عمل خطة للسنة. خطة عمل شخصية فعالة

إنه لمن دواعي السرور أن Microsoft Corporation تبذل قصارى جهدها لمقابلتنا ، حيث توفر وصولاً مجانيًا تمامًا إلى منتجاتها المكتبية للأجهزة المحمولة. لذلك ، يمكنك استخدام مجموعة أدوات Excel القوية بسهولة تامة على أجهزة iPhone و iPad الطويلة وأجهزة Android الكبيرة.

لا تنس أنه يمكن تخصيص القوالب المقترحة لتناسب احتياجاتك ، وكذلك طباعتها إذا كنت تفضل الورق على الشاشة. ولكن قبل إجراء التعديلات ، اقرأ عنها واعمل في Excel. مع هذه الثروة المعرفية ، هذا الوحش العظيم لا يخاف منك!

1. قائمة المهام

حتى ألمع الرأس ذا العقل الصافي والذاكرة القوية سيفشل يومًا ما ، وستنسى شيئًا ما. من الجيد أن تشتري طعامًا للأسماك ، أو تتمنى لوالدة زوجك عيدًا سعيدًا للأم ، أو تسقي البنفسج الخاص بشريكك. سيقرقرون ويهمسون وينوحون ، وسيظل ضميرك مرتاحًا. ولكن ماذا لو لم تدفع ثمن العنصر الأساسي - الإنترنت؟ سوف تخجل من النظر إلى نفسك في المرآة. وفي ذلك اليوم المشؤوم ، ستنهار وتتعهد بإعداد قوائم مهام. في غضون ذلك ، سوف تتعذب من الاختيار بين ، حاول أن تبدأ بواحد بسيط.

قم بتعيين المهام وتحديد أولوياتها وتحديد موعد نهائي واختيار شخص مسؤول ومراقبة التقدم وترك ملاحظات دون مغادرة Excel. تم تكوين القالب بالفعل للفرز السريع حسب التاريخ والأهمية والحالة والمعلمات الأخرى.

2. ميزانية السفر

من الناحية النظرية ، يمكن حتى لأكثر الرحلات غير الواقعية (وفي نفس الوقت كاملة) الاستغناء عن أي استثمار مالي من جانبك. للقيام بذلك ، تحتاج إلى الحصول على الدعم ، والعثور على أماكن مجانية للزيارة والعمل قليلاً من أجلها. تصاحب مثل هذه النجاحات المسافرين المتمرسين بقدر لا بأس به من الحظ. على الرغم من وجود شيء لإخفائه ، إلا أنه يتعين عليهم البحث عن زوج من العملات المعدنية لإجراء مكالمة لإبلاغ والدتهم عن صحتهم. لذلك ، فإن أي حركة خارج حدود مكان الإقامة تكون مصحوبة بالتخطيط الأولي والميزانية. ولكي لا تضطر إلى تلويث الأوراق واللف إلى ما لا نهاية وقلب الأرقام ، نقترح اللجوء إلى المساعدة.

بالإضافة إلى الحساب نفسه ، يمكن للقالب عرض المصروفات المقدرة في شكل مخطط دائري. سيوضح تقسيم الأموال إلى فئات من حيث النسبة المئوية أي بند من بنود الإنفاق هو الأكثر شرًا.

3. قائمة الجرد

ما يوحد حريق وسيول وسرقة ووصول الأقارب للزيارة "لمدة أسبوع"؟ هذا صحيح ، هناك احتمال كبير لفقدان سلامة الممتلكات الخاصة بك.

هذه هي الطبيعة البشرية التي يخنقها الضفدع ليس لمجرد فقدان جوارب جدتك ، ولكن لحقيقة أنك لا تستطيع عمومًا تذكر كل متعلقاتك المتراكمة. في مثل هذه المواقف غير المواتية ، سوف يساعدك ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، لن يكون من الضروري التقاط صورة لقصورك بكل محتوياتها.

وبغض النظر عن النكات ، يمكنك تقديم المشورة للقالب لأولئك الأشخاص الذين يؤجرون المساكن. عند قبول الضيوف لفترة طويلة من التسوية ، لا تنس تعريفهم بقانون الجرد مقابل التوقيع. سوف يخدمك في وضع جيد عند طرد المستأجرين.

4. قائمة جهات الاتصال

بغض النظر عن مدى صعوبة التقدم التقني ، فهو غير قادر على هزيمة "الديناصورات" الذين لا يريدون معرفة وجود أدوات ملائمة لتنظيم جهات الاتصال الخاصة بك. اليوميات والدفاتر والقصاصات الورقية فقط - كلها. عادة في مثل هذه الحالات يقولون إن القبر الأحدب سيصلحه (مرحبًا أيتها الزوجة!). لكن دعونا لا نستسلم ونجد حل وسط -.

تعد قائمة البريد الإلكتروني لجهات الاتصال الخاصة بك جيدة لسببين على الأقل: من السهل مشاركتها وفرزها بسهولة باستخدام Excel. لذلك ، لن يكون من غير الضروري أن يكون لديك خيار النسخ الاحتياطي ، حتى بالنسبة لأولئك الذين يثقون تمامًا.

5. مخطط جانت

إن التقليد الروسي الجيد المتمثل في المصافحة ، وتخطي التقدم ، والاسترخاء ، والقيام بالعمل في الليلة السابقة ليوم التقرير ، هو أسلوب عمل محفوف بالمخاطر يؤثر بشكل كبير على الجودة. فقط التخطيط وتقسيم المهام إلى مراحل والالتزام بجدول زمني يمكن أن يحافظ على سمعتك.

مخطط جانت هو نوع شائع من المخططات الشريطية (المخططات الشريطية) تُستخدم لتوضيح خطة وجدول عمل لمشروع.

بالطبع ، تتيح لك قوة Excel إنشاء هذه الملفات. موطنهم هو الرؤية وسهولة الوصول.

وحتى إذا لم يكن لديك مشروعك الخاص ، فحاول التخطيط لإجراء إصلاحات في شقتك أو التحضير للقبول أو استخدام طريقة جانت. سوف تقدر قوة الأداة.

6. شجرة العائلة

سيذهب تاج الاحتفال بالزفاف - الشجار - وفقًا للسيناريو الصحيح فقط إذا قسمت الطرفين المتعارضين بوضوح إلى "خاصتنا" و "هم". وليس الكحول فحسب ، بل الجهل المبتذل لأقاربك يمكن أن يمنعك من فهم الموقف.

بالطبع ، سبب الإنشاء ليس هو الأفضل ، فهناك الكثير. إذا لم يكن القالب منطقيًا بالنسبة لك ، فانتقل إلى ورقة المثال ، التي تعرض شجرة عائلة كينيدي.

7. جدول العمل

كانت "فجوات الذاكرة" مع الإنسانية منذ بداية توزيع الواجبات. المرض هو سمة خاصة للطفولة. فالصغار هم أكثر من أمهاتهم وآباؤهم ، ينسون غسل الأطباق ووضع الألعاب بعيدًا وإخراج القمامة. يتم علاج المرض دون استخدام الأدوية: يكفي طباعة نشرة أسبوعية وكتابة الإجراءات العقابية المزعومة تحتها.

أدخل أسماء الأسرة في خلايا النموذج ، مع توزيع العمل حسب يوم الأسبوع قبل الظهر وبعده. ولا تنس تعليق النسخة المطبوعة في المكان الأكثر شعبية في الشقة - الثلاجة. الآن لا أحد سيشير إلى نسيانهم.

8. سجل الصيانة

في أحد الأيام ، بعد سنوات عديدة من تشغيل السيارة ، قد يكون لديك انطباع بأنه لم يتم ترك جزء أصلي واحد في السيارة. بالإضافة إلى البواب بالطبع - فهو مقدس ومصون. هل هو حقا؟ لا يمكن الحصول على إجابة إلا إذا كنت قد اعتدت على كتابة كل فعل من أعمال الصيانة في واحدة خاصة. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر النموذج القدرة على حساب المبلغ الإجمالي للمصروفات المرتبطة بإصلاح السيارة.

9. سجل الأميال

إذا كان إيلون ماسك قد ولد في منطقة شاسعة من الاتحاد السوفيتي ، لكنا بالفعل نركب سيارات كهربائية بمستوى منخفض من تكاليف السفر. لكن من أنا أمزح ، لم يكن هذا ليحدث. كان إيلون سيحطم جبهته بجدار البيروقراطية ويشرب نفسه منذ زمن بعيد.

لذلك ، يتنقل أصحاب السيارات بالطريقة القديمة أمام أعينهم الدولارات المتدفقة تحت الأرقام الوامضة لمحطة الوقود. لكن الطبيعة البشرية تميل إلى نسيان كل الأشياء السيئة بسرعة ، مما يحميك من أفكار الصابون والحبال. بالطبع ، أنا أبالغ ، لكن لماذا لا تعرف مقدار الأموال التي تنفقها على التزود بالوقود بشكل مستمر؟ وهذا من السهل القيام به.

أدخل قراءات عداد المسافات ، وعدد اللترات المعبأة وتكلفتها في النموذج ، وسوف تقدر تكلفة كيلومتر واحد من الجري. يتم تنفيذ وظائف مماثلة في تطبيقات الهاتف ، على سبيل المثال ، لنظام Android.

10. يوميات

فقط أعضاء المجتمع ، الذين يعيشون على مبدأ "شرب في الصباح - اليوم مجاني" ، تنتهي قائمة الحالات بافتتاح متجر قريب. في بعض الأحيان ، لا يتعين على الباقي أن يدور أسوأ من سنجاب في عجلة ، مع الاحتفاظ بإصرار في إطار زمني محدود. ولكي لا ينسى الناس قائمة خططهم في حيرة من أمرهم ، يفضل الناس إصلاحها. يعتبر النموذج المقترح جيدًا من حيث أنه يسمح لك بتقسيم كل ساعة عمل إلى مقاطع مدتها 15 دقيقة.

تأليف خطة للأسبوع والشهر للكمبيوتر- لتنزيل خطة عمل المخطط للأسبوع والشهر ، اضغط على الصورة

تخطيط العمل الأسبوعي والشهري- لتنزيل مخطط المهام الأسبوعي والشهري ، انقر فوق الصورة أعلاه

خطة المهام للأسبوع والشهر - مهام مخطط ملف القالب للأسبوع والشهر

الجدول الزمني للأسبوع والشهرفي ملف Excel هذا ، من السهل والمريح الصيانة.

في ملف القالب ، يتم تذكير خطة العمل والمهام الخاصة بالأسبوع والشهر بأهم النقاط في التخطيط ، وقم بتحريرها لتناسب احتياجاتك.

مخطط جانت ، الذي تم رسمه من المهام التي قمت بتمييزها - الخلايا المملوءة في جدول Excel في قائمة المهام الخاصة بك للأسبوع والشهر ، يوضح بوضوح أي من المشاريع والمهام التي لديك بالتوازي وتحتاج إلى أن تكون يتم إجراؤه في نفس الوقت اليوم أو الأسبوع المقبل ، وأي المهام يجب إكمالها قبل أن تبدأ المهام الأخرى.

خطة العمل وشؤون الأسبوع والشهرفي ملف Excel ، يتم تقسيم مخطط المهام إلى مشاريع مختلفة مع قائمة مهام لكل مشروع. يمكن أن تشير هذه المشاريع إلى كل من التخطيط ليوم العمل ومشاريع العمل ، بالإضافة إلى مهام الدراسة والأعمال المنزلية والترفيه والتسلية.

يمكن تمييز المشاريع المختلفة بقوائم المهام الخاصة بها للأسبوع والشهر بألوان مختلفة من أجل الوضوح (إذا كنت لا تحب الألوان الزاهية ، فما عليك سوى الطلاء بأي لون آخر أكثر هدوءًا).

لتسهيل كتابة المهام ليوم غد في خطة المفكرة اليومية ، قم بالمرور فوق تاريخ الغد (السطر الأول مع التواريخ هو أعلى جدول الملفات خطة العمل الأسبوعية قائمة المهام الأسبوعية والشهرية) وخطوة بزر الفأرة الأيسر ، سيتم إبراز مهام الغد من خلال المنطقة النشطة من العمود.

إذا كنت بحاجة إلى معرفة الوقت الذي تحتاج فيه إلى القيام بهذه المهمة أو تلك ، فحرك مؤشر الماوس فوق الخلية التي تحتوي على رقم المهمة (على اليسار ، حافة منطقة Excel ذاتها تخطيط العمل للأسبوع والشهر). خطوة باستخدام زر الماوس الأيسر ، سيتم تمييز المهمة المطلوبة والمنطقة بأكملها حسب تواريخ هذه المهمة.

تعتبر الاستراحات جزءًا مهمًا من الحفاظ على الأداء العالي طوال اليوم. في كل ساعة ، اقضِ 25 دقيقة في مهمة ، ثم انظر من النافذة إلى شيء بعيد لمدة 20 ثانية (راحة العين) ثم خذ استراحة لمدة 5 دقائق ، في هذا الوضع سيكون أداؤك أعلى مما لو كنت جالسًا فيه الكمبيوتر لعدة ساعات متتالية. خلال فترة الراحة ، سيساعدك النشاط البدني فقط على استعادة قوتك. رن جهاز ضبط الوقت (رابط إلى جهاز ضبط الوقت في الملف) - نهض من الطاولة ، ونظر من النافذة ، وتمدد ، وسار حول المكتب أو صعودًا وهبوطًا على الدرج ، واستعاد قوة العضلات ، يمكنك مواصلة العمل على الكمبيوتر ( الارتباط بالمؤقت موجود في ملف مخطط الأسبوع ، انقر فوق صورة مخطط الأسبوع في الجزء العلوي من الصفحة ، وهنا أكثر تفصيلاً لماذا تحتاج إلى جهاز توقيت لجهاز الكمبيوتر في إدارة الوقت وما يقدمه لك شخصيًا).

تُظهر لك ألوان الخلايا المختلفة ما إذا كنت قد قمت بجدولة مهمة ، أو قمت بها بالفعل ، أو لديك اجتماع مهم غدًا ، أو أنك قمت بإعادة جدولة مهمة أو ألغيتها.

يحتوي الملف الذي تم تنزيله على ارتباط إلى أحد أجهزة ضبط الوقت المجانية المثبتة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. استخدم هذا أو أي شيء آخر ، هناك عدد كبير منهم على الإنترنت. يمكن أن يكون عداد الوقت على الكمبيوتر مثل هذا ، رابط إلى البرنامج ووصف في ملف تخطيط الأسبوع والشهر.

تخطيط العمل للأسبوع والشهر - نقاط مهمة في وضع خطة الأسبوع:

خطة المهام الأسبوعية- هذا تخطيط مرن ، فمن الممكن والضروري ضبط إعادة جدولة المهام خلال أسبوع واحد ، وهذا لا يضر بالخطة والنتائج المتوقعة في أفق التخطيط لأسبوع وشهر. الأسبوع عنصر أساسي في التخطيط لوقتك.

ضع خطة لليوم التالي في الليلة السابقة
يعد وضع خطة لليوم التالي في الليلة السابقة لحظة أساسية في تنظيم الوقت. في الصباح ، لست مضطرًا للتفكير فيما يجب القيام به ، كل شيء تمت جدولته ، أغلق رأسك ، فقط افعل ذلك. إذا لم تكن هناك خطة واضحة في الصباح - عادةً بسبب التفكير فيما يجب القيام به في الصباح ، فإن اليوم بأكمله يتكدس ولا يتم فعل أي شيء.

اكتب خطة للغد على قطعة من الورق
من المستحسن جدًا كتابة المهام في المساء لليوم التالي على قطعة من الورق ، هذا هو عقدك الموقع مع نفسك ، وعدك المادي لنفسك ، ومن ثم فإنه من الجيد جدًا شطب الأشياء التي تم إنجازها من اليوم. دفتر مخطط.

استخدم جهاز توقيت
يساعد الموقت الموجود على الكمبيوتر في الابتعاد عن الشاشة والمقاطعة واستعادة الأداء العالي. بدون مؤقت في الحياة الواقعية ، لن يسمح لك التدفق الهائل المستمر للمعلومات الواردة بالانفصال عن الشاشة: المكالمات والبريد والأشياء التي تقوم بها الآن.

تأكد من إضافة الضفادع إلى خطة عملك لهذا الأسبوع. ابدأ يومك بضفدع
الضفدع هو الشيء الذي لا تريد أن تفعله لسبب ما. ابحث عن فريسة الضفدع كل يوم وقم بتثبيتها في الصباح. بعد عدد معين من الأيام ، ستدرك أن الضفادع تنفد بشكل كارثي ، لذلك لا تحتاج إلى تثبيتها جميعًا مرة واحدة في يوم واحد ، وتوفير المال ، وغدًا ستحتاج أيضًا إلى تضحية.

عند التخطيط لعملك الأسبوعي ، ضع الأفيال في الاعتبار أيضًا. فيل كبير يأكل في قطع
لا يمكن أكل فيل ضخم في المرة الواحدة ، لأنه كبير جدًا. أكله على شكل قطع. أولئك. قسّم صفقة كبيرة إلى قطع صغيرة وابدأ هذا العمل من أي قطعة. يتم تحديد حجم القطعة نفسها (أي مشكلة أولية صغيرة) لفيل ضخم (أي ، مشروع مهمة كبير) بنفسك ، اعتمادًا على قدراتك في وقت معين. يجب أن يجعلك حجم هذه القطعة أقرب إلى النتيجة.

يجب أن تكون خطة اليوم واقعية
خطط لهذا اليوم وافعل بالضبط ما يمكنك القيام به في يوم واحد وليس أكثر. لا يهم على الإطلاق ما هو جبل من القضايا التي لديك على الطاولة. الحياة واحدة ، والعمل هو ماراثون لمسافة طويلة ، وغدا ستحتاج أيضا إلى الصحة والقوة.

خصص وقتًا للمهام
عند وضع الخطط للأسبوع والخطط لهذا اليوم ، خصص وقتًا للمهام التي تستغرق وقتًا طويلاً ، والتي تستمر من ساعة واحدة. على سبيل المثال: لقاء مع عميل - 3 ساعات ، إعداد عرض تجاري - 1.5 ساعة ، قراءة كتاب - ساعة واحدة ، تدريب - ساعة واحدة ، إلخ. بعد ذلك ، ستكون خططك لليوم وللأسبوع مجدية بشكل واقعي ، لأن هناك عددًا محدودًا من الساعات في اليوم.

استخدم كايروس
المهام الصغيرة التي يمكن القيام بها في أي يوم من أيام الأسبوع ، قم بتفريقها على مدار أيام الأسبوع ، مع مراعاة Kairos (Kairos هي لحظة مواتية للقيام بالأشياء) ودمجها مع بعضها البعض.
مثال: عليك أن تدفع ثمن الهاتف والإسكان والخدمات المجتمعية والذهاب لشراء الطعام والذهاب إلى المواد الاستهلاكية لشراء أقلام فلوماستر.
عند التخطيط لأسبوع (في ملف مخطط أسبوع العمل) ، ضع كل هذه الأشياء في يوم واحد وافعل كل شيء "في الطريق إلى المتجر" ، فهذه مجرد لحظة مواتية ، أي كما يقولون "بين الأوقات". وهكذا ، توفر الوقت ، ستفعل كل شيء "دفعة واحدة").
عند كتابة المهام للغد في دفتر التخطيط اليومي ، ما عليك سوى توصيل كل هذه المهام بخط أو رسم نجوم مقابل كل منها حتى تفهم أنها جميعًا "في نفس الوقت".

افعل فقط ما تحتاج إلى القيام به ولا تفعل الباقي
افعل فقط ما يقودك إلى النتيجة ، والباقي ليس كذلك. تنص قاعدة باريتو على أن: 80٪ من النتيجة تُعطى بإكمال 20٪ فقط من الحالات ، أي لتحقيق هدف نتيجة 100٪ ، عليك أن تفعل 30-35٪ (التفاصيل الأساسية للفوز ) لما "تنص عليه" قواعد عامة معينة ، دون التقليل من جودة النتيجة ومصالحهم وسلامتهم.
لذلك ، افعل فقط ما يقودك حقًا إلى النتيجة المرجوة ، وبقية الأمور والمهام أ) تفويض للآخرين أو ب) تطبيق "قاعدة الثلاثة مسامير" أو فورًا ج) رميها في سلة المهملات دون ندم.
قم بإنهاء ما بدأت بفعله ، ولكن أثناء القيام بذلك ، أدركت أنك لست بحاجة إلى القيام بذلك - فهذه مهمة إضافية في خطتك ، ولست بحاجة لإنهائها (بدأنا في قراءة الكتاب ، في منتصف الكتاب ، أدركنا أنه لا توجد أفكار مفيدة ، ولم يكن الكتاب ممتعًا - قم برمي هذا الكتاب ، لماذا تنتهي من قراءته وتضيع الوقت ، ابحث عن كتاب آخر مفيد وابدأ في قراءته)

عند وضع خطة عمل للأسبوع والشهر ، تحتاج إلى مراقبة مضيعات الوقت. تخلص من المشتتات
قلل أو أزل عوامل التشتيت تمامًا: البريد ، وسائل التواصل الاجتماعي. الشبكات ، وفواصل الدخان ، وما إلى ذلك. بالضبط ما تراه.
لا يمكن فحص البريد ، إذا كان جدول عملك يسمح بذلك ، إلا مرتين في اليوم في ساعات معينة ، على سبيل المثال ، من 12.00 إلى 12.30 ومن 16.00 إلى 16.00 (حذر عملائك وزملائك بشأن هذا مسبقًا حتى يعلموا أنك ترد على البريد على 12 والساعة 16:00)
اجتماعي استبعاد الشبكات تمامًا من جدول عملك ، وتقليل الوسائط بشكل كبير (لمساعدة نفسك في اتخاذ هذا القرار الصعب بالنسبة للكثيرين ، يمكنك تثبيت مكون إضافي خاص في متصفح جهاز الكمبيوتر الخاص بك (في متصفح Firefox ، يعد هذا أحد الوظائف الإضافية و يطلق عليه "Block Site") ، والذي يحظر المواقع التي اخترتها ، ولن تتمكن ببساطة من الوصول إلى FB أو VKontakte.

لليوم. بناءً على هذه البيانات ، قم بصياغة الأهداف والغايات  قسم، أقساملسنة. فكر في مدى إمكانية زيادة مؤشرات الإنتاج بشكل واقعي ، وكيف يمكن تحقيق ذلك. إذا كنت تخطط لزيادتها بمقدار بضع عشرات ، ففي هذه الحالة لا يمكنك الاستمرار إلا بتكثيف الجهود ، ولكن إذا كنت قد خططت لزيادة المؤشرات الرئيسية كثيرًا ، فمن أجل تحقيقها ، عليك التفكير مليًا. وتحويل عملية الإنتاج بأكملها بشكل جدي ، وهو ما يجب أن ينعكس أيضًا في الخطة.

اختر الهدف الأكثر أهمية والأكثر أهمية. مهم بالنسبة لك الآن. قم بتمييزه في خطتك بلون مختلف وامنحه اهتمامًا خاصًا. فكر في الأمر ، ناقشه مع الأصدقاء والأحباء ، إذا لم يكن الأمر شخصيًا للغاية. ربما يدرك شخص ما تركيزك بابتسامة ساخرة ، لكنك تحتاج إلى تنفيذ خطتك ، وعدم مواكبة التدفق ، أليس كذلك؟ نعم ، وبالتأكيد يوجد في بيئتك عدد قليل على الأقل من الأشخاص النشطين والطموحين الذين اعتادوا منذ فترة طويلة على أن يكونوا سادة حياتهم وتخطيط وتنفيذ الخطط بدلاً من مجرد الذهاب إلى العمل والشؤون الجارية. كقاعدة عامة ، هؤلاء الأشخاص نشيطون للغاية ويصيبون الآخرين بطاقتهم. يجدر التحدث إليهم كثيرًا.

اتخذ إجراءات ملموسة على الفور. ليس بعد الأعياد ، ليس من الإثنين ولا غدًا ، لكن اليوم ، الآن. كم من التعهدات والأهداف الرائعة لم تتحقق بسبب التأخيرات غير المبررة!

لا تضع الخطة في الدرج البعيد للطاولة ، فليكن أمام عينيك. اقرأها وفكر في الأهداف. بعد كل شيء ، هذه هي أهدافك ، فأنت تريد حقًا تحقيق كل ما كتبته. هذا سوف يحفز شحنة الطاقة الخاصة بك. وكم سيكون رائعًا في نهاية شهر ديسمبر أن تدرك ما أردته وخططته - والأهم من ذلك - ما فعلته!

نصيحة مفيدة

اكتب أهدافك بصيغة المضارع.

قم بصياغة كل هدف ، بدءًا من كلمة "أنا".

أضف أفكارًا وأهدافًا جديدة.

لطالما كانت الإحصائيات جزءًا لا يتجزأ من التخطيط الصحيح للعديد من أطياف حياتنا. البيانات التي يتم جمعها في الوقت المناسب والموثوقة هي مفتاح النجاح في حل المهام. يتم إعداد تقرير الإحصائيات حسب الفترات الزمنية: عشرة أيام ، شهر ، ربع سنة ، نصف سنة ، سنة ، إلخ. لتجميع تقرير شهري ، يمكنك استخدام برامج خاصة. إذا لم يكن هناك برنامج مناسب لحل مهمتك ، فاستخدم الطرق التقليدية.

تعليمات

احصل على يوميات إلكترونية. للتبسيط ، يمكن تجميعها في برامج World و Excel القياسية.

إذا لم يكن هناك وصول مستمر إلى جهاز كمبيوتر أو خلال الوقت الذي يتعين عليك فيه مراقبة عمليات مختلفة على مسافة بعيدة ، فقم بطباعة اليوميات. ضعه في مكان أكثر ملاءمة حيث يمكنك دائمًا الوصول إليه. احتفظ بقلم ومفكرة معك. بشكل دوري أو في نهاية اليوم ، يمكنك إعادة كتابة البيانات من اليوميات.

إذا كانت ضخمة وتحتاج إلى جمع الكثير من البيانات ، فقم بتوصيل زملائك. تعيين المسؤوليات أثناء مشاركتهم في العملية. هذا مهم بشكل خاص عندما تكون محاسبة البيانات اليومية مطلوبة. اجمع المعلومات التي تحتاجها كل يوم. في نهاية الشهر ، لن يكون لديك الوقت للبحث عن البيانات غير المحسوبة. يمنح قسم الإحصاء عادة يوم أو يومين للتقارير. يجب أن يكون كل شيء واضحًا ومنظمًا.

لخص جمع البيانات بشكل دوري. كل عشرة أيام (من اليوم الأول إلى العاشر ، ومن الحادي عشر إلى العشرين ، ومن الحادي والعشرين إلى الثلاثين من الشهر الجاري). سيؤدي ذلك إلى تسريع كتابة التقرير في نهاية الشهر.

بادئ ذي بدء ، اهتم بالبيانات اليومية ، ثم بيانات الأيام العشرة ، وأخيرًا البيانات التي يتم أخذها في الاعتبار في الإحصائيات كرقم إجمالي في نهاية الشهر. نظرًا لأن العديد من المعلمات مرتبطة ببعضها البعض في الإحصائيات ، فاحرص على إيلاء المزيد من الاهتمام للبيانات ، والتي يتم النظر فيها بمزيد من التفصيل. هذا سوف يساعد في تجنب الأخطاء.

تحقق من التقرير مرة أخرى قبل الإرسال.

نصيحة مفيدة

إذا كنت تكتب تقريرًا للحصول على إحصائيات حول النماذج المطبوعة ، فاستخدم قلم رصاص بسيطًا أولاً. الدقة موضع ترحيب.

التشغيل خطةقسم إلزامي من العمل خطةلكن الشركات. تحدد هذه الوثيقة المرافق والموارد والمرافق خطةيقصد استخدامها لأغراض تجارية. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون المبنى حيث خطةمن الممكن تنفيذ الأعمال وكذلك الأثاث والآلات وجميع المعدات اللازمة لعملك. ستحتوي نفس الوثيقة على معلومات حول المواد الخام والمواد المستخدمة في إنتاج السلع وتقديم الخدمات.

يسعدني أن أرحب بكم أيها القراء الأعزاء. ربما أتيت إلى هنا على أمل العثور على بعض النصائح لتخطيط أسبوع عملك. وقد فعلوا الشيء الصحيح ، لأن الأمر سيكون حقًا.

كم مرة اشتكيت من ضيق الوقت والفوضى في العمل ونقص الأفكار لإصلاح المشكلات؟ يجب أن يكون الأمر كذلك. من أجل تجنب الفوضى في الحياة والعمل في المستقبل ، من المهم جدًا إتقان فن التخطيط لوقتك.

أولاً ، يمكنك التدرب على خطط صغيرة لهذا اليوم. إذا كنت قد تجاوزت هذه المرحلة بالفعل ، فقد حان الوقت للانتقال إلى المرحلة التالية - خطة عمل للأسبوع. يمكن أيضًا أن يتم تأليفها بسرعة وسهولة ، مثل و ، أو ، ولكن لا تزال هناك بعض الاختلافات. دعونا نفهمها معًا.

لا يمكنك الارتجال باتباع خطة: أين تضع فاصلة

ماذا يوجد في يومي بالنسبة لك: كيف تؤثر أهمية الحدث على التخطيط

على الأرجح تعرف شيئًا مثل "كلمة رئيسية". عن طريق الكلمات الرئيسية ، يمكنك العثور على موقع على الإنترنت أو صورة أو منشور على شبكة اجتماعية.

ما هي "الكلمة الأساسية" فيما يتعلق بالتخطيط؟ هذا هو الموضوع الرئيسي للأحداث التي وقعت في أسبوعك. على سبيل المثال ، كان لديك أسبوع كامل كان مشغولاً بالاجتماعات مع العملاء. الكلمة الأساسية هي التواصل. كان الأسبوع بأكمله مشغولاً بكتابة التقارير ، والكلمة الأساسية هي التحليلات. وإذا كنت تكتب منشورات على مدونتك طوال الأسبوع ، فإن الكلمة الرئيسية في هذه الحالة هي.

كيف يؤثر هذا على التخطيط؟

في نهاية كل أسبوع ، يجب عليك اختيار حدث واحد أثر على الأسبوع بأكمله. يمكن أن يكون جيدًا أو سيئًا ، وقد يستمر لعدة أيام أو يحدث في غضون ساعة واحدة. على سبيل المثال ، قمت بإجراء صفقة ناجحة واحدة في أسبوع. يجب أن تكون الكلمة الرئيسية: إجراء معاملة ناجحة جلبت لي كذا وكذا.

من المهم جدًا أن تعكس الأحداث الرئيسية بطريقة ما أهدافك الشخصية.

لفهم هذا بسرعة ، احتفظ بدفتر ملاحظات صغير أو اطبع قالبًا حيث تكتب أهدافك وأحداثك الرئيسية. يجب كتابة مفتاح كل شيء مرة واحدة في الأسبوع ، ومن الأفضل القيام بذلك يوم الخميس أو الجمعة ، عندما ينتهي أسبوع العمل.

مرة واحدة تقريبًا كل 1.5 - 2 شهرًا ، انظر إلى قائمة الحالات الرئيسية واربطها بأهدافك. إذا تباعدوا ، فكر في ما يمكنك فعله للاقتراب من أهدافك.

هذه الممارسة جيدة أيضًا لأنها تسمح لك بالنظر إلى نفسك من الخارج في المستقبل. لا تتخلص من دفاتر الأحداث القديمة الخاصة بك ، وتنظر إليها ، ستندهش من كيف يمكن للناس أن يتغيروا.

الميزة الرئيسية لتجميع الأحداث الرئيسية هي أنه بالإضافة إلى تحليل الأسبوع الماضي ، فإنه يساعد على استبعاد كل شيء غير ضروري من حياتك من خلال التقييم.

يتم تحليل كل حدث سابق لأهميته ، مع تصفية الأشياء غير المهمة وغير المهمة التي يجب أن تختفي من جدولك الزمني.

يجب أن يوحي غياب الأحداث الرئيسية في أكثر من ثلاثة أسابيع بالفكرة: هل أفعل كل شيء بشكل صحيح؟ هل أنا في مكاني؟

عندما يقف الشخص ساكناً ، سواء في العمل أو في الحياة الشخصية ، فإن الأمر يستحق التفكير في تغيير مجرى الحياة.

يجب أن يدفع أي عمل ، ويجب أن تكافأ الجهود. يتطلب الأمر الكثير من الجهد لوضع خطة للأسبوع ثم اتباعها. لا يستطيع الجميع التعامل معها. أنا متأكد من أنك ستتمكن بعد قراءة المقال من وضع خطة للأسبوع ، ولكن كيف تبدأ في متابعتها؟

كل شيء بسيط جدا! كافئ نفسك بشيء لطيف لكل عنصر تكمله. كتب تقريرًا - اشترى أحمر شفاه ، ذهب إلى صالة الألعاب الرياضية - اشترى بلوزة جديدة ، إلخ.

خطط مع سيد الوقت

هل ما زلت لا تفهم كيف تضع خطة للأسبوع؟ ثم أوصي بطلب المساعدة من دورة Evgeny Popov "سيد الوقت".

تهدف دورة Evgeny Popov إلى تعليم الشخص كيفية إدارة وقته الشخصي ووقت العمل. بالإضافة إلى ذلك ، ستتاح لك الفرصة لمعرفة كيفية استثمار وقت فراغك. إذا كنت ترغب في الجلوس أمام الكمبيوتر ، ولكنك لا تعرف كيفية جني الأموال منه ، فهذه الدورة مناسبة لك.

سيمنحك إتقان المعلومات من الدورة التدريبية بنجاح الفرصة لزيادة دخلك وتحسين العلاقات مع عائلتك وتكوين صداقات أكثر.

لن تجد هذه المعلومات في أي مصدر إنترنت ، ولن تتعلمها في الجامعة أو في دورات خاصة.

لا تضيع وقتك ، احصل على الدورة سيد الوقت»وابدأ في تطبيق دروس إدارة الوقت بناءً على تجربة Evgeny Popov.

يتم اختبار جميع الأساليب شخصيًا من قبل المؤلف ، مما أدى به إلى أسلوب حياة ناجح. تعرف على ما استطاع المؤلف تحقيقه من خلال العمل وفقًا لنظامه: رجل أعمال ناجح ، أب لولدين ، رياضي. والقائمة تطول وتطول. يوجين يدير كل شيء في الحياة. وأنت؟

كن سيد وقتك وانضم إلى الأشخاص الناجحين الذين لديهم الوقت لكل شيء وفي كل مكان.

أيها الأصدقاء ، بمجرد أن تبدأ التخطيط ، سترى على الفور أنك قد أصبحت أكثر في الوقت المناسب. الأهم من ذلك ، ابدأ وجربه! على سبيل المثال ، أخطط لكل شيء: قائمة البقالة ، والقائمة ، وهدايا السنة الجديدة للعائلة والأصدقاء ، وموضوعات المدونة ، والميزانية ، وما إلى ذلك. كل هذا يساعد على تنظيم المعلومات وعدم نسيان أي شيء.

هل تخطط؟ كم مرة وماذا تخطط؟ شارك 🙂

أذكرك أنه يمكنك تلقي جميع إعلانات منشورات المدونة عبر البريد الإلكتروني. تحتاج فقط إلى تحديث المدونة.

المدير التنفيذي

ضع خططًا للسنة في الربيع ، وخطط اليوم - في الصباح

مثل صيني

إلى من:أصحاب وكبار المديرين والمديرين التنفيذيين

عندما لا يكون لديك خطة ، تكون أفعالك فوضوية

كل واحد منا ، أيها المدراء ، يفكر: إلى أي مدى يمكن زيادة الإنتاجية؟ أظهرت البيانات التي تم الحصول عليها تجريبيًا في شركتي أنه بعد إدخال التخطيط اليومي وإعداد التقارير ، زادت كفاءة الفريق بنسبة 40٪ تقريبًا.

ليس سرا أنه في شركة روسية عادية ، موظفون يقضون في العمل في أحسن الأحوال 3-4 ساعات في اليوم من أصل 8.ومع ذلك ، يتظاهر الجميع أن هذا ما ينبغي أن يكون. يكتفي القائد بالعروض التي تتخذ شكل نشاط عنيف بمجرد أن ينظر إلى مكتب شخص ما.

والمرؤوسون .. وماذا عن المرؤوسين؟ إنهم أكثر من راضين عن هذا الوضع: خلال ساعات العمل ، يمكنك حل مجموعة من المهام الشخصية ، وتقديم الطلبات في المتاجر عبر الإنترنت ، والدردشة على الهاتف وعلى الشبكات الاجتماعية مع الأصدقاء والعائلة. لا عجب أن يقولوا أن 80٪ من الناس يعملون بكفاءة كما يقادون بكفاءة.

الاستنتاج مبتذل وفي نفس الوقت رهيب في بساطته: من أجل زيادة كفاءة الشركة بنسبة 40٪ ، يكفي جعل الموظفين يعملون على الأقل 6.5 - 7 ساعات في اليوم(نعم ، ثمانية أكروبات بالفعل!).

الخطة اليومية والتقرير - اختبار القدرات المستمر للموظفين

ولكن كيف نفهم: أي من الموظفين يدردش في الشبكات الاجتماعية ، وأي منهم ينتج نتائج باستمرار؟ ابق ورائك طوال الوقت؟ غير ممكن! هنا ، تأتي الخطط والتقارير اليومية حول العمل المنجز ، والتي تعد إلزامية لكل موظف ، للإنقاذ.

إذا كان معنى الخطط والتقارير اليومية باختصار شديد هو كما يلي: يضع الموظف خطة عمل لكل يوم بناءً على يوم من 8 ساعات وتقارير في نهاية يوم العمل لكل مهمة مكتملة (الوقت المستغرق ، النتيجة ، إلخ.).

أي تقنية جيدة لها فوائد لكلا الطرفين. دعنا نتحدث عن ذلك.

فوائد الخطة اليومية للشركة

• يتم حل المهام من قبل الموظفين وفقًا للأولويات المقبولة (مع مراعاة متطلبات أعمال الشركة) ، وليس وفقًا لمبدأ "الحاجة" و "الأسهل" و "الأكثر إثارة للاهتمام".
• يميل احتمال "وقت تعطل" الموظف إلى الصفر. هناك دائما مهام في الاحتياط. في حالة حدوث "بسيط" ، يكون مرئيًا مسبقًا.
• بعد الاطلاع على الخطط ، يمكنك على الفور إزالة المهام "المستهلكة" واستبدالها بمهام مفيدة وموضوعية وذات صلة.
• عندما يخطط شخص ما للأشياء بناءً على 8 ساعات عمل ويعرف أنه سيكون هناك طلب خلال هذا الوقت ، تقل احتمالية "إضاعة الوقت" بشكل ملحوظ.

فوائد الخطة اليومية للموظف

ترقية شخصية ومهنية كبيرة: مهارة التخطيط ضرورية في جميع المجالات ، والحياة خارج العمل ليست استثناء.

• سيكون المدير سعيدًا بك ، لأنه تقع جميع مهام التكنولوجيا ذات الأولوية القصوى في خطتك اليومية. و "أن تكون في وضع جيد" يفتح فرصًا إضافية في مهنة عمودية.
• إلغاء "العبودية" ، عندما يجلس الشخص في العمل حتى "الليل" (الآن 8 ساعات مخصصة لإكمال المهام ، وبالتالي ، لن يعد المدير يخطط لها لمدة اثنتي عشرة ساعة).

جدول أعمال

في المستقبل ، سنتحدث فقط عن مبادئ التخطيط اليومي والأسبوعي ومتطلبات الخطط. مقالات منفصلة مخصصة لـ:

• تكنولوجيا التحليل من قبل رئيس الخطط اليومية والأسبوعية للمرؤوسين - مقال قيد التطوير.
• متطلبات تقارير العمل ، ومنهجية إنشائها - مقال قيد التطوير.
• تقنية التحليل من قبل رئيس التقارير اليومية والأسبوعية للمرؤوسين. انظر المقال "".

الفعالية الشخصية للقائد

أستخدم أيضًا التخطيط اليومي وتقنية إعداد التقارير في عملي. أبلغ نفسي - خذها إلى الخدمة إذا لم يكن لديك من تقدم إليه. بذلك لقد تضاعفت كفاءتي الشخصية(هل هي نكتة!). بما في ذلك بسبب تنفيذ المهام ذات الأولوية الأعلى ، لأنه قبل أن أتولى تلك المهام التي تتبادر إلى الذهن أولاً.

وبصيرة مفيدة للغاية. عندما تبدأ في التخطيط ، يكون التفكير في مرحلة التخطيط أسهل بكثير: هل هذه مهمتك ، أليس من الأفضل تفويضها؟ عندما بدأت المهمة بالفعل ، وفي منتصف تنفيذها أدركت أنه سيكون من اللطيف التفويض ، أصبح من الصعب بالفعل "التخلي عنها" من ذاتي.

تكنولوجيا لتنفيذ وتنفيذ الخطط اليومية

أود أن ألفت انتباهكم إلى حقيقة أنه من الضروري التحكم في تنفيذ الخطة وتوقيت المهام المنفذة وجودة النتائج.

لقد كسر الكثير من القادة أسنانهم عند محاولة تنفيذ الخطط والتقارير اليومية ، وإليك السبب:

• ستواجه المقدمة مقاومة شرسة من موظفي المكاتب. تواضع نفسك ، هذا طبيعي ، لكن عليك الاستعداد لذلك. ربما تكون المقالة "" مفيدة لك.
• يتطلب تنفيذ الخطط والتقارير اليومية ، بالإضافة إلى العمل الإضافي للحفاظ على تشغيل التكنولوجيا ، استثمارًا للوقت والمال والجهد الإداري وإرادة القائد. والأهم من ذلك ، رد الفعل السريع لأي انتهاك من قبل الموظفين.
• سيوفر التنفيذ بالإضافة إلى ذلك شفافية تامة للخطط والتقارير. يجب أن يكون رئيس أي مستوى أعلى قادرًا على عرض تقرير أي رئيس سفلي ومرؤوسيه. المشرف المباشر مسؤول عن خطط مرؤوسيه. لماذا لا يحبها الموظفون؟ لا يهتم كل مدير متوسط ​​بالحصول على "رؤية شاملة" للإدارة العليا.

توصيات لتنظيم التخطيط اليومي: أنظمة جاهزة للتنفيذ

تنظيم عملية معالجة التدفق الوارد للمهام من جانب الموظف

• بمجرد ظهور مهمة ، يتم إدخالها في خطة العمل للأيام الحالية أو اللاحقة (بغض النظر عن النموذج الذي تم تعيينها فيه) مع تاريخ تقديري للإكمال المخطط له.
• إذا كانت المهمة تنتمي إلى فئة الحالات "غير العاجلة وغير المهمة" ، يتم تسجيلها في ما يسمى STACK (التخزين) من المهام. يلجأ الموظف إلى STACK عند التخطيط للأسبوع المقبل ، أو عندما يكون لديه وقت توقف في العمل.

يتم تقسيم المهمة المحددة ، التي تستغرق أكثر من 3 ساعات (باستثناء المشاركة في الأحداث والاجتماعات) ، إلى مهام أصغر يتم تعيين المهمة الأولية لها باعتبارها المهمة الأساسية.

• لكل مهمة ، يتم تحديد الأولوية وتعيينها من القائمة القياسية

المكافأة: مثال جدول أولوية الموظف

للحصول على مثال لجدول الأولويات الذي يساعد الموظفين على إدارة التخطيط الخاص بهم ، اتبع خطوتين بسيطتين:

1) اكتب تعليق مفصل على المقال(يوجد نموذج التعليق في أسفل المقالة ، انظر لقطة الشاشة https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). شارك تجربتك في تنفيذ التخطيط الثانوي (ليس بالضرورة ناجحًا).

2) إرسال استفسارلتلقي مثال على جدول الأولوية من خلال حساباتي الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي:

متطلبات تنسيق إدخال المهام في الخطة

• يضيف كل موظف قائمة إرشادية بمهامه إلى الخطة (وصف موجز للمهمة + الوقت المخطط للإنجاز). تتضمن الخطة المهام التالية:
• مخطط لها داخل المشاريع ؛
• تم استلامها مسبقًا في شكل مهام فردية (شفهيًا ، بالبريد ، سكايب ، إلخ). إذا كانت المهمة في نظام إعداد مهمة خارجي ، فأنت بحاجة إلى إضافة رابط url لهذه المهمة ؛ عند استلام المهمة (شفهيًا ، بالبريد ، سكايب) ، يجب إدخالها في خطة عملك بنفسك. في الوقت نفسه ، تنطبق جميع متطلبات تنسيق إدخال المهام.
• يخطط من قبل الموظف للتنفيذ بمبادرة منه.
• لكل مهمة ، يجب عليك تحديد:
• اسم المهمة. يجب أن تعكس الإجراءات التي يجب القيام بها ومع أي كائن. من المستحسن استخدام الحالة الاسمية والمزاج الحتمي للفعل للأسماء. هذا يسهل إلى حد كبير البحث اللاحق بين جميع المهام. مثال:وضع اللوائح: التخطيط ("تطوير" - أمر حتمي ؛ "تنظيم: تخطيط" - حالة اسمية).
• الوقت المقدر للإكمال. مثال: تقديم عرض تجاري: ساعتان و 30 دقيقة
• حد اقصى(الموعد النهائي الذي يجب أن تكتمل فيه المهمة). إذا لم تتمكن من تحديد الموعد النهائي لمهمة ما ، فاتصل بمشرفك المباشر.
• خطة موجزة لإكمال هذه المهمة. أضف روابط إلى الخوارزميات التي تخطط للعمل عليها و / أو خطة عمل قصيرة. يخلق عدم وجود خطة قصيرة في نص المهمة الكثير من الأسئلة عند مناقشة خطة العمل والمخاطرة بأن المهمة ستتم بطريقة غير فعالة / دون المستوى الأمثل أو لم يتم إنجازها بنسبة 100٪ و / أو تتطلب إعادة العمل.
• أولوية. يحدده المقاول بشكل مستقل وفقًا لقواعد رسمية منفصلة. إذا لم تتمكن من التحديد ، يجب عليك الاتصال بمشرفك المباشر.
• إذا رأى الموظف "عدم كفاية" مورده للمهمة ، فإنه ملزم بإبلاغ مدير المهمة ومشرفه المباشر بهذا الأمر على الفور.

خطة العمل اليومية

• يجب إنشاء الخطة بناءً على الخطة الأسبوعية والمهام التشغيلية الواردة (قبل إدخال التخطيط الأسبوعي: بناءً على المهام المعروفة في ذلك اليوم).
• يتم وضع خطة اليوم التالي قبل نهاية يوم العمل الحالي.
• يتم حساب الوقت المجدول للمهام اليومية:
• لموظفي المكاتب على أساس 8 ساعات مطروحًا منها الوقت المعتاد لحل المهام التشغيلية والقوة القاهرة (لمديري المشاريع: 7 ساعات - مخطط لها ؛ ساعة واحدة - لحل المهام الواردة). قد يختلف الوقت المجدول للمهام حسب يوم الأسبوع والشروط الأخرى.
• للمتخصصين المستقلين - الحد الزمني اليومي المتفق عليه عند مناقشة شروط التعاون.
• يتم وضع خطة اليوم الجديد أعلى خطة اليوم السابق (إذا تم استخدام المستندات النصية للخطط).
• إذا تم إنفاق أكثر من 4 ساعات يوميًا على مهام غير مجدولة (فيما يتعلق بخطط المشروع) ، أو أصبح من الواضح أنه لا يمكن الوفاء بخطط المشروع عند الحمل الحالي ، يتم إخطار الإدارة بذلك على الفور (في موعد لا يتجاوز اليوم التالي) .

مثال على خطة يومية (لقطة شاشة من Bitrix24)

يوضح المثال خطة قام الموظف بإنشائها في نظام Bitrix24. تُظهر لقطة الشاشة المهام الست الأولى فقط ، أما الباقي فلم يكن مناسبًا للشاشة. الأعمدة المختارة: 1 - اسم المهمة ؛ 2 - الموعد النهائي ؛ 3 - وقت التنفيذ المخطط.

الانتقال إلى التخطيط الأسبوعي

بعد إتقان الخطط اليومية ، يتم نقل الموظفين إلى التخطيط الأسبوعي. في الوقت نفسه ، يتم الحفاظ على التخطيط اليومي ، ولكن يتم تبسيطه إلى حد كبير ، لأن. في الخطة الأسبوعية ، يتم تقسيم المهام حسب اليوم. إذا كنت لا تقوم بالتخطيط اليومي مع مرؤوسيك ، فقد يخططون لأسبوعهم كما في الصورة أدناه.

الفوائد الرئيسية للتخطيط الأسبوعي:

• أفق تخطيط أطول مقارنة بيوم واحد
• توفير الوقت للموظف وتوفير كبير للوقت للمدير

خطة العمل الأسبوعية

• كيف تصنع خطة؟
• راجع جميع خطط المشروع الشهرية ، واستخرج منها قائمة بالمهام مع موعد نهائي حتى نهاية الأسبوع + 5 أيام.
• افتح خطة عملك الشهرية واكتب جزءًا من العمل من هناك.
• أدخل المهام التشغيلية (المعروفة سابقًا أو التي حددها المدير) في الخطة الأسبوعية.
• يجب وضع خطة الأسبوع الجديد في آخر يوم عمل من الأسبوع السابق(عادة الجمعة).
• يجب تخطيط المهام على مدار أسبوع العمل بأكمله ، مع مراعاة الاحتياطي الزمني للمهام التمهيدية (يتم تحديده لكل وظيفة على حدة).
• يجب توضيح الخطة الموضوعة للأسبوع (بناءً على المعلومات الواردة خلال عطلة نهاية الأسبوع وفي الصباح في أول يوم عمل) في أول يوم عمل من الأسبوع حتى الساعة 12:00(عادة الاثنين)
• بالنسبة للمتخصصين الذين لديهم مستوى صغير من العمل "غير المتوقع" (أعمال صيانة الموقع ، وإدارة مشروع الترويج) ، يجب التخطيط للأسبوع دون مراعاة العمل غير المتوقع.
• بعد كل شيء ، قد تكون المهام والمهام "غير المتوقعة" ، أو قد لا تكون كذلك.
• إذا لم يتم تنفيذ الخطة بسبب حقيقة أن المهام المستلمة "حديثًا" قد اكتملت ، فيمكن نقل جزء من المهام من الخطة إلى الأسبوع التالي.

أتمتة الخطط اليومية والأسبوعية

السؤال الأكثر شيوعًا: "في أي شكل يجب على المرؤوسين وضع الخطط؟"من الناحية المثالية ، تحتاج إلى وضع خطط في شكل مهام في النظام ، حيث سيتم في المستقبل تتبع وقت التنفيذ وسيتم إنشاء التقارير. في رأيي ، فإن نظام Bitrix24 هو الأنسب لهذا اليوم.

ماذا لو كانت شركتك لديها نظام مختلف لتحديد المهام؟ فكر في كيفية تنظيم التخطيط بمساعدته بناءً على متطلبات الخطط التي قمت بصياغتها. وحتى إذا لم يكن لديك نظام لإعداد المهام وحسابها على الإطلاق ، فلا يهم. في شركتي ، لفترة طويلة ، تم وضع خطط اليوم والأسبوع في ملفات نصية منفصلة بتنسيق GoogleDocs (مناسب جدًا للتعديل والمناقشة). وفقط بعد مرور بعض الوقت ، انتقلنا تمامًا للعمل في Bitrix24.

إجابات على الأسئلة المتداولة حول الخطط اليومية

كيف تحدد المهام إذا لم يكن المسؤول التنفيذي تابعًا مباشرًا للمدير؟

إما الحصول على سلطة تعيين مثل هذه المهام في إطار تبعية المشروع ، أو الاتفاق على إضافة مهمة مع المشرف المباشر على المقاول.

من المهم أن تتذكر: الوقت ليس مطاطًا. عندما تصل مهمة جديدة ، فإنها "تدفع" بمهمة أخرى خارج الخطة. الأولويات في إسناد المهام هي مسألة اختصاص المشرف المباشر.

اتضح أن هذا النظام يقدم "سيطرة كاملة" على عمل المرؤوس؟ يجب أن يتم ذلك من قبل قائده. وهذا القائد يجب أن يسيطر عليه زعيمه؟

يتحكم المدير في تخطيط مرؤوسيه المباشرين (مثال: يقوم رئيس القسم بتحليل خطط موظفي القسم) ، ولكن ليس بالضرورة كل يوم. بالنسبة للموظفين المخلصين (بعد عام واحد من بدء تنفيذ الإدارة المنتظمة ، لن يتبقى آخرون في شركتك) ، يمكن أن يكون تكرار التحقق مرة واحدة في 3 أيام ، مرة واحدة في الأسبوع.

يعتمد الكثير على منصب وخبرة موظف معين. وأيضًا حول نوع التخطيط المستخدم بالإضافة إلى الخطط اليومية والأسبوعية: التخطيط الشهري للمشاريع ، الخطط الإستراتيجية للمشاريع. إذا احتاج أحد الموظفين إلى "سيطرة كاملة" ثابتة ، اسأل نفسك السؤال: "هل تحتاج إلى مثل هذا الموظف؟"

بعض القادة أنفسهم لا يريدون السيطرة يوميًا. يستغرق الأمر وقتًا واهتمامًا

تخطيط العمل لمرؤوسيهم ومراقبة تنفيذه هي المسؤوليات المباشرة للقائد. من أجل إتقان هذه الوظيفة ، أوصي بالمشاركة في "ضخ" كفاءاتك الإدارية. للمساعدة في المقال "".

من المهم تقييم ما إذا كانت شركتك لديها "انحراف" للمديرين في العمل من أجل "إنتاج النتيجة". بادئ ذي بدء ، يجب على القائد تخصيص الوقت لإدارة المرؤوسين.، إنتاج النتائج - في المقام الثاني ووفقًا لمبدأ الوقت المتبقي. إذا خصصت وقتًا كافيًا للقائد من أجل الإدارة ، وفي نفس الوقت لا يزال يسعى لتحقيق النتائج بيديه ، بينما مرؤوسوه مخيفون ، فهذا متخصص جيد ، لكنه قائد سيئ.

قراء هذا المقال يقرؤون أيضًا

كيفية تقييم اداء الموظفين في نهاية يوم العمل باستخدام التقارير اليومية: طريقة "التحليل والتعليق"

كيفية تنفيذ الإدارة المنتظمة في شركتك (الجزء 1): الأهداف ، والمبادئ الأساسية ، والتحضير قبل الإطلاق