة غياب الأمين تنتقل حقوقه وواجباته إلى شخص آخر رسميكما هو معلن في أمر التنظيم.
1.5. يتم تعيين الشخص الذي يستوفي المتطلبات التالية في منصب السكرتير: التعليم - خبرة عليا أو ثانوية متخصصة أو غير مكتملة عمل مماثلمن ستة أشهر معرفة المعدات المكتبية (فاكس، ناسخة، ماسح ضوئي، طابعة)، البرامج مايكروسوفت أوفيس(وورد، إكسل).
1.6. يسترشد السكرتير في أنشطته بما يلي:
- القوانين التشريعية للاتحاد الروسي؛
— ميثاق الشركة، ولوائح العمل الداخلية، واللوائح الأخرى للشركة؛
- الأوامر والتعليمات من الإدارة؛
- هذا الوصف الوظيفي.
2. المسؤوليات الوظيفية للسكرتير
يقوم السكرتير بالمهام التالية:
2.1. ينفذ العمل على الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية للمدير.
2.2. يقبل المراسلات الواردة لينظر فيها المدير، ويحيلها وفقًا للقرار المتخذ إلى الوحدات الهيكلية أو جهة تنفيذ محددة لاستخدامها في سير العمل أو إعداد الردود.
2.3. يقبل المستندات والبيانات الشخصية لتوقيع المدير.
2.4. الرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل ونقل المعلومات الرسمية إلى المدير وتنظيم المحادثات الهاتفية مع المدير.
2.5. نيابة عن المدير، يقوم بإعداد الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى.
2.6. يؤدي العمل على إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد ومكان الاجتماع، وجدول الأعمال، وتسجيلهم)، ويحتفظ ويحرر محاضر الاجتماعات والاجتماعات.
2.7. يراقب تنفيذ موظفي المؤسسة للأوامر والتعليمات الصادرة وكذلك الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ تعليمات وتعليمات المدير المتخذة تحت السيطرة.
2.8. تزويد مكان عمل المدير بالمعدات التنظيمية اللازمة واللوازم المكتبية، وتهيئة الظروف الملائمة لعمل المدير الفعال.
2.9. ينظم استقبال الزوار، ويسهل النظر الفوري للطلبات والاقتراحات المقدمة من الموظفين.
2.10. يقوم بتكوين الملفات طبقاً للمسميات المعتمدة والتأكد من سلامتها ورفعها إلى الأرشيف خلال الإطار الزمني المحدد.
2.11. تنظيم رحلات عمل للمدير: طلب تذاكر الطيران والقطارات، وحجز الفنادق.
2.12.
يؤدي المهام الرسمية الفردية من رئيسه المباشر.
3. حقوق السكرتير
يحق للسكرتير:
3.1. تلقي المعلومات، بما في ذلك المعلومات السرية، بالقدر اللازم لحل المهام المعينة.
3.2. تقديم المقترحات إلى الإدارة لتحسين عملك وعمل الشركة.
3.3. الطلب شخصياً أو نيابة عن المدير من أقسام المؤسسة وغيرهم من المتخصصين المعلومات والوثائق اللازمة لأداء واجباته الرسمية.
3.4. مطالبة الإدارة بتهيئة الظروف العادية لأداء الواجبات الرسمية وسلامة جميع المستندات التي يتم إنشاؤها نتيجة لأنشطة الشركة.
3.5. اتخاذ القرارات ضمن اختصاصك.
4. مسؤولية السكرتير
السكرتير هو المسؤول:
4.1. بسبب الفشل في الأداء و/أو الأداء غير المناسب للواجبات الرسمية.
4.2. لعدم الالتزام بالتعليمات والأوامر واللوائح الحالية بشأن الحفاظ على الأسرار التجارية والمعلومات السرية.
4.3. لانتهاك لوائح العمل الداخلية وانضباط العمل وقواعد السلامة والسلامة من الحرائق.
إذا لم تتلق إجابة محددة بعد قراءة هذه المقالة، فاطلب المساعدة السريعة.
2.3. ما ينبغي للسكرتير وما يمكن أن يفعله
ما يجب أن يعرفه السكرتير ويكون قادرًا على فعله موضح في وصف المؤهلات.
خصائص التأهيل- هذه وثيقة معيارية تحدد ما يجب أن يفعله موظف معين في وظيفته، وما يجب أن يعرفه ويكون قادرًا على فعله من أجل ذلك، وما ينبغي أن يكون مستوى تدريبه.
مسؤوليات الوظيفة (يجب أن يكون السكرتير قادرًا على ذلك)أداء الوظائف الفنية لدعم وصيانة عمل رئيس المؤسسة (أو القسم)، والمساعدة في تخطيط يوم عمل المدير. تلقي المعلومات اللازمة للمدير من الإدارات أو فناني الأداء، واستدعاء الموظفين بناءً على تعليماته. تنظيم المحادثات الهاتفية للمدير واستقبال وإرسال الرسائل الهاتفية وتسجيل الرسائل الواردة في حالة غيابه وعرض محتوياتها على المدير. تنظيم الرحلات ورحلات العمل للمدير. القيام بأعمال إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد ومكان وجدول أعمال الاجتماع أو الاجتماع، وتسجيلها)، وحفظ المحاضر وتحريرها. تزويد مكان عمل المدير باللوازم المكتبية، والمعدات التنظيمية، وتهيئة الظروف الملائمة لعمله الفعال. إرسال واستقبال المعلومات عبر أجهزة الاتصال الداخلي، وطباعة المواد المختلفة بسرعة حسب توجيهات المدير. القيام بأعمال التوثيق وقبول المراسلات الموجهة إلى المدير وتنظيمها وفقًا للإجراء المعتمد في المؤسسة ونقلها بعد النظر فيها إلى رؤساء الأقسام أو فناني الأداء المحددين لاستخدامها في عملية عملهم أو لإعداد الرد . تقديم خدمات المعلومات للمدير والموظفين (شفهية، وثائقية، تجميع المراجعات الصحفية، توفير نسخ من المقالات المثيرة للاهتمام). مراقبة مواعيد استكمال تعليمات المدير بشأن الطلبات الشخصية المقدمة من المواطنين. تنظيم استقبال الزوار مع إظهار اللباقة والاهتمام بهم، وتسهيل النظر السريع في طلبات ومقترحات الموظفين، وصياغة الملفات وفقا للتسمية المعتمدة للملفات، والتأكد من سلامتها وتقديمها إلى الأرشيف ضمن الإطار الزمني المحدد . إنشاء واستخدام قواعد البيانات (بما في ذلك معلومات الإنترنت).
يجب أن يعرف السكرتير:أنشطة الشركة والمسؤوليات الوظيفية والكفاءات للموظفين؛ الأنظمة والتعليمات الخاصة بدعم التوثيق؛ الآلة الكاتبة. العمل على جهاز كمبيوتر شخصي، ومحررات الكمبيوتر الحديثة (Word، Excel، إلخ)؛ قواعد الإملاء وعلامات الترقيم. ترتيب ترتيب المواد عند طباعة المستندات المختلفة؛ قواعد تشغيل المعدات المكتبية (أجهزة الفاكس، ومقسمات الهاتف الأوتوماتيكية الصغيرة، وآلات التصوير، ومسجلات الصوت، ومسجلات الأشرطة)؛ قواعد لاستخدام الاتصال الداخلي. معايير النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري؛ لوائح العمل الداخلية؛ أساسيات التنظيم العلمي لعمل السكرتارية. علم النفس البشري وقوانين التواصل الفعال. آداب المكتب؛ قواعد وأنظمة حماية العمال والسلامة والصرف الصحي الصناعي والحماية من الحرائق؛ اللغة الأجنبية للعملاء والشركاء؛ قانون العمل في الاتحاد الروسي.
لتطوير وتحديد خصائص التأهيل في المؤسسات (الشركات)، يتم تطوير الأوصاف الوظيفية.
الوصف الوظيفي هو الوثيقة التنظيمية والقانونية الرئيسية التي تنظم أنشطة السكرتير وتحدد حقوقه ومنصبه في المنظمة وطبيعة عمله. يعتمد السكرتير على هذه الوثيقة في علاقاته مع الموظفين. ما هو مكتوب في الوصف الوظيفي، ثم يطرح السؤال، ما هي الحقوق الممنوحة فيه، تلك هي تلك التي يتمتع بها السكرتير.
الوصف الوظيفي للسكرتير هو وثيقة فردية، حيث أن منصب السكرتير لديه العديد من التدرجات. في منظمة صغيرة (أو شركة) سيكون هناك سكرتير واحد فقط (سكرتير مرجعي). في المنظمات الأكبر، قد يكون للمدير ونوابه أمناء في كل وحدة هيكلية. هناك أمناء للمجلس، وأمناء علميون للمجالس العلمية، وما إلى ذلك. يقوم كل سكرتير دائمًا، بناءً على حجم وخصائص أنشطة المنظمة، ومتطلبات المدير وثقته في السكرتير، بتطوير نطاق مسؤولياته وحقوقه الخاصة مجموعات مختلفة من أنواع العمل الإبداعية والمنطقية والتقنية. في الوقت نفسه، هناك مجموعة قياسية من عمليات الإدارة لخدمات المستندات وغير المستندات التي يتم تنفيذها من قبل جميع الأمناء. بالإضافة إلى ذلك، فإن خصوصية وتعقيد الوصف الوظيفي للسكرتير يرجع إلى تنوع أنشطته. لذلك لا يمكن الحديث عن أي معيار واحد للوصف الوظيفي للسكرتير (السكرتير المرجعي).
ومع ذلك، مثل أي وصف وظيفي، هناك متطلبات عامة لذلك. بادئ ذي بدء، يحتوي على بنية موحدة للنص مثبتة بالفعل، وهي الأقسام:
1. أحكام عامة.
2) الوظائف؛
3) مسؤوليات الوظيفة؛
5) المسؤولية؛
6) العلاقات.
7) الاتصالات حسب الموقف.
ويمكن إضافة قسم "تقييم العمل"، وفي السنوات الأخيرة ظهر قسم "تنظيم العمل (الروتين اليومي)" بشكل متزايد.
يحتوي قسم "الأحكام العامة" على اسم الوظيفة بالضبط وفقًا لجدول التوظيف، والمكان في نظام الإدارة، أي اسم الوحدة الهيكلية والتبعية، وإجراءات التعيين والفصل وإجراءات الاستبدال. في المنظمات الكبيرة التي لديها خدمة مؤسسة تعليمية ما قبل المدرسة، يتمتع السكرتير بتبعية مزدوجة - مباشرة إلى المشرف عليه وإلى رئيس خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة. يتم تعيين الأمناء وفصلهم بأمر من الرئيس (في منظمة كبيرة - بناءً على اقتراح رئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة). ويحدد هذا القسم أيضًا متطلبات التدريب المهني والخبرة العملية. اليوم تغير الموقف تجاه السكرتير ومتطلباته بشكل كبير. تبحث الشركات عن سكرتير حاصل على تعليم متخصص عالي أو ثانوي، يعرف لغة أجنبية ويجيد استخدام الكمبيوتر. على نحو متزايد، يُطلب من السكرتير، وكذلك في الخارج، معرفة لغة أجنبية واحدة، بل لغتين أو أكثر، حيث أن الشركات لديها اتصالات عديدة مع شركاء أجانب، ويتواصل السكرتير معهم. كما يحتوي أيضًا على تعليمات حول الوثائق التشريعية والتنظيمية والمعيارية والمنهجية والتنظيمية والإدارية الرئيسية التي توجه السكرتير في عمله.
يسرد قسم "الوظائف" مجالات النشاط الرئيسية للسكرتير (مساعد السكرتير)، على سبيل المثال: دعم المعلومات والتوثيق للمدير، الدعم التنظيمي لعمل المدير، المشاركة في إعداد المعارض والعروض التقديمية، إلخ.
يسرد قسم "مسؤوليات الوظيفة" جميع أنواع العمل والعمليات والتقنيات المستخدمة في تنفيذها. ويسرد العمل الذي يؤديه السكرتير في تسلسل منطقي. تنقسم جميع أنواع العمل إلى عمليات تشير إلى تقنية التنفيذ. على سبيل المثال، تنقسم وظيفة "دعم المعلومات والتوثيق" إلى قسمين: التوثيق والعمل مع المستندات. ويتضمن التوثيق بدوره إعداد الرسائل (رسائل الدعوة، رسائل التذكير، وما إلى ذلك)، والبرقيات، وما إلى ذلك، بناءً على تعليمات مدير المشروع؛ كتابة مستندات المدير على جهاز الكمبيوتر؛ التحقق من صحة المستندات عند تقديمها إلى المدير للتوقيع (التأشيرات، وتوافر وصحة التفاصيل وفقا لمتطلبات المعيار، وما إلى ذلك)؛ عمل نسخ من المستندات والتصديق عليها، وما إلى ذلك. يتضمن العمل مع المستندات استلام المستندات الواردة (يتم تحديد ساعات العمل، على سبيل المثال: الساعة 09 و16 ساعة)، واستقبال الفاكس والبريد الإلكتروني (خلال النهار)؛ المعالجة الأولية للمستندات المستلمة وفقًا لمتطلبات تعليمات إدارة المكتب؛ المراجعة الأولية للوثائق (إذا عُهد بها إلى السكرتير)؛ تسجيل الوثائق وفقا للقواعد المقررة في المنظمة؛ تقرير المستندات إلى المدير ، إلخ.
ربما يكون قسم "الحقوق" هو الأكثر أهمية. ويؤكد على مكانة السكرتير في نظام الإدارة وأهميته ومكانته في المنظمة. ومن خلال الحقوق تظهر الصلاحيات التي يفوضها المدير للأمين ودرجة استقلاليته. يسمح هذا القسم للسكرتير بتحرير وقت المدير لحل المهام الإستراتيجية والتكتيكية الأساسية.
وهذا القسم من الوصف الوظيفي هو الذي يمنح السكرتير (السكرتير المرجعي) صلاحيات أكبر أو أقل ويحدد درجة قدراته.
تم إعداد قسم "المسؤولية" بما يتوافق تمامًا مع القانون.
يعد قسم "العلاقات (الاتصالات حسب المنصب)" أيضًا مهمًا جدًا لتنظيم عمل أي موظف في جهاز الإدارة، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى التنفيذ النشط للأنظمة الآلية التي تتطلب إشارة مفصلة إلى المعلومات التي وبأي شكل، لمن تنتقل ومن يتم استلامها.
في السنوات الأخيرة، ظهر قسم "تقييم الوظائف" في كثير من الأحيان في التوصيف الوظيفي. وعادة ما تحدد معايير توقيت العمل وجودته، على سبيل المثال: غياب الشكاوى والمطالبات والانتقادات؛ عدم وجود أخطاء في المستندات؛ الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ التعليمات من الإدارة، وما إلى ذلك.
كقاعدة عامة، ينتهي الوصف الوظيفي بإشارة إلى الإجراء الخاص بمراجعته. قد تكون شروط مراجعة الوصف الوظيفي هي التغييرات في هيكل المنظمة، مما يؤدي إلى إعادة توزيع مسؤوليات الموظفين، أو تغيير في أنواع العمل الذي يؤديه السكرتير، أو إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر. ولكن في كثير من الأحيان يشيرون إلى فترة المراجعة الإلزامية أو إعادة الموافقة على التعليمات (3 سنوات أو 5 سنوات).
هناك قسم اختياري هو "تنظيم العمل"، ولكنه أصبح شائعًا جدًا مؤخرًا وأصبح أكثر شيوعًا. يوفر روتينًا يوميًا تقريبيًا لعمل السكرتير. قد يبدو مثل هذا.
النصف الأول من يوم العمل:
1) تعال إلى العمل قبل 10 دقائق من المدير من أجل التحقق من حالة مكان العمل (لك وللمدير)، أو ترتيب نفسك، أو وضع أو توضيح خطة لليوم التالي؛
2) تحديد المستندات والملفات اللازمة وفقًا للخطة؛
3) تلقي المراسلات، والتعرف على المحتويات، وتخصيص المستندات التي تتطلب قرار الأولوية من المدير؛
4) نقل البرقيات والفاكسات والرسائل الهاتفية العاجلة إلى المدير على الفور؛
5) بالنسبة للمستندات المتبقية، قم بإعداد خيارات للإجابات أو الحلول المحتملة، وتوزيعها على المنفذين؛
6) عرض المراجعات والتقارير والدعوات وما إلى ذلك؛ تسجيل تواريخ وأوقات جميع الأحداث في مذكرات التقويم الخاص بك؛
7) الاحتفاظ بالوثائق اللازمة للمعلومات الحالية والعمل المرجعي؛
8) إبلاغ المدير بالمراسلات المستلمة؛
9) توضيح محتوى الأحداث المخطط لها في اليوم الحالي مع المدير؛
10) نقل تعليمات المدير إلى المنفذين المعنيين هاتفياً وشخصياً وتذكيرهم بانتهاء المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات.
النصف الثاني من اليوم:
1) جمع وإعداد الوثائق المنفذة للتوقيع؛
2) إبلاغ المدير بالمستندات المنفذة، وأخذ المستندات التي عالجها من المدير؛
3) معالجة وإرسال المستندات الصادرة؛
4) جدولة الأنشطة لليوم التالي.
ويتم طوال يوم العمل ما يلي:
أ) العمل مع الزوار والمحادثات الهاتفية؛
ب) حفظ المستندات المنفذة في الملفات؛
ج) أداء العمل على جهاز كمبيوتر؛
د) تنظيم نسخ المستندات طبقاً لتعليمات المدير.
نهاية يوم العمل:
1) مراجعة يومياتك وإبلاغ الإدارات ذات الصلة بضرورة الاستعداد لأحداث معينة؛
2) إذا بقي المدير في العمل بعد نهاية يوم العمل، فمن الضروري تزويده بجميع المعلومات والمواد اللازمة؛
3) قم بترتيب مكان عملك، وإزالة المستندات، وقفل الخزنة وجميع خزائن الملفات، وإيقاف تشغيل المعدات الإلكترونية والتقنية من الشبكة.
يعد الوصف الوظيفي جزءًا لا يتجزأ من مجموعة المستندات الكاملة اللازمة لتنظيم عمل جهاز الإدارة.
نصيحة.نظم يوم عملك حتى تتمكن من إنجاز كل شيء وتكون مفيدًا للجميع. كرّس نفسك لعملك، لكن لا تنس أن هناك قضايا خارج نطاق اختصاصك. لذا افعل فقط ما عليك فعله.
ليتم تلخيصه:وتجدر الإشارة مرة أخرى إلى أن الوصف الوظيفي للسكرتير هو وثيقة فردية، حيث أن منصب السكرتير له العديد من التدرجات. يقوم كل سكرتير، بناءً على حجم وتفاصيل أنشطة المنظمة، ومتطلبات المدير وثقته بالسكرتير، بتطوير نطاق مسؤولياته وحقوقه، ومجموعات مختلفة من أنواع العمل الإبداعية والمنطقية والتقنية.
عادة ما يعتبر كبير المهندسين في المؤسسة اليد اليمنى للمدير، ونائب التجارة هو اليد اليسرى، ولكن عندما يغيب السكرتير، لا يكون للمدير أي يد على الإطلاق.
وهي تمثل الجزء الرئيسي من التعليمات الخاصة بأداء أنشطة العمل للمنصب الوظيفي المعين. بالإضافة إلى قائمة بعض التوصيات التي يجب اتباعها، تحتوي هذه الوثيقة على معلومات حول المتطلبات والحقوق ومجال مسؤولية السكرتير، وكذلك أحكام العمل العامة. لا ينبغي الافتراض أن مثل هذا الموقف المهني بسيط ولا يتطلب مراعاة بعض الفروق الدقيقة.
المسؤوليات العامة
أولاً، عليك أن تفهم ما هي المسؤوليات الوظيفية الكلاسيكية الموحدة للسكرتير. وباختصار، يمكن تلخيصها في التوصيات الإلزامية التالية:
متطلبات المعرفة
قد تختلف مسؤوليات الموظف قليلاً حسب تخصصه الأساسي. ومع ذلك، بغض النظر عن ذلك، فإن المعرفة في المجالات التالية لهذا المنصب ستكون مفيدة ومفيدة للغاية:
- أساسيات العمل والتشريعات الإدارية.
- المعايير العامة للأخلاقيات وآداب العمل.
- أساسيات العمل المكتبي.
- احتياطات السلامة.
- قواعد العمل مع أجهزة الكمبيوتر وغرف الاستقبال والتفاوض وكذلك المعدات المكتبية.
- السلامة والصحة المهنية.
- متطلبات إجراء المراسلات التجارية.
من بين أمور أخرى، من المستحيل أداء واجبات السكرتير بشكل صحيح دون معرفة الأساسيات الداخلية للمؤسسة وإجراءات العمل والوثائق التنظيمية وغير ذلك الكثير. 
مسؤوليات مساعد المدير
المسؤوليات الوظيفية لسكرتير المدير لا تختلف كثيرا عن المتطلبات العامةالمذكور في الأعلى. كما يقوم باستقبال وإرسال المراسلات ونسخ وحفظ المستندات، والتحكم في توصيل أوامر المدير إلى الأشخاص المسؤولين، يقوم بالأعمال الورقية اللازمة، ويضمن شراء السلع ذات الأولوية. من بين أمور أخرى، يجب أن يكون هذا المتخصص قادرًا على:
كقاعدة عامة، يمكن تنفيذ هذه المسؤوليات الوظيفية لسكرتير المدير من قبل الأشخاص الحاصلين على التعليم العالي، وكذلك التعليم الثانوي. التعليم المهني. في الحالة الأخيرة، هناك ميزة كبيرة تتمثل في وجود ما لا يقل عن سنتين من الخبرة في العمل في هذه المهنة.
حقوق السكرتير
يجب أن نتذكر أن مسؤوليات وظيفة السكرتير لا تحدد عمله فحسب، بل إن الموظف لديه أيضًا حقوق معينة. وبالتالي، يتضمن ذلك فرصة التعرف على مشاريع العمل والحق في تقديم مقترحات عقلانية في إطار الوصف الوظيفي الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك، عند تحديد أوجه القصور في اختصاصه، يحق للسكرتير أن يلفت انتباه المدير إلى هذه الجوانب. 
متطلبات أنشطة الكاتب
المسؤوليات الوظيفية للسكرتير الكتابي، كقاعدة عامة، تختلف قليلا عن تلك المذكورة أعلاه. في الوقت نفسه، يجب على مساعد المدير أولا وقبل كل شيء دعم أنشطة رؤسائه، في حين يركز الكاتب في الغالب على الأعمال الورقية. في التعليمات نشاط العملويجب أن تشمل الجوانب التالية:
متطلبات أنشطة سكرتير المحكمة
تشمل التغييرات الأكثر أهمية المسؤوليات الوظيفية لسكرتير المحكمة. وكقاعدة عامة، يشارك هؤلاء المتخصصون بشكل مباشر في إجراء وتسجيل جلسات المحكمة. وبالإضافة إلى ذلك، يقومون بإعداد الرسائل والطلبات وغيرها من الوثائق، ويمكنهم استدعاء الأشخاص المشاركين في المناقشات القضائية. مشابه العمل النشطيمكن أن يؤديها شخص حاصل على تعليم عالٍ وغير مكتمل، دون خبرة عملية ذات صلة. كقاعدة عامة، يتم اختيار هذا المنصب من قبل الشباب والشابات الذين يرغبون في اكتساب خبرة في المجال القضائي ومواصلة حياتهم المهنية في مجال القانون.
قد يظن البعض أن مثل هذا المنصب الشاغر لا يتطلب معرفة ومهارات خاصة، لذا فهو يناسب الكثير من الأشخاص، لكن هذا ليس صحيحًا تمامًا. ماذا يفعل كاتب المحكمة؟ تشمل مسؤولياته الوظيفية ما يلي:
- الامتثال للدستور، القوانين الفدراليةوأية لوائح وأوامر أخرى.
- تنفيذ التعليمات الصادرة من القاضي أو غيره من الأشخاص المخولين.
- التفاعل مع الموظفين الآخرين في الهيكل القضائي لحل القضايا التي تقع ضمن اختصاص السكرتير.
معلومات عامة
ويتم تنظيم المسؤوليات الوظيفية للكاتب السكرتير ومساعد المدير وموظفي المحكمة بموجب وثيقة خاصة تسمى الوصف الوظيفي. يعد وجودها في أي شركة أمرًا إلزاميًا، لأنه وفقًا لقائمة القواعد المحددة يفهم الموظف الإجراءات التي يجب عليه القيام بها والتي لا ينبغي عليه القيام بها. يتم تطوير هذه الوثيقة وتجميعها بمشاركة فريق الإدارة وفي إلزامييحتوي على أقسام فرعية مثل الأحكام العامة والحقوق والالتزامات ومجال المسؤولية وعلاقات الموظفين داخل الشركة بالإضافة إلى التطبيقات اللازمة.
انا اعتمدت
المدير التنفيذي
1. أحكام عامة
1.1. ينتمي السكرتير المرجعي إلى فئة المتخصصين.
1.2. يعين في وظيفة ويقيل بأمر من مدير عام الشركة.
1.3. يقدم السكرتير المساعد تقاريره مباشرة.
1.4. وفي حالة غياب مساعد الأمين تنتقل حقوقه وواجباته إلى مسؤول آخر حسبما هو منصوص عليه في أمر المنظمة.
1.5. يتم تعيين الشخص الذي يستوفي المتطلبات التالية في منصب مساعد سكرتير: التعليم العالي، سنة واحدة على الأقل من الخبرة في عمل مماثل، معرفة المعدات المكتبية (فاكس، ناسخة، ماسحة ضوئية، طابعة)، برامج Microsoft Office (Word، إكسل)، الأعمال المكتبية، اللغة الإنجليزية.
1.6. يسترشد السكرتير المرجعي في أنشطته بما يلي:
— ميثاق الشركة، ولوائح العمل الداخلية، واللوائح الأخرى للشركة؛
2. المسؤوليات الوظيفية للسكرتير المساعد
يقوم السكرتير المساعد بالمهام التالية:
2.1. يقدم الاستعدادات وثائق ضرورية، يوفر الاستقبال والمحاسبة والتسجيل والتحكم في تنفيذ المستندات والمعلومات والخدمات المرجعية وتخزين معلومات المستندات.
2.2. يتحكم في جودة الإعداد وصحة الإعداد والتنسيق والموافقة على المستندات المقدمة لإدارة المؤسسة للتوقيع عليها.
2.3. يراقب تنفيذ الوثائق والتعليمات من الإدارة، ويتخذ التدابير التشغيلية التي تهدف إلى تنفيذها في الوقت المناسب وبجودة عالية.
2.4. ينظم الإعداد واتخاذ القرار وتوصيلها إلى المنفذين المباشرين. - تحليل الشهادات والتقارير المقدمة للإدارة وتقديم الاستنتاجات المختصة بشأنها.
2.5. يستقبل الزوار.
2.7. يقوم بتكوين الملفات طبقاً للمسميات المعتمدة والتأكد من سلامتها ورفعها إلى الأرشيف خلال الإطار الزمني المحدد.
2.8. يؤدي مهام رسمية أخرى لرئيسه المباشر.
3. حقوق السكرتير المساعد
يحق للأمين المرجعي:
3.3. طلب المواد اللازمة من الخدمات الوظيفية وتوضيح أسباب التأخر في إنجاز المهام والتعليمات من الإدارة.
4. مسؤولية السكرتير المساعد
يتولى السكرتير المساعد المهام التالية:
الوصف الوظيفي لأمين استقبال الرئيس
أوافق
_____________________________ (الاسم الأخير، الأحرف الأولى)
(اسم المنظمة، ________________________________
تنظيميا - استمارة قانونية) (المدير؛ شخص آخر مفوض
الموافقة على الوصف الوظيفي)
——————————————————————-
(اسم المعهد)
00.00.201_ز. №00
1. أحكام عامة
1.1 يحدد هذا الوصف الوظيفي الحقوق والمسؤوليات والمسؤوليات الوظيفية لسكرتير الاستقبال الرئيسي _____________________ (يشار إليها فيما بعد باسم "المؤسسة"). اسم المعهد
1.2 يتم تعيين شخص حاصل على تعليم مهني عالي (لا توجد متطلبات للخبرة العملية) أو تعليم ثانوي متخصص ولديه خبرة لا تقل عن سنتين في الملف الشخصي في منصب سكرتير مكتب الاستقبال التابع للمدير.
1.3 سكرتير الاستقبال تابع لـ ___________________________________.
1.4 في أنشطته، يسترشد سكرتير غرفة استقبال المدير بما يلي:
الوثائق التشريعية والتنظيمية التي تحكم القضايا ذات الصلة؛
بأوامر من رئيس المؤسسة (المدير المباشر)؛
قواعد وأنظمة النظافة المهنية ولوائح العمل.
المواد المنهجية المتعلقة بقضايا أنشطتها؛
ميثاق المؤسسة
هذا الوصف الوظيفي.
1.5 يجب أن يعرف سكرتير الاستقبال لدى المدير ما يلي:
تنظيمية الأفعال القانونيةوالمواد التوجيهية والمنهجية الأخرى المتعلقة بأنشطة المنظمة وحفظ السجلات؛
قواعد لاستخدام الاتصال الداخلي.
معايير النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري؛
قواعد الكتابة الرسائل التجاريةاستخدام النماذج القياسية;
أساسيات الأخلاق وعلم الجمال؛
هيكل وقيادة المنظمة وأقسامها؛
تنظيم العمل المكتبي؛
طرق التسجيل ومعالجة الوثائق؛
الشؤون الأرشيفية؛
الآلة الكاتبة.
قواعد علاقات عمل;
أساسيات تنظيم العمل وإدارته؛
قواعد تشغيل أجهزة الكمبيوتر.
أساسيات القانون الإداري وتشريعات العمل؛
لوائح العمل الداخلية؛
قواعد وأنظمة حماية العمل.
1.6 أثناء غياب سكرتير الاستقبال للرئيس، يتم إسناد مهامه إلى نائبه، المعين بالطريقة المقررة المسؤولية الكاملةلتنفيذها بالشكل الصحيح.
2. الوظائف
يتم تكليف سكرتير استقبال المدير بالمهام التالية:
2.1.تنظيم المحادثات الهاتفية للمدير.
2.2 الإعداد التنظيمي للاجتماعات والمؤتمرات.
2.3.تنظيميا دعم فنيالأنشطة الإدارية والإدارية لرئيس المنظمة.
2.4 حفظ السجلات.
2.5 مراقبة تنفيذ موظفي المنظمة للأوامر الصادرة والتعليمات المتخذة تحت السيطرة.
2.6.الاحتفاظ بملف المراقبة والتسجيل.
2.7.تنظيم استقبال الزوار.
3. مسؤوليات الوظيفة
يلتزم سكرتير الاستقبال بما يلي:
3.1 قبول المستندات والبيانات الشخصية للتوقيع من قبل رئيس المنظمة.
3.2 إعداد المستندات والمواد اللازمة لعمل المدير.
3.3. مراقبة المراجعة في الوقت المناسب وتقديمها من قبل الوحدات الهيكلية والمنفذين المحددين للوثائق المستلمة للتنفيذ، والتحقق من صحة مسودات المستندات المعدة المقدمة إلى المدير للتوقيع، والتأكد من تحريرها عالي الجودة.
3.4 تنظيم المحادثات الهاتفية للمدير، وتسجيل المعلومات الواردة في غيابه ولفت انتباهه إلى محتوياتها، وإرسال واستقبال المعلومات عبر أجهزة الاستقبال والاتصال الداخلي (الفاكس والتلكس وما إلى ذلك)، وكذلك الرسائل الهاتفية، وإحضارها على الفور. لفت انتباهه المعلومات الواردة عبر قنوات الاتصال.
3.5 القيام بأعمال الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية لرئيس المنظمة.
3.6 قبول المراسلات المستلمة للنظر فيها من قبل المدير، ونقلها وفقًا للقرار المتخذ إلى الوحدات الهيكلية أو فناني الأداء المحددين لاستخدامها في عملية العمل أو إعداد الردود.
3.7 إجراء الأعمال الورقية، وتنفيذها عمليات مختلفةاستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر المصممة لجمع المعلومات ومعالجتها وتقديمها عند الإعداد واتخاذ القرارات.
3.8. إعداد الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى نيابة عن المدير، وإعداد الردود على مؤلفي الرسائل.
3.9 القيام بالعمل على إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد ومكان الاجتماع، وجدول الأعمال، وتسجيلهم)، والحفاظ على محاضر الاجتماعات والاجتماعات وتدوينها.
3.10 تزويد مكان عمل المدير بالمعدات التنظيمية اللازمة واللوازم المكتبية وتهيئة الظروف الملائمة لعمله الفعال.
3.11.طباعة، بناء على توجيهات المدير، المواد الرسمية اللازمة لعمله أو إدخال المعلومات الحالية في بنك البيانات.
3.12 تنظيم استقبال الزوار، وتسهيل النظر الفوري للطلبات والاقتراحات المقدمة من الموظفين.
3.13.نسخ المستندات على آلة تصوير شخصية.
3.14. تشكيل الملفات وفقاً للتسميات المعتمدة والتأكد من سلامتها وتقديمها إلى الأرشيف خلال الإطار الزمني المحدد.
3.15. مراقبة تنفيذ موظفي المنظمة للأوامر والتعليمات الصادرة، وكذلك الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ تعليمات وتعليمات رئيس المنظمة المتخذة تحت المراقبة.
3.16.الاحتفاظ بملف التحكم والتسجيل.
يحق لسكرتير الاستقبال لدى المدير القيام بما يلي:
4.1. تحسين مؤهلاتك بالطريقة المحددة.
4.2 مطالبة الإدارة بتقديم المساعدة في تنفيذ واجباتهم.
4.3 تقديم مقترحات لتحسين العمل المتعلق بالمسؤوليات المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي.
4.4 تعرف على المستندات والمعلومات ذات الصلة اللازمة لأداء واجباتك بشكل جيد.
5. المسؤولية
يكون سكرتير استقبال المدير مسؤولاً عن:
5.1. الفشل في الوفاء (الأداء غير السليم) للواجبات الوظيفية على النحو المنصوص عليه في هذا الوصف الوظيفي ضمن الإطار المحدد في تشريعات العمل في الاتحاد الروسي.
5.2 الجرائم المرتكبة أثناء ممارسة أنشطتهم ضمن الإطار الذي تحدده التشريعات الإدارية والجنائية والمدنية للاتحاد الروسي.
5.3. التسبب في ضرر مادي في الإطار المحدد في تشريعات العمل والجنائية والمدنية في الاتحاد الروسي.
رئيس الوحدة الهيكلية: _____________ ____
(التوقيع) (اللقب، الأحرف الأولى)
لقد قرأت التعليمات،
تم استلام نسخة واحدة: ___________________________ ____
(التوقيع) (اللقب، الأحرف الأولى)
الوصف الوظيفي للسكرتير
انا اعتمدت
المدير التنفيذي
الاسم الأخير I.O. ________________
"________"______________ ____ ج.
1. أحكام عامة
1.1. ينتمي السكرتير إلى فئة فناني الأداء الفني.
1.2. ويتم تعيين السكرتير في الوظيفة ويعفى منه بأمر من مدير عام الشركة.
1.3. أمين السر يتبع مباشرة للمدير العام /.
1.4. وفي حالة غياب السكرتير تنتقل حقوقه ومسؤولياته إلى مسؤول آخر، كما هو معلن في أمر المنظمة.
1.5. يتم تعيين الشخص الذي يستوفي المتطلبات التالية في منصب السكرتير: التعليم - التخصص العالي أو الثانوي غير المكتمل، والخبرة في عمل مماثل لمدة ستة أشهر على الأقل، والمعرفة بالمعدات المكتبية (فاكس، ناسخة، ماسحة ضوئية، طابعة)، مايكروسوفت برامج أوفيس (وورد، إكسل).
1.6. يسترشد السكرتير في أنشطته بما يلي:
- القوانين التشريعية للاتحاد الروسي؛
— , لوائح العمل الداخلية، واللوائح الأخرى للشركة؛
- الأوامر والتعليمات من الإدارة؛
- هذا الوصف الوظيفي.
2. المسؤوليات الوظيفية للسكرتير
يقوم السكرتير بالمهام التالية:
2.1. ينفذ العمل على الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية للمدير.
2.2. يقبل المراسلات الواردة لينظر فيها المدير، ويحيلها وفقًا للقرار المتخذ إلى الوحدات الهيكلية أو جهة تنفيذ محددة لاستخدامها في سير العمل أو إعداد الردود.
2.3. يقبل المستندات والبيانات الشخصية لتوقيع المدير.
2.4. الرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل ونقل المعلومات الرسمية إلى المدير وتنظيم المحادثات الهاتفية مع المدير.
2.5. نيابة عن المدير، يقوم بإعداد الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى.
2.6. يؤدي العمل على إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد ومكان الاجتماع، وجدول الأعمال، وتسجيلهم)، ويحتفظ ويحرر محاضر الاجتماعات والاجتماعات.
2.7. يراقب تنفيذ موظفي المؤسسة للأوامر والتعليمات الصادرة وكذلك الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ تعليمات وتعليمات المدير المتخذة تحت السيطرة.
2.8. تزويد مكان عمل المدير بالمعدات التنظيمية اللازمة واللوازم المكتبية، وتهيئة الظروف الملائمة لعمل المدير الفعال.
2.9. ينظم استقبال الزوار، ويسهل النظر الفوري للطلبات والاقتراحات المقدمة من الموظفين.
2.10. يقوم بتكوين الملفات طبقاً للمسميات المعتمدة والتأكد من سلامتها ورفعها إلى الأرشيف خلال الإطار الزمني المحدد.
2.11. : طلب تذاكر الطيران والقطارات، حجز الفنادق.
2.12. يؤدي المهام الرسمية الفردية من رئيسه المباشر.
3. حقوق السكرتير
يحق للسكرتير:
3.1. تلقي المعلومات، بما في ذلك المعلومات السرية، بالقدر اللازم لحل المهام المعينة.
3.2. تقديم المقترحات إلى الإدارة لتحسين عملك وعمل الشركة.
3.3. الطلب شخصياً أو نيابة عن المدير من أقسام المؤسسة وغيرهم من المتخصصين المعلومات والوثائق اللازمة لأداء واجباته الرسمية.
3.4. مطالبة الإدارة بتهيئة الظروف العادية لأداء الواجبات الرسمية وسلامة جميع المستندات التي يتم إنشاؤها نتيجة لأنشطة الشركة.
3.5. اتخاذ القرارات ضمن اختصاصك.
4. مسؤولية السكرتير
4.1. بسبب الفشل في الأداء و/أو الأداء غير المناسب للواجبات الرسمية.
4.2. لعدم الالتزام بالتعليمات والأوامر واللوائح الحالية بشأن الحفاظ على الأسرار التجارية والمعلومات السرية.
4.3. لانتهاك لوائح العمل الداخلية وانضباط العمل وقواعد السلامة والسلامة من الحرائق.
الوصف الوظيفي للسكرتير
انا اعتمدت
___________________________________ (الأحرف الأولى، اللقب)
(اسم المنظمة، قبل- ________________________
القبول، وما إلى ذلك، التنظيمي (المدير أو أي مسؤول آخر)
الشكل القانوني) شخص رسمي، مرخص له
ما يجب التأكيد عليه
التعليمات النهائية)
» » ____________ 20__
المسمى الوظيفي
سكرتير المدير
______________________________________________
(اسم المنظمة، المؤسسة، الخ.)
» » ______________ 20__ ن_________
تم تطوير هذا الوصف الوظيفي والموافقة عليه من قبل
أساس عقد التوظيفمع __________________________________________
(اسم منصب الشخص الذي
ووفقا ل
تم تجميع هذا الوصف الوظيفي)
أحكام قانون العمل الاتحاد الروسيوغيرها من التنظيمية
القوانين التي تنظم علاقات العمل في الاتحاد الروسي.
ط- أحكام عامة
1.1. ينتمي سكرتير المدير إلى الفئة الفنية
فناني الأداء.
1.2. الشخص الذي لديه
التعليم المهني العالي، دون متطلبات الخبرة
العمل أو التعليم المهني الثانوي والخبرة العملية
التخصص لمدة لا تقل عن __________ سنة.
1.3. التعيين في منصب سكرتير الرئيس والفصل
منها يتم بأمر من رئيس المؤسسة عند التقديم
1.4. يجب أن يعرف السكرتير:
- القرارات والتعليمات والأوامر والضوابط الأخرى
الوثائق التنظيمية للهيئات العليا والهيئات الأخرى المتعلقة
أنشطة المؤسسة
- اللوائح والتعليمات والوثائق المعيارية الأخرى للصيانة
عمل مكتبي؛
- هيكل وإدارة المؤسسة وأقسامها؛
- ميثاق المؤسسة؛
- تنظيم العمل المكتبي؛
— طرق تسجيل ومعالجة الوثائق؛
- العمل الأرشيفي؛
- الكتابة على الآلة الكاتبة.
- قواعد استخدام أجهزة الاتصال الداخلي؛
- معايير النظام التنظيمي والإداري الموحد
توثيق؛
— قواعد طباعة الرسائل التجارية باستخدام النماذج القياسية؛
- أساسيات الأخلاق وعلم الجمال؛
- قواعد الاتصالات التجارية؛
— قواعد تشغيل أجهزة الكمبيوتر؛
— أساسيات القانون الإداري وتشريعات العمل؛
— لوائح العمل الداخلية؛
- قواعد وأنظمة حماية العمال، واحتياطات السلامة،
الصرف الصحي الصناعي والحماية من الحرائق؛
1.5. السكرتير يقدم تقاريره مباشرة إلى المدير
________________________________________________________________________.
(المؤسسة، الوحدة الهيكلية)
1.6. أثناء غياب السكرتير (إجازة، مرض، الخ)، له
يتم تنفيذ الواجبات من قبل شخص يتم تعيينه وفقًا للإجراء المعمول به،
الذي يكتسب الحقوق المقابلة ويتحمل المسؤولية عنها
حسن أداء المهام الموكلة إليه.
1.7. ______________________________________________________________.
ثانيا. مسؤوليات العمل
سكرتير:
2.1. ينفذ العمل على الدعم التنظيمي والفني
الأنشطة الإدارية والإدارية للمدير.
2.2. يقبل التقديم للنظر فيه من قبل المدير
المراسلات، وتحويلها وفقا للقرار المتخذ ل
الوحدات الهيكلية أو فناني الأداء المحددين للاستخدام في
عملية العمل أو إعداد الإجابات.
2.3. يؤدي العمل المكتبي، ويؤدي العمليات المختلفة مع
استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر المصممة لجمع ومعالجة و
عرض المعلومات عند الإعداد واتخاذ القرارات.
2.4. يقبل المستندات والبيانات الشخصية لتوقيع المدير.
2.5. يقوم بإعداد المستندات والمواد اللازمة للعمل
قائد.
2.6. يضمن المراجعة والتقديم في الوقت المناسب.
الأقسام الهيكلية والمنفذون المحددون للوثائق،
يتم تقديمها إلى المدير للتوقيع والتأكد من جودتها
التحرير.
2.7. ينظم محادثات هاتفية مع المدير ،
يسجل المعلومات التي يتلقاها في غيابه ويلفت انتباهه إليها
المعلومات محتوياتها، ويرسل ويستقبل المعلومات عبر
أجهزة الاستقبال والاتصال الداخلي (الفاكس والتلكس وغيرها)، وكذلك
الرسائل الهاتفية، ويلفت انتباهه إلى المعلومات في الوقت المناسب،
تلقيها عبر قنوات الاتصال.
2.8. نيابة عن المدير، يكتب الرسائل والطلبات وما إلى ذلك.
2.9. يتولى العمل على إعداد الاجتماعات والمؤتمرات،
يتم تنفيذها من قبل المدير (جمع المواد اللازمة، والإخطار
المشاركين حول وقت ومكان الاجتماع وجدول الأعمال وتسجيلهم)
يحفظ ويعد محاضر الاجتماعات والمؤتمرات.
2.10. يراقب التنفيذ من قبل موظفي المؤسسة
إصدار الأوامر والتعليمات والالتزام بالمواعيد النهائية
تنفيذ تعليمات وتعليمات المدير ويتم السيطرة عليها.
2.11. يحتفظ بملف التحكم والتسجيل.
2.12. تزويد مكان عمل المدير بالمستلزمات اللازمة
المعدات التنظيمية واللوازم المكتبية,
يخلق الظروف الملائمة للعمل الفعال للقائد.
2.13. طباعة المواد الرسمية حسب توجيهات المدير،
اللازمة لتشغيله، أو إدخال المعلومات الحالية في بنك البيانات.
2.14. ينظم استقبال الزوار ويعزز الكفاءة
النظر في طلبات واقتراحات الموظفين.
2.15. - تشكيل الحالات طبقاً للمسميات المعتمدة،
ويضمن سلامتهم ويرفعهم إلى الأرشيف في الوقت المناسب.
2.16. يؤدي المهام الرسمية الفردية للمدير.
2.17. _____________________________________________________________.
يحق للسكرتير:
3.1. للتعرف على مشاريع قرارات إدارة المؤسسة،
المتعلقة بأنشطته.
3.2. تقديم المقترحات للنظر فيها من قبل الإدارة
تحسين العمل المتعلق بالمسؤوليات المنصوص عليها
هذه التعليمات.
3.3. وفي حدود اختصاصك إبلاغ الفوري
للمدير حول جميع أوجه القصور التي تم تحديدها في عملية تحقيقها
مسؤوليات الوظيفة، وتقديم المقترحات لإلغائها.
الوحدات الهيكلية والمتخصصين المعلومات والوثائق،
اللازمة لأداء واجباتهم الوظيفية.
3.5. تطلب من إدارة المنشأة تقديم المساعدة في
أداء واجباتهم وحقوقهم الرسمية.
3.6. ______________________________________________________________.
رابعا. مسؤولية
السكرتير هو المسؤول:
4.1. بسبب الأداء غير السليم أو الفشل في أداء واجباتهم
الواجبات المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي، في
ضمن الحدود التي يحددها تشريع العمل في الاتحاد الروسي.
4.2. بالنسبة للجرائم المرتكبة أثناء ممارسته
الأنشطة - ضمن الحدود التي تحددها الإدارية والجنائية و
التشريع المدني للاتحاد الروسي.
4.3. - التسبب في ضرر مادي – في الحدود المقررة
تشريعات العمل والمدنية في الاتحاد الروسي.
تم تطوير الوصف الوظيفي وفقًا لـ ________________
(اسم،
_____________________________.
رقم الوثيقة وتاريخها)
رئيس الوحدة الهيكلية (الأحرف الأولى، اللقب)
_________________________
(إمضاء)
» » _____________ 20__
(الأحرف الأولى، اللقب)
_____________________________
(إمضاء)
» » ________________ 20__
لقد قرأت التعليمات: (الأحرف الأولى، اللقب)
_________________________
(إمضاء)
» » _____________ 20__
تمت الموافقة على كتاب التأهيل المرجعي لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين. قرار وزارة العمل في روسيا بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37 يصنف منصب سكرتير المدير كمؤدي فني.
السكرتير هو مساعد تنفيذي مسؤول عن دعم المستندات لأنشطة المدير أو الوحدة الهيكلية أو المنظمة ككل، ويعمل بشكل مستقل، دون سيطرة مباشرة من المدير، ويتخذ القرارات والتعبير عن الأحكام بشأن القضايا التي تقع ضمن اختصاصه.
الرابطة الدولية للأمناء
يوفر السكرتير المؤهل ما يصل إلى 30٪ من وقت عمل المدير معلومات ضروريةكل رابع زائر ويحل بشكل مستقل ما يصل إلى نصف جميع الاستفسارات الهاتفية
لكن المهام والوظائف المهنية للسكرتير تتحدد إلى حد كبير من خلال اتجاه وتفاصيل أنشطة المنظمة، وثقافة الشركة، وأسلوب عمل المدير وبعض العوامل الأخرى.
يحتوي دليل مؤهلات وظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين على خصائص مؤهلات موظفي الأمانة التاليين:
الطابعين.
كاتب كاتب.
سكرتير المدير؛
سكرتير مختزل.
مدير؛
السكرتير العلمي .
كل خصائص التأهيلالمدرجة في الدليل هو وثيقة معيارية- تنظيم محتوى الوظائف التي يؤديها الموظف.
يعد امتثال الموظف لمتطلبات التأهيل شرطًا ضروريًا ولكنه ليس كافيًا له عمل فعال. اعتمادًا على مجال نشاط المنظمة وثقافتها المؤسسية، الهيكل التنظيميوالحجم وقائمة أنماط الإدارة المسؤوليات الوظيفيةيمكن أن يكون الأمناء مختلفين، وتنفيذهم الفعال لا يتطلب المستوى المناسب فقط المعرفة المهنيةولكن أيضًا بعض المهارات والقدرات والصفات التجارية والشخصية.
سكرتيرة في مؤسسة تجارية
في الهياكل التجارية الحديثة لا يوجد تقسيم واضح للسكرتيرات حسب المؤهلات، كما هو منصوص عليه في دليل التأهيل، ويستخدم مصطلح "سكرتير" للإشارة إلى السكرتيرات على مستويات مختلفة.
يتم تمثيل سوق العمل للسكرتيرات اليوم من خلال مناصب مثل سكرتير الهاتف، سكرتير الاستقبال؛ سكرتيرة المكتب؛ سكرتير مساعد؛ كاتب سكرتير؛ مدير المكتب (المسؤول) ؛ سكرتير مترجم؛ مساعد (سكرتير شخصي) للمدير؛ رئيس الأمانة .
دعونا نفكر في مسؤوليات ومتطلبات الوظيفة الرئيسية لهذه الفئات من العمال.
السكرتيرة على الهاتف. تشمل مسؤوليات الوظيفة الأساسية الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها واستقبال الفاكس. يجب أن يعرف سكرتير الهاتف القواعد الأساسية لإجراء المحادثات الهاتفية، وأن يتحدث بشكل جيد، وأن يكون قادرًا على استخدام المعدات المكتبية. الشرط الإضافي هو أن يكون لديك صوت لطيف.
في شركات اجنبيةوالشركات الروسية التي تعمل مع عملاء أجانب، يمكن أن يسمى منصب مماثل في طبيعة العمل سكرتير الاستقبال. بالإضافة إلى الرد على المكالمات الهاتفية، تشمل مسؤولياتها مقابلة العملاء وتنظيم المفاوضات. أحد المتطلبات الرئيسية للمرشحين لهذه الوظيفة الشاغرة هو معرفة لغة أجنبية بمستوى محادثة جيد.
يؤدي سكرتير الرئيس (المكتب) قدرًا كبيرًا من الواجبات: تلقي المكالمات الهاتفية، ومقابلة العملاء، وإجراء العمل المكتبي، وتزويد المكتب باللوازم المكتبية والمواد الاستهلاكية. يجب أن يعرف سكرتير المدير النظام دعم التوثيقإدارة، آداب العمل، أن تكون قادرًا على استخدام الكمبيوتر، برامج الحاسوبوموارد الإنترنت.
تشمل المسؤوليات الوظيفية للسكرتير المساعد، بالإضافة إلى تلك المذكورة أعلاه، تخطيط وقت عمل المدير، وإعداد وتنظيم الاجتماعات، وتنفيذ المهام المهمة. وفي هذا الصدد، يجب أن يكون لدى السكرتير المساعد معرفة جيدة بمجال نشاط الشركة وفريق إدارتها، وأن يكون قادراً على العمل مع الأنظمة المعلوماتية والقانونية.
في الشركات الكبيرة، غالبا ما يتم تقديم منصب مدير المكتب (المسؤول)، الذي تشمل مسؤولياته حل جميع القضايا المتعلقة بضمان عمل المكتب (شراء اللوازم المكتبية و لوازم، وتنظيم تنظيف المباني)، وإدارة السعاة والسكرتيرات، ومراقبة الامتثال لجداول العمل، وما إلى ذلك. يجب أن يعرف مدير المكتب أساسيات التسويق والإدارة وتنظيم الإنتاج، وأن يكون قادرًا على تنظيم العمل المكتبي، وإعداد العروض التقديمية، والمفاوضات. المهارات التنظيمية الجيدة أمر لا بد منه.
يتم توفير منصب السكرتير المترجم في الشركات التي تمارس نشاطًا اقتصاديًا أجنبيًا نشطًا. بالإضافة إلى الطلاقة لغة اجنبيةويشترط أن يكون لدى المتخصص معرفة بالمصطلحات الخاصة، والقدرة على تسهيل المفاوضات، وإتقان تقنية الترجمة الفورية والتحريرية، والقدرة على مرافقة المدير في رحلات العمل إلى الخارج. المعرفة بآداب العمل شرط إلزامي.
يقوم مساعد المدير (السكرتير الشخصي) بمراقبة تنفيذ التعليمات والقرارات والامتثال للوائح العمل الداخلية، ويساعد المدير في صياغة القرارات البناءة، وتنظيم الاجتماعات والمفاوضات، وتخطيط وتنظيم يوم عمل المدير. يجب أن يكون لدى المدير المساعد المعرفة في مجال الإدارة، ودعم التوثيق للإدارة، ويجب أن يعرف أساسيات تنظيم العمل والاقتصاد والتكنولوجيا. متطلبات إضافيةنكون التوافق النفسيمع المدير معرفة قواعد الآداب.
يتم تقديم منصب رئيس الأمانة، كقاعدة عامة، في الشركات الكبيرة التي يعمل بها ما لا يقل عن 5-8 أمناء في المكتب. المسؤوليات الوظيفية الرئيسية هي تعيين وتنظيم وتنسيق عمل الأمناء والسيطرة على أنشطتهم. في بعض الشركات، يتم دمج المسؤوليات الوظيفية لرئيس السكرتارية جزئيًا مع وظائف المسؤول (مدير المكتب).
في السنوات الأخيرة، وفي سياق الحقائق الاقتصادية والاجتماعية الجديدة، بدأت المتطلبات المتكاملة للأمناء في الظهور. في الواقع، بدأ العديد من أصحاب العمل في فرض متطلبات دولية على الموظفين المعايير المهنية. أساس المعايير المهنية في أوروبا والولايات المتحدة الأمريكية هو معيار ISO-9000 - الذي تعتمد عليه أنظمة إدارة الجودة، وفي قلبه الموظف المعتمد.
كل خاصية مؤهلة مدرجة في الدليل هي وثيقة معيارية تنظم محتوى الوظائف التي يؤديها الموظف.
في الهياكل التجارية الحديثة، لا يوجد تقسيم واضح للأمناء حسب المؤهلات، على النحو المنصوص عليه دليل المؤهلاتويستخدم مصطلح "سكرتير" للإشارة إلى الأمناء على مستويات مختلفة
يتم تمثيل سوق العمل للسكرتيرات اليوم بمناصب مثل سكرتير الهاتف، سكرتير الاستقبال، سكرتير المكتب، السكرتير المساعد، السكرتير الكتابي، مدير المكتب، سكرتير المترجم، المساعد التنفيذي، رئيس السكرتارية.
يتم التنظيم القانوني لأنشطة السكرتير باستخدام التوصيف الوظيفي. تم إعداد الوصف الوظيفي للسكرتير لتغطية النطاق بأكمله الحقوق المهنيةومسؤوليات هذا الموظف. ويحدد حقوقه ومسؤولياته الوظيفية، وكذلك المسؤولية عن الفشل في الأداء أو الأداء غير السليم لوظيفة عمله.
أهمية الوصف الوظيفي للسكرتير كبيرة جدا. من الضروري في المقام الأول تجنب الانتهاكات تشريعات العملوتحديد واجبات الموظف المحدد، حيث أنه يحتوي على المتطلبات الأساسية للأمين فيما يتعلق بالمعرفة الخاصة والمعرفة بالقانون وبعض الأساليب والوسائل التي يجب أن يكون السكرتير قادراً على استخدامها في أداء واجباته الرسمية.
الوصف الوظيفي للسكرتير له شكل محدد. وفي الوقت نفسه، عند تطويره، يجب على صاحب العمل الاعتماد على اللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية للمنظمة. الوصف الوظيفي واللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية هي وثائق مترابطة تكمل بعضها البعض. ويمكن ملاحظة هذه العلاقة في حقيقة أن مسؤوليات كل سكرتير تنشأ من مهام ووظائف الوحدة الهيكلية للمنظمة نفسها.
يتم وضع الوصف الوظيفي على الشكل العام. يتضمن نص الوصف الوظيفي للسكرتير الأقسام التالية:
1. أحكام عامة"؛
2) "الوظائف"؛
3) "مسؤوليات الوظيفة"؛
4) "الحقوق"؛
5) "المسؤولية".
وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه فعال تعاونالعلاقة بين المدير والسكرتير لا تكون ممكنة إلا إذا كانت هناك ثقة متبادلة كاملة بينهما. تعتمد هذه الثقة على وحدة وجهات النظر، والفهم المشترك لأهداف وغايات العمل، والشغف بالعمل، والرغبة في تحقيق كفاءة عالية للمنظمة، والتدريب المهني الكافي، واجتهاد وموثوقية السكرتير، واستيعاب أسلوب العمل الفردي للمدير، والقدرة على الفهم والتنبؤ بمسار أفكاره ومنطق الأحكام، والاحترام المتبادل.
أيضًا عوامل مهمةنجاح عمل السكرتير الشخصي هو القدرة على التصرف مع الناس والقدرة على خلق انطباع يزيد من سلطة المدير. يجب أن يكون السكرتير حلقة وصل مهمة في نظام اتصالات مديره، مما يضمن التواصل الفعال واتخاذ التدابير اللازمة في الوقت المناسب. السكرتير هو الممثل الشخصي لمديره، ويتطلب القيام بهذا الدور الرئيسي القدرة على ترك انطباع إيجابي لدى موظفي المنظمة وممثلي الشركات الأخرى. إن دور سكرتير المدير، كما هو محدد في كتيب الرابطة الأوروبية للأمناء المحترفين، هو معرفة جوهر أنشطة مديره والقدرة على القيام بجزء كبير من هذا العمل.