Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте является документом, который относится к разряду информационно-справочных. Данная бумага содержит в себе информацию о прогуле работника какого-то определенного периода рабочего времени, или целого дня.
Данная разновидность записки отличается от служебной существенным признаком — первая должна быть написана нижестоящим начальством вышестоящему.
Кроме докладной записки, руководящее лицо подразделения должно составить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте, и только после этого он может передавать документ дальше. Опираясь на информацию в акте, работодатель может сделать отметку в табеле учета рабочего времени о прогуле сотрудника. В свою очередь работник, на чьи данные была создана докладная записка, в обязательном порядке должен составить объяснительную записку, в которой указана причина нарушения режима трудового дня. Ее также необходимо предоставить начальству.
Образец докладной записки о прогуле можно скачать внизу статьи.
Как написать правильно?
Правильно оформленная докладная записка о прогуле работника должна содержать следующую информацию:
- контактные данные руководящего лица, которому пишется документ;
- сведения об авторе докладной записки;
- название отдела, в котором числится сотрудник, нарушивший дисциплину;
- дата составления бумаги;
- наименование документа;
- текст обращения;
- причина отсутствия работника на рабочем месте. Если она не определена, это также следует отметить до выяснения обстоятельств – без уважительной причины (отсутствие на рабочем месте более 3 часов признается прогулом);
- особенности произошедшего, если таковые присутствуют;
- подпись лица, которым была написана докладная записка.
После получения докладной записки о прогуле, на основе ее сведений начальство выносит свой вердикт – осуществлять привлечение сотрудника к дисциплинарному взысканию, или нет. Если глава организации решает что необходимо принять какие-либо действия по отношению к сотруднику, то это фиксируется в приказе — .
Важно отметить, что прогулом можно считать период отсутствия, который превышает 3 часа. Если сотрудника не было на месте менее этого времени, то это считается отлучкой. В последнем случае от работника следует требовать устных либо письменных объяснений. Наказание за прогул значительно строже, чем за отлучку.
Правильное оформление
Докладная записка об отсутствии на рабочем месте образец — .
Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос? Получите инструкции, как |
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей
ФАЙЛЫ
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
ФАЙЛЫ
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
Увы, не являться на смену наше общество любит гораздо больше, чем работать, регулярно оформляя объяснительные за прогул .
Для того, чтобы никого за данный проступок не уволили, либо назначили не слишком серьезную меру наказания, многие пишут объяснительный текст.
Образец правильного составления, в котором отображены все необходимые пункты для ее написания и, собственно говоря, сам ее формат можно увидеть .
Как составить служебную записку о прогуле сотрудника?
Служебная записка о прогуле рабочего составляется работодателем на основе вашей объяснительной записки.
Докладная может включать в себя просьбу к вышестоящему начальству о дисциплинированном взыскании провинившегося (в данном случае - не пришедшего на работу).
По итогу записки, есть вероятность какое-то время работать бесплатно, в следствии взыскания дисциплинированных мер.
Для того, чтобы всегда ее правильно оформлять, необходимо учесть присутствие следующих вещей:
- оглавление;
- дата и номер отправителя;
- должность и инициалы получателя;
- текст;
- подпись и название города места подписания.
Служебная записка на увольнение сотрудника за прогулы
Служебная записка может как спасти вас от неминуемого увольнения, так и поспособствовать этому. Многое зависит от обстоятельств объяснительного текста, написанного ранее.
При составлении служебной записки с целью увольнения сотрудника, его непосредственный начальник или исполняющий обязанности должен указать точный срок его отсутствия на работе и определить, является ли причина уважительной.
Все эти данные будут переданы директору организации и, собственно говоря, от него будет зависеть принятие решения о дальнейших действиях в отношении этого сотрудника.
Дополнительно стоит посмотреть образец докладной записки на сотрудника за невыполнение обязанностей.
Образец служебной записки на увольнение сотрудника за прогулы
Прежде чем делать поспешные выводы о том, является ли причина отсутствия уважительной, работодатель обязан дать сотруднику определенное количество времени на, так сказать, «сбор доказательств».
Рабочий обязан «найти» все необходимые справки и документы в течение нескольких дней, не более. Иначе он может тянуть время до тех пор, пока вышестоящие органы не «забудут» об этом инциденте.
Также следует заметить, что служебная записка - еще не приговор. Она несет в себе исключительно информационный характер и ни коим образом не может повлиять на окончательное решение.
Так как на работе участились случаи конкуренции, люди могут писать друг на друга такие записки круглосуточно. Следовательно, перед тем, как регистрировать в своем журнале нарушение сотрудника, начальник должен несколько раз перепроверить данный факт: провести, так сказать, свое расследование.
И если вы имели неосторожность отсутствовать на работе всего лишь день, записка об этом может не писаться вообще. Так как эти данные вносятся в трудовой документ работника, есть вероятность, что никто не захочет испортить вам профессиональную репутацию.
Ни одна статья в законе Российской Федерации не говорит о том, что сотрудникам нельзя являться на служебное место, но законы об ответственности за неявку на свою смену есть.
Каждому сотруднику необходимо выполнять свои служебные обязанности качественно, даже несмотря на то, что документ о его длительном отсутствии находится на рассмотрении у вышестоящего начальства.
То есть, опускать руки раньше времени никак нельзя. Наоборот, если директор увидит (или ему доложат), что вы идете на «путь исправления», вам могут дать еще один шанс. Поэтому, служебные отношения очень важны.
Так как совместная работа сближает людей, в офисах сотрудники стоят друг за друга горой и, в случае чего, могут «прикрыть». К примеру, если работодатель не увидит вас на рабочем месте, они могут сказать, что вы отлучились по причине урегулирования важных вопросов, связанных с работой.
А так как начальство не имеет привычки подолгу задерживаться рядом со своими сотрудниками, данная «афера» пройдет успешно и, соответственно, нужда в служебной отметке об этом отпадет сама собой. Главное, чтобы в его присутствии вы всегда демонстрировали готовность и непреодолимое желание работать.
Поэтому, вместо того, чтобы придумывать очередную причину остаться дома, ходите на работу, заводите новые знакомства, которые в последствии могут быть очень полезны.
Докладная записка – важный документ, на основании которого предъявляются взыскания к тому или иному сотруднику при присутствии фактов нарушения трудовой дисциплины. Как оформить эту бумагу, будет рассмотрено в подробностях ниже.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Что говорит закон?
Согласно статье №81 Трудового Кодекса РФ, в особенности 6-й части, однократное грубое нарушение работником своих обязанностей влечет за собой увольнение.
В качестве нарушения может подразумеваться - это отсутствие сотрудника на рабочем месте без предоставления работодателю уважительной причины.
В законе нет четкой формулировки последней.
При разных обстоятельствах под уважительной причиной может оказаться:
- болезнь сотрудника или членов его семьи (подтверждается );
- обстоятельства, связанные с транспортом;
- особенности погоды (если речь идет об определенной специфике профессии);
- форс-мажор (к примеру, авария).
Второе обстоятельство – степень тяжести проступка, которая упоминается в части 5 статьи №192 Трудового Кодекса РФ.
Если работник отсутствует до четырех часов – это не считается прогулом. Мера наказания, которую можно применить в этом случае – дисциплинарное взыскание (замечание или выговор).
Что это за документ?
Докладная (служебная) записка о прогуле – это информационный документ, который ставит в известность высшее начальство об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение всего дня или нескольких часов (больше 4-х).
Служит основанием для увольнения сотрудника или привлечения его к дисциплинарной ответственности.
В каких случаях требуется?
Докладную о прогуле пишут, если сотрудник без предупреждения об уважительной причине отсутствует на рабочем месте дольше 4 часов.
Особенно важно наличие этого документа при возникновении убытков предприятия, связанных с прогулом работника. Только на основании его можно составить , увольнении или взыскании.
Иногда в качестве наказания может последовать неформальное предупреждение или выражение недовольства со стороны начальства. Актуально, если проступок совершен впервые.
Обязателен ли?
Все зависит от формы организации и ее внутренних распорядков. В ИП и мелких ООО такие документы проводить нецелесообразно, т.к. круг сотрудников очень узкий и директора сами контролируют и разбираются с рабочими.
В более крупных организациях этот документ является основанием для увольнения и наложения других штрафных санкций на сотрудника за его прогул.
Как составляется докладная записка о прогуле работника в 2019-2017 году?
При составлении служебной записки важно учитывать такие поля документа, как:
- полное наименование рабочего подразделения;
- наименование организации;
- ФИО лица, которому адресована жалоба;
- ФИО отправителя и его должность;
- название документа;
- дата составления;
- исходящий номер (необходимо зарегистрировать у секретаря);
- подпись и ФИО руководителя отделения.
Заголовок начинается со слов «О нарушении» или «Касательно». В тексте документа с начала вместе с фактами повествуется об отсутствии должностного лица на рабочем месте, а затем излагается просьба о применении мер по отношению к сотруднику.
Форма и структура документа
Докладная записка составляется в строгом деловом стиле.
Эту бумагу адресуют главному руководителю, что необходимо указать в ее правом верхнем углу. Также важно дать информацию о подразделении, в котором случилось правонарушение, и данные о лице, составляющим документ (там же в шапке). Нужна дата оформления и зарегистрированный номер – фиксируются в верхней части страницы.
В середине документа идет текст, повествующий о событии прогула. В конце указывается просьба о взыскании, увольнении или смягчении наказания (если проступок совершается впервые).
Правила составления
Перед тем, как составлять бумагу, важно потребовать от работника объяснение причины его нарушения и каких-либо подтверждающих документов.
Когда возникает вопрос как написать этот документ, важно помнить, что в теле письма необходимо присутствие следующих фактов:
- дата нарушения дисциплины;
- полные инициалы отсутствующего работника;
- время и часы отсутствия (с точностью до минуты);
- известные причины прогула;
- последствия, которые оказались результатом дисциплинарного нарушения;
- просьба о возможном наказании сотрудника.
Кем подписывается?
Докладная подписывается непосредственно начальником подразделения, в котором работает прогуливающий работник, и направляется в адрес головного начальства.
Где регистрируется?
Докладная записка передается между представителями одной компании. В некоторых случаях направляется в другой филиал (если высшее начальство находится там).
Регистрируется документ у секретаря генерального директора как внутренний.
В зависимости от правил конкретной организации, может регистрироваться также по месту составления.
Сроки оформления
Докладная записка оформляется сразу по факту неявки сотрудника.
В некоторых случаях целесообразно зафиксировать пропуск сначала в табеле и составлять докладную, когда пропущено несколько дней, указывая в бумаге с точностью все даты.
Когда речь идет об увольнении, прежде чем составлять акт о нарушении, сотруднику дается время на предоставление доказательств об уважительной причине после невыхода на работу.
Для этого необходимо подготовить документ в письменной форме и дать его под роспись прогулявшего. Или можно направить письмо на его адрес с требованием пояснить причину.
Информационно-справочная. То есть, при помощи докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте коллеги информируют руководство о некоем требующем пристального внимания и непосредственного вмешательства «сверху» событии.
Если устное сообщение, даже содержащее важные сведения, не факт что вообще будет замечено, то «бумажное» обращение к руководству всегда будет удостоено внимания , на него не отреагировать попросту невозможно.
В данном случае цель стоит поставить главу компании в известность о том, что кого-то из кадров нет на его рабочем месте, хотя он должен там быть, человек отсутствует целый день или какую-то его часть.
Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ.
Важно! Помимо означенной записки обязательно должен быть составлен акт отсутствия на рабочем месте. Этот документ вместе с запиской передается генеральному директору компании.
Докладная записка о невыходе на работу оформляется на имя главы компании руководителем того подразделения, в котором произошел данный инцидент.
Общие правила составления
Обратите внимание! Может быть и так, что человек ни подписывать акт не хочет, ни принимать его копию. Он имеет на это право. В таком случае в акте делается соответствующая пометка в присутствии тех же свидетелей (обязательно должны быть их подписи).
Оформляется акт представителем отдела персонала либо непосредственным начальником прогулявшего в присутствии двоих сотрудников компании.
Как правильно написать?
Пример записки о невыходе сотрудника на работу
Приведем конкретный пример такого документа:
Отдел по работе с клиентами Общество с ограниченной ответственностью «Дигма-Строй»
генеральному директору Петрову Ивану Петровичу
Докладная записка
05.05.2017 № 4
об отсутствии на рабочем месте.
Довожу до Вашего сведения, что курьер Сидорова Мария Петровна сегодня, 05 мая 2017 года отсутствовала на рабочем месте в течение всего времени, с 08.30 до 17.30. Никаких свидетельств того, что отсутствовала она по уважительной причине, не представлено.
Руководитель отдела по работе с клиентами
Приложение (акт об отсутствии на рабочем месте).
Борисов А.Б.
Действия руководства после ее получения
Таким образом, даже правильно составленной докладной записки о необоснованном отсутствии на работе мало. Потребуется составить акт и уже эти документы передать руководству. Дальнейшее будет зависеть от того, является прогульщик таковым или нет, то есть – насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе.