Tere mu kallis lugeja. Planeerimist alustades võib tekkida selline probleem nagu oluliste ja kiireloomuliste asjade esiletõstmise reeglite mittetundmine. Eisenhoweri maatriks kui prioriteetide seadmise tööriist on sellises ettevõtmises suurepärane abiline.
Kuidas see töötab? Milliseid reegleid tuleks sellise loomingu kasutamisel järgida? Vastused neile ja teistele küsimustele leiate esitatud ülevaatest.
Planeerimine on eduka inimese elu alus
Iga inimese elu kulgeb tavapäraselt, kuid planeedi kaasaegsel elanikul pole see kerge. "Ole aega seda teha ja ärge jätke seda homseks..." on enamiku inimeste moto. Miks see juhtub? Asi on selles, et enamik meist on moetrende järgides sunnitud pikki tunde töötama ja endale palju ülesandeid seadma. Selle tulemusena oleme pidevas pinges. Meid piinavad küsimused: “Millest haarata?”, “Kuidas selle ummistusega toime tulla?” Närvilisus areneb, areneb järk-järgult apaatiasse. Ja kõik mille pärast? Puuduvad ajaplaneerimise oskused.
Vale planeerimise korral tekib lumepalliefekt, kui eilsed täitmata kohustused kanduvad tänasesse, kuid ei jõua vaba aja puudumise tõttu täita.
Kuidas seda vältida? Vastus on ilmne: õppige oma tegevusi raha osas asjatundlikult planeerima. Sellega toime tulemine pole keeruline, pidage meeles mõnda ajajuhtimise põhimõtet ja hakake neid praktikas rakendama:
- parandadaülesanded;
- purustada suured ülesanded väiksemateks, teostatavateks;
- läheneda planeerimisele teadlikult, kaaluma kõikvõimalikel asjaoludel (kui olete väikese lapse ema, siis ei saa te oma päeva sekund haaval planeerida, kuna beebi vajab erilist tähelepanu).
Seoses sellega ei tohi unustada oma tervist, nimelt lisada ajakavasse lõunasöök (mitte 15 minutit, nagu oleme harjunud, vaid tervelt 60 minutit). Parem on, kui teil jääb natuke vaba aega, kui te kiirustate ja kardate, et ei jõua järgmiseks sündmuseks õigeks ajaks või ei jõua järgmise ülesande täitmiseni.
- Pidevalt harjutama. Miks ma sellest räägin? Sest esimest korda ei pruugi sul õnnestuda kõiki oma plaane täita ja võid selle süsteemi toimimises pettuda. Selle vältimiseks ärge laadige ühte päeva rohkem kui 9 ülesandega (see võib hõlmata olulisi kõnesid, poeskäike jne).
Tööülesannete jaotamisel on oluline end mitte tööga üle koormata, vaid päeva üles ehitada nii, et see osutuks tulemuslikuks ning aega jääks veel pere- või enesearenguks. Muide, see on üks probleeme, millega inimesed, kes planeerima hakkavad, kokku puutuvad.
Siin on näide ühe inimese esimesest võttest:
- Seo jope kinni.
- Kirjuta arvustus.
- Valmista õhtusöök.
- Tehke üldpuhastus.
- Viige kass veterinaarkliinikusse.
Mis sa arvad, kui palju asju tal õnnestus teha? Ainult kaks (õhtusöök ja kass). Aga veel 3? Nad jäid järgmisel päeval. Mis on tema viga? Ta ei arvestanud aega, ei võtnud arvesse ülesannete keerukust, tähtsust ja kiireloomulisust. Kuidas siis? Kuidas valida olulist asja? Pidage meeles seda näidet ja ärge korrake selliseid vigu ning lugege ka edasi, sest seal on kõige huvitavamad asjad.
Prioriteetide seadmine on pool võitu
Siin tulebki appi ainulaadne ajahaldussüsteemi tööriist, mis on saanud nime selle looja järgi – Eisenhoweri maatriks. See tööriist on tasapinnal tehtud graafik, kus tähtsus ja kiireloomulisus on võetud abstsiss- ja ordinaattelgedeks. Maatriksit vaadates näete Descartes'i ruute, mis tähendavad järgmist:
- ebaoluline ja mitte kiireloomuline - jäätmeväljak (e-posti vaatamine, arvutimängud jne);
- ebaoluline, kuid kiireloomuline - illusioonide ruut (telefonikõne, külaliste ootamatu külaskäik);
- oluline, kuid mitte kiireloomuline - potentsiaali ruut (pikaajaline eesmärk on ehitada maja);
- oluline ja kiireloomuline - tulemuse ruut (esmaabi, ettekande koostamine homseks kõneks).
Pidage meeles: need juhtumid, mis kuuluvad kategooriasse "Tähtis, kuid mitte kiireloomuline" tuleb õigeaegselt täita, vastasel juhul langevad need kergesti hädaolukorra kategooriasse ja see juhtub kõige ebasobivamal hetkel.
Nüüd, et saaksite oma prioriteete õigesti seada, peate kõvasti tööd tegema (peate analüüsima oma asjade seisu selles eluetapis). Selleks võtke paberileht ja kirjutage üles kõik ülesanded ja asjad, mida peate tegema. Võtke aega, kirjutage kõik hoolikalt üles, isegi pisiasjad nagu emale helistamine, kala ostmine jne.
Kui teil on jaotises "Tulemus" liiga palju asju teha, tähendab see, et olete kurnatuse äärel, närvilisus on teie teine "mina". Küsige abi sõpradelt, perekonnalt ja kolleegidelt, motiveerige ennast, vabanege nendest "sabadest", kuid ärge unustage potentsiaali ruutu.
Kui töö on tehtud, tuleb paber kõrvale panna ja vähemalt viis minutit puhata, et aju saaks puhata ja mitte tegeleda pingelise planeerimisega. Pärast seda vaadake sissekandeid ja proovige kategoriseerida neid. Kas tehtud?
Nüüd tuleb vaid päev läbi mõelda ja selleks kasutada järgmisi näpunäiteid:
- Päevaplaani koostades arvesta pausidega (ära jäta endale puhkust ilma, muidu tundub ajaplaneerimise süsteem sulle ebaefektiivne).
- Määrake oma tippaktiivsus (enamiku jaoks on see hommik).
- Asetage ülesanded tulemuskategooriast aktiivsuse tippajal, kuid need ei tohiks võtta rohkem kui 60% teie ajast.
- Jätke 20% oma ajast potentsiaali ja illusioonide kategooriate ülesannetele.
- Lähenege jäätmekategooriasse kuuluvatele ülesannetele ainult vabal ajal. Muide, see nõuanne aitab teil vabaneda ajaraiskajatest, kes nii segavad teie arengut ja seda, mida armastate.
- Kui elektrooniline versioon on teile mugav, saate oma plaani koostada Excelis (kui olete malli ühe korra loonud, saate seda pidevalt kohandada).
- Ärge raisake ennast (tehke kiireloomulisi ülesandeid ükshaaval).
- Olge ettevaatlik, proovige olla potentsiaali kategoorias, külastades “Tulemust” ainult aeg-ajalt ja siis muutub elu palju lihtsamaks.
Täiendavaid kasulikke näpunäiteid saate, kui osalete Sergei Vsekhsvjatski koolitusel "Isikliku kasvu kiirendamise kool". Koolituse käigus toob autor palju elulisi näiteid, mis võimaldavad mõista planeerimise olulisust, õpetavad olulisi asju kiireloomulistest eraldama jne.
Kas teil on endiselt küsimusi Eisenhoweri maatriksi kohta? Pigem küsige neid minu käest. Kuidas seda teha? See on üsna lihtne: täitke arvustuse all olev kommentaarivorm ja oodake minu vastust.
Tuletan meelde, et saadud infot võid jagada oma sõprade ja tuttavatega. Selleks valige lihtsalt nende sotsiaalvõrgustike pildiga võtmed, milles teil on kontosid, ja klõpsake neil. Uskuge mind, teie tellijad on pakutavate võimaluste eest tänulikud.
Sellega jätan teiega hüvasti. Mul on hea meel teie kommentaari näha. Loodan teid varsti blogis näha.
Parimate soovidega, Jelena Izotova.
Eisenhoweri maatriks on üks populaarsemaid ja ihaldatumaid tehnikaid ülesannete prioriseerimiseks.
Selle autorsus kuulub Ameerika Ühendriikide 34. presidendile Dwight Eisenhowerile. Ta viis läbi palju katseid oma aja organiseerimiseks ja jõudis selle tulemusel järeldusele, et et kiireloomulised asjad on harva olulised ja olulised asjad on harva kiireloomulised.
Eisenhower tuli välja tööriistaga, mille abil saaks seda põhimõtet rakendada ülesannete tähtsuse järjekorda seadmisel ja oluliste ülesannete eraldamisel kiireloomulistest, kuid ebaolulistest. Tööriista nimi oli " Eisenhoweri maatriks».
Eisenhoweri maatriksi järgi võib mis tahes ülesande jagada 4 kategooriasse:
- A – kiireloomuline ja oluline
- B – oluline, kuid mitte kiireloomuline
- C - kiireloomuline, kuid mitte oluline
- D – pole kiireloomuline ega oluline
Kirjeldame üksikasjalikult iga kategooriat.
A – kiireloomuline ja oluline
Organiseeritud inimeste jaoks, kes oskavad oma aega hästi juhtida, on see ülesannete kategooria peaaegu alati tühi. Ja ainult aeg-ajalt võib esineda vääramatu jõudu, ootamatult esile kerkivaid juhtumeid, mis nõuavad kiiret tähelepanu.
Sellesse kategooriasse kuuluvad Eisenhoweri klassifikatsiooni järgi ülesanded, mille täitmise tähtajad hakkavad otsa saama ja mille täitmata jätmine võib tulevikus kaasa tuua katastroofilisi tagajärgi. Ehk siis tähtajad, hädaolukorrad, elu- ja surmaolukorrad.
Näited kiireloomulistest ja olulistest asjadest:
1) Sul on hambavalu – sa ei suuda mõelda millelegi muule peale hambavalu
2) segisti on lõhkenud ja uputab korterit - peate kiiresti kutsuma torumees
3) Projekti üleandmine tööl - tähtajad hakkavad otsa saama, kuid projekt pole veel lõppenud.
Nagu ma juba eespool kirjutasin, mida organiseeritum on inimene, seda vähem kerkib tema ellu kiireloomulisi ja olulisi asju. Seetõttu on väljakutse, millega silmitsi seisate inimestena, kes soovivad õppida, kuidas oma aega paremini juhtida, õppida probleeme eelnevalt lahendama, et need sellesse kategooriasse ei satuks.
B – oluline, kuid mitte kiireloomuline
Sellesse kategooriasse kuuluvad asjad, mis on meie tuleviku jaoks olulised, kuid mis pole kaartidel. Oletame, et tahame õppida uut keelt ja see aitab meil saada parema positsiooni. Või tahame hommikul joosta, et olla terve.
Oluliste ja mittekiireloomuliste ülesannete täitmine aitab meil elus rohkem edu saavutada. Kuid nagu praktika näitab, ei kiirusta inimesed mingil põhjusel nende eest istuma. Ja sageli juhtub, et see juhtumikategooria muutub oluliseks ja kiireloomuliseks. Ja siis on stress teile garanteeritud.
Näited olulistest, kuid mitte kiireloomulistest asjadest:
1) Füüsiline tervis
2) Koolitus ja kursused
3) Oluliste tööprobleemide lahendamine
Kui õpid leidma aega oluliste, kuid mitte kiireloomuliste ülesannete lahendamiseks, näed peagi, kuidas su elu muutub järjest lihtsamaks.
S – pole oluline, aga kiireloomuline
Et mõista, kas see ülesanne on tõesti oluline, kujutage ette, millise tulemuse saate pärast selle täitmist. Kui tulemused on minimaalsed, klassifitseerige see juhtum C-kategooriasse.
Näited ebaolulistest, kuid kiireloomulistest ülesannetest:
1) Teiste aitamine - sõber palus oma koera jalutama viia (kuuendat korda kuu jooksul), sellest on ebamugav keelduda.
2) Dollari kurss tõuseb homme pool protsenti, peate kiiresti 100 dollarit vahetama
3) helistati ja paluti kiiremas korras küsitlus täita (kuigi küsitluse täitmine võib oodata)
D – pole oluline ega kiireloomuline
Me nimetame neid asju ajaraiskajateks. Me kulutame neile palju aega, kuid meie tegevuse tulemus on praktiliselt null.
Tere pärastlõunast, ajaveebi lugejad, teie otsus!
Selles artiklis tahan rääkida ülekoormatud ülesannete loendi probleemist, millega peaaegu iga tänapäeva inimene kokku puutub. Kuidas seda näidatakse? Fakt on see, et plaanime päeva või nädala jooksul täita palju erinevaid ülesandeid ja selle perioodi lõpus saame aru, et me pole midagi saavutanud.
Miks see juhtub? Miks oleme ülekoormatud ja meil pole aega plaanitu tegemiseks?
Enamasti on see tingitud asjaolust, et meie planeerimine on ebareaalne. Me koormame oma ülesannete nimekirja üle, peame midagi maha kriipsutama, kuid tekib küsimus: "Kuidas me saame midagi maha kriipsutada, kui kirjutame sellele ainult vajalikud asjad?"
Konkreetsed prioriseerimismeetodid võivad aidata meil kindlaks teha, mida tuleb kõigepealt teha, mida saame edasi lükata või üldse mitte teha.
Üks lihtsamaid ja tõhusamaid meetodeid prioriteetide määramiseks on Eisenhoweri maatriks. Idee kuulub USA presidendile Dwight Eisenhowerile. Ta saavutas kuulsuse pärast seda, kui Stephen Covey kirjutas temast oma raamatus "Väga tõhusate inimeste 7 harjumust".
Pidev hõivatud olemine on laiskuse, laisa mõtlemise ja valimatu tegutsemise vorm.
Tim Ferriss
Eisenhoweri maatriks põhineb ideel, et 20% meie jõupingutustest annab 80% tulemustest. Eisenhower täiustas seda põhimõtet.
Eisenhoweri maatriks on ruut, mis on jagatud kahe ristuva teljega neljaks sektoriks või kvadrandiks.
Vertikaalne telg on "olulisus", horisontaaltelg on "kiireloomulisus".
Seega saame 4 sektorit:
sektor A – kiireloomuline ja oluline
sektor B – "mitte kiireloomuline, kuid oluline"
sektor C - "kiireloomuline, kuid mitte oluline"
sektor D – "pole kiireloomuline, pole oluline"
Sektor A: oluline, kiireloomuline
Toob kokku asjad, mis tuleb enne ära teha. Nad ei talu viivitamist; homme on seda juba hilja teha. Selliste asjade regulaarne ilmumine meie ülesannete nimekirja on reeglina halva planeerimise, organiseerimatuse, venitamise jms tagajärg. Ideaalne planeerimine on tühja kvadrandi A olukord.
Kvadrandi A juhtumite näited:
- laenumakse
- plaaniväline visiit arsti juurde, kui miski juba väga valutab
- Lekkiva toru parandamiseks kutsuge torumees
- sülearvuti remont
Sektor B: oluline, mitte kiireloomuline
See sektor koondab asju, mis mõjutavad otseselt teie isiklikku efektiivsust. Peamine erinevus nende juhtumite ja A-kvadrandi juhtumite vahel on kiireloomulisuse puudumine. See võimaldab selliste probleemide lahendamisele läbimõeldumalt läheneda, mis võimaldab saavutada suuremaid tulemusi ja efektiivsust. Sektori B ülesanded peaksid põhiliselt koosnema meie päeva ülesannete nimekirjast. Samuti tuleb meeles pidada, et B-sektori asjad võivad, kui neile õigeaegselt tähelepanu ja aega ei pöörata, liikuda A-sektorisse.
Kvadrandi B juhtumite näited:
- koolitus, täiendõpe, kursused ja seminarid, koolitused
- ajastatud aruanne
- sport
- kvaliteetne puhkus
- plaaniline visiit arsti juurde (dispansiivne läbivaatus, ennetavad uuringud)
Sektor C: pole oluline, kiireloomuline
Asjad, mis ei vii sind eesmärgile lähemale, aga need tuleb ära teha. Peamine viga maatriksiga töötamisel on mitte segi ajada sektorite A ja C asju, vastasel juhul tekib olukord, kus keerled nagu orav rattas, kuid täidetud ülesanded ei vii teid kavandatud eesmärgile lähemale. , ja olulised ülesanded jäävad lahendamata.
Näited sektori C juhtumitest:
- e-posti kontrollimine
- praegused kõned
- koosolekud
- majapidamistööd (kodu koristamine)
- kellegi poolt pealesunnitud koosolekud
Sektor D: pole oluline, pole kiireloomuline
Sektor koondab asju, mis raiskavad meie aega ega too meile mingit kasu. Teisisõnu, nad kulutasid aega. Kuid need ülesanded on meie jaoks väga meeldivad, neid on lihtne täita, need võimaldavad meil mõnusalt aega veeta ja lõõgastuda. Seetõttu on neile väga raske vastu seista, kuid seda tuleb teha.
- surfata sotsiaalvõrgustikes
- telekat vaatama
- kolleegidega vesteldes
Kuidas saab maatriks praktikas kasulik olla? Eisenhoweri maatriksi kasutamiseks on kaks võimalust:
- planeerimise jaoks
Tihti teeme kõik kiireloomulised, kuid ebaolulised asjad ning lükkame olulised ja ebaolulised asjad aina kaugemale. Kui hakkame Eisenhoweri maatriksi abil oma aega ja ülesandeid planeerima, saame kulutada rohkem aega olulistele asjadele, mis viivad meid eesmärkidele lähemale, ning kõrvaldada ülesanded, mis võtavad aega, pingutust, energiat ja viivad harva meie eesmärkideni. Kuidas maatriksit planeerimisel kasutada, lugege seda artiklit allpool. - oma tõhususe hindamiseks
Eisenhoweri maatriks näitab selgelt, milliseid ülesandeid te täidate. Seda analüüsi saab teha nädala või kuu lõpus. Ülesannete regulaarne ülevaatamine, millega olete mõne aja jooksul hõivatud, parandab teie isiklikku efektiivsust.
Kuidas see välja näeb?
- Kirjutage paberilehele päeva jooksul tehtud asjad.
- Jaga tehtu nelja sektorisse, näidates ära kulutatud aja.
- Arvutage, kuidas jaotus aeg ja ülesannete arv sektorite vahel.
- Tulemuse tõlgendamine:
sektor A
Kui sektor A on kasvanud, tähendab see, et sa ei kontrolli oma elu. te ei tegele strateegilise planeerimisega, te ei tea, kuidas töökoormust töötajate vahel jaotada ja kohustusi delegeerida.
sektor B
Kui B-sektor on kõige rohkem tegemistega täidetud, siis pühendad oma eesmärkide saavutamisele piisavalt aega ja oskad keskenduda peamisele.
sektor C
Sektori C asjade kasv näitab teie seatud eesmärkide ja plaanide puudumist. raiskate oma aega ebaoluliste ülesannete peale.
sektor D
Tekib küsimus: "Mille eest teile makstakse?" Ja isiklikul tasandil raiskate oma aega.
Peamine raskus Eisenhoweri maatriksi kasutamisel on ülesande olulisuse kindlaksmääramise raskus. Tihti arvame, et kõik ülesanded on olulised. kuidas teha kindlaks ülesande tegelik tähtsus. Kuidas tuvastada kõigi ülesannete hulgast tõeliselt olulised ülesanded?
Siin tulebki appi “Franklini meetod”: oluline on see, mis vastab minu elu põhieesmärkidele.
Põhiidee on see, et enne prioriteetide seadmist peate selgelt määratlema oma eesmärgid teatud perioodiks.
Pärast seda täiendame Eisenhoweri maatriksit, asetades oma eesmärgid selle keskmesse. Mis nüüd saab? Nüüd hinnatakse kõigi päevaülesannete tähtsust seatud eesmärgi suhtes.
Ülesande tähtsust eristab vastus kolmele küsimusele:
- Mis juhtub, kui ma seda täna ei tee?
- Kas keegi saab seda minu eest teha?
- Kas see ülesanne on teie eesmärgi saavutamiseks oluline?
Näiteks on teie eesmärk "aasta jooksul tasuda kõik laenud ja võlad". Hindame maatriksi iga ülesande olulisust sellest vaatenurgast, kas see aitab eesmärki saavutada.
Praktiline rakendamine. Algoritm maatriksi kasutamiseks igapäevaseks planeerimiseks
- Määratlege oma eesmärgid. Vaadake, kas teie eesmärgid on kooskõlas. Valige oma eesmärkide loendist 1-3 eesmärki, mis on sellel perioodil prioriteetsemad. Just need eesmärgid on teie jaoks majakaks, millele peate ülesannete sektoritesse liigitamisel keskenduma.
- Koostage (päev, nädal, kuu). Ajajuhtimise spetsialistid soovitavad planeerida ka oma puhkust.
- Murra see maha.
- Prioriteetide hindamine. Jaotage ülesanded sektorite vahel, määrates püstitatud eesmärkide alusel ülesande olulisuse. Joonistage leht 4 kvadrandiks ja täitke maatriks ülesannetega. Kui teid ei inspireeri iga päev kvadrantide joonistamise idee, saate oma prioriteedid märkida tähtedega: A, B, C ja D. Lisame teie loendisse iga ülesande juurde märgid.
Prioriteetide jaoks saab kasutada kolme foorivärvi: punane (kvadrant A), roheline (kvadrant B) ja kollane (kvadrant C). - Määratud ülesannete täitmine:
- Olulised ja kiireloomulised asjad saavad esmalt tehtud. Päev peaks algama nende asjadega.
- Pärast seda liigume edasi asjade juurde, mis on olulised, kuid mitte kiireloomulised. Meie põhiline aeg ja tähelepanu peaks olema suunatud selle sektori asjadele
- alles siis liikuge muude asjade juurde.
Enne mis tahes ülesandega alustamist küsige endalt kõigepealt küsimust: "Kas ma peaksin seda tegema?", "Kas keegi teine saab seda teha?"
Kvadrandi C ülesanded, mis on tavaliselt rutiinse iseloomuga ja ei vii teid eesmärgi poole, on soovitatav delegeerida või üldse tegemata jätta.
6. Plaani täitmise jälgimine
Selles etapis analüüsige kavandatud plaani elluviimist. Arvutage maatriksi igas kvadrandis, kui palju ülesandeid päevas täideti ja kui palju aega kulus nende täitmisele. Hinnake oma tõhusust.
Mida rohkem aega veedate kvadrandi B ülesannetele, seda tõhusamaks muutute ja seda kiiremini saavutate oma eesmärgid.
Teisaldage lõpetamata ülesanded järgmise päeva loendisse. Kui oled ülesandega rohkem kui kolm korda edasi lükanud, siis mõtle, kas seda peaks üldse tegema. Tõenäoliselt saate ilma selleta suurepäraselt hakkama! Tõmmake need asjad oma nimekirjast välja või tehke neid kohe.
Nagu näete, on Eisenhower Matrix lihtne töövahend, mis hõlbustab planeerimist ning aitab teie tegevust pidevalt jälgida ja analüüsida. Jätke oma e-kiri artikli lõpus olevasse vormi ja laadige Eisenhoweri maatriksi abil alla igapäevase planeerimise mall. Mall loodi kahes vormingus: Exceli tabelis ja Evernote'i märkmemallina.
Malliga märkme lisamiseks oma Evernote'i kontole peate oma Evernote'i kontol märkmel paremklõpsama ja valima rippmenüüst "Kopeeri märkmikusse". Seejärel valige oma märkmik ja klõpsake nuppu "Kopeeri". Nüüd saate mallis teha mis tahes muudatusi.
Kui kasutate maatriksit sageli, tehke märkmemall otsetee! See kiirendab märkmete otsimist ja säästab teie aega!
Kindlasti juurutage prioriteedid oma juhtumihaldussüsteemi!
Niipea, kui õpite Eisenhoweri maatriksis ülesandeid õigesti jaotama, on teil märkimisväärselt palju lisaaega ja mis kõige tähtsam, jõuate kiiresti oma eesmärgini.
Täitke oma iga päev tähendusega ja see saab olema SINU OTSUS!
6. november 2016Tervitused! Kas olete kunagi õhtul end noominud selle pärast, et suutsite päeva jooksul ründavalt vähe korda saata? Kas olite pidevalt hõivatud, kuid tõeliselt olulised ja kiireloomulised asjad "hiilisid" järk-järgult homsesse?
Isiklikult puutusin selle probleemiga regulaarselt kokku. Õhtuks olin nagu koer väsinud ja tegelikult oli tegemata tööde mägesid, köök oli segamini ja üür oli õigel ajal maksmata.
Olin kohutavalt vihane, kuid millegipärast jätkasin sageli aja raiskamist lollustele, lõpetades kõik olulised ülesanded kähku ja viimasel hetkel (ja reeglina hilisõhtul).
Kogu seda häbi jätkus päris pikaks ajaks. Kuni hakkasin kasutama lihtsat, mugavat ja visuaalset tööriista. Minu arvates on see üks tõhusamaid viise oma aju lõplikuks puhastamiseks. Ja lõpuks seadke asjad korda.
Tutvuge Eisenhoweri maatriksiga kui prioriteetide seadmise tööriistaga.
Maatriksi leiutas Ameerika Ühendriikide kolmekümne neljas president Dwight David Eisenhower (ta töötas presidendina aastatel 1953–1961).
Poliitik töötas välja universaalse skeemi, mis aitas tal klassifitseerida ja sorteerida hunnikut igapäevaseid ülesandeid. Ma arvan, et USA presidendil oli neid palju. Ühel hetkel tegi Eisenhower paradoksaalse järelduse:
Kiireloomulised asjad on harva olulised ja olulised asjad on harva kiireloomulised
Muide, Eisenhoweri maatriksit soovitab raamatus väga minu armastatud Stephen Covey "Keskenduge peamistele asjadele". Soovitan alla laadida ja uurida.
Eisenhoweri maatriksi olemus
Enamiku kaasaegsete inimeste probleem on suutmatus planeerimisel prioriteete seada. Eelistame kõigepealt teha seda, mis meile meeldib, jättes ebameeldivad, kuid olulised asjad hilisemaks. Tulemuseks on ajasurve, stress ja... sündroom.
Presidendi tehnoloogia paneb kõik kohe paika.
See näeb välja nagu neli kvadranti kahe teljega. Maatriks jagatakse vertikaalselt kiireloomulisuse järgi ("kiireloomuline" ja "mitte kiireloomuline") ning vertikaalselt tähtsuse järgi ("oluline" ja "pole oluline").
Samas liigitab teooria autor “kiireloomuliseks” selle, mida ei saa edasi lükata. Ja “tähtsad” on ülesanded, mille lahendamisest sõltub täisväärtuslik, edukas ja emotsionaalne elu. Ja nagu minu kogemus näitab, võib kogu igapäevaelu kirjutada ühele kvadrandile.
Kvadrant A. Olulised ja kiireloomulised küsimused
Õige planeerimine jätab selle kasti alati tühjaks. Sektoris A salvestatud asjad on märk organiseerimatusest ja ebaõigest prioriseerimisest. „Oluline ja kiireloomuline” tähendab vääramatut jõudu, ajasurvet ja hädaolukorda.
Näited juhtumitest sektorist A:
- Aine tuupimine viimasel õhtul enne eksamit
- Toru lõhkemise tõttu torumehe helistamine
- Kiire kõne kliendile, kes saatis raha valedele andmetele
- Äge hambavalu ja kiire visiit hambaarsti juurde
Pealegi oleks suuremat osa sellest nimekirjast saanud vältida. Nädal enne eksamit hakake iga päev natuke tuupima. Või külastage hambaarsti üks kord kuus kuud ennetava läbivaatuse jaoks. Kas sa nõustud?
Kvadrant B. Olulised, kuid mitte kiireloomulised küsimused
Kõrgeima prioriteediga ja paljutõotavad ülesanded sisestatakse sektorisse B – see on meie kõige väärtuslikum väljak. Just need asjad peaksid ideaalis koosnema päeva "To Do" nimekirjast. Statistiliselt saavutavad paremaid tulemusi need, kes keskenduvad B-kvadrandile ning elavad samal ajal rikkalikku ja õnnelikku elu.
Kiireloomulisuse puudumine võimaldab probleeme läbimõeldult ja konstruktiivselt lahendada. Kui aga lõõgastuda, siis paljud asjad B-tsoonist “roomavad” kiiresti A-sektorisse.
Sektori B ülesannete näide:
- Täida kommunaalmaksed
- Osta nädalaks toiduaineid
- Kirjutage ärireisi aruanne
- Mine jõusaali trenni tegema
- Leppige kokku aeg hambaarsti juurde
- Tehke oma garaažipassi jaoks foto
Kvadrant C. Kiireloomulised, kuid mitte olulised ülesanded
90% sellistest ülesannetest tõmbavad tähelepanu oluliste eesmärkide saavutamiselt kõrvale, vähendavad efektiivsust ja segavad keskendumist. Kuid peate neid ikkagi tegema (või mitte - see on teie otsustada).
Sektori C ülesannete näide:
- Palju õnne sünnipäevaks kaugele ja väga jutukale sugulasele
- Minge vilistlaskoosolekule (sa ei taha minna, kuid sellest on ebamugav keelduda)
- Viige kolleegi soovil paberid koheselt linna teise otsa
Sektori C sisu tuleks kas üldse mitte teha või alustada pärast loendi B ülesannete täielikku läbitöötamist.
Kvadrant D. Pole kiireloomulised ega olulised küsimused
D peaks sisaldama ainult asju, mis meie elukvaliteeti ei mõjuta. Kas olete juba arvanud, millest me räägime? Noh, muidugi "ajaraiskajatest": arvutimängud, suhtlusvõrgustike kommentaaride lugemine, telefoniga "millestki" rääkimine, sihitu ostlemine, ristsõnade lahendamine. D-tsooni asjad tuleks lõpetada alles pärast seda, kui kõik muud kategooriad on tühjad!
- Alusta oma päeva sellega, et tuleta endale meelde oma peamist pikaajalist eesmärki. See on midagi majaka sarnast, millele peate Eisenhoweri maatriksi täitmisel keskenduma. Näiteks eesmärk: "viie aasta pärast". Ja hinnake maatriksi iga punkti positsioonilt: "Kas selle ülesande täitmine aitab mul eesmärki saavutada või mitte?"
- Kui teile ei meeldi iga päev ruutude joonistamine, võite lihtsalt oma päevikusse märkida asjad tähtedega A, B, C ja D
- Tehke kõik praegused ülesanded täpselt ülaltoodud järjekorras: A, B, C ja D. Alles siis saate kõigega kursis olla ning vältida "ummistusi" ja "kihutustöid". Õige lähenemise korral jääb isegi D-kvadrandi jaburuste jaoks aega
- Ärge kasutage töötamise ajal lõõgastumiseks neljanda sektori asju! Praktika näitab, et sotsiaalvõrgustikud ja "tulistamismängud" segavad tõsiselt ega lase täielikult lõõgastuda
Üks oluline asi, millega ma Eisenhower Matrixi puhul rahul ei olnud, oli see, et ma ei teadnud, kuidas eri valdkondade ülesandeid tähtsuse järjekorda seada. Tööga seoses on kõik enam-vähem selge (kuigi mõningaid nüansse on). Kuid elu ei piirdu ainult “töötegudega”: on ka tervis, isiklik areng, perekond ja sõpradega suhtlemine.
Väga lühidalt öeldes võiks minu probleemi sõnastada järgmiselt: “Mis on tähtsam – õppida 10 uut ingliskeelset sõna või teha 10 kõhulihaste harjutust?”
Enda jaoks lahendasin probleemi järgmiselt. Ta tõi esile kõik olulised eluvaldkonnad: töö, tervis, isiklik areng, side, majapidamised. Sellesse loendisse saate lisada veel midagi: enesehooldus (tüdrukutele), õppimine (õpilastele) või vaimsed praktikad (esoteerika fännidele).
Jääb vaid tagada, et maatriksisse on kaasatud iga valdkonna asjad.
Minu sektor B näeb välja selline:
- Viige kliendi jaoks lõpule projekti teine osa ("töö")
- 3 km basseinis ("tervis")
- Võtke 2 videotundi äriinglise keele õppimiseks (isiklik areng)
- Ostke toiduaineid ja valmistage õhtusöök ("hozdela")
- Kohtuge endise klassivennaga, kes tuli üheks päevaks linna (“suhtlus”). Muide, selle üksuse saab ohutult paigutada sektorisse C "Sees, kuid mitte oluline"
Mida ma liigitan sektoriks D? Näiteks oma lemmikseriaali vaatamine või sõpradega spordibaaris õlut joomas.
On selge, et see on väga lihtsustatud näide ja punktide arv sektoris B on palju suurem. Kuid see lähenemine võimaldab teil elada täisväärtuslikku elu ja mitte päevi "tööl põleda". Enda jaoks testitud!
Kas kasutate oma jooksvate asjade planeerimiseks maatriksit? Tellige värskendused ja ärge unustage jagada oma sõpradega sotsiaalvõrgustikes viimaste postituste linke!
Miks on nii raske valida prioriteetsete ja teisejärguliste ülesannete vahel? Neuroteadlase Antonio Damasio uuringud näitavad, et otsuste tegemine on emotsioonidega lahutamatult seotud. Seetõttu pole üllatav, et ärevust ja depressiooni iseloomustatakse sageli kui ummikus olekut ja võimetust otsuseid langetada. Lihtsate tööriistade, nagu Eisenhower Matrix, kasutamine aitab mitte ainult asjadest aru saada, vaid ka emotsionaalset stressi vähendada. Aja jooksul saate selle kontseptsiooni põhimõtteid omandades hõlpsalt ja kiiresti kindlaks teha erinevuse olulise, kiireloomulise, ebaolulise ja kasutu vahel.
Arvatakse, et Eisenhoweri maatriksil on palju pistmist Dwight D. Eisenhoweri sõnadega: „Mul on kaks probleemi: kiireloomuline ja oluline. Kiireloomuline pole oluline, kuid oluline on kiireloomuline.
Dwight D. Eisenhower on enim tuntud Ameerika Ühendriikide 34. presidendina (aastatel 1953–1961). Enne presidendiks saamist oli ta kindral ja juhtis II maailmasõja ajal liitlasvägesid. 1950. aastal sai Eisenhowerist NATO esimene liitlasvägede ülemjuhataja Euroopas.
Konkreetsed ametialased tegevused sundisid Eisenhowerit pidevalt tegema raskeid otsuseid ja keskenduma iga päev erinevatele ülesannetele. Protsessi optimeerimiseks lõi ta oma meetodi, mis sai laialdaselt tuntuks kui Eisenhoweri maatriks. Tänapäeval saavad seda kasutada mitte ainult kindralid, vaid ka tavalised inimesed, sealhulgas koduperenaised – see aitab jooksvaid ülesandeid tähtsuse järjekorda seada ja asju korda seada.
Kuidas kasutada Eisenhoweri maatriksit
See tööriist sobib neile, kes soovivad ja suudavad hinnata oma ülesannete olulisust ning need selgelt kategoriseerida. Meetod hõlmab ülesannete ja tegevuste jagamist nelja rühma:
- kiireloomuline ja oluline;
- oluline, kuid mitte kiireloomuline;
- kiireloomuline, kuid mitte oluline;
- pole kiireloomuline ega oluline.
Eisenhoweri meetodi lõppeesmärk on aidata oluliste otsuste seast välja filtreerida ebaolulised asjad ja keskenduda tõeliselt olulisele.
Kui kujutate Eisenhoweri maatriksit pildina, näeb see välja järgmine:
Kvadrantide tähendus maatriksis
Ülesanded määratakse kindlatesse kvadrantidesse, mis omakorda määravad, millal ja kui kaua saab ülesande täita.
- I kvadrant – "Tehke seda kohe" (kiireloomuline ja oluline)
See hõlmab esmatähtsaid ülesandeid, mis nõuavad kohest tähelepanu. Neil on ranged tähtajad ja need tuleb täita ennekõike ja isiklikult.
- II kvadrant – "Otsustage, millal seda teete" (oluline, kuid mitte kiireloomuline)
See kvadrant on maatriksi strateegiline osa, mis sobib ideaalselt pikaajaliseks arenguks. Selles sisalduvad elemendid on olulised, kuid ei vaja kohest tähelepanu. Samas on ülesannetel kindel tähtaeg ja need täidetakse ka isiklikult.
- III kvadrant – “Delegeeri kellelegi” (kiireloomuline, kuid mitte oluline)
Sellesse kvadranti kuuluvad telefonikõned, e-kirjad ning koosolekute ja sündmuste ajastamine. Seda tüüpi ülesanded ei vaja tavaliselt isiklikku tähelepanu, kuna need ei hõlma mõõdetavat tulemust. Quadrant III aitab minimeerida olulise töö segajaid. Delegeerides saad keskenduda suurematele asjadele.
- IV kvadrant – “Tehke seda hiljem” (pole oluline, mitte kiireloomuline)
IV kvadranti kuuluvad tegevused on abitegevused, mis ei anna mingit lisaväärtust. Lihtsamalt öeldes on see midagi, mida saab alati edasi lükata, kartmata tagajärgi. Need asjad võtavad aega ja segavad tähtsamate ülesannete täitmist, mille paned esimesse kahte kvadranti.
Maatriksi värvi valimine
Määrake igale maatriksi kvadrandile värv ja seostage see prioriteeditasemega.
Näiteks:
Punane = kiireloomuline.
Kollane = oluline, kuid mitte väga kiireloomuline.
Roheline = kiireloomuline, kuid mitte oluline.
Hall = pole kiireloomuline, pole oluline.
Kui kasutate maatriksit professionaalsetel eesmärkidel, avastate, et enamik probleeme langeb I ja III kvadranti. Kvadrandi II tegevused annavad kõige märkimisväärsemaid tulemusi, kuna need on ärieesmärgid, mis mõjutavad ettevõtte pikaajalist edu, kuid neid liigitatakse harva kiireloomulisteks.
Kõige raskem on mõista, mis segab teid planeeritud kursuselt. Kuid kui saate selle ajaplaneerimise põhimõttelise probleemiga hakkama, vabanete mõtetest raisatud tundide kohta. Küsige endalt kaks küsimust, mis aitavad teil otsustada oma pikaajaliste otsustusstrateegiate üle:
- Millal hakkate tegelema oluliste, kuid mitte kiireloomuliste ülesannetega?
- Millal saate võtta aega oluliste ülesannetega tegelemiseks, enne kui need ootamatult kiireloomuliseks muutuvad?
Tasub meeles pidada, et mõnikord langevad ülesanded ühest kvadrandist ootamatult teise. Kui tekib hädaolukord, muutuvad teie prioriteedid. Näiteks teil on väikeettevõte ja rahulolematu klient helistab ja palub juhatajaga rääkida tarne viibimise tõttu. See probleem tõuseb kohe teistest maatriksi elementidest kõrgemale.
Ülesannete jaotamisel kvadrantide vahel on mõned omadused, mida tuleb arvesse võtta:
- Ülesannete nimekirjad muudavad elu lihtsamaks. Veenduge, et ülesandeid määrates esitaksite õigeid küsimusi, mis aitavad teil kindlaks teha, mida tuleb kõigepealt teha. Peamine omadus on prioriteet.
- Igasse kvadrandisse saate lisada palju tegevusi ja ülesandeid, kuid kõige parem on hoida maksimaalselt kaheksa üksust. Vastasel juhul eemaldute põhieesmärgist - ülesande täitmisest.
- Looge oma töö- ja isikliku elu jaoks eraldi maatriksid.
- Ainult teie saate määrata oma loendis olevate üksuste prioriteetsuse. Alustage igal hommikul maatriksist pärit ülesannete nimekirjaga ja nädala lõpuks näete tulemust.
Eisenhoweri maatriksimall
Ülesande jaotamise protsessi lihtsustamiseks kasutage Evernote'i välja töötatud malli:
Eisenhower Matrixi saab tõlkida projektihaldustarkvaraks Trello. Koostage iga nelja tahvli (= kvadrant) jaoks ülesannete nimekiri ja koostage eraldi "Sisendkausta" tahvel, kuhu kõik ülesanded lähevad, enne kui need kvadrantidele jagatakse. See võimaldab teil oma töökoormust visuaalselt hinnata.
Eisenhoweri maatriks on lihtne tööriist, mis aitab teil vältida analüüsi halvatust, mis tekib siis, kui te isegi ei tea, kust alustada.