Lisateavet selle kohta, millal on vaja dokumentidele printida, vt: 2010, nr 9, lk. 73
Paljud organisatsioonid kasutavad oma töös lisaks põhipitsatile ka täiendavaid. Need võivad olla identsed põhiosaga või sisaldada erinevaid pealdisi, mis näitavad ettevõtte struktuuriüksuse tüüpi (näiteks "Personaliosakond", "Raamatupidamine", "Ladu", "Sekretariaat", "Filiaal") või templiga kantavate dokumentide liik (“Finantsdokumentidele”, “Arvetele”, “Päringutele”, “Lepingutele” jne). See on eriti mugav, kui peate kiiresti printima, kuid puudub juurdepääs põhitrükile. Tihti aga suhtuvad töövõtjad sellistesse pitseritesse kahtlustavalt ja paluvad mõnikord isegi dokumendi välja vahetada. Maksuhaldur hoiab mõnikord kinni spetsiaalsete plommide külge Ja FAS SZO määrus 13.10.2009 nr A21-8887 / 2008. Uurime välja, kas sellised väited on õigustatud.
Kas on võimalik saada lisatempleid
Kahtlused lisapitsatiga kinnitatud dokumentide kehtivuses tekivad seetõttu, et LLC ja JSC seadused näitavad ettevõtte kohustust omada "pitsatit", mitte "pitsatit". » ; . Kuid lisaplommide olemasolu ei keela. Kohtud nõustuvad s FAS-i keskorgani määrused 7. septembrist 2010 nr A23-2563 / 09A-13-48; Kolmas AAS 31. märtsil 2009 nr A33-11861 / 2008-03AP-548 / 2009; Neljas AAS 14.12.2009 nr А78-4869/2009 ja tunnistavad isegi mitme pitseri olemasolu äritavaks aga Neljanda AAC dekreet 30. novembril 2009 nr A10-2163 / 2009.
Kuidas võib lisatrükk välja näha
Meenutagem, milline peaks põhitihend välja nägema, ja sellest lähtuvalt toome välja lisatihendi tüübid.
1artikli 5 lõige 5 8. veebruari 1998. aasta föderaalseaduse nr 14-FZ "piiratud vastutusega äriühingute kohta" artikkel 2; artikli 7 lõige 7 26. detsembri 1995. aasta föderaalseaduse nr 208-FZ "Aktsiaseltside kohta" artikkel 2
Millistele dokumentidele saab printida?
Kui dokumendil pitsat pole vaja, võite sellele panna mis tahes pitseri, isegi templi.
Kui dokumendil on vaja pitserit, võite kasutada spetsiaalset pitserit, kuid järgides vaid mõnda reeglit.
Lugeja arvamus
“ Saatsime juhi kaupa vastu võtma volikirjaga templiga “Dokumentidele”. Kaupa talle ei saadetud – nad ütlesid, et selline pitsat on kehtetu. Nad selgitasid, et eksisid, kuna pitsat on ümmargune ja sellele on märgitud organisatsiooni nimi ja registreerimiskoht, kuid see ei aidanud. Pidin volikirja uuesti tegema ja uuesti minema.
Julia,
raamatupidaja, Moskva
Reegel 1. Spetsiaalsed tihendid peavad vastama põhitihendile esitatavatele nõuetele Ja FAS PO määrused 29.06.2009 nr A06-6474 / 2008; Neljas AAC 30. novembril 2009 nr А10-2163/2009.
Reegel 2. Spetsiaalsed tihendid rakendatakse vastavalt nende otstarbele m Seitsmenda AAC dekreedid, 17. detsember 2010 nr 07AP-10623/10; FAS VVO 16. aprill 2004 nr A43-10946 / 2003-25-340. Näiteks ei tohiks lepingutele panna pitserit "Arvestuse jaoks" ja filiaali pitsatit peakontori dokumentidele. Kuid pitsatil "Dokumentide jaoks" on üldine eesmärk, nii et seda saab kasutada mis tahes dokumendi jaoks. sisse FAS ZSO dekreet 11. novembril 2010 nr A70-4089 / 2010.
Reegel 3. Lepingulistele dokumentidele, samuti kaupade (tööde, teenuste) vastuvõtmise ja üleandmise dokumentidele kantakse spetsiaalne pitsat, kui leping seda ei keela. T Seitsmenda AAC dekreet 17. detsembrist 2010 nr 07AP-10623/10. Näiteks kui lepingus ei ole punkti, et pooled võivad kasutada ainult põhipitsatit, siis saab dokumentidele panna pitsati “Dokumentidele”.
Parem on panna riigiasutuste dokumentidele peamine pitsat. See säästab ettevõtet nende võimalikust näpunäidetest ja vaidlustest. Ja mugavuse huvides saate teha mitu identset tihendit.
Tuletage meelde, et printimine on vajalik näiteks sellistele dokumentidele:
- volikiri organisatsiooni nimel Ja artikli 5 lõige 5 Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikkel 185;
- leping s artikli 1 lõige 1 Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikkel 160;
- maksudeklaratsioonid ja kindlustusmaksete arvestused (vorm RSV-1 PF R heaks kiidetud Venemaa tervishoiu ja sotsiaalarengu ministeeriumi 12. novembri 2009 korraldus nr 894n ja vorm-4 FSS R F heaks kiidetud Venemaa tervishoiu ja sotsiaalarengu ministeeriumi 28. veebruari 2011. aasta korraldus nr 156n);
- sertifikaadid vormil nr 2-NDFL heaks kiidetud Venemaa föderaalse maksuteenistuse 17. novembri 2010 korraldus nr ММВ-7-3/ [e-postiga kaitstud] ;
- maksuhalduri nõudmisel IFTS-ile esitatavad dokumendid s artikli 2 lõige 2 93, punktid. 1, 3 art. 29 Vene Föderatsiooni maksuseadustik;
- ühtsed algvormid, milles on ette nähtud nõutav "Trükikoht" (näiteks arve vormil nr TORG-12 heaks kiidetud Venemaa riikliku statistikakomitee määrus 25. detsembrist 1998 nr 132, toimib vormidel nr KS-2 ja KS-3
Õigusaktides ei ole üldreeglit, mille kohaselt tuleb kõik dokumendid tõrgeteta pitseerida. Printige kohustuslikult töötajad dokument on rangelt vajalik ainult spetsiaalselt kindlaksmääratud juhtudel, näiteks tööraamatus.
Lisaks ei kehti otsene regulatiivne nõue omada pitsat kõikidele organisatsioonidele. Näiteks ei mainita pitsereid lisavastutusega äriühingute ja partnerluste puhul.
Pange tähele, et 8. augusti 2001. aasta föderaalseadus nr 129-FZ "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate riikliku registreerimise kohta" ei kohusta ka organisatsiooni ega üksikettevõtjat pitserit omama. Juriidiliste isikute registreerimisel ei pea nimetatud seaduse kohaselt registreerimisasutustele esitama organisatsiooni pitsati visandit ega muud teavet selle kohta.
Samal ajal nõuavad muude juriidiliste isikute vormidega seotud föderaalseadused pitserit. See nõue on määratletud:
8. veebruari 1998. aasta föderaalseaduse nr 14-FZ “Piiratud vastutusega äriühingud” artikli 2 punkt 5;
26. detsembri 1995. aasta föderaalseaduse nr 208-FZ “Aktsiaseltside kohta” artikli 2 punkt 7;
14. novembri 2002. aasta föderaalseaduse nr 161-FZ "Riigi- ja munitsipaalettevõtete kohta" artikli 2 lõige 3;
Nende seadustega kehtestati, et juriidilise isiku pitsat peab olema ümmargune, sisaldama ettevõtte täielikku nime ja viidet ettevõtte asukohale.
Seega on pitseri vajadus otseselt kehtestatud ainult mõne juriidilise isiku organisatsioonilise ja juriidilise vormi puhul. Plommi olemasolu nõuet saab aga põhjendada mitte ainult vastava õigusakti otsese viitega, vaid ka kaudselt, õigusakti mõttest lähtuvalt. Sellise tõlgenduse andis Vene Föderatsiooni Ülemkohus, lahendades üht konkreetset juhtumit: „... ärikäibe praktikas tunnistatakse pitsati olemasolu igal juriidilisel isikul ja eraettevõtjal kohustuslikuks ja iseenesestmõistetavaks. . Ilma sellise pitsatita on võimatu avada arvelduskontot pangas või muus krediidiasutuses, nõuetekohaselt tõestatud tehinguid ja muid dokumente. Sellistel tingimustel on Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikli 6 kohaselt tsiviilõiguse kohaldamine analoogia alusel lubatud.
Seega peavad juriidilised isikud ja üksikettevõtjad omama pitserit, vastasel juhul ei saa nad teatud kohustuslikke dokumente, sealhulgas personalidokumente, korralikult vormistada.
Prindi üksikasjad
Nagu juba mainitud, kehtestavad üksikud seadused järgmised üksikasjad kohustuslikuna ümmargune tihend : ettevõtte täielik nimi ja asukoht . Pitser võib sisaldada ka ettevõtte ärinime mis tahes Vene Föderatsiooni rahvaste keeles ja (või) võõrkeeles. Mõnikord kantakse pitserile (tavaliselt keskele) kaubamärk või muu individualiseerimisvahend. Nende puudumisel asetatakse keskele juriidilise isiku lühendatud nimi.
Varem kontrollisid pitseri tootmist rangelt valitsusasutused. See on kehtestatud ENSV Siseministeeriumi varasema korraldusega 13. veebruarist 1978 nr 34 "Pitserite graveerimisettevõtete (töökodade) avamise, pitserite ja templite valmistamise korra juhendi kinnitamise kohta". Seega sai templi- ja graveerimistöökojas organisatsiooni pitsatit tellida vaid siseorganite väljastatud eriloaga. Sellise loa saamiseks tuli esitada avaldus koos väljavõttega hartast ja pitsati enda eskiisist. Juhendist oli näha, et pitsatil peaks olema organisatsiooni nimi (mitte lühendatud). Eraldi nõuded kehtestati okste plommidele. Ja isegi valmistamine nö "lihtsad" tihendid (üldosakonna või personaliosakonna pitsatid, kolmnurksed pitsatid, nurgatemplid, tunnistuste pitsatid) oli siseasjade organite loata võimatu.
See juhend kaotas kehtivuse Vene Föderatsiooni territooriumil seoses Vene Föderatsiooni siseministeeriumi 14. veebruari 1994. aasta korraldusega nr 48. Piirkondlikes õigusaktides säilitati siiski lubatav kord plommide tegemiseks päris kaua pärast seda. Näiteks Moskvas pöördusid nad pitseri tegemiseks loa saamiseks rajooni või linna siseasjade osakonna poole (Moskva valitsuse määrusega kinnitatud Moskvas ettevõtete registreerimise korra punkt 4.14). 17. september 1991 nr 97). See tellimus kehtis Moskvas kuni 1997. aastani.
Omal ajal kehtestasid Moskva õigusaktid täiendavad nõuded plommide kohustuslike detailide kohta. Need nõuded kehtestati Moskva territooriumil asuvate pitserite ja templite valmistamise ja hävitamise aluste ajutiste eeskirjadega (kinnitatud linnapea 25. augusti 1998. a korraldusega nr 843-RM), mis kaotas kehtivuse 8. veebruaril. 2005.
Eelkõige oli kohustuslik märkida järgmised üksikasjad:
organisatsiooni täisnimi vene keeles, märkides ära organisatsioonilise ja juriidilise vormi;
asukoht;
peamine riiklik registreerimisnumber;
linna pitsatiregistri number.
"Lihtsate" pitserite jaoks oli lisaks loetletud üksikasjadele ette nähtud täiendav silt, näiteks "sekretariaat", "kontor", "juhtumikorraldus", "personaliosakond", "kontode jaoks", "sertifikaatide jaoks", "teabe saamiseks" jne .d.
Organisatsiooni äranägemisel oli võimalik märkida identifitseerimismaksunumber (TIN) ja kood vastavalt ülevenemaalisele ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaatorile (OKPO).
Pitsati või templi tegemiseks loa saamiseks oli vaja saada luba Moskva registreerimiskojast. Selleks tuli organisatsioonil esitada pitsati (templi) eskiis ja muud vajalikud dokumendid.
Praegu kuulub juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate registreerimine föderaalvalitsuse jurisdiktsiooni alla, mis ei kehtesta pitseri detailidele ja nende valmistamisele täiendavaid nõudeid, välja arvatud täisnime ja asukoha märkimine. Juriidilised isikud järgivad aga praktikas välja kujunenud äritavasid ega piirdu oma pitserites vaid kohustuslike detailidega. Vastupidi, tavaks on täpsustada võimalikult palju detaile.
Kui organisatsioon otsustab kasutada näiteks personaliosakonna jaoks "lihtsat" pitsatit, peab see pitsat sisaldama kõiki organisatsiooni "peamise" pitsati peal olevaid üksikasju. Keskel on aga logo asemel kiri "PERSONALIOSAKOND". Kui organisatsioonil personaliosakonda ei ole (on näiteks ainult personaliinspektor või personalijuht), siis on personaliosakonnale trükise tellimine täiesti kohatu. Siis näeb pitseri keskel olev lisarekvisiit välja selline: "PERSONALI DOKUMENTIDE JAOKS". Eeskirjad ja juhendid viitavad aga konkreetselt personaliosakonna pitsatile (see tähendab vastava struktuuriüksuse pitsatile), mitte teisele “lihtsale” pitsatile (kontrolörid pööravad sellele aga väga harva tähelepanu).
Kui organisatsioonis nimetatakse personaliosakonda “HR-osakonnaks” ja selle funktsioonide hulka kuulub töövihikutega töötamine, siis on soovitatav trükikeskusesse panna just selline lisaatribuut: “HR-OSAKOND”. Selle pitseri kasutamise kord tuleks fikseerida selle struktuuriüksuse määruses või muus organisatsiooni kohalikus õigusaktis.
Töölepingule tempel
Vene Föderatsiooni tööseadustik (artikkel 67) nõuab tingimata kirjalikku töölepingut kahes eksemplaris (üks töötajale, teine tööandjale). Nõuded töölepingu sisule on kindlaks määratud Vene Föderatsiooni tööseadustiku (edaspidi Vene Föderatsiooni tööseadustiku) artiklis 57, kuid seadusandja ei näe ette pitsati kohustuslikku olemasolu. juriidilise isiku või üksikettevõtja kohta. Samas võib tööandja esindaja pitseerimata allkiri tekitada küsimusi selle seaduslikkuse kohta, eriti kui töölepingut allkirjastav tööandja esindaja ei ole juriidilise isiku juht (direktor, peadirektor, president), vaid mõni muu volitatud esindaja. isik (näiteks juhataja asetäitja, personalidirektor jne). On täiesti võimalik, et “ettevõtete sõdade” käigus keeldub asutajate poolt oma volitused ära võtnud juht oma ametikohalt lahkumast ning jätkab organisatsiooni “juhtimist”, sealhulgas töötajate palkamist ja nendega töölepingute sõlmimist. Sellisel "juhil" pole enam ligipääsu organisatsiooni pitseritele, mistõttu tema allkiri jääb kinnitamata. See tähendab, et juriidilise isiku (üksikettevõtja) pitsati puudumine töölepingul peaks töötajat hoiatama. Tavaliselt teevad audiitorid märkuse ka siis, kui tööleping pole tööandja poolt pitseeritud. Tegelikult räägime ju tööõiguse valdkonnas välja kujunenud õiguskombest, mis näeb ette lepingud (töö, täieliku vastutuse kohta) ja nende juurde sõlmitavad lisakokkulepped (lisad) pitseerida.
Samuti on viga kinnitada tööandja (tema esindaja) allkirja mitte organisatsiooni pitseriga, vaid mis tahes nn "lihtsa" pitseriga (näiteks pitsat "personaliosakonna jaoks").
Tellimustele trükkimine
Tellimustele ei panda templit. Selle põhjuseks on asjaolu, et korraldus on sisemine haldusdokument, mis hõlmab ettevõtte organisatsioonilistes suhetes äsja palgatud töötajat. Seega hakkavad personalitöötajad pidama selle töötaja kohta tööajalehte, tegema sissepääsu kohta sissekande tööraamatusse jne. vastuvõtukorralduse alusel. Töötaja palkamise korralduse ühtne vorm seda nõuet ette ei näe (puudub lühend "MP"). Põhimõtteliselt on lubatud personalitellimusi läbi viia mis tahes kujul, kuid sel juhul pole trükkimist vaja.
Siiski ei tohiks unustada, et töötajal on õigus nõuda tööle asumise korralduse koopiat (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 68 2. osa). Töövõtukorralduste koopiad, aga ka muud organisatsioonist pärit personalidokumentide koopiad nõuavad nõuetekohast sertifikaati, mis on võimatu ilma pitserit kinnitamata.
Kuidas kinnitada personalidokumentide koopiaid
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 62 kohustab tööandjat väljastama töötajale tööga seotud dokumentide koopiad ning need koopiad peavad olema "nõuetekohaselt kinnitatud". Mõelgem, kuidas täpselt on vaja koopiaid tõestada ja millistest õigusaktidest tuleks juhinduda.
Vastavalt ENSV Ülemkohtu Presiidiumi 4. augusti 1983. a määrusele nr 9779-X «Kodanike õigusi käsitlevate dokumentide koopiate väljaandmise ja tõestamise korra kohta ettevõtete, asutuste ja organisatsioonide poolt» (edaspidi viidatud Määruse kohaselt peab dokumendi koopia õigsus olema tõendatud juhataja või volitatud ametniku allkirja ja pitseriga (v.a juhul, kui teatud dokument nõuab notariaalselt tõestamist).
GOST R 6.30-2003 määratleb täpselt, kuidas sertifikaadi pealdis peaks välja nägema (vt näide 1):
nõutava "allkirja" alla on kinnitatud kiri "Õige";
on kinnitatud tema isiklik allkiri;
tehakse allkirja dekodeerimine (initsiaalid, perekonnanimi);
märgitakse sertifitseerimise kuupäev;
tempel on peale pandud.
Ka praktikas võite leida järgmise sertifitseerimissildi (vt näide 2). See kinnitusmeetod on üsna vastuvõetav.
Kõige sagedamini taotlevad töötajad tööraamatu koopiat (näiteks passi väljastamiseks jne). Mõnikord küsivad nad osalise tööajaga töökorralduse koopiat, et "peamine" tööandja saaks teha vastava sissekande nende tööraamatusse.
Kuna jutt käib personalidokumentidest, mida hoitakse personaliosakonnas, siis nende koopiad kinnitab personaliosakonna inspektor. On soovitav, et organisatsiooni kohalik normatiivakt (näiteks ettevõtte personaliteenistuse eeskirjas või personalidokumentide haldamise juhendis) määraks kindlaks sellise sertifitseerimise korra ja määraks ka kindlaks, milliseid koopiaid saab kinnitada. personaliosakonna pitsat. See on üsna kooskõlas GOST R 6.30-2003 soovitustega, mis võimaldab koopiaid sertifitseerida pitseriga, mis määratakse kindlaks organisatsiooni äranägemisel (punkt 3.26).
Muidugi ei ole GOST R 6.30-2003 siduv, tegelikult sisaldab see soovitusi. Määruses aga ei keskenduta pitsati tüübile, vaid määratakse kindlaks, et "dokumendi koopia õigsust tõendab ... pitsat" (määramata "organisatsiooni pitsat"). Teisisõnu, õigusakt on sertifitseerimise käigus kinnitatud pitseri tüübi suhtes ükskõikne. Seetõttu ei ole Vene Föderatsiooni Gosstandarti soovitused selles osas vastuolus õigusnormidega.
Samuti nõuab määrus, et koopiale märgitakse selle väljaandmise kuupäev ja tehakse märge, et originaaldokument on antud ettevõttes, asutuses, organisatsioonis. Praktikas seda nõuet peaaegu ei järgita, millele on palju selgitusi. Näiteks väljastab personaliosakond tööraamatu koopia. On selge, et selle originaali, mis on täielikult kooskõlas valitsuse määrusega nr 225 kinnitatud tööraamatu pidamise ja säilitamise eeskirjadega, hoitakse personaliosakonna seifis. Seda originaali seal aga igavesti ei säilitata, varem või hiljem antakse tööraamat töötajale vallandamisel üle (erinevalt näiteks töökorraldusest, mida säilitatakse vähemalt 75 aastat). Dokumendi koopia õigsuse tõendamisel ei oma õiguslikku tähendust ka väljaandmise kuupäeva märkimine. Pigem on see seotud töötaja ja tööandja vahelise sisesuhtega, sest tööandja on kohustatud hiljemalt kolme tööpäeva jooksul alates töötaja avalduse esitamisest andma talle koopiad tööga seotud dokumentidest (Töölepingu artikkel 62). Vene Föderatsiooni töökoodeks). Lisaks ei ole üldse vaja sellist märki teha dokumendile endale, kui ettevõte peab tõendite ja dokumentide koopiate väljastamise registrit.
Tööraamatusse trükkimine
Tööraamatute osas on see nõue sätestatud Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta määrusega nr 225 kinnitatud tööraamatute pidamise ja säilitamise, tööraamatute vormide valmistamise ja tööandjatele nendega varustamise eeskirjades (edaspidi ). viidatud kui reeglid) ja tööraamatute täitmise juhised, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta määrusega nr 69 (edaspidi juhend).
Seega on tiitellehel nõutav pitsat, mis kinnitatakse tööraamatu registreerimisel (juhendi punkt 2.2). Selleks on all paremas nurgas vastav väli, mis on tähistatud lühendiga "M.P." Sel juhul saate kasutada nii organisatsiooni kui ka personaliosakonna pitsatit.
Pitserit kinnitatakse ka kaane siseküljele, kui tehakse muudatusi tiitellehel sisalduvas teabes (juhendi punkt 2.3).
Näiteks on kõige levinum juhtum, kui töötaja abiellub ja muudab oma neiupõlvenime abikaasa nimeks. Personaliametnik seisab silmitsi ülesandega kajastada need muudatused töötaja tööraamatus. Selleks kriipsutab ta ühe peenikese joonega maha endise perekonnanime, võimaldades teil läbikriipsu lugeda, ja sisestab ettevaatlikult selle kohale uue perekonnanime. Juhend näeb ette selliseid muudatusi teha ainult vastavate dokumentide (antud juhul abielutunnistuse) alusel ja teha nendele link tööraamatu sisekaanel. Selline link peab olema kinnitatud tööandja või tema poolt spetsiaalselt volitatud isiku allkirjaga ja organisatsiooni pitseriga (või personaliteenistuse pitseriga).
Erilist tähelepanu tuleks pöörata dokumentide tõendamisele töötaja vallandamisel (reeglite punkt 35). Niisiis, kui töötaja vallandatakse, kinnitatakse kõik selles organisatsioonis töötamise ajal tema tööraamatusse tehtud kanded tööandja või tööraamatute pidamise eest vastutava isiku allkirjaga, organisatsiooni (personaliosakonna) pitseriga ja allkirjaga. töötajast endast.
Pange tähele, et sarnased nõuded sisaldusid ettevõtetes, asutustes ja organisatsioonides tööraamatute pidamise korra juhendis (kinnitatud NSVL Riikliku Töökomitee määrusega 20. juunist 1974 nr 162).
Vallandamisel dokumentide kinnitamisel on kõige levinum viga see, et personaliametnik paneb ekslikult teise organisatsiooni pitseri. Tavaliselt juhtub see hoidmistüüpi struktuurides. Siis tekib olukord, kui kinnituse tegi organisatsioon, kes ei ole selle ploki oma nimega (täis- ja lühendatult) avanud organisatsiooniga seotud.
Kuidas sellist viga parandada? Kahjuks ei anna ei Reeglid ega Juhend sellele vastust. Paljud eksperdid soovitavad pärast valesti suletud kirjete plokki avada sama organisatsiooni uus plokk täis- ja lühendatud nime kujul, teha vallandamise kirje kehtetuks tunnistamiseks paranduskanne, kinnitada see allkirjadega ja kinnitada õige pitser. Selline otsus ei ole veatu, sest vallandamise protokolli kehtetuks tunnistamiseks pole alust. Selles kirjes vastavad kõik andmed (kirje seerianumber, kuupäev, sõnastus, tellimuse andmed) tegelikkusele. Lisaks on sertifitseerimisdokument täiesti sõltumatu ja kehtib mitte ainult vallandamise, vaid kogu kirjete kohta (vt reeglite punkt 35: "kui töötaja vallandatakse ... kõik sissekanded ... kinnitama ... "). Tundub täiesti mõttetu kõigi kirjete kehtetuks tunnistamine antud tööandja juures.
Sertifitseerimiskirje on antud juhul vigane vale nõutava "pitseri" tõttu. Seetõttu on vaja seda parandada. Paljud saavad sellega hakkama, kui kinnitavad selle kõrvale õige pitsati jäljendi. Kuid kahe pitseri olemasolu dokumendis näib olevat vale. Kujutage ette töölepingut, mille tööandja pitseerib kahe pitsatiga, millest üks ei ole seotud tööandjana tegutseva juriidilise isikuga. Loomulikult on see vastuvõetamatu.
Mõned personaliametnikud teevad ettepaneku teha järgmise seerianumbri alla järgmise sisuga paranduskanne:
Selle kirje kõrval pakuvad nad õige pitseri kinnitamist. Arvelduste plokk on aga juba vallandamise kirjega suletud ja sertifitseeritud (isegi kui see pole päris korrektselt kinnitatud). Seega ei ole endisel tööandjal põhjust ka pärast seda kandeid teha. Ja pole mõtet avada kirjeplokki, et teha ainult üks sertifitseerimiskirje, sest sellist kirjet ei saa eksisteerida isoleeritult nendest kirjetest, mida sertifitseeritakse.
Seega pole ideaalset väljapääsu sellest olukorrast, valesti kinnitatud pitseri parandamine on mingil moel vastuolus juhiste ja reeglitega. Näib, et saate valida ükskõik millise nendest meetoditest, kuid samal ajal peaksite väljastama töötajale tõendi, mis kinnitab selle tööandja juures töötamise perioodi, ja soovitada teil see tõend alles jätta, et seda teistele tööandjatele ja pensioniasutustele esitada (kui vajalik).
Samamoodi tuleks anda selgitusi, kui pitsat on vigaselt kinnitatud tööraamatu sisekaanele (“sellise ja sellise organisatsiooni pitsat on kinnitatud valesti”). Näiteks perekonnanime muutmise kande tegemisel võttis personaliametnik atesteerimisel vale pitsati. Ainult tõendava tõendi asemel on sel juhul asjakohane väljastada korralduse kinnitatud koopia, mille alusel muudeti organisatsiooni dokumentides töötaja nime.
Kui hariduse ja/või elukutse andmete lisamise kande alla on kinnitatud vigane pitsat, siis on sel juhul võimalik väljastada mistahes vormis vormistatud tõend, mis tõendab, et kaanele on tehtud vastav kanne. selle konkreetse tööandja poolt.
Mõnikord juhtub, et kinnitatud pitsat ei vasta osaliselt pealkirjas oleva organisatsiooni nimele. See võib olla personaliametniku viga, kes avas hooletult dokumendiploki. Organisatsiooni vale nime on samuti peaaegu võimatu parandada, kuna sellel puudub numeratsioon. Sel juhul on väljundiks ka vastavat töökogemuse perioodi kinnitava tõendi väljastamine.
Sarnane tõrge ilmneb ka siis, kui organisatsiooni nime muutmise kirje jäetakse välja. Näiteks Romashka LLC nimetati ümber Romashka Auditing Firm LLC-ks ja see kajastub tema asutamisdokumentides. Vastavalt sellele kinnitab tööandja töötaja vallandamisel LLC audiitorfirmale Romashka kuuluva pitseri. Aga kuna ümbernimetamise kirje unustati lihtsalt sisestada, ei ühti kirjeploki nimi prindiandmetega. See tähendab, et ametlikult arvatakse, et need kanded tegid kaks erinevat organisatsiooni.
Kuni kirjeploki sulgemiseni on vahelejäänud kirje tegemine üsna lihtne (juhendi punkt 3.2). Aga kui kanded on juba suletud, siis pole põhjust tegemata kandmist teha. Loomulikult saab avada uue kirjeploki ja teha puuduva kirje, kuid sellise vea avastamise ajaks võib töötaja juba uues kohas töötada. Sel juhul väljastatakse uuesti tõend, mis kajastab teavet töötaja tööstaaži ja tema töö ajal toimunud organisatsiooni ümbernimetamise kohta. Töötajal on õigus esitada selline tõend uues töökohas ning tööandjal on kohustus teha selle tõendi alusel vastav kanne (eeskirja p 27). Sellist tõendit peaks töötaja säilitama tõendava dokumendina.
Üsna sageli on tööraamatuid, milles organisatsiooni dokumentide plokk suletakse vallandamise, personaliametniku allkirja ja töötaja allkirjaga, kuid puudub organisatsiooni pitsat (personaliosakonna pitsat ). Seda puudust on väga lihtne kõrvaldada – töötaja peaks tulema vaid oma endisesse töökohta ja paluma pitsat. Peaasi, et sellega mitte viivitada, kuna organisatsioon võib muuta oma nime, tellida uusi pitsereid ja hävitada vanad. Siis võib pitseriga sertifitseerimine tekitada raskusi. Kuid sel juhul aitab kinnitustunnistuse väljastamine.
Probleeme võib tekkida ka siis, kui pitsati puudumist püütakse parandada siis, kui endine organisatsioon on juba likvideeritud või reorganiseeritud. Sellistel juhtudel tuleb tõendite tõendamiseks pöörduda organisatsiooni õigusjärglaste poole või arhiivi, kuhu personali käsitlevad dokumendid esitati. Kuid personali dokumentide ohutus ei ole alati korralikult tagatud, mistõttu on tõenäoline, et te ei pruugi arhiivitunnistust saada. Ja siis jääb vastav kirjeplokk igaveseks pitsatita ja loetakse valesti sertifitseerituks. Põhimõtteliselt saab järgmine tööandja avada pärast sellist kirjete plokki oma ploki. Siiski on problemaatiline staaži arvestamine ebapiisavalt tõendatud varasemate kirjete põhjal.
Veelgi keerulisem olukord tekib siis, kui tööraamatus pole mitte ainult tunnistuse pitserit, vaid isegi vallandamise kirjet. Siis ei saa töötajat palkav tööandja sellist raamatut pidada, sest formaalselt loetakse töötaja töötavat teises organisatsioonis, kuigi tegelikkuses võib see organisatsioon olla juba likvideeritud. Kuid kui töötaja esitab arhiivitõendi, millest selgub, et vallandamine siiski tehti, on "uuel" tööandjal õigus alustada oma kirjete blokki ja kajastada teavet töötaja eelmisest kohast vallandamise kohta. tööst selle koosseisus.
Prindikoht dokumendil
Vähese tähtsusega pole ka pitsati tembeldamine personalidokumendile. Levinuim viga: pitsat katab ametniku täiesti isikliku allkirja, mistõttu ei ole võimalik seda võrrelda teistel dokumentidel või allkirjanäidistel oleva allkirjaga (st ehtsana tuvastamisega). Mõnikord on selline pitsati panemine tahtlik, sest ametniku eest kirjutas alla kõrvaline isik. Sellisel dokumendil on kõik võltsitud dokumendi tunnused ja see viitab sellise organisatsiooni ebaaususele.
Üldtunnustatud on, et pitsat hõlmab osa ametikoha nimetusest, jättes ametniku isikliku allkirja ja selle ärakirja lugemiseks avatuks. Sellised reeglid on NSV Liidus alati kehtinud ja praegu on sellised nõuded kirjas osakondade seadustes, mis näevad vastavatele riigiorganitele ette kindla kantseleitöö korra.
Teine dokumentidel sageli esinev defekt on liiga paks või liiga kahvatu trükk dokumendil, samuti osaliselt puuduva pildiga print (esineb tavaliselt madala rõhu korral). Soovitame, et trükis oleks selge ja loetav.
* * *
Seega on organisatsiooni pitsat personalidokumentidel vajalik juhtudel, kui dokument vormistab tööandja ja töötaja vastastikused õigused ja kohustused, samuti juhtudel, kui dokument või selle koopia tõendab mis tahes töötaja fakte või õigusi (sh. endine töötaja). Tööandja sisedokumendid ei kuulu pitsati kinnitamisele. Ja kuna pitsat annab tunnistust dokumendi tähtsusest, ei tohiks selle kinnitamisel vigu teha. Vastasel juhul võivad tekkida negatiivsed olukorrad nii töötajal, kellelt on võetud võimalus oma õigusi dokumendi esitamisega tõendada, kui ka tööandjal, kes riskib võtta haldusvastutusele personalidokumentide haldamise korra rikkumise eest.
2 Mõnel juhul ei maini seadus asukoha märkimist pitseri kohustusliku rekvisiidina (12. jaanuari 1996. aasta föderaalseaduse nr 7-FZ "Mitteäriliste organisatsioonide kohta" artikkel 4, artikkel 3) .
3 Moskva registreerimiskoja 20. jaanuari 1999. a korraldus nr 17 “Pitserite ja templite visandite kinnitamise korra kohta” (tegelikult on dokument kehtetu). Vt ka Moskva linna 30. juuni 2004. a seadust nr 44 “Markide arvestuse kohta” (kadunud Moskva linna 22. juuni 2005. a seaduse nr 28 vastuvõtmise tõttu).
4 Pange tähele, et 1974. aasta mudeli töövihikus oli selliste muudatuste jaoks väljal „perekonnanimi” ette nähtud kolm veergu. Seetõttu ei mahu sellistes raamatutes uus perekonnanimi üleval, vaid alla, vabasse veergu.
5 Töötaja allkiri võib puududa, kui ta tööraamatu täitmisel vallandamise päeval töölt puudus (näiteks haiguse tõttu vms) või kui ta ise keeldub allkirja andmast (tavaliselt juhtudel konflikt" vallandamine, "artikli alusel").
6 Vt: “Juhtimise dokumentaalse toetamise riiklik süsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele ”(kinnitatud NSVL Peaarhiivi juhatuse otsusega 27.04.1988, NSVL Peaarhiivi korraldus 23.05.1988 nr 33).
7 Vt: Tüüpjuhend büroo- ja arhiivitöö kohta tolliasutustes (piirkondlikud tolliosakonnad, toll, tollipunktid), kinnitatud. Venemaa Föderaalse Tolliteenistuse korraldus 18. oktoobrist 2004 nr 160; Kinnitatud Vene Föderatsiooni prokuratuuri organite ja asutuste bürootöö juhised. Vene Föderatsiooni peaprokuröri 28. detsembri 1998. a määrusega nr 93.
Kui lepingutesse on pitsati kinnitamine vabatahtlik, siis mõnel muul dokumendil on selle olemasolu kohustuslik.
Volikiri peab olema täielikult täidetud ja sellel peab olema allkirjanäidis, kelle nimele see on antud. Juriidilise isiku nimel väljastatakse volikiri, millele kirjutab alla selle juht või muu isik, kes on selle asutamisdokumentidega volitatud ja millele on lisatud selle organisatsiooni pitser (Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikli 185 punkt 5). .
Volikirja väljastanud organisatsiooni pitsati puudumine näitab selle dokumendi kehtetust, kuna see ei vasta artikli 1 lõike 5 nõuetele. Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikkel 185 (Volga rajooni föderaalse monopolivastase teenistuse 28. mai 2009. aasta resolutsioon asjas N A49-7388 / 2006).
Isikliku konto avamisel on vaja ka pitserit. Tõepoolest, enne pangakonto avamist on vaja esitada dokumentide pakett, mille hulgas on allkirjanäidiste ja pitsati jäljendiga kaart (OKUD järgi vorm N 0401026).
Avalikkusele teenuste osutamisel peavad organisatsioonid, kes teevad sularahaarveldusi ja (või) maksekaarte kasutades arveldusi ilma kassaaparaate kasutamata, väljastama üksikisikule rangel aruandevormil dokumendi, mis on võrdsustatud sularaha kviitungiga. Aastal lk. "ja" ilma kassaaparaate kasutamata maksekaartidega sularahamaksete ja (või) arvelduste teostamise eeskirjade punktis 3 (kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 05.06.2008 N 359 määrusega) on loetletud sellise dokumendi kohustuslikud andmed, mille hulgas on organisatsiooni pitser.
Dokumendid, millel pitsat olemasolu on kohustuslik, hõlmavad esmaste dokumentide eraldi vorme, mis on esitatud Venemaa riikliku statistikakomitee otsustega kinnitatud ühtsete vormide albumites. Vajadust pitseri jäljendi järele neile viitab lühendi "MP" olemasolu. Eelkõige on rekvisiit "Trükikoht" esitatud järgmistes ühtsetes vormides:
saateleht (vorm N TORG-12, kinnitatud Venemaa riikliku statistikakomitee 25. detsembri 1998. aasta dekreediga N 132);
Tehtud tööde vastuvõtmise akt, tehtud tööde maksumuse ja kulude akt, ajutise (omandiõiguseta) ehitise kasutusse andmise akt, ehitamise peatamise akt, projekteerimis- ja mõõdistustööde peatamise akt täitmata kohta. ehitus (vastavalt vormid NN KS-2, KS-3, KS-8, KS-17 ja KS-18, kinnitatud Venemaa riikliku statistikakomitee määrusega 11.11.1999 N 100);
Konossement (vorm N 1-T, kinnitatud Venemaa riikliku statistikakomitee 28. novembri 1997. aasta määrusega N 78);
Hoonete ja rajatiste demonteerimisel ja demonteerimisel saadud materiaalsete varade lähetamise seadus (vorm N M-35, kinnitatud Venemaa riikliku statistikakomitee eelnimetatud määrusega N 71a);
Põhivara vastuvõtmise ja üleandmise, remonditud, rekonstrueeritud, kaasajastatud põhivara vastuvõtmise ja üleandmise, seadmete paigaldamiseks vastuvõtmise ja üleandmise, tuvastatud seadmete defektide kohta (vastavalt vormid NN OS-1, OS-1a). , OS-1b, OS -3, OS-15 ja OS-16, kinnitatud Venemaa riikliku statistikakomitee 21. jaanuari 2003. aasta määrusega N 7);
Veoauto saateleht (vorm N 4-P, kinnitatud Venemaa riikliku statistikakomitee 28. novembri 1997. aasta määrusega N 78).
Ilma trükkimiseta vormistatakse need dokumendid rikkumistega. Eelnevast järeldub, et esmasele raamatupidamisdokumendile on pitseri jäljend vajalik ainult siis, kui see on ühtses vormis sõnaselgelt ette nähtud.
Näidatud lühend on olemas ka mõnel tööjõu ja selle maksmise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtlustatud vormil (kinnitatud Venemaa riikliku statistikakomitee 01.05.2004 määrusega N 1):
Teatud töö ajaks sõlmitud tähtajalise töölepingu alusel tehtud töö vastuvõtmise aktis (vorm N T-73);
Reisitunnistus (vorm N T-10).
Reisitunnistusel on pitsat kinnitatud mitte ainult töötaja lähetusse saatva organisatsiooni juhi allkirjaga, vaid ka märkustega ärireisija saabumise kohta töölähetuse kohta ja sealt lahkumise kohta. . Selle organisatsiooni pitsati puudumisel, kuhu töötajad lähetusse saadetakse, ei aktsepteeri maksuamet selle lähetuse kulusid tulumaksu arvutamisel.
Kassa laekumise orderi kviitungil (vorm N KO-1) (kinnitatud Venemaa Riikliku Statistikakomitee määrusega 18.08.1998 N 88) on märgitud rekvisiit "M.P. (tempel)". Kviitungile peavad vastavalt selle kasutamise ja täitmise juhendile alla kirjutama pearaamatupidaja või selleks volitatud isik ja kassapidaja. Allkirjad on kinnitatud kassapidaja pitseriga (templiga). Sarnane säte on sätestatud Vene Föderatsioonis sularahatehingute tegemise korra (kinnitatud Venemaa Panga 04.10.1993 kirjaga N 18) punkt 13. Nagu näha, siis mainitud juhenddokumendid ei räägi mitte juriidilise isiku, vaid kassapidaja pitserist (templist).
Asjaolu, et Vene Föderatsiooni kehtivad õigusaktid ei nõua juriidilise isiku templi löömist kassa laekumise orderi kviitungile, kinnitasid ka Ida-Siberi ringkonna FASi kohtunikud. Kviitungil oleva pitseri ja raha vastu võtnud organisatsiooni pitseri väljatrükkide lahknevus ei too kaasa dokumendi kehtetust (Ida-Siberi ringkonna föderaalse monopolivastase teenistuse resolutsioon 01.22.2009 N A33-11360 / 07-F02-7117 / 08).
Kõik organisatsioonide esitatud maksudeklaratsiooni vormid peavad olema kinnitatud pitseriga (Venemaa rahandusministeeriumi 15. oktoobri 2009. aasta määrusega N 104n kinnitatud käibemaksudeklaratsiooni täitmise korra punkt 31 2 Venemaa föderaalse maksuteenistuse 15. detsembri 2010. aasta määrusega N ММВ-7-3/ kinnitatud organisatsioonide kasumi maksudeklaratsiooni täitmise korra punkt 3.3. [e-postiga kaitstud]).
Revisjoni läbiviimisel on maksuhalduril õigus nõuda maksumaksjalt (maksuagendilt) dokumente, mis kinnitavad maksude õiget arvestamist ja õigeaegset tasumist (maksuseadustiku punkt 1, punkt 1, artikkel 31, punkt 1, artikkel 93). Venemaa Föderatsioon). Kuna Venemaa föderaalsele maksuteenistusele ei esitata dokumentide originaale, vaid koopiaid, peavad need olema kinnitatud ka organisatsiooni juhi allkirja ja pitseriga (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 93 punkt 2). .
Kuid praktikas võib müüjal siiski olla kohustus kinnitada oma pitsati jäljend. Seega peavad arvel tehtud parandused olema tõendatud juhataja allkirjaga ja müüja pitseriga, millel on märgitud paranduse tegemise kuupäev (saadud ja väljastatud arvete, osturaamatute ja müügiraamatute arvestuse tegemise logiraamatu pidamise eeskirja punkt 29). Käibemaks , kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 02.12.2000 määrusega N 914). Seetõttu peab pärast arve koostamist avastatud vigade parandamisel arve väljastanud organisatsioon, sealhulgas maksuagent, kinnitama need juhi (nõuetekohaselt volitatud isiku) allkirja ja pitseriga (föderaalse maksuteenistuse kiri). Venemaa 12.08.2009 N ShS- 22-3/ [e-postiga kaitstud]).
Organisatsiooni pitsati jäljendi tööraamatutesse kinnitamise nõue on, nagu eespool mainitud, fikseeritud tööraamatute täitmise juhendis, samuti tööraamatute pidamise ja säilitamise, tööraamatu vormide koostamise ja tööandjatele andmise reeglites. need (kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 16.04.2003 määrusega nr 225).
Seega on tiitellehel nõutav pitsat, mis kinnitatakse tööraamatu registreerimisel (juhendi punkt 2.2). Selleks on selle lehe alumises paremas nurgas vastav väli, mis on tähistatud lühendiga "MP". Sel juhul saate kasutada nii organisatsiooni kui ka personaliteenistuse pitsatit. Lühend "M.P." kasutatakse tööraamatu sisestuse esimesel lehel (tööraamatu vorm ja tööraamatu lisa vorm, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse ülalnimetatud dekreediga N 225, nende näidised - korraldusega Venemaa rahandusministeerium, 22. detsember 2003 N 117n).
Pitserit kinnitatakse ka kaane siseküljele, kui tehakse muudatusi tiitellehel sisalduvas teabes (juhendi punkt 2.3). Näiteks kõige levinum juhtum: töötaja abiellus ja muutis neiupõlvenime abikaasa nimeks.
Töötaja vallandamisel kinnitatakse kõik selles organisatsioonis töötamise ajal tema tööraamatusse tehtud kanded tööandja või tööraamatute pidamise eest vastutava isiku allkirjaga, tema pitseriga ja töötaja enda allkirjaga (töölepingu punkt 35). Reeglid).
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 62 kohustab tööandjat väljastama töötajale tööga seotud dokumentide koopiad. Lisaks peavad need koopiad olema nõuetekohaselt kinnitatud.
Vastavalt NSVL Ülemnõukogu Presiidiumi määrusele 04.08.1983 N 9779-X "Kodanike õigustega seotud dokumentide koopiate väljastamise ja kinnitamise korra kohta ettevõtetes, asutustes ja organisatsioonides" (kehtib niivõrd, kuivõrd see ei ole vastuolus Vene Föderatsiooni töökoodeksiga (artikkel 423)) dokumendi koopia õigsus peab olema kinnitatud juhi või volitatud ametniku allkirja ja pitseriga (välja arvatud juhul, kui teatud dokument nõuab notariaalset kinnitust). Samal ajal märgitakse koopiale selle väljaandmise kuupäev ja tehakse märge, et originaaldokument asub selles ettevõttes, asutuses, organisatsioonis.
Eespool nimetatud GOST R 6.30-2003 määratleb täpselt, kuidas sertifitseerimissilt peab välja nägema: nõutava "allkirja" alla on kinnitatud kiri "Õige"; seejärel märgitakse ära koopia kinnitanud isiku asukoht, kantakse tema isiklik allkiri, dešifreeritakse allkiri (initsiaalid, perekonnanimi), märgitakse tõestamise kuupäev ja kinnitatakse pitsat.
Näib, et kõigil juriidilistel isikutel peaks olema pitsat. Samas mitte kumbki GC RF või föderaalne seadus 08.08.2001 N 129-FZ "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate riikliku registreerimise kohta" ei kohusta neid seda tegema. Kuid selline nõue on siiski sätestatud eriseaduste normidega:
Aktsiaseltsidele - artikli 7 lõige 7 2 26. detsembri 1995. aasta föderaalseadus nr 208-FZ "Aktsiaseltside kohta";
Piiratud vastutusega äriühingutele - artikli 5 lõige 5 2 08.02.1998 föderaalseadus nr 14-FZ "Piiratud vastutusega äriühingute kohta";
Ühtsete ettevõtete jaoks - artikli lõige 3 2 14. novembri 2002. aasta föderaalseadus nr 161-FZ "Riigi- ja munitsipaalettevõtete kohta";
Mittetulundusühingutele - Art. 3 12. jaanuari 1996. aasta föderaalseadus nr 7-FZ "Mitteäriliste organisatsioonide kohta";
Eluaseme hoiuühistutele - artikli lõige 8 3 30. detsembri 2004. aasta föderaalseadus nr 215-FZ "Eluasemehoiuühistute kohta".
Samas on neil juriidilistel isikutel õigus omada oma nimega templeid.
Märge. Piirkondlikud õigusaktid säilitasid pikka aega endiselt plommide valmistamise lubava korra. Näiteks Moskvas pöördusid nad pitseri tegemiseks loa saamiseks rajooni või linna siseasjade osakonna poole ( 4.14 Kinnitatud eeskirjad Moskvas ettevõtete registreerimise korra kohta. Moskva valitsuse 17. septembri 1991. aasta dekreet N 97). See kord kehtis linnas kuni 1997. aastani.
Nagu näete, ei mainita seadusandlikul tasemel pitsati omamise kohustust lisavastutusega äriühingute ja seltsingute puhul.
Jelena SHIRIMOVA,
jurist, ajakirja "Kadrovoe delo" juhtiv ekspert
Koolist õppisime: ilma pitsatita dokument on kehtetu. Nii et panime peaaegu kõigile paberitele pitseri - putru ei saa võiga rikkuda. Aga kas see on tõesti vajalik? Millised personalidokumendid vajavad tegelikult templi löömist ja millised saab ilma selleta hakkama?
Tihti tulevad meie toimetusse kirjad küsimustega, mis on kuidagi seotud pitsati jäljendi õige kasutamisega. "Kas mul on töölepingule pitsat vaja?" küsib Samarast pärit ettevõtja. "Kust ma leian nimekirja dokumentidest, mis peavad olema templiga kinnitatud?" – tunneb huvi Moskva personalijuht. "Ma panin kogemata teise organisatsiooni pitsati töötaja tööraamatusse. Mida ma nüüd tegema peaksin?" - kurdab Stavropoli personaliametnik. Täna lahendame need ja paljud teised probleemid.
Tutvuge Printiga
Kõigepealt räägime natuke sellest, mis on trükkimine. See on kõva kummist klišee paberile trükkimiseks, et kinnitada dokumendi ehtsust. Ametlike pitserite tehnilised nõuded - nende kuju, suurus, tekst ja neile pandud sümbolid - on sätestatud riiklikus standardis GOST R 51511-2001 *.
* Vene Föderatsiooni riiklik standard "Vene Föderatsiooni vapi reproduktsiooniga pitsatid. Vorm, mõõtmed ja tehnilised nõuded" (kinnitatud 25. detsembri 2001. aasta Venemaa riikliku standardi määrusega nr 573-st ).
Vapita pitserite tehnilised nõuded pole veel riigistandardis fikseeritud. Õigusaktid ei ütle peaaegu midagi plommide kasutamise reeglite kohta. Näiteks pole selge, millised plommid organisatsioonis peaksid olema, millistel juhtudel need panna, kes vastutab nende ohutuse eest, kui palju pitsereid ettevõttel peab olema jne. Kõik need küsimused on jäetud ettevõtte enda otsustada. organisatsiooni juhtkond.
Seal on kolme tüüpi pitsereid: ametlikud, võrdsustatud ametlikud ja lihtsad.
Ametlikud pitsatid(Vene Föderatsiooni vapi kujutisega) kasutatakse ainult riigiasutustes ja riigiasutustes. Lisaks saavad ametliku pitsati riikliku võimuga organisatsioonid. Näiteks eranotaribürood.
Aktsiaseltsil peab olema ümmargune pitsat, mis sisaldab ettevõtte täielikku nime ja aadressi
Äriettevõtted kasutavad templitega samaväärsed pitsatid. Neil on näidatud ettevõtte embleem, logo või lihtsalt ettevõtte nimi. Juriidilise isiku TIN ja riikliku registreerimistunnistuse number on märgitud nii templitele kui ka samaväärsetele pitseritele.
Ka eraettevõtjatel on oma pitsatid. Staatuse järgi võrdsustatakse neid postmarkidega. Kuid sellisel pitseril on vapi ja embleemi asemel üksikettevõtja perekonnanimi, nimi ja isanimi, samuti tema asukoht, TIN ja registreerimisnumber.
Margid, dateerid, faksimiilid
Tempel- See on teatud tüüpi tekstiga ristkülikukujuline trükk. Kõige sagedamini kasutatakse organisatsiooni andmete dokumendile kandmiseks templeid. Teatud toimingut kinnitavad templid. Näiteks "Tasuline", "Väljastatud vaheleht".
Dater- Templiseade automaatseks kuupäeva tembeldamiseks. Templite ja dateerijate kasutamise kord ei ole õigusaktides reguleeritud, seega peab organisatsioon selle ise kindlaks määrama.
Faksimile- See on pitsat või klišee, millega reprodutseeritakse isiku allkiri. Vastavalt tsiviilseadustiku artiklile 260 võib fakse kasutada ainult seadusega kehtestatud korras. Sellist korraldust aga veel ei ole. Personali- ja raamatupidamisdokumentidele faksi ei saa panna - seal on vaja ainult ametniku omakäelist allkirja. Kuid kirjadel, kirjadel, õnnitlustel - see on üsna vastuvõetav.
Templiga ja võrdsustatud pitsatid asetatakse dokumentidele, mis nõuavad autentsuse erikinnitust - lepingud, kirjad ja sertifikaadid, tööraamatud, teenindustõendid jne.
Lihtne arvestatakse ettevõtte struktuuriüksuste pitsatid, teatud tüüpi dokumentide pitsatid, templid. Neid on erineva kujuga – ümmargused, kolmnurksed, ristkülikukujulised, ruudukujulised. Need asetatakse neile dokumentidele, mis ei vaja spetsiaalset autentimist (sertifikaadid, passid, koopiad jne).
Tehnilisi nõudeid riigistandardis ilma vapita pitsatile pole veel fikseeritud
Kuhu jäljend asetada?
Pitsati jäljend peaks asuma dokumendi allosas ametniku allkirja kõrval. Pange tähele: pitsat asetatakse nii, et see kataks osaliselt positsiooni tähistavat sõna, kuid ei satuks allkirjale ja allkirja dekrüpteerimisele.
Mõnel dokumendil on spetsiaalne märge "M. P." (trükkimise koht). Kui on, siis üks mure vähem: pange sellele otse jäljend. Tähed "M.P." on olemas tööraamatu tiitellehel, raamatupidamispaberitel, tunnistuste blankettidel.
Mille jaoks trükis on?
Pitsat annab dokumendile juriidilise jõu – see kinnitab ametniku allkirja õigsust. Kuid mitte kõik personalidokumendid ei vaja seda nõuet. Kahjuks ei ole kehtivates õigusaktides selgelt määratletud, millistele paberitele tuleb pitsat panna ja milline. Oleme väljakujunenud praktikast lähtuvalt koostanud äriorganisatsioonides pitsatiga kinnitatud personalidokumentide nimekirja. See on esitatud tabelis lk 33.
Pitsat ei tõenda mitte ainult personalidokumente, vaid ka raamatupidamispabereid (tellimused, registrid, kalkulatsioonid), samuti organisatsiooni asutamisdokumente, kollektiivlepingut ja erinevaid lepinguid. Selles loendis nimetamata dokumendid ei vaja pitseerimist.
Ankeetidele vormistatud kirjad (v.a garantiikirjad) ei pea olema templiga kinnitatud
Millistele dokumentidele millised templid panna
|
Tõendame dokumente vastavalt reeglitele
Muidugi ei juhtu midagi hirmsat, kui personalikorraldusele või kirjale ekslikult templi lööd. Kuid kui te ei pitseeri dokumenti, mis seda tõesti vajab (näiteks lepingut), võivad tagajärjed olla väga kohutavad. Sellisel kokkuleppel ei ole juriidilist jõudu ja suure tõenäosusega kohus seda tõendina ei käsitle.
Selliste probleemide vältimiseks soovitame teil selgelt määratleda kohalikul tasandil printimise kasutamise kord. Kõigepealt peate määratlema kerige ettevõtte dokumendid, millele peate lööma templi. Siis pead tegema kasutusjuhend pitsatid, kuhu kirjutada, kui pitsat pannakse, võrdsustatakse templiga ja kui lihtne, kuidas templeid kasutatakse, kui need on organisatsioonis. Eraldi täpsustage, kus pitserit hoitakse ja kes on määratud selle hoidmise eest vastutavaks (tavaliselt otsustab selle küsimuse organisatsiooni juht).
Soovitav on see juhend koos nimekirjaga teha oma ettevõtte bürootöö üldjuhendi lisana ja selle puudumisel iseseisev dokument või põhikirja lisa. Kui edaspidi on vaja kohalikus aktis nimetamata dokumenti pitsatiga kinnitada, annab organisatsiooni juht selle kohta erikorralduse. Pitseriga kinnitatud dokumentide loetelu saab aja jooksul täiendada.
Plommi kasutamise juhendis on vaja ette näha aegunud plommide hävitamise kord
Tööraamatusse trükkimine
Eraldi tuleb öelda pitsati jäljendi kohta töötaja tööraamatus. Tööraamatute täitmise kord on selgelt sätestatud kahes määruses - tööraamatute pidamise ja säilitamise eeskirjas * ja tööraamatu täitmise juhendis **, mida tuleb täpselt järgida. Olles neid dokumente uurinud, järeldame: on ainult kolm juhtumit, kui töötaja tööraamatule on kinnitatud organisatsiooni või personaliteenistuse pitsat (saate kasutada mõnda neist):
- raamatu esmasel registreerimisel - tiitellehel;
- töötaja isikuandmete muutmisel - kaane siseküljel;
- vallandamisel - pärast vallandamise kirjet jaotises "Teave töö kohta".
* Kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. a määrusega nr 225.
** Kinnitatud Vene Föderatsiooni Töö- ja Sotsiaalarengu Ministeeriumi 10. oktoobri 2003. a määrusega nr 69.
Lisaks on üks juhus, kui tööraamatusse tuleb tempel panna - kui töötajale on väljastatud vaheleht. See tempel on kinnitatud raamatu kaane siseküljele või tiitellehele ja on ristkülikukujuline jäljend sõnadega "Välja antud lisa".
Larisa SANKINA,
Venemaa Riikliku Humanitaarülikooli dokumendihalduse osakonna dotsent:
- Kahjuks ei ole üheski tööraamatuga töötamist reguleerivas määruses kirjas, kuidas valesti paigaldatud pitsat (näiteks teise organisatsiooni pitsat) tühistada. Samas võib selline viga tekitada küsimusi pensionifondi asutustes töötajale pensioni määramisel. Usume, et seda saab parandada samas järjekorras nagu töövihiku jaotises "Teave töö kohta" tehtud vale kirje. Pärast viimast sissekannet pange järgmine seerianumber ja kirjutage, et sellise ja sellise organisatsiooni pitsat on valesti pandud. Näiteks: "Avatud aktsiaseltsi "Gloria" pitsat asetati ekslikult." Seejärel pange selle tihendi kõrvale õige.
Võimalik, et töötaja, kellel on selline märk tööraamatus, peab siiski kinnitama teie organisatsioonis töötamise perioodi tellimuste koopiatega. Seetõttu andke töötajale lahkumisel vajalikud koopiad.
Rohkem infot leiab ajakirjast
Kas pitsat pannakse organisatsiooni tellimustele 2019. aastal? Mõelge selle atribuudi kasutamise reeglitele haldusdokumentides.
Lugege meie artiklit:
Kas ma pean tellimustele templi lööma?
Tellimustel pitsatite kasutamise üldreegel on, et need pannakse vaid juhul, kui tellimusel on kasutatud oma organisatsioonis loodud dokumendivormi. Personali ühtsed korraldused ei pea sellist rekvisiite maha panema.
Kui ettevõttel on välja töötatud oma dokumendivormid ja kohalikud eeskirjad näevad ette pitsati olemasolu, siis see pannakse. See tuleneb Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklist 8 ja dateeritud seaduse artiklitest 7 ja 9.
Samuti on tellimusel pitsat vaja, kui dokument saadetakse välistele organisatsioonidele, kuna see tõendab selle autentsust. Plommimise taotluse võib väljastada adresseeriv organisatsioon, sel juhul tehakse ka jäljend.
Seadus annab järgmise loetelu olukordadest, mil pitsat on vaja. See:
- (selle asutamise ajal töötaja vallandamine või näiteks töötaja nime muutmine).
- Organisatsiooni kohalikud eeskirjad.
- Töölepingud (koos nendega kaasnevate lisakokkulepete ja täisvastutuse lepingutega).
- Aktid ja garantiikirjad.
- Volikirjad, mis on seotud teatud rahaliste vahendite ja materiaalsete ressursside kulutamisega seotud toimingute teostamisega.
- Arhiivitunnistused ja dokumentide koopiad.
- Teenindus- ja reisitunnistused.
- Auhinnad, petitsioonid, iseloomustused, soovitused jne.
Kellel on õigus tellimusele pitsat panna
Organisatsioonil on õigus koostada oma pitseerimist vajavate dokumentide loetelu. Seetõttu saab tööandja anda korralduse töötajatele, kes kasutavad pitserit ametlikel eesmärkidel. Tavaliselt kuuluvad nende hulka organisatsiooni esimesed isikud, struktuuriüksuste juhid jne.
Tellimusele paneb pitseri selle korralduse andnud ametnik. Kui tellimus hõlmab kogu ettevõtet, on nõutav juhi allkiri ja organisatsiooni pitsat. Ja kui tellimus puudutab konkreetset osakonda ja selle juhil on oma pitsat, kasutatakse teda.
Mis on tihendid
Siin on väljatrükkide tüübid:
- Tempel. Nende välimust reguleerib GOST R 51511-2001. Ametlikke pitsereid kasutatakse riigiasutustes ja organisatsioonides, millel on õigus kasutada Vene Föderatsiooni sümboolikat (näiteks notaribürood).
- Samaväärne armoriaaliga. Sellised pitsatid luuakse äriorganisatsioonidele. Neile saab trükkida logo või ainulaadse ettevõtte embleemi. Igal juhul tuleb sellele märkida TIN ja riikliku registreerimistunnistuse number. Üksikettevõtja märgib lisaks perekonnanime, nime ja isanime, kuid logo enam ei kasutata.
- Lihtne. Nende vajalikkuse määrab tööandja ise ja see fikseeritakse regulatiivsetes korraldustes. Näiteks on need pitsatid sertifikaatide, koopiate ja väljavõtete kinnitamiseks.
- Templid-rekvisiidid sama tüüpi olukordade jaoks kasutatakse töövoo tõhususe kiirendamiseks ja parandamiseks. Need on aadress, registreering, juurdepääsuõigustega (näiteks tempel "salajane") jne.
Milleks need prindid täpsemalt on?
Pitserite kasutamise ulatust reguleerib ühtne riikliku arvestuse süsteem (kinnitatud). Pitseri rekvisiit kinnitab selle või teise korralduse, akti, tõendi vms õigsust. Seetõttu annab selle taotlus dokumendile juriidilise jõu ja tõendab sellega kooskõlas olevate toimingute õiguspärasust.
Trüki asukoht
Mulje avaldamise kohta nimetatakse asukohaks. See asetatakse dokumendilehe allserva, pea viisa kõrvale.
Märge
Oluline on, et jäljend ei langeks kokku allkirja endaga. On aktsepteeritav, et pitsat langeb osaliselt ametikoha pealkirjale.
Personalidokumentide haldamisel on tavaks jätta dokumendile spetsiaalne koht ja märkida see lühendiga M.P. See on mugav tehnika, et vältida dokumentide kahjustamist vale prindipaigutuse tõttu.
Tihendite ladustamine
Pitsereid hoiavad selle rekvisiidi kasutamise õigust omavad töötajad. Põhiümmargune pitsat on suurema osa ajast korraldusosakonna juhataja käsutuses. Kui juht läheb puhkusele või lähetusse, kantakse see vastutavale töötajale üle kviitungi vastu. Töötajatele, kes vajavad neid tööülesannete täitmisel, väljastatakse mitmesuguseid lihtsaid abiplokke.
Tihendite hoiukohad sõltuvad nende tüübist. Peamist ümmargust pitsatit (nagu ka aadressitemplit) hoitakse tulekindlas pitseeritud seifis. Abitemplitest piisab, et hoida lauas võtmega lukustatuna. Pitserite registreerimist peetakse spetsiaalses päevikus.
Kontoritöös dokumentide tõestamise reeglid
Parim on, kui tööandja tutvustab plommide kasutamist reguleerivat juhendit. Esiteks koostatakse selle atribuudiga kinnitatud dokumentide loend. Nimekiri ei ole lõplik, selles on võimalik teha vajalikud muudatused. Nende vajalikkuse määrab tööandja ise ja see fikseeritakse regulatiivsetes korraldustes.
Lisaks töötatakse välja juhised tihendite kasutamiseks. See määrab kindlaks templite kinnitamise, hoidmise ja utiliseerimise eeskirjad ning fikseerib hoiustamise reeglid. Juhend luuakse organisatsiooni põhikirja lisana või eraldi dokumendina.