Sekretär – koondnimi erinevat tüüpi erinevate funktsionaalsete kohustustega ametikohtadel. Sekretärid on reeglina spetsialistid, kes annavad tööd ametnik, asutus või institutsioon. Nende ülesannete põhjal konkreetsed töökohustused sekretär.
Artiklist saate teada:
Koondmõiste "sekretär" all võib mõista juhi või muu ametniku sekretäri, sekretäri-sekretäri, kohtusekretäri, sekretäri üldkoosolek ettevõtte aktsionärid või liikmed ja muud liiki tehnilised spetsialistid.
Iga organisatsioon, millel on väljaminevate ja sissetulevate dokumentide voog, personal ja juhtorganite hierarhia, vajab sekretär. Just tema võtab enda kanda dokumendivoo ja juhi tegevuse tagamise funktsionaalsuse. Olenevalt suurusest juriidilise isiku võiks luua terve sekretäriteenistuse. Lisaks võib selle spetsialisti funktsionaalsus laieneda kogu ettevõttele tervikuna või olla "kinnitatud" konkreetse juhiga (ainult täitevorgan või struktuuriüksuse - osakonna, osakonna, filiaali, esinduse vms juht).
Ametikoha konkreetne pealkiri kajastub personali tabel ettevõtted. Sõltuvalt ülaltoodud punktidest ehitatakse üles ka tööfunktsioonid. Sekretäri funktsionaalsus on fikseeritud ametijuhendis. Miks on oluline sekretäri töökohustused üksikasjalikult ja võimalikult põhjalikult sõnastada? Selleks, et sellel ametikohal olev töötaja mõistaks kõiki oma tööalased kohustused vältida arusaamatusi tööandja ja töötaja vahel, vähendada riske töövaidlused. Mõnikord tekib küsimus, kas see spetsialist peaks tagama, et organisatsioonis oleks kirjatarbed, kodukeemia ja muu mis tahes ettevõtte toimimiseks vajalik.
Vastus on siin ilmne - peate vaatama ametijuhendit, kus sekretäri töökohustused.
Loomulikult on erinevate ametinimetustega spetsialistide funktsionaalsus erinev.
Juhataja sekretäri tööülesanded
IN Kvalifikatsioonikataloog juhtide, spetsialistide ja muude töötajate ametikohad, mis on kinnitatud Venemaa Tööministeeriumi 21. augusti 1998. aasta resolutsiooniga N 37, on "juhisekretäri" ametikoha kirjeldus. Kohustuste rubriigi loomisel võib võtta aluseks teatmeteoses toodud funktsionaalsuse kirjelduse. Nii et kui üldistada, siis juhataja sekretäri tööülesanded taandatakse järgmisele:
võtta vastu juhile adresseeritud kirjavahetust, samuti kirjalikke pöördumisi ettevõtte töötajate juhile – kontori märkmed, avaldused, memod, aruanded;
juhi tööks vajalike dokumentide koostamine sh arvuti-, paljundus- ja muu kontoritehnika kasutamine;
neile täitmiseks üleantud dokumentide õigeaegse läbivaatamise ja esitamise jälgimine struktuuriüksuste ja täitjate poolt;
juhatajale allkirjastamiseks esitatavate dokumentide kavandite õigsuse kontrollimine;
koosolekute ja nõupidamiste ettevalmistamine juhiga (materjalide kogumine, töötajate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast), koosolekute protokollide koostamine;
juhataja telefonivestluste korraldamine, sissetuleva info vastuvõtmine ja salvestamine, külastajate vastuvõtu korraldamine;
toimikute koostamine vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, nende ohutuse tagamine ja arhiivi üleandmine.
Seega taanduvad juhi sekretäri põhilised töökohustused tema töö organisatsioonilisele ja tehnilisele toele.
Kui loetletud põhiülesannetele lisandub teisigi, lähtudes konkreetse juriidilise isiku eripärast, siis tuleb need ka kehtivas ametijuhendis fikseerida.
Loe ka:
- Sekretäri olulised isiku- ja ametialased omadused
Selline töötaja annab aru otse juhile. Nii põhi- kui ka lisafunktsioonide edukaks täitmiseks see spetsialist peavad olema teatud oskused ja teadmised. Näiteks on vaja teadmisi:
ettevõtte organisatsiooniline struktuur
kontoritöö korraldamine ja dokumendivoo protseduurid
kontoritehnika ja sidevahenditega töötamise eeskirjad
rakendustarkvara
ärieetika ja -oskused ärisuhtlus
töökaitse reeglid, põhilised tööõigusaktid ning muud oskused ja pädevused.
Pädev, haritud, taktitundeline, kogutud ja pädev sekretär on juhile taeva kingitus. Sellised spetsialistid mitte ainult ei hõlbusta oluliselt vahetu ülemuse töö korraldamist, vaid ehitavad üles ka kogu ettevõtte kui terviku jaoks vajaliku dokumendivoo. Ja sageli on sekretär organisatsiooni “nägu”, traditsioonide hoidja, kõigi töötajate asendamatu abiline.
Ametniku sekretäri töökohustused
Selline spetsialist ei ole “kinnitatud” konkreetse juhi külge, vaid täidab kogu ettevõtte kui terviku jaoks vajalikke funktsioone. Tema töö taandub reeglina organisatsiooni dokumendivoo säilitamisele. Üldiselt võivad sekretäri töökohustused välja näha järgmised:
- kirjavahetuse registreerimine ja töötlemine, dokumendivoo suunamine vastavalt ettevõtte kinnitatud reeglitele ja tavadele;
- kogu dokumentide massi - sisemise, sissetuleva, väljamineva - registreerimise, arvestuse, süstematiseerimise, säilitamise tagamine;
- arhiivi pidamine, kinnitatud üksuste rakendamise jälgimine;
- dokumentide koostamine, toimetamine, juhatajapoolse allkirjastamise korraldamine;
- töö posti- ja kullerteenustega;
- töö koopiate tegemisel, õmblemisel, arhiivinventuuridel, tõendite ja aruannete koostamisel ning muudel funktsioonidel.
Selline tööülesannete kogum võib sisaldada mitte ainult sekretäri-ametniku, vaid ka sekretäri-referendi, ametniku, isiklik assistent, arhivaar, dokumentatsioonispetsialist jne. Konkreetse töötaja ametijuhend konkreetne ettevõte võib sisaldada muid kohustusi, mis peaksid igal juhul kajastuma ametijuhendis.
Ametisekretäri tööülesannete kirjeldamisel saab aluseks võtta Kvalifikatsioonikäsiraamatus sekretär-masinakirjutaja, sekretär-stenograafi ametikohtadel kirjeldatud funktsioonid. Kuigi sisse puhtal kujul sellised ametikohad ei ole arvutitehnoloogia ja kontoritehnika arengu tõttu enam asjakohased. Ja mõnda sekretäri ülesannet saab nüüd täita isegi eemalt, ilma pideva kontoris viibimiseta.
Tüüpiline näidis
MA KINNITASIN
________________________________________ (initsiaalid, perekonnanimi)
(organisatsiooni nimi, eel-____________________________
vastuvõtt jne, selle organisatsiooniline (direktor või muu ametnik)
juriidiline vorm) ametlik isik, volitatud
mida tuleb väita
lõplikud juhised)
" " ____________ 20__
Töö kirjeldus
Peasekretär
______________________________________________
(organisatsiooni, ettevõtte vms nimi)
" " __________________ 20__ N_____________
Päris töö kirjeldus poolt välja töötatud ja heaks kiidetud
alus tööleping Koos ________________________________________________
(selle isiku ametikoha nimi, kelle jaoks
________________________________________________________________________ ja vastavalt
see ametijuhend on koostatud)
sätted Töökoodeks Venemaa Föderatsioon ja muud regulatiivsed
Vene Föderatsiooni töösuhteid reguleerivad aktid.
I. Üldsätted
1.1. Juhataja sekretär kuulub tehnilisse kategooriasse
esinejad.
1.2. Inimene, kellel on
kõrgemale erialane haridus, ilma kogemusteta
töö, või keskeriharidus ja töökogemus
eriala vähemalt __________ aastat.
1.3. Juhataja sekretäri ametikohale nimetamine ja vallandamine
temalt toimub ettevõtte juhi korraldusel ettekandmisel
1.4. Sekretär peab teadma:
- otsused, juhised, korraldused, muud reguleerivad ja
puudutavad kõrgemate ja teiste organite normdokumendid
ettevõtte tegevus;
- eeskirjad, juhendid, muud korrashoidmist reguleerivad dokumendid
kontoritöö;
- ettevõtte ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine;
- ettevõtte põhikiri;
- kontoritöö korraldamine;
- dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid;
- arhiivitöö;
- kirjutusmasin;
- sisetelefonide kasutamise reeglid;
- ühtse organisatsiooni- ja haldussüsteemi standardid
dokumentatsioon;
- tippimisreeglid ärikirjad kasutades standardvormid;
- eetika ja esteetika põhialused;
- ärisuhtluse reeglid;
- arvutiseadmete kasutamise eeskirjad;
- haldusõiguse ja tööseadusandluse alused;
- sisemised tööeeskirjad;
- töökaitse reeglid ja eeskirjad, ettevaatusabinõud,
tööstuslik kanalisatsioon ja tulekaitse;
1.5. Sekretär allub otse juhatajale
________________________________________________________________________.
(ettevõte, struktuuriüksus)
1.6. Sekretäri äraoleku ajal (puhkus, haigus jne), tema
ülesandeid täidab kehtestatud korras määratud isik,
mis omandab vastavad õigused ja kannab vastutust
talle pandud ülesannete nõuetekohane täitmine.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Töökohustused
Sekretär:
2.1. Teostab töid organisatsioonilise ja tehnilise toe alal
juhi haldus- ja haldustegevus.
2.2. Võtab esildise vastu vaatamiseks juhatajale
kirjavahetust, edastab selle vastavalt otsusega V
struktuuriüksused või konkreetsed teostajad kasutamiseks
tööprotsess või vastuste koostamine.
2.3. Teostab kontoritööd ja esineb erinevaid operatsioone Koos
arvutitehnoloogia kasutamine, mis on mõeldud kogumiseks, töötlemiseks ja
teabe esitamine otsuste ettevalmistamisel ja tegemisel.
2.4. Aktsepteerib dokumente ja isiklikke avaldusi juhataja allkirja andmiseks.
2.5. Valmistab ette tööks vajalikud dokumendid ja materjalid
juht.
2.6. Tagab õigeaegse läbivaatamise ja esitamise.
struktuuriüksused ja konkreetsed dokumentide täitjad,
esitatakse juhatajale allkirjastamiseks, tagab nende kvaliteedi
toimetamine.
2.7. Korraldab telefonivestlusi juhatajaga,
salvestab tema äraolekul saadud teabe ja juhib sellele tema tähelepanu
teavet selle sisu, edastab ja võtab vastu teavet
vastuvõtu- ja sisesideseadmed (telefaks, teleks jne), samuti
telefonisõnumeid, juhib talle õigeaegselt teavet,
sidekanalite kaudu vastu võetud.
2.8. Juhataja nimel koostab kirju, taotlusi jne.
dokumenteerib, koostab vastuseid kirjade autoritele.
2.9. Teostab koosolekute ja konverentside ettevalmistamise tööd,
teostab juhataja (vajalike materjalide kogumine, teavitamine
osalejad koosoleku aja ja koha, päevakorra, registreerimise kohta),
peab ja koostab koosolekute ja konverentside protokolle.
2.10. Jälgib ettevõtte töötajate täitmist
väljastatud korraldused ja juhised, samuti tähtaegadest kinnipidamine
juhi juhiste ja juhiste täitmine, kontrolli alla võetud.
2.11. Hoiab kontroll- ja registreerimisfaili.
2.12. Pakub töökoht juht vajalik
organisatsioonilised seadmed, kontoritarbed,
loob soodsad tingimused tõhus töö juht.
2.13. Prindib ametlikud materjalid vastavalt juhi juhistele,
tööks vajalik või sisestab jooksva info andmepanka.
2.14. Korraldab külastajate vastuvõttu, soodustab efektiivsust
töötajate taotluste ja ettepanekute arvestamine.
2.15. moodustab juhtumeid vastavalt kinnitatud nomenklatuurile,
tagab nende ohutuse ja esitab need õigeaegselt arhiivi.
2.16. Täidab juhi individuaalseid ametlikke ülesandeid.
2.17. _____________________________________________________________.
III. Õigused
Sekretäril on õigus:
3.1. Tutvuda ettevõtte juhtkonna otsuste eelnõudega,
seotud tema tegevusega.
3.2. Esitage ettepanekud juhtkonnale läbivaatamiseks
ette nähtud kohustustega seotud töö parandamine
see juhend.
3.3. Oma pädevuse piires teavita kohest
juhile kõigist nende täitmise käigus tuvastatud puudustest
töökohustused ja teha ettepanekuid nende kõrvaldamiseks.
3.4. Taotlege isiklikult või ettevõtte juhtkonna nimel alates
struktuuriüksuste ja spetsialistide teave ja dokumendid,
vajalikud nende tööülesannete täitmiseks.
3.5. Nõuda ettevõtte juhtkonnalt abi osutamist
oma ametikohustuste ja õiguste täitmist.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Vastutus
Sekretär vastutab:
4.1. Oma kohustuste ebaõige täitmise või mittetäitmise eest
käesolevas ametijuhendis sätestatud ülesanded, aastal
piirid määratletud tööseadusandlus Venemaa Föderatsioon.
4.2. Süütegude eest, mis on toime pandud nende teostamise käigus
tegevused - piirides, mis on määratud haldus-, kriminaal- ja
Vene Föderatsiooni tsiviilõigus.
4.3. Materiaalse kahju tekitamise eest - määratud piirides
Vene Föderatsiooni töö- ja tsiviilseadusandlus.
Ametijuhend töötati välja kooskõlas ________________
(nimi,
_____________________________.
dokumendi number ja kuupäev)
Struktuuriüksuse juht (initsiaalid, perekonnanimi)
_________________________
(allkiri)
" " _____________ 20__
KOKKULEHTUD:
Juriidilise osakonna juhataja
(initsiaalid, perekonnanimi)
_____________________________
(allkiri)
" " ________________ 20__
Lugesin juhiseid: (initsiaalid, perekonnanimi)
_________________________
(allkiri)
Sekretäri ametijuhend
Käesolev ametijuhend on välja töötatud ja kinnitatud Natalja Vladimirovna Ivanovaga sõlmitud töölepingu alusel ning kooskõlas
Vene Föderatsiooni töökoodeksi sätted ja muud õigusaktid
Vene Föderatsiooni töösuhteid reguleerivad aktid.
1. Üldsätted
1.1. Sekretär kuulub tehniliste juhtide kategooriasse, ta võetakse tööle ja vabastatakse ametist ettevõtte direktori korraldusel.
1.2. Sekretäri ametikohale nimetatakse erialase kõrgharidusega, töökogemuse nõudeid esitamata või keskeriharidusega ja erialal vähemalt 2-aastase töökogemusega isik.
1.3. Juhataja sekretär allub otse ettevõtte juhile.
1.4. Juhataja sekretär juhindub oma tegevuses:
reguleerivad dokumendid teostatava töö kohta;
asjakohaseid küsimusi käsitlevad metoodilised materjalid;
ettevõtte põhikiri;
tööeeskirjad;
ettevõtte direktori (otse juhi) korraldused ja korraldused;
see ametijuhend.
1.5. Juhataja sekretär peab teadma:
ettevõtte tegevuse ja arvestuse pidamisega seotud otsused, juhised, korraldused ja muud juhendmaterjalid ja normdokumendid;
ettevõtte ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine;
kontoritöö korraldamine;
dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid;
arhiivitöö;
masinakiri;
sisetelefonide kasutamise reeglid;
organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid;
reeglid ärikirjade trükkimiseks standardvormide abil;
eetika ja esteetika põhialused;
ärisuhtluse reeglid;
töökorralduse ja -juhtimise alused;
arvutiseadmete käitamise eeskirjad;
haldusõiguse ja tööseadusandluse alused;
sisemised tööeeskirjad;
töökaitse reeglid ja eeskirjad.
1.6. Juhataja sekretäri äraoleku ajal täidab tema ülesandeid vastavalt kehtestatud korrale määratud asetäitja, kelle ülesandeks on täielik vastutus oma ülesannete nõuetekohaseks täitmiseks.
2. FUNKTSIOONID
Juhataja sekretär on usaldatud järgmisi funktsioone:
2.1. Ettevõtte juhi haldus- ja haldustegevuse organisatsioonilise ja tehnilise toe tööde teostamine.
2.2. Arvestuse pidamine.
2.3. Külastajate vastuvõtu korraldamine.
3. TÖÖKOHUSTUSED
Temale pandud ülesannete täitmiseks on ettevõtte juhi sekretär kohustatud:
3.1. Teostada ettevõtte juhi haldus- ja haldustegevuse organisatsioonilise ja tehnilise toe töid.
3.2. Võtta vastu juhile arutamiseks saabunud kirjavahetus, edastada see vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsetele teostajatele tööprotsessis kasutamiseks või vastuste koostamiseks.
3.3. Tehke kontoritööd, tehke erinevaid toiminguid, kasutades arvutitehnoloogiat, mis on mõeldud teabe kogumiseks, töötlemiseks ja esitamiseks otsuste ettevalmistamisel ja tegemisel.
3.4. Võtta dokumendid ja isiklikud avaldused ettevõtte juhi poolt allkirjastamiseks vastu.
3.5. Valmistage ette juhi tööks vajalikud dokumendid ja materjalid.
3.6. Jälgida täitmiseks saabunud dokumentide õigeaegset läbivaatamist ja esitamist struktuuriüksuste ja konkreetsete täitjate poolt, kontrollida juhile allkirjastamiseks esitatavate koostatud dokumentide kavandite õigsust ning tagada nende kvaliteetne toimetamine.
3.7. Korraldage juhiga telefonivestlusi, salvestage tema äraolekul saadud teave ja juhtige tema tähelepanu selle sisule, edastage ja võtke vastu teavet sisesideseadmete (telefaks, teleks jne) kaudu, samuti telefonisõnumeid, juhtige tema tähelepanu õigeaegselt sidekanalite kaudu saadud teavet.
3.8. Juhataja nimel koostada kirjad, taotlused, muud dokumendid ning koostada vastused kirjade autoritele.
3.9. Teostada töid juhataja poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimine), koosolekute ja koosolekute protokollide pidamisel ja vormistamisel.
3.10. Jälgima ettevõtte töötajate antud korralduste ja juhiste täitmist, samuti kontrolli alla võetud ettevõtte juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamist.
3.11. Säilitage kontroll- ja registreerimisfaili.
3.12. Varustage juhi töökoht vajalike organisatsiooniliste vahenditega, kontoritarvetega ning looge tema tulemuslikku tööd soodustavad tingimused.
3.13. Trüki juhi korraldusel välja tema tööks vajalikud ametlikud materjalid või sisesta jooksev info andmepanka.
3.14. Korraldada külastajate vastuvõtt, hõlbustada töötajate taotluste ja ettepanekute kiiret läbivaatamist.
3.15. Vormige toimikud vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagage nende ohutus ja esitage arhiivi ettenähtud aja jooksul.
3.16. Kopeerige dokumendid isiklikule koopiamasinale.
Sekretäril on õigus:
4.1. Tutvuda ettevõtte juhtkonna tegevust puudutavate otsuste eelnõudega.
4.2. Esitada juhtkonnale kaalumiseks ettepanekud käesolevas juhendis sätestatud kohustustega seotud töö parandamiseks.
4.3. Saada struktuuriüksuste juhtidelt, spetsialistidelt nende tööülesannete täitmiseks vajalikku teavet ja dokumente.
4.4. Nõuda ettevõtte juhtkonnalt abi oma ametikohustuste ja õiguste täitmisel.
5. VASTUTUS
Sekretär vastutab:
5.1. Käesolevas ametijuhendis sätestatud tööülesannete täitmata jätmise (ebaõige täitmise) eest kehtiva tööseadusandlusega määratud piires.
5.2. Oma tegevuse käigus toimepandud süütegude eest - kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilseadusandlusega määratud piirides.
5.3. Materiaalse kahju tekitamise eest - kehtivate töö-, kriminaal- ja tsiviilseadustega määratud piirides.
Olen lugenud seda töökirjeldust: Kuupäev. Allkiri.
1. ÜLDSÄTTED 1.1. See ametijuhend määratleb funktsionaalsed kohustused, sekretäri õigused ja kohustused 1.2. Sekretär nimetatakse ametikohale ja vabastatakse ametikohalt kehtiva tööseadusandlusega kehtestatud korras korraldusega peadirektor organisatsioonid. 1.3. Sekretär allub otse sekretariaadi talituse juhile. 1.4. Sekretär kuulub spetsialistide kategooriasse. 1.5. Sekretäri põhiülesanneteks on organisatsiooniline ja dokumentatsiooni toetamine juhtimistegevused organisatsioonid. 1.6. Sekretäri äraoleku ajal (haigus, puhkus jne) täidab tema ülesandeid sekretariaadi talituse juhataja ettepanekul organisatsiooni juhi korraldusega määratud isik. Alates selle isiku sekretäri ametikohale määramisest omandab see isik vastavad õigused ja vastutab talle pandud ülesannete nõuetekohase täitmise eest. 1.7. Oma tegevuses juhindub sekretär: - Vene Föderatsiooni seadusandlikest aktidest; - organisatsiooni tegevust reguleerivad normatiivdokumendid; - organisatsiooni funktsionaalsete osakondade eeskirjad; - organisatsiooni juhtkonna korraldused (juhised); - normatiiv- ja metoodilised materjalid kontoritöö korraldamise kohta; - dokumendihalduse eeskirjad; - sekretariaadi talituse eeskirjad; - see ametijuhend. 1.8. Sekretäri ametikohale nimetatakse kõrg- või keskharidusega isikud eriharidus ja töökogemus vähemalt 1 aasta või kogemusteta, kuid sekretärikursuste koolitusel. 1.9. Sekretär peab teadma järgmisi küsimusi: - dokumentidega töö korraldamine, dokumentatsiooni vormistamine; - juhtimistöö korraldamine; - arvuti- ja organisatsioonitehnika kasutamine; - töökultuuri ja tööeetika; - töötervishoid, tööohutus ja tulekaitse. Samuti peab sekretär teadma: - kehtivaid määrusi, juhendeid, korraldusi, muid reguleerivaid ja reguleerivaid dokumente, - määrusi, juhendeid, muid normatiivdokumente arvestuse pidamise kohta; - organisatsiooni struktuur ja juhtimine; - kontoritöö korraldamine; - dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid; - arhiivitöö; - kirjutusmasin; - sisetelefonide kasutamise reeglid; - organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid; - reeglid ärikirjade trükkimiseks tüüpvormide abil; - eetika ja esteetika põhialused; - ärisuhtluse reeglid; - arvutiseadmete kasutamise eeskirjad; - sisemised tööeeskirjad. 2. FUNKTSIOONID Sekretärile on määratud järgmised ülesanded: 2.1. Teabe- ja viiteteenused organisatsiooni dokumentide kohta. 2.2. Metoodiline juhendamine ja kontroll kontoritöö korraldamise üle organisatsiooni osakondades, allüksustes ja talitustes. 2.3. Nõuandvate kogude tegevuse dokumenteerimine (konverentsid, töörühmad, koosolekud) 2.4. Tegevus- ja korraldusteenused organisatsiooni juhtimiseks.2.5. Saabunud, saadetud ja sisemiste korraldus- ja haldusdokumentide registreerimine
dokumente.
2.6. Sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide täitmise jälgimine.
2.7. Seisundi analüüs sooritusdistsipliin dokumendivoo ja selle parandamise meetmete väljatöötamise kohta.
2.8. Organisatsiooni dokumendivoo mahu arvestus.
2.9. Väljaminevate dokumentide registreerimine ja saatmine.
2.10. Sissetulevate ja sisemiste dokumentide koostamine.
2.11. Juhtumite moodustamine organisatsiooni asjakohastes regulatiivdokumentides ettenähtud viisil.
3. TÖÖKOHUSTUSED Sekretär peab:3.1. Säilitada organisatsiooniliste ja haldusdokumentide registreerimine kehtestatud registreerimisvormide abil.
3.2. Osutada vastuvõttu, arvestust, registreerimist, dokumentide vormistamise kontrolli, teabe- ja viiteteenuseid ning dokumendiinfo säilitamist. 3.3. Jälgida organisatsiooni juhtkonnale allakirjutamiseks esitatavate dokumentide koostamise kvaliteeti, koostamise õigsust, kooskõlastamist ja kooskõlastamist. 3.4. Jälgige juhtkonna dokumentide ja juhiste täitmist, rakendage kiireid meetmeid nende õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks. 3.5. Korraldada ettevalmistamine, otsustamine ja nendest teavitamine vahetutele täitjatele. Analüüsida juhtkonnale antud sertifikaate ja aruandeid ning teha nende kohta järeldusi pädevuse piires. 3.6. Säilitage operatiivsuhtlust kolmandad isikud(nii äri- kui ka valitsussektori) ja üksikud kodanikud organisatsiooni jooksva tegevuse kohta (telefon, faks jne). 3.7. Külastajaid vastu võtta. 3.8. Tagada trüki- ja kopeerimistööde teostamine. 3.9. Kasutage arvutit (tuleb dekrüpteerida) automatiseerimisvahendina dokumentatsiooni tugi ettevõtetele. 3.10. Täitke juhtkonna individuaalseid juhiseid. 4. ÕIGUSED Sekretäril on õigus: 4.1. Taotlus funktsionaalsed teenused vajalikke materjale, samuti selgitusi ülesannete täitmisega viivitamise põhjuste kohta ja juhtkonna juhiseid. 4.2. Vaata üle dokumendid ja edasta need täitmiseks organisatsiooni juhtidele ja spetsialistidele. 4.3. Nõuda esitajatelt nende koostamise ja täitmise kehtestatud reeglite rikkumisega koostatud dokumentide viimistlemist. 4.4. Kinnitada oma pädevuse piires juhtimistegevuse dokumente. 4.5. Esitada juhtkonnale ettepanekuid ettevõtte tegevuse dokumentatsiooni toetamise parandamiseks, elektroonikatehnoloogial põhineva juhtimistöö vormide ja meetodite täiustamiseks. 4.6. Töötage konfidentsiaalse märgistusega dokumentidega. 4.7. Tehke otsuseid oma pädevuse piires. 4.8. Suhelda osakondade, osakondade, organisatsiooni talitustega (juhid, töötajad) dokumentide täitmise ja esitamise kontrollimise küsimustes vajalikku teavet organisatsiooni juhtimine. 5. VASTUTUS Sekretär vastutab: 5.1. Ettevõtte juhtkonnale allkirjastamiseks ette nähtud dokumentide kvaliteet. 5.2. Hoolimatu, hoolimatu suhtumine dokumentide registreerimisse ja pidamisse. 5.3. Dokumentatsiooni turvalisus. 5.4. Konfidentsiaalset teavet sisaldavate dokumentide juurdepääsu ja kasutamise tingimuste täitmise nõuete rikkumise eest. 5.5. “Konfidentsiaalne” märgistusega teabe avaldamiseks. 5.6. Käesolevas juhendis sätestatud ametiülesannete täitmata jätmise, ebaselge ja mitteõigeaegse täitmise eest. 5.5. Ebakvaliteetne töö dokumentide ettevalmistamisel ja paljundamisel.
5.6. Organisatsiooni juhtkonna juhiste ja juhiste täitmata jätmine.
5.7. Töö- ja tootmisdistsipliini rikkumine.
6. SUHTED, SIDEMED
Sekretär suhtleb kõigi organisatsiooni töötajate ning osakondade, allüksuste ja talituste juhtidega juhtimistegevuse dokumentatsiooni toetamise küsimustes.
Sekretäri kutsutakse ustavaks abiliseks ja parem käsiülemuse ja mõjuval põhjusel, sest juhi sekretäri ülesannete hulka kuulub tõhusa juhtimise ja haldustegevuse tagamine. Juhataja sekretär tegeleb äripaberite ja dokumentide koostamise ja vormistamisega, abistab ülemust ettevõtluses ning lahendab paljusid korralduslikke küsimusi.
Esinduslikuks ametikohaks võib pidada ka sekretär-assistendi ametit, kuna ta on ettevõtte nägu - kohtub külalistega, vastab kõnedele ja kirjadele. Seda tüüpi töö nõuab suurt meelekindlust, suhtlemisoskust ja organiseeritust. Sel põhjusel võib sekretäri elukutse lubada suuri väljavaateid - tulevikus võib spetsialistist saada büroojuht ja seejärel mõni direktor või tippjuht.
Töökohad
Tegevsekretäri ametikoht on nõutav pea igas ettevõttes, kus on kontor klientidele ja külastajatele. Need võivad olla nii suurettevõtted kui ka väikeettevõtted.
Elukutse ajalugu
Esimesi sekretäre võib pidada kirjatundjateks ja kroonikuteks – nad kirjutasid üles kuninglikud määrused ja korraldused, pidasid kroonikaid Praegused sündmused, vastutasid kirjavahetuse eest. Aja jooksul on sekretäri volitused oluliselt laienenud ja tänapäeval saavad nad täita väga erinevaid ülesandeid. Nii tekkis vajadus kitsa spetsialiseerumisega spetsialistide järele, mille tulemusena tekkis sekretär-assistendi, sekretäri, sekretär-tõlgi ja büroojuhataja eriala.
Sekretäri kohustused
Sekretär-assistendi tööülesannete hulka kuuluvad:
- külastajate vastuvõtt;
- telefonikõnede vastuvõtmine;
- arvestuse pidamine;
- juhi tööpäeva planeerimine;
- koosolekute korraldamine;
- piletite ja hotellibroneeringute tellimine juhile ja teistele töötajatele töölähetuse ajal;
- kirjatarvete tellimine kontorisse;
- juhi soovide täitmine.
Mõnikord kuulub juhataja sekretäri ülesannete hulka ka ingliskeelne kirjavahetus.
Nõuded sekretärile
Nõuded sekretäri assistendile on järgmised:
- kesk- või kõrgharidus;
- PC omandiõigus;
- teadmised kontoritöö põhitõdedest;
- teadmisi inglise keeles(Mõnikord).
Samuti eeldab sekretäri ametikoht järgmisi oskusi:
- täpsus;
- oskus hea välja näha (esituslik);
- organisatsioon.
Sekretäri CV näidis
Kuidas saada sekretäriks
Kuidas saada sekretäriks? See võib olla igaühel kõrgharidus kes on läbinud sekretäriassistendi kursused või saanud koolituse vahetult töökohal. Reeglina ei sea tööandjad taotlejale omandatud erialale erinõudeid, vaid keskenduvad sellele, et taotlejal oleks isikuomadused ja suutis ülesandeid nõuetekohasel tasemel täita.
Sekretäri palk
Sekretäri palk võib varieeruda - 15-45 tuhat rubla. Sissetulekud sõltuvad töötaja tööülesannetest ja piirkonnast, kus ta töötab. Sekretär-assistendi keskmine palk on 30 tuhat rubla.