تعطي أحداث الأزمات في الاقتصاد زخماً لزيادة كفاءة وعودة الأعمال لتحسين كفاءة المؤسسة. حتى الآن ، لم يتضاءل اللاعبون في السوق ، لكن الأموال انخفضت. في الوقت نفسه ، تزداد المنافسة صرامة ، مما يعني أن النصر سيذهب إلى أولئك الذين يديرون مؤسستهم أو مؤسستهم بشكل أكثر كفاءة. سيوضح ما يلي كيفية تحسين كفاءة العمل بست طرق.
نختار فريقًا
لتحقيق الكفاءة العالية ، تحتاج الشركة إلى مجموعة جيدة التنسيق من الأشخاص. سيكون الفريق المترابط أفضل بكثير في تلبية أهداف الشركة ومعايير الأداء. ستساعد تقوية الموظفين على تحسين المهارات ، والتحفيز الإيجابي للموظفين ، وإمكانية تبادل الموظفين ووجود احتياطي معين من الموظفين.
نحن نحسن ونحدث
هذه الطريقة شائعة جدًا ، فهي تتضمن ترقية كل من البرنامج (المشار إليه فيما يلي باسم البرنامج) وتحديث المعدات ، مما يوفر أداءً أفضل. من الشائع أيضًا تثبيت برنامج خاص بالشركة ، مما يجعل من الممكن إقامة اتصال أوثق بين الموظفين وأتمتة بعض عمليات المؤسسة. أظهر إدخال الأتمتة زيادة جيدة في كفاءة المنظمة أو المؤسسة.
بالنسبة لتحديث المعدات ، يجب أن يتم تنفيذها باستمرار. فقط تذكر أن هذه عملية مكلفة إلى حد ما ، وبالتالي تتطلب ضخ نقود عالية ، وسوف يستغرق الأمر عدة سنوات حتى تؤتي ثمارها. في مثل هذه المسألة الحساسة ، تحتاج إلى حساب كل شيء بعناية.
نحن نخفض التكاليف
يتم تقييم كفاءة المؤسسة على أساس زيادة أرباحها. هناك عدد لا يحصى من الطرق لزيادة هذا التقييم ، بدءًا من الشراء بأسعار منخفضة إلى تقليص حجم موظفي المنظمة. لكن دعونا لا ننسى أننا افتتحنا أعمالنا لكسب المال ، وليس للبحث عن مواد رخيصة ، فإن تخفيضات الوظائف ستساعد فقط لفترة قصيرة ، على المدى الطويل ، مع هذا النهج ، ستختفي المؤسسة. بالطبع ، يجب التحكم في التكاليف ، لكن طريقة رفع كفاءة المشروع هذه بطيئة نوعًا ما ، وإذا أخذنا في الاعتبار الوضع الحالي ، فهي خطيرة تمامًا.
تصحيح نظام الإدارة
لا تعني هذه الطريقة تطوير نظام خاص بالكامل بناءً على تجربة الفرد ، ولكن تحسين نظام تم إنشاؤه بالفعل في مؤسسات أخرى. في الوقت الحالي ، هناك ستة أنظمة شائعة ، وهي: Lean Manufacturing ، و TPS ، ونظام إدارة الجودة (QMS) ، و 6 Sigma و Theory of Constraints of Systems.
يتميز تعديل نظام الإدارة بدرجة عالية من التعقيد في التنفيذ ، وفي الوقت نفسه ، زيادة مؤشرات الأداء لمؤسستك. يتم تحديد الكفاءة المهنية لرئيس منظمة أو مؤسسة ، أولاً وقبل كل شيء ، من خلال القدرة على الشك وتقييم نظام إدارة الأعمال الخاص بهم.
يتغير النظام عادةً مع تغيير مالك المؤسسة أو استبدال فريق الإدارة العليا. يحل القائد الجديد محل المديرين لأنه لا يتوقع منهم تغيير نظام إدارة المؤسسة الخاص به ويسهل عليه تعيين أشخاص جدد ليسوا على صلة بالمالك السابق. كما تُعرف الحالات المعاكسة ، عندما لا تؤدي عمليات الاستبدال المتكررة للموظفين إلى زيادة الكفاءة.
نحرك التلفيف
بطريقة أخرى ، يمكن أن يطلق عليه أيضًا "افعل شيئًا على الأقل". في الطرق المذكورة أعلاه ، يتم استخدام هذه الطريقة بشكل أو بآخر. تعمل هذه الطريقة على النحو التالي: يجمع المالك نوابه ولا يتركهم يذهبون حتى "يفكروا" في كيفية تحسين كفاءة الشركة. في أغلب الأحيان ، بعد مثل هذا "العصف الذهني" يتغير الهيكل التنظيمي للمؤسسة: تبديل رؤساء الأقسام ، والدمج أو العكس ، وتقطيع الخدمات والأحداث المماثلة الأخرى المصممة لزيادة سرعة اتخاذ القرار. والنتيجة هي الأساليب الموضحة أعلاه - الشراء بأسعار منخفضة ، وتسريح الموظفين ، وتحديث وتغيير نظام الإدارة ، والتي ، بالمناسبة ، يمكن أن تنقذ شركتك من الإغلاق.
باستخدام نظرية القيود
النظرية هي العثور على العنصر الذي يحد من مشروعك. إذا أدركت المشكلة الرئيسية لمؤسستك ، على سبيل المثال ، البرامج ذات الحد الأدنى من الوظائف ، فأنت بحاجة إلى شراء وتثبيت برامج جديدة أكثر فاعلية مع إعادة تدريب الموظفين الذين سيستخدمونها. هذا مثال بسيط. في كثير من الأحيان ، عند العصف الذهني ، فإن المشاكل الحقيقية لعدم الكفاءة لا تظهر ببساطة تحت قمامة المشاكل الأخرى الأقل أهمية. أفضل الحلول لإيجاد المشكلة الرئيسية للشركة هي أدوات TOC: الشجرة المنطقية للواقع الحالي أو "Thundercloud".
خاتمة
في بيئة اليوم ، تبذل الدولة الكثير من الجهود لتطوير وصيانة ريادة الأعمال. لكن يجب على قادة المنظمات والشركات أن يقلقوا أيضًا بشأن تحسين كفاءة أعمالهم. آمل أن يكون هذا المقال قد ساعد في اتخاذ قرار زيادة كفاءة مؤسستك.
فلاديسلاف أوتينينمرشح العلوم الطبية ، المدير العام "تقنيات التسويق الفعال"
مقتطفات من The Business of Slow Action ، Alpina Publishers
المهمة الأولى هي جعل العقبة واعية.
سيغموند فرويد
تحليل أنشطة المنظمات التجارية والحكومية في الاتحاد الروسي من 2003 إلى 2009 كشفت عن مشكلة مماثلة ، أحد الأسباب الرئيسية لذلك هو وجود إجراءات غير فعالة في العمل اليومي تجبر الشركة على تحمل تكاليف كبيرة ، وعادة ما تكون مخفية. في الوقت نفسه ، تعد فعالية المنظمة ككل مؤشرًا تكامليًا ، والذي يتكون من فعالية العمليات والمهام الفردية التي يتم حلها في الأنشطة اليومية.
إدارة المنظمة ليست مستعدة دائمًا للاعتراف بوجود أوجه قصور قائمة ، لأن الموظفين ، من ناحية ، ليس لديهم دائمًا المعرفة اللازمة ، أي الإجابة على السؤال " كيفإنجاز المهمة بكفاءة أكبر ". من ناحية أخرى ، بسبب عدم الرغبة الشخصية في تغيير أي شيء في الطريقة الراسخة للحياة المهنية ، لأن أي تحسين يتضمن تغييرات - تغيير القوالب النمطية الحالية والانفتاح على الجديد. ينظر معظم الناس إلى أي من هذه التغييرات على أنها عوامل سلبية وحتى تهديدات للسلامة الشخصية. هذه الظاهرة تسمى "مقاومة التغيير".
يمكن وصف حالة مثل هذه الشركة بأنها رفاهية خيالية موجودة على خلفية الفشل التنظيمي الحاد. يخلق هذا الموقف مخاطر (خاصة من الناحية الاستراتيجية) على وجود الشركة الناجح والمستدام. حتى مع حدوث تغيير طفيف في عوامل البيئة الخارجية و / أو الداخلية ، تظهر التهديدات لجميع مستويات الهيكل التنظيمي - من الموظفين العاديين إلى الإدارة العليا والملاك. وهذا ما تؤكده الدراسات التي أجرتها وكالات التدقيق الرائدة ، على سبيل المثال ، وفقًا لشركة PricewaterhouseCoopers (PwC ، 2009) ، كشفت دراسة استقصائية لأكبر 40 شركة (!) أن 60 ٪ من ممثلي الأعمال الروسية يعتقدون أن شركتهم كانت مستعدة بشكل معتدل للأزمة ؛ تم الاعتراف بضعف الاستعداد للأزمة بنسبة 22٪.
فيما يلي أسباب الانخفاض في كفاءة المنظمة ، والتي تم تحديدها نتيجة للدراسات والمسوحات وتحليل نتائج التدقيق.
السبب 1. غياب أو نقص المتخصصين المؤهلين من ذوي الخبرة في العمل التنظيمي وبناء الهياكل التنظيمية.ويرجع ذلك إلى الافتقار إلى الدورات العملية المتاحة على نطاق واسع والتعليم في مجال الإدارة. أيضًا ، هناك حجم غير كافٍ لتعليم "إدارة" الانضباط في المعايير التعليمية للاتحاد الروسي. يتم استعارة التقنيات التنظيمية المتاحة في الغالب من الخبرة الأجنبية ولا يمكن تطبيقها دائمًا في البيئة الروسية ، التي لها سماتها التاريخية الخاصة.
الأشخاص ذوو الخبرة العملية والمهارات في مجال الإدارة غير كافيين بشكل كارثي لتلبية طلب المنظمات المحلية للمتخصصين من هذا النوع. بالنظر إلى أن تنظيم العمل وتنسيق الأنشطة من الوظائف المباشرة للإدارة العليا ، يصبح هذا العامل حاسمًا.
بشكل أساسي ، يمكن أن ينعكس مخطط أي منظمة في شكل نموذج ثلاثي المستويات (انظر الرسم البياني 1) ، حيث المستوى الأعلى هو مستوى المالك ، والمستوى الأوسط هو مستوى الإدارة ، والمستوى السفلي هو المستوى مستوى الأفراد العاديين.
مخطط 1. مستويات التنظيم.
كما يتضح من الرسم البياني المقدم ، تختلف احتياجات وأهداف كل مستوى اختلافًا جوهريًا. تتمثل المهمة الرئيسية للإدارة في هذا الهيكل في تنظيم العمل الذي ترتبط فيه أهداف المستويات العليا والدنيا ببعضها البعض وتكون متوازنة. وهكذا ، فإن المدير الأعلى ، في تنفيذ مهمته في المنظمة ، يعمل كحاجز ، كونه "بين المطرقة والسندان".
السبب 2. عدم وجود فهم واضح بين أصحاب (أصحاب) المنظمات ، ماذا بالضبطيريدون الحصول عليه نتيجة لأنشطة المنظمة.نتيجة لذلك ، ليس لدى كل منظمة فهم واضح لما هو موجود منتجأنشطتها. لهذا السبب ، في معظم الحالات ، تكون أهداف عمل الشركة إما غائبة على الإطلاق ، أو مصاغة بطريقة تجعل من المستحيل القيام بوظيفة الإدارة والرقابة. يؤدي غياب تحديد أهداف محدد وقابل للقياس في المنظمات ، والمعروف للموظفين ، إلى حقيقة أن الموظفين لا يدركون مدى مساهمة كل شخص شخصيًا في النشاط وكيف يؤثر على الجودة. منتج.
يؤدي عدم وجود مفهوم مصاغ لمنتج الشركة وأهدافها إلى حدوث ارتباك في الاتصالات داخل وخارج المنظمة ، وسوء فهم من قبل الموظفين ومالك الغرض منها في السوق ، وبالتالي سوء تفسير أهمية المنظمة بالنسبة للمستهلكين.
السبب 3. عدم وجود نظام تخطيط في المنظمات ،بشكل أكثر تحديدًا ، ثقافة التخطيط. كقاعدة عامة ، يوجد في كل مستوى من مستويات المنظمة عدد كبير من الخطط التي قد لا ترتبط ببعضها البعض أو بأهداف الشركة. هذا يعقد إعداد التقارير ، كما أنه لا يسمح لك بالتقييم السريع لكيفية ارتباط المهام والإجراءات التي يتم تنفيذها بأهداف الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن عدم وجود مؤشرات قابلة للقياس في الخطط (وبالتالي في التقارير اللاحقة) ، معبراً عنها بأرقام قدر الإمكان ، يعطي الخطط والتقارير شكل الأعمال الأدبية الغنائية الذاتية التي لا تعكس الواقع الحقيقي للأمور. .
من المهم أن تعرف أن التخطيط هو إحدى الوظائف الرئيسية للمدير الأعلى ، وهو مصمم لضمان النتيجة المطلوبة في إطار زمني معين.
السبب 4. عدم وجود نظام إدارة تحفيز الموظفين في المنظمات أو وجود نظام تحفيز غير فعال.من المدهش أن الموظفين في معظم الشركات لا يعرفون على ماذا بالضبطيحصلون على مكافأة (!) ، بما في ذلك في شكل نقود. لا يرى الموظفون العلاقة بين أرباحهم وأهداف المنظمة. نتيجة لوجود موظفين محبطين في المنظمات ، يتم تنفيذ الكثير من الإجراءات التي لها طبيعة IBS *.
تذكر: إدارة تحفيز الموظفين هي وظيفة أساسية للقائد!
* - تقليد النشاط العنيف.
السبب 5. عدم وجود أدوات لتقييم الفعالية والتحكم بسرعة في الإجراءات التي يتم تنفيذها.هذا صحيح لكل موظف أو قسم أو وحدة ، وللمؤسسة ككل. هذا واضح بشكل خاص في المؤسسات العامة ، حيث لا يكون مفهوم الكفاءة موجودًا دائمًا ، على الرغم من وجوده غالبًا في المنظمات التجارية.
يصبح تقييم الكفاءة مهمًا بشكل خاص في المواقف الحاسمة بالنسبة للمنظمة ، على سبيل المثال ، في الأزمات ، عندما تتوقف طرق وأساليب العمل الحالية عن تلبية المتطلبات التي تمليها البيئة الخارجية والسوق ، أي أنها تصبح غير فعالة .
برايس ووترهاوس كوبرز (2009): أشار 73٪ من ممثلي الشركات الروسية إلى أنه في الوضع الحالي (الأزمة الاقتصادية) تتزايد الأهمية التي تعلق على تنفيذ النهج الصحيح لإدارة الأداء ؛ 61٪ لاحظوا أنه في حالة الأزمات من الضروري تعديل مجموعة المؤشرات لإدارة أداء الشركة.
يؤدي الافتقار إلى الأموال اللازمة للتنفيذ السريع لوظيفة التحكم إلى حقيقة أن معظم المديرين يعانون من الحمل الزائد في المهام الحالية وضغط الوقت بسبب عدم القدرة على التنظيم الفعال لعملية إدارة الموظفين المرؤوسين. كقاعدة عامة ، لا تسمح أدوات التحكم الموجودة في المنظمة سريعلمعالجة وتحليل البيانات التي تم الحصول عليها. في الحالة التي يتلقى فيها المدير قدرًا كبيرًا من التقارير متعددة الاتجاهات من المرؤوسين ، والتي يتم إجراؤها في أشكال مختلفة وأدوات برمجية لا تسمح بدمجها في وحدة واحدة ، يضطر المدير للتعامل مع جميع الأشكال المتنوعة التي تأتي له وحده.
لا تنس أن مراقبة الأداء وتقييمه من أهم وظائف المدير.
السبب 6. عدم وجود معايير مهنية (مؤسسية) في المنظمات.هذه المشكلة مناسبة للشركات التي توجد فيها عمليات وإجراءات معيارية ويتم تنفيذها بانتظام. في حالة عدم وجود معايير الشركة ، يمكن لكل موظف يشارك في سلسلة محددة من الإجراءات أن يقدم مساهمته الخاصة ، وليست ضرورية دائمًا ، في مساره. نتيجة لذلك ، يتم تشكيل نظام أصلي معقد لتنظيم العمل. إذا ترك الموظف (الموظفون) المشاركون في تنفيذ مثل هذه العملية الشركة ، فهناك مخاطر يمكن أن تشل (!) عمل المنظمة. بالإضافة إلى ذلك ، ستظهر صعوبات في تدريب الموظفين الوافدين حديثًا. في غياب المعايير المهنية ، تقوم الشركة بتدريب موظفين جدد ، ونتيجة لذلك يصبح "المجندون" حاملين للمعرفة الحصرية الفريدة ، وبعد أن "تعلموا" واكتسبوا الخبرة ، تركوا جامعتهم * ، متجهين بثقة إلى المنافسين.
* - ألما ماتر ("الأم المرضعة" ، اللات.).
السبب 7. عدم وجود نظام إدارة شؤون الموظفين في المنظمات ، بما في ذلك عدم وجود نظام لتكييف الموظفين الجدد وبرامج الولاء للموظفين.في الهيكل التنظيمي ، كقاعدة عامة ، هناك قسم شؤون الموظفين ، ولكن السؤال هو من المسؤول يتحكمالموظفين ، لولائهم ، يمكن أن يربكوا المدير.
في حالة عدم وجود وظيفة إدارة شؤون الموظفين (ويهدف قسم شؤون الموظفين في المقام الأول إلى تنفيذ إدارة المستندات القانونية للموظفين) ، تقع هذه المهمة على عاتق الإدارة العليا للمؤسسة. بالطبع يجب أن يكون لدى كل قائد فكرة واضحة وأن يجيب على السؤال عن كيفية حياة الوحدة الموكلة إليه. ومع ذلك ، فهو غير قادر دائمًا على تتبع المعلومات والاحتفاظ بها حول ما يحدث في رأس كل من مرؤوسيه وما هي الخصائص النفسية لسلوك شعبه. نتيجة لذلك ، اتضح أن كل موظف متروك لنفسه ؛ لا أحد يتحكم في ولائه. لكن الولاء هو أحد المكونات الرئيسية لنظام تحفيز الموظفين.
كما أن عدم وجود نظام لتكييف الموظفين الجدد يجبر كل موظف وصل حديثًا على الانخراط في التعليم الذاتي للشركة و "التكيف الذاتي" مع خصائص المنظمة. في هذه الحالة ، خاصة في المؤسسات الكبيرة ، يمكن أن تؤدي عملية التكيف غير المنضبطة ، التي تُترك للصدفة ، إما إلى المغادرة المفاجئة لموظف جديد من الشركة (في نفس الوقت ، تتحول الموارد التي يتم إنفاقها على جذبه إلى تكاليف مباشرة) ، أو لتشكيل "عشيرة" عندما يأخذ أحد الموظفين عضوًا جديدًا في الفريق "تحت جناحه".
السبب 8. سوء فهم دور وهدف وظيفة التسويق في أنشطة الشركة.فيما يلي قائمة بالمشكلات الأكثر شيوعًا في إنشاء وتشغيل نظام التسويق للمؤسسة.
- عدم كفاءة الهيكل التنظيمي للخدمة التسويقية ، والتي لا تحدد بوضوح وظائف ودور الخدمة في أنشطة الشركة
- الجهل بحصة السوق التي تحتلها الشركة ، وعدم فهم سبب احتياج الشركة لهذه المعرفة
- عدم وجود إجابة على السؤال "من ولماذا هم المنافسون الحقيقيون للمؤسسة؟"
- وضع غير دقيق للشركة والمنتج ، مما لا يسمح للمستهلك بفهم الفرق بين منتج الشركة ومنتج المنافسين
- نقص المواد الإعلامية القياسية عن الشركة (على سبيل المثال ، البيانات الصحفية والعروض التقديمية)
- نقص الأدوات اللازمة لإدارة تدفقات المعلومات الخارجية والداخلية
- سوء فهم دور ومعنى العلامة التجارية و / أو المنتج للشركة
- عدم وجود مجموعات مستهدفة موصوفة واحتياجاتها
- عدم وجود وصف لمنتج المنظمة وخصائصه ومزاياه وفوائده للمستهلك
- عدم وجود أدوات لتقييم فعالية عملية الاتصالات التسويقية (على وجه الخصوص ، الإعلان) وتقييم فعالية خدمة التسويق ككل
- عدم وجود أدوات لإدارة ولاء المستهلك.
وبالتالي ، يمكن تجميع جميع المشاكل المذكورة أعلاه في مجالين: مشاكل في ممارسة الإدارة ومشاكل في ممارسة التسويق. لكن بناء نظام فعال لعمل هذين المكونين ، الضروري لأي منظمة ، مستحيل بدون فهم أيديولوجي لجوهر المنظمة والسوق ، وكذلك مراعاة ميزات عمل الهيكل الفعال.
اليوم سنتحدث عنه تحسين كفاءة العملوالعمل والنظر في بعض القواعد المهمة التي ستخبرنا كيفية تحسين الكفاءة. اليوم ، زيادة كفاءة العمل ، يعد استخدام وقت العمل مسألة مهمة للغاية ليس فقط لأصحاب العمل ، ولكن أيضًا للأشخاص الذين يعملون لأنفسهم: رواد الأعمال ، المستقلون ، وما إلى ذلك ، وكذلك للموظفين الذين تعتمد أرباحهم بشكل مباشر على النتيجة ، هناك الكثير من هؤلاء أيضًا.
لذلك ، سأفكر في بعض الطرق الفعالة لزيادة كفاءة العمل الشخصية ، أي سأخبرك بكيفية زيادة كفاءة العمل ، وبالتالي الدخل الشخصي.
طرق تحسين كفاءة العمل الشخصي.
1. لا تعيد التدوير!هناك رأي مفاده أنه من أجل كسب الكثير ، تحتاج إلى العمل الجاد والعمل الجاد. ومع ذلك ، فإنه ليس صحيحًا تمامًا: سيكون من الأصح عدم قول "الكثير" ، ولكن "بشكل فعال". وعندما يعمل الإنسان كثيرًا ، بقدر ما لا يستطيع جسده تحمله ، فإن كفاءة عمله ، على العكس من ذلك ، تنخفض. لذلك ، إذا كنت تفكر في تحسين كفاءة عملك ، فلا يجب أن تسعى أبدًا للعمل الجاد - مثل هذا العمل لن يجلب لك أي شيء جيد.
دعنا نحلل كيف يعمل موظف المكتب النموذجي في يوم عمل غير منتظم مدته 8 ساعات وأسبوع عمل من 5-6 أيام. ليس لديه وقت شخصي عمليًا ، ولا يحصل أبدًا على قسط كافٍ من النوم ، فهو دائمًا متعب ، ويوم الاثنين يأتي للعمل بالفعل مع أفكار حول يوم الجمعة ، والتي "تدفئه" طوال الأسبوع. إنه يعلم أنه ليس من المعتاد في المنظمة ترك العمل في الوقت المحدد - من الضروري البقاء لمدة ساعة على الأقل حتى يرى المدير أنه "يعمل". مثل هذا الموظف لن يكون قادرًا على العمل بفعالية. سيحاول بكل طريقة ممكنة إطالة يوم عمله قدر الإمكان ، وسيشتت انتباهه باستمرار: شرب القهوة (لأنه لا يحصل على قسط كافٍ من النوم) ، والقيام بالشؤون الشخصية (لأنه ليس لديه وقت آخر لهم) ، والتدخين (من الإجهاد) ، وقضاء الوقت على الشبكات الاجتماعية (ولكن كن في العمل حتى يرى المدير جهوده) ، إلخ.
وتخيل الموظف الذي ستتاح له الفرصة لترك العمل في أي وقت بمجرد أن يكمل قائمة واجباته. ستعمل بكفاءة أكثر من الأولى بعدة مرات! ونفس العمل ، الذي يمتد الأول لمدة 8-9-10 ساعات ، سيكون قادرًا على إكماله في مدة أقصاها 4-6 ساعات من أجل الحصول على فرصة للعناية بشؤونهم الشخصية بشكل أسرع. هذا عمل فعال.
في عملية العمل ، يجب على الشخص بالتأكيد أن يخصص وقتًا لنفسه للراحة ، وإلا ستنخفض كفاءة العمل: فكلما زاد إرهاق الشخص ، قل كفاءة عمله. لكن ، بالطبع ، يجب أن تكون هذه الراحة معقولة ومنضبطة - فهي تساعد كثيرًا في هذا الصدد.
نحن بحاجة إلى أن نسعى جاهدين للعمل ليس كثيرًا ، ولكن بكفاءة ، وهي أشياء مختلفة تمامًا.
2. تعلم أن أقول لا".القاعدة المهمة التالية التي تؤثر بشكل مباشر على زيادة كفاءة العمل هي القدرة على رفض الأشياء غير الضرورية التي لا تفيد ما تعمل عليه ، والتركيز حصريًا على الشيء الرئيسي.
يجب أن يسترشد العمل بما يقول إن 20٪ من الجهود تجلب 80٪ من النتيجة ، و 80٪ من الجهود تحقق 20٪ فقط من النتيجة. إذا قمت بتحليل عملك بموضوعية ، وفي الواقع أي نشاط آخر لك ، فسترى أن هذا القانون يعمل حقًا ، كما هو. لذلك ، إذا تعلمت تحديد هذه النسبة العشرين الأكثر فاعلية من عملك والتركيز عليها ، فستزيد كفاءة عملك بشكل كبير.
من الناحية النفسية ، هذا صعب للغاية: أن ترفض ، على سبيل المثال ، عندما يطلب منك زميل المساعدة في عمله ، لأنه "ليس لديه وقت". لكن هذه الخاصية بالتحديد هي أحد الاختلافات المهمة بين الشخص الناجح.
يتميّز الناجحون بحقيقة أنهم يعرفون كيف يرفضون ويقولون "لا". وليس فقط للآخرين ، ولكن حتى لنفسك. إذا لم تتعلم كيفية القيام بذلك ، فسيكون من الصعب جدًا عليك زيادة كفاءة عملك الشخصي ، نظرًا لأن أشياء غير ضرورية وعديمة الجدوى ستستهلك الكثير من الوقت دائمًا.
3. تفويض السلطة.غالبًا ما يحدث أن يعطي الشخص لنفسه موقفًا: أن يفعل كل شيء بنفسه ، لأنه "لن يقوم أحد بذلك أفضل مني". حتى لو كان هذا صحيحًا ، فليس كل العمل يجب أن يتم بشكل مثالي (المزيد حول هذا في القاعدة التالية). بعضها سهل بما فيه الكفاية.
إذا "استحوذت على كل شيء" بنفسك ، فستظل كفاءة العمل الإجمالية منخفضة دائمًا ، لأن الشخص سوف يضيع وقته الذي لا يمكن الاستغناء عنه حتى في كل أنواع الأشياء الصغيرة التي ، في الواقع ، يمكن لشخص آخر القيام بها دون التركيز على المهمة الرئيسية. لزيادة كفاءة العمل ، من الممكن بل ومن الضروري ، إذا لزم الأمر ، تفويض صلاحياتك (سواء في العمل أو شخصيًا) لأشخاص آخرين.
بالمناسبة ، يمكنك طلب المساعدة ليس فقط من مرؤوسيك ، ولكن أيضًا من قادتك ، كأشخاص أكثر خبرة يمكنهم مساعدتك في أداء العمل الضروري بشكل أكثر كفاءة.
لا أحد يستطيع أن يفعل كل شيء على قدم المساواة. لذلك ، عند التفكير في كيفية زيادة كفاءة العمل ، فأنت بحاجة إلى التركيز على مهمتك الرئيسية ، وتفويض بقية العمل ، إن أمكن ، للآخرين.
4. لا تكافح من أجل الكمال!هناك قول مأثور: "الكمال عدو الخير" ، وهذا صحيح تمامًا. عندما يسعى الشخص لأداء وظيفته على أكمل وجه ، بنسبة 110٪ ، فإنه يقضي وقتًا أطول بكثير من الوقت الذي يكفي لإكمال هذا العمل ، على سبيل المثال ، بنسبة 90-95٪ ، والذي سيكون أيضًا كافيًا تمامًا. الشخص الذي يسعى لتحقيق الكمال (الكمال) يهتم بكل شيء صغير ، كل التفاصيل ، ينتظر الوقت المثالي لإكمال العمل ، يعيد العمل عدة مرات إذا كان لا يناسبه على الأقل قليلاً.
لنأخذ مثالاً بسيطًا. لنفترض أن المدير طلب إعداد تقرير معين ، على سبيل المثال ، لحساب النسبة المئوية لتنفيذ الشركة للخطة الشهرية. يقوم العامل المثالي بإعداد البيانات ، ويقوم بإدخالها بالفعل لإرسالها عن طريق البريد الإلكتروني. وعند التحقق ، توصل إلى فكرة أن أحد المؤشرات يمكن حسابه بشكل أكثر دقة إلى حد ما: النتيجة الإجمالية لن تتغير كثيرًا من هذا ، لكنها ستكون أكثر صحة. ويقوم بإعادة جمع البيانات الضرورية ، وإعادة حساب التقرير بأكمله. ثم يعتقد أن التقرير في هذا النموذج "لا يبدو" بطريقة ما ، ويقرر ترتيبه في شكل جدول في Excel. ينشئ جدولاً ، ويدخل كل البيانات ، ويملأ الصيغ. ثم قرر تلوين الطاولة وإبرازها بألوان وخطوط مختلفة لجعلها أكثر جمالاً ، إلخ. أي أنه يقضي الكثير من الوقت في هذا العمل ، على الرغم من أن الرئيس ، في الواقع ، لا يحتاج إلى كل هذا - فهو يحتاج فقط إلى شخصية نهائية واحدة ، هذا كل شيء!
السعي لتحقيق الكمال هو ما يعيق دائمًا تحسين كفاءة العمل. لذلك ، حاول القيام بعملك بكفاءة ، ولكن ليس بشكل مثالي - لذلك سيكون عملك أكثر كفاءة.
5. أتمتة العمليات.إذا كان لديك نوع من العمل الروتيني الدائم ، فحاول أتمتة تنفيذه قدر الإمكان. حتى لو اضطررت إلى إنفاق قدر معين من الوقت أو حتى المال في هذه المرة ، فستوفر نتيجة لذلك أكثر بكثير وستكون قادرًا على زيادة كفاءتك الشخصية.
الآن ، إذا كان التقرير الذي فكرت فيه في المثال السابق يجب أن يتم بشكل يومي / أسبوعي / شهري ، فعلى العكس من ذلك ، سيكون من المنطقي إنشاء جدول مناسب مع الصيغ مرة واحدة ، والذي سيحسب تلقائيًا المؤشر المطلوب. نتيجة لذلك ، سيسمح هذا في كل مرة باستخدام وقت أقل لكتابة تقرير ، وتخصيصه لمهام أخرى أكثر أهمية.
في عصر تكنولوجيا الكمبيوتر لدينا ، يجب أن يُعهد بجميع الأعمال الروتينية إلى أجهزة الكمبيوتر الروبوتية ، تاركًا الشخص فقط مع ما لا يستطيع الكمبيوتر التعامل معه ، حيث يكون التفكير الحي مطلوبًا. ستؤدي أتمتة العمليات إلى زيادة كبيرة في كفاءة العمل.
6. لا "تعيد اختراع العجلة".غالبًا ما يقضي الناس قدرًا هائلاً من الوقت والجهد وأحيانًا المال للوصول إلى ما هو معروف بالفعل لفترة طويلة. ما نوع كفاءة العمل التي يمكن أن نتحدث عنها في هذه الحالة؟
غالبًا ما يمكن ملاحظة هذه المشكلة في الأشخاص الذين يرغبون في تطوير أفكارهم التجارية لسنوات ، مما يفقدون الوقت والدخل المحتمل ، بدلاً من استخدام بعض الخيارات المعروفة بالفعل والأهم من ذلك ، والتي أثبتت جدواها.
لزيادة كفاءة العمل ، تحتاج إلى استخدام خبرة أولئك الذين مروا بالفعل بمسار مشابه ، وتجنب أخطائهم. ليس من الضروري أن تكون خبيرًا في أي مجال بنفسك - يمكنك الاعتماد على آراء أولئك الذين هم بالفعل خبراء ، وسيكون هذا أكثر فعالية.
إذا كان الشخص يعمل مع البيانات التي تبين لاحقًا أنها غير موثوقة ، فسيقوم ببساطة بعمل غير ضروري وغير ضروري ، ولا يمكن استخدام نتائجه بأي شكل من الأشكال.
لنأخذ هذا المثال: شخص يريد فتح متجر ، ولا يعرف المستندات التي يجب جمعها لهذا الغرض. يستخدم محرك بحث وينتهي به المطاف في بعض المواقع حيث نشر شخص ما قائمة بهذه المستندات. يقوم رائد أعمال مبتدئ بجمع كل ما هو مذكور في هذه القائمة ، وعندما يصل إلى سلطات التسجيل ، يتضح أن نصف المستندات غير ضرورية ، وأن العديد من المستندات مفقودة. يتعين علينا القيام بكل العمل مرة أخرى ، ولكن إذا كان قد درس الإطار التشريعي الحالي على الفور أو على الأقل تلقى مشورة مختصة من نفس الهيئات ، لكان قد عمل بشكل أكثر كفاءة.
إذا كنت تهتم بزيادة كفاءة العمل ، فاقبل فقط البيانات الدقيقة للعمل ، دون إضاعة وقتك في العمل من خلال معلومات مشكوك فيها.
باستخدام هذه الأساليب لزيادة كفاءة عملك الشخصي ، ستتمكن من زيادة كفاءة عملك بشكل كبير ، مما يعني أنك ستحقق نتائج أفضل ، ونتيجة لذلك ، أرباح أفضل.
هذا كل شئ. استمر في العمل وتعلم كيفية استخدام عملك ووقتك وأموالك الشخصية بشكل فعال. اراك قريبا!
يعلم الجميع أن العملية الناجحة والرفاهية المالية للمؤسسة غالبًا ما تعتمد على أداء موظفيها. عاجلاً أم آجلاً ، يفكر كل قائد في رفعه ، ولهذا يمكنك استخدام أي من الأساليب الفعالة ، بعد اختيار الطريقة الأكثر ملاءمة لك.
قبل استخدام الطرق الرئيسية لتحسين الكفاءة ، تحتاج إلى الإجابة عن بعض الأسئلة:
- هل من الممكن زيادة إنتاجية العمل مع نفس الموظفين ، أي بدون تمديد؟
- هل ستعمل الشركة بخسارة إذا زاد عدد الموظفين؟
- هل يعمل الموظفون بكامل طاقتهم أم يعمل بنصف القوة؟
- هل هناك دافع لأداء أعلى بين الموظفين؟
حتى إذا كانت الإجابة على معظم الأسئلة بنعم ، فمن الضروري دائمًا المضي قدمًا فقط: زيادة معدل الدوران ، وخفض التكاليف النقدية ، وتوسيع قاعدة العملاء ، وجذب المستثمرين ، وما إلى ذلك. كل هذا ممكن فقط مع أقصى تأثير للموظفين في عملهم ، وإذا لم يكن موجودًا ، يجب الانتباه إلى الأساليب الأكثر ملاءمة لتحقيق الأهداف.
تحسين كفاءة العمل: الأساليب الأساسية
قبل استخدام أي من الأساليب ، من الضروري تحديد حجم المشكلة: هل موظف واحد لا يبذل قصارى جهده ، أم أن جميع الموظفين؟ إذا تم تعيين واجبات معينة لموظف واحد وقام بأدائها بطريقة احترافية للغاية بنتائج مبهرة ، ولكن في الوقت نفسه ، يلزم توسيع واجباته للحصول على أفضل النتائج ، فسيكون من الضروري جذب موظفين آخرين.
يتم التعامل مع توزيع الواجبات ، وكذلك حساب (توسيع) الموارد ، من قبل المديرين. إذا نشأ موقف يكون فيه توزيع المسؤوليات بين المرؤوسين مطلوبًا لزيادة الكفاءة ، فيجب اتباع القواعد التالية:
- متطلبات كفؤة وكافية لكل موظف. من المستحيل إضافة مسؤوليات جديدة إذا كان محملاً بالفعل من قبل: سيؤدي ذلك إلى انخفاض كفاءته وتدهور في نتائج أنشطته. من الأفضل توزيع كل شيء بشكل صحيح بين العديد من العمال حتى يعملوا بتفان كامل ؛
- مسؤولية. يجب أن يعرف كل موظف مجال مسؤوليته: فهذا سيقلل من عدد أخطائه في العمل ؛
- التدريب على التوزيع الصحيح لوقت العمل. قبل تعيين مهمة للموظف ، يجب على المدير تحديد مقدار الوقت الذي سيستغرقه لإكمالها. إذا كان المرؤوس يعترض ويقول إنه لن يكون في الوقت المناسب ، فمن الضروري التأكيد على أنه لا يعرف كيفية تخطيط جدوله الزمني ؛
- إثبات جميع المطالبات ضد الموظف. إذا قام المدير بتوبيخ الموظف ببساطة ، دون إبداء أي حجج ، فسيبدو الأمر وكأنه مجرد انتقاء. من الضروري دائمًا تقديم الأسباب وشرح الإجراءات المتوقعة من المرؤوس وما هو الخطأ فيه ؛
- تحديد كفاءة الموظف. من المهم ليس فقط توزيع العبء بشكل صحيح بين الموظفين ، ولكن أيضًا لتحديد الموظف الذي سيكون قادرًا على أداء مهمة معينة بشكل أفضل. إذا تم تحميل المرؤوس ومن الواضح أنه لن يكون لديه الوقت لإكمال المهمة في الوقت المحدد ، فمن الأفضل إعطائها لشخص آخر ؛
- ترقية. مثل هذا الإجراء له طبيعة نفسية ، لأنه إذا لم يعاقب القائد فحسب ، بل شجع أيضًا ، فسيكون من السهل على الموظف تحديد نقاط قوته وضعفه. أثناء الامتنان ، يجب التركيز على الصفات الشخصية للموظف ، والتي بفضلها تمكن من إكمال المهمة الموكلة إليه بكفاءة.
يكون الوضع أكثر تعقيدًا عندما تكون كفاءة العمل منخفضة ليس لشخص واحد ، ولكن للفريق بأكمله. قد تكمن المشكلة هنا في عدم كفاية الدافع أو الاختيار غير السليم للموظفين عند التوظيف. في هذه الحالة ، من الضروري دراسة عدة عوامل بالتفصيل:
- عدد وتكوين الفريق ؛
- علاقات العمل بين الموظفين والمدير ؛
- الامتثال للوائح الشركة.
من الناحية النظرية ، توجد معايير الشركات في كل شركة ، لكن البعض يفضل الموافقة عليها كتابيًا. يصفون بالتفصيل العلاقات الاجتماعية بين جميع موظفي المؤسسة ، من المتخصصين المبتدئين إلى الإدارة.
يعتقد الكثير من الناس أنه يمكن زيادة إنتاجية العمل من خلال زيادة عدد الموظفين ، ولكن هذا ليس هو الحال على الإطلاق. العدد الأمثل للموظفين هو من 7 إلى 11 شخصًا ، في حين أنه من المستحسن أن يكونوا من مختلف الأعمار والأنماط النفسية. في هذه الحالة ، نظرًا لاختلاف وجهات النظر في القسم ، يمكن أن تنشأ خلافات وحتى صراعات خطيرة ، ولكن بفضل مثل هذه المواقف سيكون من الممكن إيجاد الحل الصحيح للمسألة الإشكالية.
أفضل طريقة لتحسين كفاءة الفريق بأكمله هي إنشاء علاقات مواتية داخله ، بالإضافة إلى الدافع الكفء. في الحالة الأخيرة ، يمكن لأصحاب العمل تطوير أنظمة المكافآت الخاصة بهم ، والتي بفضلها سيتم تحفيز كل موظف لأداء واجبات العمل بشكل أفضل ، مما سيؤدي في النهاية إلى تحسين الأداء لجميع الموظفين.
تعتبر ظروف العمل أيضًا ذات أهمية كبيرة: من المهم أن يمتلك الموظفون جميع المعدات اللازمة لأداء مهام العمل بشكل أفضل ، فضلاً عن أماكن العمل المريحة. إذا شعر الموظف بعدم الراحة أو نقص الموارد ، فلا يجب أن تتوقع منه أداءً عاليًا.
المشاكل الرئيسية التي قد يواجهها القائد
لزيادة كفاءة وربحية المشروع ، يفضل بعض أصحاب العمل إنشاء عدد كبير من نوابهم. في النهاية ، يؤدي هذا إلى حقيقة أن هناك 2-3 رؤساء لكل موظف عادي ، وهذا يتعارض فقط مع نشاط العمل الإيجابي ، لأنهم سيقضون معظم الوقت في مناقشة أفعالهم فقط.
في أغلب الأحيان ، تؤدي التركيبة الكبيرة من المديرين إلى انخفاض في أداء الفريق بأكمله ، لأنه في الغالب ، نظرًا لانخفاض عبء العمل ، لإضفاء مظهر العمل ، يتعين على النواب عقد اجتماعات غير ضرورية والمطالبة باستمرار بتقارير غير ضرورية وغيرها من الوثائق من المرؤوسين. عند تجميعها ، يقضي العمال العاديون الوقت الذي يمكنهم استخدامه لحل المهام الأخرى الأكثر أهمية للمؤسسة.
هناك مشكلة أخرى نموذجية لمعظم الشركات وهي العدد الكبير من الموظفين العاديين: السائقين ، والسكرتيرات ، وما إلى ذلك. في بعض الأحيان يكون هناك سكرتير واحد لكل قائد ، والذي ، بالطبع ، يسهل عمله ، وأحيانًا يحرره بالكامل تقريبًا من واجبات العمل (نظريًا). يحتاج جميع الموظفين إلى دفع رواتب ، وليس كل واحد منهم مربحًا للمؤسسة ، لذا فإن تقليص الحجم يمكن أن يحسن الرفاهية المالية للشركة.
الخطأ الثالث والأكثر شيوعًا للقادة هو التنظيم الخاطئ لعملية العمل. إذا كان الموظفون يشربون القهوة كثيرًا ، أو يذهبون للاستراحة من التدخين أو يتحدثون باستمرار ، فإن ذلك يتعارض مع الأداء الفعال لواجبات عمل الفريق بأكمله. لتجنب مثل هذه المشكلة ، يكفي إعطاء مهام للموظفين تشير إلى مواعيد نهائية محددة ونوع الحافز (المكافأة ، والإجازة ، وما إلى ذلك) ، وبعد ذلك ببساطة لن يكون لديهم الرغبة ولا الوقت لتشتيت انتباههم ، لأنهم سيفعلون ذلك. أن يكون لديك دوافع جيدة.
تحسين كفاءة موظفي المتجر: نموذج البرنامج
في منافذ البيع بالتجزئة ، تؤثر نتائج عمل الموظفين بشكل مباشر على الأرباح ، لذلك يمكن استخدام الطرق التالية لزيادة الكفاءة:
- إعداد الوصف الوظيفي لجميع الموظفين ؛
- الحرمان من المكافآت والمكافآت لمخالفة أنظمة العمل ؛
- إجراء شهادات الأفراد ؛
- تحليل عمل الموظفين من أجل تحديد الأكثر نشاطا والأفضل ؛
- تطوير نظام المكافآت ؛
- إنشاء أنظمة الحوافز المادية للموظفين الأكثر نجاحًا ، عندما يعتمد رواتبهم ، بالإضافة إلى الراتب ، على عدد المبيعات ودوران الموظفين بشكل عام ؛
- اقتطاع عادل من الراتب عن التغيب عن العمل دون سبب وجيه.
يمكن أن تؤدي إساءة الاستخدام في بعض النواحي إلى تسريح موظفين على نطاق واسع بإرادتهم الحرة ، لذلك من المهم جدًا أن تكون قادرًا ليس فقط على معاقبة الموظفين ، ولكن أيضًا على تشجيع الموظفين ، ومراقبة الإجراء في كل شيء.
تم تقديم قسم كامل بعنوان "العمل الفعال". لقد كتبت ، على سبيل المثال ، عن كيف وبعد ذلك ، ومؤخراً ، كيف تجبر نفسك على ذلك.
ومع ذلك ، فإن هذه المقالات ، على الرغم من أنها ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالعمل المنتج ، إلا أنها تتناول قضايا معينة. لذلك ، سيكون لدينا اليوم مقالًا قويًا يتحدث عن أهم المبادئ الأساسية للكفاءة. لطالما رغبت في كتابته من أجل جمع كل خبرتي في هذا المجال ، وكما هو الحال ، اربط عقدة في الذاكرة.
1. بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى الاهتمام بإمكانية العمل الفعال من حيث قدرات الجسم. وبشكل أكثر تحديدًا ، هذا يعني:
- الوضع الصحيح للعمل والراحة (استراحات العمل ، والتحول لأشياء أخرى ، والاسترخاء). لا تعمل بشكل مستمر لأكثر من ساعة. من الأفضل التعامل مع التعب قبل حدوثه. اعمل لمدة ساعة - استرح لمدة عشر دقائق. بالمناسبة ، يصبح العمل العقلي عمومًا أقل فعالية بنحو الثلث إذا عمل الشخص لمدة ساعتين دون استراحة.
- نوم صحي وروتين يومي. الأمر بسيط: النوم لمدة 8 ساعات على الأقل (لمعظم الناس) ، بالتناوب بين الأنشطة خلال اليوم.
- عدد كافٍ من الحركات والرياضة واللياقة البدنية كل يوم (إذا كان العمل مستقرًا). ومن الواضح أيضًا: الفوائد الصحية ، والراحة ، وتحسين إمداد الدماغ بالدم.
2. أسلوب العمل وشدته. تُظهر تجربتي أنه يتم الحصول على أفضل النتائج من خلال العمل في وضع "سلس" وهادئ. لا داعي للنفض وإجبار نفسك على الامتثال لمعايير ستاخانوف. لا يجب عليك الاسترخاء أيضًا. يجب أن يكون المزاج ... العمل =)) أي ، يجب التعامل مع الأمر بطريقة عملية ، دون تسرع ودون انزلاق.
3. ، التركيز على العمل الذي تقوم به في الوقت الحالي. بشكل عام ، هذه مشكلة بالنسبة للكثيرين - لقد بدأوا في العمل ، ومن ثم يشتت انتباههم شيء ، وآخر ، وثالث ... تحقق عشر مرات في الساعة ، واخرج إلى ICQ ، واقرأ آخر الأخبار ... ونتيجة لذلك ، يضيع الكثير من الوقت ويفقد المزاج المطلوب. المشتتات - قتال!
4. المزاج العاطفي. كل شيء أكثر إثارة للاهتمام هنا: إنه غامض ، وعلى الأرجح ، فردي لكل شخص. على سبيل المثال ، أعمل بشكل أفضل في حالة معنوية عالية مع قليل من روح المنافسة مع نفسي - لكن هل يمكنني القيام بذلك بشكل أفضل وأسرع؟ قيل أعلاه أن الحالة المزاجية يجب أن تكون متساوية ، ولكن حتى من حيث كثافة العمل ، وليس من حيث الانفعالات. ربما يكون الاقتراب من العمل باردًا أو سلبًا أمرًا غير حكيم.
لكن المشاعر المفرطة ضارة أيضًا. سيكون الأمر مثاليًا إذا لاحظت نفسك في الحالة المزاجية الأفضل ، وقم بإصلاحها في ذاكرتك وتدرب على الاتصال بها كلما بدأت العمل. انه لامر معقد. لكنها فعالة.
5. مقاربة واعية للأعمال (لا أحب كلمة "الدافع" - كان هناك الكثير من الأشياء التي تم الالتفاف حولها في السنوات الأخيرة). يجب أن تتخيل لماذا ولماذا تفعل هذا أو ذاك ولماذا هو مهم بالنسبة لك. قد يكون السبب هنا هو "التخلص منه". سبب كافٍ تمامًا لتشجيع العمل الفعال (أي ، العمل عندما تفعل كل شيء بسرعة كافية وبأقل قدر من الموارد - الوقت والجهد).
6. تعظيم الاستفادة من التفاصيل الفردية في العمل. من الأفضل دائمًا شحذ المنشار أولاً ، وبعد ذلك فقط البدء في النشر: إتقان أساليب العمل الفعالة ، وعندها فقط تعمل في الواقع.
أتذكر حكاية (ليس من الواضح لماذا عن الطلاب):
"ما هو الفرق بين الطالب والقرد؟ ولكن إذا كنت بحاجة إلى الحصول على موزة من شجرة ، فسيهزها القرد أولاً - إذا لم تسقط الموزة ، فسوف يفكر ويفكر ويذهب للبحث عن عصا. وسيفكر الطالب ويفكر ويقول - ما الذي يجب أن تفكر فيه ، عليك أن تهتز!
خذ إشارة من القرد!
7. تحسين إدارة الوقت. لقد كتبت بالفعل عن كيفية توفير الوقت على تفاهات :.