Порядок инвентаризации кассы организации. Подготовка к процедуре

01.03.2023

При инвентаризации денежных ценностей, прежде всего, необходимо руководствоваться принципом внезапности, чтобы проверить истинное положение дел с кассовой дисциплиной в компании. Во время работы комиссии кассовые операции не проводятся, касса организации закрывается. Инвентаризацию кассы организации проводит комиссия, ее состав утверждается руководителем в приказе по предприятию.

Основные этапы инвентаризации кассы предприятия:

1. Инвентаризацию начинают проверкой наличия договора МОЛ на кассира.

2. Кассиром составляется справка-отчет по состоянию на момент проведения ревизии, где выводится остаток по наличности, с учетом всех проведенных на этот момент приходных и расходных операций. К справке-отчету прилагаются все заполненные и проведенные на момент ревизии ПКО и РКО.

3. Кассиру необходимо предоставить комиссии письменную расписку в том, что ей переданы на проверку все документы, вся денежная наличность и неучтенных денежных знаков и иных денежных ценностей и БСО в кассе нет. Такая расписка находится в верхней части формы инвентарного акта.

4. Комиссия проверяет отчеты кассира, своевременность фиксирования в кассовой книге прихода наличности. Расходные кассовые ордера проверяются на предмет наличия подписей в получении денежных средств. Если обнаружены необоснованные суммы прихода, или расхода, следует получить объяснение кассира в письменном виде. После проверки Кассовой книги, справку-отчет кассира передают в бухгалтерскую службу организации, для выведения на момент ревизии документального сальдо по остаткам денежной наличности.

5. Кассир, под наблюдением инвентаризационной комиссии, производит обязательный полистный пересчет наличности, запечатанные банком пачки, вскрываются, пересчету подлежат и разменные монеты. Документальные данные сопоставляются с результатами натурального пересчета наличных денежных и прочих ценностей.

6. Комиссия пересчитывает в кассовом помещении все ценности, находящиеся на хранении, такие как марки, БСО, денежные чековые книжки, векселя, акции и прочие ценности.

7. Результаты ревизии фиксируют в инвентаризационных актах, используя формы инв.№ 15 и инв.№ 16. Заполняются акты аккуратно, без исправлений и подчисток Суммы по остаткам ценностей прописываются цифрами и прописью. Акты в обязательном порядке подписывают: кассир - МОЛ и все члены ревизионной. Инвентаризационные акты утверждаются руководителем организации.

8. При выявлении расхождений с бухгалтерскими данными, излишки следует оприходовать по дебиту 50 в кредит 91 с дальнейшим расследованием и установлением причин, по которым они возникли. Излишки денежной наличности в налоговом учете облагаются налогом на прибыль по статье прочие доходы. Если установлен виновный сотрудник, недостачу списывают по дебиту 94 в кредит 50 и одновременно по дебиту 73/2 с кредита 94 с дальнейшим удержанием из зарплаты, или внесением суммы недостачи наличными в кассу компании. Выбранный метод погашения недостачи указывается в форме инв.№ 15.

Пункт 27 Положения гласит о том, что в конце каждого года необходимо проводить финансовую ревизию, это правило регламентировано Минфином России от 29.07.98 № 34н. Необходимость этих операций – не просто прихоть государства, все предприятия должны проводить их, в первую очередь, для собственного благополучия и процветания, любая компания должна вести отчетность и бухгалтерию для того, чтобы контролировать все расходы и доходы. Требования государства рассматриваются уже второстепенно, поэтому каждый предприниматель должен осознавать всю важность проведения аудита собственного имущества.

Подготовка к процедуре

Инвентаризация – это ревизия всего имущества, которое имеется по факту у компании или предприятия с целью ведения отчетности и аудита всех ценностей, в которые входит:

продукция, готовая к реализации;

все товары предприятия, которые находится в обороте;

средства (основные).

Ревизия кассовых операций также проводится в конце года, результаты сравниваются с информацией, которая занесена в бухгалтерский учет для того, чтобы выявить недостатки имущества или его излишки. Порядок проведения операций и методика в 2019 году регламентировано законом, Минфином России.

Для того чтобы подготовиться к процедуре, предприятию необходимо подготовить ряд документов, основными среди которых являются:

приказ на проведение аудита;

бумаги с расписками от лиц, которые несут материальную ответственность в организации.

Для начала управляющий формирует состав комиссии, в которую обязательно должны входить такие отделы:

персонал по администрированию и управлению;

персонал бухгалтеров;

отдел с другими работниками.

В последнее подразделение могут входить охранники или надзиратели, незаинтересованные лица или менеджеры. Лица, которые несут материальную ответственность, никогда не входят в состав комиссии, но их присутствие на процедуре необходимо.

После того, как все отделы сформированы, директор должен издать приказ о том, что аудит может начинаться. Документ в обязательном порядке должен иметь такую информацию:

основания для проведения проверки;

участники комиссии;

список имущества, которое подлежит проверке;

обязательства участников;

дата начала;

дата окончания учета.

На третьем этапе все лица, которые несут материальную ответственность, должны создать и сдать расписки о том, что ценности, прикрепленные за ними, находятся в пределах предприятия или являются использованными на данный момент.

Ревизия ценностей может проводиться только при наличии документальной описи имущества. В процессе проверки все имущество подсчитывается, сверяется, взвешивается членами комиссии, после чего информация заносится в описи.

После того, как опись 2017 года полностью закончена, полученные данные можно сравнивать с бухгалтерскими отчетностями, для этого используются сличительные ведомости, которые должны быть на любом предприятии. Главный бухгалтер сравнивает информацию ведомостей с учетной бухгалтерской информацией, после чего делает выводы.

Если при проверке были выявлены отклонения от нормы, тогда уполномоченное лицо обязано создать еще одну ведомость сличительную сразу в двух образцах:

для лица, которое берет на себя материальную ответственность;

для бухгалтерии предприятия.

В конце аудита оформляются результаты в виде бухгалтерских справок, чтобы установить баланс в имуществе, необходимо осуществить списание недостатков, а излишкам найти правильное и логическое применение.

Любое предприятие или компания в 2019 году может использовать готовые формы документов для проведения операций или воспользоваться собственными бланками и справками. Готовые формы (унифицированные бланки) создаются и регламентируются в соответствии с Госкомстатом России от 18.08.98 № 88.

Что делать с излишками и недостатками в 2019 году

Проведение любых кассовых операций требует соблюдения определенных законов аудита и бухгалтерского учета. Если при проверке были выявлены излишки, то их нужно оформить, как доходы предприятия. Доходами это имущество будет, как для налоговой, так и для бухгалтерского отдела компании. В книге учета для налоговой инспекции необходимо включить рыночную стоимость излишков в раздел «Доходы».

Счета в бухгалтерии предусматривают потерю средств, поэтому существует счет 94, в котором отображаются недостачи компании. Стоимость потерянного имущества должна быть прописана в отчетности, ее и нужно списать. Для завершения кассовых операций необходимо закрыть счет, 94 счет можно закрыть в нескольких ситуациях:

не найдены лица, виноватые в недостаче;

найдены виновные.

Виноватые лица в потере имущества не найдены

В первом варианте стоимость недостающего имущества необходимо включить в графу «производственные расходы». При этом придерживайтесь принципа естественного убывания, которое распространяется, как на продовольственные товары, так и на непродовольственные.

Продовольственные товары – это продукты питания, которые используются в процессе работы компании:

творог;
хлеб;
колбаса;
сало.

К непродовольственным товарам на предприятии, обычно, относят:

книги;
чашки;
предметы интерьера.

Для разных категорий товаров в 2019 году предусмотрены разные коэффициенты, их составлением и регулированием занимаются ведомости и специальные министерства. Приказом Минпромторга России утверждены те коэффициенты, которые используются в сфере массовой торговли и общественного питания. Приказ Минторга СССР разъясняет нормы коэффициентов для строительной деятельности.

Чтобы закончить проведение кассы, необходимо будет найти акты по нормативам для того имущества, в котором были выявлены недостачи. Если размеры и нормы недостачи соответствуют стандартам, тогда можно смело проводить проводку и закрывать счет. Если же данная методика не может быть использована (невозможно определить стоимость или стоимость превышает нормы), тогда потерянное имущество необходимо отнести в раздел «прочие расходы» в 2019 году.

Налоговая проверка не предусматривает ситуаций, в которых недостача превышает положенные нормы и стандарты, поэтому в отчетности для инспекции такие потери отобразить невозможно. Такая же ситуация и для того имущества, стоимость которого невозможно определить.

Виноватые лица в потере имущества найдены

Статья 238 ТК РФ гласит о том, что, если виноватые лица в потере имущества найдены, то именно они возмещают ущерб предприятию в строго фиксированной форме отчетности. Порядок определения виноватого лица 2019 года определяется государственными нормами, поэтому на любом предприятии за каждой материальной ценностью закрепляются пользователи – люди, которые материально отвечают за предметы быта и рабочего оборудования.

Возмещение ущерба может происходить в двух формах:

стоимость предмета в балансовом выражении;

стоимость предмета в рыночном выражении.

Если было принято решение изымать недостачу в рыночной стоимости, тогда в результате проведения операций может образоваться разница – надбавка. Эту сумму необходимо учесть с требованиями бухгалтерского учета. Нужно воспользоваться счетом 98, который называется «Доходы будущих периодов». В процессе уменьшения задолженности стоимость нужно будет учитывать в соответствии кассы «Прочие доходы».

Книга для налоговой инспекции 2019 года предполагает возмещение всего ущерба, объем задолженности нужно фиксировать в кассовых процедурах на дату получения денежных средств. Сумма ущерба может периодически списываться с зарплаты работника, из-за которого произошло списание материальных средств. В таком случае, порядок проведения кассовых операций засчитывается на дату изъятия части убытка с заработной платы работника. Инвентаризация и аудит проводятся только в строго фиксированных государством стандартах, которые не подлежат изменениям. Отклонения от порядка проведения операций аудита и кассовых операций уголовно наказуемо, государством предусмотрены все формы наказания за несоблюдение норм и стандартов финансовой отчетности предприятия. Все кассы предприятия должны быть официально оформлены, аудит и инвентаризация в 2019 году проводятся по всем счетам компании.

Цели аудита и инвентаризации 2019 года

Любое предприятие нуждается в инвентаризации, порядок проведения которой регламентирован государственным законодательством. Ревизия имеет две основные цели:

контроль учета на предприятии, которое имеет широкий ассортимент товаров или услуг;

контроль учета над материальными ценностями, которые документально не оформлены.

Первая цель, в основном, относится к компаниям и предприятиям, которые ведут свою деятельность в сфере общественного питания или являются большими торговыми фирмами, складами. Для того, чтобы провести правильную инвентаризацию на таких предприятиях, необходимо всегда следить за фактическим имуществом на определенный момент времени, которое находится на складе или в распоряжении компании. Торговые предприятия и организации общественного питания проводят ревизию имущества каждый месяц с целью контроля и финансовой безопасности компании. В процессе проверки определяется:

сколько товаров продано;
сколько кассовых операций проведено;
какое количество товаров было списано в отчетный период времени;
какой фактический товарный остаток находится на складе на момент составления отчетности.

Перед увольнением какого-либо материально ответственного лица обязательно проводится проверка имущества, которое было закреплено за ним. Новый работник обязан знать, какое количество материальных ценностей и товаров поступило в его распоряжение. Для того, чтобы новый работник получил право пользоваться имуществом, нужно провести все материальные ценности через кассы.

Вторая цель заключается в необходимости учета тех материальных ценностей, на которых нет официальных документов. При ревизии имущества такие предметы учитываются, как излишек и рассчитываются по их рыночной стоимости. Информация о ценах на подобные товары может быть взята из средств массой информации, из Интернета или телевидения. Назначение стоимости имущества осуществляется посредством выписки бухгалтерской справки.

Если речь идет о дорогостоящих вещах или предметах, цену которых определить невозможно, тогда нужно обратиться к специализированному оценщику, который объективно определит стоимость предмета. Официальная цена имущества будет описана в заключении от специалиста. Списать имущество, которое не имеет официальных документов, невозможно, так как предприятие не имеет чеков или квитанций по оплате за материальные средства. Инвентаризация, в таком случае, предполагает только отнесение предмета в раздел «излишки» предприятия или компании.

Основные сведения

Само наличие кассы в организации предполагает обязательное проведение ее проверки. Такая ревизия может быть законодательным требованием или проводится по инициативе руководства.

Целесообразность частоты проведения инвентаризации, кроме обязательных случаев, определяется руководством организации. Руководитель вправе проверить кассу в любое время.

Причина проверки обосновывается в кассы, который становится основанием для начала процедуры.

Порядок проведения подобной инвентаризации, и то в какие сроки проводят ее, должно учреждаться руководителем и непременно отражаться в положениях учетной политики.

Материально-ответственным лицом за сохранение денежной наличности и иных документов в кассе выступает кассир.

Он также отвечает за правильность оформления всей сопутствующей кассовой документации. Инвентаризация исполняется при обязательном его участии в составе действующей инвентаризационной комиссии.

Что это такое

Инвентаризация предполагает сверку действительных показателей с данными, отображенными в учете организации. Инвентаризироваться могут любые активы и пассивы хозяйствующего субъекта.

Так одним из видов инвентаризуемого имущества выступают наличные средства, а также документы денежного характера, сохраняющиеся в организационной кассе.

Касса это отдельное подразделение, где происходит оборот денежных средств, а также осуществляется их сохранение. В кассе сохраняются объекты денежных наличных средств и объекты различных денежных документов.

При инвентаризации кассы действительный остаток хранящихся ценностей сопоставляется с данными, отображенными в учетной документации.

С какой целью проводится

Основной целью инвентаризационной проверки кассы выступает проверка корреспонденции истинного остатка с итогом по .

Также проверяются правила сохранения наличности и процессы оформления учетной документации.

При этом обследуется точность и достоверность текущего учета по кассовым операциям, выявляются ошибочные расчеты, проверяется следование принципам .

Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Плановый процесс осуществляется согласно случаям, определенным законодательными нормами.

Регламент и обстоятельства проведения соответствуют тезисам, отображенным в учетной политике организации и издаваемых распорядительных документах.

Так в соответствии с нормативным регулированием касса инвентаризуется при:

передаче имущественных ценностей организации в , при их реализации или выкупе;
любом преобразовании организации;
подготовке бухгалтерской отчетности за год;
замене материально-ответственного лица;
обнаружении фактов расхищения, порчи ценностей или злоупотребления таковыми;
форс-мажорных ситуаций.

Внеплановая инвентаризация кассы исполняется внезапно для ответственного сотрудника. Таким образом проверяется его компетентность.

Кроме прочего касса может инвентаризоваться для:

усиления внутренней системы контроля в организации;
раскрытия обнаруженной в учете ошибки;
исполнения требований ревизующих, контрольных либо следственных органов.

Действующие нормативы

В 2019 году порядок относительно проверки кассы не изменился. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995, ратифицирующим Методические указания по инвентаризации имущества и иных финансовых обязательств.

Порядок осуществления инвентаризационной проверки кассы определяется и , утверждающего Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности.

Акт составляется в двух одинаковых экземплярах, после чего его заверяют подписями все представители комиссии и само ответственное лицо.

Затем итоги обследования доводятся непосредственно до руководителя предприятия. Один бланк акта сохраняется у ответственного за сохранность ценностей работника, второй сдается в бухгалтерию.

Когда контроль выполняется по причине замены ответственного лица, то акт готовят в трех экземплярах, по одному для каждой стороны.

В ситуации проведения неожиданной проверки реального количества денег в кассе, создается документ «Акт о проверке наличных денежных средств кассы», по форме .

В случае несоответствия сумм наличности с итоговыми суммами по контрольной ленте определяется основание несоответствия. Обнаруженные избытки или нехватки отображаются в надлежащих графах журнала кассира.

В правильно составленном акте подробно отображается наличие или отсутствие расхождений по кассе. При заполнении документа указываются учетные данные и фактические показатели наличности, подсчитанной в процессе инвентаризации.

Акт ИНВ-15 составляется при любой плановой или внеплановой инвентаризации кассы. В том числе при смене кассира, организационных изменениях, обнаружении избытка или нехватки средств, окончании отчетного года.

Образец заполнения бланка ИНВ-15

При заполнении акта инвентаризации кассы не допускается наличие помарок, исправлений или подчисток в тексте документа. Любая подобная погрешность может сделать недействительными итоги инвентаризации.

Если исправление необходимо внести, то оное оговаривается предварительно и вносится с заверением всеми членами комиссии.

В случае выявления излишков или недостачи ответственное материально лицо обязано предоставить объяснение ситуации и указать причины расхождения. В акте обязательно указываются суммы несоответствий и обстоятельства их возникновения.

Обязательна ли такая инвентаризация

Инвентаризация денежной наличности кассы организации помогает решить такие задачи:

предотвратить возможное похищение денег из кассы организации недобросовестными сотрудниками;

обеспечить соответствие данных учета и реальных показателей;

привести учет наличных денежных расчетов в соответствие с требованиями, какие законодательство предъявляет к проведению операций по кассе.

То есть инвентаризация кассы считается более чем просто обязательной. Закон не обязует руководителей и владельцев предприятий к обязательному проведению внеплановых проверок кассы.

Для соблюдения правовых норм организации достаточно проводить обязательную инвентаризацию по окончании отчетного года в преддверии составления годовой отчетности и в случае смены кассира.

Однако из экономических соображений более целесообразно дополнительное проведение промежуточных проверок. Частота их зависит от объема самой организации и интенсивности работы кассы.

Так можно проводить инвентаризацию по окончанию каждого месяца или каждой второй недели. Особенное внимание руководителям следует уделить внезапным инвентаризациям кассы.

Такие проверки дисциплинируют сотрудников и позволяют быстро выявить недостаточно компетентных сотрудников.

К тому же регулярные инвентаризационные проверки через непродолжительные интервалы времени не позволять накопиться большой сумме недостач.

Это важно, поскольку не всегда удается взыскать с виновного сотрудника большой объем недостачи и приходится списывать недостающие суммы в убытки предприятия.

Какой бы вид инвентаризации кассы не применялся, важно соблюдать порядок проведения проверки и документально оформлять каждое действие.

Своевременное проведение инвентаризации кассы является залогом сохранности денежных средств организации.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.

Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Вопрос

Добрый день!

Хотелось уточнить инвентаризация кассы на малых предприятиях сколько раз должна проходить в год? Это должно закреплено быть в учетной политике?

С уважением, Елена

Ответ

Сроки проведения инвентаризации кассы определяются экономическим субъектом в порядке, аналогичном для сроков проведения инвентаризации других активов организации. Инвентаризация кассы проводится не реже чем один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В течение года могут проводиться внеплановые (внезапные) проверки. Срок проведения таких проверок заранее не известен и конкретизируется приказом об инвентаризации кассы, составленным, например, по форме N ИНВ-22. В положении об инвентаризации (или учетной политике) могут устанавливаться сроки плановых проверок кассы, а также количество внезапных ревизий кассы в течение года.

Есть случаи когда организация обязана провести инвентаризацию (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года (п. 38 ПБУ 4/99);

— при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было вверено материально ответственному лицу;

— при выявлении фактов хищения или порчи имущества (Письмо Минфина от 25.12.2015 N 07-01-12/76134).

Смежные вопросы:

По какой цене имеет право ИП, принять оприходования (излишки) на склад? И как правильно документально оформить оприходования?
✒ Определяя размер внереализационного дохода в виде выявленных в ходе инвентаризации…...
Учет выявленных в ходе инвентаризации недостачи и излишков.
✒ Бухгалтерский учет излишков Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов. Стоимость излишков определяется на дату…...
Здравствуйте! ИП оказывает консультационные услуги для ООО за наличный расчет. Наличные деньги для оплаты ООО планирует снять со своего расчетного счета и выдать их из кассы предприятия по расходному кассовому…...
Подтвердите пожалуйста правила документооборота аттестации. Положение об аттестации, график аттестации в локальных актах, изменение должностей отражаются в Т2, протоколы в личных делах. Это правильно? Спасибо
✒ Для проведения аттестации…...

(от лат. inventarium - хозяйственные предметы) – это периодический переучет наличного имущества, товаров с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия ведомостям учета материальных ценностей. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Когда нужно проводить инвентаризацию?

Необходимость проведения инвентаризации установлена законодательством России о бухгалтерском учете. В частности, об этом говорит ст.11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.

Инвентаризация производится в отношении активов и обязательств по инициативе самого налогоплательщика или во исполнении требований закона – обязательная инвентаризация.

В случае, если инвентаризация производится по инициативе налогоплательщика, то он самостоятельно определяет случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации, а также требования к ее проведению устанавливаются законодательством России, федеральными и отраслевыми стандартами.

Процедура проведения инвентаризации начинается изданием соответствующего Приказа руководителя. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18.08.98 г. утверждена унифицированная форма Приказа о проведении инвентаризации № ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации для частного случая ее проведения может быть составлен с учетом реквизитов, предусмотренных для данной формы.

В качестве образца ниже приведем форму Приказа о проведении инвентаризации.

Приказ

№ _____________

О проведении инвентаризации

В соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, и в целях обеспечения достоверных данных бухгалтерского учета и годовой отчетности ООО «_________» приказываю :

1. Провести инвентаризацию ___________________(имущества, финансовых активов и обязательств) по состоянию на «___»________ ____ года.

2. Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц ________________ (ФИО), _____________________ (ФИО), _________________ (ФИО) назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

3. Для проведения инвентаризации денежных средств в кассе, бланков строгой отчетности, материальных запасов, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц ___________________ (ФИО) , __________________ (ФИО) _________________ (ФИО). назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель ___________________________________ (ФИО, должность)
Члены комиссии: ___________________________________ (ФИО, должность) ___________________________________ (ФИО, должность)

5. К инвентаризации приступить «___»_______ _____ года и окончить «___»_______ _____ года. Материалы по результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее «___»_______ _____ года.

6. Финансовому отделу (ФИО) проверить и сопоставить данные инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бюджетного учета и до «___»_______ _____ года подготовить предложения руководителю по результатам инвентаризации.

7. Результаты инвентаризации отразить в бюджетном учете до «___»_______ _____ года.

8. Материально ответственным лицам до начала инвентаризации проверить наличие и состояние объектов основных средств и материальных запасов по местам их хранения, «___»_______ _____ года представить в комиссию расписку в том, что все поступившие основные средства и материальные ценности оприходованы, выбывшие – списаны, все первичные документы по ним сданы в финансовый отдел.

9. Контроль за исполнением приказа возложить на _______________ (ФИО, должность)