سيؤدي الحصول على توصية من مكان عمل سابق إلى زيادة فرص التوظيف بشكل كبير في منصب جديد وسيساعد في تمييز مرشح معين من القائمة العامة للمتقدمين. ومع ذلك، فإنه لا يضمن حتى نتائج 100٪. المعلومات المكتوبة فيه ستساعد مدير المستقبل على تقييم الكفاءة المهنية للموظف في المراحل المبكرة.
ستخبرك هذه المقالة بكيفية كتابة خطاب توصية بشكل صحيح. سيتم وصف النماذج النموذجية والنقاط الرئيسية التي يجب التعبير عنها بمزيد من التفصيل.
خطاب التوصية هو مستند يصف خطابًا قصيرًا، ويجب عليك الالتزام بأسلوب العمل عند تأليفه. لكتابتها، تحتاج إلى ترويسة تحتوي على الشعار ومعلومات الاتصال الخاصة بالشركة. تم توقيع هذه الوثيقة مباشرة من قبل المدير، مع الإشارة إلى رقم الهاتف الذي يمكنك من خلاله، إذا لزم الأمر، الاتصال به مباشرة لتوضيح البيانات أو تأكيدها شفهيًا.
كقاعدة عامة، يتم إعداد مثل هذه الرسالة بغرض التوصية بالموظف والتحدث عن إنجازاته واحترافه ونجاحه في عمله.
إذا كانت هناك توصية من مكان العمل (المثال يعتمد على خبرة الشركات الأجنبية)، يكون لدى المتقدم فرص أكبر للتوظيف في وظيفة مرموقة ذات أجور عالية ونمو وظيفي.
تأخذ الشركات المرموقة الحديثة اختيار الموظفين على محمل الجد، لذلك عند الفصل، باتفاق الطرفين، يمكنك طلب توصية من مكان العمل. مثال على الكتابة الصحيحة لهذه الوثيقة:
- اللقب يعتمد على المؤسسة (محلية أو أجنبية).
- الاسم الكامل للشركة وتفاصيل الاتصال (العنوان والهاتف والبريد الإلكتروني) ومجال النشاط.
- الاسم الكامل للموظف وتاريخ تعيينه وفصله.
- قائمة كاملة بالمسؤوليات الوظيفية للأخصائي ونتائج عمله.
- وصف موجز للصفات الشخصية التي أثرت بشكل مباشر على تحقيق الأهداف.
- سبب النقل أو الفصل.
- توصية لصاحب العمل المحتمل.
- الاسم الكامل للمدير الذي يقدم هذه المعلومات ومنصبه ورقم هاتف الاتصال والتوقيع.
- تاريخ إنشاء الوثيقة.
- توافر الختم.
خطاب توصية. عينة للشركات المحلية
عملت Pretesnaya Natalya Sergeevna في شركة Gramadastroy LLC كسكرتيرة في الفترة من 28 سبتمبر 2001 إلى 1 يناير 2010 تحت إشرافي المباشر.
وتمثلت وظيفتها في أداء المهام التالية:
- قبول وإرسال الوثائق؛
- التحويل البرمجي؛
- الحفاظ على جداول وقت الموظف؛
- عمل مكتبي؛
- إعداده وتسجيله؛
- تنظيم الأحداث؛
- التسجيل والتحكم في تدفق المستندات الإلكترونية.
لمدة 9 سنوات من العمل معًا، أثبتت ناتاليا أنها جيدة. لقد كانت دائمًا فعالة ومجتهدة واستباقية وأوفت بواجباتها بضمير حي. لقد تمتعت بالاحترام والسلطة بين الفريق. جودتها الرئيسية هي القدرة على تنظيم العمل وتوزيعه بشكل صحيح. وقد أتاح لها ذلك ليس فقط إكمال المهام المعينة في الوقت المحدد، ولكن أيضًا أداء أفضل أعمالها قبل الموعد المحدد. كما أن ميزتها التي لا تقدر بثمن هي تنظيم وقت الفراغ للموظفين.
وبالتالي، يمكنني أن أوصي بوظيفة مساعد رئيس قسم التكنولوجيا ناتاليا سيرجيفنا بريتسنايا، لأنها تتمتع بالكفاءة المهنية والمعرفة والصفات اللازمة لأداء هذا العمل.
جمعية ذات مسؤولية محدودة "جراماداستروي"
الشركات الأجنبية، وخاصة الأمريكية، لديها متطلباتها الخاصة لإعداد وثائق التوصية. لقد تم تصميمها كرسالة تعريفية، وهي إضافة إلى السيرة الذاتية.
قلق السيارات "جنرال موتورز"
تم تعيين إيفان ليونيدوفيتش سوكول من قبل شركتنا في 14 ديسمبر 2002 كمدير للمشروع. خلال عمله، نجح في التعامل مع مسؤولياته الوظيفية، على وجه الخصوص، إدارة المشاريع، والتفاوض مع الشركاء، واختيار الموظفين المحترفين، وإبلاغ رؤسائه عن التقدم المحرز في التطورات الجديدة.
خلال عمله في الموقع الموكل إليه، ارتفع الدخل بنسبة 8٪، مما يمكن وصفه بأنه متخصص مبادر وهادف وكفؤ.
ليس لدي أدنى شك في أن إيفان ليونيدوفيتش سوكول سيقوم بعمل ممتاز في منصب مماثل وسيساهم في تطوير مشروع آخر.
كقاعدة عامة، هناك قائمة معينة من الوظائف التي تكون فيها المراجع إلزامية. وهذا ينطبق بشكل رئيسي على الإدارة.
عملت ألينا ستانيسلافوفنا إيفانتسوفا في شركة Junior كرئيسة لقسم الإعلانات في الفترة من 23 مارس 2004 إلى 11 نوفمبر 2012. وتتميز بصفاتها الشخصية، مثل الثقة بالنفس، والمبادرة، ومهارات الاتصال، والقدرة على تنظيم عملية العمل بشكل صحيح، و التصميم، ساهم في تطوير شركتنا. ومن الجدير بالذكر أنه خلال قيادتها ارتفع عدد التوزيعات بنسبة 25٪. وبناءً على اقتراحها، تم إدخال تطويرات جديدة على النظام، مما أدى إلى زيادة دخل النشرة وسمح لها بالتوسع بشكل كبير. أكثر من 8 سنوات من العمل مع Ivantsova A.S. وجدت الشركة العديد من الشركاء الجدد وقامت بتوسيع قائمة المعلنين بشكل كبير.
أود أن أسلط الضوء بشكل خاص على تركيزها على تحقيق نتائج عالية، وقدرتها على حل المشكلات المعقدة بسرعة وكفاءة وإيجاد طريقة للخروج من أي موقف حالي.
في بعض الحالات، يُطلب من خريجي الجامعات إحضار خطاب توصية عند التقدم للتوظيف في شركة كبيرة. يمكن توفير هذه المعلومات مباشرة من قبل المؤسسة التعليمية أو المعلم أو المرشد.
التحقت بيلايا إيلينا أناتوليفنا بجامعة موسكو الحكومية للعلوم الإنسانية والاقتصاد (MSHEU) في عام 2003 في كلية اللغات الأجنبية، قسم اللغة التركية. أثبتت خلال دراستها أنها إنسانة هادفة ومسؤولة واستباقية ومستعدة للتعلم وتسعى لتحقيق نجاح كبير.
شارك في الأنشطة اللامنهجية والمشاريع التعليمية وكثيرًا ما تولى مهمة ترجمة النصوص.
أثناء كتابة شهادتي، أكملت فترة تدريب في شركة أجنبية مرموقة، مرتبطة مباشرة بمهنتي. يتميز بأنه عامل تنفيذي ومسؤول.
مُرشِد
عند مغادرة المؤسسة، من الأفضل أن تطلب على الفور خطاب توصية، لأن وجودها يمكن أن يصبح بطاقة رابحة إضافية عند التقدم لوظيفة جديدة.
بدأ تاريخ خطابات التوصية في أوروبا منذ عدة قرون. في روسيا، ترسخ هذا التقليد بسرعة وأصبح يتمتع بشعبية متزايدة كل عام. لإعداد مثل هذه الوثيقة، من المستحسن أن يكون لديك عينة أمامك. هناك العديد من خطابات التوصية. كلهم متشابهون إلى حد ما مع بعضهم البعض. والفرق الوحيد هو لمن يتم توجيه هذه الرسالة. وينبغي النظر في كل هذه القضايا بمزيد من التفصيل.
هيكل الوثيقة
في جوهره، خطاب التوصية هو وثيقة عمل عادية. ولذلك فإن تجميعها يخضع لقواعد عامة. بناءً على الاسم نفسه، يتم إعداد هذه الوثيقة كتابيًا. من حيث المبدأ، يمكنك تطوير نموذج واحد لرسالة توصية لمناسبات مختلفة. ثم كل ما تبقى هو توضيح بعض النقاط المتعلقة بالمرسل إليه وتفاصيل المعلومات المقدمة.
- عنوان (اسم) الوثيقة.
- معلومات مختصرة عن صاحب العمل مع التأكد من أن المواطن شغل بالفعل وظيفة محددة لديه منذ تاريخ كذا وكذا لفترة زمنية معينة.
- قائمة الواجبات المنجزة. ومن المستحسن أن تكون مفصلة قدر الإمكان. سيساعد ذلك على تقييم المهارات والقدرات المهنية للمرشح بشكل أفضل.
- قائمة بأعمال الموظف وصفاته الشخصية التي أظهرها في مكان عمله السابق.
- وصف إنجازاته المهنية.
- سبب الإقالة.
- توصيات لصاحب العمل في المستقبل.
- تفاصيل كاتب خطاب التوصية مع الإشارة الإلزامية إلى معلومات الاتصال. إنها ضرورية في حال كنت بحاجة إلى توضيح المعلومات المقدمة.
- تاريخ إنشاء الوثيقة.
يمكن زيادة قائمة العناصر حسب تقديرك، لأن القانون لا يحدد نموذجا محددا لمثل هذه الوثيقة.
لا تستخدم عبارات قياسية في النص مثل "أظهر الموظف مبادرة جديرة بالثناء" أو "أظهر الموظف نفسه على أنه مسؤول ومجتهد أثناء عمله". يشير أي شخص بالفعل إلى هذا في سيرته الذاتية. من الأفضل أن تظهر في الرسالة أفعاله وإنجازاته المحددة، مع دعم كل ذلك بالأرقام.
بشكل عام، في مثل هذه الوثيقة يريد صاحب العمل الجديد رؤية إجابات لثلاثة أسئلة رئيسية فقط:
- ما هي نقاط قوة المرشح؟
- ما هي الفوائد التي يمكن أن تجلبها؟
- سبب اضطراره لترك مكان عمله السابق.
يُنصح باحتواء نص الرسالة بالكامل على ورقة واحدة. سيؤدي هذا إلى القضاء على احتمال الاحتيال من جانب مقدم الطلب.
يجب أن تكون المعلومات المقدمة صادقة لتجنب المواقف المحرجة عندما يريد شخص ما التحقق منها.
إذا أظهر الشخص طوال الفترة الزمنية أنه عامل متواضع وغير مبتدئ، فمن الأفضل أن يرفض كتابة خطاب توصية له.
إذا أخذنا في الاعتبار كل ما سبق، فإن الوثيقة سوف تساعد كل من الموظف السابق وصاحب العمل الجديد.
آراء الشركاء
يمكن كتابة خطاب توصية لمنظمة ما نيابة عن شركة شريكة. سيبدو وكأنه نوع من ردود الفعل الإيجابية حول العمل الجماعي. في مثل هذه الرسالة، تعرب إحدى الشركات عن رأيها في عمل شركة أخرى، وتوصي بها كشريك موثوق به للتعاون متبادل المنفعة وطويل الأمد. غالبًا ما يقوم مديرو بعض المؤسسات بتقديم طلبات مماثلة لعملائهم أو مورديهم السابقين، ثم يستخدمون تعليقاتهم كإعلان عن أنشطتهم.
- يُنصح بكتابة خطاب التوصية على ورق الشركة الرسمي. وهذا سيعطي مصداقية أكبر للمعلومات الواردة فيه.
- أولا عليك أن تذكر نفسك، أي الإشارة إلى العلاقة بين هذه المنظمة والشركة الموصى بها (العميل أو المورد أو الشريك).
- الإشارة إلى مدة فترة التعاون، مع تحديد المجال الذي تم فيه (تقديم الخدمات، الإمدادات، إلخ).
- من الضروري تسليط الضوء على نقاط القوة لدى الشريك حتى ترغب المؤسسات الأخرى على الفور في العمل معًا. وهنا يمكننا أن نلاحظ معرفة القراءة والكتابة لدى موظفيها والتزامهم، فضلا عن استقرار وموثوقية الشركة نفسها.
- ولتأكيد كل ما قيل، سيكون من المفيد إعطاء عدة أمثلة حقيقية.
ويعتمد نص هذه الرسالة نفسها على الغرض من كتابتها، فضلا عن اتجاه ونطاق نشاط الشركة الموصى بها.
رأي خاص
في حالة كتابة خطاب توصية لمنظمة ما من قبل فرد خاص، فمن المستحسن اتباع نفس المنهجية. تمثل هذه الوثيقة الرأي الفردي لمواطن معين. يحدث هذا عادةً إذا كان:
- لقد كنت سابقًا موظفًا في هذه الشركة والآن أريد فقط أن أوصي بها من الجانب الأفضل؛
- هو عميل ويريد أن يشكر المنظمة على عملها الجيد.
في كلتا الحالتين، تحصل على ما يشبه المراجعة، والتي يمكن استخدامها أيضًا للإعلان. على سبيل المثال، توجه شخص إلى شركة تنظيف للحصول على المساعدة وبعد تقديم الخدمة كان راضياً عن العمل المنجز. يمكنه كتابة خطاب توصية ونشره في وسائل الإعلام، وتشجيع الآخرين على الاتصال بهذه المنظمة لطرح أسئلة تتعلق بتنظيف المباني. من أجل الموثوقية، سيحتاج إلى الإشارة إلى بياناته. وهذا سيجعل أي عميل محتمل يفهم أن مثل هذا الرأي ليس خيالًا. سيكون من الضروري أيضًا الإشارة إلى نوع العمل الذي قام به موظفو الشركة، ومدى سرعة إكمال المهمة التي تلقوها، ومدى نجاحها. كقاعدة عامة، تنتهي هذه الرسالة بمناشدة الجميع من حولهم لاستخدام خدمات هذه الشركة بالذات.
خدمات مربية
عندما يظهر طفل في الأسرة، فإنه يتطلب الكثير من الاهتمام والرعاية الخاصة. ولكن ليس كل الآباء قادرين على إعطاء هذا لطفلهم. في أغلب الأحيان، ينشأ هذا الموقف بسبب زيادة عبء العمل في العمل. في هذه الحالة، تتم دعوة مربية إلى المنزل، والتي سيتعين عليها أن تأخذ على عاتقها جميع المخاوف المرتبطة بالطفل. عند اختيار المرشحين، يحتاج كلا الزوجين إلى دراسة كل منهما بعناية. بعد كل شيء ، سيتعين عليهم قريبًا تسليم طفلهم المحبوب إلى هذا الشخص. في الخارج، في مثل هذه الحالات، يُطلب من الموظفين تقديم خطاب توصية. بالنسبة للمربية، ستكون مكافأة إضافية عند التوظيف. وستساعد مثل هذه الوثيقة في ضمان حصول الموظف حقًا على المعرفة اللازمة والمؤهلات المناسبة. يمكن أن تكون رسالة التوصية للمربية:
- الشركة التي عملت بها سابقًا؛
- عائلة استأجرتها لرعاية أطفالها.
في أوروبا، يُطلب من المربيات منذ فترة طويلة أن يكون لديهن مراجع ليتم تعيينهن. يعمل الملاك السابقون أو صاحب العمل السابق كضامنين.
المساعدة في التوظيف
عندما يقوم الموظف بتغيير وظيفته أو التقدم بطلب للمشاركة كمتخصص في مشروع ما، يُطلب منه أحيانًا تقديم خطاب توصية من صاحب العمل الذي عمل لديه مؤخرًا.
يذكر دفتر سجل العمل فقط حقيقة العمل في مؤسسة معينة. لكنه لا يذكر شيئًا عن كيفية إظهار الشخص لنفسه في مكان العمل. إن الرغبة في العثور على وظيفة مرموقة أمر مفهوم للجميع. لكن الإدارة ليست مستعدة لتقديم توصية للجميع. قد لا يعتمد عليه الموظف الكسول وغير المنجز. ولكن سيتم دائمًا مقابلة متخصص جيد يتمتع بخبرة واسعة في منتصف الطريق. لكتابة خطاب توصية، من الأفضل للموظف أن يتصل بمشرفه المباشر. بعد كل شيء، هو وحده القادر على تقدير مهاراته المهنية وصفاته الإنسانية. على الرغم من ذلك، إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك إنشاء النص بنفسك. كل ما تبقى هو إقناع المدير بالتوقيع عليه.
مساعدة الأعمال
تواجه العديد من الشركات التي تدخل السوق العالمية نفس المشكلة. عند تنظيم العمل خارج بلدهم، عليهم الاتصال بالبنوك الأجنبية لتقديم عروض التعاون. لكن أباطرة المال المحليين يترددون في إقامة اتصالات مع "الغرباء". إنهم حذرون من العملاء غير المعروفين ويحاولون تجنب المخاطر غير الضرورية. ولكن هناك طريقة بسيطة للغاية للخروج من هذا الوضع. يمكن لرئيس المؤسسة الاتصال بالبنك الذي يتعامل معه، حيث كان عميلاً لسنوات عديدة، ويطلب منه كتابة خطاب توصية لبنك موجود في الخارج.
يجب أن تعكس هذه الوثيقة النقاط الإلزامية التالية:
- التأكيد على أن الشركة المحددة تمتلك حساباً لدى هذا البنك لفترة طويلة (يفضل أكثر من عامين).
- الشركة مستفيد حسن النية ولم تكن هناك مشاكل معه طوال فترة التعاون.
- الشركة قادرة على سداد ديونها وليس عليها أي ديون للبنك.
ويجب أن تنعكس هذه النقاط الثلاث في الرسالة. عندها فقط سوف ينظر البنك الأجنبي إلى الوافد الجديد كعميل يمكنه بناء علاقات طويلة الأمد وخالية من المشاكل معه.
قواعد لإعداد وثيقة
لتحقيق النتيجة المرجوة، عليك أن تعرف مسبقا كيفية كتابة خطاب توصية.
في البداية، يجدر بنا أن نتذكر أنك بحاجة إلى تجنب التعبيرات المبتذلة والعبارات القياسية بكل الطرق الممكنة. كلما زاد عددها في النص، قل إيمان الشخص الذي توجه إليه هذه الرسالة بجوهر ما هو مكتوب. ليست هناك حاجة أيضًا لاستخدام الكثير من ألقاب المديح بدون سبب. من الواضح أن أي موظف أو شركة بأكملها ليست مثالية. لديهم جوانبهم السلبية والإيجابية. المشاكل، بطبيعة الحال، لا تستحق الذكر، ولكن ينبغي التأكيد بلطف على المزايا. ومن الأفضل أن يتم ذلك باستخدام مثال محدد. ثم كل ما قيل لن يثير أي شك. يجب عليك أيضًا عدم كتابة نصوص طويلة. ألف كلمة ستكون كافية للتعبير عن موقفك تجاه المرشح. هيكل مثل هذه الرسالة بسيط للغاية. تقليديا، يمكن تقسيمها إلى ثلاثة أجزاء:
- استهلالي. وفيه يقوم الموصي بالتعريف بنفسه أولاً. هنا سيكون الحد الأدنى من البيانات كافيا. ثم يجب عليه أن يخبرنا بالتفصيل عن الشخص الموصى به (الاسم الكامل ومن يقوم به ومدة عمله).
- رئيسي. في هذا الجزء، يجب عليك الإشارة إلى جميع المهارات والمزايا التي يتمتع بها الشخص الموصى به، وكذلك إظهار بمثال ما حققه خلال فترة عمله في هذه المؤسسة. في حالة الكيان القانوني، يمكنك وصف مراحل نموه.
- إنهاء. في الجزء الأخير، يجب على المُوصي إبداء رأيه وتوضيح سبب اعتقاده بأن هذا الموظف (أو المؤسسة) هو المتقدم المثالي.
من الأفضل تقديم جميع المعلومات بكلماتك الخاصة. وبخلاف ذلك، قد يتم استبعاد المرشح بسبب الاشتباه في الاحتيال.
للتعليم
الآن المزيد والمزيد من الناس يريدون الحصول على التعليم العالي. إنه يوفر آفاقًا للنمو المستقبلي ويسمح لنا بالاعتماد على الإنجازات الجادة. قد يحتاج المتقدمون الذين لديهم مثل هذه الرغبة إلى خطاب توصية إلى الجامعة. ويمكن تجميعها من قبل المدير أو أحد معلمي المدرسة.
كقاعدة عامة، هذا غير مطلوب للقبول في المؤسسات المحلية. لكن على الراغبين في تلقي التعليم في الخارج أن يهتموا بالحصول على مثل هذه الوثيقة. يجب أن يمنح مقدم الطلب التقييم الأكثر صراحة. علاوة على ذلك، يجب على المعلمين أن يذكروا بشكل منفصل الإنجازات الخاصة في بعض التخصصات والصفات الشخصية للطالب. إذا كان التقييم إيجابيا، فسيكون لديه فرصة كبيرة لدخول هذه الجامعة. وسيتمكن الطلاب الموهوبون بشكل خاص من الاعتماد على فوائد معينة أثناء دراستهم. بعد قراءة خطاب التوصية هذا، سيكون لدى إدارة الجامعة فهم كامل لمقدم الطلب المعين وستكون قادرة على اتخاذ قرار بشأن قبوله. يتم إعداد الوثيقة وفقًا للقواعد العامة ويمكن توجيهها إلى شخص معين أو إلى الجامعة نفسها.
الإطار السلكي للوثيقة
بالنسبة لأولئك الذين يحاولون تقييم عمل شخص ما لأول مرة، يمكننا أن ننصحك باستخدام قالب خطاب التوصية. يجب أن تحتوي وثيقة من هذا النوع على المعلومات الإلزامية التالية:
- عنوان. وهو يعكس جوهر هذه الرسالة.
- معلومات كاملة عن الشخص الموصى به (من قام به ومن أي وقت ومدة عمل الموظف في هذه المؤسسة).
- حقائق محددة عن عمله في الشركة (ماذا فعل وما هي المرتفعات التي وصل إليها).
- الخصائص الشاملة للموظف. من الضروري ملاحظة نقاط قوته من أجل تعظيم مصلحة صاحب العمل المستقبلي.
- تفاصيل الاتصال بالموصي. في كثير من الأحيان، تتصل الإدارة بمكان العمل السابق لتوضيح أو التحقق من بعض الحقائق المذكورة في الرسالة. يجب أن يكون هذا الشخص مستعدًا للإجابة على جميع الأسئلة.
عند استخدام مثل هذا القالب، من الضروري أن نأخذ في الاعتبار أن أصحاب العمل مهتمون دائمًا بنفس المعلومات تقريبًا:
- قدرات الموظف المستقبلي.
- نقاط القوة والضعف فيه؛
- الآثام والانتهاكات التي قد يكون ارتكبها في الماضي؛
- سبب الفصل.
بمجرد الإجابة على كل هذه الأسئلة، سيتمكن المدير من اتخاذ قرار مستنير.
تستحق مسألة توظيف المواطنين اهتماما خاصا عندما يكون صاحب العمل فردا. عادة ما يكون هؤلاء مربيات أو بستانيين أو مربيات أو مدبرة منزل. من غير المرجح أن تكون هناك حاجة إلى كتاب عمل هنا. للحصول على وظيفة مع عائلة، يجب أن يكون معك: سيرة ذاتية وجواز سفر وخطاب توصية من المالكين السابقين. يطلب منك البعض تقديم شهادة صحية. للوهلة الأولى فقط يبدو من السهل اختيار شخص للقيام بالأعمال المنزلية. في الواقع، كل شيء أكثر تعقيدا بكثير. بعد كل شيء، في جوهره، هذا شخص خارجي. من مظهره يصعب تحديد ما هو قادر عليه. أود أن أعرف رأي من يعرف هذا الموظف من قبل. ولذلك، فإن المالكين الجدد، كقاعدة عامة، يحتاجون إلى مراجع من أماكن العمل السابقة. ماذا يجب أن تحتوي هذه الوثيقة؟ عادة ما يتم إعداد نص خطاب التوصية لهذه الفئة من الموظفين بشكل عشوائي. في ذلك، يُطلب من المالكين السابقين تقديم وصف تفصيلي لمساعدهم. لمثل هذه المهنة، الصفات التالية مهمة بشكل خاص:
- احترافية. أي أن المرشح لديه معرفة جيدة بإجراءات وتقنيات التنظيف.
- الصدق والنزاهة. وهذا مهم بشكل خاص لأن هذا العامل غالبًا ما يُترك في المنزل بمفرده. يجب على المالكين أن يفهموا ما إذا كان عليهم أن يثقوا به.
- النظافة. لن يتمكن القذر والساذج من الحفاظ على ترتيب المنزل.
- طاقة. فقط الأشخاص النشطين والمبهجين يمكنهم التعامل مع هذا العمل.
- الثرثرة. العامل الذي اعتاد على التحدث كثيرًا لن يتمكن من الحفاظ على أسرار عائلته.
- عادات سيئة. من الأفضل أن يعرف الملاك الجدد عنهم على الفور ويقررون ما إذا كان هذا العامل مناسبًا لهم.
كل هذا يجب أن ينعكس في نص الرسالة. بالنسبة لموظف جيد، ستكون هذه المعلومات توصية ممتازة وضمان التوظيف.
خطاب التوصية هو نوع من المراجعة للموظف من رئيسه أو زميله السابق. ليست هذه وثيقة إلزامية في جميع المؤسسات عند التقدم للحصول على وظيفة، ولكن مثل هذه الرسالة يمكن أن تكون إضافة مهمة أثناء المقابلة وعندما يتخذ صاحب العمل القرار النهائي. دعونا ننظر في المبادئ الأساسية لوضع توصية.
يجب أن تحتوي هذه الوثيقة على معلومات موجزة عن الصفات المهنية والإنجازات والمزايا التي يتمتع بها مقدم الطلب. ومن خلال التوصية يستطيع صاحب العمل المحتمل الحصول على فكرة عن النشاط التجاري للمرشح، وكذلك معرفة آراء زملائه السابقين حول أسلوبه في العمل. 
عند كتابة خطاب، يوصى بتجنب العبارات المبتذلة الشائعة مثل "موظف موثوق وفعال". يجب أن يثير خطاب التوصية اهتمام صاحب العمل المحتمل، لكن وفرة التعريفات "القياسية" لن تعطي الانطباع المناسب ومن غير المرجح أن تجذب الانتباه. ومن الأفضل أن تدرج في الوثيقة حقائق مشاركة الموظف في المشاريع، وتحقيق أهداف ومؤشرات محددة، والمفاوضات الناجحة.
عند كتابة توصية، يجب عليك أن تأخذ في الاعتبار الصفات العالمية التي يبحث عنها أي باحث عن عمل في الموظف المحتمل. هذه هي الأشياء التي يجب عليك التركيز عليها عند كتابة التوصية. يود أي صاحب عمل أن يرى في الموظف صفات مثل الموثوقية والصدق والمسؤولية والنشاط وكذلك الرغبة في التطوير. يحتوي خطاب التوصية الجيد على معلومات موجزة توضح أن الموظف يتمتع بهذه الخصائص.
لكتابة توصية بشكل صحيح، يجب أن تعرف المبادئ الأساسية لتصميمها. يجب احتواء كل النص، إن أمكن، على ورقة واحدة. أي خطاب توصية يبدأ بعنوان. تتم الإشارة إلى العنوان الموجود بعد العنوان إذا كانت الرسالة مكتوبة لصاحب عمل معين.
بعد ذلك، عادة ما تكون هناك معلومات حول المدة التي عمل فيها الشخص الموصى به في الشركة السابقة وفي أي منصب. على سبيل المثال: "إيفانوف آي. آي. ". كمحاسب 
عمل خبير اقتصادي في شركة StroyMir LLC تحت قيادتي في الفترة من 10 يونيو 2010 إلى 10 يوليو 2014. وتأتي بعد ذلك معلومات عن مسؤوليات الموظف السابق، ووصف مختصر، ووصف لنقاط القوة لدى مقدم الطلب وإنجازاته خلال عمله إن وجدت. يمكن أن تشير الوثيقة أيضًا إلى سبب مغادرة الموظف لوظيفته السابقة.
من الأفضل أن يكون خطاب التوصية على ورق الشركة الرسمي مع توقيع منشئ المستند. ومن المستحسن أيضًا أن تكون الرسالة مصدقة بختم. لن يكون هذا ميزة إضافية لمقدم الطلب فحسب، بل سيعطي أيضًا مصداقية للشركة التي قدمت التوصية.
عند كتابة توصية، يجب عليك الإشارة إلى معلومات الاتصال بالشخص الذي يوقع الوثيقة: اسمه ولقبه واسم عائلته، بالإضافة إلى رقم هاتف جهة الاتصال. إذا أمكن، يتم اعتماد الرسالة بتوقيع رئيس الشركة أو قسم شؤون الموظفين.
يتم تمثيل خطابات التوصية بوثائق خاصة تم إعدادها للموظفين أو الطلاب. يسردون جميع الجوانب الإيجابية للمواطنين. يتم الاستشهاد بإنجازات مختلفة في وظيفتك السابقة أو مكان دراستك. يمكن إعداد الوثيقة من قبل أصحاب العمل أو المعلمين، وغالبًا ما يتم إعدادها أيضًا من قبل شركات مختلفة لمنظمات أخرى قامت بعمل محدد أو قدمت خدمات معينة. قبل صياغة الوثيقة، يوصى بدراسة نموذج خطاب التوصية بعناية. في هذه الحالة، يمكنك إنشاء وثائق مختصة حقًا بمحتوى وبنية مثالية.
قواعد لإعداد وثيقة
تُستخدم خطابات التوصية على نطاق واسع في الدول الأجنبية، لكنها أصبحت شائعة بشكل متزايد في روسيا. غالبًا ما يجمع المواطنون المتخصصون أو المربيات أو المحاسبون محفظة تتضمن توصيات من أصحاب العمل السابقين. غالبًا ما تعمل مثل هذه المستندات كعامل حاسم عند اتخاذ قرار بشأن توظيف مواطن معين.
- عند كتابة النص، يتم استخدام أسلوب العمل حصريًا؛
- إذا كان رئيس الشركة هو من يقوم بصياغة الرسالة، فمن المستحسن استخدام ترويسة الشركة؛
- يمكنك بدء النص بعنوان إذا كنت تعرف من سيقرأ الرسالة؛
- من غير المرغوب فيه استخدام تقنيات فنية مختلفة أو استخدام الاستعارات؛
- يجب إدراج المهارات والقدرات المحددة التي يمتلكها المواطن، والتي ستسمح لصاحب العمل المستقبلي باتخاذ قرار بشأن مدى استصواب استخدام خدمات أحد المتخصصين؛
- يوصى باحتواء النص بأكمله على ورقة واحدة؛
- في نهاية الوثيقة، يتم إدراج معلومات الاتصال الخاصة بالمنشئ، ممثلة بعنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف، مما سيسمح لصاحب العمل المستقبلي بالتحقق من دقة المعلومات؛
- الرسالة التي تسرد النجاحات المحددة التي حققها المواطن في مكان عمله السابق، على سبيل المثال، زيادة المبيعات بنسبة عدة بالمائة أو إعداد المستندات بنجاح وفي الوقت المناسب، ستكون مقنعة.
في أغلب الأحيان، يتم إعداد هذه الوثائق من قبل أصحاب العمل للموظفين السابقين. عند كتابة أي خطاب توصية، يجب مراعاة البنية الصحيحة للنص. ولذلك تتكون الوثيقة من العناصر التالية:
- عنوان، يمثله عنوان الوثيقة؛
- معلومات عن الشركة أو الفرد الذي قام بتجميع الوثائق؛
- يتم توفير معلومات حول الأخصائي المباشر الذي يتم إعداد خطاب التوصية له؛
- يتم سرد الصفات الإيجابية للمرشح، والنجاحات التي تحققت وغيرها من المعلومات الضرورية لصاحب العمل في المستقبل؛
- مع الإشارة إلى المسؤوليات الوظيفية التي كان يؤديها المواطن في مكان عمله السابق.
- يتم تقديم الإنجازات المختلفة للشخص في الشركة؛
- تم ذكر سبب ترك الأخصائي للعمل.
وفي النهاية يجب وضع توقيع المدير الذي يؤكد أنه هو الذي شارك في إعداد الوثيقة، وبالتالي يوافق على جميع البيانات المقدمة. يُنصح بدراسة مثال لخطاب توصية من شركة إلى موظف من أجل إعداد وثيقة مختصة.
قواعد التصميم
يجب صياغة جميع النقاط الواردة في مثل هذا المستند مع مراعاة قواعد معينة، مما يسمح لك بإنشاء توصية صحيحة حقًا. يجب أن تكون المعلومات شاملة ومثيرة للاهتمام لصاحب العمل المستقبلي. ومن خلال دراسة أمثلة لخطاب توصية من صاحب العمل، يمكننا استخلاص استنتاجات بشأن بعض قواعد الصياغة:
- يجب أن يكون العنوان في منتصف الصفحة؛
- يجب على الموصى الذي قدمه صاحب العمل الإشارة إلى معلومات الاتصال الخاصة به حتى يتمكن مدير المواطن المستقبلي، إذا لزم الأمر، من الاتصال به لتأكيد المعلومات الواردة في الوثيقة؛
- يجب أن تكون المعلومات الخاصة بالموظف واضحة، ولا يشمل ذلك اسمه الكامل فقط، بل أيضاً الوظيفة التي كان يشغلها في مكان عمله السابق؛
- ومن المستحسن الإشارة إلى مدة عمل المواطن في الشركة؛
- تم إدراج جميع المسؤوليات الوظيفية التي يؤديها، مما سيسمح لصاحب العمل المستقبلي بتحديد ما إذا كان من المستحسن توظيف متخصص في منصب معين.
وينصب التركيز على المعايير الإيجابية للمتخصص، والتي تشمل التعليم، والالتزام بالمواعيد، والقدرة على التعلم أو غيرها من الخصائص. وبمساعدتهم، سيتمكن المدير الجديد من فهم مدى ملاءمة المرشح للوظيفة المخطط لها.
كيف يتم اعتمادها؟
يتم تصديق الوثيقة من المشرف المباشر للمواطن في مكان العمل السابق. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تنفيذ العملية من قبل الشخص المسؤول في المؤسسة.
في الشركات الصغيرة، يتم تنفيذ الإجراء من قبل المدير العام.
ما هي الأخطاء التي ارتكبت؟
عند إعداد مستند، غالبا ما يرتكب مديرو الشركات المختلفة أخطاء خطيرة، لذلك لمنعهم، تحتاج إلى دراسة نموذج خطاب التوصية بعناية. يمكن أن تؤدي التوصية المكتوبة بشكل غير صحيح إلى الإضرار بالمرشح، لذلك من المهم اتباع نهج مسؤول في إنشائها. لا يسمح بالأخطاء التالية:
- استخدام الأقلام ذات الألوان المختلفة؛
- استخدام المخططات أو الرسومات؛
- كتابة النص على ورقة عادية، وليس على ورق الشركة؛
- وجود العديد من الإضافات والتصاميم الفنية؛
- أخطاء في الكلمات.
- المبالغة المفرطة في الخصائص الإيجابية للموظف.
إذا كان النص يشيد بشدة بالموظف، فإن مثل هذه الرسالة تثير الشكوك والشكوك بين صاحب العمل المستقبلي.
كيف تكتب رسالة لموظف سابق؟
يتم كتابة خطاب التوصية الأكثر شيوعًا للموظفين السابقين الذين يغادرون لأسباب مختلفة. إذا بقيت علاقة جيدة بين المتخصص وصاحب العمل، فيمكن لرئيس الشركة كتابة توصية. للقيام بذلك، يُنصح بإلقاء نظرة على مثال خطاب توصية للموظف الموجود أدناه.
عند تجميع هذا المستند، يتم أخذ بعض ميزات العملية في الاعتبار:
- يجب وصف الصفات المهنية للمواطن، حيث سيتم استخدام الرسالة في عملية البحث عن وظيفة جديدة؛
- يوفر معلومات حول المهارات أو القدرات المختلفة؛
- يشير إلى مدى سهولة وسرعة تعلم المواطن؛
- يتم سرد الإنجازات المسجلة في مكان العمل السابق.
غالبًا ما يتم الإشارة إلى مدى كون المواطن اجتماعيًا واجتماعيًا. يتيح لك هذا تحديد ما إذا كان يمكنه الانضمام بحرية إلى فريق قائم.
غالبًا ما تسمح التوصية المعدة بشكل صحيح للمواطنين بالعثور على وظيفة جيدة وجيدة الأجر حقًا. عادة ما يتم إعداد الوثيقة نيابة عن صاحب العمل السابق. في كثير من الأحيان يتم تنفيذ الإجراء من قبل المدير العام.
يقوم بعض الموظفين بإعداد توصية بشكل مستقل، ثم يتم التوقيع عليها من قبل المدير. وفي هذه الحالة يقوم بدراسة أمثلة ونماذج مختلفة لخطاب التوصية لمنظمة أو فرد، حتى لا يرتكب أخطاء جسيمة. قبل التوقيع على المستند، يجب على رئيس الشركة التأكد من أنه يحتوي على معلومات موثوقة.
هل يجب على صاحب العمل إعداد مستند؟
لا توجد معلومات في قانون العمل تفيد بأن مديري الشركات ملزمون بإعداد هذه الوثيقة لموظفيهم السابقين. ولذلك، فإن أصحاب العمل أنفسهم يقررون الحاجة إلى صياغة توصية. هذه ليست مسؤوليتهم.
في كثير من الأحيان، يطلب الموظفون أنفسهم من المديرين السابقين إعداد الوثائق. إذا بقيت علاقات جيدة بين الناس، فعادة ما يوافق المدير على إعداد وثيقة يدرس من أجلها أمثلة على خطابات التوصية مقدما. تتيح لك العينة الحفاظ على البنية الصحيحة وإدخال المعلومات الضرورية في الرسالة.
قواعد صياغة المستندات للشركات
تضطر المنظمات لأسباب عديدة إلى استخدام خدمات المؤسسات الأخرى. إذا كانت الخدمات ذات جودة عالية، فغالبًا ما تتم كتابة خطابات التوصية أو الامتنان.
عند إعداد هذه الوثيقة، يتم أخذ بعض النقاط المهمة بعين الاعتبار:
- يتم استخدام ترويسة الشركة فقط لهذه الأغراض؛
- لا يُسمح بوجود عبارات عامة، لذلك يُشار بوضوح إلى الخدمات المقدمة، وكذلك نتيجة عمل المؤسسة؛
- يتم التصديق على الوثائق بتوقيع رئيس الشركة، كما يتم لصق ختم المنظمة؛
- تتم التوصية حصراً في صفحة واحدة؛
- للحصول على توضيح محتمل لمختلف التفاصيل، يجب ترك معلومات الاتصال المتمثلة في اسم الشركة وعنوانها ورقم هاتفها.
في النهاية هو تاريخ تجميع الوثيقة. من خلال دراسة مثال لخطاب توصية لمؤسسة ما، يمكنك إنشاء مستند مثالي حقًا في المظهر والمحتوى.
غالبًا ما يفكر المعلمون أو العمداء أو العميد في كتابة توصيات للطلاب الموهوبين والأذكياء.
بفضل هذه الوثيقة، يمكن للطالب السابق الاعتماد على وظيفة مرموقة حقًا وذات أجر مرتفع تتناسب مع تخصصه ومهاراته. عند إعداد مستند، يُنصح باستخدام مثال لخطاب توصية من المعلم من أجل تضمين جميع البيانات اللازمة. وتؤخذ النصائح التالية بعين الاعتبار:
- تنص الوثيقة بوضوح على المهارات والقدرات التي يمتلكها الأخصائي الشاب؛
- يُنصح بالإشارة إلى المعلومات التي يمكن أن تكون مفيدة حقًا لصاحب العمل المستقبلي؛
- يجب أن يتم إعداد الوثيقة من قبل شخص يمكنه تقديم تقييم موضوعي لقدرات الطالب ومعرفته؛
- يتم تدوين جميع التوصيات المقدمة إلى صاحب العمل المستقبلي، مما يسمح للمتخصص بالتعامل بفعالية مع مسؤولياته الوظيفية؛
- يجب الإشارة إلى تفاصيل الاتصال بمؤلف الوثيقة حتى يتمكن أصحاب العمل المستقبليين، إذا لزم الأمر، من الاتصال به لتوضيح هذه المعلومات أو تلك؛
- يتم إيلاء الكثير من الاهتمام للصفات الأخلاقية والإنجازات الشخصية للطالب.
يمكن استخدام خطابات التوصية التي يكتبها المعلمون ليس فقط للعثور على وظيفة لمتخصص شاب، ولكن أيضًا للانتقال إلى مؤسسة تعليمية أكثر شهرة. تعتبر الوثيقة ضرورية بشكل خاص إذا كان الطالب يخطط للانتقال إلى جامعة أجنبية، حيث يتم تقدير هذه التوصيات حقًا.
يمكن إعداد الوثيقة ليس فقط من قبل المعلم، ولكن حتى من قبل العميد أو المشرف أو رئيس الجامعة. يوجد أدناه مثال على خطاب توصية للطالب.
غالبًا ما يُجبر الآباء الصغار على الاستعانة بخدمات المربيات الخاصة الذين يعتنون بأطفالهم إذا لم يكن من الممكن، لأسباب مختلفة، إرسال أطفالهم إلى رياض الأطفال. عند اختيار مربية أطفال، يتم أخذ خبرتها وعمرها وتعليمها وتوصيات العملاء السابقين بعين الاعتبار. ولذلك فإن العديد من الآباء بعد إنهاء التعاون مع المرأة يقدمون توصيات لها.
عند إعداد هذه الوثيقة، يتم مراعاة القواعد التالية:
- في البداية، هناك جزء رسمي، حيث يتم تدوين تفاصيل الاتصال بالمربية واسمها الكامل وعمرها وتفاصيل جواز السفر؛
- تشير إلى الفترة الزمنية التي عملت خلالها المرأة كمربية أطفال في الأسرة؛
- يتم سرد صفاتها الشخصية، والفروق الدقيقة في نهجها تجاه الأطفال، وكذلك علاقاتها الحالية مع أفراد الأسرة الآخرين؛
- عند كتابة مثل هذا المستند، لا تحتاج إلى الالتزام بأي قيود صارمة، لكن لا يجب أن تجعله طويلاً.
عادةً ما تثير النساء اللاتي لديهن العديد من خطابات التوصية مشاعر إيجابية لدى الآباء الذين يبحثون عن مربية محترفة. يوجد أدناه مثال على خطاب توصية لمربية أطفال.
من الصعب جدًا العثور على محاسب متعلم ومحترف، لذا فإن أصحاب العمل المحتملين، عند اختيار متخصص، ينتبهون إلى وجود توصيات من مكان العمل السابق.
يمكن لكل مدير شركة إعداد مثل هذه الوثيقة لموظفيه.
عند إنشاء مستند، يتم أخذ النصائح التالية بعين الاعتبار:
- يمكنك الاتصال بصاحب العمل المستقبلي إذا كان معروفًا مسبقًا؛
- يشار إلى فترة العمل في الشركة؛
- يتم سرد جميع إنجازات المحاسب.
- يتم إعطاء المهارات والقدرات المهنية للمتخصص؛
- يتم وصف الصفات الشخصية المختلفة للمواطن التي تسمح بالتعاون الفعال معه.
يمكن العثور أدناه على مثال لخطاب توصية للمحاسب. يمكنك إنهاء هذه الرسالة بتوصيات ورغبات مختلفة. وفي النهاية يجب وضع توقيع رئيس الشركة وكذلك ختم المنظمة. يتم ترك تفاصيل الاتصال الخاصة بمنشئ المستند.
خاتمة
يمكن كتابة خطابات التوصية للعديد من المهنيين من قبل أصحاب العمل أو المعلمين السابقين. قبل إنشاء مستند، من المستحسن تحديد المعلومات التي سيتم إدخالها فيه. أمثلة على خطابات التوصية من شركة إلى شركة، أو من شركة إلى موظف، أو من معلم إلى طالب هي نفسها تقريبًا من حيث البنية، ولكن قد يختلف المحتوى بشكل كبير.
بالنسبة للعديد من مديري الشركات، يعد وجود خطابات توصية من مقدم الطلب عاملاً حاسماً عند اتخاذ قرار بشأن توظيف متخصص. ولذلك، يحاول الكثير من الناس الحصول على توصيات من جميع أماكن العمل.