Tõend töölt puudumise kohta– üks kolmest dokumenditüübist, mis fikseerivad töötaja töödistsipliini rikkumise. Vaatleme töölt puudumise aruande koostamise tunnuseid.

Milleni töölt puudumine viib?

Iga töötaja töökohaks loetakse kohta, mis on tema töölepingus sellisena nimetatud. Tavaliselt vastab see selle üksuse nimele ja asukoha aadressile, kus töötaja töötab. Kui nende parameetrite kohta töölepingus konkreetseid viiteid pole, on töötaja töökohaks kogu tööandja territoorium. Sellises olukorras ei saa esitada töökohalt puudumise nõuet töötaja vastu, kes siseneb sellele territooriumile, kuid ei jõua tegelikku kohta, kus ta oma tööülesandeid täidab.

Töötaja on kohustatud viibima töökohal tööandja juhi poolt kinnitatud töösisekorraeeskirjas tema jaoks tööajaks määratud aegadel. Igale töötajale tutvustatakse neid reegleid töölevõtmisel ja ta on kohustatud neid järgima (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 189).

Sisemiste tööeeskirjade eiramise korral võidakse töötaja suhtes kohaldada ühte järgmistest distsiplinaarkaristuste liikidest (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 192):

• kommentaar,
• noomida,
• vallandamine.

Konkreetse karistuse valik sellise süüteo eest nagu töölt puudumine sõltub sellest:

• kestus,
• sagedus,
• tagajärjed,
• kombinatsioonid teiste kuritegudega.

Kui jääte ühe korra tööle hiljaks, on suure tõenäosusega karistuseks noomitus. Kui süütegu korratakse, on võimalik noomitus. Süstemaatilise hilinemise või töölt puudumise korral, mis võrdub töökohalt puudumisega kogu tööpäeva (vahetus) või rohkem kui 4 tundi järjest, võib tööandja juht otsustada töötaja vallandada.

Töödistsipliini rikkumise fakti fikseerivad dokumendid on:

• töötaja vahetu juhi memorandum;
• HR esindaja memorandum;
• töötaja töökohalt puudumine.

Akti koostamise kord

Töölt puudumise akti koostatakse järgmistel juhtudel:

• tööle hilinemine;
• pikaajaline puudumine töötaja määratud kohast;
• koolist puudumist.

Iga tuvastatud asjaolu kohta koostatakse akt koheselt rikkumise avastamise hetkel. See muutub eriti oluliseks pidevate või korduvate rikkumiste korral.

Pideva üleastumise näide oleks mitmepäevane töölt puudumine ilma selgitusteta. Sel juhul koostatakse akt iga päeva kohta. Aruandeid on võimalik väljastada iga tööpäeva poole kohta.

Korduvate puudumiste hulka kuuluvad näiteks süstemaatiline hilinemine, lõunapauside hilinemine ja perioodiline töölt puudumine.

Akti koostamisel peavad osalema vähemalt 3 sellele alla kirjutavat inimest. Töölt puudumise aktile on kohustuslik märkida selle koostamise koht, kuupäev ja kellaaeg. Täidetud toiming registreeritakse selliste dokumentide registreerimiseks spetsiaalses ajakirjas.

Kui hilinemise või töölt puudumise fakti personaliteenistus automaatselt ei fikseeri, on aruanne tööandja juhile teabeks, mille alusel ta teeb talitusele ülesandeks märkida töötaja puudumine või hilinemine tööajaarvestusse.

Töölt puudumise tõendi näidis

Töölt puudumise akt koostatakse mis tahes vormis. See peab kindlasti sisaldama juhiseid:

• koostamise koht, kuupäev ja kellaaeg;
• dokumendi koostamises osalejad;
• sündmuse olemus.

Vajalik on dokumendi koostamisel osalejate käsitsi kirjutatud allkirjad.

Võimalik on lisada töötajalt saadud teave rikkumise põhjuste kohta, kui ta ilmus protokolli koostamise ajaks töökohale ja protokolliga tutvumist kinnitav allkiri. Kuigi see ei vabasta tööandjat kohustusest nõuda toimepandud süüteo kohta kirjalikke selgitusi. Töötaja võib keelduda selliste selgituste andmisest. Sel juhul peate koostama ka vastava akti.

Töötaja töökohalt puudumise akti näidis on nähtav meie kodulehel.

Tulemused

Töötaja töökohal puudumisel koostatud akt on üks peamisi dokumente, mis fikseerib töötaja poolt toime pandud töödistsipliini rikkumise ja võimaldab mõistlikult kohaldada tema suhtes distsiplinaarmeetmeid.

Töötaja töölt puudumise aruanne kajastab mõjuva põhjuseta töölt puudumist rohkem kui neli tundi järjest. Tegemist on meelevaldse dokumendiga, millel ei ole kinnitatud vormi, kuid see on distsiplinaarkaristuse kohaldamise aluseks. Üksik puudumisel võib tööandja rakendada noomitust või noomitust, süstemaatilise töölt puudumise korral tagatakse töötaja vallandamine. Karistamise aluseks on koos distsiplinaarkomisjoni koosoleku protokolliga töötaja puudumise aruanne. Siin on selle dokumendi näidis.

Millal loetakse töölt puudumist töölt puudumiseks?

Ka üksainus töölt puudumine on vallandamise aluseks, kuna tegemist on jäme töödistsipliini rikkumisega. Arvestades konkreetseid asjaolusid, saab juht rakendada leebemat karistust. Selle alusel vallandamine on sätestatud lõigetes. "a" punkt 6 Art. 81 Vene Föderatsiooni töökoodeks.

Töölt puudumiseks loetakse käesolevas õigusnormis antud definitsiooni kohaselt töölt puudumist kogu tööpäeva või vahetuse kestel rohkem kui 4 tundi järjest ilma mõjuva põhjuseta. Näiteks arsti konsultatsioonile pöördumine ilma haiguslehte avamata on põhjendamatu põhjus tööandja loata töökohalt lahkumiseks. Samuti ei ole töötajatel õigust tööajal haiglas lähedasi külastada ja ülemustega kokkuleppimata puhkusele minna.

Mitmed asjaolud, mille korral töölt puudumist ei loeta töölt puudumiseks, on määratletud seadusega. Selge loetelu puudub, kuid neid saab tuvastada tööseadustiku üksikute artiklite ja kohtupraktika alusel. See:

• haiguslehega kinnitatud puue ( Art. 81 Vene Föderatsiooni töökoodeks);
• osalemine avalikes ja riiklikes ülesannetes (kutse õiguskaitseorganitesse, kohtusse) ( Art. 170 Vene Föderatsiooni töökoodeks);
• vere annetus ( Art. 186 Vene Föderatsiooni töökoodeks);
• vahistamine (Altai oblastikohtu 11. detsembri 2013. a määruskaebus asjas nr 33-9126/2013 ja muud kohtulahendid);
• erakorralised asjaolud, näiteks lennu ärajäämise või äärmuslike ilmastikuolude tõttu kohalejõudmatus, avariitööd korteris vms. (Altai piirkonnakohtu 17. augusti 2011. a otsus asjas nr 33-7208/11);
• streigis osalemine ( Art. 414 Vene Föderatsiooni töökoodeks);
• töö peatamine üle 15-päevase palga hilinemise tõttu ( Art. 142 Vene Föderatsiooni töökoodeks).

Kui töötaja tõendab, et tema tööle tulekut takistasid ületamatud asjaolud või kaalukad põhjused, ei võeta töölt puudumist arvesse ka puudumise akti koostamisel.

Kes koostab töötaja töölt puudumise akti?

Töötaja puudumise akti koostamise kohustust ei ole pandud ühelegi konkreetsele ametnikule. Selle dokumendi võib koostada iga kolleeg, kes töötaja juurest puudub. Enamasti täidab selle vormi koolist puuduja vahetu ülemus. Kuid seda võib teha organisatsiooni personalispetsialist, sekretär või jurist.

Omadused ja disainireeglid

Sellise dokumendi saab koostada tavalisele A4-lehele või organisatsiooni kirjaplangile. Saate koostada mugava malli, milles peate täitma ainult puuduva teabe. Saate alla laadida ühe võimalikest mallivalikutest lehe allosas.

Nõutavat vormi pole, seega muudetakse teksti vastavalt olukorrale. Siiski on tekstide vormindamiseks üldised kohustuslikud reeglid:

• akt koostatakse kahes eksemplaris, millest üks antakse töötajale;
• paberil on järjekorranumber ja täpne koostamise kuupäev;
• sisaldab teavet tööd andva organisatsiooni kohta;
• puudumisel toime pannud töötaja täisnimi ja ametikoht;
• Dokumendile alla kirjutanud töötaja täisnimi ja ametikoht, mis tõendab sellega kolleegi puudumise fakti;
• dokument antakse töötajale allakirjutamiseks (kui keeldutakse dokumendi allkirjastamisest, tehakse selle kohta märge ja kinnitatakse veel kord tunnistajate allkirjadega).

Ettevalmistamise kuupäev ei pea olema koolist puudumise päev, vaid paber tuleb vormistada hiljemalt kuu aega pärast juhtumit. Sellisele vormile on soovitatav alla kirjutada vähemalt kolm töötajat. Sellisel juhul, kui asi läheb kohtusse, on dokumendil suurem õiguslik tähendus. Lisaks töötaja töökohalt puudumise akti vahetult koostavale isikule andsid paberile allkirja veel kaks tunnistajat.

Teo alusel karistuse saanud töötaja võib sellega mitte nõustuda ja pöörduda kohtusse või tööinspektsiooni kaitsesse, et vaidlustada töölt puudumise fakti. Kui akti koostamisel esineb rikkumisi, võib see kaasa tuua selle tühistamise. Samuti ei kehti paber, kui töötaja tõendab puudumisel mõjuvat põhjust. Levinumad vead akti koostamisel:

• ei esitata tõendeid puudumise kohta rohkem kui 4 tundi järjest (ei ole märgitud saabumise ja lahkumise aega, ei ole märgitud puudumise kuupäeva, puuduvad tunnistajate allkirjad);
• dokumenti töötajale allakirjutamiseks üle ei antud (vastav märge teiste töötajate poolt kinnitatud allkirja andmisest keeldumise kohta puudub).

Töötaja töölt puudumise aruanne sisaldab tavaliselt järgmist teavet:

• organisatsiooni nimi, asukoht;
• dokumendi nimetus, registreerimisnumber ja koostamise kuupäev;
• dokumendi koostaja perekonnanimi, eesnimi, isanimi ja ametikoht;
• Olemasolevate kolleegide täisnimed ja ametikohad, kes kirjutatut kinnitavad;
• rikkumise kirjeldus, puudumise periood;
• Süüdlase täisnimi ja ametikoht;
• tunnistajate tunnistuse allkirjad;
• töötaja enda allkiri, kes on vormi lugenud ja saanud selle koopia.

2019. aasta töölt puudumise tõendi näidis

Siin on töötajate puudumise aruande näidis 2019. aasta kohta. Tuletame meelde, et seda pole vaja täpselt sellisel kujul koostada.

Üks peamisi töötaja üleastumise liike töösuhetes on tema töökohalt puudumine. Töötaja distsiplinaarvastutusele võtmiseks peab ettevõtte juhtkond koostama dokumenteeritud tõendite baasi, mille hulgas on olulisel kohal töötaja töökohalt puudumine.

Töötaja mõjuva põhjuseta töölt puudumiseks või töölt puudumiseks loetakse järgmisi juhtumeid:

• Töötaja töökohalt puudumine kauem kui neli tundi järjest.
• Kui töötaja ei lähe tööle ega hoiata sellest ettevõtte vastutavaid isikuid.
• Kui töötaja ei asu tööle enne vallandamist eelneval tööperioodil (neliteist päeva).
• Töölt puudumine veel kehtivuse ajal.
• Kui ettevõttes töötav inimene otsustas oma vaba aja ära kasutada, kuid ei hoiatanud selle eest ettevõtte juhtkonda.

Kehtivad eeskirja sätted kehtestavad tööandja kohustuse vormistada kõik vajalikud dokumendid, mis tõendavad töötaja süüd rikkumises.

Tähtis! Sel juhul tuleb järgida asjakohast protseduuri. Kui see kõik puudub, võib administratsioon töötaja vallandada, kuid kohtuvõimud tunnistavad sellise vallandamise ebaseaduslikuks ja ennistavad ta endisele ametikohale.

Puudumise mõjuvad põhjused, millest ei saa loobuda

Võib kujuneda eluolukord, kus töötaja on sunnitud temast mitteolenevatel põhjustel ettevõttest eemal olema. Sel juhul on võimatu rääkida töölt puudumisest ja teda ei saa sellise töölt puudumise eest vallandada.

Sellega seoses peab vastutav isik pärast ettevõtte töötaja puudumise avastamist püüdma esmalt temaga ühendust võtta ja välja selgitada kõik töötaja kohapeale mitteilmumise asjaolud ja põhjused. Sel juhul saate kasutada kõiki olemasolevaid sidevahendeid - telefoni, telegrammi, kirja, tema kodu külastamist.

Põhjuste loetelu, mida võib pidada kehtivaks, ei ole seadusega rangelt fikseeritud, need hõlmavad järgmist:

• Vere loovutamine doonoriks;
• Ettevõtte töötaja või tema pereliikmete haigus või vigastus;
• Ettevõttes töötava isiku poolt tsiviil- või avalike kohustuste täitmine seaduses sätestatud juhtudel (tunnistajaks, vandekohtunikuks vms kutsumine);
• Sõidukiõnnetused teedel;
• Haldusarvamus;
• loodusõnnetused ja katastroofid;
• Hilinenud ühistranspordi hilinemise tõttu.
• Töötajapoolse tööülesannete täitmise peatamine üle kuue kuu töötasu maksmata jätmise tõttu, teavitades sellest ette ettevõtte juhtkonda.
• Vana graafiku alusel tööle naasev töötaja, kui teda sellest eelnevalt kirjalikult koos kohustusliku viisa kinnitamisega ei teavitatud.

Tähelepanu! Need põhjused loetakse mõjuvaks ka olukorras, kus töötaja ei saanud neist õigeaegselt personaliteenistusele või muule vastutavale isikule teada anda. Siiski on seaduslik nõue, mis nõuab, et kõik need põhjused peavad olema tõendatud asjakohaste dokumentidega.

Kui töötaja neid kohe ei esita, peab administratsioon kõik need vormid temalt iseseisvalt nõudma. Koos nendega on soovitav töötajal kahe päeva jooksul esitada ka kirjalikud selgitused oma puudumise kohta. Alles siis ei vormistata töötaja vallandamist töölt puudumise tõttu.

Autor: ajakiri “Personaliäri”, tellige ajakiri
Osa juhi volituste delegeerimine teisele ettevõtte ametnikule, näiteks üldasjade asedirektorile, võib oluliselt vähendada ja optimeerida paberimajandusele ja muudele igapäevastele personaliküsimustele kuluvat aega. Vaatame, kuidas õigesti vormistada volituste delegeerimine (personali dokumentide allkirjastamise õigusega).

seadus on teabe- ja viitedokument, mis on koostatud tuvastatud faktide, sündmuste või tegevuste kinnitamiseks. Sisu ja eesmärgi järgi võib kõik teod jagada mitut tüüpi:
- töödistsipliini rikkumine ja töösiseste eeskirjade eiramine;
- tellimusega tutvumise kohta allkirja andmisest keeldumine;
- distsipliini rikkumise kohta selgituste andmisest keeldumine;
- (tööde, materiaalsete varade, dokumentide)*(1) üleandmine ja vastuvõtmine;
- vastuvõtmine ja üleandmine (materiaalsete varade, dokumentide);
- üleandmine ja vastuvõtmine (juhtumid, dokumendid);
- uuringud (ohutusseisund, tuleohutus, töötingimused, töötulemused);
- testimine (proovid, süsteemid, tehnoloogiad);
- auditid, inventuurid;
- õnnetuste uurimine;
- organisatsioonide likvideerimine jne.

Ole tunnistajaks!

Akte ei koosta mitte üks, vaid mitu inimest. Seda selgitab käesoleva dokumendi olemus ja eesmärk. Esiteks on vaja tunnistajate ees välja tuua ümbritseva reaalsuse faktid ja nähtused, vastasel juhul on tagantjärele väga raske tõestada, et teos kirjeldatud sündmus ka tegelikult toimus. Teiseks tehakse olulisi otsuseid sageli kohtus vaidlustatavate aktide alusel, eriti kui need puudutavad töötajate õigusi. Kui tehakse kindlaks, et akt ei vasta sedalaadi dokumentidele esitatavatele nõuetele (näiteks on see koostatud ilma tunnistajateta või vormistamata), ei võta kohus seda lihtsalt arvesse. Ja selles fikseeritud sündmust võib muude tõendite puudumisel lugeda mittetoimunuks. Kujutage ette oma pettumust, kui kohtunik peab asjaolu, et töötaja jättis töölt vahele või ilmus tööle joobeseisundis, tuvastamatuks vaid seetõttu, et selle kohta on protokoll valesti koostatud!

Mõned aktid peab välja andma spetsiaalselt loodud komisjon, mille koosseisu kinnitab organisatsiooni juht. Me räägime materiaalsete varade, dokumentide, toimikute vastuvõtmise ja üleandmise aktidest, samuti auditiaktidest, inventuurist * (1), õnnetuste uurimisest, tööõnnetustest * (2) (Venemaa tööseadustiku artikkel 230). Föderatsioon). Reeglina on nende jaoks seadusega kehtestatud vormid. Muud aktid koostatakse mis tahes kujul. Peamine tingimus on siin leida täpne sõnastus, et sündmust aktis õigesti kajastada.

Kõige tavalisemad ametlikud üleastumised:
- töölepingus või ametijuhendis sätestatud ülesannete mitteõigeaegne või puudulik täitmine;
- ülesannete, juhiste, juhtkonna korralduste mitteõigeaegne või ebakvaliteetne täitmine;
- töölt puudumine;
- tööle ilmumine joobeseisundis.

Koostame õigesti

Vaatame nüüd üksikasjalikult töödistsipliini rikkumise aktide koostamise reegleid. Ei olnud juhus, et me peatusime nende dokumentide juures, sest need kaasnevad alati distsiplinaarkaristuse määramise menetlusega, olgu see siis noomitus, noomitus või vallandamine (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 193). Ja neid koostavad kõige sagedamini personaliteenistuse töötajad või osakonnajuhatajad personaliametnike juuresolekul. Nendele aktidele ei ole kehtestatud vormi, kuid selliste dokumentide koostamiseks on väljakujunenud tava.

Töödistsipliini rikkumise akt peab näitama:
1. Koostamise kuupäev, koht ja kellaaeg. Kui akt on koostatud hilinemise või töölt puudumise tõttu, tuleb selles märkida kellaaeg minuti täpsusega.
2. Kes akti koostas. Seda vastutust täidab kas rikkunud töötaja vahetu juht või personalispetsialist. Vajalik on märkida akti autori ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid.

Näide
"Mina, personaliosakonna spetsialist S. Ju Vasiljeva, jaotusosakonna juhataja E. P. Nikolajeva, vanemõigusnõuniku O. I. Švetsovi juuresolekul koostasin käesoleva akti järgmiste kohta."
3. Kelle juuresolekul akt koostati. Siin on märgitud tunnistajate perekonnanimed, initsiaalid ja ametikohad (soovitav on kutsuda vähemalt kaks inimest ja soovitavalt mitte osakonnast, kus kurjategija töötab).
4. Millise konkreetse rikkumise töötaja toime pani.

Näide
"4. oktoobril kell 14.00 oli laopidaja I. M. Truškin tööl alkoholijoobes."

Näide
"4. oktoobril kell 17.00 puudus raamatupidaja M.M. Leonova mõjuva põhjuseta neli tundi (kell 14.00-17.00) töölt."
5. Kurjategija esialgsed seletused. Selgitused tuleb kirja panna loomulikult sõna-sõnalt, välistades ebatsensuursed väljendid (kui töötaja neid oma selgitustes kasutas, tehakse selle kohta märge).
6. Akti koostamise ajal kohalviibivate tunnistajate allkirjad.
7. Akti autori allkiri.
8. Töötaja allkiri, mis näitab, et ta on aktiga tutvunud.

Töötajat tuleb aktiga tutvuda kviitungi vastu. Kui ta keeldub aktile alla kirjutamast, tuleb selle kohta teha vastav märge, mille alla koostaja ja tunnistajad veel kord oma allkirjad annavad.
Töötaja joobeseisundis tööle ilmumise akt koostatakse samal päeval ja esitatakse läbivaatamiseks järgmisel päeval. Selles aktis on vaja üksikasjalikult kirjeldada väliseid tunnuseid, mis viitavad alkoholi-, narko- või muule mürgisele joobele.

Selgituste andmisest keeldumise aktis tuleb kirjeldada, millist distsipliinirikkumist töötaja selgitamast keeldus ja kuidas ta keeldumist ajendas. Muide, seda akti ei tohi vormistada eraldi dokumendina, vaid selgitamisest keeldumine ja keeldumise motivatsioon tuleks fikseerida distsipliinirikkumise aktis.

Kuidas akti vormistada

Akti koostamiseks kasutada organisatsiooni üldvormi või ühtse tekstiga akti erivormi. Erivorm võetakse siis, kui aktil on kinnitatud vorm (näiteks tööõnnetuse aruanne) või kui see salvestab perioodiliselt korduvat teavet (näiteks distsipliinirikkumiste puhul).

Tegudele kehtivad GOST R 6.30-2003*(3) nõuded.

Selle GOST-i kohaselt on akti kohustuslikud üksikasjad:
- organisatsiooni nimi;
- dokumendiliigi nimetus (sõna «akt»);
- dokumendi kuupäev ja registreerimisnumber;
- koostamise koht;
- teksti pealkiri (akti nimetus);
- allkirjad;
- vajadusel kinnitustempel. Tavaliselt esineb see seaduslikult kehtestatud toimingute vormides. Lisaks kantakse see objektide lõpetatud ehitamise, seadmete, tehtud tööde, mahakandmiste ja ekspertiisi vastuvõtuaktidele.

Tööl tuleb ette hetki, kus tuleb dokumenteerida või tõestada, et mingi sündmus tõesti aset leidis: uuele töötajale anti üle dokumendid, tehti kontroll, hävitati vanad plommid, purjuspäi ilmus tööle mehaanik Ivanov. Kuidas seda teha? See on väga lihtne: peate sündmuse aktiveerima, st. koostama akti, milles mitu inimest kinnitavad oma allkirjaga, et see või teine ​​asjaolu leidis aset. Räägime teile, kuidas dokumenti õigesti vormistada ja anda sellele dokumendile juriidiline jõud, et vaidluse korral toimiks see tõendina juhtunu kohta.

Akti koostab inimeste rühm (või spetsiaalselt loodud komisjon), et dokumenteerida mis tahes asjaolu: kontrolli tulemused, juhtumite vastuvõtmine ja üleandmine, distsiplinaarrikkumine jne. Dokument sisaldab vähemalt fikseeritava asjaolu üksikasjalikku kirjeldust ja selle tuvastanud isikute allkirju ning maksimaalselt (lisaks eeltoodule) järeldusi ja soovitusi olukorra muutmiseks.

Kontoritöö riiklikud standardid ei pööra seda tüüpi dokumentidele tähelepanu ja näevad ette ainult kõige üldisemad koostamise reeglid. Selle põhjuseks võib olla asjaolu, et tegusid on väga palju ja neid kõiki ühtsesse vormi mahutada on lihtsalt võimatu.

4.10. seadus mitme isiku (komisjoni) koostatud ja tuvastatud fakte või sündmusi kinnitav. Akti tekst koosneb kahest osast: sissejuhatavast ja põhiosast (väljendav).

Akti sissejuhatavas osas näidatakse ära haldusdokument, mille alusel fakt, sündmus või toiming aktiveeruvad (nimetavas käändes), selle number ja kuupäev. Akti koostamisel osalenud isikute loetlemisel märgitakse ametikohtade nimed koos organisatsioonide tähistusega, perekonnanimed ja initsiaalid (nimetavas käändes). Kõigepealt märgitakse komisjoni esimees. Vajadusel on lubatud esitada andmeid akti koostamisel osalenud isikute isikut ja volitusi tõendavate dokumentide ning nende aadresside kohta. Komisjoni liikmete nimed on järjestatud tähestikulises järjekorras. Sõnad “Sihtasutus”, “Esimees”, “Komisjoni liikmed”, “Olevik” kirjutatakse suure algustähega.

Akti põhiosas on välja toodud tuvastatud asjaolud, samuti leiud ja järeldused. Akti tekst lõpeb teabega akti eksemplaride arvu ja nende asukoha kohta. Akti eksemplaride arvu määrab huvitatud isikute arv või akti koostamist reguleerivad normatiivdokumendid. Näiteks:

Koostatud 3 eksemplaris:

1. eksemplar - raamatupidamine,

2. eksemplar - kaubandusosakond,

3. eksemplar - ostja.

Aktide vormid sisalduvad sageli teatud tüüpi tegevust reguleerivates normdokumentides. Näiteks tööõnnetuse raporti vorm kinnitati Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 24. oktoobri 2002. aasta dekreediga nr 73. Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid, mis on kinnitatud aasta otsusega. Rosarkhivi juhatus 6. veebruaril 2002 sisaldab vorme:

• säilitamisele mittekuuluvate dokumentide hävitamiseks määramise toiming;
• ajutiseks kasutamiseks mõeldud juhtumite väljastamise toiming;
• saadavuse ja asjade seisu kontrollimise akt;
• elektrooniliste dokumentide migratsiooni ja ümberkirjutamise akt;
• dokumentide riiklikule säilitamisele vastuvõtmise ja üleandmise akt;
• toimima dokumentide mitteavastamisel, mille otsimine on ammendunud jne.

Kui teatud olukorra jaoks ühtne aktivorm puudub, saab organisatsioon ise selle oma eripärasid arvestades välja töötada ja lisada kohalike ühtsete dokumentide vormide albumisse.

Mis on komisjon ja kes on kohalviibijad?

komisjon on spetsiaalne organ, mis on loodud organisatsioonis kindla eesmärgiga: üksuse tegevuse kontrollimiseks, dokumentide väärtuse uurimiseks jne.

Komisjon võib olla alaline. Sel juhul on selle koosseis fikseeritud vastavas kohalikus normatiivaktis (näiteks ekspertkomisjoni määruses) ja see ei muutu aastaid. Nii et kui ekspertkomisjoni määrustikus on kirjas, et dokumentide väärtuse ekspertiisi viivad läbi büroo juhataja, õigusosakonna juhataja ja pearaamatupidaja, siis igal aastal määravad nemad millised dokumendid jätta arhiivi ja millised hävitada. See ei oma tähtsust, et inimesed nendel ametikohtadel võivad vahetuda.

Komisjoni saab moodustada ühekordselt. Näiteks kui ettevõttele on mitme tegevusaasta jooksul kogunenud palju kahjustatud kirjaplanke ja need tuleb hävitada, antakse välja korraldus, milles hävitamiskomisjoni kuuluvad töötajad on loetletud mitte ainult ametikohtade, vaid ka perekonnanimede järgi. (Näide 1). See komisjon tuleb kokku ainult üks kord, teeb oma töö, fikseerib selle tulemuse aktis ja lõpetab eksisteerimise.

NÄIDE 1

Fragment kahjustatud kirjaplankide hävitamise korraldusest

MA TELLIN:

Looge komisjon, mis koosneb:

Komisjoni esimees: koolieelse õppeasutuse juhataja I.P. Petrova

Komisjoni liikmed:

Turvateenistuse spetsialist Nuriev S.D.,

Sekretär-sekretär Yu.A. Kochenkova

Märge: Ka komisjoni esimees määratakse “ülevalt poolt”. Te ei saa end komisjoni esimeheks määrata.

Lisaks võivad komisjoni kuuluda töötajad, kes nägid juhtumit kogemata pealt. See kehtib tavaliselt töötajate distsiplinaarsüütegude kohta koostatud aktide kohta. Näiteks kui on vaja dokumenteerida ühe osakonna töötaja hilinemise fakt, võib komisjoni koosseisu kuuluda sh. tema kolleegidelt, kelle töökoht asub samas kabinetis (vt täpsemalt rubriigist “Aktid personaliarvestuses”).

On toiminguid, mis ei nõua komisjoni kohalolekut (näiteks asjade üleandmise aktid, mille koostab juhtumeid üle andev töötaja ja neid vastu võtnud töötaja) (näide 2).

NÄIDE 2

Ametiasjade vastuvõtmise ja üleandmise akt

avalik-õiguslik korporatsioon

"Piimatoodete tehas"

TEGUTSEMINE

19.09.2013 № 1

Moskva

bürooasjade vastuvõtt ja edastamine

Seoses Rumyantseva A.P vabastamisega. OJSC "Piimatoodete tehase" büroo juhataja ametikohalt 20. septembril 2013 ja O. V. Fedorova nimetamisest sellele ametikohale. vastavalt 16.09.2013 töölepingule nr 432-13 Rumyantseva A.P. edastab ja Fedorova O.V. aktsepteerib järgmisi dokumente:

1. 2013. aasta põhitegevuste tellimused (originaal).
2. 2013. aasta põhitegevuste tellimuste registreerimise päevik (originaal).
3. 2013. aasta sissetulevate dokumentide registreerimise ajakiri (originaal).

Üle antud dokumendid Saabunud dokumendid

Rumjantseva A.P. Rumjantseva Fedorov O.V. Fedorov

19.09.2 013 19.09.2013

Akti koostamisel kohalviibijateks loetakse tavaliselt need, kelle suhtes viiakse läbi kontroll või koostatakse distsiplinaarakt. Kohalolijad ei saa kuuluda komisjoni, nagu ka komisjoni liige ei saa osaleda enda kontrollimises.

Aktuse üksikasjad

Järgmised üksikasjad annavad aktile juriidilise jõu:

Kui sündmust esimest korda ei aktiveerita, võetakse akt vastu registreerimisnumber. See puudutab näiteks pitserite ja templite hävitamise toiminguid, dokumentide mitteavastamise toiminguid, aegunud säilivusajaga dokumentide hävitamise toiminguid jms, s.o. dokumendid, mida struktuuriüksuse (antud juhul koolieelse lasteasutuse talituse) raames koostatakse regulaarselt. Sel juhul registreeritakse iga toiminguliik eraldi.

Toimingud, mis nõuavad ametniku heakskiitu, sisaldavad kinnitustempel.

Muu (tavaliselt korraldusliku ja haldusliku) dokumendi alusel koostatud aktid sisaldavad viide selle dokumendi registreerimisnumbrile ja kuupäevale.

Kui aktile on lisatud mingeid dokumente, märgitakse see ära rakenduse saadavuse märk.

Kui ühe töötaja kohta koostatakse akt (mis on tüüpiline personaliarvestusele), sisaldab dokument tutvumisviisad.

Ilma saatekirjata organisatsioonile saatmise korral läheb vastuvõtva ettevõtte juhi poolt läbivaadatud akt sissetuleva dokumendi teed ja võib sisaldada andmeid “Resolutsioon”, “Kontrollmärk”, “Täitemärk”.

Pärast aktiga töö lõpetamist märgitakse see märkus failis paigutuse kohta.

Aktuse mall

Võimatu on luua vorme iga organisatsiooni tegevuse käigus tekkida võiva sündmuse aktiveerimiseks. Sellegipoolest on kontoritöö riiklikes standardites esitatud teabe põhjal võimalik luua universaalne toimingu mall, mida saab sõltuvalt olukorrast muuta. Soovitame seda malli (näide 3) kasutada sündmuste aktiveerimisel, mille kohta regulatiivdokumendid ei paku akti näidist või vormi.

NÄIDE 3

Universaalne aktimall

[ettevõtte nimi]

MA KINNITASIN

TEGUTSEMINE

[ Dokumendi koostamise koht]

[ Dokumendi teksti pealkiri]

Allkiri

Täisnimi

kuupäeva

Alus: [alustekst].

Komisjon, mis koosneb:

esimees:

Komisjoni liikmed:

[ametinimetus] [perenimi, initsiaalid],

[ametinimetus] [perenimi, initsiaalid].

Olevik:

[ametinimetus] [perenimi, initsiaalid],

[ametinimetus] [perenimi, initsiaalid].

[Akti tekst]

Lisa: __________________ ___ l. ___ eksemplaris.

Akt on koostatud ___ eksemplaris:

1. eksemplar – [koopia asukoht];

2. eksemplar – [koopia asukoht].

esimees Allkiri Täisnimi kuupäeva

Komisjoni liikmed: Allkiri Täisnimi

Allkiri Täisnimi

Tutvunud teoga:

Täisnimi Allkirja kuupäev

Allkirja kuupäev

Üldise kontoritöö aktidena, mis on koostatud suhteliselt vabas vormis, võib tuua organisatsiooni struktuuriüksustes kontoritöö eest vastutavate töötajate tegevuse kontrollimise aktid (näide 4) ning vastuvõtmise ja üleandmise aktid. bürooasjad (vt näide 2).

NÄIDE 4

Organisatsiooni struktuuriüksustes kontoritöö eest vastutavate töötajate tegevuse kontrollimise seadus

Suletud aktsiaselts "Profiil"

MA KINNITASIN

ettevõtte nimi

TEGUTSEMINE

07.10.2013

2

tegevdirektor

Moskva

kompositsiooni koht

organisatsiooni juhi ametinimetus

kontoritöö eest vastutavate töötajate tegevuse kontrollimine organisatsiooni struktuuriüksustes

Vassiljev

M.V. Vassiljev

allkiri

täisnimi

07.10.2013

Põhjus: Profile CJSC struktuuriüksuste tegevuse auditeerimise ajakava 2013. aastal, kinnitatud 14.01.2013 korraldusega nr 3.

Komisjon, mis koosneb:

Esimees: haldusdirektor Shestaev L.B.

Komisjoni liikmed:

Personaliosakonna juhataja Klimova T.I.,

Peadirektori assistent Leontiev M.S.

Olevik:

Direktoraadi dokumentatsiooni tugiteenistuse juhataja Gavrilova P.R.,

insener Episheva R.T.,

insener Kostina A.A.,

peaspetsialist Rjazanov I.M.

16.-20.09.2013 viis komisjon läbi organisatsiooni struktuuriüksustes kontoritöö eest vastutavate töötajate tegevuse kontrolli.

Auditi käigus võeti arvesse järgmist:

• organisatsiooni struktuuriüksuste normatiivne ja metoodiline tugi kontoritöö küsimustes;
• struktuuriüksustes kontoritöö ülesandeid täitvate töötajate korrektsus ja õigeaegsus.

Komisjon leidis järgmist:

• bürootöö struktuuriüksustes toimub vastavalt CJSC "Profiil" bürootöö juhistele ja muudele kohalikele määrustele, mis reguleerivad organisatsioonis bürooprotsesse;
• struktuuriüksustele antakse koopiad kõikidest kohalikest määrustest, mis reguleerivad organisatsiooni kontoriprotsesse;
• Epiševa R.T. ja Rjazanov I.M. läbinud koolituse 10.12.2012 korraldusega nr 543 kinnitatud Profile CJSC töötajate 2013. aasta koolituskavale vastaval 8-tunnisel seminaril “Kontoritöö ja arhiveerimise korraldamine”, mille läbiviimiseks on olemas vastavad tunnistused;
• töötajad täidavad õigeaegselt bürootöö ülesandeid struktuuriüksustes.

Samas leidis komisjon, et insener A.A.Kostina ametisse määramise käskkiri puudub. vastutav bürootöö eest tehnilise kontrolli osakonnas, mille kohta saadi kirjalik selgitus osakonna dokumentatsiooni tugiteenistuse juhatajalt Gavrilova P.R.

Lisa: seletuskiri Gavrilova P.R. 1 l eest. 1 eksemplaris.

Akt on koostatud kahes eksemplaris:

1. eksemplar – personaliosakonda;

2. eksemplar on toimikus nr 24-56.

komisjoni esimees Šestajev NAEL. Šestajev 08.10.2013

Komisjoni liikmed: Klimova T.I. Klimova

Leontjev PRL. Leontjev

Tutvunud teoga:

Gavrilova P.R. Gavrilova 08.10.2013

Epiševa R.T. Epiševa 08.10.2013

Kostina A.A. Kostina 08.10.2013

Rjazanov I.M. Rjazanov 08.10.2013

Juhtumil nr 24-56

Petrova 08.10.2013

Tegutseb personalidokumentide haldamisel

Personalidokumentide haldamisel koostatakse aktid kõige sagedamini töötaja distsiplinaarsüüteo, juhi korralduste täitmisest keeldumise või mõne muu asjaolu fikseerimiseks, mis töötajaga võimaliku vaidluse korral aitab. tööandja tõendab oma tegevuse seaduslikkust. Näiteks töölepingu ülesütlemisel töötaja esimesel päeval töölt puudumise tõttu peab tööandja tõendama, et tema uus töötaja teatud päeval töökohalt puudus ning aruannet kasutatakse tõendid.

Sellised toimingud on aluseks töötajatele korralduste andmiseks distsiplinaarkaristuse, vähendatud lisatasu maksmise või töölepingu lõpetamise kohta.

Märge!

Mõnikord ei piisa ühest töödistsipliini rikkumisest, töötaja üleastumise peab kinnitama ka arst. See puudutab peamiselt alkoholi-, narko- või toksilise joobeseisundis tööle ilmumise juhtumeid.

Distsiplinaarakti koostaval komisjonil on oma eripärad. Kuna komisjoni loomise korraldus puudub, puudub ka selle esimees. Selle asemel ilmub välja seaduse koostaja - personaliga või töökaitsega töötamise eest vastutav töötaja. Töödistsipliini rikkumise faktide fikseerimine on tema otsene vastutus. Kui on võimalik komisjoni kutsuda rikkuja vahetu juhendaja, tuleb seda teha, kuna juhendaja on omakorda kohustatud jälgima distsipliini temale usaldatud meeskonnas. Kolmandaks komisjoni liikmeks võib olla rikkunud töötaja iga kolleeg.

Toome näite töötaja töökohalt puudumise aktist (näide 5).

NÄIDE 5

Töötaja töökohalt puudumise seadus

Osaühing "Autosalong "Solaris""