Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, который предъявляется кандидатом при трудоустройстве на работу. Исключением являются случаи, когда трудовой договор заключается впервые. В этом случае трудовую книжку должна завести организация, а работник написать заявление на заведение трудовой книжки.
Кроме того, написать заявление на заведение трудовой книжки работнику может потребоваться в случае, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность. Только имейте в виду следующее. Получив заявление о заведении новой трудовой книжки, отказать работнику в ее оформлении уже нельзя (ст. 65 ТК РФ).
Как оформить заявление на заведение трудовой книжки
Унифицированной формы заявления на заведение трудовой книжки законодательством не утверждено. Поэтому такое заявление работник вправе написать в произвольной форме. Главное, чтобы оно было написано на имя руководителя организации и содержало объяснение причины отсутствия документа на руках.
См. также «Работник потерял трудовую книжку»
Когда в организацию приходит новый сотрудник, и это его первое место работы или же трудовая книжка работника пришла в негодность, необходимо оформить новую трудовую книжку или дубликат. С образцами заявлений на оформление трудовой книжки ознакомьтесь в нашей новой статье.
Из этого материала вы узнаете:
- необходимо ли писать заявление на оформление трудовой книжки;
- где найти образцы заявлений на оформление трудовой книжки или дубликата трудовой;
- когда подается заявление на оформление дубликата трудовой книжки.
Образец заявления (оформление трудовой книжки впервые, выдача дубликата)
Унифицированной формы заявления на получение новой трудовой книжки не существует, поэтому оформление документа может быть произвольным. Главное — указать все необходимые реквизиты (ФИО и должность руководителя организации, на имя которого пишется заявление, дату составления, ФИО и личную подпись заявителя), а также объяснить причину отсутствия трудовой. Как правило, достаточно следующей формулировки: «Прошу выдать мне новую трудовую книжку взамен утерянной» или «Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с тем, что я впервые поступаю на работу по трудовому договору».
Если речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки, необходимо приложить к нему все имеющиеся в распоряжении работника документы, подтверждающие его трудовой стаж. Они могут храниться на руках или выдаваться предыдущими работодателями, но в любом случае они должны быть заверены надлежащим образом. Использовать в качестве подтверждающего стаж документа заранее сделанную ксерокопию утерянной или испорченной трудовой запрещается, даже если она заверена нотариально. Образцы заявлений на оформление трудовой книжки взамен утраченной можно найти в нашей базе кадровых документов: в отличие от заявления, которое пишется при получении трудовой впервые, оно содержит формулировку «Документы, подтверждающие трудовой стаж, прилагаю».
Заявление на оформление новой трудовой книжки
Некоторые работодатели уверены, что в 2016 году заявление на оформление новой трудовой книжки при первом трудоустройстве писать не нужно: дескать, и так понятно, что у работника нет трудовой. Но каким образом кадровик получает информацию о том, что сотрудник принимается на работу впервые? Правильнее всего истребовать с соискателя документальное подтверждение данного факта, оформленное в виде заявления. Написать его не составит особого труда, но зато у работодателя будет письменное обоснование решения о выдаче новому сотруднику необходимого документа.
Если работник хочет получить новую трудовую взамен утерянной или испорченной, заполняет образец заявления на оформление трудовой книжки и подает в отдел кадров соответствующее заявление, работодатель не вправе ему отказать. Чтобы убедиться в добросовестности работника, можно попросить его предоставить рекомендации с предыдущих мест трудоустройства. Поскольку предоставление таких рекомендаций — право, а не обязанность работника, отказ в приеме на работу по причине отсутствия рекомендаций будет считаться незаконным.
Заявление на оформление дубликата трудовой книжки
Заявление на оформление дубликата трудовой книжки обычно подается по последнему месту трудоустройства, после чего бывший работодатель на основании имеющихся у него в распоряжении и представленных работником документов выписывает дублирующий экземпляр со всеми подтвержденными записями. Если в прежнем экземпляре трудовой книжки имелись записи о переводе или увольнении, впоследствии признанные недействительными, в дубликат их не вносят.
Если предыдущий работодатель по каким-то причинам не в состоянии выдать дубликат (например, организация, в которой трудился работник, ликвидирована), оформлением документа может заняться новый работодатель. Для получения недостающих сведений, без которых отраженная в новой трудовой книжке информация о стаже работника будет неполной, отправляется запрос в государственный архив по месту регистрации прежних нанимателей, Пенсионный фонд или суд.
Также читайте
Основной документ, который подтверждает наличие у сотрудника опыта работы, – трудовая книжка. Ее необходимо предоставлять представителям отдела кадров при каждой смене места трудоустройства. Исключение из того правила – ситуации, когда бумага была утрачена, повреждена или ранее не заводилась. В этом случае работодатель должен оформить ее, а основанием для этого действия служит заявление на заведение трудовой книжки.
Согласно положениям текущего законодательства (статья 65), работодатель, которому было предоставлено заявление на оформление документа, не имеет права отказать сотруднику в этом. Если человек устроился на работу впервые, то компания обязана открыть ему трудовую не позднее, через неделю с момента начала выполнения непосредственных обязанностей в организации.
Как оформить заявление на заведение трудовой книжки
Трудовой Кодекс и иные правовые акты не утверждают единого формата заявления на получение документа. Работник может предпочесть произвольный формат. Важно лишь, чтобы в написанном им тексте содержалось два значимых реквизита: наименование организации и ФИО ее генерального директора, а также указание причин, почему трудовая книжка отсутствует у человека на руках.
Образец заявления на заведение трудовой книжки может выглядеть следующим образом:
Генеральному директору
ЗАО «Торговая корпорация»
Петренко М.Н.
от Сидорова Н.К.
Заявление
В связи с тем, что я заключаю трудовой договор в первый раз, прошу оформить мне трудовую книжку.
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Трудовые книжки ведутся по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А вот ответственным за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек является специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ , п. 45 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
О порядке выдачи работнику оригинала трудовой книжки расскажем в нашей консультации и приведем образец соответствующего заявления.
Сразу отметим, что иногда под выдачей трудовой книжки понимается ее оформление поступающему на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Для заявления на выдачу трудовой книжки впервые образец предельно прост: «В связи с заключением трудового договора впервые прошу оформить мне трудовую книжку». Похожее заявление составляется и при оформлении трудовой книжки работнику, поступающему без трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения и т.д. (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Но в этих случаях не идет речь о выдаче книжки на руки работнику.
Можно ли выдавать оригинал трудовой книжки?
В общем случае трудовая книжка возвращается работнику в день его увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Другой случай, когда работник вправе получить оригинал трудовой книжки, — трудовая книжка понадобилась работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ).
В иных случаях, когда работнику нужна трудовая книжка, работодатель должен выдавать ее заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Делать это нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения соответствующего .
Выдать по своему желанию или по просьбе работника вместо копии оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права.
Выдача трудовой книжки по заявлению работника
Когда работник увольняется, трудовая книжка должна быть выдана ему автоматически. То есть никаких заявлений на ее получение работник писать не должен. Но возможна и иная ситуация. Например, в день прекращения трудового договора работник отсутствовал на работе или отказывается от получения трудовой книжки. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или дать согласие на отправление книжки по почте. Соответственно, работник может передать работодателю такое .
Что касается выдачи оригинала трудовой книжки работнику, который не увольняется, то, как указывалось выше, такое возможно, если работнику нужна трудовая книжка для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения или перерасчета пенсии). В этом случае без заявления работника также не обойтись. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Работник, которому работодатель выдал оригинал трудовой книжки, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть трудовую книжку работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).
Работодателю при выдаче оригинала трудовой книжки важно документально подтвердить такой факт. Например, сделать запись в книге учета движения трудовых книжек или взять с работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, скажем, работник потеряет свою трудовую книжку.
В иных случаях, к примеру, работник просит оригинал трудовой книжки для представления в банк, заявление работника должно быть оставлено без рассмотрения. У работника нет права требовать оригинал трудовой книжки в случаях, не предусмотренных ТК РФ, а у работодателя, соответственно, нет права выдавать оригинал книжки.
Как написать заявление на выдачу трудовой книжки на руки
Заявление на получение оригинала трудовой книжки составляется в произвольной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации, содержит Ф.И.О., должность работника, его просьбу выдать трудовую книжку, а также причину, по которой трудовая книжка запрашивается.
Приведем для заявления работника на выдачу трудовой книжки образец заполнения.
Трудовая книжка для каждого работающего человека - самый важный регистр, в котором фиксируются основные вехи его деятельности. И пока государство не перевело ведение этой части кадрового делопроизводства в электронный формат, вопрос получения на руки этого документа остаётся актуальным для обеих сторон. Здесь много деталей и скользких моментов, которые стоит учитывать.
Как получить трудовую книжку, кто её оплачивает
Основной нормативный акт, регламентирующий сроки и схему выдачи трудового регистра человеку, который в первый раз устраивается на работу, - Постановление Правительства № 225 от 25.03.2003. В пункте 8 прямо указано, что открытие трудового документа для сотрудника возложено на нанимателя. Причём есть определённый срок для этой процедуры - не более пяти рабочих дней. Работодатель не имеет права никуда отправлять самого сотрудника за трудовой - именно он должен обеспечить её наличие. Для этого и крупные, и малые предприятия заранее закупают бланки трудовых у Гознака и ведут реестр этих документов, отчитываясь ежемесячно по их использованию. Отражается это в Книге учёта трудовых книжек.
За оформление книжки плата не берётся, а вот за сам бланк должен заплатить работник, это его собственность (смотри пункт 47 указанного постановления). Исключения здесь составляют только случаи, когда документ испорчен или утерян по вине работодателя. Стоимость бланка трудовой книжки (как и вкладыша к ней) варьируется от 180 до 250 ₽ в зависимости от региона. В Москве и Петербурге она может доходить до 400 ₽.
Грамотный кадровик никогда не предложит человеку вычесть стоимость бланка из первой зарплаты, это незаконно. Взять деньги за книжку нужно сразу при её оформлении и лучше через приходник наличными средствами. Допускается даже дать в долг человеку, если у него нет на это средств в данный момент.
Как получить трудовую книжку впервые
Есть всего 3 способа приобретения (получения) трудовой книжки:
- У первого работодателя (это может быть юр. лицо или индивидуальный предприниматель, но только не физ. лицо).
- Самостоятельно в отделениях Роспечати, в книжных, канцелярских магазинах или на почте (но это право, а не обязанность человека).
- Некоторые вузы сейчас проводят своего рода PR-акции, когда вместе с дипломом выдают своим выпускникам чистые бланки. Но это ни к чему не обязывает.
В любом варианте запрещено заполнять титул-лист самостоятельно, это может быть сделано только первым работодателем. Иначе трудовой регистр будет признан недействительным.
Документы для оформления
При оформлении на работу и для заполнения трудового регистра нужен следующий пакет документов:
- паспорт гражданина РФ (заменяющий его документ);
- документ, удостоверяющий информацию об образовании (диплом, аттестат и пр.), свидетельство о получении специальных знаний и навыков, если того требует специфика работы;
- для военнообязанных граждан - военный билет;
- страховое пенсионное свидетельство - СНИЛС (если оно ещё не получено, оформляется работодателем);
- сертификаты о доп. обучении или дипломы с курсов повышения квалификации (если есть, подаются по желанию нового сотрудника);
- при трудоустройстве на определённые должности - справка об отсутствии судимости либо бумага о том, что человек не привлекался к ответственности за употребление наркотических и психотропных веществ.
На основании первых двух документов заполняется титульник трудовой, остальное понадобится для внесения персональной информации в личную карточку сотрудника.
Кадровый служащий не имеет права вносить какие-либо данные в трудовой регистр без знакомства с документами, которые их подтверждают. Заполнение бланка со слов работника запрещено трудовым правом. Это же касается и исправлений.
Основанием для внесения любой записи в книжку могут быть только оригиналы документов работника. Это обусловлено тем, что информация на титул-странице должна быть на 100% корректной, без грамматических ошибок. Ведь ошибка хотя бы в одной букве Ф. И. О. может привести к аннулированию всего документа.
Примеры заявлений на получение трудового регистра - нового и дубликата
Есть несколько жизненных ситуаций, когда трудящемуся приходится писать заявление на выдачу ему трудовой книжки:
- Первое место работы - в этом варианте законодательным основанием для её выдачи является пункт 4 статьи 65 ТК РФ.
Заявлением на выдачу трудовой книжки сотрудник подтверждает, что это его первое место трудоустройства
- Утрата существующей книжки, её повреждение, которое не позволяет прочесть данные. Здесь нужно сослаться на пункт 5 указанной статьи. Но законодательство предусматривает обязательное указание причины.
При утрате книжки будет восстановлен только тот стаж, который подтверждён документами
Восстановление трудовой книжки
При утрате книжки работнику надо учитывать требования пункта 31 Постановления № 225, где сказано, что нужно сразу сообщить об этом нанимателю по последнему месту работы. Он должен в течение 15 дней с момента поступления к нему заявления выдать заявителю дубликат трудовой. Причём все записи с предыдущих мест работы могут быть восстановлены только в случае, если на это есть подтверждающие документы, которые должен представить работник, к примеру:
- оригиналы трудовых соглашений;
- справки 2-НДФЛ, выданные человеку за годы работы;
- распоряжения по трудовой деятельности (приём, увольнение и пр.);
- ежемесячные расчётные квитки по зарплате и т. д.
Полный перечень удостоверяющих стаж документов установлен в пункте 11 Постановления Правительства РФ № 1015.
Если вдруг утерянная книжка находится, когда уже готов её дубликат, необходимо уничтожить именно дублирующий документ. Приоритет устанавливается для первичной трудовой книжки.
При утрате трудовой по вине нанимателя он самостоятельно с помощью специальной комиссии и, естественно, за свой счёт восстанавливает документ. Заявления от работника в этом случае не требуется.
Разберём вкратце ещё один момент: на практике случается, что работник пытается завести вторую книжку, заведомо вводя в заблуждение своего нынешнего работодателя. На то есть несколько причин, как правило, человек хочет:
- ликвидировать данные о предыдущих местах трудоустройства (увольнение «по статье», несоответствующую должность и т. п.);
- кардинально изменить сферу деятельности;
- трудоустроиться в два места одновременно.
Всё это - наказуемые деяния, обеим сторонам нужно знать, что предусмотрена следующая ответственность:
- Нарушителя можно уволить по статье за предоставление ложных сведений при поступлении на работу.
- Если трудовая была сделана для двойного трудоустройства, работодатель имеет право взыскать через суд с нерадивого сотрудника НДФЛ и взносы, которые были уплачены за него.
- Стаж, указанный в несанкционированной трудовой, не будет засчитан при формировании пенсии.
- Если во время работы человек брал 2 листка нетрудоспособности и получал по обоим больничным компенсацию, это может быть расценено как незаконное обогащение.
- Подделка документов может преследоваться и по УК РФ (статьи 159 и 327).
Во сколько лет можно получить трудовую книжку
Главный документ, который регулирует вопрос возраста для получения трудового регистра, - статья 63 ТК РФ. В ней указано, что есть вариации:
- 16 лет - первый срок, который устанавливает законодательство. После его исполнения нет никаких ограничений и условий для выдачи молодому человеку, который хочет работать, трудовой книжки.
- В 15 лет для получения трудового регистра нужно, чтобы человек:
- либо уже прекратил своё образование, либо учился по заочной форме (дневное обучение не предполагает трудоустройства);
- устраивался только на лёгкий труд и только в случае, если работа не мешает получать образование.
- 14 лет - возраст, когда также можно начинать работать, но:
- нужно, чтобы выполнялись ограничивающие условия для пятнадцатилетних;
- потребуется письменное разрешение от родителей соискателя.
- Возможно официальное трудоустройство несовершеннолетних детей, принимающих участие в съёмках кино, концертных или спортивных программах, шоу и т. п. В этом варианте трудовая книжка заводится работодателем, а трудовой контракт подписывает один из родителей. В нём обязательно должны быть указаны следующие моменты:
- максимальная допустимая продолжительность каждодневной работы (у каждого возраста она своя);
- условие, что трудовая деятельность не должна наносить ущерб нравственному или психологическому состоянию ребёнка.
То есть наниматель при заключении трудового соглашения должен выдавать трудовую книжку всем, вне зависимости от возраста сотрудника. Главное здесь - не сам факт выдачи трудовой, а грамотные формулировки в контракте.
Когда трудовая книжка может быть выдана работнику на руки
В период, когда работник числится на предприятии по основному месту работы, трудовая хранится в службе управления персоналом (в кадрах). Совместители оформляют трудовую по основному месту.
Фактически есть только один вариант, когда трудовой регистр выдаётся работнику, - увольнение. Во всех других жизненных ситуациях, как правило, готовится официальная выписка (заверяется печатью работодателя) либо нотариально заверенная копия оригинала. Один из этих документов должен быть предоставлен сотруднику в течение трёх дней после его письменного заявления.
Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на выдачу трудовых книжек сотрудникам. Но рассматривая этот вопрос, нужно опираться на Постановление № 225, которое определяет, что пока человек числится на предприятии, полную ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек несёт наниматель. Вернее, должностное лицо, назначенное приказом по предприятию. Поэтому, если трудовая будет утеряна или повреждена в этот период, вся ответственность будет возложена на кадровика. Даже если сотрудник расписался в журнале учёта, что он её получил. То есть кадровик может выдать книжку, но безопаснее сделать всё-таки её копию (смотри уведомление Роструда № 656–6-0).
Для ПФР нужно сделать полную копию трудового регистра. А для других учреждений будет достаточно простой выписки из трудовой, она может понадобиться:
- при обращении в кредитную организацию;
- для представления в ФССП, например, приставы могут потребовать её при назначении алиментов;
- при получении загранпаспорта или визы;
- если работнику нужно подтвердить квалификацию.
Способы передачи трудовой книжки работнику
Работодатель должен передать из рук в руки сотруднику его трудовую книжку только в последний день его работы на предприятии с внесённой в неё записью об увольнении. Исключение здесь - когда работник сначала уходит в отпуск, и не выходя на работу, увольняется. Тогда трудовая выдаётся в первый день оформленного отпуска.
И работодателю, и работнику стоит помнить, что если трудовой регистр выдаётся несвоевременно, уволенный человек имеет право на компенсацию. Трудовое право расценивает такую задержку как препятствование трудоустройству человека. Компенсация будет рассчитываться за каждый день задержки.
Оформление трудовой книжки предусматривает постановку оттиска печати только в случае увольнения (или реорганизации). При приёме на работу печать не ставится.
Второй способ выдачи трудового документа, когда человек ушёл и не приходит за документом, - направить на адрес, который указан в личном деле, уведомление, что он должен получить свой трудовой регистр. В нём указываются исходящий номер письма по документообороту, дата отправки, далее излагается суть дела. Визируется документ гендиректором предприятия.
Уведомление составляется в свободной форме, нужны реквизиты компании и изложение сути
Здесь можно отметить, что бывший сотрудник может дать согласие на отправку его документа почтовым отправлением, но только заявив об этом в письменном виде (с указанием точного адреса). Отправить регистр нужно заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Работник кадровой службы имеет право проставить все предусмотренные законодательством отметки и записи в книге учёта движения трудовых книжек. Факт фиксируется почтовым квитком об отправке и последующим уведомлением о вручении. Соответственно, во всех записях даётся ссылка на почтовые документы.
Заметьте: при трудовом споре суд встаёт на сторону работодателя, если во внутренних регламентах компании указано, что работник обязан своевременно (с указанием, в какой срок) сообщить кадровику, ответственному за документооборот, сведения при изменении адреса проживания. Тогда любой аргумент (типа «я не получал уведомление, так как там не проживаю») не имеет силы.
Часто у кадровиков возникает вопрос: можно ли выдать документ человеку, который пришёл с доверенностью, выданной владельцем книжки. ТК РФ, а также другими нормативными актами трудового права такая процедура не предусмотрена. И это логично, так как пока между работодателем и сотрудником действуют трудовые взаимоотношения, трудовой регистр должен находиться в компании, и выдан на руки может быть только в день увольнения. Это регламентировано статьёй 841 ТК РФ. Но на следующий день после увольнения все отношения с бывшим работником регулируются не трудовым, а гражданским правом. А из этого следует, что основываясь на статье 185 ГК РФ, человек имеет право определить доверенное лицо для получения документа. Бывший наниматель должен выдать ему трудовую книжку, но только если соблюдены все условия:
- доверенность заверена у нотариуса (согласно статье 185 ГК РФ);
- в доверенности содержится полная информация об обеих сторонах - Ф. И. О., паспортные данные и адрес места жительства;
- доверенное лицо представило оригинал паспорта для идентификации личности;
- в доверенности указаны конкретные действия, на совершение которых она выдана (в нашем случае - получить в конкретной компании трудовую, расписаться в получении в журнале, карточке Т-2, удостовериться, что она правильно оформлена и пр.);
- в доверенности стоят дата выдачи и срок её действия. Без первого реквизита бумага недействительна (смотри статью 186 ГК РФ). Если же конкретный период не указан, она легитимна в течение одного года (максимальный срок действия доверенности - 3 года).
Главное, чтобы доверенность была правильно оформлена
Плюс в этом случае с получателя необходимо взять расписку в получении трудового документа, где должно быть отмечено, что претензий по оформлению книжки с его стороны нет.
Работник кадров должен проверить все документы у получателя, зафиксировать его паспортные данные и завизировать расписку
Действия, когда работник отказывается забирать трудовую книжку
Алгоритм шагов в случае, когда сотрудник не хочет забирать свою трудовую книжку, может быть следующим:
- Если человек в последний рабочий день наотрез отказывается от визирования бланков кадрового документооборота и получения трудовой, об этом составляется акт. Достаточно двух свидетелей, которые подтвердят своими подписями данный факт.
Акт должен быть подписан инициатором и засвидетельствован двумя работниками
- Кадровик должен всё-таки направить в адрес сотрудника уведомление с напоминанием, что ТК РФ обязывает работодателя выдать ему трудовую книжку и что он имеет право забрать документ как лично, так и с помощью почтового отправления, но на это нужно его согласие. Стоит отметить, что после данного уведомления требования о выплатах за задержку книжки будут неправомочны.
Уведомляя работника о необходимости получения книжки, дайте ему варианты
- После этого во внутренних документах ставятся отметки об отказе.
Видеоинструкция: выдача трудовой при увольнении
Правила и сроки хранения трудовых книжек
Понятно, что главный трудовой документ человека должен храниться в недоступном для постороннего вмешательства месте. Желательно, чтобы это был несгораемый шкаф или сейф. Восстановление стажа даже одного сотрудника, поверьте, очень непростой процесс.
Если трудовая не была востребована в ближайшее после увольнения сотрудника время, она должна находиться в архиве предприятия до её истребования, и только по прошествии 50 лет может быть утилизирована.
Как и кому выдаётся трудовая книжка в случае смерти работника
Выдача трудовой родственникам умершего работника - вопрос важный, так как на этом завязаны компенсационные выплаты от предприятия, получение родственниками части накопительной пенсии и пр.
Здесь следует опираться на Трудовой кодекс, где в статье 83 указано, что кончина сотрудника является одним из оснований одностороннего прекращения трудового контракта. Для издания соответствующего приказа нужно свидетельство о смерти человека или решение суда, согласно которому он признан безвестно отсутствующим или умершим. Приняты могут быть только оригиналы документов.
Для приказа используется только форма № Т-8, скачать документ можно по гиперссылке . Распоряжение должно содержать данные:
- Название предприятия (полное).
- Порядковый номер распоряжения (по нумерации, принятой в компании) и дату его составления.
- Период действия трудового контракта - с момента заключения по день, указанный в свидетельстве о смерти.
- Отметку, о том, что это именно прекращение трудового договора. Формулировку «уволить» в этом случае нужно зачеркнуть тонкой чертой.
- Основные данные бывшего работника - Ф. И. О., табельный номер, отдел, где он числился, должность и пр.
- Основание для прекращения контракта - пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.
- Реквизиты свидетельства о смерти человека.
- Визу директора с расшифровкой.
Приказ по форме Т-8 немного отличается от стандартного распоряжения об увольнении
После издания и регистрации приказа кадровый работник приступает к оформлению трудовой книжки, перенеся его реквизиты и формулировки в регистр. Запись формулируется следующим образом: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника».
Нормативный регламент выдачи трудовой книжки умершего работника закреплён в части 37 раздела IV Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках». Здесь указано, что трудовая может быть выдана только родственнику ушедшего из жизни работника. Его личность должна быть идентифицирована. К примеру, если трудовую получает жена, помимо паспорта, должно быть предъявлено свидетельство о регистрации брака. Для детей, родителей, сестёр или братьев понадобятся паспорт и свидетельство о рождении. Эта норма конкретизируется и инструкцией Минтруда, которая регулирует правила заполнения и хранения трудовых регистров.
Здесь действуют те же способы выдачи:
Заметьте, что передача трудового регистра родственнику должна проходить с соблюдением всех остальных процедурных моментов, включающих:
- ознакомление с приказом о прекращении контракта (с умершим);
- визирование факта получения книжки в журнале учёта;
- предоставление расписки в получении.
Если на трудовую книжку (и компенсации) претендует несколько родственников, нужно отметить, что кадровик не обязан разбираться в степенях родства. Рекомендуется просто выдать регистр первому, кто пришёл и соответствующим образом оформил своё право. Последующим претендентам на получение трудовой просто выдаётся справка, где указываются: дата, Ф. И. О. лица, получившего документ, и основания, по которым трудовая книжка была ему выдана.
Когда составляется акт приёма-передачи трудовых книжек
Акт приёма-передачи нужен, когда передаются дела от одного работника к другому. Просто так отдать такие важные документы нельзя. Должен быть составлен полноценный акт с указанием реестра трудовых документов с номерами и описанием их состояния. По возможности рекомендуется именно в это время проверить правильность оформления личных трудовых регистров. Фиксируется факт передачи документов специально созданной комиссией в составе трёх человек.
Правила оформления, ведения и выдачи трудовой книжки жёстко регламентированы трудовым правом. Но не на каждый вопрос и жизненную ситуацию в нём есть ответ. Кадровику по этому вопросу, помимо основных нормативных актов, регламентирующих ведение и ответственность по трудовым регистрам, нужно знать несколько стыковок с Гражданским кодексом РФ, а также учитывать комментарии Минтруда.