Что такое бланк строгой отчетности (БСО). Что такое бланк строгой отчетности (БСО) Акт передачи бсо от одного сотрудника другому

Согласно действующему законодательству, все субъекты предпринимательской деятельности при осуществлении расчетов наличными денежными средствами обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Однако, законодательство позволяет индивидуальным предпринимателям обходиться без неё, в таком случае используются бланки строгой отчетности.

Книга учета

Сразу отметим, что все вопросы относительно использования, хранения, учета, уничтожения бланков строгой отчетности детально регламентированы в «Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения », утвержденном Правительством РФ.

Согласно данному Положению, предприниматель должен завести журнал учета бланков строгой отчетности (БСО), в котором фиксируются все подобные документы. На сегодняшний день унифицированной формы данной книги нет, поэтому предприниматель может самостоятельно разработать ее под свои нужды.

Однако, необходимо помнить, что книга учета БСО должна быть прошита и пронумерована, а также скреплена печатью и подписью ИП. Одновременно с этим предприниматель должен издать локальный акт, в котором утверждается порядок заполнения журнала (книги). Этим же приказом назначается ответственное лицо, в чьи обязанности входит ведение журнала, а также все иные мероприятия в отношении БСО.

Бухгалтерский учет

Отметим еще один нюанс с данными документами. Законодательство предусматривает бухгалтерский учет бланков строгой отчетности, в частности, для них выделена отдельная группировка в плане счетов, а ИП имеют право , в размере суммы, потраченной на приобретение БСО.

В связи с этим чрезвычайно важно сформировать порядок учета БСО, который обязательно должен соответствовать действующему законодательству.

В целях контроля сохранности документов предприниматель обязан осуществлять периодическую инвентаризацию, итоги которой объединяются в акт инвентаризации БСО.

Хранение бланков

Срок хранения

Срок хранения БСО законодательством регламентируется только в отношении копий использованных бланков, а также их корешков. Они должны храниться не менее пяти лет, но при этом их уничтожение допускается только по прошествии месяца со дня последней инвентаризации. Относительно неиспользованных бланков никаких сроков не предусмотрено, поэтому они могут храниться любое время.

Инвентаризация бланков

Периодически осуществляется инвентаризация БСО, которая позволяет выявить их недостачу или нарушение правил хранения. Инвентаризация проводится комиссией, состав которой утверждается предпринимателем.

Также целями инвентаризации является уничтожение бланков строгой отчетности. Оно является обязательной процедурой по истечении сроков хранения, а также в отношении поврежденных или испорченных бланков.

В этом случае составляется акт списания БСО.

Акты приема и передачи

Выдача всех бланков строгой отчетности сопровождается оформлением специальных документов. Но, прежде чем бланки будут получены должностными лицами, должна осуществиться их приемка ответственным лицом. Прием бланков из типографии также осуществляется комиссией, данный факт подтверждает акт приемки.

Форма такого акта утверждена Постановлением правительства и носит обязательный характер. Выдача бланков сотрудникам также подлежит документированию, в этом случае составляется акт передачи.

Любой акт содержит информацию о форме полученных и выданных бланков, их количестве и заверяется подписями лиц, получающих и выдающих.

Акты приема и передачи БСО хранятся вместе с журналом их учета на протяжении всего периода его использования.

Проверка данных актов осуществляется при проведении инвентаризации.

Законодательство позволяет оформлять как временной акт приема бланков строгой отчетности, когда сотрудники получают их на определенный период времени, например, один рабочий день, так и количественный, когда бланки выдаются в определенном количестве на неопределенный срок.

Списание бланков

Как было отмечено выше, списание БСО возможно по истечении срока их хранения. Однако, кроме этого законодательство допускает уничтожение БСО, пришедших в негодность, а также неиспользованных. При этом необходимо учитывать, что испорченный БСО, например, с неверной датой, иными реквизитами, подлежит хранению с журналом учета и не может быть уничтожен ранее пяти лет.

Кроме того, существует определенный порядок списания потерянных бланков строгой отчетности. Как правило, этот факт подтверждает инвентаризационная опись БСО, которая сопоставляет данные книги учета с фактическим наличием бланков у ответственного лица.

На сегодняшний день законодательная ответственность за утерю не предусмотрена, однако предприниматель вправе применить к виновному сотруднику меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные трудовым законодательством. Утеря бланков строгой отчетности также требует от предпринимателя изготовления новых в количестве, равном количеству пропавших.

Особо стоит отметить, что, если утеря произошла в результате совершения противоправных действий, например, кражи, то в обязательном порядке необходимо оповестить об этом следственные органы.

Таким образом, использование БСО освобождает индивидуального предпринимателя от обязанности использования контрольно-кассовой техники, но в то же время обязывает к соблюдению весьма строгих требований.

Поэтому каждый предприниматель должен четко знать, как учитывать, выдавать и как списать бланки строгой отчетности. Для этого стоит изучить упомянутое в начале статьи Положение и сформировать свою учетную политику в области применения БСО.

Книга учета бланков строгой отчетности должна быть у любого предпринимателя, даже если все расчеты ведутся безналичным способом.

Ведь перипетии бизнеса таковы, что в любой момент может возникнуть ситуация необходимости применения таких документов. Тем более, что государственный реестр БСО в России не существует, а это значит, что в любой момент может появиться определенная форма документа, которая должна будет использоваться при осуществлении того или иного вида деятельности. Всегда надо быть готовым к подобным неожиданностям.

Использование бланков строгой отчетности: Видео

Акт приема-передачи бланков строгой отчетности - образец данного документа вы можете загрузить на нашем портале - необходим при получении напечатанных БСО из типографии. В чем заключаются особенности его составления и какие еще акты могут оформляться в процессе использования БСО на предприятии?

Что представляет собой акт приемки БСО?

Сразу оговоримся, что бумажные БСО, речь о которых пойдет в статье, постепенно вытесняются из денежного документооборота. В настоящее время (и до 1 июля 2019 года) их вправе использовать ограниченный круг лиц, из числа тех, кто до внесения в закон «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ поправок, внедряющих онлайн-кассы, был свободен от применения ККТ.

Узнать, кто относится к таким лицам, можно .

Если вы пока еще вправе работать с БСО на бумаге, учитывайте следующее.

Бланки строгой отчетности (БСО), используемые в расчетах без применения ККТ, могут изготавливаться в типографии. В этом случае на листах БСО фиксируются, в частности, сведения о выпустившем их учреждении, а также о тираже бланков (среди прочих обязательных реквизитов БСО, определенных п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

Как правило, типография-изготовитель БСО и пользователь данных бланков — разные хозяйствующие субъекты. Передача напечатанных бланков из типографии заказчику должна подтверждаться отдельным первичным документом — например, актом приемки. Составить этот документ можно в любой оптимальной для сторон правоотношений структуре. В частности, распространена практика использования формы из приложения № 4 к приложению № 2 к протоколу ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001.

Принятые и оприходованные на основе акта приемки бланки в дальнейшем используются для выдачи БСО сотрудникам, принимающим деньги от клиентов.

Образец заполнения акта приемки бланков строгой отчетности: структура документа

Образец акта приема бланков строгой отчетности может содержать, в частности:

• сведения о комиссии, осуществляющей приемку БСО из типографии;
• сведения о результатах проверки партии бланков по тиражу;
• сведения о первичных документах, оформленных в рамках приема-передачи тиража;
• сведения о количестве бланков — по факту, по накладной, с указанием их серии;
• сведения об излишках, недостаче, браке;
• стоимость полученных из типографии бланков;
• факт оприходования БСО в книге учета и передачи их на хранение в бухгалтерию.

Документ подписывается членами комиссии, а также бухгалтером.

Организация оборота БСО: выдача бланков сотрудникам

Выдача БСО сотрудникам, принимающим деньги от клиентов, осуществляется, как правило, бухгалтерией предприятия. При этом формируются такие документы:

• соглашение о материальной ответственности сотрудника, принимающего деньги от покупателей;
• приказ о назначении работника фирмы материально ответственным лицом (МОЛ);
• требование-накладная о передаче бланков в распоряжение МОЛ.

Первые 2 документа составляются исходя из установленных внутрикорпоративных норм оформления соответствующих актов, третий — может составляться на основе унифицированной формы № М-11. Но так как данная форма достаточно сложна по своей структуре, вместо нее часто применяется более простой документ — акт передачи БСО сотрудникам.

Выдача БСО клиентам — процедура, у которой также есть ряд нюансов.

Выдача БСО клиентам: требования к бланкам

Главная задача поставщика услуг, использующего БСО при расчетах с клиентами, — предоставлять гражданам бланки, соответствующие по структуре и содержанию требованиям законодательства (см. пп. 3, 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Если выдать клиенту БСО неустановленного образца, могут последовать штрафные санкции от ФНС при проверке.

Санкции за выдачу неустановленных бланков строгой отчетности (судебная практика)

Если клиенту выдан БСО неустановленного образца, то в соответствии с положениями п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ может быть наложен штраф — 30 000-40 000 руб. на организацию или 1 500-2 000 руб. на должностное лицо.

Правомерность подобных санкций подтверждает судебная практика (постановление ФАС Дальневосточного округа от 07.03.2007, 28.02.2007 № Ф03-А51/07-2/123 по арбитражному процессу № А51-11184/06-10-330, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29.04.2009 № А32-18480/2008-56/286-13АЖ).

Одним из типов бумаг финансового характера, с которым индивидуальным и другим предпринимателям приходится часто иметь дело, является бланк строгой отчётности. Его название иногда пугает. Многие предприниматели-новички не очень представляют что это такое и с чем его едят.

Бланк строгой отчётности – зачем он?

Cлужит заменителем кассового чека

На самом деле у БСО довольно простая миссия – он служит заменителем кассового чека, а значит применяется при наличных или безналичных расчетах. Но, не при любых. Они только в расчётах с физическими лицами, являясь подтверждением оплаты и предоставления услуг.

Не все предприниматели могут использовать данный вид отчётности вместо кассовых чеков.

Отечественное право разрешает это тем из них, которые работают на едином налоге. Также законодатель сделал исключение для работающих по патентам в связи с типом осуществляемой деятельности или находящимся в определённых местносях (обычно — труднодоступных). Что касается других юридических и физических лиц, занимающихся бизнесом, то они могут пользоваться этой формой не эксклюзивно, но наряду с ККМ.

Прием передачи бланков строгой отчётности

Поскольку БСО относятся к категории документов строгого учёта, то их движение должно быть учтено на любом из этапов. Учёт производится через оформление специальных актов, в частности – приёма. Такой акт составляется, как при передаче на склад, так и при передаче со склада для использования. В первом случае такой документ является подтверждением получения БСО под отчёт со стороны кладовщика. Его подписывают:

1. Кладовщик;
2. Бухгалтер;
3. Представитель типографии.

Акты о приёмке: как выглядят и кто заполняет

Сама форма таких актов, согласно федеральному закону «О бухгалтерском учёте», утверждается индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, осуществляющим предпринимательскую деятельность. В них должны содержаться сведения о:

1. Форме документов, которые передаются;
2. Их количестве;
3. Номерах

В случае, если речь идёт о передаче для пользования, то они подписываются человеком, ответственным за хранение и лицом, в чьё пользование отдаётся БСО.

Форма журнала учёта бланков строгой отчётности

Форма строгого учёта создаётся компанией или ИП самостоятельно, в соответствии с утверждённым образцом.

Изготавливать их можно только типографским способом или же с помощью специализированных АСУ. В первом случае заполнение производится разборчиво, вручную или автоматически. В последнем же случае есть несколько требований со стороны фискальных органов:

• АСУ должна быть надёжно защищена от постороннего проникновения;
• она должна архивировать данные за последние пять лет;
• давать возможность предоставлять по первому требованию ИФНС все сведения об операциях;
• хранить номера бланков в оригинальном виде.

Не смотря на то, что бланк строгой отчётности утверждается ИП или приказом по компании, он должен по своей форме соответствовать определённому образцу. Государство требует, чтобы в нём, независимо от типа предприятия, содержались следующие сведения:

1. Название;
2. Серия и номер, причём номер должен быть шестизначным;
3. Данные о предоставляемых услугах, их виде и объёме;
4. Данные о стоимости предоставляемых услуг;
5. Данные о размере оплаты за услуги, а также её форма;
6. Дата, когда были совершены расчёты;
7. Дата, когда был выдан документ;
8. Полное имя сотрудника, ответственного за осуществление денежной операции;
9. Типографские данные (название типографии, тираж), если документ печатается на специализированном предприятии.

При заполнении ставится печать и ответственный сотрудник расписывается. Заполняться должны все поля. Во время расчёта за услуги составляется два идентичных экземпляра или документ снабжается отрывными частями, которые выдаются клиенту.

При этом, в формах для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц есть некоторые различия.

БСО для индивидуальных предпринимателей

Форма для ИП должна, помимо вышеперечисленных сведений, содержать также:

1. Фамилию, имя и отчество предпринимателя
2. Его адрес.

БСО для ООО

Отличительными чертами БСО для ООО и других юридических лиц является наличие:

1. Названия компании;
2. Указание формы собственности;
3. Юридического адреса главного исполнительного органа.

Акт на списание материалов

Законодательство требует хранить использованные документы (их корешки или копии) в течение пяти лет. Это относится также и к испорченным. Что касается неиспользованных, то тут законодатель сроки оставил на усмотрение предпринимателя.

После инвентаризации, если было принято решение об уничтожении бланков или вышел срок их хранения, комиссия принимает решение об списании БСО. При этом, в обязательном порядке, составляется специальный акт. В нём должны быть указаны:

1. Имя материально ответственного лица;
2. Серии и номера списываемых бланков;
3. Их количество;
4. Причина списания;
5. Состав комиссии

Он должен составляться в двух экземплярах.

Использование бланков строгой отчётности часто как дешевле, так и проще для предпринимателей.

В отличие от применения контрольно-кассовых чеков, нет необходимость тратиться на приобретение кассового аппарата (а потом и постоянную замену кассовой ленты или других запчастей), техническое обслуживание и т.д. Но, правильное их заполнение и ведение требует определённых знаний, поскольку это документы строго учёта. Как показано выше, — в этих знаниях нет ничего сложного.

Применение бланков строгой отчётности освобождает организацию (ИП) от использования кассового аппарата. Одновременно законом РФ предусмотрена ответственность за соблюдение требований по грамотному учёту БСО в специальных книгах.

БСО (бланк строгой отчётности) является финансовым документом. Иными словами, бланк подтверждает получение денежных средств без выдачи кассового чека. Такой вариант рассматривается только при оказании услуг (работ) населению.

Выдача БСО при продаже товара является незаконной. Это прописано в Федеральном Законе № 54-ФЗ от 2003г. с изм. доп. Актуально в 2017г.

Примеры БСО: ж/д билеты, авиабилеты, билеты в театр (кино, выставку и прочее), путёвка в санаторий и т. д.

Законодательством РФ разрешено самостоятельно разрабатывать форму бланка, но печатать предпочтительнее в типографии (постановление №359 РФ от 06.05.2008 с изм. и доп.). Однако есть бланки, форма которых унифицирована законом РФ. Коррекция таких бланков недопустима.

К утверждённым законом РФ бланкам относятся:

• железнодорожные, авиабилеты и др. документы по перевозке пассажиров;
• билеты на прочие пассажирские перевозки общественным транспортом (автобусные и пр.);
• багажные квитанции, квитанции на провоз ручной клади;
• сохранная квитанция, выдаваемая ломбардами;
• театральные билеты и абонементы, кинобилеты;
• экскурсионные путёвки;
• туристические путёвки.

Бланк БСО заполняется одновременно с копией. Нужное количество копий прописано на каждом бланке. На некоторых бланках предусмотрены отрывные части.

Для учёта бланков строгой отчётности предусмотрена специальная книга. Она так и называется: «Книга учёта БСО». Оформляется книга в строгом порядке: обязательная нумерация, листы прошнурованы и скреплены печатью и подписью руководителя (главного бухгалтера) или ИП. Каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму книги по учёту БСО либо приобрести готовый вариант.

Обязательно ли заводить книгу учёта для бухгалтерии

Организация или ИП не обязаны вести книгу учёта БСО, если бланки изданы при помощи автоматизированных систем.

Бланки, изданные при помощи типографии, обязательно требуется фиксировать в журнале учёта БСО.

Правильный контроль и заполнение журнала учёта бланков строгой отчётности

Учёт в организации (у ИП)

Напомним, что бланки строгой отчётности заполняются при отсутствии кассового чека.

Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники»

Первое, что потребуется при учёте БСО - издание приказа, где чётко прописаны правила заполнения журнала БСО. В этом же приказе можно назначить материально ответственное лицо по учёту бланков.

Внимание! ИП имеет право на налоговый вычет в сумме, потраченной на приобретение БСО. Поэтому правильный учёт приобретённых бланков крайне важен.

В день поступления в организацию бланков строгой отчётности необходимо их принять на баланс. Сначала проводится инвентаризация поступивших бланков только в присутствии членов комиссии. По итогам заседания комиссии составляется соответствующий акт. И только на основании акта бланки принимаются на учёт назначенным материально ответственным лицом (п.14 постановления 359 РФ от 06.05.2008).

Как быть, если член комиссии только один. Акт приёмки БСО - обязателен, поэтому комиссия может состоять из единственного члена.

Можно ли ИП самому себе выдать бланки БСО? Лучше соблюсти формальности и требования закона РФ и оформить акт передачи бланков БСО самому себе. Этим вы ничего не нарушите, а наоборот, только перестрахуетесь.

Как правильно заполнить

В соответствующей строке пишется полное название организации (ИП). Если есть структурные подразделения - указываются соответствующие сведения (если подразделений нет - ставится прочерк).

Правильно заполняем поля книги - таблица.

Внимание! На каждый вид бланка (квитанция, билет и прочее) заполняется отдельный лист книги учёта БСО.

Заполнение сведений о БСО - таблица.

Образец заполнения книги учёта БСО

Заполнение книги БСО на примере бланка «Квитанция»

Нумерация БСО

Каждый вид бланков строгой отчётности нумеруется по порядку. В случае проверки контролирующими органами обязательно производится сверка использованных и оставшихся бланков. Поэтому испорченные бланки сразу подлежат списанию с обязательным сохранением самого бланка.

А вот использование БСО не по порядку не грозит никакими штрафными санкциями.

Кто заполняет и отвечает за хранение

Руководителем организации (ИП) приказом назначается ответственный за бланки сотрудник. Как вариант - сотрудник бухгалтерии. Он и является материально ответственным лицом, отвечающим за сохранность и правильный учёт БСО.

Отвечать за ведение книги и сохранность БСО вправе сам ИП, если у него нет штата работников.

Ответственный за БСО сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись с приказом о назначении его материально ответственным лицом. Этот сотрудник заполняет графы книги в соответствии с инструкцией.

Одновременно ответственное лицо отвечает и за сохранность бланков. Где и как хранить бланки решается в каждой организации индивидуально. Главное - обеспечить полную сохранность.

Если БСО хранятся в сейфе организации или ИП, то его ежедневно следует опечатывать.

Сейф следует опечатывать ежедневно

Ответственность при хранении БСО

Материально ответственное за БСО лицо обязано соблюдать порядок и сроки хранения документов. При нарушении требований статьи 15.11 КоАП РФ на виновное лицо накладывается штраф в размере 2–3 тыс. рублей.

Инвентаризация, списание

Сроки проведения инвентаризации БСО определяются в локальных нормативных актах организации (ИП). Часто эту процедуру совмещают с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП).

Срок хранения использованных бланков, в т. ч. копий (корешков) - 5 лет, неиспользованных - неограниченный срок (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).

Сверка всех БСО организации (ИП) осуществляется специальной комиссией. Делать акт сверки разрешено единственному члену комиссии. В нём обязательно перечисляются реквизиты использованных, испорченных, неиспользованных бланков.

С момента инвентаризации срок хранения списанных бланков - 1 месяц. Далее они уничтожаются (сжигаются).

Вести грамотный учёт БСО - это:

Своевременное заполнение книги учёта БСО. Ответственность за сохранность БСО. Своевременная инвентаризация и списание бланков.

Если ответственное за БСО лицо действует по закону РФ, то риск возможных неприятностей в виде штрафов сводится к минимуму.

Предполагает передачу документов ответственному лицу для оформления и выдачи подписанных экземпляров клиентам. Получение сотрудником БСО должно сопровождаться выполнением ряда условий. Фиксация факта передачи и приема работником бланков производится в акте.

Акт приема-передачи бланков строгой отчетности: образец

Учет БСО предполагает документальное оформление каждого случая перемещения бланков. Акты о передаче форм строгой отчетности составляются в случаях:

• получения отпечатанных на типографии бланков (образец акта подписывается представителем типографской компании, бухгалтером фирмы-заказчика и кладовщиком или другим ответственным за хранением сотрудником);
• акт приема-передачи бланков строгой отчетности формируется при выдаче документов должностным лицам предприятия, ответственным за оформление бланков (форма акта произвольная);
• при перемещении документации из одного отдела в другой со сменой материально ответственного лица, принимающего ее на хранение.

Акт приемки БСО, образец его составления, должен содержать обязательные реквизиты:

1. Информация о комиссии, которая назначена для контроля процедуры передачи бланков.
2. Результаты проверки на комплектность и правильность структуры документов.
3. Указание первичных документов, связанных с процессом приема партии БСО.
4. Точное количество принимаемых экземпляров – фактическое наличие, данные из накладной. Обязательно приводится серия бланков.
5. Определение несоответствий заявленному количеству БСО – излишки, недостачи, бракованные экземпляры.
6. Стоимость партии документов.
7. Отметка о принятии к учету БСО.

Заполненный акт подписывают все члены комиссии и лицо, принявшее бланки на хранение.

Акт передачи БСО сотруднику: образец документа и порядок действий

Для передачи на хранение или с целью заполнения БСО сотруднику предприятия необходимо, чтобы этот работник соответствовал таким требованиям:

• между выбранным должностным лицом и организацией составлен договор о материальной ответственности;
• имеется действующий приказ о причислении этого сотрудника к категории материально ответственных работников.

Акт составляется после того, как работодатель обеспечил для ответственного лица условия, необходимые для сохранности бланков. Факт приема БСО сотрудником должен подтверждаться независимыми лицами. Для этого создается комиссия, участвующая в подсчете передаваемых документов, оценке их целостности (п. 15 Положения, утвержденного Постановлением № 359 от 06.05.2008).

Комиссия наделяется правами по:

• личному присутствию при процедуре получения материально ответственным лицом документации;
• проверке количества экземпляров;
• сверке серий и номеров БСО с данными, указанными в накладной.

Акт приема БСО формируется при соблюдении последовательности процедур:

1. Бланки проверяются на целостность.
2. Контроль соответствия сведений о сериях и номерах БСО.
3. Поштучный пересчет передаваемых документов.
4. Внесение в форму акта информации о фактическом количестве экземпляров, наличии или отсутствии бракованных бланков.
5. Отражение в акте стоимости бланков.
6. Удостоверение членами комиссии достоверности сведений, указанных в акте, с проставлением подписей и даты проведения процедуры.
7. Отметка о принятии на хранение бланков материально ответственным лицом с проставлением им подписи.

После оформления акта ответственное лицо забирает полученные им БСО и складывает их в сейф. Ячейку сейфа с бланками строгой отчетности рекомендуется опломбировать.