يتم التحقق من موثوقية الطرف المقابل قبل إبرام اتفاق معه. وهذا ضروري لتقليل مخاطر إبطال اتفاقية التعاون. من خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 24 يوليو 2015 رقم ED-4-2/13005@، تتبع المعايير التالية لتقييم التهديدات المحتملة:
- صلاحيات رئيس الشركة المقابلة ليس لها أدلة مستندية؛
- لا يمكن تحديد العنوان الفعلي للطرف المقابل؛
- لا توجد معلومات حول هذا الكيان القانوني في سجل الدولة الموحد للكيانات القانونية؛
- تنشأ شكوك حول ما إذا كان الطرف المقابل لديه القدرة على الوفاء بشروط العقد.
منهجية فحص الأطراف المقابلة
ينبغي إسناد عملية الاختيار من قائمة الموردين المحتملين وفناني العمل إلى واحد أو أكثر من المسؤولين. يوصى بتسجيل هذه المجموعة من المسؤوليات الوظيفية في التوصيف الوظيفي الخاص بهم. يجب على الموظفين المسؤولين، عند تحديد الكيانات التجارية عديمة الضمير، استخدام المنهجية الموضحة في اللوائح المحلية للتحقق من الأطراف المقابلة (يتم تطوير العينة بواسطة المؤسسات بشكل مستقل).
في المرحلة الأولى من التفاعل مع الطرف المقابل المحتمل، يوصى بأن تطلب منه مجموعة قياسية من الشهادات والمستخلصات والشهادات وغيرها من المستندات التي تسمح لك بالتحقق من واقع المؤسسة.
وثائق للتحقق من الطرف المقابل:
- نسخ من شهادات التسجيل والتسجيل الضريبي؛
- الميثاق.
- شهادة تؤكد عدم وجود ديون ضريبية على الموازنة.
إذا كان من الضروري تحليل الوضع المالي الحالي لكيان تجاري، فيمكنك طلب معلومات حول عدد الموظفين، وتكلفة الأصول الثابتة أو المتداولة، والخبرة في مجال سوقي محدد. الخيار هو دراسة أحدث البيانات المالية. لا يمكن للطرف المقابل أن يرفض هذا الأمر - فوثائق الإبلاغ مصنفة قانونًا على أنها معلومات عامة.
في المراحل التالية، يتم تقديم المساعدة من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية - سيتم التحقق من الطرف المقابل من خلال تقديم طلب كتابي إلى الهيئة التنظيمية من أجل الحصول على معلومات موثوقة حول المؤسسة محل الاهتمام. يمكنك أيضًا تأكيد الوضع الرسمي للطرف المقابل على الموقع الإلكتروني لخدمة الضرائب الفيدرالية. مميزات الخدمات الإلكترونية بالموقع:
- الحصول على معلومات حول المنظمة من سجل الدولة الموحد للكيانات القانونية، مع مراعاة التغييرات الأخيرة؛
- التحقق من إفلاس الطرف المقابل؛
- يمكنك معرفة ما إذا كان قد تم البدء بإجراءات التصفية أو إعادة التنظيم عبر الإنترنت، أو ما إذا كان رئيس الشركة قد تم استبعاده بسبب الجرائم.
يتم توفير جميع المعلومات المحددة من خلال خدمة الضرائب، ويكون التحقق من الطرف المقابل من خلال الطلبات الإلكترونية أو المكتوبة المقدمة إلى دائرة الضرائب الفيدرالية مجانيًا. يمكن استخدام خدمة موقع خدمة الضرائب الفيدرالية على ]]> https://egrul.nalog.ru/ ]]>. يتم تحديث قاعدة الموارد يوميًا، فهي تحتوي على معلومات أساسية حول الطرف المقابل في حالة الكيان القانوني أو رجل الأعمال الفردي. يمكن استبدال التحقق من الطرف المقابل بالاسم على موقع الويب بالبحث عن طريق رقم TIN أو رقم OGRN.
يوصى بالتعرف على محتويات الملف الحالي لإجراءات التحكيم (على ]]> الموقع الرسمي لك ]]>). سيسمح لك ذلك بتوضيح ما إذا كانت الشركة طرفًا في الدعوى القضائية بسرعة. يمكن الحصول على معلومات حول إجراءات التنفيذ الحالية من ]]> خدمة البحث ]]> على موقع FSSP.
يمكن التحقق مرة أخرى من سلامة الطرف المقابل باستخدام وثائق الترخيص. للقيام بذلك، تحتاج إلى استخدام البحث في سجل التراخيص على الموقع الإلكتروني للإدارة ذات الصلة.
يتم تحديد سلطة المسؤول من الطرف المقابل لإجراء المفاوضات وإبرام المعاملات بعدة طرق:
- تشير الوثائق القانونية إلى فترة صلاحية حقوق المدير المعين في الموافقة على الوثائق؛
- قد يحتوي الميثاق على بند يحظر على المدير توقيع اتفاقيات بشأن المعاملات التي تتجاوز قيمتها الحد النقدي الذي حدده المؤسسون.
يمكن أن يكون إجراء إضافي للتأمين ضد النزاعات مع السلطات التنظيمية هو تنفيذ شهادة المغادرة لمورد محتمل. تؤكد الوثيقة حقيقة وجود المؤسسة على العنوان المحدد في الوثائق. إذا شاركت شركة في التداول الإلكتروني في مزاد، ففي حالة إغراق الأسعار، تتطلب قواعد قانون العقود الحكومية رقم 44-FZ بتاريخ 04/05/2013 من المورد تقديم عقد لشراء البضائع و خطاب حسن النية من الطرف المقابل. يتم إعداد الوثيقة الأخيرة بأي شكل من الأشكال.
لوائح التحقق من الأطراف المقابلة: عينة
يتم تطوير اللوائح والمنهجية الخاصة بفحص شركاء المعاملات المحتملين من قبل كيانات الأعمال بشكل مستقل؛ ولا يتم توفير نماذج أو هيكل موحد. يوصى بأن تشير الوثيقة إلى الأشخاص الذين تم تعيينهم مسؤولين عن تنفيذ مجموعة العمل هذه. في مواقف مختلفة، يمكن استخدام خوارزمية فردية للتحقق من الطرف المقابل:
- يتم تطبيق مجموعة موسعة من إجراءات التحقق على الشركات المسجلة حديثًا، ويتم تطبيق الحد الأدنى من الإجراءات على الشركات طويلة الأمد؛
- يمكن توفير آلية تفاعل منفصلة للمنظمات التي تم بالفعل إبرام المعاملات معها؛
- يمكنك فصل الشركاء بناءً على مبالغ العقد.
تحتوي لائحة التحقق من الأطراف المقابلة على معلومات حول مجموعة من المستندات التي يجب على الأشخاص المسؤولين طلبها من الشركاء المحتملين. وتكشف اللوائح عن المعلومات التي سيتم جمعها وتحليلها، وإجراءات الحصول عليها ومنهجية معالجتها. تمت الموافقة على الوثيقة من قبل المدير وتقديمها للمراجعة إلى الأشخاص المسؤولين (ضد التوقيع). من المستحسن أن تحدد اللوائح فترة تخزين لقاعدة بيانات الشركة الخاصة بالأطراف المقابلة، وتحدد مقاييس مسؤولية المسؤولين، وطرق مكافأتهم.
في برنامج "1C: إدارة التجارة، أد. 10.3" يحتوي على تقرير مريح ومفيد للغاية حول معلومات الاتصال. يتم استخدام التقرير للحصول على قائمة بمعلومات الاتصال، وهو يحتوي على الكثير من الإعدادات.
القائمة: التقارير - إدارة علاقات العملاء - تقرير معلومات الاتصال
يمكن إنشاء التقرير باستخدام معلومات الاتصال من الدلائل المختلفة:
- الأطراف المقابلة
- وجوه الاتصال
- المستخدمين
- المنظمات، الخ.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء تقرير حول معلومات الاتصال الخاصة بالأطراف المقابلة.
بعد تحديد الدليل، يمكنك التحقق من أنواع معلومات الاتصال المطلوبة:
إذا قمت بتحديد خيار "من الدليل" في حقل "التعبئة"، فسيعرض البرنامج جميع أنواع معلومات الاتصال الممكنة.
يتضمن خيار التعبئة "من السجل" عرض أنواع معلومات الاتصال التي تم ملؤها في عنصر واحد على الأقل من الدليل في التقرير فقط.
في علامات التبويب "التجميع" و"التحديد" و"الفرز"، يمكنك إجراء إعدادات أخرى للتقرير. يمكنك قراءة المزيد حول إعداد التقارير في المقالة "مقال حول إعداد التقارير".
معلومات الاتصال لمديري الشركة
كل مؤسسة لديها ما يشبه دليل الهاتف، الذي يحتوي على أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني لموظفي الشركة. في أغلب الأحيان، يتعين عليك بذل جهد لتحديث دليل الهاتف الخاص بك. إذا قمت بملء جميع جهات الاتصال الخاصة بالمديرين في البرنامج، فلن يستغرق إنشاء دليل الهاتف سوى بضع ثوانٍ.دعنا نذهب إلى دليل "المستخدمين" ونملأ معلومات الاتصال الخاصة بالموظفين.
القائمة: الأدوات - المستخدمون - قائمة المستخدمين
لنفتح المستخدم وننتقل إلى علامة التبويب "العناوين والهواتف". بشكل افتراضي، يوجد نوع واحد فقط من معلومات الاتصال - "عنوان البريد الإلكتروني الرسمي للمستخدم"، املأه:
دعنا ندخل الهاتف المحمول الخاص بالمستخدم:
وبالمثل، تحتاج إلى إدخال جهات الاتصال للموظفين الآخرين. عند إدخال جميع جهات الاتصال، يمكننا إنشاء تقرير في دليل "المستخدمين".
إعداد التقرير:
تقرير عن اتصالات المقاول
في عملية العمل، غالبا ما يكون من الضروري طباعة قائمة بمعلومات الاتصال للأطراف المقابلة.على سبيل المثال، قد تحتاج إلى:
- قائمة العناوين البريدية للأطراف المقابلة لملء المظاريف وإرسال الرسائل مع المستندات الختامية
- قائمة عناوين البريد الإلكتروني للأطراف المقابلة للبريد
- قائمة أرقام هواتف الأطراف المقابلة للاتصال/الاستطلاع
مثال على التقرير الذي تم إنشاؤه:
للاتصال بالعملاء، سنقوم بإنشاء قائمة بأرقام الهاتف. على سبيل المثال، سوف نتلقى قائمة بالمقاولين الذين يعملون في تجارة التجزئة ونعرض عليهم شراء حافظات العرض الجديدة الخاصة بنا.
لنقم بتعيين إعدادات التقرير التالية:
ودعنا نضيف تحديدًا حسب نوع نشاط الطرف المقابل:
مثال على التقرير الذي تم إنشاؤه:
يمكن للشركة تعيين موظف يكون مسؤولاً عن فحص الأطراف المقابلة. سيقوم بإعداد تقرير عن نتائج تحليل موثوقية المورد. يمكن إعداد الوثيقة بنفس الطريقة التي يقوم بها المحققون الخاصون مع العملاء.
إن التقرير المكتوب عن نتائج التحقق من موثوقية الطرف المقابل لإتمام التسليم سيساعد في إثبات للمفتشين أن الشركة قد بذلت العناية الواجبة. يمكن الاطلاع على نموذج تقرير للشركة وتنزيله من الرابط أدناه.
كيفية إعداد تقرير عن نتائج تدقيق الطرف المقابل
بيانات التسجيل . قم بتنزيل المقتطف من egrul.nalog.ru وأرفقه بالتقرير. يجب أن يكون للبيان تاريخ سابق للعقد الذي أبرمته مع المورد. وإلا فإن السلطات الضريبية لن تصدق أنك قمت بفحص الطرف المقابل قبل المعاملة.
الصور . بإذن من الطرف المقابل في المستقبل، قم بالتقاط صورة لمكتبه. إرفاق الصور بالتقرير. سوف يثبتون للسلطات الضريبية أنه في وقت المعاملة كانت الشركة تعمل وأن ممثلك قد زارها.
شخصية المدير . يجب على ممثل الشركة التأكد من أن مظهر مدير المورد مطابق لصورة جواز السفر. اكتب نتيجة الشيك في التقرير.
فقدان الأهلية . يمكنك التحقق من بياناتك مجانًا على egrul.nalog.ru>"البحث عن معلومات في سجل الأشخاص غير المؤهلين". في هذه الحالة، التقط لقطة شاشة لنتائج البحث وتحقق منها. مقابل 100 روبل، سيقوم مسؤولو الضرائب بإصدار شهادة ورقية تفيد بأن المدير غير مؤهل.
تركيبات . يجب أن يكون التقرير دقيقا. على سبيل المثال، لا ينبغي أن تكتب "السمعة التجارية للطرف المقابل لا شك فيها". يجب أن تكون الاستنتاجات مدعومة بالحقائق.
نموذج تقرير عن العناية الواجبة للطرف المقابل
المدير العام لشركة ذات مسؤولية محدودة "الشركة"
أستاخوف آي.
من مدير المشتريات Petrov S.P.
تقرير مكتوب
على نتائج فحص موثوقية المورد LLC لإبرام اتفاقية التوريد
مدينة موسكو
بيتروف إس. نقدر موثوقية المورد LLC. للقيام بذلك، قمت بالتحقق من عنوان الموقع وتفاصيل المدير والسمعة التجارية والوضع المالي للمؤسسة.
1. العنوان.وفقًا لسجل الدولة الموحد للكيانات القانونية، فإن العنوان القانوني لشركة Supply LLC هو: موسكو، شارع. بولشايا سيمينوفسكايا، منزل 40، مكتب 503.
عند الفحص بيتروف إس. لقد أثبتت أن مركز أعمال Agat يقع في هذا العنوان. المؤجر الرئيسي للمبنى هو New Live Group LLC (TIN 7719753422/KPP 771901001/OGRN 1107746499552/OKPO 66879100).
وفقًا للمعلومات الواردة من New Live Group LLC، فإن المورد LLC مدرج في سجل المستأجرين في Agat Business Center ويحتل المبنى رقم 503.
يحتوي موقع الويب الخاص بالمورد LLC www.postavschik.ru أيضًا على العنوان القانوني: موسكو، شارع. بولشايا سيمينوفسكايا، مبنى 40، مكتب 503. ويترتب على ذلك أن معلومات العنوان الموجودة على الموقع الإلكتروني للطرف المقابل، في سجل الدولة الموحد للكيانات القانونية والمالك هي نفسها.
عند زيارة المكتب رقم 503 كعميل مستقبلي لشركة Supply LLC، Petrov S.P. ثبت أن الشركة تقع في العنوان. المبنى مجهز للعمل والموظفون موجودون في المكتب ويجرون محادثات هاتفية وشخصية مع العملاء (الصور مرفقة).
2. القائد.وفقًا لمقتطف من سجل الدولة الموحد للكيانات القانونية، فإن مؤسس ومدير شركة Supply LLC هو I.P Ivanov. (سلسلة جوازات السفر 45 04 رقم 345678، الصادرة بتاريخ 28 سبتمبر 2015 من قبل إدارة الشؤون الداخلية في جوليانوفا في موسكو، صندوق 772-050، نسخة مرفقة). عين مديراً بالأمر رقم 2/23 بتاريخ 5/12/2006 (مرفق نسخة). وخلال المفاوضات الأولية تم التأكد من هوية المدير.
المدير غير مدرج في قاعدة بيانات الأشخاص غير المؤهلين (مرفق شهادة تفيد بعدم وجود معلومات حول Ivanov I.P. في السجل)
وفقًا لـ egrul.nalog.ru إيفانوف آي بي. ليس قائدًا جماهيريًا (مرفق لقطة شاشة من egrul.nalog.ru، نتيجة البحث في قاعدة البيانات "معلومات حول الأفراد الذين هم مديرون أو مؤسسون (مشاركين) في العديد من الكيانات القانونية").
3. الوضع المالي.عند التحقق من موقع الويب fedresurs.ru Petrov S.P. ثبت أن رأس المال المصرح به للمنظمة هو 1،000،000 روبل. عند التحقق من البيانات المالية المقدمة من المورد LLC، يبلغ رأس المال المصرح به 1،985،459 روبل.
قال مدير شركة Supply LLC أن بيانات الموقع الإلكتروني غير دقيقة، وقد زاد رأس المال المصرح به للمنظمة في عام 2017. وقدم مدير شركة المورد ذ.م.م كدليل على ذلك قرار زيادة رأس المال بتاريخ 17 يناير 2017 (مرفق بالتقرير).
وفقا للإقرار الضريبي، بلغت أرباح المورد LLC لعام 2016 2300000 روبل.
شركة ذات مسؤولية محدودة "المورد" ليس لديها ديون، بما في ذلك الضرائب والديون لأموال من خارج الميزانية. لا يقوم المحضرون بإجراء إجراءات التنفيذ ضد الشركة (مرفق لقطات شاشة مع نتائج الشيك من egrul.nalog.ru، fssprus.ru).
4. السمعة التجارية.بيتروف إس. التحقق مما إذا كانت شركة المورد ذات المسؤولية المحدودة متورطة في نزاعات قانونية. عند البحث عن قرارات المحكمة على مواقع الويب kad.arbitr.ru، وarbitr.ru، وmsk.arbitr.ru، وrospravosudie.com، لم يتم تحديد أي إجراءات قانونية تتعلق بشركة Supply LLC كمدعى عليه.
يعرض هذا التقرير جميع الأطراف المقابلة للمشتري الذين، في وقت إصدار التقرير، عليهم ديون للشركة والأطراف المقابلة للموردين الذين تدين لهم الشركة.
في التقرير، يمكنك تحديد البيانات حسب مجموعات الأطراف المقابلة. على سبيل المثال، يمكنك أولاً إلقاء نظرة على ديون مجموعة من الأطراف المقابلة للمشتري، ومن ثم ديون الشركة للموردين.
يمكنك أيضًا الاختيار حسب نوع الدين - مستحق الدفع أو مستحق الدفع. يتم احتساب الدين بدقة للمعاملة:
قبل الطلب - في حالة التسويات المتبادلة بموجب اتفاقية مع الطرف المقابل "عند الطلب"
قبل العقد - في حالة إجراء تسويات متبادلة بموجب العقد مع الطرف المقابل "بموجب العقد ككل". ويعتقد أن المعاملة هي نفسها بالنسبة لجميع وثائق العقد.
يتم تفصيل مبلغ الدين الناتج وفقًا لمجموعات التقرير المحددة في نموذج الإعداد الخاص به.
باستخدام العلم "استخدام الخصائص والفئات"في نموذج إعدادات التقرير، يمكنك إجراء التحديدات والتجميعات حسب الخصائص وفئات مستندات المعاملات والأطراف المقابلة المتوفرة.
يمكن عرض مبلغ الدين بعملة المحاسبة الإدارية أو بعملة التسويات المتبادلة المحددة في الاتفاقية مع الطرف المقابل.
يمكن تفصيل التقرير وصولاً إلى مستوى معاملة معينة (طلب العميل، طلب المورد).
من الممكن أيضًا عرض المخططات "مستحقات الأطراف المقابلة" و"الحسابات الدائنة للأطراف المقابلة"، والتي يمكنك من خلالها عرض مبالغ الذمم المدينة والدائنة وتقدير حصة كل طرف مقابل في إجمالي مبلغ الدين.