أنت بحاجة إلى خطاب عمل. كيفية كتابة خطاب عمل: القواعد والتوصيات

يعد خطاب العمل (المشار إليه فيما يلي باسم DP) أحد أنواع المراسلات المكتبية في مجال الأعمال، والذي يشير إلى المراسلات الرسمية بين كيانات الأعمال (شركاء الأعمال) وموظفي الشركة.

بمساعدة موانئ دبي، يتم تبادل مقترحات الأعمال والطلبات والمطالبات الرسمية، ويتم توضيح حالات الصراع وحلها.

تختلف الرسالة الرسمية بأسلوب العمل عن أنواع الرسائل الأخرى في الخصائص التالية:

• أسلوب وطريقة عرض أفكار كاتب الرسالة.
• المحتوى المعجمي ومحتوى الرسالة الذي يتميز بعدم الانفعال وغياب العبارات والجمل العاطفية الواضحة.
• إعداد وتسجيل على الورق الرسمي للشركة مع التفاصيل ذات الصلة.
• الخط القياسي، هو نفسه بالنسبة لنص الرسالة بأكمله.
• مجلد صغير لا يتجاوز صفحة واحدة من النص المطبوع.
• التنسيق الرسمي الصارم والامتثال الإلزامي للقواعد الموضوعة عند كتابة الرسائل وإرسالها.

كيفية كتابة خطاب عمل والحصول على إجابة - شاهد هذا الفيديو:

الأنواع الرئيسية من DP

اعتمادًا على معايير التصنيف المستخدمة، يتم تقسيم جميع نقاط التوزيع إلى الأنواع الرئيسية التالية، والتي سيتم مناقشتها أدناه مع وصف موجز.

DPs التي لا تتطلب استجابة من المستلم:

1. الضمانات التي تضمن الوفاء بالتزامات معينة (على سبيل المثال).
2. المستندات المصاحبة، والتي يتم إرفاقها بحزمة المستندات والرسائل الرسمية الأخرى.
3. إعلامية، تحتوي على معلومات معينة كمرجع.
4. الإشعارات التي تنقل المعلومات والحقائق الهامة إلى المستلمين. سوف تتعلم كيفية إعداد إشعار بإنهاء العقد بشكل صحيح.
5. تحذير يحتوي على تذكير بأي عواقب سلبيةللمستلم إذا لم يفي بالتزاماته تجاه مرسل الرسالة.
6. رسائل تذكيرية لإخطار مستلمي الرسائل بمسؤولياتهم والاتفاقيات المبرمة مسبقًا مع الشركة.

هناك أيضًا عدد من DPs الذين إلزاميتتطلب الرد من متلقيها.

عادة ما تحتوي هذه الرسائل في نصها على نوع من الاستئناف إلى الكيان المتلقي (على سبيل المثال، طلب تنفيذ أي إجراءات رسمية)، وثائق مع عرض (على سبيل المثال، حول التعاون، وإبرام العقود، وعقد الأحداث الرسمية)، وخطاب من طلب (تقديم معلومات، أوراق رسمية)، رسالة مطالبة بالوفاء بالالتزامات والاتفاقيات، رسالة طلب أو عريضة.

تنقسم نقاط التوزيع ذات الطبيعة غير التجارية إلى الأنواع الرئيسية التالية:

• دعوة الناس لحضور حدث رسمي أو عرض تقديمي أو حدث خاص بالشركة.
• أوراق تعزية لموظفي الشركة ومديري الشركات الشريكة فيما يتعلق بوفاة الأشخاص المقربين منهم وأقاربهم.
• شكرا لك موانئ دبي.
• موانئ دبي للإبلاغ عن حدث مهم.
• أوراق التوصية. تتم مناقشة قواعد ومبادئ إعداد خطاب التوصية بالتفصيل.
• الضمان موانئ دبي.
• خطابات تأكيد استلام البضائع وتقديم الخدمات.
• رسائل تهنئة بخصوص أي احتفال أو مناسبة خاصة.
• خطابات الالتماس التي يطلب فيها المرسل من المتلقي أن يقدم له بعض الخدمات أو القيام بأعمال مهمة للمرسل.
• رسائل مع قائمة التعليمات.
• الأوراق المرافقة.

عادةً ما يتم استخدام DPs، وهي ذات طبيعة تجارية، في المرحلة الأولية لإبرام اتفاقية وأثناء سريان اتفاقية موقعة مسبقًا، وتشمل هذه الرسائل ما يلي:

• طلب البيانات أو المنتجات.
• الرد على طلب من شركة شريكة.
• تقديم الرسائل التي تحتوي على نصها اقتراح الأعمال التجاريةالدخول في اتفاقية أو معاملة.
• رسائل المطالبة والتذكير.
• رسائل التحذير، والتي تشير إلى إخلال أحد الأطراف بالتزاماته، أو إنهاء العقود المبرمة سابقاً، أو ضرورة وفاء الطرف المتلقي بالتزاماته.

من الناحية الهيكلية، يمكن تقسيم جميع أنواع رسائل الأعمال إلى مستندات:

1. يحتوي على نص المؤلف، معروض في شكل حر.
2. مكتوب وفقًا للنموذج أو النموذج المحدد دون انحرافات حقوق الطبع والنشر.

اعتمادًا على متلقيهم، فإن DPs هم:

• تعميم (يتم إرساله إلى عدة مستلمين في وقت واحد).
• قياسي (يتم إرساله إلى مستلم واحد فقط من منشئ واحد).
• جماعية بطبيعتها (مثل هذه الرسالة لها مستلم واحد فقط، ولكن هناك عدة مرسلين في وقت واحد).

نموذج رسالة شكر للأعمال. الصورة: www.nevagazservis.ru

يمكن أن يكون شكل المراسلات التجارية:

• فاكس.
• إلكترونية (يتم إرسال هذه الرسائل إلى الموقع الرسمي أو البريد الإلكتروني الرسمي للشركة المتلقية).
• البريد (يتم إرساله بشكل قياسي عن طريق البريد في مظاريف).
• مكتوبة بخط اليد (عادةً ما تكون هذه الرسائل تحتوي على تهنئة أو تعازي).

كيفية كتابة وتنسيق الرسالة بشكل صحيح

يتم تقسيم DP بشكل قياسي إلى مقدمة وأجزاء رئيسية ونهائية، والتي يجب أن تكون مرتبطة منطقيًا ببعضها البعض.

تتضمن المقدمة البيانات والحقائق التي أصبحت الأساس لكتابة DP، ويحتوي الجزء الرئيسي على المحتوى نفسه والنص الرئيسي للرسالة. الجزء الأخير يحتوي على نتيجة كتابة الرسالة والغرض الذي كتبت من أجله - طلب، مطالبة، رفض، تعبير عن الامتنان، وما إلى ذلك.

عند كتابة أي خطاب عمل، يجب عليك الانتباه إلى النقاط والقواعد الرئيسية التالية، والتي سيتم مناقشتها بالتفصيل أدناه في النص.

التصميم الأسلوبي

يجب أن تتم كتابة DP فقط بأسلوب العمل، بدون عناصر أسلوب المحادثة والعبارات العامية والتصغير والعناصر الأخرى غير المناسبة في المراسلات التجارية.

إجراءات تقديم المعلومات والبيانات

يجب تقديم البيانات والمعلومات المقدمة في المراسلات التجارية وفقًا للمتطلبات التالية، والتي يكون استيفاؤها إلزاميًا إذا كان هدفك هو إنشاء خطاب عمل صحيح ومختص:

• مدى ملاءمة وموثوقية الحقائق والبيانات المقدمة، والتي يجب التحقق منها اعتبارًا من تاريخ كتابة الرسالة ومطابقتها للوضع الحالي في الشركة.
• إمكانية العنونة (يجب توجيه الرسالة وإرسالها إلى شخص معين أو مجموعة من الأشخاص).
• معقولية المطالب والمطالبات المعلنة.
• الموضوعية والحياد.
• اكتمال المعلومات المقدمة، والتي على أساسها ستتمكن الجهة المتلقية من اتخاذ قرار موضوعي ولن تحتاج إلى الحصول على بيانات إضافية أو طلبها من شركتك.

متطلبات محتوى وتصميم نموذج الشركة

يجب أن يتم إعداد DP على ورق الشركة الرسمي مع جميع التفاصيل المطلوبة. متطلبات هذا النموذج هي كما يلي:

• التنسيق القياسي – A4.
• لتتمكن من تقديم DP بالمستندات ونقلها إلى الأرشيف، يجب عليك ترك الهامش الأيسر بما لا يقل عن 3 سنتيمترات.
• الإشارة إلى اسم المنظمة الفعلية و العناوين القانونيةوتفاصيل الاتصال والعناوين بريد إلكترونيوالموقع الإلكتروني.
• عند إنشاء رسالة بريد إلكتروني، يُنصح باستخدام خط قياسي – Times New Roman، الحجم 12.
• يمكن كتابة DP ليس فقط على ترويسة الشركة، ولكن أيضًا على ورقة عادية، ولكن في هذه الحالة، يجب الإشارة إلى جميع البيانات من ترويسة الشركة.
• لا يُسمح بإرسال DP عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني إذا كان نص هذا المستند يحتوي على بيانات سرية حول الاتفاقيات الرئيسية والمستندات السرية المهمة والبيانات الشخصية للموظفين، والتي يعد الكشف عنها غير مقبول ويمكن أن يضر بسمعة الشركة.

قواعد ترقيم DP وتقسيم الفقرات

يبدأ ترقيم المستند الذي يتكون من عدة صفحات مطبوعة في وقت واحد بشكل قياسي من الصفحة الثانية، ويجب كتابة الأرقام في الزاوية العلوية من الصفحة بالأرقام العربية دون نقاط بجوار رقم الصفحة.

ولجعل نص الرسالة سهلاً قدر الإمكان على المتلقي قراءته وفهمه، يجب تقسيمه إلى فقرات. سيساعد هذا التقسيم القارئ على فهم أين تنتهي إحدى الأطروحات وأين تبدأ الأخرى.

تصحيحات في نص الرسالة

إن وجود عمليات المحو والأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية وعلامات الترقيم والأخطاء الأسلوبية في نص DP أمر غير مرغوب فيه وغير مقبول. يجب أن يكون نص الرسالة متعلمًا وصحيحًا مع وجود فاصل زمني بين الصفوف 1.5-2.

مثال على كتابة رسالة عمل.

التفاصيل الإلزامية في نص DP

التفاصيل الرئيسية التي يجب أن تكون موجودة في الرسالة هي ما يلي:

• شعار النبالة لروسيا، الموجود في منتصف الورقة الفارغة، والإشارة إليه إلزامية وكالات الحكومةوالمنظمات.
• اسم الشركة كاملا بدون اختصارات.
• تفاصيل الاتصال (أرقام الهاتف الثابت والمحمول والفاكس).
• أرقام الحسابات البنكية.
• بيانات حول المرسل إليه DP (يجب الإشارة إلى اسم الشركة التي تتلقى الرسالة في الحالة الاسمية، في حين تتم الإشارة إلى الاسم الكامل للمستلم ومنصبه في الحالة الأصلية).
• قبل الاسم الكامل للمرسل إليه الذي لديه لقب أو درجة أكاديمية (دكتور، مرشح للعلوم)، من الضروري الإشارة إليهم.
• يجب كتابة جميع التفاصيل في نص DP من صف جديد بحرف كبير.

كيفية كتابة وإرسال رسالة بعد اجتماع عمل

إن عقد اجتماع مع ممثلي الشركة المتنافسة وشركاء الأعمال ينطوي على المزيد المراسلات التجارية. ميزات كتابة خطاب بعد اجتماع العمل هي كما يلي:

• في بداية الوثيقة، تتم الإشارة إلى وقت وتاريخ اجتماع العمل أو المؤتمر، حتى لو مر يوم أو يومين فقط منذ تنظيمهما.
• يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بإيجاز قدر الإمكان وأن تشير بوضوح إلى ما تريد توصيله بالضبط إلى شركاء عملك، دون الخوض في الأمور.
• في نص الرسالة، تجدر الإشارة بإيجاز إلى النقاط التي تمت مناقشتها في الاجتماع، وما هي القضايا التي أثيرت وما هو القرار الذي توصلت إليه أنت ومتلقي الرسالة.
• يجب أن يرغب مستلم الرسالة في الرد DP في التعبير عن رأيه أو قراره بشأن الاجتماع السابق و موضوع مثير للجدلالذي صعد عليه.
• اكتب عن تاريخ ووقت محددين حيث سيكون من الممكن عقد اجتماع عمل أو مؤتمر أو محادثة هاتفية عمل.
• أبلغ متلقي DP بنواياك فيما يتعلق بمزيد من التعاون التجاري وإبرام الاتفاقيات.
• قم بإنهاء المحادثة بأدب وبشكل عرضي، على سبيل المثال، "أطيب التمنيات لك...".

ميزات تصميم DPs الإلكترونية

يتم الآن إصدار الرسائل بالتنسيق الإلكتروني في كثير من الأحيان أكثر من المراسلات عبر الفاكس أو البريد، حيث سيتم تسليم هذه الرسالة بشكل أسرع بكثير، وبالتالي ستتلقى الشركة المرسلة ردًا على DP الخاص بها بشكل أسرع.

يعد إعداد وتنفيذ DP الإلكتروني أمرًا بسيطًا للغاية؛ فالمتطلبات الأساسية لإعداده هي نفس المتطلبات الخاصة بالرسائل التجارية الورقية. ميزات صغيرةالتنسيقات هي كما يلي:

• تحديد موضوع أو عنوان DP بحيث لا يفقده المتلقي في تدفق المراسلات الواردة من شركائه ومنافسيه.
• يجب ألا تغير الموضوع أو العنوان عندما تتلقى ردًا على DP الخاص بك، مما سيسهل بشكل كبير تبادل الرسائل في المستقبل ويجعل من الممكن عرض الرسائل السابقة حول هذا الموضوع بسرعة.
• يجب عليك استخدام البرامج القياسية، ولا تستخدم أحدث إصدارات البرامج لإنشاء خطاب، حيث قد لا يتم فتح البريد الإلكتروني لاحقًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستلم، وهو غير مزود ببرامج جديدة.
• لا ينبغي استخدام الرموز التعبيرية والعناصر الأخرى لمراسلات البريد الإلكتروني غير الرسمية في نص DP.

المواعيد النهائية للرد على الرسالة المستلمة

يجب مراجعة DP، الذي يحتوي على نص اقتراح التعاون والمطالبات والمطالب والعناصر الأخرى التي تتطلب الرد، والرد عليها ضمن الأطر الزمنية التالية:

• ويجب على المرسل إليه تأكيد استلام خطاب الطلب خلال ثلاثة أيام، ويمكن الرد على هذا الطلب خلال شهر.
• إرسال رسالة تعزية في الوفاة محبوبأو ضرورة وجود أحد أقارب أحد موظفي الشركة خلال عشرة أيام من تاريخ الحادث المحزن.
• يتم إرسال أوراق التهنئة خلال ثمانية أيام من تاريخ المناسبة الخاصة.
• ووفقاً للقواعد العامة، تتم مراجعة جميع أوراق العمل الرسمية وإرسال الرد إليها خلال سبعة أيام من تاريخ استلام الخطاب.

قواعد إنهاء الرسالة

يجب أن يحتوي الجزء الأخير من DP على نتيجة الجزء الرئيسي المذكور أعلاه بأكمله، ويجب أن يلخص النتائج ويقدم مقترحات أو استنتاجات محددة. في هذه الحالة، يجب أن يكون الجزء الأخير قصيرًا وواضحًا وموجزًا ​​قدر الإمكان.

فيما يلي أمثلة على الخيارات الناجحة لإنهاء نص DP في مجال المراسلات الرسمية:

• الامتنان المهذب للاهتمام الذي تم تقديمه أو المساعدة المقدمة.
• التعبير عن الرغبة في مزيد من التعاون، والأمل في إبرام اتفاقيات مع الشركة الشريكة.
• طمأنة المرسل إليه بالرسالة بشأن شيء ما (مزيد من المراسلات وإبرام اتفاق وتعاون).
• التعبير عن طلب لفعل شيء ما (كتابة النتائج، الإبلاغ عن أي بيانات).
• يرجى عذر القلق والإزعاج الناجم.

في نهاية الرسالة، يمكنك أن تتمنى النجاح، أو تنقل أطيب التمنيات أو الاحترام لمتلقي الرسالة.

DP باللغة الإنجليزية أو لغة أجنبية أخرى

يتواصل العديد من رجال الأعمال ويتعاونون ليس فقط مع الشركات المحلية الموجودة في الاتحاد الروسي، ولكن أيضًا مع الشركات الأجنبية، بالإضافة إلى الفروع أو المكاتب التمثيلية للشركات الأجنبية الموجودة في روسيا.

في هذه الحالة، لا يوجد شكل محدد بدقة لـ DP؛ لغة اجنبيةسيعتمد على الغرض من الكتابة وشكل الوثيقة الرسمية. عند إعداد DP، تحتاج إلى التركيز على القواعد العامة والتوصيات التالية في مجال المراسلات الرسمية:

• تاريخ إعداد DP. عند إرسال مستند إلى أمريكا، يجب عليك أولاً إدخال الشهر رقميًا، وعندها فقط قم بالإشارة إلى اليوم الحالي من الشهر والسنة. إذا كنت ترسل خطابًا إلى إنجلترا، فسيتم إدخال التاريخ بشكل قياسي، كما هو الحال في روسيا، ولكن من الأفضل الإشارة إلى الشهر في شكل خطاب لتجنب سوء الفهم.
• تفاصيل المرسل إليه الأجنبي. عند معالجة في رسالة يجب عليك استخدامها النماذج القياسية(السيد، السيدة، الآنسة) متبوعة بالاسم الأخير لمستلم الرسالة.
• عنوان مستلم البريد الإلكتروني. يختلف الإجراء الخاص بالإشارة إليه عن الإجراء القياسي في روسيا. تحتاج أولاً إلى الإشارة إلى رقم مكتب الشركة الأجنبية، ثم رقم المنزل الذي يقع فيه المكتب أو رقم مبنى المكاتب، واسم الشارع، وأرقام الرمز البريدي، واسم الولاية عند إرسال خطاب إلى الولايات المتحدة الولايات، اسم المقاطعة، البلد إذا كان مرسل الرسالة موجودًا في إنجلترا أو دول أخرى في أوروبا الغربية.
• يجب الإشارة إلى موضوع الرسالة (أو عنوانها)، مما سيسمح للمستلم بالانتباه إلى رسالتك، وإلا فقد يتم فقدها في مجموعة المراسلات الواردة لشركة أجنبية.
• يجب تقسيم الجزء الرئيسي من DP إلى فقرات، أو يمكن كتابة كل جملة جديدة على سطر جديد لسهولة القراءة.
• الجزء الأخير. في نهاية برنامج التطوير باللغة الإنجليزية، عليك أن تشكر المتلقي على اهتمامه وأن تعرب عن أملك في مزيد من التعاون وإقامة علاقات تجارية بين شركاتك.
• يتم وضع التوقيع في المستند مباشرة تحت الجملة (الفقرة) مع وداع بجوار التوقيع الذي تحتاجه للإشارة إلى اسمك الكامل ومنصبك في الشركة واسم الشركة المرسلة للرسالة.
• يجب إدراج المرفقات والإضافات الأخرى إلى المستند ويجب الإشارة إليها في نهاية DP، مما سيمنع فقدانها عند إرسالها وسيركز انتباه المستلم على وجودها وعلى حقيقة أن المرفقات تحتاج أيضًا إلى الدراسة عند كتابة الرد على الرسالة.
• في نص DP باللغة الأجنبية، يجب كتابة ما يلي بأحرف كبيرة: الأحرف الأولى والأسماء الكاملة للموظفين شركة أجنبيةوأسماء المقاطعات والمدن والولايات والدول والمناصب في الشركات والعنوان الأولي في الرسالة والكلمات الأولى التي تظهر في عبارة الوداع في نهاية الرسالة.

يعد خطاب العمل الذي تمت صياغته بشكل صحيح وكفء في مجال الأعمال أداة فعالة تتيح لك إقامة علاقات مربحة وواعدة في قطاع الأعمال، في حين أن خطاب العمل الذي تمت صياغته بشكل غير صحيح والذي يحتوي على أخطاء أو أخطاء مطبعية يمكن أن ينفي جميع العلاقات المستقبلية مع الشركاء أو المنافسين.

لذلك، من الضروري التعامل مع صياغة نص DP بمسؤولية قدر الإمكان، ودراسة القواعد والتوصيات المذكورة أعلاه، وكذلك نماذج الوثائق.

تتم مناقشة قواعد إعداد خطاب عمل مختص هنا:

في مؤخراأصبح البريد الإلكتروني ذا أهمية متزايدة في المراسلات التجارية. مزاياها واضحة: الكفاءة وسهولة الوصول وسهولة الاستخدام. يجب أن نتذكر أن المراسلات الإلكترونية لها فروق دقيقة خاصة بها.

استلام الرسائل

1. تحقق من بريدك الإلكتروني مرتين على الأقل يوميًا - في الصباح وبعد الظهر. خلاف ذلك، يمكنك تعطيل عمل الآخرين وتأخير حل القضايا؛
2. إذا تلقيت رسالة، فهذا يعني أن شخصا ما أرسلها وقام بذلك لسبب ما. ولذلك، يجب قراءة الرسائل الواردة. وبطبيعة الحال، لا يعتبر البريد العشوائي هنا؛
3. إذا كنت مديرًا، فيجب أن يبدأ يوم عملك بإطلاق عميل بريد إلكتروني لا يتم تفريغه طوال اليوم ويقوم تلقائيًا بفحص البريد. قم بإعداد التسليم/الاستلام التلقائي للبريد كل 10 دقائق على الأقل (أو الأفضل 2-3)؛
4. إذا كنت مشغولًا للغاية وقد تلقيت خطابًا، فقم بتقييم من هو والموضوع وتصفحه سريعًا - سيساعدك ذلك على فهم ما إذا كانت الرسالة تتطلب استجابة عاجلة أو يمكن الانتظار قليلاً؛
5. أبسط و طريقة فعالةقم بتحريك الأشياء وعدم جمع أكوام البريد - قم بالرد على الرسائل على الفور. لذلك، إذا لم تكن منخرطًا في محادثة أو أي نشاط آخر لا يتسامح مع المقاطعة، فقم بالرد على الرسالة على الفور.

الحقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية الوجهة"

يجب أن تفهم وتتذكر وتستخدم الحقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية الوجهة" بشكل صحيح. تعتمد أفعالك عند استلام الرسالة أو تصرفات المستلم على هذا.

1. "إلى من". إذا قمت بإرسال سؤال، فإنك تتوقع الرد من المرسل إليه المحدد في الحقل "إلى". إذا كنت المتلقي، يجب عليك الرد. أي أن الرسالة وما تحتويه من معلومات أو أسئلة موجهة مباشرة إلى المستلم المشار إليه في هذا الحقل.
2. "ينسخ". يتلقى المستلمون في هذا المجال خطابًا للحصول على معلومات أو يتم "دعوتهم كشهود". لا ينبغي لمستلم النسخ الرد بشكل عام على الرسالة. علاوة على ذلك، عندما تكون هناك حاجة لذلك، فمن الأدب أن نبدأ بعبارة "آسف للتدخل".
3. "نسخة مخفية". حقيقة أن الرسالة قد تم إرسالها إلى الشخص المحدد في حقل "نسخة مخفية الوجهة" لن تكون معروفة للمستلم الرئيسي أو أولئك الموجودين في النسخ. يستخدم هذا المجال أيضا ل البريد الجماعيبحيث لا يكون دفتر العناوين الخاص بك معروفًا لجميع المستلمين.

عند الرد، لا تنس زر "الرد على الكل" - سيؤدي ذلك إلى حفظ نسخ من مستلمي الرسالة الأولية ولن تمر إجابتك عليهم. يمكنك دائمًا إزالة المستلمين غير المرغوب فيهم أو إضافة آخرين.

إذا كانت الرسالة المستلمة تحتوي على أكثر من اثنين من المستلمين في الحقل "إلى"، فهذا يعني أنه يجب على كل من هؤلاء المراسلين أو أي منهم الرد. قرر من يجب أن يجيب. ومع ذلك، كن حذرًا عند إرسال رسائل تحتوي على أكثر من مستلمين في الحقل "إلى": إذا أرسلت خطابًا إلى الجميع، فإنك تخاطر بعدم تلقي رد من أي شخص.

حقل الموضوع

يجب أن لا تترك هذا الحقل فارغا. قد يتلقى الأشخاص الذين تتواصل معهم مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ويستخدمون هذا الحقل لتقييم أهمية محتوى البريد الإلكتروني بسرعة.

يجب أن يعكس سطر الموضوع موضوع الرسالة بإيجاز. عناوين مثل "سؤال"، "مرحبًا!" أو العناوين الفارغة تكشف أنك إما مبتدئ، أو تفتقر إلى المهارات الأساسية في المراسلات التجارية.

"أهمية الكتابة"

إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات حول تغييرات عاجلة، أو نص العقد، أو غيرها من المعلومات التي تحتاج إلى الانتباه إليها أولاً، فاستخدم الأهمية "عالية"، سيؤدي ذلك إلى تمييز الرسالة في البريد الوارد.

• لا تستخدم أهمية "عالية" عبثا!
• يجب وضع علامة "منخفضة" على الرسالة الشخصية الموجهة إلى مراسل أعمال أو الرسالة التي تحتوي على صورة أو رابط مضحك وغير تجاري.

كتابة الرد

1. ابدأ بالتحية، فهي مهذبة.
2. تحدث بنفس اللغة مع الشخص. وهذا لا يتعلق فقط باللغة الروسية/الإنجليزية، ولكن أيضًا بشكل النص. الرد غير الرسمي على خطاب رسمي هو عدم احترام للمستجيب وإظهار ثقافة الفرد المتدنية.
3. لا تستخدم الكتابة الصوتية، إلا عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني من الأجهزة المحمولة. إذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك لا يدعم اللغة الروسية أو يفسد الترميزات، فيرجى إرفاق نص الرد في المرفق.
4. يجب أن تكون رسالة العمل دقيقة ومحددة وموجزة.
   • دقة- قم بالإشارة إلى التفاصيل الدقيقة التي تشير إليها (على سبيل المثال، تاريخ الاجتماع، أو بند جدول أعمال الاجتماع، أو تاريخ وموضوع بريد إلكتروني آخر، أو اسم الملف).
   • النوعية- يجب أن يكون واضحًا من الرسالة ما هو المطلوب بالضبط من المستلم.
   • الإيجاز. من يفكر بوضوح يتكلم بوضوح، ومتلقيك يرى ذلك. لذلك لا ينبغي أن تضع في ثلاث صفحات ما يمكن كتابته في ثلاث جمل. نص الأعمال المقتضب ليس الجفاف، ولكن توفير الوقت ودقة الفكر.
5. إذا كانت الرسالة تحتوي على عدة أسئلة أو موضوعات أو مهام، قم بتنظيمها وفصلها. من الصعب قراءة "تيار الصابون" المستمر وقد يفوتك في الواقع السؤال الرئيسي في الرسالة.
6. أجب عن الطلبات الواردة في الرسالة بأكبر قدر ممكن من الدقة. الإجابة على الطلب أو المهمة هي "دعونا نفعل ذلك!" غير مكتمل "سنفعل ذلك بحلول تاريخ كذا وكذا"، "بعد عدة أيام"، "بعد حدث كذا وكذا" هي إجابة أكثر تحديدًا ودقة.
7. يجب ألا يحتوي النص على أخطاء! الأخطاء المطبعية ليست فظيعة، ولكن إذا قمت بتهجئة الكلمات بشكل غير صحيح في كل حرف، يصبح ذلك ملحوظًا بسرعة كبيرة ويترك بصمة سلبية على صورتك كشريك تجاري.
8. لا ترسل رسالة دون قراءة ما كتبته! اقرأ إجابتك وتأكد من أنها موجزة ودقيقة وواضحة ومحددة وخالية من الأخطاء النحوية. تأكد من الإشارة إلى جميع المستلمين الضروريين ومن وضعهم بشكل صحيح في الحقلين "إلى" و"نسخة". التحقق من الأخطاء النحوية.
9. اقتبس نص الرسالة الأصلية.
10. عند الاقتباس بالكامل (إذا كان ردك على الرسالة بأكملها)، اكتب نص الرد في بداية الرسالة، وليس في نهايتها!
11. إذا كانت إجاباتك نقطة بنقطة، فافصل بين الاقتباس بأسطر فارغة في الأعلى والأسفل.

المرفقات

1. لا تقم بإرفاق ملفات بتنسيقات EXE وPIF وBAT وCOM وCMD وSCR - فهي كثيرة عملاء البريد الإلكترونيأو تقوم الخوادم بحظر مثل هذه المرفقات بإحكام، ولن يقرأها المستلم أبدًا. قم بتجميعها في أرشيف (zip، rar) كما لو كانت في غلاف وأدخلها في هذا النموذج.
2. ومن الطبيعي إرسال مرفقات يصل حجمها إلى 2-3 ميجابايت دون سابق إنذار. إذا كنت تريد إرسال مرفق حجم أكبر، تحقق مع المراسل مما إذا كان هذا الملف سيمر عبر خادمه أو سيتناسب مع صندوق البريد الخاص به.
3. الامتناع عن استثمار محتوى مشكوك فيه: أولاً، قد لا يشاركك مراسلك أذواقك، وثانيًا، قد تسبب مشكلة لشخص يعمل في منظمة يتم فيها استخدام الرقابة على البريد.

التوقيع الإلكتروني

1. وجودها مفيد (هناك معلومات الاتصال) وهذا شكل جيد يوضح احترافك.
2. يجب ألا يتجاوز التوقيع 5-6 أسطر. ويجب أن يتضمن، على الأقل، اسمك الأول والأخير. بالإضافة إلى ذلك، يُنصح بالإشارة إلى رقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني واسم الشركة وعنوانها الفعلي، بالإضافة إلى عنوان موقعها الإلكتروني.
3. لديك خياران التوقيع الالكتروني: لرسائل المبادرة (الخاصة) مع الدعم الكامل

يجب أن يكون لخطاب العمل هيكل واضح، ومزاياه هي:

• توفير وقتك ووقت المستلم؛
• ضمان أن يقرأ المرسل إليه الرسالة ويفهم جوهرها بشكل صحيح؛
• الحصول على إجابة واضحة وواضحة.

هيكل الرسالة التجارية

جاذبية

وهو موجود في رأس الرسالة ويحتوي على المنصب والاسم الكامل للمرسل إليه. بالنسبة للمراسلات التجارية الرسمية، العنوان القياسي هو "عزيزي"، والذي يُكتب به الحروف الكبيرةوفي وسط الورقة. ثم هناك الكثير من الخيارات اعتمادًا على ما يكتبونه ولمن. وهكذا، في روسيا، من المعتاد مخاطبة الأشخاص بالاسم والاسم العائلي، في الشركات ذات الثقافة المؤسسية الغربية - فقط بالاسم. إذا كنت تعرف شريك حياتك شخصيا، فيمكنك مخاطبته بهذه الطريقة: "عزيزي أندريه بتروفيتش"، إذا كنت لا تعرف، "عزيزي السيد سميرنوف". بالمناسبة، عند مخاطبة شخص ما، لا يمكن اختصار كلمة "السيد" إلى "السيد". ولا ينبغي تحت أي ظرف من الظروف أن تكتب "عزيزي السيد أ.ب. سميرنوف". إما "أندريه بتروفيتش" أو "السيد سميرنوف".

إذا كنت لا تكتب إلى أفراد العائلة المالكة وممثلي الطوائف الدينية والرؤساء وأعضاء البرلمانات في مختلف البلدان، فاعتبر نفسك محظوظًا. هناك صيغ تحويل رسمية لهم، وصيغ خاصة لكل رتبة. قبل إرسال مثل هذه الرسالة، تحقق بعناية مما إذا كانت الرسالة المحددة تتوافق مع حالة المرسل إليه. من الأسهل بكثير أن تتذكر كيف تكتب إلى العسكريين: "عزيزي الرفيق العقيد"، حتى لو كان هذا العقيد امرأة. لكن عنوان "السيدات والسادة" علماني، ومن الأفضل استخدامه، على سبيل المثال، لدعوة لافتتاح صالون للأزياء. إذا كنت تقوم بدعوة شخص ما لحضور عرض تقديمي للأعمال - على سبيل المثال، منصات حفر جديدة - فوفقًا للممارسة المتبعة، يتم استخدام العنوان المشترك "سادتي الأعزاء" للجميع. في في هذه الحالةولا يهم أن تعمل النساء أيضًا في هذه المنظمة.

مثال:

إلى الرئيس التنفيذي
جمعية ذات مسؤولية محدودة "كونكورد"
دوبروفولسكي بي.

عزيزي بافل إيليتش!
أو
عزيزي السيد دوبروفولسكي!

الديباجة

تشكل الفقرة الأولى من الرسالة، والتي تحدد الغرض منها، والسبب الذي دفعك إلى كتابتها. بعد قراءة الديباجة، يجب على المرسل إليه أن يفهم جوهر الرسالة مثال: أكتب إليك للتعبير عن عدم رضائي عن جودة المواد الخام لإنتاج الأثاث التي تزودنا بها شركتك، وأعول على تصرفاتك. تهدف إلى تغيير الوضع بسرعة نحو الأفضل وتعويض الخسائر التي لحقت بنا.

مثال:خلال الشهر الماضي، بدءاً من الثاني من يونيو من هذا العام، كان هناك 10-15% من كل دفعة من المواد الخام الخاصة بك معيبة. وقد تم توثيق هذه الحقائق بشكل صحيح من قبل المتخصصين في شركتنا. نسخ من الوثائق مرفقة بهذه الرسالة. تبلغ خسائر شركتنا بسبب استلام المواد الخام المعيبة حوالي مليون روبل. نحن نتعاون مع شركة Concord LLC منذ خمس سنوات، وحتى الآن لم يكن لدينا أي سبب للشكوى. وفي هذه الحالة، نحن نصر على التعويض الكامل عن خسائرنا. إذا لزم الأمر، نحن على استعداد لإجراء فحص مشترك للمواد الخام المرفوضة.

خاتمة

من الضروري الحصول على ملخص موجز لكل شيء مكتوب وخاتمة منطقية للرسالة.

مثال:أنا متأكد من أنك ستتفهم هذا الوضع، وفي المستقبل القريب سيعود تعاوننا إلى طبيعته.

إمضاء

تنتهي الرسالة بتوقيع (المنصب + الاسم الكامل) للمرسل إليه، والذي يسبقه النموذج المهذب القياسي "مع احترامي". الخيارات ممكنة أيضًا: "مع خالص التقدير"، "مع الأمل في التعاون المثمر"، "مع الامتنان لتعاونكم"، وما إلى ذلك. عند التوقيع على خطاب، من المهم مراعاة رتبة المرسل إليه والمرسل إليه. ويجب أيضًا أن تكون الرسالة الموجهة إلى المدير العام موقعة من قبل المدير التنفيذيأو على الأقل نائبه. في هذه الحالة، يجب أن يتوافق التوقيع مع فك تشفيره: الوضع الذي يضع فيه نائب المدير شرطة مائلة بجوار اسم عائلة المدير ويوقع باسمه هو أمر غير مقبول.

مثال:مع خالص التقدير، المدير العام لمصنع أثاث زاريا أ.د كيسيليف

ملاحظة

حاشية (ملاحظة) - حاشية في نهاية الرسالة بعد التوقيع - نادرًا ما تستخدم في المراسلات التجارية. يعمل على إعلام المرسل إليه بحدث مهم حدث بعد كتابة الرسالة، أو ينقل إليه معلومات تتعلق بشكل غير مباشر بموضوع الرسالة.

مثال 1:ملاحظة. أعلمكم أن نسبة العيوب في دفعة المواد الأولية المستلمة منذ 3 ساعات ارتفعت إلى 17%!

مثال 2:ملاحظة. سيجتمع رئيس قسم استقبال المواد الخام لدينا مع المتخصصين في مؤسستك غدًا الساعة 14:00.

التطبيقات

تعد المرفقات إضافة اختيارية للنص الرئيسي للرسالة، وبالتالي يتم وضعها على أوراق منفصلة - كل مرفق على الورقة الخاصة به. لا توجد قواعد لكتابتها.

العبارات القياسية للمراسلات التجارية

إشعارات

• نحيطكم علماً أن تأخير الشحن... حدث بسبب...
• نود اعلامكم بأن إدارة المصنع اتخذت قرارا...
• نبلغك بقبول عرضك.
• نحيطكم علماً بأننا...
• نود أن نعلمك أن...
• نحيطكم علماً أنه مع الأسف لا نستطيع...

نماذج من التعبيرات الموضحة للدوافع (العبارات الأكثر شيوعًا في بداية خطاب العمل القياسي)

ووفقا للبروتوكول...
• لتعزيز حماية الملكية..
• استجابة لطلبك...
• لتأكيد محادثتنا الهاتفية...
• لتأكيد اتفاقنا..
• من أجل تقديم المساعدة الفنية...
• نظرا للوضع الصعب...
• وفي إطار العمل المشترك...
• حسب رسالة العميل...

إذا كان المؤلف كيانًا قانونيًا، فسيتم نقل الإجراءات:

1. الشخص الثالث المفرد، على سبيل المثال:
   • نبات زاريا لا يمانع...
   • يقدم المشروع الروسي الإنجليزي المشترك Soyuz K...
   • تعاونية نيف تضمن...
2. من ضمير الغائب مثلا: اللجنة الإدارية والنقابية لمصنع زاريا تطلب بجدية...
3. أول شخص الجمع:
   • لو سمحت...
   • نحن نؤكد...
   • نبلغ...

إذا كان المؤلف فردًا، فتنتقل الأفعال:

1. الشخص الأول المفرد، على سبيل المثال:
   • لمعلوماتك…
   • بسأل…
   • أنا أعلمك...
2. أول شخص الجمع، على سبيل المثال:
   • نوافق...
   • لقد تلقينا برقية الخاص بك...
   • تهانينا...
   • نحن ندعم...

طلب

• برجاء التحقق من تقدم العمل...
• رجاءا اتخذ اجراء…
• يرجى تقديم بيانات الأداء...

إرسال المستندات أو الأصول المادية

• نرسل رسومات تجميع الآلة...
• نقوم بإرسال الوثائق التي تهمك عن طريق البريد المسجل...
• نرسل لكم العقد الموقع من قبلنا...

تأكيد

• نشكرك على استلام طلبك والبدء في تنفيذه...
• نؤكد استلام المواصفات...
• مصنع زاريا يؤكد شروط توريد المعدات...

يعرض

• يمكننا أن نقدم لك …
• ندعوكم لشراء...
• يمكننا أن نوصيك...

دعوة

• ندعوكم للمشاركة في مناقشة المشروع...
• أرجو المشاركة في مناقشة المشكلة...
• ندعو ممثل شركتك لزيارة…

رفض ورفض الاقتراح (المشروع)

• إن مسودة قائمة العناوين التي أرسلتها لمشاريع بناء تستحق... لا يمكن أن نوافق عليها للأسباب التالية.
• لقد تم رفض مقترحك (مشروعك) للأسباب التالية...

تذكير

• نذكركم أنه وفقا لخطة العمل المشترك يجب...
• نذكركم أنه وفقاً لـ... يجب... عليك...
• نذكركم بأن الدفعة المستحقة عليكم تصل إلى...
• نذكركم بأن الموعد النهائي لتقديم المخطوطة قد انتهى...

ضمانات

• نحن نضمن الدفع.
• نحن نضمن المواعيد النهائية.
• نحن نضمن جودة المنتجات.

تفسير موقف الفرد

• ولم تؤد مناشداتنا بشأن هذه القضية إلى نتائج إيجابية.
• ليس لدينا أي اعتراض على التصميم.
• لا نستطيع تسليم البضاعة لكم... للأسباب التالية:...

تفسير تصرفات الطرف الآخر

• مثل هذا التأخير قد يؤدي إلى ...
• من غير الممكن تفسير سبب تأخير مصنعك في إرسال القوالب...
• الوعود التي قطعتها لا يتم الوفاء بها.

الكلمات الأخيرة

• ونأمل أن يتم تلبية طلبنا.
• ونحن نتطلع إلى مزيد من التعاون.
• مع تمنياتنا بالنجاح.
• نرجو منكم عدم التأخر في الرد.
• أرجو أن تسامحونا على التأخير في الرد (لخطأ).

المعايير الأخلاقية للمراسلات التجارية

تعتمد المراسلات التجارية، مثل أي شكل آخر من أشكال التفاعل البشري، على مجموعة من القواعد والمعايير الأخلاقية، وأهمها "الصواب والاحترام لشريكك". حتى لو كان الغرض من الرسالة هو التعبير عن شكوى، فلا ينبغي أن يحتوي نصها كلمات وقحةوالتعبيرات غير الصحيحة التي قد تسيء إلى الطرف المقابل. من خلال الاهتمام بالحفاظ على كرامة متلقيك، فإنك بذلك تحافظ على كرامتك.

• ابدأ الرسالة ببيان الرفض. بادئ ذي بدء، يجب عليك ذكر دوافعك. تم اتخاذ القراروتوضيح أنه في ظل ظروف معينة يمكن إعادة هذه المسألة إلى الاعتبار؛
• فرض على المرسل إليه النتيجة المتوقعة من السؤال، على سبيل المثال: “يرجى دراسة الموضوع وحله بشكل إيجابي” أو “يرجى الموافقة على هذا الترشيح”
• تشجيع المرسل إليه على التسرع عند اتخاذ القرار بكلمات "عاجل"، "فورا"، "في فترة زمنية أقصر". من الأفضل استخدام صيغ الآداب "أطلب منك الرد في موعد كذا وكذا"، "أحثك على إبلاغي فورًا بقرارك"
• تلميح للمرسل إليه حول عدم اهتمامه الوهمي وعدم كفاءته وإدخال عبارة مثل "أقترح الدراسة بعناية في نص الرسالة ...".

بالنسبة لمتلقي الرسائل التجارية، فإن المتطلبات الإلزامية، من وجهة نظر المعايير الأخلاقية، هي:

• رفض نموذج الرد، حيث يتم إرجاع خطاب الطلب أو خطاب العرض إلى المؤلف مع معلومات الرد الموضوعة عليهما؛
• استجابة سريعة وواضحة للمنظمة المرسلة. قد يعتبر التأخير أو عدم الاستجابة عدم تعاون.

بعد ما سبق معليير أخلاقيةلن تتطلب منك المراسلات التجارية القيام بعمل فذ، وبمرور الوقت ستصبح سهلة ومألوفة. علاوة على ذلك، سيوفر لك سمعة كشخص لبق وسيعلمك أيضًا كيفية تحويل المعارضين إلى حلفاء.

القواعد العامة لكتابة الرسائل التجارية

بالإضافة إلى الهيكل، هناك عنصر آخر مهم في خطاب العمل المختص وهو تصميمه الأنيق.

بريد المعلومات

بريد المعلومات- هذه رسالة رسمية تبلغ المرسل إليه بالمعلومات الرسمية.

يتراوح طول النشرة الإخبارية من فقرة واحدة إلى عدة صفحات.

كقاعدة عامة، يتم توقيع خطابات المعلومات من قبل رئيس المنظمة، وفي حالة البريد الجماعي (على سبيل المثال، لجميع عملاء الشركة) قد لا تحتوي على توقيع يدوي على الإطلاق، غالبًا ما تكون خطابات المعلومات قياسية طبيعة.

استفسار- كتاب رسمي مرسل لاستلام أي معلومات رسميةأو الوثائق.

بشكل عام، تتم صياغة خطابات الاستفسار بنفس طريقة صياغة خطابات الطلب. عادة ما يتم توقيع خطابات الطلب من قبل رئيس المنظمة أو مسؤول معتمد رسميًا.

ويجب أن يتضمن نص خطاب الطلب مبررًا لضرورة تقديم مواد أو معلومات والبيان الفعلي للطلب.

خطاب الطلب يتطلب خطاب الرد.

خطاب الرد

خطاب الرد هو خطاب خدمة يتم كتابته كرد على خطاب استفسار أو خطاب طلب.

قد تكون الإجابة بالنفي (خطاب الرفض) أو بالإيجاب.

يجب أن يستخدم نص خطاب الرد نفس اللغة والمفردات التي استخدمها المؤلف في خطاب المبادرة، بشرط أن يكون خطاب الطلب مكتوبًا بشكل صحيح من حيث اللغة.

لا يجب أن تدرج في نص رسالة الرد رابطًا للرسالة المستلمة ("إلى رسالتك المؤرخة _______#__...").

يتم تضمين معلومات حول خطاب المبادرة في التكوين رقم التسجيلمن المستحسن أن تبدأ رسالة الرفض بتبرير الرفض: "فيما يتعلق بـ..."، نظرًا لأنه يجب تبرير الرد السلبي، فلا يمكنك ببساطة رفض الطلب دون توضيح.

رسالة تأكيد

خطاب التأكيد هو خطاب رسمي يؤكد فيه المرسل إليه الاتفاقات التي تم التوصل إليها مسبقًا أو النوايا أو استلام المعلومات أو المستندات أو المواد الأخرى، وما إلى ذلك.

صيغة اللغة الرئيسية لهذا النوع من الرسائل هي: "نحن نؤكد (استلام المستندات، الاتفاق المبدئي، الموافقة على ...)".

عند تأكيد الاتفاقية الأولية، يجب أن يوضح نص الرسالة جوهرها بإيجاز.

إذا تم تأكيد استلام المستندات، فيجب عليك تسميتها، وما إلى ذلك. قد ينتهي خطاب التأكيد بطلب أو رغبة أو اقتراح.

رسالة شكوى

خطاب الشكوى هو خطاب عمل مبادرة، والغرض منه هو التعبير عن شكوى أو عدم الرضا للمرسل إليه.

وفي الختام، ينبغي التعبير عن رغبات أو مقترحات محددة لتصحيح الوضع.

خطاب الضمان

تهدف خطابات الضمان إلى تزويد المرسل إليه بضمانات مكتوبة من أجل تأكيد وعود أو شروط معينة أو نوايا أو تصرفات المؤلف (المنظمة المرسلة)، والتي تؤثر بطريقة أو بأخرى على مصالح المرسل إليه.

خطابات الضمان موجهة إلى منظمة أو فرد. لا يجوز ذكر كلمة "ضمان" على الإطلاق في نص الرسالة، إلا أن الرسالة ستبقى وثيقة تحتوي على ضمانة.

يمكن ضمان الدفع مقابل العمل المنجز، وتوقيت إنجازه، وجودة العمل، وجودة المنتج، وتوقيت تسليمه، ودفع ثمن المنتجات المستلمة، وما إلى ذلك. يمكن أن تشكل هذه الجوانب محتوى رسالة كاملة أو يتم تضمينها في نص الرسالة كمكون لها.

تعتبر خطابات الضمان قانونية بطبيعتها، وتتوافق في وضعها مع المستندات ذات الطبيعة التعاقدية. في أغلب الأحيان، يتم إصدار خطابات الضمان لتأكيد الدفع.

وفي هذه الحالة، من الضروري الإشارة إلى رقم العقد والفاتورة التي يجب الدفع بموجبها.

تتميز خطابات الضمان بالوضوح والدقة والصياغة التي لا لبس فيها - حيث أننا نتحدث عن تزويد المرسل إليه بالضمانات نيابة عن ونيابة عن منظمة أو مسؤول. ويجب أن يشير إلى نوع العملية التي سيتم تنفيذها.

ويمكن أن تبدأ مثل هذه الرسائل ببيان جوهر الضمانات المقدمة للمرسل إليه، على سبيل المثال: "بهذه الرسالة أضمن...".

وفي حالات أخرى، يجوز أن يتضمن خطاب الضمان بيان الأسباب التي دفعت المؤلف إلى إعلان استعداده لتزويد المرسل إليه بضمانات معينة. في هذه الحالة، يتم صياغة البيان المقابل في الجملة النهائية، على سبيل المثال: "نحن نضمن الدفع" أو "أضمن الدفع الكامل وفي الوقت المناسب".

خصوصية هذا النوع من الرسائل هو وجود توقيع المسؤول المباشر عن القضايا المالية أو غيرها من القضايا، إلى جانب توقيع المؤلف (على سبيل المثال، مدير المنظمة). إذا تم إرسال خطاب الضمان كالتزام بالدفع مقابل عملية شراء أو خدمة مقدمة وما إلى ذلك، فيجب أن يشير إلى التفاصيل المصرفية الخاصة بمنظمة الدفع.

في العبارة الرئيسية خطاب الضمانقد تشمل الكلمات والتعبيرات:

• نحن نضمن...
• ونحن نضمن ذلك...
• تضمن الشركة الشريكة...
• يرجى إرسال الدفع عند الاستلام إلى عنواننا (نوع الضمان)...
• نحن نضمن الدفع...
• ونحن بموجب هذا نضمن...

ملخص

السيرة الذاتية هي نوع من خطابات العمل التي تهدف إلى تقديم العرض التقديمي الأكثر اكتمالا وفائدة للمتخصص لصاحب العمل.

عند كتابة السيرة الذاتية، يجب عليك اتباع عدد من القواعد بدقة:

1. عرفنى بنفسك
2. تعليم
3. خبرة
4. هل أحتاج إلى الإشارة إلى مستوى الراتب المطلوب؟
5. هل أحتاج إلى تقديم معلومات إضافية عن نفسي؟
6. هل تحتاج إلى تفاصيل شخصية؟
7. قم بتخصيص سيرتك الذاتية بما يتوافق مع متطلبات صاحب العمل
8. الموقف تجاه رحلات العمل
9. توافر التوصيات
10. تغطية الحرف

لا يوجد ولا يمكن أن يكون هناك سيرة ذاتية واحدة لجميع المناسبات يمكن إرسالها إلى جميع الشركات دون تغيير.

في كل مرة يجب أن تفكر أولاً في الصفات التي سيتم تقييمها عمل جديدوتعديل السيرة الذاتية وفقًا لذلك، يجب أن تكون المعلومات المقدمة في السيرة الذاتية موثوقة. لا تترك أي أماكن فارغة في سيرتك الذاتية.

والأهم من ذلك، أن تكون السيرة الذاتية قصيرة: لا تزيد عن صفحة إلى صفحة ونصف. إن قدرتك على الصياغة بوضوح وإيجاز هي مؤشر مستوى عالالثقافة العامة.

وجود صورة في سيرتك الذاتية هو موضع ترحيب.

1. تأكيد حقيقة وشروط العمل في المنظمة، ومعلومات موجزة عن المناصب التي تم شغلها والمسؤوليات المنجزة (بالنسبة لخطاب توصية من فرد خاص، تشير هذه الفقرة إلى الفترة الزمنية وبأي صفة يعرف كاتب الرسالة الشخص الموصى به). يجب أن تشير قائمة المسؤوليات إلى مؤهلات الشخص الموصى به. إذا كان الشخص الموصى به يشغل مناصب مختلفة، فسيتم الإشارة إلى البيانات المتعلقة بالمناصب التي يشغلها والمسؤوليات الوظيفية المنجزة لكل فترة زمنية. مثال:عمل سيدوروف فلاديمير ألكساندروفيتش في شركة Vector في الفترة من 12 مارس 1998 إلى 16 مارس 2002، بما في ذلك من 12 مارس 1998 إلى 16 مارس 2002 - كمدير لقسم التجارة والمشتريات، من 17 مارس إلى 25 نوفمبر 2002 - بصفته مديرًا لقسم التجارة والمشتريات. مدير كبير في نفس القسم . تتمثل مسؤولياته كمدير في تنظيم توريد المكونات، وكمدير أول - في تنظيم التفاعل بين الشركات الموردة للمكونات والإنتاج.
2. وصف موجز للأعمال المهنية والتجارية الجودة الشخصيةالموصى بها والنجاحات التي حققها خلال عمله في المنظمة. وينبغي التخلي عن هذه كلمات شائعة، باعتباره موثوقًا وكفؤًا وضميرًا وما إلى ذلك، ولكن ركز على حقائق محددة تميز الشخص الموصى به من وجهة نظره صفات محترف، القدرة على التعامل مع مهام معينة هنا يمكنك التركيز على فئات مثل مستوى المعرفة والاجتهاد في أداء الواجبات الأساسية، والقدرة على التعامل مع المهام غير القياسية، والبراعة، والمبادرة، والقدرة على التعلم، والقدرة على التكيف. حالات مختلفةوالاستقرار العاطفي والصفات القيادية هنا يمكنك إجراء مقارنة تقريبية لعمل الشخص الموصى به مع عمل زملائه، والإشارة إلى أهم الإنجازات والمشاريع التي قام بتطويرها وتنفيذها شخصيًا. مثال:لقد أتقن البرنامج بشكل مستقل، وأجرى مفاوضات تجارية بشكل مستقل وناجح، وأشرف بشكل فعال على مرؤوسيه، وما إلى ذلك.
3. أسباب تغيير الوظائف (ترك المنظمة، الانتقال إلى مكان آخر). قد يكون هذا تغييرًا في ملف تعريف المنظمة، أو إغلاق قسم، أو تغييرات في الموظفين في المنظمة، أو تغيير مكان الإقامة، وما إلى ذلك.
4. الاستنتاجات. تقييم موجز ومحدد للكفاءة، الصفات التجاريةالموصى بها، فإنه الإمكانات الإبداعيةوالفرص الوظيفية. توصيات لشغل منصب أو مناصب معينة (في بعض الحالات، من المستحسن الإشارة هنا إلى مدى توصيتك بشخص ما للمنصب المطلوب: دون قيد أو شرط، وبقوة، مع بعض التحفظات، لا أوصي). مثال:يتقن فلاديمير ألكسندروفيتش سيدوروف التكنولوجيا... (يتمتع بخبرة واسعة في العمل مع برامج الخادم... أو... يمكنه العمل بشكل مستقل مع العملاء من الشركات...إلخ). أعتقد أن السيد سيدوروف يمكنه أداء واجبات رئيس القسم بشكل فعال، والعمل كرئيس قسم، ونائب رئيس قسم الحوسبة في مؤسسة متوسطة المستوى.
5. تفاصيل الاتصال بالشخص الموقع على الرسالة. هذه النقطة ذات صلة بشكل خاص برسائل التوصية المكتوبة من قبل الأفراد، لأنه من الممكن أن يكون صاحب العمل الجديد قد قرأها خطاب توصية، سوف ترغب في توضيح بعض التفاصيل.

بيان صحفي

البيان الصحفي عبارة عن رسالة إعلامية لوسائل الإعلام، الغرض منها هو لفت الانتباه إلى حدث معين (حدث أو قادم) من أجل تحقيق أقصى قدر من التغطية الإعلامية لهذا الحدث.

يتم تجميع البيانات الصحفية وإرسالها عن طريق الخدمات الصحفية للشركات والمنظمات قواعد معينةكتابة:

• يجب الإشارة إلى كلمة "بيان صحفي" في رأس الوثيقة ويجب الإشارة إلى تاريخ توزيعها؛
• يجب أن يعكس عنوان البيان الصحفي موضوعه ورسالة الرسالة الإعلامية بأكبر قدر ممكن من الوضوح؛
• يمكن الكشف عن جوهر عنوان البيان الصحفي بمزيد من التفصيل في العنوان الفرعي (ومع ذلك، فإن وجوده ليس ضروريًا)؛
• يجب أن تحتوي الفقرة الأولى من البيان الصحفي بالضرورة على المعلومات التالية: ماذا وأين ومتى حدث (سيحدث)؛
• يجب ألا يتجاوز حجم البيان الصحفي صفحة ونصف من النص المكتوب. في هذه الحالة، من المستحسن أن تقتصر على صفحة واحدة، بما في ذلك التوقيع والتذييلات على ترويسة المنظمة؛
• قد يتضمن البيان الصحفي اقتباسات من صانعي الأخبار - المتحدثين المسؤولين في المنظمة؛
• يتم إعداد البيان الصحفي على ورق المنظمة؛
• يجب أن يشير التوقيع على البيان الصحفي إلى اسم جهة الاتصال التي يمكنها تقديمها معلومات إضافيةحول موضوع البيان الصحفي، ومعلومات الاتصال به: الهاتف (يفضل المحمول)، البريد الإلكتروني، رقم ICQ.

خطاب تهنئة

ينتمي تنسيق "التهاني" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية.

يتم إعداده على نموذج تهنئة أو بطاقة بريدية، ويجب أن يسود النهج الإبداعي في إعداده. وهذا ينطبق على كل من نص الرسالة وتصميمها.

يمكن أن تكون التهنئة شخصية (عيد ميلاد سعيد) أو جماعية (على سبيل المثال، سنة جديدة سعيدة).

في الحالة الأولى، يجب أن يكون عنوان المرسل إليه شخصيا - بالاسم والعائلي؛ وفي الحالة الثانية يمكن أن تكون عامة، على سبيل المثال، "أصدقائي الأعزاء!"

علاوة على ذلك، في كلتا الحالتين، يجب على المرسل التوقيع شخصيا على التهنئة (عند الإرسال تهانينا الجماعيةيتم استخدام الفاكس).

تهنئة شخصية

تهانينا الجماعية

خطاب دعوة

ينتمي تنسيق "الدعوة" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية.

يتم إصداره على ورق رسمي أو بطاقة بريدية ويهدف إلى إخطار المرسل إليه بشأن حدث خاص معين تمت دعوته لحضوره.

يجب أن تحتوي الدعوة على معلومات حول مكان ووقت الحدث بالإضافة إلى اسمه.

يجب أن تشير الدعوة إلى قواعد اللباس المقبولة (على سبيل المثال، الأسود وربطة العنق)، بالإضافة إلى عدد الأشخاص الذين تنطبق عليهم الدعوة.

كقاعدة عامة، تكون الدعوة شخصية بطبيعتها، ولكن خلال المناسبات العامة يمكن أن تكون غير شخصية.

دعوة شخصية

دعوة جماعية

رسالة شكر

ينتمي تنسيق "شكرًا لك" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية ويهدف إلى التعبير عن الامتنان للمرسل إليه.

كقاعدة عامة، يتم إصدار الامتنان على الورق الرسمي للمنظمة، ولكن يمكن إصداره كبطاقة بريدية.

نص رسالة شكرمكتوبة بأسلوب موجز وودود ورسمي مع الإشارة إلى الحدث الذي دفع المرسل إلى التعبير عن امتنانه للمرسل إليه. إذا رغبت في ذلك، يمكن أيضًا إدراج المزايا الأخرى للمرسل إليه، ويتم التصديق على الامتنان من خلال التوقيع الشخصي للمرسل، وفي بعض الحالات، من خلال ختم المنظمة.

مثال: رسالة من رئيس وزراء بريطانيا العظمى إلى رئيس مجلس مفوضي الشعب في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (25 أبريل 1942) "أنا ممتن جدًا لك على رسالتك المؤرخة 23 أبريل. وسنرحب بالطبع بزيارة السيد مولوتوف، الذي أنا متأكد من أننا نستطيع أن نفعل الكثير معه عمل مفيد. أنا سعيد جدًا لأنك وجدت أنه من الممكن السماح بهذه الزيارة، وأنا متأكد من أنها ستكون ذات قيمة كبيرة.

رسالة تعزية

ينتمي تنسيق "التعزية" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية ويهدف إلى التعبير عن التعاطف والدعم للمرسل إليه فيما يتعلق ببعض الأحداث الحزينة أو الخسائر الأخرى.

عند كتابة رسالة تعزية، من المهم جدًا اختيار الكلمات الصادقة المناسبة التي يمكن أن تدعم المتلقي في حزنه.

وفي الوقت نفسه، من المهم التعبير عن مشاعرك وتجاربك فيما يتعلق بما حدث.

يتم إصدار التعازي بأسلوب متحفظ وصحيح على ورق رسمي أو بطاقة بريدية خاصة ومصدقة بالتوقيع الشخصي للمرسل.

خطاب عمل- وثيقة تستخدم للاتصال ونقل المعلومات عبر مسافة بين مراسلين يمكن أن يكونا كيانات قانونية وأفرادًا.

نظرًا لطبيعة أنشطتهم، يحتاج المدير أو أخصائي الإدارة إلى كتابة الكثير من الرسائل التجارية.

تتضمن خطابات العمل الخصائص، والسيرة الذاتية، وخطابات التوصية، وخطابات التذكير والامتنان، وخطابات الدعوة لمقابلة أو عرض تقديمي، وخطابات الرفض، وبيانات المطالبة، والشكاوى، وما إلى ذلك.

كيفية كتابة خطاب عمل بشكل صحيح

• ينبغي أن تكون ورقة خطاب العمل جودة جيدة, نظيفة تماما، مشذبة بدقة؛
• من المستحسن أن يحمل نموذج خطاب العمل شعار المنظمة الاسم الكاملوالعناوين البريدية والتلغرافية والهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني والتفاصيل المصرفية؛
• تتم طباعة خطابات العمل الرسمية على الجانب الأمامي من الورقة، بدون علامات؛ جميع الصفحات ما عدا الأولى مرقمة الترقيم العربي;
• يجب أن يكون عرض الهامش على الجانب الأيسر من الورقة 2 سم على الأقل، وتبدأ الفقرة بخط أحمر مع تراجع خمس فواصل من الحافة اليسرى للسطر؛ تتم طباعة النص على فترات ونصف إلى فترتين؛ يُنصح بتجنب التفاف الكلمات؛
• في الزاوية اليمنى العليا من خطاب العمل، تحت عنوان المنظمة المرسلة، يشار إلى التاريخ، ويفضل أن يكون ذلك بالكامل (على سبيل المثال، 2 يناير 2007)؛
• يُشار إلى اسم المنظمة أو لقب وعنوان الشخص الذي تم إرسال خطاب العمل إليه على الجانب الأيسر من الورقة؛
• أدناه، من حافة السطر أو في وسط الورقة، يتم كتابة عنوان مهذب؛ على سبيل المثال، "عزيزي إيفان إيفانوفيتش"؛ مطلوب فاصلة بعد العنوان، ولكن غالبًا ما يتم استخدام علامة التعجب لبدء العبارة التالية بخط أحمر وحرف كبير؛
• تنتهي رسالة العمل بكلمات الشكر على التعاون والتعبير عن الأمل في استمراره؛
• يتم وضع التوقيع في الجانب الأيمنورقة، بعد عبارة الأدب الأخيرة، على سبيل المثال، "مع احترامي..."، تتم طباعة لقب الموقع تحت توقيعه المكتوب بخط اليد؛
• يجب أن تتم القرارات المتعلقة بجميع أنواع المراسلات الواردة بالقلم الرصاص أو على أوراق منفصلة؛ يتم طي خطاب العمل مع وجود النص بداخله، ولا يتم طي رسائل العمل الأكثر أهمية، حيث يتم إرسالها في مظاريف كبيرة وسميكة؛
• يجب الرد على الطلب البرقي في غضون 3 أيام، وخطاب عمل - 10؛ إذا كان الطلب يتطلب دراسة تفصيلية، فيجب عليك في غضون 3 أيام الإبلاغ بأن خطاب العمل قد تم أخذه في الاعتبار وتقديم الرد النهائي في غضون 30 يومًا.

• - الدقة والوضوح في عرض الأفكار - كلمات قصيرة, عبارات قصيرة، فقرات قصيرة
• أقصى إمكانية الوصول إلى النص من أجل الفهم، واستخدام العبارات البسيطة التي تعبر بدقة وبشكل لا لبس فيه عن الجوهر
• معرفة القراءة والكتابة
• صحة

تحاول الكتابة واختيار الكلمات الضرورية - وكل شيء عديم الفائدة! لا يفتح الشريك أو المستثمر المحتمل خطاب عملك أو يتصفحه دون أن يكلف نفسه عناء الرد. الوضع المشترك؟ نخبرك في مقالتنا الجديدة بكيفية إجراء المراسلات التجارية بشكل صحيح وما يجب كتابته في الرسالة حتى تتم قراءتها حتى النهاية.

لمن هذه المقالة؟

دعونا نلاحظ على الفور: نحن نتحدث عن رسائل البريد الإلكتروني. إذا كان أي شخص آخر يستخدم البريد العادي، فإننا نؤكد لك أن القواعد هي نفسها. من حيث المبدأ، تنطبق كل هذه القواعد على المراسلات العادية التي كتبنا عنها بالفعل. الآن نحن نتحدث على وجه التحديد عن المراسلات التجارية. اذا أنت:

• رجل أعمال يتواصل مع الأشخاص المهمين في العمل؛
• الموظف الذي يكتب إلى رئيسه أو الإدارة المستقبلية؛
• شخص مهتم بأساسيات آداب الإنترنت وعلم النفس البشري -ثم لا تتردد في قراءتها، وسوف تكون مثيرة للاهتمام.

مميزات المراسلات التجارية

• عرض سلس وهادئ - لا ينبغي الخلط بينه وبين اللغة البيروقراطية الجافة؛
• يتم التواصل بشكل صارم - لنقل معلومات معينة إلى المرسل إليه؛
• حجم صغير - ورقة A4 أكثر من كافية؛
• احترام التبعية، وعدم الألفة. في حالات خاصةعندما تتطور علاقة غير رسمية وغير رسمية مع المرسل إليه في خطاب العمل، بالطبع، يمكن إهمال هذه القاعدة. لكن هذا لن يكون خطابًا تجاريًا تمامًا، بل سيكون خطابًا وديًا، هل توافق على ذلك؟
• تعطي الرسالة المكتوبة على ورق الشركة مصداقية خاصة. ويجب أن يحتوي على شعار واسم وتفاصيل ومعلومات الاتصال وعنوان موقع الويب.

أنواع الرسائل التجارية

1. المعلومات. لا تتطلب مثل هذه الرسائل ردًا - فأنت تكتبها لإخبار المستلم ببعض المعلومات. مثلاً تمتلك متجراً إلكترونياً وتعلن أن غداً هو آخر يوم للتخفيضات. أو أن الأسعار تتغير. هناك أنواع عديدة من رسائل المعلومات: يمكنها ذكر النوايا والتذكير بحدث مهم وتأكيد تسليم واستلام البضائع وما إلى ذلك.

2. خطابات الطلب. كم مرة يتعين على رواد الأعمال، وخاصة المبتدئين، أن يكتبوها! هذه نداءات للمستثمرين تطلب رعاية مشروعك الرائع، وعروض تعاون لا تعد ولا تحصى، وأنواع مختلفة من الطلبات لمعرفة، على سبيل المثال، معلومات معينة.

3. الرسائل البريدية - شيء يجب كتابته أحيانًا بعد الاجتماع مع المرسل إليه. في هذه الرسالة، تذكر الموضوع الرئيسي لاجتماعك، وعبر عن موقفك تجاهه، وأكد على رغبتك في مواصلة التعاون واعرض خيارك بشأن وقت ومكان الاجتماع التالي.

4. الضمان. إذا كنت قد وافقت بالفعل على التعاون، فقد تكون هناك حاجة قريبًا لهذا النوع من الرسائل. تضمن فيها أنك ستفي بالتزاماتك: سوف تقوم بالعمل في الوقت المحدد، وتدفع مقابل الخدمة، وتسليم البضائع في الوقت المحدد، وما إلى ذلك.

5. خطابات العمل هي نفس الرسائل التي ترسلها وتستقبلها أي شركة كل يوم. هذه هي المراسلات مع الشركاء والعملاء: إبرام العقود والمناقشات والمفاوضات، والتعرف على قائمة الأسعار وكتالوج المنتجات، والتذكير بالاجتماعات - عمليات العمل الروتينية.

6. خطابات الشكوى – نعم، يحدث ذلك بهذه الطريقة. وعادة ما يتم كتابتها عندما يكون أحد الطرفين غير راضٍ عن تصرفات الطرف الآخر. وليس فقط الإجراءات، ولكن المسؤوليات المنصوص عليها في العقد. على سبيل المثال، أبرمت Vasya اتفاقية مع موردي البضائع، وهم، مثل الفجل، يؤخرون المواعيد النهائية باستمرار. أو اشترى سيارة لكنها تعطلت.

7. الرسائل غير المتعلقة بالعمل هي رسائل لا تتعلق مباشرة بأنشطتك. هذه تهنئة وشكر على العمل وحتى تعازي - كل شيء يحدث في الحياة.

1. العنوان. يعد إنشاء رؤوس البريد الإلكتروني بمثابة علم. تحدثنا أكثر عن التقنيات السرية في المقال. باختصار، يجب أن تكون عناوين الرسائل التجارية مفيدة قدر الإمكان للمرسل إليه.

من غير المرجح أن تكون الاستفزازات والفكاهة مناسبة هنا: نحن نكتب الناس خطيرة، يتذكر؟ إذا تعرفت على شخص أفضل، فيمكنك المحاولة، ولكن في الوقت الحالي من الأفضل عدم المخاطرة به.

1. مقدمة. مثل الرسالة العادية، تبدأ رسالة العمل بمقدمة أو ديباجة. فيه تقول مرحبًا وتخبر جوهر اللحم. توفير وقت المستلم: أخبره على الفور بما تحتاجه منه. "أنا، Vasya Pupkin، توصلت إلى شركة ناشئة رائعة في مجال التسويق عبر الإنترنت (البناء والجمال والصناعة والسيارات - اعتمادًا على مجال نشاطك) وأطلب منك التعرف عليها ودعمها ماليًا. الخطأ الرئيسي في هذه المرحلة هو ترك أفكارك تتجول وتتمتم ولا تصل إلى جوهر الموضوع.
2. الجزء الرئيسي هنا بسيط: أنت تخبرنا بالتفصيل عن فكرتك، وتقدم الحقائق والحجج التي يمكن أن تهم المرسل إليه. إذا عدنا إلى فاسيا وشركته الناشئة، فسوف يشرح ما هو جوهرها، والفوائد والفوائد للإنسانية بشكل عام ولمرسل إليه الرسالة بشكل خاص. وسيقدم أرقامًا وحقائق، ورأي الجمهور المستهدف، ورأي الخبراء. نحن نؤمن بفاسيا، يمكنه فعل ذلك!
3. الأكثر أهمية. إذا سألت، اسأل مرة أخرى. إذا سألت، اطرح السؤال بشكل واضح ومحدد. إذا كنت تأمل في التعاون، قم بصياغة اقتراحك بوضوح مرة أخرى. وكل هذا في بضعة أسطر.
4. خاتمة. نشكرك على اهتمامك ونعرب عن أملك في أن يجيبك المستلم أو يتخذ إجراءً ضروريًا آخر. استخدم عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء كما في بيع النصوص أو .
5. يرجى تقديم التفاصيل الخاصة بك: الاسم الكامل وجهات الاتصال واسم المنظمة وتفاصيلها.
6. الملفات المرفقة. وهذا غالبا ما ينسى، ولكن دون جدوى. يجد العديد من الأشخاص أنه من الأسهل تقييم المعلومات المرئية بدلاً من مجرد الحروف والسطور. قم بإرفاق صور فوتوغرافية بالرسالة للحصول على الصورة الأكثر اكتمالاً لموضوع الرسالة، قم بإرفاقها المستندات المطلوبةلطمأنة المرسل إليه على ملاءتك وجدية نواياك.

الأخطاء الأكثر شيوعًا في الرسائل التجارية

1. لا تقول مرحبا. نعم آلاف المهذبين و اشخاص متعلمونلسبب ما، ينسون أن يقولوا مرحبًا، ويبدأون الرسالة بالكلمات "عزيزي..." بالطبع، من الجيد أن تحظى بالاحترام، لكن لم يقم أحد على الإطلاق بإلغاء التحية الإنسانية البسيطة.
2. كما سبق أن قلنا، نشر فكرة، أي فكرة، على طول الشجرة. إذا قفزت من شيء إلى آخر، فتعلم كيفية صياغة أفكارك، وإذا لم يكن لديك الوقت، فاستأجر مؤلفي النصوص والصحفيين - فسوف يساعدون بالتأكيد.
3. تحدث بلسان جاف لا حياة فيه. اترك كل هذه "مع الأخذ في الاعتبار"، "إن أمكن" للمسؤولين - أنت لا تعبر عن نفسك بهذه الطريقة في الحياة الواقعية، فلماذا يجب على المرسل إليه ذلك؟ أشفق على الشخص، واكتب ببساطة قدر الإمكان!
4. وفي الوقت نفسه، لا تنزلق إلى الألفة. هناك أسلوبان في المراسلات التجارية: الشخصية والرسمية. بشكل شخصي، تتواصل بضمير المتكلم - أي "أنا، Vasya Pupkin، أقدم لك..." في الضمائر الشخصية الرسمية، كقاعدة عامة، يتم استبدالها بصيغة محايدة محايدة "تقدم لك شركة Horns and Hoofs". .." ما هو الأسلوب الأقرب إليك وإلى أي مدى يرتبط بمجال نشاط المرسل إليه - الأمر متروك لك. إذا كان شريكك شابًا الإنسان المعاصر، لا تتردد في الكتابة بضمير المتكلم. إذا كنت بحاجة إلى التواصل مع الجهات الحكومية أو المنظمات البلدية، فمن الأفضل عدم إغراء القدر والتواصل بشكل محايد. سوف يجيبونك - يجب عليهم ذلك! - ولكن يمكنك ترك انطباع سلبي. كن ذا صلة.
5. لا أساس لها من الصحة. يمكنك أن تقول مائة مرة ما لديك من عرض مربح وفكرة رائعة، ولكن ما الفائدة بدون دليل؟ رجال الأعمال معتادون على التعامل مع الحقائق، لكنهم لا يصدقونها كلمات جميلةوالصور. الأرقام والحقائق والتفاصيل - هذه هي أسلحتك الرئيسية.
6. لا تثرثر، بل اصنع. تخيل أنك تتلقى بنفسك رسالة عمل من Vasya Pupkin. تفتحه، وتبدأ في القراءة، ولا يوجد سوى الثناء على فاسيا ومنتجه. قد تعتقد أنني سعيد من أجل فاسيا، ولكن ما الذي يهمني في ذلك؟ ولكن إذا أخبرك Vasya كيف يمكنه مساعدتك، وما هي الفوائد التي ستجلبها ومدى سرعة سداد الاستثمار، فسوف تصبح الأمور مثيرة للاهتمام.
7. أخطاء، أخطاء مطبعية، تصميم غير دقيق (خطوط مختلفة، نقص المسافات) - لا توجد تعليقات.
8. الإفراط في استخدام العامية. حتى لو كنت أنت والمتلقي تعملان في نفس المجال باستخدام لغة عامية احترافية خاصة، فاستخدم تعبيرات محددة بعناية. من الأفضل إدراجها في النص إلى الحد الأدنى، وفك الاختصارات، وشرح معنى بعض الكلمات. ماذا لو كان محاورك يبلغ من العمر 60 عامًا؟
9. عدم الأهمية. ما زلنا نأمل في فاسيا. Vasya ذكي، لن يرسل أصحاب صالونات التجميل عروض بدء تشغيله في مجال صناعة السيارات. كم مرة يرتكب بيت وكول مثل هذا الخطأ؟ كيفية إنشاء قاعدة بيانات للعناوين البريدية العروض التجارية، مكتوبة بشكل جيد في المقال.

كيف لا وكيف. مثال حقيقي

وها هو السؤال الأهم الذي سيجيب عليه العقل الجماعي الآن. أجرى المحرر بافيل موليانوف مؤخرًا مسابقة بين المشتركين في مجموعته على فكونتاكتي.

في الأنشطة التجارية والمدنية، غالبا ما يكون من الضروري الاتصال بالمسؤولين.

يجب أن يكون كل طلب كتابيا. يتم إرسال الرسائل الرسمية في مجموعة واسعة من المناسبات. يمكن أن يكون هذا: طلب الدفع، أو طلب تقديم المنتجات بدون دفع، أو المطالبة بسداد الديون، وما إلى ذلك.

لا تنطبق النماذج الخاصة على الطلبات الرسمية. تشريع الاتحاد الروسييفترض الكتابة الحرة. ولكن إلى جانب هذا، هناك المعايير المقبولة عموما. استخدامها يجعل من الممكن تطبيق الوضع القانوني على الحروف. غياب الشروط الضروريةوالصفات لا تسمح باعتبارها مراسلات رسمية.

لذلك، قبل الاتصال رسميا بالمستلم، تحتاج إلى التعرف على عينات وأمثلة مجانية. ويمكن الحصول عليها باستخدام الروابط الموجودة أسفل هذا المنشور. يمكن أن تكون هذه المقالة التوضيحية بمثابة مساعدة جيدة عند الكتابة.

هيكل وخصائص الرسائل الرسمية

تتم المراسلات الرسمية على أوراق A4. علاوة على ذلك، بالنسبة للشركات ( الكيانات القانونية) يتم استخدام ترويسة. يفترض بالفعل وجود معلومات تعريف التسجيل.

هذا الشرط لا يلغي الحاجة إلى "الحد الأقصى". إنه مكتوب في القطاع الأيمن العلوي من الورقة. يشير إلى اسم المنظمة المتلقية و تنفيذي. ومن الممكن أيضًا أن يكتب فيه اسم المؤسسة أو القسم أو المدير أو المرسل.

مقابل اليسار يوجد مكان لعمل العلامات الصادرة والواردة. أنها تحتوي على الرقم والتاريخ والمدينة. وفقا لذلك، يتم تعيين الصادر من قبل المرسل، والوارد - من قبل المتلقي. للمتلقي المتطلبات الضروريةهو مؤشر على الموقف والشخص الذي يقوم بتسجيل الوثيقة.

التالي (أدناه) هو النص نفسه. بالنسبة لبعض الرسائل من الممكن كتابة عنوان (اختياري). يجب الإشارة ضمن النص إلى الاسم الكامل لمنصب الشخص المعتمد، واسم عائلته، واسمه الأول، واسم عائلته، ورقم هاتف الاتصال، وتفاصيل المؤدي (إذا كان متوقعًا). يتم وضع توقيع الشخص المخول مقابل هذه البيانات. يتم اعتماد هذا التوقيع بختم المنظمة المرسلة.

الكلام وطريقة كتابة الرسائل

نظرًا لأن المراسلات الرسمية هي التي يتم النظر فيها، فمن المفترض أن يكون الخطاب عمليًا. أي أن النص يجب ألا يحتوي على أي تعبيرات أدبية (مقارنات، استعارات، استعارات). يجب أن يكون مفهوما أن الشخص الذي تلقى الرسالة على الأرجح ليس لديه الوقت الكافي لقراءة العبارات الأدبية غير الضرورية.

بنية النص رسالة رسميةما يلي مقبول بشكل عام: يتم تقديم جزء المعلومات في البداية. ويصف العلاقة بين المرسل والمتلقي. كذلك في النص من الضروري وصف جوهر المشكلة.

يجب أن يكون الوصف موجزًا ​​ومدعمًا بتواريخ الانتهاء والأرقام والأدلة.

بعد ذلك، من الضروري اقتراح التطوير المطلوب للأحداث التي تهدف إلى حل المشكلة.

يوجد أدناه نموذج قياسي وعينة من الرسالة الرسمية، ويمكن تنزيل نسخة منها مجانًا.

16أبريل

مرحبًا! في هذه المقالة سنتحدث عن الرسائل التجارية.

اليوم سوف تتعلم:

1. لماذا لم تفقد المراسلات التجارية أهميتها؟
2. ما هي أنواع الرسائل التجارية الموجودة وكيف يتم تنسيقها؟
3. كيفية كتابة خطاب عمل بشكل صحيح.

الآن خارج نوافذنا حان وقت التكنولوجيا العالية والإنترنت. لكن المراسلات التجارية لم تفقد أهميتها وأهميتها، بل انتقلت ببساطة إلى وسائل الإعلام الأخرى. دعونا نتحدث اليوم عن سبب أهمية أن تكون قادرًا على كتابة وتنسيق رسائل العمل.

لماذا تحتاج المراسلات التجارية؟

في البداية، هذه فرصة لتبادل الآراء والاقتراحات والأفكار مع الموظفين أو شركاء العمل. وباستخدام المراسلات، يقومون بتقديم الشكاوى والطلبات وتوضيح سوء التفاهم بين الشركات.

المراسلات التجارية هي أحد أنواع المراسلات الرسمية.

الفرق بين الرسائل التجارية وغيرها

الاختلافات الرئيسية هي كما يلي:

• أساليب العرض؛
• مفردات لا تسمح بالتعبير الواضح عن المشاعر؛
• يتم ذلك على الورق الرسمي للشركة؛
• الخط ليس صغيرًا جدًا، ولكنه ليس كبيرًا أيضًا، وهو نفسه في النص بأكمله؛
• نادرًا ما تشغل أكثر من صفحة واحدة؛
• وجود تسلسل قيادي رسمي صارم.

أنواع الرسائل التجارية

يمكن تقسيم جميع رسائل العمل إلى عدة مجموعات. سنتناول كل منها بمزيد من التفصيل ونقدم وصفًا موجزًا.

رسائل لا تحتاج للرد.

• خطاب الضمان
• مصاحب؛
• معلوماتية؛
• رسالة تحذير؛
• رسالة تذكير.

الرسائل التي تتطلب الرد.

• جاذبية؛
• يعرض؛
• طلب؛
• متطلبات؛
• التماس.

خطابات غير تجارية.

• خطاب دعوة؛
• رسائل التعزية؛
• رسائل تعبر عن الامتنان؛
• رسائل تخبر عن شيء ما؛
• رسائل تحتوي على توصيات؛
• خطابات الضمان
• خطابات تؤكد استلام البضاعة وتقديم الخدمة وما إلى ذلك؛
• رسائل تهنئة في مختلف المناسبات؛
• خطاب طلب؛
• خطابات التعليمات؛
• تغطيه الرسائل.

خطابات تجارية.

وعادة ما يتم استخدامها قبل الدخول في اتفاقية، وكذلك أثناء سريان العقد.

وتشمل هذه:

• رسائل الرد على الاستفسارات؛
• طلب مباشر؛
• - خطاب يُقترح فيه إجراء معاملة أو إبرام اتفاقية؛
• مطالبة؛
• تذكير؛
• رسالة تحتوي على تحذير بشأن إنهاء الاتفاقيات أو ضرورة الوفاء بالالتزامات وما إلى ذلك.

إذا تحدثنا عن التصنيف حسب الهيكل، فهناك نوعان من الرسائل التجارية:

• تحتوي على نص المؤلف ومكتوب بشكل حر؛
• تم تجميعها وفقا لنمط صارم.

بواسطة المرسل إليه.

• التعميم – رسالة يتم إرسالها إلى عدة مرسلين؛
• عادي - يتم إرساله إلى مستلم واحد نيابة عن شخص واحد؛
• الجماعية - يتم إرسالها إلى مستلم واحد، ولكن من عدة أشخاص.

كما يتم تقسيم الرسائل حسب الشكل الذي أرسلت به:

• تم إرسالها كرسالة فاكس؛
• أرسلت عن طريق البريد الإلكتروني.
• تلك التي يتم إرسالها في مظاريف عادية.

هناك أنواع من الرسائل التي يجب، لأسباب أخلاقية، أن تكون مكتوبة بخط اليد وليس مطبوعة. وهذا ينطبق على التعازي والتهاني.

أسرار التصميم السليم

ينقسم نص الرسالة إلى أجزاء تمهيدية ورئيسية ونهائية. إنهم مرتبطون منطقيا ببعضهم البعض. يتضمن الجزء التمهيدي الظروف التي أدت إلى إنشاء الرسالة، ويمثل الجزء الرئيسي المحتوى نفسه. أما الجزء الأخير فيلخص النتائج التي تعبر عن الطلب والرفض وما إلى ذلك.

بشكل عام، يمكن تسمية المراسلات التجارية بكل المسؤولية بالفن، لأنه من الضروري تعلم كيفية إجرائها بشكل صحيح، مع مراعاة جميع المتطلبات. بعد كل شيء، في أغلب الأحيان نفكر فقط في المعلومات المقدمة بوضوح، وننسى حقيقة أن الرسالة يمكن اعتبارها وجه الشركة.

الأسلوبية.

يتم الاحتفاظ بكل حرف بأسلوب عمل صارم، باستخدام وسائل الكلام المميزة للوثائق الرسمية.

متطلبات تقديم المعلومات.

جميع المعلومات الواردة في الرسالة معروضة على النحو التالي:

• موجهة، مخصصة لشخص معين؛
• يجب أن تكون جميع المعلومات حديثة اعتبارًا من تاريخ الكتابة؛
• موثوق؛
• بحيادية
• مسبب؛
• على أكمل وجه ممكن، بحيث يمكن اتخاذ القرار بناءً عليه.

استمارة.

أولاً، يتم كتابة الرسالة على ورق رسمي خاص بالشركة.

• لكتابة خطاب عمل، يتم استخدام أوراق بحجم A4؛
• يجب أن يكون الهامش الأيسر للنموذج 3 سم على الأقل، لأنه بعد مرور بعض الوقت سيتم إرساله إلى الملف؛
• يشار إلى اسم الشركة وعنوانها القانوني والفعلي وعنوان البريد الإلكتروني؛
• من الأفضل استخدام الخط القياسي Times New Roman، الحجم 12. وهو الأمثل وسهل القراءة؛
• يُسمح بإعداد خطابات عمل دون استخدام ترويسة، ولكن بعد ذلك لا تزال بحاجة إلى تقديم المعلومات من النموذج.

إذا كانت الرسالة تتناول معاملات كبيرة تتعلق بالتمويل أو معلومات سرية ذات طبيعة أخرى، فلا ينصح بإرسال مثل هذه الرسائل عن طريق الفاكس أو إلكترونيا. إنها الطريقة القديمة الأفضل، في ظرف ورقي عادي.

الترقيم.

إذا كانت الرسالة مكونة من عدة صفحات، يتم ترقيمها ابتداء من الثانية. تم وضع علامة على الأرقام في الأعلى في المنتصف بالأرقام العربية. لا توجد نقاط بجانب الرقم.

التقسيم إلى أجزاء.

وهذا يعني تقسيم الرسالة إلى فقرات. يجب ألا يتدفق النص في دفق مستمر، وإلا فلن يتم إدراكه ببساطة. بفضل التقسيم إلى فقرات، يمكنك معرفة أين تنتهي فكرة وتبدأ أخرى.

توافر الإصلاحات.

لا يُنصح بالسماح بالتصحيحات أو الأخطاء المطبعية أو المحو. يجب كتابة الرسالة بشكل صحيح، ويجب طباعة النص على فترات 1.5 - 2.

التفاصيل المستخدمة.

سنشير فقط إلى أهمها، لأننا تحدثنا عنها بإيجاز قبل قليل:

• إذا كانت الشركة مملوكة للدولة، يتم استخدام شعار النبالة للاتحاد الروسي. وهي تقع في منتصف الشكل الرسمي؛
• اسم الشركة بالكامل؛
• أرقام الفاكس والهاتف؛
• رقم الحساب المصرفي؛
• المرسل إليه - ويتم استخدام اسم الشركة المتلقية في الحالة الاسمية للإشارة إلى منصب المستلم ولقبه، استخدم حالة الجر؛
• إذا كان المستلم لديه درجة أكاديمية أو لقب أكاديمي، قم بالإشارة إليه قبل الاسم الأخير للشخص؛
• تتم كتابة أي تفاصيل على سطر جديد وبحرف كبير.

رسالة عمل بعد الاجتماع

لقد عقدت اجتماع عمل، وكان هناك بعض الآفاق ل. سنناقش كذلك كيفية عكس ذلك في الرسالة.

1. بادئ ذي بدء، في بداية الرسالة، قم بالإشارة إلى تاريخ ووقت اتصالك مع شريكك المحتمل، حتى لو مرت بضعة أيام منذ الاجتماع.
2. تجنب الأخطاء أو العبارات المعقدة للغاية: اجعل الرسالة قصيرة وواضحة، ولكن بطريقة تجعل المستلم يرغب في قراءتها.
3. اذكر موضوع الحديث. على سبيل المثال: " لقد ناقشنا تكلفة المزهرية ذات الطراز الفينيسي.»
4. التأكد من أن متلقي الرسالة يعبر عن رأيه في موضوع الاجتماع.
5. حدد وقتًا يمكنك فيه التواصل عبر الهاتف أو الاجتماع شخصيًا.
6. دع المتلقي يعرف أنك تتطلع إلى العمل معه: " وآمل لمزيد من ذلك علاقة عملمعك«.
7. أنهِ رسالتك بالعبارة التالية أو ما شابهها: " مع أطيب التمنياتلك...».

خطابات الأعمال الإلكترونية

من المستحيل تجاهل متطلبات تصميمها، حيث يتم الآن إصدار المزيد والمزيد من الرسائل في شكل إلكتروني، وليس في شكل ورقي. ففي النهاية، إنه القرن الحادي والعشرين.

إن إعداد خطاب عمل إلكتروني ليس بالأمر الصعب؛ فمتطلبات التنسيق مطابقة للرسائل التقليدية. الشيء الوحيد هو أن مثل هذه الرسالة يجب أن تحتوي دائمًا على عنوان (أو سطر الموضوع) حتى لا تضيع في تدفق الوثائق.

بالإضافة إلى ذلك، عند الرد على مثل هذه الرسالة، من الأفضل عدم تغيير موضوع الرسالة، لذلك ستفهم بسرعة ما يقال إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني.

كما يجب عليك عدم استخدام أحدث البرامج عند إنشاء مرفقات بهذه الرسائل؛ فهذا أبعد ما يكون عن حقيقة أن المستلم الخاص بك لديه نفس الشيء. إذا لم يكن هناك، فلن يتم فتح الرسالة ببساطة.

لا تستخدم الرموز التعبيرية عند كتابة خطاب عمل إلكترونيًا. التكنولوجيا رائعة، لكن اجعلها تشبه الأعمال عند الكتابة.

ما هو الموعد النهائي للرد على الرسالة؟

إذا تم تصنيف الرسالة على أنها تتطلب الرد، فإن موعد الرد يعتمد على المعلومات الواردة في الرسالة:

• إذا تلقيت طلبًا، فيرجى التأكد من استلامه خلال الأيام الثلاثة التالية من استلامه. ويمكن إعطاء الإجابة النهائية خلال شهر؛
• إذا كنا نتحدث عن التعازي، فيمكن إرسالها في غضون عشرة أيام بعد وقوع الحدث الحزين؛
• يجوز إرسال التهنئة خلال 8 أيام من لحظة علمك بالموعد الخاص؛
• وإذا تحدثنا عن القواعد العامة للأخلاق الحميدة فالأفضل الرد على الرسائل خلال سبعة أيام.

كيفية كتابة خطاب عمل: بلغة بسيطة حول أشياء معقدة

التمييز بين خطاب العمل والمراسلات الشخصية. لقد تحدثنا اليوم أكثر من مرة عن ماهية هذه الاختلافات، ويجب ألا ننساها. الآن دعونا نلقي نظرة على كتابة رسالة خطوة بخطوة.

المرحلة 1. نشير إلى المرسل إليه.

في الزاوية اليمنى العليا من النموذج نكتب اللقب والأحرف الأولى وموقع الشخص الذي نوجه إليه الرسالة. إذا كان المرسل إليه منظمة، فاذكر عنوانها القانوني.

المرحلة 2. جاذبية.

نضعه في منتصف النموذج. ويتم تنفيذه بطريقة محترمة، دون اختصارات أو محو.

مثال: عزيزي (الاسم، اللقب)!كما يمكن مخاطبة المرسل إليه من خلال الإشارة إلى موقفه. ولكن عندما تخاطب شخصًا بالاسم، فإن ذلك يقلل الإجهاد النفسييشير إلى أن علاقة العمل مستقرة وراسخة.

المرحلة 3.

بيان الغرض.

اشرح الغرض من الرسالة وجوهرها وأفكارها الرئيسية. هذا الجزء هو الجزء الرئيسي. اكتب عما تريد قوله، ما هو سبب استئنافك. لكن لا تنسى الأسلوب الرسمي والمحايد.

المرحلة 4. تقديم المقترحات والتوصيات.

تشير أي رسالة عمل تقريبًا إلى أن المرسل إليه سوف يستجيب لها. هذا بشكل عام ليس مطلوبًا إلا من خلال الرسائل ذات الطبيعة الإعلامية. لذلك، لا تصف المشكلة فحسب، بل تقترح أيضًا كيفية حلها.

إذا قمت بتقديم شكوى، واطلب اتخاذ إجراءات معينة، وإذا عرضت التعاون، فأخبرنا بالخيارات المتاحة.

ببساطة، يجب على الشخص الذي يتلقى الرسالة أن يرى أنه لا يريد شيئًا منه فحسب، بل يجب أن يفهم أيضًا كيف يمكن تحقيق ذلك.

كيفية إنهاء خطاب العمل

يجب كتابة خطاب العمل بشكل مثالي. إذا لم يتم اتباع قواعد الكتابة، فقد يؤثر ذلك سلبًا على سمعة الشركة ككل. لذلك، نقترح الآن أن نتناول بمزيد من التفصيل تصميم الجزء الأخير من خطاب العمل.

سنبني النهاية على مؤشرين: يجب أن تكون مهذبة وصحيحة قدر الإمكان. هناك خيارات مختلفة لكيفية بنائه.

وهنا بعض الأمثلة:

• شكرا لاهتمامكم أو مساعدتكم: شكرًا لك! (دعني أشكرك...)؛
• عبر عن آمالك للمستقبل: نأمل في تعاون متبادل المنفعة (نأمل أن نتلقى إجابة في المستقبل القريب...)؛
• يمكنك بناء عبارة لطمأنة المرسل إليه بشيء ما: سنكون سعداء بالتعاون معكم؛
• تقديم طلب: نطلب منكم الإبلاغ عن النتائج؛
• نعتذر عن أي إزعاج: أعتذر عن التأخير غير المتوقع في دفع ثمن المادة.

كيف نقول وداعا للمتلقي.

على الرغم من أن المراسلات رسمية، يمكنك أن تقول وداعا بطرق مختلفة.

وهنا عدد قليل من الخيارات:

• مع احترامي لك...;
• مع تمنياتي بالنجاح...;
• أطيب التمنيات…

نوقع بشكل صحيح.

عند التوقيع على الرسالة، حدد منصبك واسمك الأول والأخير. إذا كنت تشك في مدى ملاءمة عبارة مثل: "" تفضلوا بقبول فائق الاحترام" -فقط لا تستخدمه.

يمكنك الإشارة إلى جهات الاتصال الخاصة بك أو رقم الهاتف الإضافي أو عنوان البريد الإلكترونيفبهذه الطريقة تثبت للمتلقي أنك مستعد للتواصل والتعاون معه.

في الجزء التالي من مقالتنا أود أن أتحدث عن رسائل الأعمال باللغة الإنجليزية.

رسائل الأعمال باللغة الإنجليزية

لا يوجد شكل منظم لتأليف مثل هذه الرسائل. كل شيء يعتمد على الغرض من الرسالة ومن هو المرسل إليه. فيما يلي بعض التوصيات المختصرة للصياغة.

تاريخ الكتابة.

إذا كنا نكتب في الولايات المتحدة الأمريكية، فعند الإشارة إلى التاريخ نضع الشهر أولاً، ثم اليوم ثم السنة فقط. إذا كان إلى المملكة المتحدة، يتم إدخال التاريخ كما هو الحال في الاتحاد الروسي. في هذه الحالة، اكتب الشهر بالحروف لتجنب الالتباس.

تفاصيل المستلم.

• إذا كتبت لرجل فتواصل معه بهذه الطريقة: السيد (أدخل الاسم الأخير)؛
• إذا كانت المرأة متزوجة: السيدة (أدخل الاسم الأخير)؛
• إلى سيدة غير متزوجة: ملكة جمال (أشير إلى الاسم الأخير) ؛
• إذا كنت لا تعرف حالة السيدة: السيدة (أدخل الاسم الأخير).

تحديد العنوان.

الترتيب هو عكس الترتيب المقبول في الاتحاد الروسي: المكتب، رقم المنزل، اسم الشارع، الرمز البريدي، اسم الولاية (إذا كنت تكتب في الولايات المتحدة الأمريكية)، اسم المقاطعة واسم البلد (إذا كنت تكتب في المملكة المتحدة).

كيفية الاتصال بالمستلم.

المكالمات القياسية:

• سيدتي العزيزة؛
• سيدي العزيز؛
• سيدي العزيز او سيدتي؛
• عزيزتي السيدة؛
• عزيزي.

بعد العنوان نضع فاصلة (في حالة الكتابة إلى المملكة المتحدة) أو نقطتين (في حالة الكتابة إلى الولايات المتحدة الأمريكية). علامة تعجبلا يقبل المكان.

موضوع.

تأكد من الإشارة إلى موضوع الرسالة، كما هو الحال في الاتحاد الروسي.

النص الرئيسي.

قسمها إلى فقرات. أو اكتب كل جملة على سطر جديد.

كيف تقول مع السلامة.

على سبيل المثال، مثل هذا: " نشكرك على المساعدة، نبقى لك حقًا"- شكرًا لك أيها المخلص...، على الرغم من أنها قد تكون أقل رسمية.

تسجيل التوقيع.

نضع توقيعنا تحت فقرة الوداع، ونشير إلى اسمنا الأول والأخير، واسم الشركة والمنصب.

تصميم التطبيقات.

إذا كنت تريد إرفاق أي مستندات، يرجى الإشارة إلى ذلك في نهاية الرسالة: " إنك."وقائمة التطبيقات.

ماذا أكتب بحرف كبير.

• الأسماء الأخيرة والأحرف الأولى؛
• أسماء الشركات؛
• أسماء المدن والولايات، وما إلى ذلك؛
• أي كلمات تشير إلى المنصب الذي يشغله؛
• كلمات الوداع الأولى؛
• عناوين الافتتاح.

قبل أن ننهي المحادثة، إليك بعض الأمثلة على رسائل الأعمال باللغتين الروسية والإنجليزية.

عينات من الرسائل التجارية باللغتين الروسية والإنجليزية

خاتمة

لتلخيص، أود أن أقول إن خطاب العمل هو أداة للتواصل في أي مجال من مجالات النشاط. إذا تمت كتابته بشكل صحيح، فإنه بالتأكيد سيقدم شركتك في ضوء إيجابي.

من ناحية أخرى، فإن الرسالة المكتوبة بشكل غير دقيق وبها أخطاء يمكن أن تدمر نفسها تمامًا أعمال واعدة. اكتب الحروف بشكل صحيح، وحاولنا أن نخبرك بكيفية القيام بذلك.