>

Трудовая книжка бланк распечатать. Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее - Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них .

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

К сведению

Свернуть Показать

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Пример 1

Свернуть Показать

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Пример 2

Свернуть Показать

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Пример 3

Свернуть Показать

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

К сведению

Свернуть Показать

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

  • Кредит 006 - списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Пример 4

Свернуть Показать

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Пример 6

Свернуть Показать

К сведению

Свернуть Показать

К сведению

Свернуть Показать

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Архивные сроки

Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • трудовые книжки, которые не были востребованы, - 75 лет;
  • документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 75 лет;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее - 5 лет.

"Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника"

(ст. 66 Трудового кодекса РФ)

Внимание! Бланки трудовой книжки являются бланками строгой отчетности, продаются только юридическим лицам и передаются по Акту только представителю юридического лица, обладающего Доверенностью на получение бланков трудовых книжек и вкладышей .

Для приобретения бланков трудовой книжки необходимо предоставить реквизиты организации (независимо от формы оплаты). При получении заказа необходимо иметь Доверенность или печать организации.

Мы продаем только официальные бланки трудовых книжек текущей серии, закупая их у официальных распространителей МПФ Гознака.

С 1974 года трудовая книжка печатается исключительно на Гознаке. Сегодня это документ, изготовленный в соответствии со стандартами защищенной полиграфии.

Защитный комплекс Трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химических защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. Также на листы книжки нанесена гильоширная сетка, присутствует ирисный переход и микротекст. Кроме того на документ нанесена невидимая уф-краска. Номер документа имеет магнитные свойства. Сшита книжка специальной нитью «биколор».

Качество трудовых книжек подтверждено Сертификатом качества защищенной от подделок полиграфической продукции.

В Кадровом клубе "Кадры в порядке" прошли семинары Светланы Дмитрищук по вопросам оформления трудовых книжек.

"Трудовые книжки: сложные вопросы" 1 часть

"Трудовые книжки: сложные вопросы" 2 часть

Видео других семинаров клуба Вы можете посмотреть в разделе ВИДЕО

Нормативные материалы:

Трудовая книжка - официальный персональный документ российского гражданина, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала его трудовой деятельности, при первом поступлении его на работу - трудоустройстве, и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; документу присваивается регистрационный номер, и, в соответствии с положениями законов о труде, фиксирующаяся в нём должность, все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем удостоверяются личной подписью владельца и заверяются подписью ответственного лица отдела кадров организации (работодателя), где трудовая книжка и хранится вплоть до увольнения работника, при переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся ему на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.

  • «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, с изменениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г.)
  • «Инструкция по заполнению трудовых книжек» Приложение №1 К Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69
  • Приказ О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
  • Отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  • Заявка на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Полезная информация:

Нас часто спрашивают: "Почему вы не продаете трудовые книжки физическим лицам, ведь их можно сейчас купить в любом ларьке?"

"Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности. Они поставляются МПФ Гознака сертифицированным организациям-распространителям, которые затем продают их розничным магазинам. Каждый магазин получает трудовые книжки по документам, в которых указываются серии и номера передаваемых бланков.

При продаже трудовых книжек организации, магазин дополнительно к стандартным бухгалтерским документам оформляет акт приема-передачи БСО, в котором также указываются серийные номера передаваемых бланков. Каждая организация обязана вести "Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ", в которую вносятся серийные номера полученных бланков.

Таким образом, получая трудовую книжку у работодателя, работник может быть уверен, что он получает официальный документ, а не подделку.

Государство контролирует производство и распространение бланков строгой отчетности и любая организация может быть проверена на соответствие требованиям по учету таких бланков.

Поэтому мы закупаем трудовые книжки только у официальных распространителей, продаем трудовые книжки и вкладыши только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, аккуратно оформляем все необходимые документы и рекомендуем работодателю со своей стороны также ответственно относиться к учету бланков."

Ответы на вопросы:

  • Дубликат трудовой книжки: нужно ли регистрировать
  • Ошибки в предыдущих записях
  • Вкладыш в трудовую книжку: как оформить
  • Восстановление трудовой книжки
  • Предоставление трудовой книжки в Пенсионный фонд
  • Трудовые книжки уволенных работников
  • Копия трудовой книжки: как заверить
  • Можно ли отказать в приеме на работу
  • Трудовая книжка дистанционного работника
  • Исправления на титульном листе
  • Исправление даты рождения в трудовой книжке
  • Трудовая книжка оформляется впервые
  • Кто должен вести Книгу учета движения трудовых книжек
  • Работник сам купил бланк трудовой книжки
  • Оплата за трудовые книжки
  • Факсимильная подпись в трудовой книжке
  • Отработан 1 день - вносить ли запись в трудовую книжку?
  • Новая трудовая книжка или дубликат утраченной?
  • "Уволен" или "Трудовой договор расторгнут"?
  • На основании какого документа делать запись?
  • Запись об учебе в вузе
  • Приказ о назначение ответственного
  • Запись с последнего места работы не заверена печатью
  • В трудовой книжке вырваны страницы

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Бланк трудовой книжки и вкладыша

В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:

  • нового образца (2004 год).
  • старого образца (1973 год).

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по новым правилам .

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу , переводе, поощрении, увольнении;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

  • язык заполнения – русский;
  • даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
  • сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
  • не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
  • не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

    Примечание : если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

  • со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
  • в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
  • записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

  • Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
  • После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
  • В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
  • В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
  • В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Примечание : ознакомится с подробной инструкцией по заполнению трудовой книжки можно здесь.

Образец заполнения трудовой книжки

Образцы заполнения записей в трудовой книжке вы можете посмотреть на этой странице .

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

Примечание : в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2017 году?

Обратите внимание , что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2017 год сохранена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации. Напомним, что ранее обсуждалась возможность отказа указанных субъектов от ведения трудовых книжек, но из последней редакции документа данное положение было исключено.

Дискуссии об отмене трудовых книжек ведутся не первый год. Уже с 2017 г. предлагалось отменить трудовые книжки на мелких предприятиях, а позднее распространить отмену и на остальных работодателей: зачем нужна трудовая книжка, если существует персонифицированный учет, благодаря которому в ПФР поступают данные о стаже работников? Но до сих пор этот законопроект не принят, и вполне вероятно, что с бумажным документом мы расстанемся еще не скоро. В этой статье расскажем о трудовых книжках и их заполнении.

Для чего нужна трудовая книжка

Каждый новый сотрудник при поступлении на работу предъявляет работодателю свою трудовую книжку, если до этого он уже где-либо работал. Трудовая книжка – это основной документ о стаже, отражающий всю трудовую деятельность работника (ст. 66 ТК РФ). Если стажа у устраивающегося на работу нет, и он уже проработал свыше 5 дней, работодатель обязан завести на него трудовую книжку.

На сегодня наличие трудовых книжек удобно как для работодателя, так и для самого работника:

  • Поскольку в трудовую книжку вносятся сведения окаждом месте работы и должностях сотрудника, о поощрениях за успехи и о причинах увольнения, работодатель может оценить профессиональный опыт кандидата и его трудовой путь, чтобы принять решение о приеме его на работу. Без этого документа информацию о профдеятельности и опыте работника можно будет увидеть лишь из резюме и рекомендаций, полученных с предыдущих мест работы, которые могут быть далеко не объективными.
  • Трудовая книжка работника является официальным «бумажным» документом, который подтверждает его трудовой стаж. При электронном документообороте возможны технические сбои, которые ведут к потере данных, а значит, работнику придется доказывать свой стаж заново.

Бланк трудовой книжки

Форма трудовой книжки устанавливается Правительством РФ. Сегодня в ходу как старые, так и новые бланки трудовых книжек , с какого года они действуют, не имеет значения. Это бланки, утвержденные в 1938г., в 1975 г. и в 2003 г. Последний вариант утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое содержит форму трудовой книжки и вкладыша к ней, правила ее ведения, хранения, а также формы журналов для учета прихода-расхода бланков и их движения.

Работодателю необходимо иметь в запасе пустой бланк трудовой книжки на случай оформления сотрудника, ранее нигде не работавшего. Трудовая книжка заводится один раз, а если места для новых записей в ней уже нет, то заполняется специальный вкладыш. Работодатель сам обеспечивает себя такими бланками, приобретая их в розничной торговле. Поскольку каждая книжка имеет свой уникальный номер и полиграфическую защиту и только «Гознаку» принадлежит право печатать трудовые книжки, бланк скачать в интернете можно лишь в ознакомительных целях, но использовать его в работе, как документ, нельзя.

Трудовая книжка (образец записи о приеме на работу)

Все записи в трудовую книжку вносятся согласно Правилам, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Бланк трудовой книжки заполняется вручную, черными или синими чернилами, на русском языке. Не допускаются сокращения, зачеркивания ранее внесенных записей и исправления.

В новой трудовой книжке сначала заполняется титульный лист, в который вносятся:

  • Ф.И.О. работника как указано в его паспорте, без сокращений,
  • дата рождения,
  • образование (не заполняется, если обучение еще продолжается),
  • профессия и специальность как в дипломе.

Титульная страница формы трудовой книжки (бланка) заверяется самим работником и подписывается лицом, отвечающим за выдачу трудовых книжек, ставится печать организации или кадровой службы.

Изменения внесенных в титул данных (например, фамилии) оформляется зачеркиванием прежних данных (кроме данных об образовании) и внесением новых, а на внутренней стороне обложки указывается и заверяется работодателем основание изменений.

Раздел «Сведения о работе»:

  • сначала в виде заголовка указывается наименование работодателя (организации или ИП) в графе 3; если наименование меняется, то об этом делается отдельная запись с указанием нового названия, даты переименования и приказа;
  • графа 1 – порядковый номер записи; последовательная нумерация должна проходить через все записи раздела;
  • графа 2 – дата приема работника (арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг.);
  • графа 3 – запись о приеме, или назначении на работу, в какое структурное подразделение, наименование должности, специальности и т.п.;
  • графа 4 - реквизиты приказа, на основании которого сделана запись.

По желанию работника в трудовую книжку можно внести запись о его работе по совместительству, если об этом есть подтверждающий документ (ст. 66 ТК РФ). Такую запись делает работодатель по основному месту работы, причем ее дата может быть более ранней, чем уже имеющиеся в книжке записи. Например, устроившись на основную работу в 2017г., работник просит внести запись о работе по совместительству, на которой он трудился в 2015-2016г. Хронология записей в трудовой книжке при этом будет нарушена, но указаний о внесении записей в трудовую книжку исключительно в хронологическом порядке нормативные акты не содержат.

Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы)

Бланк трудовой книжки — это персональный документ, в котором отражается вся информация о трудовой деятельности человека. Как приобретаются бланки трудовой книжки и в чем особенности их хранения и заполнения, расскажем в нашей статье.

Трудовая книжка (где бесплатно скачать бланк)

Запись в трудовую книжку вносится на каждого работника, проработавшего на предприятии свыше 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Помимо этого, необходимо оформление этого документа для работника, только начавшего свою профессиональную деятельность, то есть трудоустроившегося впервые.

Законодательно установленный образец документа приведен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), состоит из 44 страниц, содержащих специальные защитные водные знаки. Страницы скреплены между собой специальным швом для исключения подделки документа.

Основное назначение трудовой книжки:

  1. Фиксация рабочей деятельности человека. Все данные, внесенные в книжку, обязательно заверяются печатью и подписью ответственного лица, что, в свою очередь, гарантирует подлинность приведенной там информации.
  2. Раскрытие информации о предыдущих отношениях работника с работодателем, то есть стаже, достижениях, благодарностях, а также причинах увольнения, которые являются решающим критерием при дальнейшем трудоустройстве.
  3. Обеспечение пенсионного будущего. Трудовая книжка является единственным документом, который может подтвердить реальный стаж.

Акты, которые регулируют порядок обращения этого документа, следующие:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225;
  • инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.09.2003 № 69;
  • КоАП РФ в части, устанавливающей ответственность за нарушение норм трудового законодательства.

Приобретение трудовой книжки

В соответствии со ст. 45 Правил ответственным за выдачу бланков книжек является работодатель.

Приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н утвержден порядок обеспечения администраций предприятий бланками трудовых книжек , а также вкладышами к ним (только на предприятиях объединения «Гознак»).

Юридические лица и предприниматели могут обеспечиваться бланками на основании договора, заключенного между ними и организациями-распространителями, отвечающими требованиям изготовителя (пп. 3, 4 приказа № 117н).

Также в соответствии с приказом № 117н возможна доставка книжек в организацию с использованием специализированных предприятий, занимающихся доставкой полиграфической продукции с защитой.

При выдаче книжки или вкладыша администрация имеет право взыскать с сотрудника сумму, затраченную на ее приобретение, за исключением некоторых ситуаций:

  1. Произошла массовая утеря документов по причине возникновения чрезвычайных ситуаций.
  2. Бланк был испорчен не по вине работника (например, сотрудник отдела кадров допустил ошибку при его заполнении).

П. 44 Правил гласит, что каждый работодатель обязан иметь достаточное количество трудовых, необходимых для работы. Однако на практике это положение очень часто нарушается и при трудоустройстве впервые администрация просто предлагает сотруднику приобрести бланк самостоятельно.

Порядок хранения книжки

Весь период профессиональной деятельности сотрудника книжка хранится у его работодателя. Запрещено выдавать ее оригинал на руки гражданину, пока он числится работающим на предприятии. Исключение составляют случаи оформления пенсии по достижению определенного возраста.

Во всех иных ситуациях работодатель обязан по заявлению работника выдать выписку из документа или его копию.

Условия хранения бланков также закреплены действующим законодательством, на основании которого работодатели обязаны вести:

  1. Расходную книгу, в которой отражаются все операции, связанные с получением, расходованием бланков трудовых книжек .
  2. Книгу учета трудовых книжек и вкладышей. В ней отражаются все сведения относительно трудовых, поступающие от работников, принятых на работу, а также вновь оформленных, при трудоустройстве впервые.

Инструкция по заполнению трудовых книжек содержит унифицированные формы этих журналов, рекомендованные для заполнения.

При работе с ними следует обратить внимание на их правильное оформление. Журналы должны быть:

  • прошиты;
  • с пронумерованными страницами;
  • обязательно заверены подписью руководителя;
  • скреплены сургучной печатью или пломбой (при отсутствии сургучной печати допускается самостоятельно изготовление пломбы, основным требованием к которой является невозможность ее незаметного нарушения).

Несоблюдение правил ведения этих документов может повлечь наложение на администрацию предприятия штрафа в крупном размере (ст. 5.27 КоАП РФ).

В случае если трудовая не была получена работником по причине смерти, она должна храниться на предприятии до момента ее востребования.

Особенности заполнения трудовой

Основные положения по правильному заполнению и ведению бланков трудовых книжек изложены в Правилах.

Перечень особенностей, которыми следует руководствоваться, таков:

  1. Даты прописываются арабскими цифрами. Число и месяц — двумя цифрами, год — четырьмя.
  2. Чернила для заполнения могут быть черного, синего, фиолетового цвета. Допускается использование гелевых, шариковых, перьевых ручек со световодостойкими чернилами.
  3. Все записи должны вноситься без сокращений. Не допускаются исправления, помарки, зачеркивания, помимо установленных в разделе III Правил (например, при смене фамилии).
  4. Все записи делаются на русском языке.
  5. Информация вносится только на основании соответствующего распоряжения.
  6. Работнику, оформляемому на должность впервые, трудовая должна быть заведена в течение 1 недели после приема на работу.
  7. Данные вносятся по порядку с присвоением номера.

П. 20 Правил гласит о том, что по желанию работника в трудовую могут быть внесены сведения о работе по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Существует несколько особенностей ведения трудовых книжек у предпринимателей:

  1. ИП относится к категории работодателей, а значит, должен оформлять, вести и хранить бланки трудовых книжек на всех своих сотрудников в соответствии с законодательством.
  2. В собственную книжку ИП никаких записей не вносит. Нельзя это делать только по той причине, что в нее включаются сведения о трудовой (ст. 66 ТК РФ), а не о предпринимательской деятельности.

Трудовая книжка — документ строгой отчетности, в котором отражаются все сведения относительно трудовой деятельности работника, поэтому установлены строгие правила ее ведения, заполнения, а также хранения, закрепленные на законодательном уровне.