Kõik organisatsioonid, kelle raamatupidamises on veoautod või sõiduautod, peavad pidama päevikut saatelehtede väljastamiseks. Loomulikult need, kes teevad ettevõttele tulusaid reise.
FAILID 2 faili
Dokumendi säilitamise olulisus seisneb selles, et sellel on kirjas saatelehed, mis omakorda on kinnituseks organisatsiooni kantud kulude kohta. Ilma päevikuta on saatelehtede käsitlemisel korra hoidmine ja nende olemasolu tõestamine üldiselt (suure töömahu puhul) üsna problemaatiline.
Manustamisviis
Saatelehtede väljastamise päeviku täitmist saab korraldada eranditult paberkandjal. Puudub võimalus vajalikku teavet elektrooniliselt sisestada (ainult siis, kui organisatsiooni igal autojuhil, dispetšeril ja raamatupidajal on oma elektrooniline allkiri).
Hoolduse algusest peale prinditakse dokument välja ja vajadusel tarnitakse lisalehtedega. Hooldusperioodi lõpus see õmmeldakse, kinnitatakse organisatsiooni juhi allkirjaga ja säilitatakse veel 5 aastat.
Ideaalis peaks seda pidevalt kasutama töötaja, kes vastutab juhtidelt saatelehtede väljastamise ja vastuvõtmise eest.
Ajakirja komponendid
Dokumendi vorm koosneb kahest lehest. Valmides on ajakiri kaanega raamat, millel on mitu trükitud ja tabelina järjestatud lehte. Kaanel keskel on ajakirja nimetus, mis näitab täitmisaastat (kuud) (tavaliselt on selle kehtivusaeg 1 aasta, kuid on ka lühiajalisi variante, üheks kuuks).
Kaane ülaossa kirjutab täitja organisatsiooni täisnime, dokumendi koodi OKUD järgi (tööstustevahelise tüüpvormi nr 8 puhul on see 0345008, see kantakse kohe vormile), koodi vastavalt OKPO-le.
Tabel, mis asub ajakirja teisel lehel, sisaldab veerge. Kõik need veerud sisaldavad järgmist teavet.
- Saatelehe number. Dokumendis kasutatakse pidevat nummerdamist. Kõik sissekanded tehakse kronoloogilises järjekorras.
- Millal saateleht väljastati (kuupäev).
- Teave juhi kohta: täisnimi sõnadega, kui on olemas - personalinumber.
- Auto garaaži (mitte numbrimärgi) numbrid.
- Autojuhi allkiri garantiiks, et saatelehe kätte sai.
- Saatelehe koos märkmetega vastu võtnud dispetšeri “autogramm”, samuti muud reisi puudutavad dokumendid (need andmed on märgitud märkuses).
- Raamatupidaja allkiri. Paigaldatud pärast saatelehe laekumist raamatupidamisosakonda.
- Märge. See veerg on mõeldud andmete jaoks, mis on põhimõtteliselt olulised saatelehtede väljastamiseks või aktsepteerimiseks. Seal märgitakse dokumentidel olevad märgid (või nende puudumine), parandused, saadud paberi füüsikalised omadused jms.
Ajakirja teine leht võib kesta nii kaua, kui soovitakse. Peaasi, et selles sisalduvatel saatelehtedel oleks õige väljastamise kuupäev. Töötajal ei ole õigust sisestada päevikusse ebaolulisi või teadlikult valeandmeid.
Mis puutub hoiustamisaega, siis kehtivate standardite kohaselt säilitatakse saatelehtede väljastamise ajakirja vähemalt 5 aastat.
Oluline punkt! Saatelehtede väljastamise päevik peab sisaldama teavet kõigi väljastatud dokumentide kohta. Kui saateleht on registreerimata, siis ei ole raamatupidamisosakonnal õigust seda vastu võtta.
Kes selle täidab
Organisatsiooni juhile määratakse algselt automaatselt vastutus päeviku pidamise eest. Kuid enamikul juhtudel usaldab ta selle vastutuse oma alluvatele. Seda saab teha kahel viisil:
- Töölepingu kaudu (määrates see teatud töötaja otseseks kohustuseks).
- Eraldi tellimuse alusel. Dokumendi nimeks saab "Käskkiri saatelehtede väljastamise päeviku pidamise eest vastutava isiku määramise kohta". See on koostatud vabas vormis. Peaasi, et see sisaldab juhi allkirja, organisatsiooni andmeid, teavet määratud töötaja kohta ja tema allkirja sisuga nõustumise märgina.
Määratud töötaja ei pea logi pidamiseks läbima erikoolitust.
Õiguslik raamistik
Lisatud blankett ja näidistäide on valdkonnaülene tüüpvorm nr 8, mis on vastu võetud Riigi Statistikakomitee 28. novembri 1997. a otsusega nr 78. See on olnud kasutusel pikka aega ja isegi praegu pole see oma tähtsust kaotanud.
Alates 2013. aastast on aga just sellise vormi kasutamine muutunud vabatahtlikuks protseduuriks. Igal organisatsioonil on õigus iseseisvalt valida, millist vormi ta saatelehtede väljastamise märkimiseks kasutab.
Organisatsioon võib enda mugavuse huvides isegi olemasolevates dokumendivormides muudatusi teha. Peaasi, et need toimingud kinnitatakse juhi eraldi korraldusega allkirja ja pitseriga ning need on märgitud ka ettevõtte raamatupidamispõhimõtetes.
Kui kasutate standardvormi, pole selliseid meetmeid vaja. Lisaks vastab tüüppäeviku vorm kõigile sellele kehtivatele nõuetele. Veergudes muudatusi tehes riskib täitja töö- või maksuseaduste rikkumisega. Nendel ja muudel põhjustel jääb vorm nr 8 kasutusele.
Võimalikud täiendused
Kuna ajakirja on kasutatud üsna pikka aega, on mitmed ettevõtted lisanud oma veerud. Praktika on näidanud, et sellesse ajakirja on mugav lisada:
- Marsruut, mille auto läbib. Mõned näitavad lihtsalt saabumispunkti.
- Millist lasti sõiduk kohale toimetab?
- Läbisõit.
- Reisi tagajärjel tekkinud kütusekulu jne.
Loomulikult täidetakse kõik need andmed alles pärast saatelehe tagastamist või isegi pärast seda, kui organisatsiooni raamatupidaja on selle kätte saanud. Ükskõik, milliseid muudatusi olemasolevas vormis tehakse, tuleb need kinnitada halduri eraldi korraldusega.
Saatelehtede väljastamise päevik on üks peamisi dokumente, mis kinnitavad organisatsiooni või üksikettevõtja kulutusi kütusele. Kui juriidiline isik on valinud kulusid arvestava maksusüsteemi, on see dokument eriti oluline organisatsioonilt tasumisele kuuluvate maksude arvutamisel.
Nii et proovime selle välja mõelda Kas üksikettevõtja vajab saatelehtede väljastamiseks ajakirja? ja kuidas seda korraldada?
Saatelehtede väljastamise päeviku täidab iga regulaarselt vedusid teostava ettevõtte vastutav isik. See salvestab iga sõidu kohta juhile väljastatud saatedokumendid.
2017. aasta õigusaktid ei sunni järgima vormi nr 8. Ettevõtjal on õigus välja töötada oma dokument.
Vorm peab sisaldama järgmisi üksikasju:
- registreerimise seerianumber;
- lehe vedajale väljastamise kuupäev;
- teave juhi ja sõiduki kohta;
- dispetšerile saabumise ja sõidudokumentide esitamise kuupäev;
- raamatupidaja poolt dokumentatsiooni vastuvõtmise aeg;
- juhi, majandusteadlase ja dispetšeri allkiri;
- märkmeid.
Saatelehtede väljastamise päeviku pidamise kord kohustab ärijuhti kandma oma dokumenti kõik ülaltoodud punktid ja kinnitama selle sisekorraldusega. Kui see on täidetud paberkandjal, tuleb esilehele märkida selle pealkiri, kehtivusaeg ja ettevõtja nimi. Tavaliselt koostatakse dokument üheks kalendriaastaks.
Päeviku täitmise kord
Saatelehtede väljastamise päeviku täitmine on usaldatud raamatupidajale või muule ettevõtte esindajale. Isiku staatus kinnitatakse sisekorraldusega. Töötaja võidakse võtta vastutusele dokumendi ebaõige pidamise eest. Teenuselepingu alusel saate saatelehtede väljastamise päeviku täitmise ka mõnele teisele organisatsioonile usaldada.
Andmed tuleb sisestada iga kord, kui juhile väljastatakse leht ja kui ta reisilt naaseb. Isegi rikutud või eksikombel välja antud reisidokumendid peavad olema ajakirjas märgitud ja neil peab olema oma seerianumber.
Lehtede väljastamise ja päeviku täitmise eest vastutav töötaja peab teadma järgmisi reegleid:
- iga sõiduki kohta väljastatakse eraldi esmane registreerimisdokument;
- kui reisil osaleb mitu juhti, tuleb leht väljastada igaühele neist;
- reisidokument kehtib mitte rohkem kui kuu - kui reis lükatakse edasi, väljastatakse teine dokument, kuid andmed esimese ja teise vormi kohta kantakse päevikusse.
Töötaja kohustuste hulka kuulub saatelehtedele kantud andmete kontrollimine. Iga rahaliigi jaoks väljastatakse teatud vormis dokument. Näiteks sõiduautodele - vorm nr 3 ja veoautodele - nr 4-s.
Lisaks ettevõtte sõidukiparki kuuluvatele sõidukitele saab logisse salvestada andmeid töötajate isiklike autode kohta, mida töötajad kasutasid ametiotstarbel. Sel juhul on töötajale hüvitise kogumisel aluseks oma autoga reisi dokumenteerimine.
Saatelehtede väljastamise päeviku pidamine on lihtsustatud raamatupidamisprogrammide tulekuga, mis võimaldavad teil veebis dokumentatsiooni koostada. Välja on töötatud terved kompleksid, mis võimaldavad dokumentide liikumist mitte ainult majandusteadlastel, vaid ka dispetšerite, tehnilise toe inseneride ja mehaaniku jaoks.
Kuidas täidetakse saatelehtede väljastamise päevikut? Näidis on esitatud allpool.
Nõutavad üksikasjad:
- Sisestage dokumendi seerianumber. Kogu teave sisestatakse kronoloogilises järjekorras.
- Lehe väljaandmise kuupäev sisestatakse vormingus PP.KK.AA.
- Sisestage töötaja täisnimi ja personalinumber.
- Sisestage sõiduki number.
- Juht annab allkirja lehe kättesaamiseks.
- Järgmise veeru täidab dispetšer juhilt dokumentatsiooni saamisel. Seda asjaolu kinnitab allkiri.
- Järgmist veergu haldab raamatupidaja või rahavoogude eest vastutav isik. See täidetakse andmete kontrollimise käigus. See võib olla ka juht. Lisatud on kuupäev ja allkiri.
- Märkused näitavad selliseid funktsioone nagu marsruudi keerukus ja reisi eripära.
Saatelehtede väljastamise ajakiri on õmmeldud ja lehed nummerdatud. Seda kinnitab juht pitseriga ja allkirjaga. Dokumentide säilitusaeg on 5 aastat.
Iga ettevõte vastutab saatelehtede väljastamise päevikusse kantud teabe eest. Näidistäidis näeb välja selline:
Videol: Saatelehe korrektne täitmine
Veoauto saateleht on esmase raamatupidamise põhidokument, mis koos kaubaveo saatelehega määrab kindlaks näitajad veeremi ja juhi töö kajastamiseks, samuti juhile töötasu arvutamiseks ja vormistamiseks. maksed kaupade transpordi eest.
Kaubaveokite puhul kinnitati Venemaa riikliku statistikakomitee 28. novembri 1997. aasta resolutsiooniga N 78 kaks saatelehtede vormi - vorm N 4-c ja vorm N 4-p.
* Kauba transportimisel kasutatakse vormi N 4-c (tükitöö), mille puhul tuleb tasuda sõiduki tööjõu eest tükitöötasu alusel.
* Vormi N 4-p (ajapõhine) kasutatakse sõiduki töö eest tasumisel ajapõhiselt ja see on mõeldud kuni kahe kliendi üheaegseks kaubaveoks juhi ühe tööpäeva (vahetuse) jooksul.
Saatelehe maharebitavad kupongid täidab klient ja need on aluseks sõiduki omanikule kliendile arve esitamisel.
Arve juurde on lisatud vastav maharebimise kupong. Saateleht jääb sõidukit omavale organisatsioonile, see kordab identseid kirjeid kliendi poolt sõiduki kasutamise aja kohta ja on aluseks sõiduki tööpäevasel töötamise fikseerimisel.
Juhul, kui sõiduki töö eest ajaliselt tasumisel veetakse inventari esemeid, kantakse saatelehele saatedokumentide numbrid ja lisatakse üks eksemplar nendest saatedokumentidest, lähtudes veotulemustest. millele on märgitud veetud lasti tonnide arv ja muud tööd kajastavad näitajad.auto ja juht.
Saatelehe täitmise enne juhile väljastamist teostab organisatsiooni dispetšer või selleks volitatud isik. Ülejäänud andmed täidavad sõidukit omava organisatsiooni töötajad ja kliendid. Tuleb meeles pidada, et saatelehe täitmisel osalemine ei ole lubatud, välja arvatud vastuvõtmist (lahkumisel) ja üleandmist (auto tagastamisel) tõendavad allkirjad.
Saatelehed vormidel N 4-с ja N 4-п väljastatakse juhile volitatud isiku allkirja vastu ainult üheks tööpäevaks (vahetuseks), eeldusel, et juht esitab eelmise tööpäeva saatelehe.
Saatelehe täitmine toimub järgmises järjekorras:
1. Dokumendi nimetuse alla kirjutatakse selle väljaandmise kuupäev (päev, kuu, aasta), mis peab vastama väljastatud saatelehe ajakirjas registreerimise kuupäevale.
2. Reale “Töörežiim” kirjuta üles töörežiimile vastav kood (tööpäeviti, lähetused, tööaja summeeritud arvestus, igapäevane tööaja arvestus, töö nädalavahetusel või puhkusel, töö graafiku alusel või väljaspool graafikut jne), mille järgi juhi töötasu arvutatakse.
3. Ridadele “Kolonn”, “Brigaad” kirjutatakse üles kolonni ja brigaadi numbrid, mis sisaldavad autot ja juhti.
4. Sõidukile pühendatud ridadele kirjuta üles mark, riiginumber, samuti selle garaažinumber.
5. Juhile pühendatud ridadele märgitakse sellel saatelehel töötava juhi perekonnanimi, initsiaalid, töötajale transpordiorganisatsioonis määratud personalinumber, loa number ja klass.
6. Litsentsikaardile pühendatud read näitavad teavet selle tüübi (standard, piiratud), registreerimisnumbri ja seeria kohta.
7. Ridadele “Haagised” märgitakse autoga liinil toodetud haagiste ja poolhaagiste margid, osariigi- ja garaažinumbrid. Vahetushaagiste ja poolhaagiste numbrid märgitakse nendele ridadele nende vahetuskohtades.
8. Reale “Saatvad isikud” kirjutatakse üles sõidukit ülesande täitmisel saatvate isikute perekonnanimed ja initsiaalid (laadurid, ekspedeerijad, praktikandid jne).
9. Rubriigis “Juhi ja auto töö” - info auto väljumise ja tagastamise kohta vastavalt graafikule.
10. Jaotises „Juhi ülesanne” tehke järgmist.
Veerus 18 “Kelle käsutuses” märgitakse kliendi avalduse või ühekordse tellimuse alusel kliendi nimi, kelle käsutusse peab auto ülesande täitmiseks saabuma.
Veerus 19 “Saabumisaeg” märgitakse sõiduki kliendi asukohta saabumise aeg (tundides ja minutites) vastavalt tema avaldusele, ühekordsele tellimusele või sõiduki lepingutingimustele vastavale töögraafikule.
Veergudes 20-21 (laadimis- ja mahalaadimispunktide aadressid) on märgitud, kust veost saab ja kuhu tarnida vastavalt taotlusele, kliendi ühekordsele tellimusele või lepingutingimustele.
Veerus 22 “Veose nimetus” märgitakse kliendi avalduse või ühekordse tellimuse alusel veoks toodud veose nimetus.
Veerus 23 “Kaasaga sõitjate arv” märgitakse avalduse või ühekordse tellimuse alusel ülesande täitmiseks vajalik lastiga sõitjate arv.
Veerus 24 “Kaugus” märgitakse kaubaveo vahemaad, mis on määratud maanteeameti andmetel või piirkonna kaardilt (linnaplaanilt) kõvermõõturi abil või mõõtmisaktide alusel koostatud vahemaade loendist või vastavalt. auto spidomeetri näitudele (hooajaliste vedude puhul), mis fikseeritakse autotranspordiorganisatsiooni ja kliendi aktiga.
Veerus 25 “Veotonnid” märgitakse kauba hulk, mis on vaja kliendile vedada.
Ainult autotranspordiorganisatsioonil on õigus jaotises “Ülesanne juhile” toodud ülesannet muuta. Ainult erandjuhtudel saab klient kokkuleppel autotranspordiorganisatsiooniga lähetust muuta.
11. Saatelehe esiküljele reale “Väljasta kütus” märgitakse sõnadega ülesande täitmiseks väljastatav kütusekogus, arvestades eelmisest tööpäevast järelejäänud kütust.
Real “Dispetšeri allkiri” kinnitab dispetšer oma allkirjaga, et tema täidetud saatelehe andmed on õiged ja juhil on juhiluba.
Saatelehe täitmine enne garaažist lahkumist toimub järgmises järjekorras:
1. Jaotises „Kütuse liikumine“ veergudes 9, 10 ja 11 ning vastavates ridades märgib tanker, kütuse- ja määrdeainete tehnik (kütus ja määrdeained) või volitatud isik väljastatud kütuse koguse.
2. Esiküljel kinnitab transpordiorganisatsiooni poolt reisieelset tervisekontrolli läbi viima volitatud isik oma allkirjaga juhi tervislikku seisundit ja autojuhtimise lubamise võimalust.
3. Jaotises „Juhi ja auto töö“ veerus 5 „Spidomeetri näidud“ kirjutab kontrollpunkti mehaanik (kontrollpunkt) või tehnilise kontrolli osakond (TCD) spidomeetri näidu auto joonele sisenemisel ning veergu. 6 “Tegelik aeg” tempel – kell näitab tegelikku aega, mil auto garaažist lahkus. Tempelkella rikke või puudumise korral salvestatakse kellaaeg käsitsi järgmises järjestuses: päev, kuu, tunnid, minutid.
4. Jaotises „Kütuse liikumine“ veerus 12 „Väljumisel järelejäänud“ märgib käigukast või kvaliteedikontrolli mehaanik väljasõidul sõiduki paakides oleva kütusekoguse ning kinnitab kõigi tehtud kannete õigsust sellesse veergu allkirjastades. .
5. Auto tehnilisele korrasolekule pühendatud ridades tõendab käigukasti mehaanik või kvaliteedikontrolli osakond allkirjaga tehniliselt korras auto üleandmist juhile ja loa garaažist lahkumiseks. Auto vastu võtnud juhti tuvastavates ridades tõendab juht allkirjaga tehniliselt korras auto vastuvõtmist ja tööülesande vastuvõtmist.
Saatelehe täitmine liinil toimub järgmises järjestuses:
1. Vormi N 4-c jaotises „Ülesande täitmise järjestus”:
1.1. Veerus 27 märgitakse sooritatud sõitude arvud järjestikku. Kirje on ette nähtud lisatud saatedokumentide postitamiseks reisiga.
1.2. Veergudes 36–38 “Lisatud saatedokumentide (TCD) numbrid” märgib saatja kõik selle reisiga seotud saatedokumentide numbrid.
1.3. Veergudesse 28-30 “Saabumine” märgitakse kuupäev ja kellaaeg (tunnid ja minutid), millal juht esitab saatjale või kaubasaajale saatelehe sisenemisväravas või peale- või mahalaadimispunktide kontrollpunktis (v.a raudteejaamad). Kui sissesõiduvärav või kontrollpunkt puudub, siis seda veergu ei täideta, peale- või mahalaadimispunkti saabumise aeg kantakse saatelehele (Bill of Lading).
1.4. Veergudes 39 ja 40 on märgitud saatja nimi, saatja allkirjastab ja lööb templi, mis kinnitab tema poolt täidetud saatelehe andmete õigsust.
2. Jaotises „Seisakud liinil“ kirjutab tehnilise abi teenuse töötaja või volitatud isik vastavatesse veergudesse seisaku põhjuse, seisaku alguse ja lõpu kuupäeva ja kellaaja ning tõendab need kanded tema allkiri.
3. Esiküljel asuvatele ridadele “Erimärkused” märgitakse teave, mis ei ole saatelehe vormis ette nähtud (liikluspolitsei märgid, kliendid, kes keelduvad autot laadimast, erinevad teeteenused jne). .
Autot garaaži tagastades täitke saateleht järgmises järjekorras:
1. Jaotises "Sõiduki ja haagiste töötulemused" on märgitud kütusekulu, tööaeg, sõitude ja võistluste arv, läbisõit (spidomeetri järgi) ja veomahud.
2. Jaotises "Kütuse liikumine" täidab käigukast või kvaliteedikontrolli mehaanik veeru 13 "Tagasijäämise saldo" ja kirjutab selle alla. Samas jaotises täidab paakauto, kütuse- ja määrdeainete tehnik või volitatud isik juhi poolt kütuse ja määrdeainete üleandmisel veeru 14 “Kohale antud” ja allkirjastab selle all.
3. Real “Juhi poolt läbis” kinnitab juht oma allkirjaga, et sõiduk anti üle käigukasti või kvaliteedikontrolli mehaanikule tehniliselt korras (vigases) seisukorras. Käigukasti mehaanik või kvaliteedikontrolli osakond real “Vastu võetud” kinnitab allkirjaga auto vastuvõtmist juhilt tehniliselt korras (vigases) seisukorras.
Pärast seda, kui juht on saatelehe esitanud, täidab dispetšer või muu volitatud isik selle järgmises järjekorras:
1. Jaotises “Juhi ja sõiduki töö” veerus 6 “Null läbisõit” märgib dispetšer vastavalt kaugustabelile kauguse garaažist esimese laadimispunktini ja viimasest mahalaadimispunktist garaažini. .
2. Jaotises „Kütuse liikumine“ veerus 15 „Normi muutumise koefitsient“ märgib dispetšer ühe üldise kütusekulu normi muutuse koefitsiendi kogu sõiduki tööpäeva kohta, mis on seotud sõiduki tööga. kõrgendatud kütusekulu normiga sõiduk, veerus 16 "Eriseadmete tööaeg" ja veerus 17 "Mootori tööaeg", märgib saatelehele lisatud TTL vastavate kannete alusel vastavalt tööaja erivarustus ja mootori täiendav tööaeg eritingimustes (mootori pöörlevate laadimis- ja mahalaadimismehhanismide töö jne). Need andmed on vajalikud täiendava kütusekulu määra kindlaksmääramiseks. Nende andmete täitmise õigsust kinnitab dispetšer oma allkirjaga vastavate veergude all.
3. Jaotises “Ülesannete täitmise järjekord” kirjutab dispetšer veerus 27 välja sõitude koguarvu (lahtrisse “kokku” ja reale “TGD koguses” - tarnitud saatedokumentide koguarvu. tarnitud ja vastuvõetud saatedokumentide koguarv märgib juht reale "Juhi poolt läbitud" ja dispetšer reale "Dispetšer vastu võtnud".
Saatelehe vormi N 4-p täitmist iseloomustavad järgmised omadused:
1. Jaotises „Juhile määramine“ veerus 18 „Kelle käsutuses...“ kirjutab dispetšer kliendi avalduse või ühekordse tellimuse alusel üles kliendi nime ja aadressi, kelle käsutuses auto peab saabuma ülesande täitmiseks, veergudes 19 ja 20 - planeeritud saabumise ja lahkumise aeg, veerus 21 - planeeritud töötundide arv ja veerus 22 - reiside arv vastavalt plaanile.
2. Kliendi rebimiskupongi, mis on aluseks autofirmale transporditeenuste eest tasumise arve esitamisel ja mis on sellele lisatud, täidab klient. Selles klient:
2.1. Täitke juhi esitatud saatelehe alusel vastavad read saatelehe numbri ja väljaandmise kuupäeva, sõidukiettevõtte nime, kelle veeremile kaupa veetakse, saabuva auto marki ja riiginumbrit ning haagised.
2.2. Reale “Klient” kirjutatakse organisatsiooni nimi, perekonnanimi ja auto kasutamise eest vastutava ametniku initsiaalid.
2.3. Ridadel “Saabumine...” ja “Väljumine...” näitab auto kliendilt saabumise ja väljumise kellaaega.
2.4. Ridadele “Attached TGD” sisestatakse TGD numbrid, millest üks eksemplar on lisatud saatelehele, ja näitab nende koguarvu.
2.5. Reale "Sõitude arv" sisestatakse läbitud sõitude koguarv.
2.6. Reale “Kliendi allkiri ja tempel” allkirjastage ja pange tempel, mis kinnitab, et saatelehe vastavate ridade andmed on õigesti täidetud.
Saatelehe korrektse täitmise eest vastutavad organisatsiooni juhid, samuti veokite käitamise ja dokumendi täitmises osalemise eest vastutavad isikud.
Saatelehti säilitatakse organisatsioonis koos saatedokumentidega, mis võimaldab neid üheaegselt kontrollida.
Arutasime 2017. aasta muudatusi saatelehtede kujunduses, samuti saatelehe täitmise näidet oma eraldiseisvates konsultatsioonides. Selles materjalis räägime saatelehtede liikumise registreerimise ajakirjast.
Kes peaks reisipäevikut pidama?
Transporditeenuseid osutavad organisatsioonid ja üksikettevõtjad on kohustatud registreerima väljastatud saatelehed saatelehtede registreerimise ajakirjas (8. novembri 2007. aasta föderaalseaduse nr 259-FZ punkt 1, artikkel 1, punkt 1, artikkel 6, korralduse punkt 17). Teedeministeeriumi 18.09.2008 nr 152).
Teised sõidukit kasutavad isikud võivad omal äranägemisel pidada saatelehtede päevikut. Sellise logi kasutamine võimaldab kontrollida saatelehtede väljastamise õigeaegsust ja sellest tulenevalt ka sõidukite tarbitud kütuste ja määrdeainete mahakandmist, mille kasutamise info kajastus vastavates saatelehtedes.
Reisipäeviku vorm
Saatelehtede liikumise registreerimise päevik (vorm nr 8) kinnitati Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 28. novembri 1997. aasta resolutsiooniga nr 78.
Reisipäevik (vorm 8): laadige alla Excelis
Märgitakse, et seda päevikut peetakse juhile väljastatud saatelehtede liikumise ja töödeldud saatelehtede raamatupidamisse toimetamise jälgimiseks.
Organisatsioon ja üksikettevõtja saavad vajadusel ajakirja vormi iseseisvalt välja töötada.
Reisipäevik: näidistäitmine
Toome näite saatelehtede liikumise fikseerimise päeviku täitmisest kinnitatud vormi näitel
Iga organisatsioon, kellel on ametikasutusse sõidukeid, peab pidama arvestust väljastatud saatelehtede liikumise üle. Selleks on ette nähtud spetsiaalne vorm, mida nimetatakse “Saatelehtede liikumise registreerimispäevik”. Veebisait ütleb teile, milline see dokument välja peaks nägema ja kuidas seda vigadeta täita.
Organisatsioonid ja ettevõtjad, kes osutavad transporditeenuseid või kasutavad oma töös lihtsalt ametiautosid, on kohustatud kõik väljastatud saatelehed regulaarselt registreerima spetsiaalses ajakirjas. See on määratletud artiklis 6 8. novembri 2007. aasta föderaalseadus nr 259-FZ Ja teedeministeeriumi 18. septembri 2008 korraldusega nr 152. Saatelehtede liikumise registreerimise sõidupäeviku vorm kinnitati üsna kaua aega tagasi Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 28. novembri 1997. aasta resolutsioon N 78. Nende kahekümne aasta jooksul ei ole vorm nr 8 ise ega selle hooldamise kord kordagi muutunud. Kuigi seadusandjad on saatelehtede täitmises muudatusi teinud rohkem kui üks kord, millest viimane toimus 2019. aasta alguses. Lisaks vormile nr 8 kinnitas Riiklik Statistikakomitee veel mitmeid vastavate veolehtede (veoautode ja sõiduautode, aga ka busside) väljastamiseks mõeldud blankette. Neid arutatakse teises artiklis, kuid nüüd käsitleme üksikasjalikumalt peamist raamatupidamisdokumentatsiooni tüüpi, mis on mõeldud autojuhtidele väljastatud saatelehtede liikumise kontrollimiseks, samuti kasutatud lehtede tagasi toimetamiseks organisatsiooni raamatupidamisosakonda.
Mis on saatelehe liikumispäevik?
Sellise raamatupidamisdokumendi kasutamisel on mitmeid eeliseid, mis muudavad ajakirja kasutamise kasulikuks ka neile ettevõtetele, kes seda tegema ei pea. Eelkõige võimaldab see kontrollida vautšerite väljastamise õigeaegsust ja järjekorda ning kiiremini kontrollida kütuste ja määrdeainete mahakandmist. Standardne tööstusharudevaheline vorm nr 8 (OKUD 0345008) on kokku õmmeldud lehed raamatu kujul, millele on trükitud üheksast veerust koosnev tabel. Iga organisatsioon saab välja töötada ja kasutada selle dokumendi oma vormi, kuna selle vorm on soovitatav ja kohustuslik. Oma tabeli väljatöötamine võimaldab teil veerud sobivas järjekorras paigutada, eemaldada mittevajalikud andmed ja lisada asjakohaseid. Tüüpvorm täpsustab eelkõige:
- saatelehe number ja väljaandmise kuupäev;
- personalinumber ja sõidukijuhi täisnimi;
- sõiduki garaažinumber (tüüpvormil ei ole registreerimisnumbri märget, kuid saate seda oma ankeedil arvesse võtta);
- pileti kättesaamist kinnitav juhi allkiri;
- vautšeri väljastama ja vastu võtma volitatud isiku (dispetšeri) allkiri;
- lehe vastuvõtmise kuupäev ja raamatupidaja allkiri;
- veerg märkmete jaoks.
Ettenähtud viisil on vaja täita reisipäevik, mille tüüpvormi saab alla laadida artikli lõpus Vene Föderatsiooni transpordiministeeriumi 18. septembri 2008 korraldusega nr 152. See protseduur on kõigile sõiduki kasutajatele sama.
Reisipäevik: näidistäitmine
Tavaliselt ei teki selle tüüpvormi täitmisega probleeme. Kirjeid saab teha käsitsi või täita arvutiga ning päeva lõpuks saab lehed välja printida, et kõik volitatud isikud saaksid allkirja anda. Käsitsi kirjutatud dokumenti on mugavam säilitada, kui organisatsioonis on palju autosid ning dispetšer väljastab ja võtab vastu pidevalt vautšereid. Dokumendi tiitelleht, nagu tavaliselt, peab sisaldama organisatsiooni nime, selle OKPO-d ja vormi väljastamise perioodi. Tiitellehele pole vaja panna allkirju ega pitsereid. Dokumendi lehed peavad olema nummerdatud ja nende number märgitud dokumendi tagaküljele. Vormi õmmelda ja pitseerida pole vaja.
Vormi sees peate lihtsalt täitma väljad vastavalt vajadusele. Kokkuvõtet pole vaja teha. Saatelehtede väljastamise standardse päeviku täitmise näide näeb välja järgmine:
Kui ajakirja vabad leheküljed ja veerud saavad otsa, tuleks seda säilitada organisatsiooni arhiivis vähemalt kolm aastat, misjärel saab selle hävitada.