Все нематериальные активы, находящиеся в ведении организации, подлежат бухгалтерскому учету. Для того чтобы зафиксировать факт владения ими, существует карточка учета нематериальных активов.
ФАЙЛЫ
К нематериальным активам при этом могут относиться лицензии, товарные знаки (исключительные права на использование чего-либо), базы данных и прочие информационные объекты интеллектуальной собственности.
Законодательная база
Документ принят Постановлением Госкомстата №71а от 30 октября 1997 года. На этот счет в самой бумаге есть сноска в правом верхнем углу (также там прописано, что карточке присвоена межотраслевая форма НМА-1).
В 2013 году все формы первичных документов перешли в разряд рекомендательных. По этой причине при формировании документа допускаются отклонения от приведенных бланков. Каждое такое изменение должно быть обосновано, документально подтверждено. Форма остается в употреблении из-за консервативности организаторов предприятий, а также из-за своей информативности и удобства.
Составные части карточки
Бумага заполняется с двух сторон. На титульной стороне располагаются:
- наименование документа;
- его номер;
- код по ОКУД;
После этих данных в первых строках карточки необходимо прописывать полное название самой компании, а также подразделения, в котором заполняется документ.
В завершении вводной информации расположена небольшая таблица для заполнения даты составления, кода операции, даты и номера описываемого нематериального актива.
Внимание! В подавляющем большинстве случаев объект нематериальных активов описывается в единичном экземпляре. Это указывается в самом бланке, в его начале предусмотрено место для одного названия.
Ниже располагаются две таблицы для заполнения. Первая должна предоставлять данные о:
- структурном подразделении;
- виде деятельности, прописанной в описываемом нематериальном активе;
- номере счета;
- коде аналитического учета;
- балансовой стоимости;
- сроке использования;
- объеме финансовой амортизации;
- сметной ставке, проценте нормы амортизации;
- коде счета и коде непосредственно объекта учета;
- сроках постановки на учет.
Вторая таблица более обширна и включает в себя такие графы, как:
- способ приобретения нематериального актива;
- описание документа о регистрации;
- по каким причинам, когда и по какой цене выбыло.
В самом конце отдельной строкой упоминается сумма износа нематериального актива.
Оборотная сторона карточки учета нематериальных активов
На второй странице документа нет таблиц. На ней заполняющему предоставляются строки для краткой письменной характеристики. Причем назначение актива в нем не прописывается, так как оно уже должно содержаться на лицевой стороне документа.
Можно указать здесь конкретные параметры и возможности компьютерной программы, сроки, права. Перечень функционала тоже будет нелишним. Часто перечисляют компанию, чьей интеллектуальной собственностью являлся продукт. Но слишком пространное описание не приветствуется.
Важно! Информация по краткой характеристике не должна дублировать и цитировать техническую документацию (инструкции, правила эксплуатации) по описываемому объекту, которая находится в организации.
Завершающим штрихом в бумаге будут указание должности заполнявшего, его личная подпись и расшифровка. Она ставится после всеобъемлющего анализа нематериального актива.
Тонкости заполнения карточки
Обязанности по заполнению и содержанию в должном виде всех карточек учета возлагаются на бухгалтера. В подавляющем большинстве случаев именно этот сотрудник ставит свою подпись в завершающей части бумаги. Информация для заполнения может поступать из актов приема-передачи, разнообразных документов на оприходование описываемых активов.
Внимание! На каждый объект нематериальных активов составляется отдельная карточка.
Потом все они заносятся в общий реестр учета карточек, формируется общая по всем составленным документам ведомость.
Возможные ошибки
В первоначальную стоимость актива не должны вноситься расходы по кредиту. В него могут входить:
- затраты на привлечение специалистов (как внутренних, так внешних);
- цена материалов;
- пошлины .
Но никак не займы или кредиты.
Если компания приобрела программное обеспечение, а правообладатель его – другая организация, то такой актив не может быть оформлен в карточке учета нематериальных активов. Это происходит только в случае передачи исключительных прав на этот конкретный программный продукт или лицензию.
Не стоит оформлять НМА-1 на услугу аренды какой-либо программы. Эти случаи отмечаются только на забалансовом счете по номеру договора, в котором прописаны взаимоотношения правообладателя с пользователем.
Важный момент! Ежегодно срок полезного действия программы или лицензии должен пересматриваться.
То же касается начисления амортизации (в частности, способа осуществления этого начисления). Стоит отметить, что существуют нематериальные активы с неопределенным сроком полезного действия. Для них каждый год требуется подтверждение для факторов, которые препятствуют установлению этих сроков.
Как можно оформить альтернативные документы
Организации могут разрабатывать собственные формы первичных документов по учету нематериальных активов. Но руководство должно понимать, что статья 9 Федерального закона 129-ФЗ от 21.11.2006 не утратила силу. В ней перечислены основные требования к составлению этого рода бумаг.
Индивидуально разработанные бланки и формы первичных документов обязательно должны прикладываться и утверждаться как приложения к учетной политике компании.
Сколько экземпляров требуется
Карточка учета нематериальных активов составляется в единственном экземпляре. Он хранится в бухгалтерии согласно прописанным по нормам срокам (для каждой группы наименований в нормативных актах он прописан индивидуально).
К нематериальным активам (НК) причисляют те ценности, которые не имеют физической формы выражения. К этой категории можно отнести интеллектуальную собственность, авторские права, программное обеспечение и т.п. Бланки документов, в котором отражаются сведения по учету всех видов нематериальных активов предприятия, имеют форму НМА-1.
В обязательном порядке в карточке учета нематериальных активов должны отражаться все характеризующие свойства и особенности актива — основные показатели, при этом дублирование данных из сопроводительной технической документации исключается.
Ведение и заполнение
В специальные графы необходимо внести данные:
- о предприятии (структурном подразделении) и видах его деятельности;
- о цене нематериального актива на момент постановки на учет (балансовой стоимости);
- о временном периоде полезного применения (сроке действия);
- об общей сумме амортизационных отчислений;
- о методике расчета нормы амортизации, а также указать ее процентный показатель или размер ставки;
- классификационного кода объекта учета;
- о дате оприходования нематериальной ценности;
- о сроках приобретения;
- о причинах выбытия (перемещения) НК;
- об общих регистрационных данных актива (название, номер, дата).
Обязанность ведения картотеки учета и заполнение карточек по форме НМА-1 на каждый выбывший/поступивший актив закрепляется за работником бухгалтерии или уполномоченным на то лицом. Карточка оформляется всего в одном экземпляре, подписи никаких лиц не требуются. Первичными данными для отражения всех операций являются приходно-расходные документы, акты передачи/списания.
О видах нематериальных активов (НМА) и их классификации по различным основаниям мы рассказывали в нашей . А в этом материале расскажем о карточке учета нематериальных активов (форме НМА-1) и приведем образец ее заполнения.
Как ведется документальный учет нематериальных активов
Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому и поступление в организацию объекта нематериальных активов оформляется документом на оприходование. Но особенность объекта НМА - его длительное использование (как минимум, в течение периода свыше 12 месяцев), поэтому необходимо обеспечивать контроль состояния и наличия объекта НМА в течение срока его полезного использования. Такой контроль ведется по инвентарным объектам, которые являются единицами бухгалтерского учета нематериальных активов (п. 5 ПБУ 14/2007).
Напомним, что инвентарным объектом нематериальных активов является совокупность прав, которые возникают из одного патента, свидетельства, договора об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности и т.д. При этом каждый такой объект должен быть предназначен для выполнения определенных самостоятельных функций. В некоторых случаях инвентарным объектом НМА может признаваться сложный объект, которые включает в себя несколько охраняемых результатов интеллектуальной деятельности (к примеру, кинофильм, театрально-зрелищное представление, мультимедийный продукт).
Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а утверждена форма Карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Эта форма предназначена для текущего пообъектного учета нематериальных активов.
Обязательна ли к применению форма № НМА-1
Необходимо иметь в виду, что форма № НМА-1 не является обязательной к использованию (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Это означает, что для текущего учета инвентарных объектов нематериальных активов организация может разработать свою форму первичного учетного документа. Важно при этом обеспечить наличие в ней . В любом случае, применяет организация самостоятельно разработанную форму или использует форму № НМА-1, информацию об этом необходимо закрепить в . А саму форму карточки учета НМА привести в приложении к этой Учетной политике.
Карточка учета НМА: образец заполнения и бланк
Расскажем вкратце о порядке заполнения карточки НМА по унифицированной форме, а также приведем пример ее заполнения.
Форма № НМА-1 ведется в бухгалтерии на каждый объект в одном экземпляре на основании документов на оприходование, перемещения нематериальных активов и другой документации. В разделе «Краткая характеристика объекта нематериальных активов» записываются только основные показатели объекта, чтобы исключить дублирование данных технической документации на объект НМА.
Скачать бланк карточки НМА-1 в формате RTF можно
Приведем пример заполнения формы № НМА-1 в отношении рекламного видеоролика, изготовленного для организации сторонним поставщиком и не амортизируемого в связи с тем, что срок полезного использования достоверно не может быть определен.
К нематериальным активам относится объекты интеллектуальной собственности, деловая репутация организации и организационные расходы, связанные с образованием юр.лица, признанные в соответствии с учредительными документами частью вклада участников в уставной капитал организации. Порядок бухгалтерского учета нематериальных активов установлен ПБУ 14/2000 « Учет нематериальных активов», утвержденный приказом Минфина РФ от 16.10.2000 № 91н.
Для учета нематериальных активов предусмотрен только один унифицированный документ: карточка учета нематериальных активов (форма № НМА-1), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. № 71а.
Документы, которые должны оформляться операции с нематериальными активами, законодательно не разработаны. Тем не менее в постановлении сказано, что карточка « заполняется в одном экземпляре на основании документа на оприходование, приемки-передачи (перемещения) нематериальных активов и другой документации. Поэтому организация должна самостоятельно разработать формы первичной документации по нематериальным активам с соблюдением всех обязательных реквизитов.
Организация может использовать для принятия к учету объекта нематериальных активов акт о приеме- передаче объекта основных средств по форме № ОС-1, в который необходимо внести некоторые изменения. Заполняется кто является получателем (название организации) нематериального актива и организация – сдатчик (название организации) , заполняется основание для составления акта (приказ), номер документа и от какого числа, присваивается инвентарный номер, счет, субсчет, код аналитического учета, пишется наименование в разделе «Краткая характеристика объекта нематериальных активов»записывается только основные показатели объекта(назначение, модель, марка), место нахождения объекта в момент приема-передачи, указывается первоначальная цена, срок полезного использования, способ начисления амортизации графа №7 (наименование, норма), назначается руководителем комиссия по приему-передачи, которая в своем заключении делает вывод о том, что объект принят, какого числа, что он соответствует техническим условиям, не требует доработок, далее комиссия подписывает этот акт, указывается ответственный за хранение и утверждается руководителем организации получателя.
Предприятие может самостоятельно разработать форму акта приемки-передачи нематериальных активов и утвердить его в учетной политике.
Карточка учета нематериальных активов применяется для учета всех видов нематериальных активов, поступивших в использование в организацию. Ведется она в одном экземпляре. Карточка открывается в бухгалтерии на каждый объект.
37) Аналитический и синтетический учет расчетов с персоналом по прочим операциям: документальное оформление.
Синтетические счета отражают состояние и движение учитываемых объектов в обобщенных показателях, в крупных экономических группировках и только в денежной оценке. Например, на сч.70 записи дают обобщенные сведения о сумме удержанных выплат без указания сумм, которые причитаются каждому работнику.
В этой связи, несмотря на то, что показатели синтетических счетов имеют большое значение, но их информация недостаточна, т.к. руководству предприятия необходимо знать какие конкретно материальные ценности имеются. Для полной детализации, а также для контроля материальных и денежных средств, за соблюдением расчетной дисциплины в практике учета используются аналитические счета, которые конкретизируют, детализируют записи, сделанные на синтетических счетах. Аналитические счета открываются в дополнение, в развитие синтетических счетов. Например, к счету 70 открывается аналитические счета на каждого работника предприятия. Записи в аналитические счета производятся на той же основе, что и в синтетическом счете, к которому открыты аналитические счета, но только частями по общей сумме. Между аналитическими и синтетическими счетами существует строгая взаимосвязь, которая выражается в: сальдо (остаток) на начало периода, должно быть равно сумме начальных сальдо аналитических счетов, которые открыты к данному синтетическому счету. Обороты по дебету должны быть равны сумме оборота дебета синтетического счета, соответственно и по кредиту. Сумма конечных сальдо по данной группе аналитических счетов должна быть равна сумме конечного сальдо синтетического счета. В конце месяца по аналитическим счетам производятся подсчеты итогов и итоги обобщаются и показываются в оборотных ведомостях, которые составляются по каждому синтетическому счету и сверяются между собой. Кроме аналитических и синтетических счетов в практике применяются субсчета. Субсчета – это промежуточное учетное звено между синтетическим и аналитическим счетом.
Учет расчета с персоналом по прочим операциям ведется на счете 73 (актив) . На нем отражается вся информация о всех видах расчетов с персоналом организации, кроме расчетов по зар.плате, с подотчетными лицами, с депонентами.
1. К счету 73 открывается субсчет 73/1 – расчет по предоставленным займам работникам предприятия . Предприятие может выдавать займы на индивидуальное строительство, на приобретение и строительство садовых домиков, заведения домашнего хозяйства, такие ссуды являются беспроцентными.Условия выдачи займов организация определяет самостоятельно, что закреплено в распоряжении руководителя. Договор займа заключается в письменной форме. В бухгалтерском учете выдача займа отражается: Д-т 73/1 К-т 50,51 – выдан займ; Д-т 70 К-т 73/1 ; Д-т 50 К-т 73/1 ; Д-т 51 К-т 73/1
Если займ не возвращен или возвращен не полностью, то эта задолженность подлежит списанию за счет финансовых результатов: Д-т 91/2 К-т73/1 – налогооблагаемая прибыль при этом уменьшается. При выдаче займа возникает материальная выгода, которая подлежит включению в доход работника без записи на счетах бух.учета.
Практически каждая компания является обладателем основных средств, в том числе .
К таковым можно отнести различные лицензии, базы данных, товарные знаки и другие информационные объекты.
Все действия, которые с ними осуществляются, подлежат обязательному документальному оформлению.
Карточка учета активов нематериального типа должна в обязательном порядке присутствовать на каждом предприятии, где есть внеоборотные средства, заполняют ее при .
Главное предназначение документации такого характера — фиксация операций хозяйственной деятельности организации.
С помощью данной карточки можно отследить ход действий, производимых с . Первоначальные данные, которые вносятся в бланк, говорят о том, что активы взяты на учет.
На каждый НМА составляется отдельная бумага. Информация о каждом из них вносится в карточку на основании документа, который свидетельствует о получении компанией актива.
В карточке учета НМА отражаются следующие операции, проводимые с активами:
- приобретение;
- другие движения.
Также в документ вносятся все имеющиеся характеристики НМА . В общих чертах процедура заполнения бланка не представляет собой сложностей.
Ведением документации должен заниматься специальный сотрудник.
В роли такового в большинстве случаев выступает бухгалтер.
Именно его подпись ставится в конце бумаги и выступает в качестве подтверждения достоверности внесенных в нее сведений.
В случае, если компания приобретает программное обеспечение, настоящим правообладателем которого является сторонняя организация, карточка не заполняется.
Выполнение этого действия обязательно только в том случае, если вместе с нематериальным активом передаются исключительные права на лицензию или ПО.
Для учета заполненных карточек создается специальный реестр . По итоговому количеству документов формируется соответствующая ведомость.
Как заполняется форма НМА-1?
Для заполнения карточки учета нематериальных активов используется единая унифицированная форма бланка НМА-1. Важно учесть, что она не является обязательной, а имеет лишь рекомендательный характер.
При необходимости руководством может быть принято решение о разработке фирменной формы для заполнения карточки.
Действующая на данный момент времени унифицированная форма НМА-1 была принята еще в октябре 1997 года. Следует отметить, что возможность использования самостоятельно разработанных образцов появилась только в 2013 году.
Ранее, согласно нормативным актам, такое действие могло быть рассмотрено как нарушение ведения документооборота на предприятии.
Документ по форме НМА-1 оформляется с обеих сторон. На первой стороне располагается информация общего характера.
В частности, на титульном листе указываются следующие сведения:
- название бумаги;
- присвоенный НМА порядковый номер;
- полное наименование учреждения, коды — ОКПО и ОКУД.
При необходимости указывается наименование структурного подразделения, в котором находится документ.
Такие данные вносятся далеко не всегда.
К примеру, при внесении информации о лицензии указывать наименование отделения, на балансе которого она числится, не нужно, потому как она принадлежит всей компании в целом.
В следующей после стандартной шапки документа строке прописывается наименование нематериального актива.
Затем идет таблица, в которой указываются все имеющиеся о нем характеристики . К таковым следует отнести:
- название структурного подразделения (при необходимости);
- тип профессиональной деятельности;
- счет или субсчет;
- код аналитического учета;
- начальная ;
- длительность периода полезного использования;
- величина ;
- процентная ставка или норма амортизации;
- код, присвоенный объекту аналитического учета;
- точная дата постановки НМА на учет;
- технология приобретения актива;
- описание имеющегося документа о регистрации;
- сведения о выбытии — причине, конечной стоимости объекта.
После таблицы должна располагаться отдельная строка. В нее вносятся данные о сумме износа НМА.
По завершению процесса заполнения лицевой части карточки, следует перейти к оборотной. В ней нет никаких таблиц.
Специалист, который вносил данные в первый раздел документа, должен указать в следующей части бумаги краткие письменные характеристики нематериального актива.
К примеру, параметры, какие-либо возможности ПО, имеющиеся на него права.
Окончательным этапом заполнения карточки считается проставление в ней подписи ее составителя.
Также ставится расшифровка инициалов сотрудника и его должность.
После заполнения карточка передается в отдел бухгалтерии , где хранится определенный временной промежуток. Для каждого нематериального актива установлена своя продолжительность данного периода.
Скачать бланк и образец
Чем грозит не ведение инвентарной карты по НМА?
Оформление карточек учета — обязанность сотрудников отдела бухгалтерии. Следовательно, данное мероприятие приравнивается к бухгалтерскому учету.