Счет на оплату как 1с. Как выписать счет на оплату: учимся заполнять важный документ

Чтобы выставить счет в 1с Предприятие 8.3 нужно cоздать новый документ, указать реквизиты контрагента, вписать наименование, стоимость и количество товаров, отгружаемых покупателю, заполнить данные об НДС, сохранить и провести документ. Только после этого его можно распечатать.

Читайте в статье:

Счет – это документ на основании которого покупатель перечисляет деньги продавцу товаров, работ или услуг. Он может быть выставлен как до их отгрузки (на предоплату), так и после. В счете указывают наименование товаров, работ или услуг, их стоимость и реквизиты для зачисления денег.

Как сделать счет на оплату в 1с 8.3? Для этого необходимо пройти 4 шага.

Шаг 1. Как выставить счет на оплату в 1С 8.3 Предприятие

Счет в программе 1С 8.3 Предприятие находится в разделе «Продажи» (2) главного меню слева. Название вкладки «Счета покупателям» (2).

Кликнув на вкладку «Счета покупателям» вы попадете в меню программы, предназначенное для ввода информации, которая будет отражена в счете. Нажмите кнопку «Создать» (3).

Шаг 2. Как заполнить основные реквизиты счета в 1С 8.3 Предприятие

Здесь необходимо указать:

1. Дату счета.
2. Контрагента, которому будет выставлен счет.
3. Договор по которому выставляется счет. Если договора нет нажмите кнопку «Новый». В этом случае вместо договора в документе будут указаны реквизиты счета (номер и дата), который вы выставляете.
4. Дату до которой счет должен быть оплачен.
5. Пометку состояния оплаты счета (оплачен, не оплачен, оплачен частично).
6. НДС (сверх цены, внутри цены, без НДС).
7. Скидка по счету, если вы ее предоставляете.

Шаг 3. Как заполнить данные счета в 1С 8.3 Предприятие

Далее нажимаем кнопку «Добавить» и вводим характеристики товара (работ или услуг), который должен быть оплачен покупателем. Если товар уже зарегистрирован в программе (например, при его оприходовании) достаточно выбрать его наименование из выпадающего списка. Если товара нет, нажмите в выпадающем списка знак «+» и зарегистрируйте товар (введите его название, количество, стоимость).

Заполните поля:

1. Название товара.
2. Его количество.
3. Цена за единицу товара.
4. Общая стоимость товара (будет рассчитана автоматически).
5. Ставка НДС (или указание «без НДС»).
6. Сумма НДС (будет рассчитана автоматически).
7. Общая сумма к оплате по счету (будет рассчитана автоматически).
8. Нажмите кнопку «Провести и закрыть».

После нажатия кнопки «Провести и закрыть» счет появится в общем списке всех счетов, выставленных вашей компанией покупателям. Теперь вы можете его распечатать или сохранить в файл.

Шаг 4. Как распечатать счет в 1С 8.3 Предприятие

Из общего списка счетов, выставленных вашей организацией, выбираем тот, который хотим распечатать. Для этого кликаем мышкой на счет и он выделяется желтым (1), нажимаем кнопку «Печать» (2) и выбираем один из предложенных способов печати.

Для того чтобы выписать счет на предоплату для покупателя в программе 1С Бухгалтерия 8.3 необходимо зарегистрировать документ Счет покупателю.

В документе Счет покупателю при реализации товаров или материалов, работ или услуг заполняется вкладка Товары и услуги. Вкладка Тара появляется в документе тогда, когда в Функциональности программы 1С 8.3 включена возможность учета возвратной тары.

Шаг 1 – Выписка счета покупателю

Регистрируем документ Счет покупателю: раздел Продажи – Продажи – Счета покупателям:

Нажимаем кнопку Создать:

Заполняем заголовок формы Счет покупателю:

• В строчке Номер – номер документа, сформированный программой;
• В поле От – дата документа;
• В поле Оплачен до – конечная дата оплаты счета;
• В поле Статус – возможное состояние счета: Не оплачен, Оплачен, Оплачен частично, Отменен;
• В поле Контрагент – покупатель;
• В графе Договор – необходимо указать договор с покупателем;

Внимание! При выборе договора будут выведены те договоры, для которых установлен признак договора «С покупателем»:

Если основанием для оплаты будет не договор, а данный счет, то договор можно быстро создать по кнопке Новый:

Шаг 2 – Формирование и проверка правильности заполнения таблицы «Товары и услуги»

Проверяем параметры для ввода сумм в табличную часть. Нажимаем гиперссылку в верхней части формы Цены с/без НДС .

В поле Тип цен устанавливаем определенный тип цены, по которому будет выполняться реализация. Цены могут заполняться в документе типом цен, указанным в договоре покупателя и лишь в случае, если нужная цена определена при установке типа цен.

В поле НДС выбираем способ отражения НДС в сумме документа: НДС в сумме или НДС сверху:

Заполняем вкладку Товары и услуги счета в 1С. По кнопке Добавить вводим номенклатуру, указываем количество реализуемых товаров или услуг, проверяем установленную цену, сумму, % НДС и сумму НДС и корректируем, если это необходимо:

Документ Счет покупателю не формирует движений в бухгалтерском учете, но при формировании отчетов в управленческом учете, учитываются только проведенные документы. Проводим сформированный документ Счет покупателю по кнопке Провести:

Шаг 3 – Печать печатной формы счета на оплату в 1С 8.3

Чтобы посмотреть печатную форму документа, наживаем кнопку Печать и выбираем печатную форму Счет на оплату:

Счет на предоплату заполнен всеми необходимыми реквизитами:

Счет на оплату с печатью и подписями в 1С 8.3 – инструкция

Проиллюстрируем пошагово как добавить логотип компании, печать и подписи ответственных лиц в печатную форму документа Счет покупателю.

Шаг 1 – Распечатаем и отсканируем подписи и печать.

Откроем карточку организации ООО “Арго”. Перейдем в область Логотип и печать . В поле Наименование, используемое при печати документов, можем выбрать краткое или полное наименование организации. Именно оно должно будет подставляться при печати документов:

В документе Счет покупателю допускается использование факсимильной подписи руководителя предприятия и бухгалтера. Так же в документ могут быть добавлены логотип компании и печать. Для этого в программе 1С 8.3 предназначены четыре поля, куда можно загрузить необходимые графические изображения.

Разработчики программы 1С Бухгалтерия 8.3 подготовили подробные рекомендации “Как создать факсимильную подпись и печать”, с которыми можно познакомиться по одноименной ссылке:

• распечатать лист формата А4;
• поставить печать и подписи в специально отведенных местах;
• отсканировать данный лист;
• вырезать в каком-либо графическом редакторе каждое изображение и сохранить в формате jpg;
• загрузить изображения печати и подписей в карточку организации:

Шаг 2 – Вырежем изображения печати и подписей и сохраним каждое в отдельный файл.

Больше всего вопросов у пользователей возникает по поводу обработки изображения в графическом редакторе. Остановимся подробнее на этом моменте.

Вырежем графическое изображение печати с помощью графического редактора Paint, так как Paint является стандартной программой для любой версии ОС Windows. Для этого:

1. Откроем папку с отсканированным документом. Щелкнем на документ правой кнопкой мыши – Открыть с помощью – Paint:

Нажимаем кнопку Выделить и прямоугольной рамкой выделяем печать организации:

Скопируем выделенный фрагмент в буфер обмена по кнопке Копировать:

Создадим в Paint новый документ по кнопке Создать:

Вставим в новом документе выделенный фрагмент из буфера обмене по кнопке Вставить:

Не снимая выделения с фрагмента, нажмем кнопку Обрезать:

Сохраним полученное изображение в формате jpg: открываем в Paint Главное меню – Сохранить как – Изображение в формате JPEG:

Указываем папку, куда сохраняем документ, имя файла “Печать.jpg”, нажимаем кнопку Сохранить:

Для получения файлов с подписями и логотипом, повторим в Paint те же операции. В результате должно получиться четыре отдельных файла:

Шаг 3 – Загрузим изображение печати, подписей и логотипа в карточку организации

Открываем карточку организации и переходим по ссылке Загрузить печать . В окне Выбор картинки указываем папку с сохраненными изображениями, выбираем файл «Печать» и нажимаем кнопку Открыть:

Аналогично загружаем в соответствующие поля логотип, подпись руководителя организации (например, директора) и подпись главного бухгалтера. Сохраняем изменения в карточке Организации по кнопке Записать:

Теперь в программе 1С Бухгалтерия 8.3 появилась возможность распечатывать счет на оплату в двух видах:

1. Счет на оплату – где отражается из добавленных изображений только логотип:

Шаг 4 – Дополнительные условия, которые необходимо отразить в Счете на оплату

Довольно часто в счете на предоплату требуется указать какие-то дополнительные условия, например, об условиях отгрузки или доставки товара. Для этих целей в программе 1С Бухгалтерия 8.3 существует справочник Дополнительные условия, в котором можно зарегистрировать несколько вариантов формулировки для данных условий или изменить существующие.

По умолчанию справочник Дополнительные условия заполнен наиболее распространенными формулировками условий для разных ситуаций:

Выберем формулировку «Продажа и доставка товара» и откорректируем ее по кнопке Открыть:

Вводим новый пункт в текст условий: «Разгрузка автотранспорта осуществляется силами Покупателя и за его счет» и сохраняем документ.

Оплата продажи или покупки товаров происходит по счёту. В некоторых случаях требуется договор. Давайте рассмотрим, как в редакция 3.0 выставить счет на оплату и распечатать договор.

Находим в меню слева вкладку «Продажи» и переходим в журнал «Счета покупателям»:

В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать» и попадаем на страницу заполнения:

«Контрагент» - выбираем название организации, для которой нужно выставить счет.

«Договор» - проставляется автоматически после выбора контрагента., так как он должен быть прописан в карточке контрагента.

«Тип цен» - заполняется автоматически на основании введенной информации в карточке контрагента. Эти данные можно проверить, если проследовать в карточку договора. Для этого нужно нажать кнопочку с двумя маленькими квадратиками справа от договора. И развернуть раздел «Расчеты».

«Скидка» - здесь можно выбрать варианты предоставления скидки на данный документ.

Для примера будем выставлять счет без скидки, поэтому выбираем «не предоставлена».

«Оплата до» - здесь проставляется дата, до которой клиенту необходимо оплатить этот счет. В поле справа выбирается статус: Оплачен, Оплачен частично, Не оплачен или Отменен.

«Тип цен» - при необходимости можно изменить. Например, если клиент делает большую закупку. Для этого нужно нажать на надпись «Тип цен: Мелкооптовая» и в выпадающем окошке выбрать нужный вариант.

«Добавить» - через эту функцию выбираем товар из номенклатуры и проставляем вручную нужное количество. Можно увидеть, что программа автоматически проставила цены по указанному типу цен. Процент НДС и сумма НДС заполняются автоматически на каждый добавленный товар, на основании введенных данных из карточки товара.

Рассмотрим поле «Дополнительные условия». Нажатием на черточку справа можно выбрать подходящее условие для отгрузки:

Если нажать на два квадратика, то попадаем в описание условия. Здесь прописывается произвольный текст, на сновании которого будет проходить отгрузка товара. Этот текс будет отображен в печатной форме счета:

Далее проверяем поле «Подписи продавца». Здесь указывается, кто будет подписывать документы со стороны продавца. Эта информация также будет отображаться при печати документов. Следующее поле «Покупатель». Здесь указывается адрес доставки. Его можно изменить, если нажать на черточку справа. После заполнения и проверки документ нужно провести нажатием вверху экрана кнопки «Провести». После проводки становится активной клавиша «Печать». Нажмём и увидим, что на основании созданного счета можно распечатать четыре документа.

Распечатать можно два вида счета:

«Счет на оплату» - это обычный счет на оплату без подписей и без печати.

«Счет на оплату (с печатью и подписями)» - это счет с факсимильными печатями и подписями.

Выберем второй вариант и рассмотрим:

Обратите внимание на то, что отображается в печатной форме.

Должно быть указано:

Поставщик – организация, которая продает товар.

Покупатель – организация, которая покупает товар.

Основание – номер договора, на основании которого осуществляется продажа.

Товары – наименование, количество, цена и общая сумма.

НДС – выделяется отдельной строкой общей суммой.

До какого срока необходимо оплатить данный счет.

Условия оплаты.

Если все верно, можно распечатать данный документ.

Вернемся к печатным формам и выберем договор:

Откроется справочник шаблонов договора:

Выберем любой и посмотрим из чего он состоит.

Анализируя вопросы и проблемы пользователей программы 1С 8.3, мы пришли к выводу, что довольно таки популярной и востребованной является тема составления документов с использованием программы 1С. Поэтому наша статья о том, как выписать один из наиболее частых документов - счет в 1С 8.3. Надеюсь, она Вам будет интересна и полезна.

Начнем с понятия и значения счета.

Это документ, который продавец выставляет покупателю для оплаты последним купленного товара или для перечисления аванса (предоплаты) в счет будущих поставок. Таким образом, в счете должны быть обязательно указаны платежные реквизиты продавца, чтобы покупатель смог осуществить перевод денежных средств, а именно:

Номер и дата;
- название организации или ИП;
- ИНН/КПП;
- банковские реквизиты (наименование банка, БИК, кор/счет, номер счета компании);
- наименование товаров, (услуг), их количество, стоимость, валюта, единица измерения;
- сумма к оплате и сумма НДС.

Обратите внимание! Счет не является первичным документом, потому что его выставление - это не хозяйственная операция, а лишь предложение продавца покупателю. В принципе, если стороны заключают межу собой договор, то счет выставлять не обязательно.

Когда счет необходим.

А вот когда отдельный договор отсутствует, то при заключении сделки счет может выступать в качестве оферты, в которой излагаются все основные условия договора. Оплата покупателем оферты будет подтверждением принятия условий договора.

Что такое счет-договор.

Все чаще в хозяйственной деятельности встречается понятие счет-договор, который, по сути, является аналогом оферты. Счет-договор подтверждает факт осуществления сделки и предварительную договоренность о ее проведении. В нем, помимо реквизитов, необходимых для счета, прописываются условия договора: срок действия, условия оплаты и доставки, ответственность сторон и т.д. Счет-договор требует подписи обоих сторон, поэтому составляется в двух экземплярах. Кстати, многие фирмы выставляют счета-договоры в одном экземпляре с печатью и подписью только поставщика. Правда в этом случае обязательным будет пункт, что в случае оплаты заказчиком, счет-договор считается заключенным и заказчик согласен со всеми его условиями. Образец счета-договора смотри .

Нужно ли хранить счета.

Очень много вопросов возникает у бухгалтеров по поводу хранения счетов. Дело в том, что в законодательной базе этого нигде не прописано. Счет не является первичным документом, поэтому никаких требований по хранению к нему нет. Однако если это был разовый платеж и в качестве основания был указан именно счет, особенно, если это была предварительная оплата и первичные документы еще не получены, то в спорных ситуациях счет послужит основанием для урегулирования проблемы между поставщиком и покупателем. Я бы посоветовала сохранить документ до завершения всех работ по договору, в соответствии с которым он был выставлен. Что касаемо хранения счетов-договоров, то они должны оставаться в архиве компании в течение пяти лет, согласно общим правилам хранения бухгалтерских документов.

Формирование счета в 1С 8.3.

А теперь непосредственно перейдем к формированию счета на оплату покупателям в программе.
Заходим в меню «Покупки и продажи» и выбираем пункт «Счета покупателям» .

Нажимаем кнопку «Создать»

Заполняем «шапку» открытого документа.

1. Дата создания счета устанавливается по умолчанию, но если это необходимо, то ее можно откорректировать.
2. Поле «Организация» заполняется автоматически.
3. Выбрать «Контрагента» можно из соответствующего меню «Покупатели», или ввести нового при отсутствии его в базе.
4. Указывается номер договора, на основании которого вставляется счет, и вид договора - в данном случае значение будет «с покупателем».

Теперь приступаем к заполнению табличной части.

5. Вкладка «Товары и услуги» , кнопка «Добавить» , далее из группы номенклатуры необходимо выбрать товар(услуга), проставляем количество товара и стоимость.

Контроль оплаты счетов в 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0

Документ «Счет» предназначен для подготовки и печати счетов на оплату услуг либо товаров. После оплаты счета покупателем, продавцом производится отгрузка товаров, услуг или работ, указанных в счете. В редакции 1С:Бухгалтерия 3.0 присутствует очень полезный механизм контроля оплаты выставленных счетов. Рассмотрим данную возможность подробнее.

Создадим новый документ «Счет на оплату покупателю» из раздела «Продажи». В документе укажем «Статус оплаты» как «Не оплачен». Данный статус устанавливается в момент первичного формирования документа.

Затем зафиксируем оплату – на основании ранее выставленного «Счета на оплату» введем «Поступление на расчетный счет».

После заполнения и проведения документа «Поступление на расчетный счет», статус оплаты документа "Счет на оплату покупателю" автоматически меняется на «Оплачен» либо на «Оплачен частично» в случае поступления не полной оплаты.

Статус «Отменен» используется, если счет необходимо считать аннулированным.

Статусы документа "Счет на оплату покупателю" можно изменить как в форме документа, так и в форме списка

При этом в списке счета выделяются цветом в зависимости от текущего статуса.

Также для контроля за движением дебиторской и кредиторской задолженностей можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".